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1.- Introducción: motivación y primeras aproximaciones al hecho emprendedor. 2.- Conceptos básicos 3.- El trabajo en equipo 4.- Herramientas informáticas para el trabajo en equipo y la elaboración del...

1.- Introducción: motivación y primeras aproximaciones al hecho emprendedor. 2.- Conceptos básicos 3.- El trabajo en equipo 4.- Herramientas informáticas para el trabajo en equipo y la elaboración del proyecto empresarial. 1.- Introducción: motivación y primeras aproximaciones al hecho emprendedor. 2.- Conceptos básicos - El Emprendedor. - Los intraemprendedores. 3.- El trabajo en equipo - Equipos y grupos de trabajo - La comunicación - Los objetivos, proyectos y plazos - El plan de trabajo - La toma de decisiones - El resultado del trabajo en equipo - Ventajas y dificultades - Confección y diseño de los equipos dentro de la empresa creada 4.- Herramientas informáticas para el trabajo en equipo y la elaboración del proyecto empresarial. 1.- Introducción: motivación y primeras aproximaciones al hecho emprendedor La RAE define la palabra emprender como: "Acometer y comenzar una obra, un negocio, un empeño, especialmente si encierran dificultad o peligro". Si lo vemos desde el punto de vista económico, podemos decir que: Emprender es tener la iniciativa de llevar a la práctica una idea de negocio, es decir, crear una empresa y llevar a cabo la producción del bien o prestación del servicio, sin que esto quede en una mera intención. En cualquiera de las dos formas de definir la palabra Emprender, nos encontramos explicita e implícitamente conceptos tales como: empezar, comenzar y también la idea de dificultad y de peligro, entendiendo este peligro, como la posibilidad de que lo planeado no se consiga o que las consecuencias de nuestra acción no sean las esperadas. SIMULACIÓN EMPRESARIAL No se puede entender la figura del emprendedor sin la motivación que le lleva al hecho de emprender, y la motivación puede ser muy diversa, posiblemente tan diversa como lo son los emprendedores. Según la clasificación del Kauffman Center for Entrepreneurial Leadership, se puede clasificar a los emprendedores nuevos y sus motivaciones en tres categorías (Ameconi, 2004, pag 42): Aspirantes: Son aquellos que tienen el deseo y el proyecto de crear un nuevo negocio. Sus principales consideraciones tienen que ver con el haber encontrado una oportunidad real de llevarlo a cabo (no solamente una "nueva idea") y si podrán reunir y usar los recursos necesarios para transformar esa oportunidad en una empresa Estilo de vida: Son todos aquellos que inician un nuevo negocio, con la intención básica de tener ingresos suficientes para ellos y su familia. Emplean un número reducido de personal. Sus principales motivaciones son la independencia, el control sobre su propio destino y una relativa prosperidad económica. En el futuro, algunos de ellos podrán descubrir que sus empresas tienen potencial de crecimiento y transformarse en emprendedores innovadores. Alto crecimiento: Estos comienzan sus proyectos con la firme intención de crecer lo más rápido posible, conquistar el mercado, introducir innovaciones, atraer los recursos necesarios para crear valor y alimentar el crecimiento En cuanto a, cómo tiene que ser el emprendedor, debemos dejar claro que no existe una forma concreta de cómo es un emprendedor, si podemos hablar de rasgos comunes a muchos emprendedores, así tendremos que los siguientes rasgos se encuentran en la mayoría de las personas emprendedoras: Innovador, flexible y creativo: No ha de ser un inventor en el sentido tradicional, pero si una persona que sea capaz de solucionar un problema difícil, encontrar un nuevo nicho en el mercado, hacer un cambio menor pero significativo a un producto o servicio existente o adaptarse a una nueva oportunidad o amenaza. 