SISTEMAS CONTABLES - Teoría PDF

SISTEMAS CONTABLES I. Primera Parte: Usuarios de los sistemas contables de información. Unidad uno: Las organizaciones y el proceso administrativo. Organizaciones Las organizaciones son unidades sociales, (incididas por el contexto), y con NECESIDAD de...

SISTEMAS CONTABLES I. Primera Parte: Usuarios de los sistemas contables de información. Unidad uno: Las organizaciones y el proceso administrativo. Organizaciones Las organizaciones son unidades sociales, (incididas por el contexto), y con NECESIDAD de información. La organización es un sistema ABIERTO al interactuar con el entorno que la rodea. Es una agrupación de múltiples participantes individuales con fines heterogéneos que por algún proceso de negociación aceptan restricciones a sus propias conductas y se abocan a la búsqueda de un objetivo común, que debería resultar de la sumatoria de los objetivos individuales. Para ello desarrollan una actividad y cuentan con recursos. ORGANIZAR es determinar: QUIEN – DONDE y CON QUE desarrollar la actividad. La organización es un sistema de partes VARIABLES e INTERDEPENDIENTES, dentro de un sistema de sociedad más amplio e inclusivo. La organización puede ser: informal o formal. Organización formal: es la organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e integración del personal de acuerdo a algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Cuenta con una estructura y la misma se compone por el organigrama y el manual de funciones. Organización informal: se refiere a la red de relaciones interpersonales, no establecida por la organización formal, sino que se desarrollan espontáneamente, a medida que se asocian entre sí, y que se nutren lazos de amistad y camaradería, o enemistad y competencia. Elementos de las organizaciones: − Participantes: son los agentes o individuos. − Objetivos organizacionales: individuales o grupales. − Metas específicas: para asegurar la acción. − Actividad necesaria para lograr los objetivos: operativa, social, administrativa. − Recursos para desarrollar las actividades: económicos y humanos. 1 Clasificación de las organizaciones: 1. Según el punto de vista jurídico: Visible o ideal. 2. Según la necesidad de su existencia: Posible o necesaria. 3. Según los objetivos: De producción o de consumo. 4. Según la situación jurídica de los titulares: Pública, privada o mixta. 5. Según la extensión y la división interna de la organización: Simple o compleja. 6. Según su capacidad económica: PyMEs o grandes empresas. 7. Según el sector productivo al que se orienten: Sector primario, secundario, terciario, cuaternario y quinario. 8. Según el marco normativo que regula su accionar: De derecho público o de derecho privado. Niveles jerárquicos de las Organizaciones Encontramos que el contexto cambiante fue incrementando los tamaños de las organizaciones. Esto generó la DIVISION DEL TRABAJO. La estructura de un ente es su organización interna, la misma se visualiza en el manual de funciones y en el organigrama. Del mismo, y del manual de funciones, surgirá la asignación de funciones de cada puesto de trabajo y las responsabilidades. Cuando la organización crece como la actividad que desarrolla adquiere volumen, se hace necesario realizar una división del trabajo, es decir asignar a distintas personas tareas y responsabilidades (dotarla de estructura). La división del trabajo se efectúa de dos formas: a) Vertical (Niveles de jerarquía y autoridad) − Nivel político, superior o directivo: máximo nivel, máxima responsabilidad. Aquí se fijan los objetivos y se toman las decisiones a largo plazo. Su tarea es el planeamiento estratégico. Es responsable de la conducción global de la organización fijando políticas y estrategias a largo plazo. Definen el rumbo de la organización y las decisiones son no repetitivas. Ejemplos: Asamblea de accionistas – Directorio Gerencia General – Consultores y asesores. − Nivel intermedio, táctico o administrativo: en este nivel se fijan las responsabilidades y planes en base a la estrategia fijada por el nivel superior. Son el intermediario entre el nivel superior y el nivel inferior. Planean, gestionan o controlan un área específica. Ejemplos: Gerente de sector – Director de área – supervisores – capataces – etc. − Nivel operativo: ejecución de actividad específica, cumple órdenes. Dinámica, base de la organización. Participación activa de operarios y empleados. 