Support de formation Hors IDA FTUSA E-RECOURS PDF

Support de formation Hors IDA FTUSA E-RECOURS Décembre 2023 WWW.ACCOMPANYCONSULTING.NET  SOMMAIRE 01 Introduction 02 Authentification 03 Chargement des dossiers 04 Gestion des recours Hors IDA 01 – Introduction  Formation processus Hors IDA Introduction Présentation de...

Support de formation Hors IDA FTUSA E-RECOURS Décembre 2023 WWW.ACCOMPANYCONSULTING.NET  SOMMAIRE 01 Introduction 02 Authentification 03 Chargement des dossiers 04 Gestion des recours Hors IDA 01 – Introduction  Formation processus Hors IDA Introduction Présentation de la plateforme FTUSA E-Recours : La plateforme de recours inter-compagnies permet de gérer l’ensemble des échanges entre les compagnies d’assurances (demanderesse et défenderesse) et les différents documents qui seront insérés tout au long du process afin de garder la fluidité des opérations et la traçabilité des informations. 4 02 – Authentification  Formation processus Hors IDA Authentification Accès à la page d’authentification : La plateforme E-Recours est accessible via l’URL https://ftusa-web-qualif.dev2.addinn-group.com/ 6  Formation processus Hors IDA Authentification Connexion : Pour accéder à son compte, l’utilisateur doit saisir son adresse mail dans le champ prévu (1), composer son mot de passe dans le champ (2) puis cliquer sur le bouton “Login” (3). 7  Formation processus Hors IDA Authentification Mot de passe oublié: En cas d’oubli du mot de passe, une option de redéfinition est possible en cliquant sur le lien « Mot de passe oublié ?» présent sur la page d’authentification. Après validation de saisie pour la redéfinition de mot de passe, vous recevrez un mot de passe provisoire par mail contenant l’URL vous permettant de redéfinir le mot de passe. Une authentification valide en fournissant une adresse mail et mot de passe valide affiche la page d’accueil, tandis que dans le cas d’erreur de saisie de mot de passe un message d’erreur s’affiche à l’écran. 8 03 – Chargement des dossiers  Formation processus Hors IDA Chargement des dossiers Chargement des dossiers Hors IDA L’ouverture d’un dossier sinistre Hors IDA est effectuée par la compagnie demanderesse sur son système d’information métier suite à la déclaration faite par l’assuré. Une fois le dossier est qualifié Hors IDA et les informations mentionnées sur le constat amiable sont saisies sur le système d’information de la compagnie demanderesse, la plateforme mise en place procède à son chargement selon les différents modes mentionnés ci-après. Mode automatique : Des API à consommer par le système d’information de la compagnie demanderesse Mode semi-automatique : Un fichier plat à mettre à la disposition de la compagnie pour injecter ses dossiers de recours : SFTP Mode manuel : Un fichier CSV à charger dans la plateforme à partir du Système d’information métier de la compagnie d’assurance. 10  Formation processus Hors IDA Chargement des dossiers Chargement manuel des dossiers Hors IDA La plateforme charge une liste de données pour chaque dossier sinistre Hors IDA dont obligatoirement les données suivantes : ✓ Compagnie d’assurance A (code CGA) ✓ Compagnie d’assurance B (code CGA) ✓ Immatriculation A ✓ Immatriculation B ✓ N° du contrat A ✓ N° du contrat B (Facultatif) ✓ Date de survenance de sinistre (Il faut que la date de survenance du sinistre soit à partir du 01/01/2024) => La plateforme effectue un contrôle sur la date de survenance ; si celle-ci est antérieure à l'année 2024, la plateforme ne charge pas le dossier. ✓ Date de déclaration ✓ Date d’ouverture ✓ Référence sinistre (de la compagnie demanderesse) ✓ Cas de barème ✓ Nom et prénom de l’assuré A ✓ Nom et prénom de l’assuré B (Facultatif) 11  Formation processus Hors IDA Chargement des dossiers Chargement manuel des dossiers Hors IDA Pour importer des dossiers, accédez à l'onglet "Mes recours" dans la barre latérale et sélectionnez l'option "Charger un dossier". 12  Formation processus Hors IDA Chargement des dossiers Chargement manuel des dossiers Hors IDA Un pop-up de chargement s'affiche. Cliquez sur l'icône de téléchargement, choisissez le fichier CSV à charger, puis cliquez sur le bouton "Valider" pour compléter le processus. Les dossiers sont maintenant importés, chaque ligne correspond à un dossier Hors IDA. A ce stade la plateforme accorde une référence unique pour chaque dossier chargé. La codification du dossier sera comme suit : « Les deux premières lettres de la compagnie demanderesse - Les deux premières lettres de la compagnie défenderesse - Les deux derniers chiffres de l’année - le mois du chargement du dossier sur la plateforme – Un numéro séquentiel de 5 chiffres ». 