1/2 SIMULACIÓN EMPRESARIAL Liderazgo: La idea de que el emprendedor es una persona totalmente independiente, sin necesidad de tener un jefe ni un equipo, es totalmente falsa, y además es todo lo contrario, los empresarios más exitosos son los que tienen la capacidad de trabajar con otras personas, delegar e incluso admitir que otros pueden hacer mejor el trabajo. Autoconfianza, compromiso y perseverancia: Es inherente al éxito de la empresa iniciada, estar preparado a sacrificar el tiempo con la familia, los amigos, a trabajar sin horario, de día o de noche, los días festivos y los fines de semana y por supuesto a no poder cobrar al terminar el mes, son rasgos que todo emprendedor debe tener, pues los problemas y dificultades serán la norma sobre todo al principio. Acepta riesgos: No teme el riesgo, es más ve en él una oportunidad nueva. Sin embargo, sólo toma riesgos calculados y hace medidas para minimizar el nivel de riesgo. Para terminar, destacar que en ningún punto se ha dicho que el emprendedor ha de tener esta o aquella formación específica para poder empezar a emprender, es lógico que llegado el momento de requerir una formación concreta, el emprendedor podrá optar por adquirirla o por buscar la persona que la tenga y que pueda encajar en el proyecto de la mejor forma, por tanto la este factor no será nunca determinante para emprender o ser un buen emprendedor. ACTIVIDAD Si quieres conocer tu perfil emprendedor, puedes entra en la dirección que VOLUNTARIA se encuentra a continuación y comprobarlo http://formacion.confebask.es/emprendizaje/orientacion/emp/index.asp http://www.ipyme.org/es-ES/DecisionEmprender/Paginas/AutodiagnosticoActitudesEmprendedoras.aspx 2.- Conceptos básicos En este punto veremos conceptos que se emplean mucho en el proceso emprendedor y que no siempre están claros o definidos. Intraemprendedores, no todas las personas que tienen cualidades de emprendedores se deciden a crea negocios o empresas y no lo hacen por diversos motivos (no quieren asumir riesgos, carecen de la capacidad de superar los fracasos, etc.), pero esto no quiere decir que no tengan ideas innovadoras, que no sean creativos, y otras cualidades que suelen tener los emprendedores, y que las pueden desarrollar dentro de una empresa como asalariados. Cada día más, las empresas buscan este perfil dentro de sus trabajadores, personas con iniciativas, con capacidad creativa, con tenacidad, es decir buscan INTRAEMPRENDEDORES La idea es desde donde parte cualquier proyecto, sea este empresarial o no. ¿Todas las ideas son buenas?, ¿Cómo sé que mi idea es buena? ¿Qué tiene que tener una idea para tenerla en cuenta? No existe fórmula para determinar lo buena o mala que puede ser una idea, pero sí hay características que favorecen a que su éxito se mayor o menor, así hablaremos de que favorecen el éxito aquellas ideas que: sean útiles, que es cuando surgen de la observación de un problema real o simplemente de de una necesidad sentida o percibida como necesaria que tienen las personas (futuros 1/3 SIMULACIÓN EMPRESARIAL clientes o consumidores) y que por tanto satisface una necesidad real por la que estarán dispuesto a comprar nuestro producto. Un ejemplo, fue el “ratón para los ordenadores”, nadie reclamaba “un aparato para no tener que aprenderse múltiples combinaciones de teclas a la hora de usar un programa”; pero su creador sí percibió que para las personas que utilizaban ordenadores le resultaba incomodo tener que consultar manuales para saber exactamente qué combinación de teclas eran necesarias para poner una palabra en negrita. Este es el ejemplo de una idea útil a partir de una necesidad percibida. sean innovadoras, entendiendo por innovadora aquella que introduce una característica diferente a lo que existe en el mercado. El aspecto innovador nos lo podemos encontrar por motivos diferentes, así hablaremos de Innovación de producto cuando a un producto existente le realizamos modificaciones sustanciales que lo convierte en otro producto claramente diferenciado. Un ejemplo son los envases individuales de producto que antes se vendían para 4 o más personas. Hablaremos de una Innovación en la organización cuando sea en esta el cambio que afecta al producto, ejemplo cuando un grupo de agricultores deciden en lugar de producir sus naranja y venderla en el árbol a un mayorista, que a partir de ese momento ellos recogen las naranjas, las envasan y te la llevan a tu casas (la venta es on-line); cambiamos el cómo nos organizamos y pasamos de la venta a granel a la venta en el punto de consumo. También tenemos la Innovación en marketing para incrementar las ventas y la satisfacción de los clientes con el producto, esto pasa cuando en nuestra tienda del barrio, nos pone cajas de autopago para aligerar las esperas o nos ofrece en el espacio de pago conexión gratis a la Wifi. Por ultimo hablaremos de Innovación de proceso cuando el cambio se produce en la forma de hacer el producto o en el método empleado para su fabricación, ejemplo cambiamos la forma de envasar nuestro producto reduciendo así costes, tiempos y residuos. En ocasiones no estará claro qué tipo de innovación se ha producido e incluso, puede ser una mezcla de varias. Lo realmente importante no es decir qué tipo de innovación hemos pensado, si no analizar y comprobar cómo es percibida o aceptada nuestra innovación o que repercusiones puede tener en otros productos o servicios y actuar en consecuencia. Hay empresas que hace de la innovación continua una enseña o forma de ser, así tenemos el ejemplo de Apple, que cada pocos años nos sorprende con una innovación que suele afectar al mundo de la tecnología marcando tendencias. 