2  En sentido físico es la transformación de insumos. En sentido administrativo es la producción de la información. b) Horizontal (En función de actividades) − Agrupamiento funcional: agrupamiento de actividades homogéneas conforme al conocimiento y habilidades requeridas para la tarea: comercialización, producción, finanzas. − Agrupamiento por producto, propósito u objetivo: Productos o servicios altamente diferenciados. NO EXISTE UNA ORGANIZACIÓN MODELO. LAS ALTERNATIVAS NO SON EXCLUYENTES. SE DAN PREMISAS GENERALES. Empresa Diferentes conceptos: − Unidad organizada, compuesta por un grupo humano y recursos materiales, que se constituye para alcanzar determinados objetivos, desarrollando actividades de índole económica. − Es una organización en la cual se coordinan el capital y el trabajo; y que valiéndose del proceso administrativo, produce y comercializa bienes y servicios en un marco de riesgo. − Son organizaciones que se dedican a los negocios, desarrollan actividades económicas a partir de ciertos recursos humanos, financieros, materiales, etc., que se aplican a procesos de producción y/o prestación de servicios, los que a su vez se comercializan con vista a satisfacer las necesidades de los consumidores. Características: − Objetivo básico es obtener ganancias para distribuir entre los propietarios. − Ente autónomo (unipersonal o societaria); es una unidad económica independiente y distinta. − Su actividad es económica: industrial (extractivas, manufactureras, constructoras), agropecuaria, comercial, financiera, de servicios, etc. Clases: − Según el ámbito geográfico: locales, nacionales, multinacionales y globales. − Según su tamaño: grandes, medianas y pequeñas empresas. 3 La empresa como organización es un sistema social, complejo, dinámico, abierto, con múltiples interrelaciones que cambian constantemente e interactúan en el contexto PyME PyMES (Pequeñas y medianas empresas): son empresas de más de 5 empleados y menos de 250. Generan el 60% de los puestos de trabajo. Son pequeñas empresas que deben ser administradas para ser grandes. Las PyMES deberían ser dinámicas y flexibles, pero no todas lo son y esto se debe a una mala administración. Según ley 24476: Pequeña empresa es aquella que reúna las dos condiciones siguientes: a) Su plantel no supere los cuarenta (40) trabajadores. b) Tengan una facturación anual que variara de acuerdo a la actividad (comercial, industrial, de servicios agropecuarios). Características de las PyMES: − Empresario o gerente con escasa especialización en administración. − Estrecha relación entre empresario, proveedores y clientes. − El ciclo de vida de la empresa coincide con el de su fundador/flia. − La dirección es independiente. − Capital de reducida envergadura. Ventajas de las PyMES: − Promueven el desarrollo económico, permiten la redistribución de la renta y resuelve los problemas del desempleo. − Son un verdadero nexo entre los proveedores y los consumidores. Proceso Según el diccionario de la RAE (Real Academia Española) en su vigésima edición: − Ac. 1 – “Acción de ir hacia adelante.” − Ac. 2 – “Transcurso del tiempo.” 4 − Ac. 3 – “Conjunto de fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial.” Conjunto de fases sucesivas, se superponen unas con otras, es un proceso continuo: planea, actúa, controla, sin cortes. Es una secuencia de actividades interrelacionadas que producen un resultado. Todo proceso tiene un sentido de continuidad. El procedimiento administrativo se compone de procesos. El proceso administrativo Administrar una empresa consiste en combinar todos los elementos que la integran para el logro de sus objetivos, un dirigente eficiente y exitoso sabe definir los objetivos y encarar la acción con los recursos que se cuenta. Administrar es un proceso complejo, de muchas facetas, algunas de matiz político, y requieren un acabado conocimiento del contexto. La decisión adoptada tiene sentido si se transforma en acción, y ésta en resultados esperados. Se debe achicar la brecha de tiempo entre la decisión y la acción. La acción es el medio que tiene la organización para incidir en el contexto y obtener los resultados. Para ejercer la conducción creativa necesita información puesta a su disposición en forma, lugar y tiempo apropiados. Datos que son obtenidos en la empresa y recogidos del contexto. El proceso administrativo tiene la cualidad de ser continuo y aplicable a todos los entes. Según Fowler Newton, el proceso administrativo tiene tres fases (o subsistemas): decidir – actuar – controlar. El proceso decisorio La administración es el ejercicio y arte de tomar decisiones en las organizaciones. Toma de decisiones: proceso de elección entre alternativas en orden al llevar a cabo un objetivo o solucionar problemas. La decisión es el combustible que hace mover al proceso administrativo, sin ella no podría haber administración, decide durante todo el proceso y se basa de información útil. La toma de decisiones cuenta con los siguientes elementos: − Agente decisorio: la ética del administrador que condiciona la toma de decisiones. − Llevar a cabo un objetivo. − Preferencias o criterios para la toma de decisiones. − Alternativas: plan para solucionar. 5 − Resultado: efecto logrado por las alternativas. Clases de decisiones: Hay de distintas características, según el nivel de la pirámide organizacional. 1. En función de su importancia: estratégicas o tácticas. 2. En función de su frecuencia: rutinarias o no rutinarias. 