13  Formation processus Hors IDA Chargement des dossiers Après le chargement, ces dossiers peuvent revêtir l'un des trois statuts suivants : Complet : Indique qu'un dossier a été chargé avec le document de déclaration. Incomplet : Indique qu'un dossier a été chargé sans constat. Doublon : Indique qu'il s'agit d'un dossier en double, en tenant compte des critères d'unicité qui sont : Immatriculation du véhicule A Immatriculation du véhicule B Compagnie A (demanderesse) Compagnie B (défenderesse) 14  Formation processus Hors IDA Chargement des dossiers Chargement manuel des dossiers Hors IDA Un pop-up de chargement s'affiche. Cliquez sur l'icône de téléchargement, choisissez le fichier CSV à charger, puis cliquez sur le bouton "Valider" pour compléter le processus. Les dossiers sont maintenant importés, chaque ligne correspond à un dossier Hors IDA. A ce stade la plateforme accorde une référence unique pour chaque dossier chargé. La codification du dossier sera comme suit : « Les deux premières lettres de la compagnie demanderesse - Les deux premières lettres de la compagnie défenderesse - Les deux derniers chiffres de l’année - le mois du chargement du dossier sur la plateforme – Un numéro séquentiel de 5 chiffres ». 15  Formation processus Hors IDA Chargement des dossiers Affichage des dossiers Hors IDA Les dossiers avec plus qu’un seul tiers sont regroupés dans l’écran liste des recours, La plateforme attribue une référence unique à chaque sous-dossier. 16 04 – Gestion des recours Hors IDA  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 1. Valider un dossier doublon La plateforme permet au gestionnaire soit de : - Confirmer qu’il s’agit d’un dossier doublon => Pas de traitement pour ce dossier. - Confirmer qu’il s’agit d’un dossier unique / Un nouveau dossier => On continue le traitement et ce dossier passe par le contrôle de complétude. 18  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 1. Annuler un dossier chargé La plateforme permet à la compagnie demanderesse d’annuler un dossier même après avoir envoyé la lettre Hors IDA à la compagnie adverse. La compagnie demanderesse sélectionne un motif d’annulation à partir d’une liste déroulante, tel que : 1. Date sinistre erronée 2. Compagnie adverse erronée 3. Cas de barème erroné 4. Immatriculation véhicule (côté compagnie demanderesse) erronée 5. Immatriculation véhicule (côté compagnie adverse) erronée 6. Type sinistre 19  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 1. Annuler un dossier chargé Une fois que la compagnie demanderesse choisisse le motif d'annulation, celle-ci doit cliquer sur le bouton valider. 20  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 1. Compléter un dossier incomplet Si le dossier est chargé avec le statut Incomplet, la compagnie demanderesse doit compléter le dossier en ajoutant le document de déclaration sans modification des données de dossier. Pour accomplir cette tâche, veuillez accéder aux détails du dossier en cliquant sur la flèche située devant le dossier que vous souhaitez compléter. 21  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 1. Compléter un dossier incomplet Vous serez dirigé vers les détails spécifiques du dossier. Pour ajouter le constat, veuillez cliquer sur le lien "Compléter le dossier" en haut de l'écran. Le pop-up d’ajout de constat s’affiche. Cliquez sur l’icone de téléchargement et choisissez le constat à charger. 22  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 1. Compléter un dossier incomplet Vous avez la possibilité de consulter le constat sélectionné dans la fenêtre pop-up. Pour finaliser le chargement du constat, veuillez cliquer sur le bouton "Valider". Le constat chargé est affiché dans la section pièces jointes. Vous pouvez visualiser, télécharger, imprimer ou supprimer le constat. 