Técnicas de Comunicación - Tema 1 - PDF

TECNICAS DE COMUNICACIÓN Tema 1: La Esencia de la Comunicación El Proceso de la Comunicación ¿Qué es comunicar? Comunicar implica compartir, poner en común y transmitir un mensaje, pensamientos o sentimientos...

TECNICAS DE COMUNICACIÓN Tema 1: La Esencia de la Comunicación El Proceso de la Comunicación ¿Qué es comunicar? Comunicar implica compartir, poner en común y transmitir un mensaje, pensamientos o sentimientos con la intención de influir en la conducta del otro. El acto de comunicar: Intención La intención comunicativa es el propósito detrás de emitir un mensaje, comprendiendo claramente el objetivo y el destinatario. Tipos de Comunicación Verbal: Uso de palabras para transmitir mensajes. No verbal: Uso de gestos, expresiones faciales, posturas y tono de voz. El Proceso de Comunicación Involucra varios elementos: Emisor: El origen del mensaje. Receptor: El destinatario del mensaje. Mensaje: El contenido que se transmite. Contexto: Las circunstancias que rodean el acto comunicativo. Feedback: La respuesta del receptor que indica si el mensaje fue comprendido. Principios Éticos de la Comunicación No mentir: Evitar la manipulación y el engaño. Considerar a las personas como tal: No tratarlas como objetos. Honestidad: Decir lo que realmente se siente. Enemigos de la Comunicación Prejuicio: Opiniones preconcebidas que afectan la percepción. Egoísmo comunicativo: Centrarse solo en uno mismo durante la comunicación. Suposición: Asumir cosas sin verificarlas. Percepción: La forma en que interpretamos la información. Escucha egoísta: Escuchar solo para beneficio propio. Rumores: Información no verificada que se difunde rápidamente. Sesgos: Distorsiones cognitivas que afectan el juicio. Lenguaje no inclusivo: Uso de lenguaje que excluye o discrimina. Benefactores de la Comunicación Humor: Facilita la comunicación efectiva y alivia tensiones. Respeto: Consideración y valoración de las opiniones ajenas. Interés: Mostrar genuino interés en lo que el otro dice.  TECNICAS DE COMUNICACIÓN Principales Conceptos del Proceso de Comunicación Desarrollo de la idea: Clarificar el mensaje que se quiere transmitir. Codificación: Convertir la idea en palabras o símbolos. Transmisión: Enviar el mensaje a través de un canal. Recepción: El receptor recibe el mensaje. Decodificación: Interpretar el mensaje recibido. Feedback: La respuesta del receptor al mensaje. Barreras en la Comunicación Emisor: Inhibiciones personales. Falta de claridad y organización. Uso de un lenguaje inadecuado. Receptor: Percepción selectiva influenciada por el estado de ánimo. Falta de atención. Interpretación errónea de los mensajes. Contexto: Las circunstancias y el momento en que se emite el mensaje son cruciales para su efectividad. Tipos de Contextos: Pragmático: Relacionado con el conocimiento compartido. Paralingüístico: Gestos y tono de voz. Extralingüístico: Situación y adecuación del momento. Ética en la Comunicación Evitar la mentira y la manipulación. Respetar y considerar a las personas. Ser honesto y transparente. Benefactores Clave Humor: Mejora la salud, las relaciones y el desempeño. Respeto: Fomenta una comunicación positiva y constructiva. Interés: Demuestra atención y valoración por las opiniones ajenas.  TECNICAS DE COMUNICACIÓN Tema 2: Tipos de Comunicación Los Pilares de la Comunicación Comunicación Influyente Las 5 "Ces" de la comunicación influyente: Claridad, Concisión, Confianza, Credibilidad y Convicción. Ejemplo: Discurso de Abraham Lincoln en Gettysburg, conocido por su brevedad y profundidad emocional. Comunicación Motivadora La motivación implica mover a alguien a la acción y afecta directamente su actitud y comportamiento. Evitar interrumpir, responder negativamente y emitir juicios. Utilizar frases de reconocimiento para motivar. Comunicación Inspiradora Es una fase superior a la motivadora, que incide en la pasión y la moral del receptor. La credibilidad del emisor es clave. Utiliza discursos o conversaciones para conmover y mover a las personas a ser mejores. Comunicación