3. En función de su estandarización: programadas o no programadas. Contexto de la decisión: − Ambiente de certidumbre: se tiene conocimiento total sobre el problema, las alternativas que se planteen van a causar siempre resultados conocidos e invariables. − Ambiente de riesgo: la información con la que se cuenta es incompleta, se conoce el problema, las posibles soluciones, pero no se conocen con certeza los resultados que puedan arrojar. − Ambiente de incertidumbre: se posee información deficiente para tomar la decisión, no se tiene ningún control sobre la situación. Hay dos clases de incertidumbre: Estructurada: no se sabe que puede pasar entre diferentes alternativas, pero sí que puede ocurrir entre varias posibilidades. No estructurada: no se sabe que puede ocurrir ni las probabilidades para las posibles soluciones. La información como aspecto clave para la toma de decisiones Es muy importante para el proceso administrativo de toda empresa la existencia de un adecuado sistema de información que permita reducir la incertidumbre y minimizar los riesgos. Las organizaciones se vinculan con el contexto que los rodea a través de los sistemas de información. Un sistema de información es el conjunto de procedimientos relacionados entre sí encaminados a proporcionar elementos de juicio necesarios para la correcta toma de decisiones y el logro de los fines organizacionales. El proceso administrativo mide cada una de las áreas de la organización, para lo cual necesita informes que contengan información cuali y cuantitativa que permitan tomar decisiones oportunas y eficaces. La información es un recurso utilizado por todos los integrantes de una organización, pero el grado de detalle con que debe proveerse información a los distintos niveles de la estructura, se incrementa de arriba hacia abajo. Cuanto más alto sea el nivel, más sintética la información. La información eficaz, capaz de cubrir las necesidades del usuario, deberá reunir ciertas características básicas. Confiable, fidedigna, creíble, verificable, con un alto grado de aproximación a la realidad económica del ente, oportuna, suficiente, completa, incluyendo toda la información pertinente y significativa con un nivel de detalle condicionado a las necesidades del usuario, una información suficiente pero inoportuna nunca es efectiva. Además de información interna (informes internos sobre horas de mano de obra trabajadas, ventas diarias, materia prima y productos terminados en depósitos; costos totales de producción, salarios abonados, etc.) se necesita información recogida del contexto (existencia de proveedores alternativos, precios de venta de competidores, etc.) en épocas actuales los volúmenes de información han llegado a volúmenes impensados, la informática se ocupa del tratamiento de la información desde que se genera hasta que llega al usuario. Sistema 6 Un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados de modo tal que producen un resultado superior a la simple agregación de elementos y distinto de ella. Los sistemas son entes complejos que interactúan vinculados por la estructura. La estructura es lo que le da coherencia al sistema, no existe sistema sin estructura. Un sistema es un conjunto de partes interdependientes funcionando como un todo. Un conjunto de elementos que se interrelacionan regular y ordenadamente para la consecución de determinados objetivos. Al estar interrelacionadas las partes, cada parte produce un efecto sobre el comportamiento del conjunto, que afecta a todo el sistema produciendo resultados diferentes a los que se producirían actuando individualmente. Las salidas de un sistema constituyen las entradas de los otros subsistemas. El concepto de sistema es relativo, ya que existe una jerarquía de sistemas en el cual todo el sistema es un subsistema (respecto del sistema mayor del cual ya forma parte), y es a su vez, un meta sistema (respecto a los sistemas que forman parte de él). Por ejemplo: podemos considerar al sistema contable, y dentro de este al subsistema de fondos, o al subsistema contable dentro del sistema de información general. Componentes del sistema: − Elementos varios: son los recursos. − Relaciones entre los elementos. − Objetivos: este es el elemento que los unió como sistema. Hay que tener en cuenta: − Las relaciones entre los sistemas y subsistemas. − Las conexiones entre el sistema y el ambiente (contexto) − Existe siempre en un sistema una jerarquía de subsistemas. Para asegurar el funcionamiento eficiente y distintos grados de análisis de la información. − Cada subsistema encara la identificación y solución de problemas como un todo. Enfoque sistémico. Organización como sistema: está compuesta por elementos (departamentos y secciones) que interactúan entre sí, es decir que realizan actividades relacionadas y necesarias para cumplir con el objetivo organizacional (objetivo común). Es un sistema socio - técnico complejo, abierto, integrado e integrante, generado de sinergias positivas o negativas. Sistemas de información Según Saroka y Collazo: “Un sistema de información es un conjunto de recursos humanos, materiales, financieros, tecnológicos, normativos y metodológicos, organizado para brindar, a quienes operan u a quienes adoptan decisiones en una organización, la información que requieren para desarrollar sus respectivas funciones.” La información es un recurso, luego es administrable, agotable y se puede tornar obsoleta. 