23  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 2. Valider les dossiers chargés Après le chargement de constat, le dossier passe automatiquement au statut Complet et les actions "valider et annuler" sont affichées. Afin de valider le dossier, cliquez sur le bouton Valider en haut de l’écran et validez dans le pop-up de confirmation. 24  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 2. Valider les dossiers chargés Après la validation du dossier, celui-ci prend le statut de Dossier en instance d’acceptation, et la compagnie défenderesse dispose de 5 jours pour accepter ou rejeter le dossier. Dans le cas de dépassement de délai, le dossier prend automatiquement le statut Accepté. 25  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 3. Accepter ou rejeter le dossier 3.1. Accepter le dossier par la compagnie défenderesse Suite à l'acceptation du dossier, la défenderesse doit saisir l'information concernant l'existence d'un constat préliminaire. - Case à cocher à propos de l’existence d’un constat préliminaire oui/non : Si la réponse est « Oui » => Saisie de la date du constat préliminaire + chargement du CP Dans le cas de l’existence d’un constat préliminaire, la défenderesse doit saisir l’information à propos de l’existence d’une deuxième expertise : - Case à cocher à propos de la désignation d’une deuxième expertise oui/non : Si la réponse est « Oui » : Saisie du nom de l’expert désigné + saisie de la date de missionnement + chargement de l’ordre de mission ❖ Puis cliquez sur le bouton Valider dans le pop-up 26  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 3. Accepter ou rejeter le dossier 3.1. Accepter le dossier par la compagnie défenderesse La plateforme permet à la compagnie défenderesse d’accepter le dossier sinistre Hors IDA. Pour accomplir cette tâche, accédez aux détails de dossier épinglé dans le de statut Dossier en instance d’acceptation, ajoutez les données liées à la compagnie défenderesse : N° dossier défenderesse, N° de contrat défenderesse et assuré défenderesse Puis cliquez sur le bouton Valider et confirmer dans le pop-up 27  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 3. Accepter ou rejeter le dossier 3.1. Accepter le dossier par la compagnie défenderesse Le dossier passe alors au statut Accepté et une notification est envoyée à la compagnie demanderesse 28  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 3. Accepter ou rejeter le dossier 3.2. Rejeter le dossier par la compagnie défenderesse Pour rejeter un dossier de statut Dossier en instance d’acceptation, cliquez sur le bouton Rejeter en haut de l’écran. La compagnie défenderesse choisi un motif de rejet à partir de la liste qui sera affichée sur la plateforme. Les motifs de rejet possibles sont : Motif n°1 : Véhicule non assuré Motif n°2 : Nullité du contrat Motif n°3 : Résiliation du contrat Motif n°4 : Sinistre prescrit La plateforme donne la possibilité d’insérer des pièces justificatives pour tous les motifs de rejet. 29  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 3. Accepter ou rejeter le dossier 3.2. Rejeter le dossier par la compagnie défenderesse Un popup contenant les motifs de Cliquez ensuite sur le bouton rejet est affiché Valider pour confirmer le rejet. Choisissez le motif pour lequel vous rejetez le dossier. 30  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 3. Accepter ou rejeter le dossier 3.2. Rejeter le dossier par la compagnie défenderesse Le statut du dossier est ensuite modifié et passe à "Rejeté". Les détails du dossier incluent désormais le motif de rejet, les pièces jointes associées, ainsi que les commentaires correspondants. 31  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 4. Accepter ou contester le rejet La compagnie demanderesse reçoit une notification du dossier rejeté qui dispose de 2 jours pour accepter ou contester le rejet. 32  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 4. Accepter ou contester le rejet 4.1. Accepter le rejet par la compagnie demanderesse Pour accepter le rejet, cliquez sur le bouton Accepter le rejet en haut de l’écran. Un pop-up pour l'acceptation du rejet apparaîtra. Veuillez confirmer l’acceptation de rejet en cliquant sur Accepter. 33  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 4. Accepter ou contester le rejet 4.1. Accepter le rejet par la compagnie demanderesse Après l’acceptation du rejet, le statut du dossier passe à Clôturé. 