Verbal Las Palabras: Lenguaje Positivo y Diálogo Interior Importancia de utilizar palabras que inicien o terminen relaciones, provocan emociones. Metamodelo del lenguaje: Explorar y clarificar significados, evitar generalizaciones, distorsiones y omisiones. Herramienta 1: Comunicación Asertiva Equilibrio entre razonar y expresar sin dañar al receptor. Respeto a opiniones contrarias, escuchar y no dañar en la respuesta. Técnicas para mejorar la asertividad incluyen expresar opiniones sin miedo, compartir sentimientos y manejar conflictos antes de que escalen. Herramienta 2: Feedback Proporcione críticas inmediatas y breves. Utilizar la "técnica del sándwich" para equilibrar elogios y críticas. Mantener reuniones programadas de feedback y centrarse en un aspecto específico para mayor impacto.  TECNICAS DE COMUNICACIÓN Comunicación No Verbal Paralingüística Tono de voz, volumen, ritmo y silencios son componentes esenciales. Entrenar la voz para mejorar la comunicación: práctica de lectura en voz alta, énfasis en pronunciación y uso adecuado de pausas. Proximidad La distancia física entre las personas afecta la comunicación. La proximidad adecuada varía según el grado de intimidad, motivo del encuentro y cultura. Kinestesia Uso de gestos, posturas corporales y expresiones faciales. La sonrisa y la postura corporal influyen en la percepción del mensaje y del emisor. Comunicación Emocional Se basa en despertar y evocar emociones para generar una conexión emocional con la audiencia. Importancia de las emociones básicas: rabia, orgullo, amor, miedo, tristeza y alegría. Las emociones influyen en actitudes, comportamientos y decisiones, facilitando la empatía y la conexión con los demás. Comunicación Persuasiva Técnicas de Influencia de R. Cialdini: Simpatía: La afinidad facilita la influencia. Reciprocidad: Devolver favores crea un sentido de obligación. Escasez: La percepción de rareza aumenta el deseo. Aprobación Social: Imitamos comportamientos aceptados socialmente. Compromiso y Coherencia: Una vez comprometidos, es más probable que mantengamos nuestro compromiso. Autoridad: La percepción de expertise aumenta la influencia. Estrategias Persuasivas Coherencia: Alinear palabras con hechos. Escucha: Dar importancia al receptor. Motivación: Proveer razones para cambiar. Historia y Ejemplo: Usar antecedentes y conductas ejemplares para influir.  TECNICAS DE COMUNICACIÓN Tema 3: Hablar en Público Miedo a Hablar en Público Glosofobia: Miedo intenso a hablar en público, que afecta aproximadamente al 75% de la población española. Definición de Miedo: Angustia por un riesgo o daño real o imaginario. Recelo o aprensión por un evento contrario a los deseos. Técnicas para Superar el Miedo Técnicas de Relax: Ejercicios de respiración y relajación para calmar la ansiedad. Improvisación: Practicar temas de conversación de manera espontánea. Cuenta una Historia: Narrar historias para captar y mantener la atención del público. Recomendaciones para Hablar en Público: Naturalidad: Usar palabras propias y sencillas. Sencillez: Evitar lo artificioso. Modulación: Variar el tono y énfasis en las palabras. Dicción: Pronunciar correctamente. Coherencia: Utilizar palabras significativas y evitar excesos. Práctica de Pausas, utilizar pausas adecuadamente para enfatizar puntos importantes y permitir al público procesar la información. Debate y Comunicación No Verbal Golosina del Cerebro: Premisas y remates efectivos. Visualización y Emoción: Usar visualizaciones y emociones para conectar con el público. Elevator Pitch: Un discurso breve y conciso que presenta una idea clara y convincente en el tiempo que dura un viaje en ascensor. Construcción de una Presentación Análisis: Definir el propósito de la presentación (entretener, informar, persuadir, etc.), Concretar el presupuesto de tiempo. Tiempo: Asignar tiempo para introducción, cuerpo y conclusión.  