Zagadnienia egzaminacyjne Systemy informacyjne i komunikacyjne w organizacjach PDF

Zagadnienia egzaminacyjne z przedmiotu: Systemy informacyjne i komunikacyjne w organizacjach 1. Znaczenie pojęć: system informacyjny i system informatyczny. a) Wyjaśnij pojęcie system informacyjny. Elementy i funkcje systemów informacyjnych. Pojęcie i rodzaje sys...

Zagadnienia egzaminacyjne z przedmiotu: Systemy informacyjne i komunikacyjne w organizacjach 1. Znaczenie pojęć: system informacyjny i system informatyczny. a) Wyjaśnij pojęcie system informacyjny. Elementy i funkcje systemów informacyjnych. Pojęcie i rodzaje systemów informatycznych. Rola systemu informacyjnego w zarządzaniu. System informacyjny - to zbiór elementów, na który składają się informacje, nadawcy i odbiorcy informacji, kanały informacyjne oraz techniczne środki przesyłania i przetwarzania informacji. Funkcje systemu informacyjnego: przechowywanie danych, dostarczanie informacji, wspomaganie procesów planowania, kontroli i podejmowania decyzji System informatyczny - to wydzielona skomputeryzowana część systemu informacyjnego. Składa się ze sprzętu komputerowego, oprogramowania, bazy danych, urządzeń i środków łączności, ludzi i procedur. Do informatycznych systemów możemy zaliczyć systemy zarządzania przepływem pracy, procesami biznesowymi, wiedzą i treścią Rola systemu informacyjnego w zarządzaniu: Warunkiem funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa jest posiadanie określonych informacji. Są one narzędziem do analizy procesu, stanowią bazę dokonywanych zmian, ich uzasadnienie, jak i fundament oceny, czy przeprowadzone zmiany były skuteczne i efektywne. Informacja tworzy bardzo ważny niematerialny zasób przedsiębiorstwa, potrzebny do osiągania istotnej przewagi konkurencyjnej. Tak jak każdy zasób, powinna podlegać ocenie i analizie osób zarządzających przedsiębiorstwem. Analiza ta powinna być przeprowadzona pod względem przydatności do realizacji celów firmy. Trudno wskazać jeden najlepszy termin informacji. W literaturze można spotkać wiele definicji tego terminu. Według W. Flakiewicza „Informacja jest czynnikiem, który zwiększa naszą wiedzę o otaczającej nas rzeczywistości”. Posiada ona następujące cechy: jest różnorodna, można ją przetwarzać nie niszcząc jej, jest zasobem niewyczerpalnym, przejawia cechę synergii, może być przenoszona i powielana w przestrzeni oraz czasie, jednostkowa informacja przedstawia obiekt jedynie ze względu na jedną jego cechę, ta sama informacja ma inne wartości dla różnych odbiorców (subiektywność ocen), jest obiektywna (niezależna od obserwatora). Powyższe kategorie charakterystyki informacji mogą być używane jako założenie decyzyjne przy wyborze źródeł informacji. Wymienione cechy brane są również pod uwagę podczas projektowania systemu informacyjnego oraz przy ocenie przetwarzanych i otrzymywanych informacji. Na rolę systemu informacyjnego dla prawidłowego zarządzania zwraca uwagę W. Kieżun. Formułuje on tezę, że stopień sprawności komunikacji między częściami organizacji a otoczeniem oraz całością organizacji a otoczeniem 1 jest w bezpośrednim związku przyczynowym ze sprawnością całej organizacji. Dlatego też należy przykładać się do budowania sprawnego systemu informacyjnego. System powinien dostarczać informacje menedżerom na trzech poziomach odpowiedzialności: planowania strategicznego, kontroli operacyjnej, kontroli kierowniczej. Planowanie strategiczne jest formalnym procesem długiego planowania, które ukierunkowane jest na realizację oraz określenie celów organizacji. Jego główną zaletą jest to, iż ułatwia koncentrację zasobów i energii organizacji na najważniejszych zadaniach. Punktem wyjścia przy określaniu planów strategicznych organizacji jest opracowanie wizji ich działania. Planowanie strategiczne jest integralną częścią zarządzania przedsiębiorstwem. W związku z tym, musi brać pod uwagę ograniczenia powodowane przez bariery finansowe, niedostatek informacji, ograniczenia zasobowe, braki kompetencji, działania konkurencji, potencjał strategiczny, przewidywane zmiany w otoczeniu. Kontrola operacyjna to proces monitorowania całego procesu zarządzania i wyciąganie właściwych wniosków. Jest to również proces, który zapewnia sprzężenie zwrotne pomiędzy uzyskanymi wynikami a decyzją. Zakresem kontroli operacyjnej jest analiza efektywności działań marketingowych, podstawowych wielkości kontrolnych w odniesieniu do planu rocznego oraz analiza rentowności działalności marketingowej. Kontrola kierownicza jest to proces, w którym kierownicy zapewniają, by działania były zgodne z ustalonymi celami i zadaniami organizacji. Kontrolowane są również sposoby realizowania zadań. Jest prowadzona przez bezpośredniego przełożonego wobec podwładnych. Przeprowadzana jest w celu motywacyjnym oraz sprawdza prawidłowość wykonywania zadań przez pracowników. System informacyjny sprawia, że odbiorca posiada narzędzie do podejmowania zamierzonego działania. 