34  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 4. Accepter ou contester le rejet 4.2. Contester le rejet par la compagnie demanderesse La compagnie demanderesse peut contester le rejet d’un dossier dans un délai de deux jours. Pour contester, cliquez sur le bouton Contester le rejet. Un popup de contestation est affiché contenant le motif de contestation selon le motif de rejet initial. Vous pouvez insérer une pièce justificative et écrire un commentaire pour fonder la contestation. Pour confirmer, cliquer sur le bouton Valider dans le popup. * Dans le cas où le motif de rejet de la part de la compagnie défenderesse est le motif n°4, l’insertion d’une pièce justificative (lettre d’arrêt de prescription ou PV), par la compagnie demanderesse est obligatoire. 35  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 4. Accepter ou contester le rejet 4.2. Contester le rejet par la compagnie demanderesse Le statut du dossier passe à Rejet contesté et la compagnie défenderesse est notifiée de la contestation de rejet.. 36  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 5. Accepter ou refuser la contestation 5.1. Accepter la contestation par la compagnie défenderesse La Compagnie défenderesse peut accepter la contestation au bout de 2 jours. Pour accepter, cliquez sur le bouton accepter la contestation après rejet et confirmer dans le popup en cliquant sur Accepter. 1 2 37  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 5. Accepter ou refuser la contestation 5.1. Accepter la contestation par la compagnie défenderesse Le statut du dossier passe alors à contestation acceptée et la compagnie demanderesse est notifiée de l’acceptation. 38  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 5. Accepter ou refuser la contestation 5.2. Refuser la contestation par la compagnie défenderesse La Compagnie défenderesse peut refuser la contestation au bout de 2 jours. Pour refuser, cliquez sur le bouton Refuser la contestation après rejet. Un popup de refus de contestation est affiché contenant le motif de refus selon le motif de rejet initial. Vous pouvez insérer une pièce justificative et écrire un commentaire pour fonder le refus. Pour confirmer, cliquer sur le bouton Valider dans le popup. 39  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 5. Accepter ou refuser la contestation 5.2. Refuser la contestation par la compagnie défenderesse Le dossier passe alors au statut Contestation refusée. => Dans ce cas, le dossier sera transféré à la commission de conciliation pour arbitrage. 40  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 6. Charger les éléments de règlement Pour un dossier de statut « Accepté », « Contestation acceptée » ou « Favorable au recours » la compagnie demanderesse doit introduire le montant demandé. 1 2 41  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 6. Charger les éléments de règlement La plateforme donne la possibilité à la compagnie demanderesse de rattacher des pièces jointes et des documents justificatifs du règlementent cliquant sur Charger les éléments de règlement. Un pop-up de chargement est affiché. Les éléments de règlement à insérer sont : La déclaration Les factures de réparation Le montant à régler / montant demandé Le rapport d’expertise (Si le montant des dégâts est < ou = à 500 dinars => L’insertion du rapport d’expertise n’est pas obligatoire.) Autres pièces Le cas de barème : choisir entre le 1er et le 25ème cas Le bénéficiaire : -L’assuré -La compagnie demanderesse => Insertion de la quittance subrogative obligatoire -L’assuré + la compagnie demanderesse => Insertion de la quittance subrogative obligatoire 42  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 6. Charger les éléments de règlement Après l’importation d’un élément de règlement, cliquez sur le bouton Valider pour confirmer le chargement. Après l’importation des éléments de règlement, vous pouvez visualiser ou supprimer le fichier chargé. 43  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 7. Approuver les éléments de règlement Une fois tous les éléments de règlement sont chargés, la compagnie demanderesse procède à la validation des dossiers en cliquant sur le bouton Approuver les éléments de dossier et confirmer dans le popup. 1 2 Après validation, le dossier passe au statut « En attente de confirmation au recours ». 