1/4 SIMULACIÓN EMPRESARIAL 3.- El trabajo en equipo EL VUELO DE LOS GANSOS La ciencia ha descubierto que los gansos vuelan formando una V porque cada pájaro bate sus alas produciendo un movimiento en el aire que ayuda al ganso que va detrás de él. Volando en V la bandada completa aumenta por lo menos un 71% más su poder de vuelo, a diferencia de que si cada pájaro volara solo. Cada vez que el ganso se sale de la formación, siente la resistencia del aire y se da cuenta de la dificultad de volar solo. Por lo anterior, de inmediato se incorpora a la fila para beneficiarse del poder del compañero que va delante. Cuando el ganso que va en cabeza se cansa, se pasa a uno de los puestos de atrás y otro ganso o gansa toma su lugar. Los gansos que van detrás producen un sonido propio de ellos para estimular a los que van delante para mantener la velocidad. Cuando una gansa o ganso enferma o queda herida, dos de sus compañeros se salen de la formación y le siguen para ayudarla o protegerla. Se quedan con ella hasta que esté nuevamente en condiciones de volar o hasta que muera. Sólo entonces los dos compañeros vuelven a la banda o se unen a otro grupo. 3.1.- Equipos y grupos de trabajo Ya en el curso pasado lo vimos en el módulo de Recursos Humanos y Responsabilidad Social Corporativa, vamos a recordar que son: Los conceptos de grupo o equipo de trabajo se identifican con varias personas que están unidas por vínculos comunes. En muchas ocasiones, se utilizan indistintamente los conceptos grupo y de equipo para referirnos al mismo concepto: conjunto de personas que se agrupan; ambos conceptos tienen matices diferentes, como vemos a continuación: GRUPO DE TRABAJO EQUIPOS DE TRABAJO  Conjunto de personas que realizan una labor  Los equipos tienen un objetivo común que se similar en la misma empresa u organización pretende alcanzar cooperando y ayudándose  Los miembros del grupo, realizan el mismo tipo mutuamente de trabajo y suelen tener un mismo jefe  En el equipo cada miembro suele dominar una  Los miembros son autónomos: cada uno realiza faceta determinada y realizar una parte concreta su trabajo y responden individualmente del del proyecto (los miembros son complementarios) mismo  Cada miembro es responsable de un cometido y  Las personas que integran los grupos desean solo si todos ellos cumplen su función será posible alcanzar un objetivo similar, pero individual alcanzar los objetivos para cada una de ellas  El equipo responde del resultado final y no cada uno de sus miembros de forma independiente Ejemplo: Ejemplo: Cardiólogos de un hospital, forman un grupo de Un equipo médico de cirugía cardiovascular en una trabajo, integran el mismo servicio, tienen el sala de operaciones, cada uno tiene una misión. mismo jefe 1/5 SIMULACIÓN EMPRESARIAL 3.2.- La comunicación Entre las principales estrategias para trabajar en equipo no nos puede faltar la comunicación. Esta es la base de una buena relación entre compañeros de trabajo. Si no existe entendimiento, si la información no está disponible para todos los miembros y en todo momento, podrán sentirse fuera del círculo, excluidos o diferentes. Contar con unos protocolos de comunicación bien establecidos nos ayudará, no solo a que los miembros se sientan más integrados, sino también a que todo marche a una velocidad mayor. Todos los miembros deben saber cómo está estructurado el equipo y qué tipo de decisiones toma cada miembro, de esta forma el flujo de comunicación será mucho más fluido. En este punto, también será fundamental establecer las herramientas de comunicación adecuadas, teniendo en cuenta la urgencia en la comunicación y el respeto a los horarios de cada uno de los integrantes. El email, un chat privado con distintos canales en función de proyectos Whatsapp, Skype o llamadas telefónicas, son algunas