2. Systemy informacyjne w administracji publicznej. a) Pojęcie i cel tworzenia e-government. Bariery w rozwoju e-administracji. E-government - Wykorzystanie przez jednostki administracyjne sektora publicznego technologii ICT w celu lepszej dostępności oraz wprowadzenia usprawnień w procesie dostarczania usług publicznych Poprawa jakości świadczenie usług publicznych przez administrację państwową za pomocą technologii informatycznych W ujęciu Unii Europejskiej e-government to zintegrowane działanie zmierzające do stworzenia tańszej i skuteczniejszej administracji, co w rezultacie prowadzi do poprawy zarządzania państwem i obniżenia kosztów administracji. Stanowi on element szerszej koncepcji – rozwoju społeczeństwa informacyjnego i gospodarki opartej o wiedzę. Cel tworzenia e-government Usprawnienie działania administracji publicznej – uproszczenie załatwiania spraw urzędowych, oszczędność czasu pracy i środków materialnych Łatwiejszy dostęp do informacji publicznej (24/7) Większa przejrzystość działania instytucji publicznych (e-demokracja) Integracja usług na jednej platformie, wymiana informacji między podmiotami publicznymi Bariery w rozwoju e-administracji: 2  Obawy o bezpieczeństwo danych osobowych. Brak kompetencji cyfrowych obywateli. Problemy z elektronicznym podpisem. Niedostępność niektórych usług w formie cyfrowej. Problemy techniczne i infrastrukturalne. b) Dostęp do informacji publicznej – podstawy prawne i narzędzia. Każda informacja o sprawach publicznych stanowi informację publiczną (art. 1 ustawa z dnia 6 września 2001 o dostępie do informacji publicznej) Obywatel ma prawo do uzyskiwania informacji o działalności organów władzy publicznej oraz osób pełniących funkcje publiczne. Prawo to obejmuje również uzyskiwanie informacji o działalności organów samorządu gospodarczego i zawodowego a także innych osób oraz jednostek organizacyjnych w zakresie, w jakim wykonują one zadania władzy publicznej i gospodarują mieniem komunalnym lub majątkiem Skarbu Państwa (Konstytucja RP art. 61 ust. 1.) Art. 3. u.d.i.p. 1. Prawo do informacji publicznej obejmuje uprawnienia do: 1) uzyskania informacji publicznej, w tym uzyskania informacji przetworzonej w takim zakresie, w jakim jest to szczególnie istotne dla interesu publicznego; 2) wglądu do dokumentów urzędowych; 3) dostępu do posiedzeń kolegialnych organów władzy publicznej pochodzących z powszechnych wyborów. 2. Prawo do informacji publicznej obejmuje uprawnienie do niezwłocznego uzyskania informacji publicznej zawierającej aktualną wiedzę o sprawach publicznych. Narzędzia: Biuletyn Informacji Publicznej (BIP) Rejestry publiczne (CEIDG, KRS, REGON itp.) dzielą się na sądowe, medyczne, administracyjne, ewidencyjne, identyfikacyjne, klasyfikacyjne, pierwotne, wtórne, centralne, lokalne i wewnętrzne Rejestry ochrony zdrowia Rejestr Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą System Rejestrów Państwowych c) Pojęcie identyfikacji i uwierzytelniania obywatela w kontakcie z e-administracją. Środki i metody. Identyfikacja: Proces pozyskania informacji o deklarowanej tożsamości bez uwzględnienia wiarygodności tej informacji (CWA 15264). Sama identyfikacja pozwala na stwierdzenie o którą osobę chodzi, ale nie potwierdza, że użytkownik danej e-usługi jest faktycznie tą osobą, która została zadeklarowana i zidentyfikowana. Do tego potwierdzenia służy właśnie uwierzytelnienie, polegające na dostarczeniu dowodów, że użytkownik jest właśnie tą zidentyfikowaną osobą i nikt inny pod nią się nie podszywa. Proces zautomatyzowanego rozpoznania określonego użytkownika w systemie, możliwy do zrealizowania dzięki zastosowaniu unikalnych nazw (PN I 02000) Uwierzytelnianie: 3 Działanie weryfikowania deklarowanej tożsamości jednostki (PN ISO/IEC 2382). W ostatnich kilkunastu latach nastąpił znaczący rozwój metod identyfikacji i uwierzytelniania użytkowników usług elektronicznych. Pierwszym impulsem było wprowadzenie do obiegu prawnego podpisu elektronicznego jako uniwersalnej metody identyfikacji w świecie cyfrowym. Z czasem nastąpił rozwój innych środków: metod kryptograficznych, od