44  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 8. Valider le dossier éligible au recours Suite au chargement des éléments de règlement, la compagnie demanderesse peut valider le dossier en cliquant sur Valider le dossier éligible au recours. 45  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 8. Valider le dossier éligible au recours Le dossier passe alors au statut Soumis pour acceptation au recours. - S’il n’y a ni 2ème expertise ni une contre-expertise => Délai de 30 jours ouvrables - S’il y a une 2ème expertise => Délai 30 jours ouvrables à partir de la date de réception du constat préliminaire - S’il y a une contre-expertise => Délai de 40 jours ouvrables à partir de la date du chargement du dossier 46  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 9. Accepter ou contester les dossiers réglés 9.1. Accepter le dossier réglé par la compagnie défenderesse La plateforme permet à la compagnie défenderesse d’accepter le règlement d'un dossier en cliquant sur le bouton Accepter le dossier dans l’écran détails du dossier puis sur le bouton Valider dans le popup de confirmation. Ainsi, le dossier passe au statut Règlement accepté. 47  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 9. Accepter ou contester les dossiers réglés 9.2. Contester le dossier réglé par la compagnie défenderesse La compagnie défenderesse a la possibilité de contester le règlement d’un dossier de statut Soumis pour acceptation au recours. Cliquez sur le bouton Contester le règlement. Un popup de contestation est affiché. Vous pouvez ainsi choisir le ou les motifs de contestation dans le popup puis confirmer. 48  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 9. Accepter ou contester les dossiers réglés 9.2. Contester le dossier réglé par la compagnie défenderesse La compagnie défenderesse a la possibilité d’insérer des commentaires et des pièces jointes selon les motifs choisis 49  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 9. Accepter ou contester les dossiers réglés 9.2. Contester le dossier réglé par la compagnie défenderesse La compagnie défenderesse doit saisir son avis (obligatoire) et peut insérer une pièce jointe pour appuyer sa contestation. L’écran de contestation de la compagnie défenderesse portant les champs objet de contestation : Responsabilité (case à cocher) si oui => saisir le Cas du Barème et le Taux de responsabilité proposé (Deux champs séparés) Montant demandé par la compagnie : Sans Projection/ Régime sans TVA/ Facture non conforme Contestation Avec Expertise (Case à cocher) oui / non o Si oui : Sélectionner Type Expertise (2ème Expertise/ Contre-Expertise) le rattachement du rapport est obligatoire o Saisir Date Mission 2ème Expertise  S'il y a une deuxième expertise, la compagnie défenderesse a la possibilité de choisir l'un des deux sous-motifs suivants o Avis technique non conforme (case à cocher) o Estimation des dégâts (case à cocher) si oui => saisir le montant déclaré par le 2ème Expert. Cas d’exclusion 50  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 9. Accepter ou contester les dossiers réglés 9.2. Contester le dossier réglé par la compagnie défenderesse Le statut du dossier passe à Recours contesté est les motifs de contestation sont affichés dans les détails du dossier. 51  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 10. Accepter ou refuser la contestation ou demander l’arbitrage 10.1.Accepter la contestation par la compagnie demanderesse La compagnie demanderesse peut accepter la contestation sur le règlement en cliquant sur Accepter la contestation après règlement. La compagnie demanderesse peut accepter la contestation de son dossier de la part de la compagnie défenderesse dans un délai de 5 jours. 52  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 10. Accepter ou refuser la contestation ou demander l’arbitrage 10.1. Accepter la contestation par la compagnie demanderesse Un popup d’acceptation de contestation est affiché contenant le retour à introduire selon le motif de contestation initial. Vous pouvez insérer une pièce justificative et écrire un commentaire pour fonder le retour sur contestation. Pour confirmer, cliquer sur le bouton Valider dans le popup. 