de las opciones que se pueden plantear. Eso sí, recuerda que lo más importante es que todos los miembros del equipo sepan en cada momento qué canal de comunicación han de utilizar y a quién se han de dirigir para que la comunicación sea efectiva. Un buen primer paso es comenzar a hablar en plural. La comunicación lo cambia todo. Pasar de la primera persona del singular (yo) a la primera persona del plural (nosotros) es un pequeño-gran paso para el proyecto. Aunque no parezca una cuestión trascendental, lo cierto es que solo con cambiar esas dos palabras conseguirás mucha más confianza de tus compañeros y que estos se involucren en el proyecto como parte de ellos. Tarde o temprano, se notarás los resultados. 3.3.- Los objetivos, proyectos y plazos Los objetivos son la piedra angular que define por qué existe un equipo, hacia dónde va y cómo planea llegar allí. Algunas estrategias clave para desarrollar un objetivo sólido son: Determinar los objetivos de rendimiento del equipo. Son los grandes resultados finales que el equipo debe alcanzar en un periodo determinado de tiempo. Los objetivos se actualizan periódicamente para hacer frente a los nuevos desafíos y son la fuerza que lleva al equipo a centrarse en lo que necesita realizar. Los objetivos y los roles van juntos, se ajustan como el anillo al dedo. Empieza con los objetivos y después elabora tus planes. Recuerda hacer esto con el equipo, no para el equipo. Es muy importante no confundir OBJETIVO con ACTIVIDADES. El primer paso para el trabajo en equipo es clarificar las metas que se han de alcanzar. Estos objetivos deben ser motivadores, que impliquen un desafío, a la vez que alcanzables. Además, el equipo debe disponer de los medios necesarios, tanto técnicos como humanos. Cuando el proyecto es a largo plazo, es conveniente fijar metas intermedias de modo que el equipo deba alcanzar objetivos a corto plazo. El poder alcanzar unas metas, aunque sean menores, contribuye a aumentar la motivación, al ver cómo se avanza en la dirección correcta. Asegúrate de que los objetivos de tu equipo cumplan los siguientes criterios: 1/6 SIMULACIÓN EMPRESARIAL  Ser específicos y claros. Que incluso la gente de fuera de tu equipo pueda leerlo y entenderlo  Ser susceptible de medida  Estar orientado a la acción. Suelen empezar con verbos de acción: crear, diseñar, desarrollar, lograr, producir...  Estar centrados en los resultados ¿cuál es el resultado importante que se necesita lograr? No explica tanto el cómo sino más bien el qué, lo cual le da un propósito con sentido al objetivo  Estar enmarcados en el tiempo. El objetivo tiene una fecha límite, un tiempo para cumplirlo. Esto ayuda a que los equipos se centren en conseguir los resultados. 3.4.- El plan de trabajo Planear los proyectos y las asignaciones. Definir los pasos clave que el equipo debe seguir con el fin de cumplir sus objetivos. La idea es: planea el trabajo y después trabaja en el plan. Planear cómo lograr los objetivos 1. El enfoque hacia delante: cuando planees tu estrategia, empieza con el día de hoy y traza cada paso necesario para alcanzar el objetivo. Ordena estos pasos de forma secuencial, cada uno con una fecha límite que vaya desde hoy hasta la fecha en la que el objetivo general se debe alcanzar. 2. El enfoque de planificación hacia atrás. Con este enfoque, empiezas con la fecha final en la cual tu objetivo debe haberse alcanzado y trabajas hacia atrás hasta el presente día. Es más común el enfoque hacia delante. Sin embargo, cuando te encuentras frente a fechas límite, un equipo a veces encuentra más fácil planificar hacia atrás lo que se debe hacer. Asegúrate de poner por escrito los planes de trabajo acordados y haz copias para cada persona como referencia y recordatorio. 3. Aclarar roles y responsabilidades. Determinar quién va a hacer qué. No des por sentado que los miembros de tu equipo saben lo que tiene que hacer. Sencillamente habla con los miembros de tu equipo para que los roles estén bien definidos. No olvides que poner por escrito estas asignaciones permite a todos, saber quién está haciendo qué en cada parte del trabajo. 