nazw i haseł, tokenów, certyfikatów i profili, kart elektronicznych, po obecnie uwierzytelnianie biometryczne. Każda z tych metod oferuje inny poziom bezpieczeństwa danych i wiarygodności uwierzytelniania. Aby udostępniać usługę identyfikacji elektronicznej na odpowiednim poziomie (niskim, średnim lub wysokim) dostawca musi spełnić szereg warunków technicznych i organizacyjnych określonych w rozporządzeniu Komisji Europejskiej. Najczęściej spotykaną w Europie Zachodniej formą elektronicznej identyfikacji obywatela w kontakcie z e-administracją są inteligentne karty, które znalazły zastosowanie jako nośnik narodowych dokumentów tożsamości, np. elektronicznych dowodów osobistych. Karty elektroniczne umożliwiające identyfikację przy większości usług publicznych oferowanych przez państwo wprowadziły m.in. Austria, Belgia, Włochy, Portugalia, Hiszpania, Niemcy, Francja, ale też Estonia, Finlandia i Szwecja. W niektórych krajach obywatele otrzymują bezpłatny certyfikat software’owy tylko do kontaktów z urzędami, tak jest np. w Słowenii.Często spotykanym rozwiązaniem są specjalne konta (profile) na portalach internetowych administracji publicznej. Obywatel po wizycie w urzędzie otrzymuje identyfikator i hasło do wcześniej założonego konta, pozwalającego korzystać z usług e-administracji (przykład Węgier i Polski). W Polsce mamy następujące narzędzia uwierzytelniania tożsamości: profil zaufany, podpis elektroniczny, podpis kwalifikowany, pieczęć elektroniczna, elektroniczny dowód osobisty, mObywatel. d) Narzędzia e-sadownictwa. Portal Informacyjny - jest narzędziem pozwalającym uprawnionemu lub upoważnionemu podmiotowi na dostęp do informacji o sprawie toczącej się z jego udziałem. Portal Orzeczeń Sądów Powszechnych - W ramach Portalu Orzeczeń odbywa się publikacja treści orzeczeń wraz z uzasadnieniem wydawanych przez sądy powszechne. Orzeczenia dostępne są za darmo oraz bez potrzeby uprzedniej rejestracji użytkownika. Elektroniczne Postępowanie Upominawcze – cywilne postępowanie ▪mające charakter wezwania do zapłaty w sprawach, w których stan faktyczny nie jest skomplikowany i nie wymaga przeprowadzania postępowania dowodowego. Celem jest odciążenie sądów w sprawach drobnych roszczeń finansowych. Protokół elektroniczny rozpraw sądowych - to nagranie obrazu i dźwięku albo samego dźwięku wszystkich czynności, które dzieją się na sali sądowej w czasie trwania rozprawy 3. Systemy Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w administracji publicznej. a) Funkcjonalność systemów EZD. Obieg dokumentacji w urzędzie. system EZD — system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych (Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 I 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych) EZD to klasa systemów służąca elektronicznemu zarządzaniu dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych Podstawowa funkcjonalność EZD: System zapewnia monitoring obiegu dokumentów. W systemie widać wszystkie założone w urzędzie teczki, podteczki i sprawy. System autoryzuje dostęp i kontrolę uprawnień do informacji, w celu ochrony dokumentów przed modyfikacją oraz zapewnienia mechanizmów rejestracji wszystkich podjętych w systemie działań, System EZD dzięki funkcji dekretacji korespondencji na poszczególne komórki organizacyjne i stanowiska pracy oraz możliwości aprobaty przyczynia się do usprawnienia pracy i oszczędności czasu pracy, eliminując noszenie dokumentów od wojewody do referenta i odwrotnie. 4 4. Wymagania funkcjonalne i specyfikacja systemów informacyjnych (pojęcia wymagań i specyfikacji systemów). Wymagania funkcjonalne: Jakie usługi (funkcjonalność) ma oferować system, Jak ma reagować w określonych sytuacjach Dzielimy je na wymagania użytkownika i wymagania systemowe. Pierwsze mają z reguły ogólną postać, drugie szczegółowo definiują funkcje systemu. Przykład: Użytkownik będzie mógł przeszukać zbiór wszystkich danych lub wybrany podzbiór. System dostarczy narzędzi do przeglądania dokumentów z magazynu dokumentów. Wymagania niefunkcjonalne (A MOŻE AKURAT ZAPYTA) Opisują kryteria oceny systemów Opisują ograniczenia systemów Przykład: Podczas pracy system nie może zużywać więcej niż 128kB pamięci RAM niezawodność, łatwość użytkowania, czas odpowiedzi, ilość miejsca zajmowanego na dysku Specyfikacja - to dokument, w którym zebrano wszystkie oczekiwania funkcjonalne i niefunkcjonalne stawiane przyszłemu systemowi (np. wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne aplikacji). Specyfikacja podaje ogólny opis