53  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 10. Accepter ou refuser la contestation ou demander l’arbitrage 10.1. Accepter la contestation par la compagnie demanderesse Après validation, le statut de dossier passe à Contestation recours accepté. Si la contestation concerne le montant d’indemnisation et la compagnie demanderesse a accepté le nouveau montant proposé par la défenderesse => ce montant sera pris en considération pour le règlement. Suite à ça, la demanderesse insère la quittance de règlement au niveau de la plateforme. Si la contestation concerne la responsabilité du sinistre (l’assuré de la demanderesse est totalement responsable) => Le dossier sera classé « Demande recours retirée » et notification de la compagnie défenderesse 54  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 10. Accepter ou refuser la contestation ou demander l’arbitrage 10.2. Refuser la contestation par la compagnie demanderesse La plateforme permet à la compagnie demanderesse de refuser la contestation en accédant aux détails d’un dossier de statut Recours contesté et en cliquant sur le bouton Refuser la contestation après règlement. Vous devez par la suite confirmer le refus en cliquant sur Accepter dans le popup. 2 1 Le dossier passe alors au statut Contestation recours refusée. Dans ce cas, le dossier sera transféré à la commission de conciliation pour arbitrage 55  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 10. Accepter ou refuser la contestation ou demander l’arbitrage 10.3. Arbitrage La Compagnie demanderesse peut demander soit : Un règlement à l’amiable « Estimation des dégâts » => saisir le nouveau montant demandé Une expertise d’arbitrage si l’objet de Contestation « Estimation des dégâts ou Avis technique non conforme » Pour le cas d’arbitrage la Compagnie demanderesse doit proposer un expert (champ de saisie libre) 56  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 10. Accepter ou refuser la contestation ou demander l’arbitrage 10.3. Arbitrage Pour choisir l’arbitrage, cliquer sur le bouton Arbitrer puis choisir le type d’arbitrage dans le popup. 2 1 Le statut de dossier passe par la suite à En attente d’arbitrage et la compagnie défenderesse peut accepter ou refuser l’arbitrage. 57  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 10. Accepter ou refuser la contestation ou demander l’arbitrage 10.3. Arbitrage Dans le cas d’acceptation du règlement à l’amiable ou bien acceptation de l’expertise d’arbitrage => Le statut « Arbitrage accepté » sera attribué au dossier et la demanderesse doit ajouter sur la plateforme la quittance de règlement Dans le cas de refus de l’arbitrage => Le statut « Arbitrage refusé » sera attribué au dossier et le dossier sera transféré à la commission de conciliation 58  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 11. Ajouter preuve de règlement La compagnie demanderesse doit ajouter sur la plateforme, la quittance de règlement signée par son assuré, relative à chaque dossier dont le recours a été accepté par la compagnie défenderesse ou suite à la décision de la commission de conciliation. 59  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 12. Générer l’état de recours Suite à l’acceptation des dossiers réglés par la compagnie défenderesse, un état récapitulatif sera généré sur la plateforme. Cet état sera alimenté d’une façon systématique par chaque dossier «En instance de compensation » 60  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA 13. L’état des dossiers sans suite Chaque dossier annulé, clôturé ou traité en dehors de la plateforme est généré dans un état de dossier sans suite. 61  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA Les statuts attribués à un dossier Hors IDA : Statut Elément déclencheur Action suivante « Doublon » Suite au contrôle de redondance basé sur les critères Le gestionnaire doit vérifier s’il s’agit d’un dossier doublon d’unicité, le dossier sera identifié un doublon ou d’un dossier unique « Incomplet Suite au contrôle de complétude, le dossier sera La compagnie demanderesse complète le dossier en » considéré incomplet si la pièce jointe est non encore supprimant ou insérant la pièce jointe chargée « Complet » Suite au contrôle de complétude, le dossier sera La compagnie demanderesse valide le dossier considéré complet si la pièce jointe est chargée « Annulé » La compagnie demanderesse annule