7 Los sistemas de información se construyen para atender las necesidades proyectadas de hoy hacia el futuro, siempre existen en forma subyacente y superpuesta con el sistema administrativo. Es SI es un conjunto de partes interrelacionadas entre sí, cuyo objetivo es justamente brindar información. El objetivo de los Sistemas de Información Contables (SIC) es proporcionar información eficiente, a los decididores para medir el desvío en la realización de los objetivos definidos previamente, permitiéndole implementar las medidas correctivas. Cada organización social tiene sus propios objetivos, no puede hablarse de un sistema de información contable único, aunque sería factible establecer una metodología útil para el desarrollo de sistemas de información contable integrados que tiendan a satisfacer las necesidades. Cada grupo dentro de la organización analiza de distinta manera a un mismo conjunto de datos, el patrón de medición depende de sus intereses particulares. El sistema de información contable podría constituir, el sistema de información básico de una organización que permite además de procesar operaciones de rutina, diseñar las salidas que marquen los desvíos, para una buena gestión y planeamiento estratégico. Datos Un dato es una letra, un número, un símbolo, que describen hechos o acontecimientos ocurridos. El dato es la materia prima para la obtención de información. El dato se ubica en la entrada del proceso y la información en la salida. La información puede ser el dato para un nuevo proceso. Los datos no necesariamente son información; la información debe aportar utilidad para reducir la incertidumbre, es imprescindible para el planeamiento y para el control. Información Es el conocimiento previo que fundamenta la razón para optar por una de varias alternativas que se disponen, es el significado o interpretación que se le da a un hecho o dato. Tiene una idea de utilidad y es un conocimiento bajo una forma comunicable. La información sólo será tal solo si le aporta al decididor un conocimiento nuevo y útil para la de toma de decisiones, son los datos que procesados tienen para el usuario un valor real al reducir la incertidumbre en la decisión. DATOS INFORMACIÓN Hecho descripto Significado del hecho y análisis. No siempre son útiles ni se transforman en Debe ser útil. información. Son los datos que para el usuario tienen un valor real al reducir la incertidumbre Dentro del proceso “DECIDIR – ACTUAR – CONTROLAR” la información es: 8 − Elemento imprescindible para el planeamiento: suministra elementos de juicio interno y externo a los órganos encargados de tomar decisiones. Se ubica a la entrada del proceso administrativo y decisorio. − Como producto del proceso de control: es la información referida a las desviaciones respecto a lo programado, que a la vez es utilizada para la toma de decisiones (retroalimentación). − La información solo será tal si le aporta al que decide un conocimiento nuevo y útil. La Contabilidad como sistema de control Contabilidad S/ Enrique Fowler Newton: “Disciplina técnica que a partir de la captación y procesamiento de datos sobre la composición y evolución del patrimonio del ente, los bienes de propiedad de terceros en su poder, y ciertas contingencias, produce información útil para la toma de decisiones de administradores y terceros interesados, y la vigilancia sobre los recursos y obligaciones del ente.” El Sistema de Información Contable brinda el producto final del proceso contable, denominado “información financiera” – a través de informes – con destino a quien tiene la facultad de decidir, para que luego efectúe el análisis, controle por su intermedio y tome decisiones. Básicamente son 3 los fines perseguidos por la contabilidad: 1. Información: brindar información útil y oportuna para la toma de decisiones y el control referido a la situación patrimonial, económica y financiera del ente. 2. Control: los datos contables permiten que los acontecimientos ocurridos sean confrontados con lo planificado; vigilar la evolución de los recursos y erogaciones de una empresa, y posibilitan introducir correcciones oportunas de las desviaciones. 3. Protección legal: permite dar adecuado cumplimiento a las obligaciones impuestas por el Código de Comercio y por las normas impositivas. Las constancias contables, libros, deben complementarse siempre con la documentación respectiva. La aplicación concreta de la contabilidad de las organizaciones constituye lo que llamamos Sistemas Contables, y brinda información sobre: − Información del pasado: permite obtener información clara y completa de lo ocurrido en el pasado con objeto de informar a todas las partes interesadas sobre las operaciones realizadas, y los hechos económicos ocurridos. − Información del presente: permite proporcionar información razonablemente aproximada a la realidad en el momento que se la requiere, referida a bienes, derechos y obligaciones. Con esa información se podrá reducir la incertidumbre en la toma de decisiones. − Información del futuro: debe permitir en base a estadísticas contables anteriores y datos actuales, formular un plan de trabajo futuro. La esencia de la contabilidad es brindar información, y la información es el elemento administrativo indispensable para dirigir una empresa, sin dejar de reconocer la intuición empresarial, la cual con datos concretos se podrá anticipar a los acontecimientos relacionados con su empresa. 