systemu, opisuje działanie poszczególnych jego komponentów i zasady ich współpracy Opisuje jak system zostanie zrealizowany Powstaje na podstawie wymagań Jest to dokument techniczny 5. Outsourcing – ogólna charakterystyka zjawiska. a) Pojęcie, rodzaje usług świadczonych w ramach outsourcingu. Outsourcing to specjalistyczna usługa polegająca na przeniesieniu ciężaru prowadzenia własnej firmy na firmę zewnętrzną. Nazwa outsourcing pochodzi z języka angielskiego i jest skrótem od trzech słów: outside- resource-using. Oznacza ona korzystanie z zewnętrznych źródeł. Outsourcing polega na przekazywaniu zadań, funkcji, projektów i procesów do realizacji firmie zewnętrznej. Najbardziej popularne obszary oddawane w outsourcing to: księgowość, finanse i rachunkowość, rekrutacja i szkolenia pracowników, 5  obsługa klienta Hosting systemów informatycznych, zarządzanie dokumentami i korespondencją, Zaopatrzenie Oferta outsourcingu IT to: Kompleksowa obsługa stacji roboczych i urządzeń biurowych; Obsługa oprogramowania użytkowego oraz systemów zarządzania przedsiębiorstwem; Zarządzanie sieciami LAN i WLAN; Administrowanie serwerami; Usługi programistyczne i wdrożeniowe; Prowadzenie projektów i doradztwo w zakresie IT; Zapewnienie ciągłości działania systemów; Gwarancja najwyższego bezpieczeństwa. Rynek outsourcingu biurowego jest dobrze rozwinięty na zachodzie Europy i w USA. W Polsce pierwsze inicjatywy w tym obszarze pojawiły się w 2004 r. w Poznaniu. Zakres usług outsourcingu sekretarsko-biurowego: obsługa biura/sekretariatu, w tym obsługa korespondencji, (pisanie pism do klientów, odbieranie i wysyłanie poczty tradycyjnej), prowadzenie kalendarza, przypominanie o terminach, umawianie spotkań, przepisywanie tekstów, tworzenie ofert, katalogów, rozsyłanie oferty do bazy klientów, poszukiwanie ofert i dostawców, dzienny raport poprzez e-mail, telefon digitalizacja dokumentów biurowych, przechowywanie dokumentacji biurowej, prowadzenie księgowości, wystawianie faktur dla kontrahentów, zarządzanie i kontrola należności (wysyłanie monitów, przypominanie o terminach płatności) wsparcie IT 6. Pojęcia i wyzwania długoterminowej archiwizacji cyfrowej. a) Pojęcie i rodzaje backupu. Kierunki rozwoju nośników przechowywania danych cyfrowych. Pojęcie backupu Backup to kopia bezpieczeństwa danych, która pozwala na ich odzyskanie w przypadku utraty lub uszkodzenia. Backup: Służy do krótkoterminowego odzyskiwania danych po awarii. Archiwizacja: Proces długoterminowego przechowywania danych, które nie wymagają częstej modyfikacji. Rodzaje backupu 1. Kopia pełna: a. Tworzy kompletną kopię wszystkich danych. b. Zajmuje najwięcej miejsca, ale jest najłatwiejsza do odzyskania. 2. Kopia różnicowa: 6  a. Kopiuje dane zmienione od czasu wykonania ostatniej kopii pełnej. b. Umożliwia szybsze odzyskiwanie w porównaniu do backupu przyrostowego. 3. Kopia przyrostowa: a. Kopiuje tylko nowe lub zmodyfikowane dane od ostatniej kopii (pełnej lub przyrostowej). b. Zajmuje najmniej miejsca, ale wymaga odtworzenia wszystkich wcześniejszych kopii. Kierunki rozwoju nośników przechowywania danych cyfrowych Współczesne trendy 1. Zwiększenie pojemności i szybkości: a. Gęstość zapisu na nośnikach magnetycznych stale rośnie. b. Wprowadzenie technologii 3D do zapisu danych. 2. Minimalizacja kosztów i zużycia energii: a. Taśmy magnetyczne oferują niższe koszty przechowywania w porównaniu do dysków twardych. b. Taśmy zużywają 200 razy mniej energii niż tradycyjne dyski. 3. Nowe technologie: a. Szklane dyski: i. Trwałość sięgająca miliardów lat, odporność na wysokie temperatury. ii. Pojemność do 360 TB na jednym nośniku. b. Pamięć DNA: i. Zapis danych w strukturze DNA, zapewniający dużą gęstość i trwałość zapisu. ii. Przechowywanie danych in vitro (np. w zamrożonym stanie). 4. Polimery jako nośniki danych: a. Stabilne chemicznie nośniki o długiej żywotności. b. Główne wyzwanie: opracowanie prostych i nieniszczących metod odczytu. b) Wyzwania długoterminowej archiwizacji cyfrowej. Pojęcie długoterminowej archiwizacji Przechowywanie długoterminowe (long term preservation) – przechowywanie przez cały czas, dopóki istnieje potrzeba korzystania z określonych zasobów cyfrowych Długoterminowa archiwizacja cyfrowa to proces przechowywania danych przez cały okres ich użyteczności, zapewniający: Integralność: Dane nie mogą ulec modyfikacji bez autoryzacji. Autentyczność: Zachowanie oryginalnej zawartości danych. Poufność: Ochrona przed dostępem osób nieuprawnionych. Dostępność: Możliwość odczytu i wykorzystania danych. Problemy związane z długoterminowym przechowywaniem danych 1. Krótka żywotność technologii i formatów: 7  a. Nośniki takie jak CD/DVD mają żywotność około 10–20 lat. b. Konieczność regularnej migracji danych na nowe nośniki. 