4. Definir las medidas de rendimiento. Un estándar de rendimiento es un nivel de rendimiento o una práctica de trabajo que se debe mantener para producir resultados consistentes de alto nivel. Los estándares pueden establecerse a nivel de políticas o de directrices y a nivel de procedimiento de operaciones. Los estándares establecidos a nivel de políticas o de directrices usualmente se refieren a áreas importantes de rendimiento que comparten muchos miembros del equipo (si no todos), como el servicio al cliente, la calidad e incluso el propio trabajo en equipo. Deben ser tan claros y precisos como sea posible. A veces los equipos necesitan establecer procedimientos de trabajo. Éstos definen cómo se realizan ciertas funciones. Frecuentemente lo hacen estableciendo una rutina paso a paso o estableciendo prácticas sólidas que aseguran exactitud, minuciosidad y alta calidad 5. Definir los valores fundamentales: Son los principios guía. Son el conjunto de convicciones que inspiran las prácticas del equipo y guían a sus miembros mientras trabajan. Los valores fundamentales son los principios que gobiernan el comportamiento y refuerzan la cultura organizativa o el clima que quieres mantener en el grupo. Una buena pregunta que puede animar a la gente a pensar en valores 1/7 SIMULACIÓN EMPRESARIAL fundamentales es: ¿Qué creencias, prácticas y principios compartimos y consideramos importantes en nuestro equipo? 3.5.- La toma de decisiones Podemos decir que básicamente tenemos 5 formas o Métodos para la toma de las decisiones en equipo. Vamos a ver uno a uno estos cinco métodos: 1. Unilateralmente: las toma el jefe 2. Unilateralmente con algunas aportaciones de otros miembros del equipo 3. Por voto mayoritario simple 4. Por consenso (todos apoyan la decisión) 5. Por proceso consultivo (una persona principal toma las decisiones, pero con la ayuda de los miembros del grupo) 1. EL MODO UNILATERAL. Es la toma de decisiones por una persona, que asume la responsabilidad de todo el grupo. Normalmente esa persona es el jefe. Como jefe, decides y anuncias tu decisión, y se espera que los otros la lleven a cabo. PROS CONTRAS Deja a algunas personas rascándose la Te permite actuar rápido cabeza (sin entender tu decisión) Se encarga de las cosas pequeñas Puede faltar información importante Funciona bien en emergencias Genera menos apoyo 2. EL MODO UNILATERAL CON APORTACIONES INDIVIDUALES. Similar al modo unilateral. Aquí una persona, normalmente el jefe, toma la decisión, pero sólo después de haber hablado individualmente con otros miembros del equipo, proponiéndoles ideas y teniendo en cuenta sus opiniones. PROS CONTRAS Consigue poco apoyo de aquellos que Se mueve rápido quedan fuera del proceso Te da más información y percepción Deja en cortocircuito el análisis verdadero Crea más apoyo y comprensión Puede hacer difícil explicar tu decisión 3. EL MODO DEL VOTO POR MAYORÍA SIMPLE. Tomar una decisión por mayoría simple significa que la mitad del grupo más uno está de acuerdo con una opción, y esa se convierte en la decisión del grupo. PROS CONTRAS Genera un clima de ganadores y Es fácil de administrar perdedores Promueve la participación del grupo Disminuye la creatividad y la flexibilidad. Ayuda a manejar grupos grandes 1/8 SIMULACIÓN EMPRESARIAL 4. EL MODO DEL CONSENSO No significa que todos estés de acuerdo (eso sería unanimidad). Se toma una decisión por consenso cuando todos están de acuerdo en apoyarla. PROS CONTRAS Crea una actitud de apoyo más sólida Es la que más tiempo toma Acelera la puesta en práctica. Todos Requiere el nivel más alto de habilidades están comprometidos de comunicación Desarrolla la habilidad para resolver No funciona para grupos grande conflictos de grupo. 5. EL MODO CONSULTIVO En el modo consultivo, una persona (la principal en la toma de decisiones) toma la decisión, pero lo hace con la ayuda del grupo. En el foro colectivo, los miembros del grupo aportan sus opiniones para ayudar al responsable de la toma de decisiones a decidir. PROS CONTRAS Hace posible una comprensión sólida de la decisión Genera una rica aportación para quien toma la decisión Facilita una estructura para maximizar la participación de todos 3.6.