le dossier en Le dossier ne sera plus géré au niveau de la plateforme choisissant un motif d’annulation « Validé » La compagnie demanderesse valide le dossier La plateforme permet à la compagnie défenderesse de chargé lister à tout moment les dossiers validés par la compagnie demanderesse. « Requalifié La compagnie demanderesse choisit un motif qui va La plateforme notifie la compagnie défenderesse » modifier le type du sinistre (IDA / Hors IDA), le dossier sera requalifié avec la même référence sinistre en gardant un historique détaillé des mouvements du dossier dans la plateforme « Rejeté » La compagnie défenderesse rejette le dossier en La compagnie demanderesse peut contester ou accepter choisissant un motif de rejet le dossier 62  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA Les statuts attribués à un dossier Hors IDA : Statut Elément déclencheur Action suivante « Accepté » La compagnie défenderesse accepte le dossier ou Le dossier sera chargé au niveau de l’état des bien s’il y a un dépassement des 5 jours sans rejet dossiers éligibles au recours « Rejet contesté » La compagnie demanderesse conteste le rejet La compagnie défenderesse peut envoyer un retour sur contestation « Clôturé » La compagnie demanderesse accepte le rejet ou bien Le dossier sera clôturé et ne sera pas géré au niveau s’il y a un dépassement des 2 jours sans contestation de la plateforme (Hors plateforme) « Contestation La compagnie défenderesse refuse la contestation Le dossier sera transféré à la commission de refusée » conciliation « Contestation La compagnie défenderesse accepte la contestation Le dossier sera chargé au niveau de l’état des acceptée » du rejet ou bien s’il y a un dépassement des 2 jours dossiers éligibles au recours sans refus « Soumis pour La demanderesse valide les données et les pièces Le dossier sera transféré à la défenderesse pour acceptation » insérées au niveau de la plateforme (suite à la saisie saisir sa position de sa position) 63  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA Les statuts attribués à un dossier Hors IDA : Statut Elément déclencheur Action suivante « En instance de La demanderesse ne valide pas les données et les La demanderesse doit compléter son dossier en ajoutant confirmation au pièces insérées au niveau de la plateforme (suite à et/ou en supprimant les pièces et les données recours » la saisie de sa position) « Recours contesté La compagnie défenderesse conteste le recours La compagnie demanderesse a la possibilité de refuser ou » d’un dossier dans un délai de 1 mois en saisissant d’accepter la contestation son avis et en insérant une pièce jointe « Recours accepté » La compagnie défenderesse accepte le recours ou La compagnie défenderesse charge la quittance de bien s’il y a un dépassement de 1 mois sans règlement contestation « Contestation La compagnie demanderesse refuse la Le dossier sera transféré à la commission de conciliation recours refusée » contestation du recours du dossier dans un délai de 5 jours « Contestation La compagnie demanderesse accepte la Si la contestation concerne le montant d’indemnisation et la recours acceptée » contestation du recours ou bien s’il y a un demanderesse a accepté le nouveau montant => dépassement de 5 jours sans refus défenderesse charge la quittance Si la contestation concerne la responsabilité => le dossier sera classé « sans suite » 64  Formation processus Hors IDA Gestion des recours Hors IDA Les statuts attribués à un dossier Hors IDA : Statut Elément déclencheur Action suivante « En attente d’arbitrage » La compagnie demanderesse demande un La compagnie défenderesse peut soit accepter arbitrage soit un règlement à l’amiable soit ou refuser l’arbitrage désignation d’un expert « Arbitrage accepté » La compagnie défenderesse accepte l’arbitrage La compagnie défenderesse doit insérer la quittance de règlement « Arbitrage refusé » La compagnie défenderesse refuse l’arbitrage Le dossier sera transféré à la commission de conciliation « Réglé » La compagnie demanderesse insère la preuve de Le dossier sera alimenté au niveau de l’état de règlement recours 65 1 RUE DU LAC NICARAGUA, 1053 LES BERGES DU LAC TUNIS- TUNISIE Phone : (+ 216) 22 337 180 / (+216) 71 960 666 Fax : (+216) 71 960 666 E-Mail : [email protected] 6 6 www.accompanyconsulting.com