2. Starzenie się technologii: a. Procesy degradacji nośników i formatów danych (media degradation). b. Brak wsparcia dla przestarzałych technologii. 3. Bezpieczeństwo danych: a. Zagrożenia wynikające z błędów ludzkich, awarii sprzętu czy ataków hakerskich. Metody przeciwdziałania wyzwaniom 1. Migracja i konwersja: a. Regularne przenoszenie danych do nowych formatów i na nowe nośniki. b. Problemy: Możliwość kumulowania błędów przy wielokrotnej konwersji. 2. Emulacja: a. Zachowanie oryginalnego środowiska oprogramowania dla danych. b. Symulowanie funkcji przestarzałych systemów. 3. Replikacja i dyslokacja: a. Tworzenie kopii danych w różnych lokalizacjach geograficznych. b. Replikacja synchroniczna i asynchroniczna. 4. Okresowa kontrola jakości: a. Sprawdzanie integralności danych oraz ich zgodności z zapisanymi metadanymi. 7. Proces digitalizacji (pojęcie i cele digitalizacji, pojęcia techniczne digitalizacji). Pojęcie digitalizacji Digitalizacja to proces przekształcania zasobów analogowych na formę cyfrową, który obejmuje: 1. Przygotowanie materiałów – odpowiednie przygotowanie zasobu analogowego. 2. Skanowanie – stworzenie cyfrowego odwzorowania obiektu. 3. Opis metadanych – dodanie informacji technicznych i opisowych. 4. Udostępnienie cyfrowych kopii – zapewnienie dostępu za pośrednictwem Internetu lub innych kanałów. Szeroka definicja digitalizacji: Obejmuje nie tylko przekształcanie zasobów, ale także działania związane z zarządzaniem danymi, ich archiwizacją, ochroną i wykorzystaniem. Cele digitalizacji Digitalizacja to proces przekształcania zasobów analogowych na formę cyfrową, który obejmuje: 1. Przygotowanie materiałów – odpowiednie przygotowanie zasobu analogowego. 2. Skanowanie – stworzenie cyfrowego odwzorowania obiektu. 3. Opis metadanych – dodanie informacji technicznych i opisowych. 8  4. Udostępnienie cyfrowych kopii – zapewnienie dostępu za pośrednictwem Internetu lub innych kanałów. Pojęcia techniczne digitalizacji a) Rozdzielczość (dpi i ppi) DPI (dots per inch): Liczba punktów na cal, mierzona dla drukarek. PPI (pixels per inch): Piksele na cal, miara dla skanerów. Wyższa rozdzielczość oznacza większą szczegółowość obrazu. Przykład: Skaner o rozdzielczości 600 dpi dzieli 1 cal obrazu na 600 pikseli. b) Głębia bitowa Oznacza liczbę bitów przeznaczonych na zapis koloru każdego piksela. Standardowe wartości: o 24-bitowa głębia umożliwia odwzorowanie 16,7 miliona kolorów. o 30-bitowa lub 36-bitowa głębia zwiększa liczbę możliwych odcieni, co pomaga w precyzyjnej edycji i redukcji szumów. c) Kompresja obrazów cyfrowych Kompresja stratna: Redukuje rozmiar pliku kosztem jakości (np. JPEG). Kompresja bezstratna: Zmniejsza rozmiar pliku bez utraty jakości (np. TIFF). W archiwizacji preferuje się kompresję bezstratną, aby zachować jak najwierniejsze kopie. d) Kopia wzorcowa i użytkowa Kopia wzorcowa: Wysokiej jakości cyfrowa wersja oryginału, przeznaczona do archiwizacji. Kopia użytkowa: Wersja zoptymalizowana pod kątem szybkiego dostępu online. e) Kontrola jakości - pozwala na sprawdzenie, czy wszystko zastało wykonane zgodnie z założeniami – sprawdzamy, czy kopie wzorcowe zostały wytworzone zgodnie z założeniami oraz czy ich powiązanie z metadanymi jest właściwe. 8. Zarządzanie stroną internetową organizacji. a) Co to znaczy zarządzać stroną internetową? Pozycjonowanie strony internetowej. Zarządzanie stroną internetową polega na: 1. Aktualizacji treści: a. Regularne wprowadzanie zmian w treści strony, takich jak nowe artykuły, zdjęcia czy informacje o ofercie. b. Aktualizacja treści jest istotna dla zachowania aktualności i atrakcyjności witryny. 2. Modernizacji strony: a. Utrzymywanie nowoczesnego designu, aby strona nie odbiegała od aktualnych standardów. 9  b. Dodawanie nowych funkcji w miarę rozwoju organizacji i zmieniających się potrzeb klientów. 3. Utrzymaniu zaangażowania użytkowników: a. Strony, na których regularnie pojawiają się nowe treści, są bardziej atrakcyjne dla internautów, co wpływa na ich zaufanie do organizacji. Pozycjonowanie strony internetowej (SEO) Pozycjonowanie (ang. Search Engine Optimization) to proces zwiększania widoczności strony w wynikach wyszukiwarek. Czynniki wpływające na pozycjonowanie: 1. Treści na stronie: a. Wykorzystanie odpowiednich słów kluczowych. b. Regularne dodawanie nowych, unikalnych treści. c. Optymalizacja nagłówków i adresów URL. 2. Funkcjonowanie strony: a. Szybkość ładowania. b. Optymalizacja kodu HTML. c. Responsywność na urządzeniach mobilnych. 