TECNICAS DE COMUNICACIÓN Audiencia: Conocer las expectativas del público. Ambiente y Escenario: Adaptarse al ambiente y visitar el escenario de la presentación. Preparación Ante Problemas: Técnicas para manejar preguntas y situaciones complicadas. Diseño del Mensaje: Crear un mensaje claro y bien estructurado. Guionización: Planificar la introducción, desarrollo y conclusión. Estructura del Discurso Introducción: Captar la atención con un gancho, pregunta retórica o cita y Presentar la idea fundamental. Cuerpo: Desarrollar la idea principal con ideas secundarias. Usar frases de transición. Conclusión: Recapitular y confirmar el mensaje. Relacionar la conclusión con el gancho de la introducción. Comunicación No Verbal Elementos No Verbales: Contacto Visual: Democrático y repartido. Expresión Facial y Gestos: Naturales y coherentes con el mensaje. Postura y Movimiento: Firmeza y comodidad sin exageraciones. Voz: Tono y ritmo adecuados, frases cortas y claras. Ensayo Ensayar con cronómetro y en voz alta. Ajustar el lenguaje verbal al no verbal. Memorizar ideas, no palabras. Evitar muletillas y mantener un tono adecuado. Mantener un único y gran mensaje central. Utilizar historias e imágenes memorables. Adecua el lenguaje y ejemplos al auditorio. Invitar sin coaccionar, mostrando convencimiento y entusiasmo.  TECNICAS DE COMUNICACIÓN Tema 4: Comunicación Corporativa Funciones del Director de Comunicación (DirCom) Comunicación Interna: Diseño e implementación de planes de comunicación interna, Control de materiales de comunicación y Realización de auditorías de comunicación. Tipos de Comunicación Interna: Formal: o Descendente: Información desde la dirección hacia los empleados. o Ascendente: Retroalimentación de los empleados hacia la dirección. o Horizontal: Comunicación entre departamentos. Informal: Comunicación no planificada que influye en el clima laboral, como rumores. Importancia de la Comunicación Interna: Motivar y alinear al personal con los objetivos de la empresa. Facilitar procesos de cambio y desarrollar talento. Fomentar la participación y el compromiso. Plan de Comunicación Interna: Establecer objetivos claros. Definir medios y canales de comunicación. Evaluar resultados y ajustar estrategias. Iniciativas para Mejorar la Comunicación Interna: Personalizar mensajes. Adaptar la información. Utilizar intranets y otros medios digitales. Fomentar la retroalimentación y el diálogo. Comunicación Externa: Diseño e implementación de planes y programas de comunicación externa, Mantenimiento y actualización de medios de comunicación, Gestión de relaciones públicas y posicionamiento de la marca, Representación de la empresa en eventos públicos y privados y Coordinación de estrategias ante situaciones de crisis. Objetivos de la Comunicación Externa: Determinar objetivos específicos para cada comunicación. Evaluar los recursos disponibles. Realizar un diagnóstico previo de la reputación corporativa. Stakeholders: Identificar a los grupos de interés y definir estrategias para comunicar eficazmente con ellos.  TECNICAS DE COMUNICACIÓN Gestión de Crisis Características de una Crisis: Amenaza significativa. Alteración de la normalidad. Necesidad de intervención extraordinaria. Demanda de respuesta urgente. Enfrentar una Crisis: Evitar negación y defensiva. Ser proactivos y transparentes. Ofrecer información precisa y empatizar con los afectados. Tomar el protagonismo y restablecer la credibilidad. Fases de un Plan de Comunicación de Crisis: 1. Implicación de la dirección. 2. Análisis de la situación. 3. Definición de objetivos. 4. Planificación y ejecución del plan. 5. Evaluación y ajuste de estrategias. El Círculo Dorado de Simon Sinek, Plantear la comunicación desde adentro hacia afuera, comenzando con el "por qué" (propósito) antes del "cómo" (proceso) y el "qué" (resultado). Escritura Comunicativa Principios: Narrativa positiva y coherente. Responder a las preguntas clave: qué, quién, cuándo, dónde y cómo. Estructurar párrafos con la técnica de la pirámide invertida (primero el final). Usar lenguaje claro, conciso y breve. Fomentar la creatividad y evitar el lenguaje complicado. Ejemplos y Herramientas: Uso de herramientas digitales como Slack, Trello y Google Currents para mejorar la comunicación interna. Aplicación de buenas prácticas en copywriting y redacción de mensajes corporativos.  