- El resultado del trabajo en equipo El trabajo en equipo suele dar buenos resultados, aunque es posible que no sea así como ya hemos comentado en el punto anterior. Podemos decir que este tipo de trabajo suele dar buenos resultados porque además de conseguir el objetivo establecido, genera: Motivación grupal y motivación individual, ambas son útiles y su mezcla es ¡una bomba! y suele mantenerse para nuevos retos Compañerismo conseguido que se trabaje en equipo, si por algún motivo alguno de los miembros del equipo tiene dificultades, los demás acuden a apoyarle para que el objetivo pueda lograrse. Comunicación los integrantes tienen canales abiertos de comunicación que dan lugar a que la información fluya sin barreras o ruidos. Confianza entre los miembros del equipo hace que el resultado será mayor. Se siente muy bien cuando se tiene la plena confianza en que un compañero realizará su tarea bien hecha, sabiendo que somos interdependientes. Entusiasmo no siempre las metas se cumplen como se tiene previsto, sin embargo, no se debe perder el enfoque y mantener una actitud correcta cuando las cosas no marchan como deberían. El entusiasmo va más allá de sentirse feliz, en los momentos críticos es cuando más necesitamos de este recurso. Dando como consecuencia los siguientes beneficios para la empresa: 1/9 SIMULACIÓN EMPRESARIAL 1. Favorece la creatividad y el aprendizaje Combinar los distintos puntos de vista de los miembros de un equipo ayuda a crear soluciones más efectivas a los problemas. Además, trabajar en equipo ayuda a compartir conocimiento y estimula el aprendizaje individual y del grupo. 2. Mezcla fortalezas complementarias El trabajo en equipo permite que los talentos de cada individuo del equipo se complementen para crear un producto final que no podría haberse conseguido individualmente. 3. Reduce el estrés El trabajo individual aumenta la carga de trabajo y las responsabilidades y esto puede provocar un aumento de estrés. Ya que el trabajo en equipo permite que tanto las tareas como las responsabilidades se repartan, el estrés disminuye. 4. Mejora el desempeño El trabajo en equipo permite que los individuos se centren en lo que mejor saben hacer, no tienen que preocuparse por trabajos o tareas que no dominan. Esto ayuda a producir un trabajo de mejor calidad, puesto que incrementa la productividad. 5. Aumenta la eficiencia y la productividad Cada individuo se centra en su especialidad, y la colaboración permite que cada uno maximice su potencial en la tarea que domina. Antes de conseguir resultados, trabajar en equipo necesita un periodo en el que se establecen las relaciones interpersonales. Los grupos que siguen adelante aumentan la eficiencia y la productividad. Si una empresa quiere que el trabajo en equipo aporte los beneficios que se mencionan arriba, es necesario que los empleados trabajen como un todo. Si la empresa tiene talentos en distintas facetas y los pones a trabajar cada uno por separado, no lograrás que se creen las sinergias necesarias. Por tanto, deberá darle una oportunidad a la fuerza del equipo por encima del individualismo y notará como mejora la dinámica. 3.7.- Ventajas y dificultades Ventajas e inconvenientes de trabajar en equipo Aunque, actualmente el trabajo en equipo es algo muy habitual en las empresas, debido a los beneficios que conlleva para la organización, también existe un conjunto de inconvenientes que no podemos olvidar, a continuación, los más habituales: VENTAJAS INCONVENIENTES Permite valorar distintos puntos de vista a la hora Al principio, el trabajo es más lento al tener que de tomar decisiones, la solución de problemas es coordinarse varias personas. Se puede consumir mucho más creativa y los miembros tienen una mayor tiempo en reuniones discutiendo acciones y soluciones. implicación en las decisiones tomadas. 1/10 SIMULACIÓN EMPRESARIAL Se desarrolla el respecto al tener que escuchar y En ocasiones, los miembros del equipo evitan decir lo aceptar las opiniones de los demás. que piensan por temor a ser rechazado por el resto. Las decisiones que se toman con la participación Algunas personas pueden intentar usar el equipo para su de todo el equipo tienen mayor aceptación que beneficio personal. las decisiones tomadas por un solo individuo. Se realizan trabajos que no podría hacer una sola Algunas personas se esconden en el grupo y no aportan persona, surgiendo la sinergia. nuevas ideas. La motivación y satisfacción de los trabajadores es Pueden existir presiones sobre miembros del equipo mayor al hacer trabajos de mayor envergadura. para que acepten determinadas soluciones. Se fortalece el espíritu colectivo y el compromiso Responsabilidad ambigua, pues queda diluida en el con la organización, mejorando el clima laboral. equipo. 3.8.