3. Popularność strony: a. Liczba i jakość linków prowadzących do witryny. b. Obecność w mediach społecznościowych. Dlaczego SEO jest ważne? Pozycjonowanie zwiększa szanse, że potencjalni klienci odwiedzą stronę organizacji, co przekłada się na większe zaangażowanie i sprzedaż. b) Pojęcie i narzędzia analityki internetowej. Pojęcie analityki internetowej Analityka internetowa to proces gromadzenia, analizy i interpretacji danych o ruchu na stronie internetowej oraz zachowaniu użytkowników. Cele analityki internetowej: Optymalizacja strony w celu poprawy współczynnika konwersji. Zwiększenie widoczności witryny w wyszukiwarkach. Monitorowanie efektywności działań marketingowych. Etapy analizy internetowej: 1. Zbieranie danych: a. Dane o użytkownikach, takie jak liczba odwiedzin, źródła ruchu, czas spędzony na stronie. 2. Analiza danych: 10  a. Wykrywanie trendów, analizowanie zachowań użytkowników, identyfikacja popularnych treści. 3. Wyciąganie wniosków i rekomendacje: a. Propozycje działań optymalizacyjnych, takich jak zmiany w strukturze strony czy w treści. Narzędzia analityki internetowej 1. Google Analytics: a. Monitorowanie ruchu na stronie, analiza źródeł odwiedzin i zachowań użytkowników. b. Generowanie raportów o efektywności kampanii marketingowych. 2. Google Search Console: a. Monitorowanie statystyk kliknięć i pozycji strony w wynikach wyszukiwania. b. Analiza skuteczności fraz kluczowych. 3. Google Trends a. Narzędzie pozwalające sprawdzić względną liczbę wyszukiwań określonych fraz kluczowych w czasie, czyli w skrócie: analizować ich trendy. Przykładowe dane zbierane przez Google Analytics: Źródła ruchu: Wyszukiwarki, media społecznościowe, linki z innych stron. Geolokalizacja użytkowników: Państwo, miasto. Zachowania na stronie: Czas trwania wizyty, liczba odwiedzonych podstron, współczynnik odrzuceń. Znaczenie analityki internetowej: Dzięki analityce internetowej organizacje mogą lepiej zrozumieć potrzeby użytkowników, dostosować treści strony do ich oczekiwań i efektywniej realizować cele biznesowe. 9. Pojęcie i zastosowania sztucznej inteligencji we współczesnych organizacjach. Pojęcie sztucznej inteligencji Sztuczna inteligencja ma dwa podstawowe znaczenia: jest to hipotetyczna inteligencja realizowana w procesie technicznym, a nie naturalnym; jest to nazwa technologii i dziedzina badań naukowych informatyki i kognitywistyki czerpiąca także z osiągnięć psychologii, neurologii, matematyki i filozofii. SI to dziedzina, która integruje osiągnięcia informatyki, kognitywistyki, neurologii, matematyki, psychologii i filozofii. Sztuczna inteligencja – inteligencja wykazywana przez urządzenia sztuczne (w przeciwieństwie do inteligencji naturalnej). W informatyce i kognitywistyce oznacza tworzenie modeli i programów symulujących choć częściowo zachowania inteligentne. 11  Sztuczna inteligencja jest także przedmiotem rozważań filozofii (filozofia sztucznej inteligencji) oraz przedmiotem zainteresowania nauk społecznych. Sztuczna inteligencja to (SI) zdolność maszyn do wykazywania ludzkich umiejętności, takich jak rozumowanie, uczenie się, planowanie i kreatywność. Sztuczna inteligencja umożliwia maszynom uczenie się na podstawie doświadczeń, dostosowywanie się do nowych informacji i wykonywanie zadań podobnych do ludzkich. Sztuczna inteligencja to dziedzina zajmująca się analizą możliwości kreacji sztucznych bytów posiadających cechy inteligentne. Sztuczna inteligencja jest to dział informatyki zajmujący się badaniami nad systemami inteligentnymi, ich modelowaniem, konstrukcją oraz wykorzystaniem do wspomagania i substytucji pracy umysłowej człowieka oraz do głębszego zrozumienia ludzkiego sposobu rozumowania Zastosowanie AI w organizacjach 1. Zarządzanie zasobami ludzkimi (HR) Ocena wydajności: Systemy AI pomagają oceniać efektywność i zaangażowanie pracowników. Rekrutacja: Wykorzystanie algorytmów do przeszukiwania portali zawodowych (np. LinkedIn) w celu identyfikacji specjalistów. Szkolenia: Personalizacja programów szkoleniowych dla wielopokoleniowych zespołów pracowników. 2. Przemysł 4.0 i Industrial AI Optymalizacja produkcji: Algorytmy analizują dane z maszyn w czasie rzeczywistym, wskazując obszary do ulepszenia. Predykcja awarii: SI monitoruje stan maszyn, umożliwiając konserwację zapobiegawczą. Automatyczna kontrola jakości: Systemy rozpoznające defekty produktów na podstawie zdjęć. 