TECNICAS DE COMUNICACIÓN Tema 5: Negociación El Conflicto Comprensión del Conflicto Un conflicto es una divergencia percibida de intereses. Puede ser constructivo si se maneja correctamente, y destructivo si no se aborda adecuadamente. Ayuda de los Conflictos Evitan el estancamiento. Estimulan el interés y la curiosidad. Son la raíz del cambio personal y profesional. Ayudan a establecer identidades individuales y grupales. Facilitan el autoconocimiento y la construcción de relaciones duraderas. Causas y Tipos de Conflicto Conflictos de Información: Falta de información necesaria para tomar decisiones. Conflictos de Relación: Emociones negativas, percepción falsa, estereotipos, falta de comunicación. Conflictos de Valores: Creencias incompatibles sobre lo que está bien y mal. Conflictos de Intereses: Necesidades incompatibles o percibidas como tales. Conflictos Intencionales: Atribución de intencionalidad a las acciones del otro, creando malestar emocional. Conflictos de Poder: Uso del poder para intimidar o influenciar decisiones. Fases del Conflicto Escalada: Cada parte intenta prevalecer y definir su posición. Estancamiento: La relación se deteriora y se mantiene fría. Declive: Reducción de tensiones y búsqueda de resolución. Formas de Resolución Reducir la tensión. Detectar las necesidades de la otra parte. Reconstruir la relación. Emociones y Conflicto Las emociones juegan un papel crucial en el manejo de los conflictos. Tipo de Afrontamiento Identificar y evaluar estilos de afrontamiento para mejorar la gestión de conflictos. Negociación  TECNICAS DE COMUNICACIÓN ¿Qué es Negociar? La negociación es un proceso de toma de decisiones entre dos o más partes independientes que dialogan para resolver intereses antagónicos. Debe buscar un compromiso aceptable y evitar una situación de ganador- perdedor. Sesgos en la Negociación Sesgo de Confirmación: Buscar información que confirme preconcepciones. Sesgo de Memoria Adaptativa: Recordar información que apoya nuestras creencias. Sesgo de Disponibilidad: Basar juicios en información fácilmente disponible. Cómo Preparar una Negociación Preparación del Ambiente Físico: Diseño de la sala, disposición de sillas, temperatura, ventilación, etc. Preparación Psicológica: Evaluar intereses de ambas partes, pensar en alternativas. Modelo de 8 Fases (Kennedy, Benson y McMillan) Preparación: Establecer objetivos, buscar información, definir estrategia. Discusión: Acceder a información sobre objetivos e intenciones del opositor. Señales: Indicar disposición a negociar. Propuestas: Presentar propuestas de forma realista y escuchar las del opositor. Paquete: Intercambiar propuestas y avanzar hacia un acuerdo. Intercambio: Renunciar a algo para obtener otra cosa. Cierre: Ofrecer una concesión o hacer un resumen de acuerdos alcanzados. Acuerdo: Resumir lo acordado y asegurar que coincide con lo discutido. Estilos de Negociación Competitivo: Efectivo en negociaciones simples y a corto plazo. Cooperativo: Efectivo en negociaciones complejas y a largo plazo. Un buen acuerdo debe ser amplio, eficiente y duradero. Negociación Harvard No regatear posiciones. Separar a las personas del problema. Centrarse en los intereses, no en las posiciones. Inventar opciones de beneficio mutuo. Insistir en utilizar criterios objetivos. Llegar a un acuerdo mutuo. Seguimiento y comunicación continua.  TECNICAS DE COMUNICACIÓN Ejemplo de Negociación Harvard, Caso de alquiler: Identificar intereses comunes (estabilidad, buen estado del apartamento), generar opciones de beneficio mutuo (reducción del alquiler a cambio de mantenimiento), y llegar a un acuerdo basado en criterios objetivos. Líneas de Acción para el Éxito en la Negociación Presentar argumentos a favor de las propias propuestas. Resaltar las ventajas para la otra parte. Concretar propuestas propias. Escuchar sin interrumpir. Facilitar la retirada del adversario. Asegurar resultados mediante resúmenes parciales.