- Confección y diseño de los equipos dentro de la empresa creada Establecer equipos de trabajo siempre es un reto para cualquier organización y las empresas no se libran, tenemos que tener en cuenta que las personas no somos perfectas, pero un equipo si puede llegar a serlo, y para conseguirlo debemos de tener en cuenta ciertos factores que harán que los trabajadores sean capaces de trabajar juntos para cumplir el objetivo. Deberemos tener en cuenta dos aspectos, el primero es la estructura del equipo y la segunda como se mueve es decir la dinámica del equipo. ESTRUCTURA DEL EQUIPO En la estructura debemos de tener en cuenta aspectos como: La Cultura de empresa. Si la empresa no facilita esta metodología, resulta muy difícil tratar de crear equipos de trabajo, por ejemplo, cuando la empresa tiene la cultura del ordeno y mando. La Organización. La estructura de la empresa puede dificultar el trabajo en equipo, por ejemplo, si tiene una estructura de jerarquías muy marcadas, esto será un problema. La estructura física de la Empresa. Cuanto más separadas físicamente están las personas –en despachos, plantas, edificios...– se crean más diferencias que no favorecen el trabajo en equipo. El problema: la falta de comunicación entre ellos. Las retribuciones. Los sistemas de trabajo donde prima mucho la recompensa individual, por ejemplo, donde cobra más el trabajador que más vende, suele dificultar el trabajo en equipo, a no tener en cuenta todas las aportaciones que realizan todos los trabajadores, si algunas solamente. La Tecnología. Sobre todo, en lo que respecta a compartir la información. Si cada unidad tiene su información volcada en un sistema informático y sólo ella tiene acceso para su recuperación, es evidente que así no se fomenta el trabajo en equipo. Al contrario, se potencia que cada empleado se guarde la información y compita con sus compañeros, haciendo suya la máxima de que la información es poder. 1/11 SIMULACIÓN EMPRESARIAL Después de analizar estas variables, si en nuestra empresa se dan, favoreciendo el trabajo en equipo, pasaremos a ver los factores dinámicos, que tienen más que ver con las personas. DINÁMICA DE GRUPOS Vamos a ver qué debe tener un equipo para que pueda lograr un rendimiento adecuado y por tanto el objetivo establecido La Visión. El equipo debe tener una meta perfectamente definida que todos los miembros del equipo conozcan y compartan. Esto no impide que compartiendo todos los integrantes la misma visión, cada uno además tenga sus propios objetivos personales y es prioritario conocerlos y gestionarlos para que estos no perjudique el objetivo del equipo, por ejemplo, cuando un equipo de alumnos tienen que realizar un proyecto determinado en un tiempo limitado, la visión es clara para todos, pero tenemos alumnos que lo importante es obtener la nota más alta para acceder a la universidad, o aprobar lo antes posible para obtener el título, sin importar la nota. Las Competencias de los integrantes. Tenemos que saber cuáles son los conocimientos y habilidades que se requieren de sus distintos miembros, porque cada uno interpretará un rol funcional. Una vez que el equipo empieza a funcionar, hay que hacer lo posible para que la gente tome conciencia de cuál es su nivel de competencia, tanto en los aspectos profesionales como personales. De esta forma se puede saber si los trabajadores necesitan formación o bien qué aspectos deben corregir en su relación con los demás. El Compromiso de sus integrantes. Cuando hay personas más "acomodadas" y los que más se esfuerzan perciben que los demás se aprovechan de ello, dejarán de hacerlo. Esto va en detrimento de la dinámica del trabajo en equipo y llega a provocar divisiones entre los compañeros. Se trata de saber qué interés tiene cada persona en cumplir los objetivos del equipo. Tenemos que tener cuidado de no confundir compromiso con horas de trabajo, así tendremos personas que cumple con sus tareas y cuando acaba la jornada laboral se va a su casa tranquilamente y otros tiran del carro, se involucran más, echan más horas –aunque esto no significa un mayor compromiso–, etc. La Cohesión. Este factor tiene que ver con la comunicación. No se trata de que los miembros del grupo sean amigos, sino de que la información sea transparente y circule con libertad entre todos ellos. Por ejemplo, si una persona está descontenta con otra o siente recelos de su trabajo, lo mejor es tratarlo sin tapujos. Si no se hace así, la situación redundará negativamente en los objetivos. A la hora de seleccionar a una persona para que forme parte de un grupo de trabajo es más importante que él o ella sintonice con los objetivos del equipo, porque su grado de compromiso será mayor, que el hecho de que tenga todos los conocimientos, habilidades y experiencia, porque esto se puede adquirir. 