3. Rozpoznawanie wzorców i eksploracja danych Rozpoznawanie obrazów: Automatyczna analiza zdjęć (np. zdjęcia satelitarne lub identyfikacja osób na podstawie twarzy). Rozpoznawanie mowy i tekstu (OCR): Przekształcanie dokumentów papierowych w formaty cyfrowe. 4. Rozwiązania Big Data Eksploracja danych: Pozyskiwanie nowych informacji poprzez analizę dużych zbiorów danych (np. prognozy rynkowe, optymalizacja logistyczna). Tworzenie wartości dodanej: Big Data wspiera decyzje biznesowe w zakresie marketingu, sprzedaży czy zarządzania produkcją. 12 5. Obsługa klienta Chatboty: Automatyzacja komunikacji z klientami, np. odpowiadanie na pytania lub obsługa zamówień. Personalizacja ofert: Analiza danych o preferencjach klientów pozwala dostosować produkty i usługi. 6. Finanse i zarządzanie ryzykiem Wykrywanie oszustw: Analiza transakcji finansowych w celu identyfikacji podejrzanych działań. Automatyczne doradztwo: Systemy wspierające inwestycje i zarządzanie finansami. 7. Automatyzacja administracji i zarządzania dokumentami Anonimizacja danych: Systemy SI automatycznie usuwają dane wrażliwe z dokumentów. Dekretacja dokumentów: Automatyczne przydzielanie dokumentów do odpowiednich działów na podstawie ich treści. Przykłady zastosowań AI: Chatboty - Wirtualni asystenci pomagają w obsłudze klientów, odpowiadają na pytania i uczą się z interakcji, by poprawiać swoje odpowiedzi. Systemy eksperckie - Rozwiązywanie skomplikowanych problemów dzięki wykorzystaniu baz wiedzy i algorytmów wnioskowania. Przemysłowa AI - Automatyczne wykrywanie uszkodzeń w produktach oraz analizowanie anomalii na nagraniach z kamer przemysłowych. Systemy zarządzania domem - Inteligentne termostaty i systemy oświetlenia umożliwiają zdalne zarządzanie oraz oszczędność energii. Big Data w działaniach marketingowych - Netflix analizuje dane użytkowników, by tworzyć lepiej dopasowane treści, np. serial „House of Cards”. IoT i inteligentne miasta - Czujniki IoT redukują zużycie energii, monitorują ruch uliczny i poprawiają zarządzanie odpadami. 10. Pojęcie organizacji uczącej się. Organizacja ucząca się (ang. Learning organization) – określenie zaproponowane przez Petera Senge w książce "Piąta Dyscyplina" oznaczające organizację zdolną do uczenia się, adaptującą się do zmiennych warunków funkcjonowania. Uczenie się organizacji oznacza proces doskonalenia jej działań dzięki większej wiedzy pracowników i ich głębszemu zrozumieniu zasad i celów funkcjonowania organizacji. Ucząca się organizacja to taka, która wspomaga uczenie się wszystkich jej członków (indywidualne, zespołowe, organizacyjne) i sama ciągle się przekształca. Wspólna wizja – określa główny cel działania, podnosi aspiracje pracowników, angażuje ludzi do działań długofalowych, zmienia stosunek pracowników do organizacji Organizacją uczącą się może być firma, uniwersytet, szkoła, miasto. 13 Globalne marki takie jak Google, Amazon, Pixar, Toyota czy Procter & Gamble to uczące się organizacje. Praca w nich opiera się na ciągłym zdobywaniu wiedzy i innowacjach. Ucząca się organizacja zachęca pracowników do eksperymentowania, a błędy traktowane są w niej jako okazja do nauki. Cechy organizacji uczącej się wg. P. Sange: Myślenie systemowe (widzenie procesów i ich wzajemnych relacji a nie odrębnych zdarzeń) Modele myślowe (założenia, uogólnienia, analizowanie) Wspólna wizja Zespołowe uczenie się Mistrzostwo osobiste 14 11. Dokumentacja pracownicza – pojęcie, typologia, sposób prowadzenia. Dokumentacja pracownicza to akta osobowe pracowników oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Dokumentację pracowniczą ma obowiązek przechowywać i zabezpieczyć pracodawca. Nawet w sytuacji, gdy firma kończy działalność, Twój pracodawca musi zabezpieczyć dokumentację swoich pracowników. Powinien wtedy przekazać ją na dalsze przechowywanie podmiotom posiadającym stosowne uprawnienia. Gdy kończysz pracę u danego pracodawcy, zawsze pamiętaj o odebraniu dokumentów potwierdzających zatrudnienie – świadectwa pracy. Sprawdź poprawność danych. Tylko pracodawca może skorygować ewentualne błędy. Dokumentacja pracownicza to zbiór dokumentów, które mają na celu: dokumentowanie nawiązania, przebiegu oraz rozwiązania stosunku pracy, zapewnienie zgodności z przepisami prawa pracy, ochronę interesów obu stron stosunku pracy (pracodawcy i pracownika). Typologia Dokumentację pracowniczą dzieli się na następujące części: 1. Akta osobowe: a. Część A: Dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie (np. CV, list motywacyjny, kopie świadectw pracy, orzeczenia lekarskie). b. Część B: Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia (np. umowa o pracę, zakres obowiązków, wnioski urlopowe, informacje o wynagrodzeniu). c. Część C: Dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy (np. wypowiedzenie umowy, świadectwo pracy). d. Część D: Dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową lub dyscyplinarną pracownika (jeśli takie sytuacje miały miejsce). e. części E – Zawiera dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu. 2. Ewidencja czasu pracy: a. Harmonogramy, listy obecności, rejestr nadgodzin, zwolnień lekarskich, czy urlopów. 3. Dokumentacja dotycząca wynagrodzeń: a. Dokumenty związane z obliczaniem i wypłatą wynagrodzenia (listy płac, paski wynagrodzeń, umowy o dodatkowe świadczenia). 4. Inna dokumentacja pracownicza: a. Protokoły powypadkowe, b. Szkolenia BHP, c. Deklaracje dotyczące ubezpieczeń społecznych, d. Dokumenty dotyczące delegacji i podróży służbowych. 15  e. karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. Pracodawca prowadzi także m.in. rejestry: podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy. Sposób prowadzenia Okres przechowywania akt Akta osobowe i płacowe, stanowiące podstawę do wystawienia świadectwa pracy i poświadczenia otrzymywanego wynagrodzenia (potrzebne pracownikom m.in. do ustalenia wymiaru emerytury w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych), zaliczane są do dokumentacji niearchiwalnej (kategoria B). Oznacza to, że posiadają ustalony okres przechowywania, po którym zostają zniszczone (brakowane). Po jego upływie ich odnalezienie może być niemożliwe. Dokumentacja osobowa i płacowa jest przechowywana przez: o 50 lat – dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. o 10 lat – dla pracowników nowozatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. (10 lat liczone jest od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia); o 10 lat – dla pracowników zatrudnionych od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. – jeśli pracodawca dopełnił procedury skrócenia okresu przechowywania akt. Odnalezienie dokumentacji zatrudnienia z lat 70. i 80. może być utrudnione, ponieważ obowiązywał wówczas krótszy czas przechowywania dokumentacji płacowej. Zgodnie z obowiązującymi do 1991 r. przepisami, dokumentacja płacowa (listy płac, karty wynagrodzeń), stanowiąca dokumentację podstawową do naliczania emerytury lub renty, mogła zostać wybrakowana (zniszczona) po 12 latach od chwili jej wytworzenia. W przypadku, gdy nie możesz udowodnić czasu zatrudnienia, zalecany jest kontakt z właściwym oddziałem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. ZUS wskaże Ci dowody pośrednie, którymi można potwierdzić zatrudnienie. Dowody pośrednie - umowy o pracę i aneksy umów, wpisy w książeczkowym dowodzie osobistym, legitymacje służbowe czy pisma kierowane przez pracodawcę do pracownika w czasie zatrudnienia na przykład o powołaniu, mianowaniu, zmianie angażu udzieleniu urlopu. Zasady przechowywania Dokumentację pracowniczą z zasady przechowuje i udostępnia pracodawca. Jeśli poszukujesz akt dotyczących zatrudnienia, w pierwszej kolejności sprawdź, czy firma, w której byłeś zatrudniony, nadal istnieje. W przypadku dużych firm, gdy oddział terenowy, w którym byłeś zatrudniony, został zlikwidowany, skontaktuj się z centralą lub siedzibą główną firmy. Kopie dokumentacji uzyskasz bezpłatnie. 16  Pracodawca, który kończy działalność, zazwyczaj przekazuje dokumentację na przechowanie wyspecjalizowanej firmie przechowalniczej. Twój pracodawca mógł również przekazać dokumentację swojemu następcy, który kontynuuje jego działalność (czasem pod inną nazwą) lub jednostce nadrzędnej (zwierzchniej). Informacje w tym zakresie dostępne są w Krajowym Rejestrze Sądowym. Aby znaleźć informację o miejscu przechowywania swojej dokumentacji, skorzystaj z dostępnych wyszukiwarek: Miejsca przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców – prowadzonej przez Archiwum Państwowe w Warszawie; https://ewidencja.warszawa.ap.gov.pl/miejsca.php Bazy zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy – prowadzonej przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych; https://www.zus.pl/swiadczenia/emerytury/baza-zlikwidowanych-lub-przeksztalconych- zakladow-pracy Archiwum Krajowej Rady Spółdzielczej – przechowujące dokumentację niektórych zlikwidowanych spółdzielni. https://krs.org.pl/archiwum 17