1/12 SIMULACIÓN EMPRESARIAL Lo habitual es que los miembros del equipo sean seleccionados para representar sus roles funcionales en razón de sus conocimientos y experiencia, sin tener en cuenta si sus rasgos personales le ayudan a trabajar en equipo. Estas características tienen que ver con la denominada inteligencia emocional. La inteligencia emocional se basa en: - El liderazgo. Sobre todo, tener iniciativa y también capacidad para conseguir motivar al resto de compañeros. - El autoconocimiento. Esto es, percibirse a sí mismo de forma equilibrada: saber los puntos fuertes y débiles. - El autocontrol. Dominar el ego, evitando las ansias de protagonismo. - La automotivación. En este sistema tan globalizado y competitivo, no esperes a que te den palmaditas en la espalda. Te tienes que automotivar. - La empatía. Hay que comprender y conocer a los demás. Saber qué piensan y sienten, percibir sus necesidades. - La cooperación. Sobran individualistas, gente que crea conflictos y que no sepan trabajar en equipo. Para finalizar tener en cuenta que construir el equipo ideal no es fácil y, en ocasiones, algunas circunstancias pueden dar al traste con el proyecto, deberemos de prestar especial atención as: Nadar a contracorriente. Cuando alguien no comparte los objetivos del equipo, no hay que ser autoritario. Hay que darle oportunidades para que exprese sus objeciones y aporte alternativas. Si esto no funciona, es preciso darle un toque de atención, y en caso extremo, invitarle a abandonar. Seleccionar a un amigo. Cuando no existen recompensas directas diarias, cualquier cosa se convierte en una recompensa, por ejemplo, la comunicación con el jefe. Si éste tiene un trato preferente con uno de los miembros, está dando más autoridad a unos que a otros. En este caso, hay que apelar a la madurez mental del jefe y de su amigo. Parece evidente que el éxito de un equipo se sustenta, sobre todo, en dos pilares: tener muy claros los objetivos y realizar una buena selección. 4.- Herramientas informáticas para el trabajo en equipo y la elaboración del proyecto empresarial 1/13 SIMULACIÓN EMPRESARIAL A continuación vamos a comentar brevemente algunas herramientas informáticas y no informáticas que se pueden utilizar tanto en el trabajo en equipo como en la elaboración del proyecto empresarial. La primera herramienta que recomendamos, es una página web perteneciente al Ministerio de Industria, Comercio y Turismo; la recomendamos porque suele estar muy actualizada, sus contenidos son seguros además de oficiales, tiene cantidad de recursos, está pensada para las PYME´s y el único requisito es inscribirse (no cuesta nada ni te obliga a nada) su enlace es: http://www.ipyme.org/es-ES/Paginas/Home.aspx En cuanto a programas y aplicaciones empezaremos hablamos de las ya tradicionales del paquete de Office de Microsoft o en sus versiones libres o de otras empresas y que son:  Procesador de texto  Hoja de Calculo  Programa de presentaciones Para la gestión de tareas que nos permite tanto el trabajo colaborativo como llevar adelante nuestro proyecto, tenemos entre otras muchas:  Google Drive,  Dropbox,  Hootsuite,  Asana,  BaseCamp  OpenPojet, En cuanto a la elaboración de proyectos comentar el programa Trello, que es una herramienta online básica para la gestión de proyectos de forma colaborativa que utiliza una metodología Kanban de una forma súper visual. Es posible usar Trello tanto para la gestión de grandes proyectos como para pequeñas tareas personales. https://trello.com/es También hablamos del Diagrama de Gantt, que es una herramienta básica que se utiliza para realizar la planificación del trabajo de un proyecto. Es un diagrama de barras que muestra el origen y el final de las diferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas así como las dependencias entre unidades mínimas de trabajo (pueden ser fin-comienzo, fin-fin, comienzo-fin, comienzo- comienzo). En internet podemos encontrar muchos programas que nos permiten realizar un Diagrama de Gantt. Para terminar, recordar que cualquier herramienta debe de servir al equipo como un recurso que aporta ayuda facilitando el trabajo y siendo utilizada por todos, si la herramienta elegida no aporta ni ayuda al equipo, es mejor dejar de usarla, no se puede convertir en una dificultad para el equipo. 1/14