9 El SIC brinda el producto final del proceso contable denominado información financiera a través de informes con destino a quien tiene la facultad de decidir para que luego efectúe el análisis, controle por su intermedio y tome decisiones. La informatización en el SIC hace que sea más fácil el acceso a datos (informática), el SIC brinda información financiera, no es ni patrimonial ni económica. Sirve para orientación para decisiones y control. Los datos contables colaboran con la organización, el control compara la actuación real con la prevista y marca los desvíos para corregir la acción y/o bien rever las decisiones y planes. Es un proceso dinámico y continuo. Toda información debe pasar por un sistema de control para ser confiable. Como elemento de control, la contabilidad colaborará con la organización en la ejecución de los dos niveles de control: 1. Control operativo: control continuo que se centra en las decisiones programadas o corrientes y en el planeamiento operativo, permitiendo la introducción de modificaciones. Son situaciones meramente operativas que no involucran a ningún elemento contable. 2. Control de gestión: le corresponde a la decisión superior y al presupuesto, se efectúa a través de la información referida directamente a los resultados obtenidos y su evolución. El control de gestión es aquel que abarca o involucra cualquiera de los elementos del proceso contable (archivos, registros, cuentas, etc.) por ejemplo un inventario, partiendo del mero recuento de mercaderías, involucra cuentas, registros, mayores (en el caso de ajustes). Contexto Conjunto de elementos externos a la organización, que constituyen factores exógenos que influyen sobre el funcionamiento de esta, ya sea de manera directa o indirecta, afectando en los resultados y a todos sus niveles organizacionales. Estos factores son poco controlables y generan oportunidades y amenazas que deben ser enfrentados por la organización para lograr eficacia y eficiencia en sus objetivos. Llamamos contexto a todos las fuerzas y variables que están fuera del control de la organización. Éstas son tan amplias e importantes que deben ser permanentes estudiadas en capítulos o secciones. A estos los denominamos ambientes, que pueden ser generales o específicos. El sistema contable debe estar estructurado de acuerdo a las actividades y a la magnitud del ente. En el análisis del contexto se tendrá en cuenta: − Los empleados con que cuenta la empresa; − La ubicación de la empresa; − La actividad de la empresa; − A quién vende la empresa; − La estructura jurídica. Características del contexto actual y su impacto en el Sistema de Información Es importante conocer esta realidad porque es el marco conceptual de todas las organizaciones: 10 − Gran avance tecnológico en informática y comunicación. − Globalización económica: impone contar con información sobre un contexto más amplio, as empresas están influidas económicamente por el contexto local, regional y mundial. − La tecnología: aplicación sistemática del conocimiento, permite por si solo el desarrollo económico. − Creciente competitividad. − Implantación del concepto de calidad total en productos y servicios. − Alto grado de obsolescencia de la ciencia y la tecnología. − Nuevas figuras negociables: alianzas estratégicas entre las empresas. − Nuevas formas de organizar el trabajo: tercerización. − Satisfacción al cliente como objetivo primordial. − Necesidad de conocimiento y capacitación continua. − Cambios de todo tipo: jurídico, político, económico. − Los negocios son cada vez más complejos. El control no puede desprenderse del contexto. Ver a la empresa en el contexto donde desarrolla sus actividades. El control NO SIEMPRE ES CONTABLE. 11 II. Segunda Parte: Organización del sistema contable y sus elementos. Unidad dos: El Sistema de Información Contable. Enfoque sistémico Partiendo de los conceptos de Sistema y Enfoque (Enfocar), necesitamos integrarlos de manera tal que logremos una abstracción conceptual suficiente para representar una parte de la realidad, así lo hacen otras ciencias como la Economía, la Astronomía, la Biología, etc. La abstracción la vamos a realizar a través desde el Sistema de Información Contable (SIC) para informar sobre el ente al cual brinda sus servicios y producto final, esto último será la información útil para la toma de decisiones y el control. Una vez que tenemos mínimamente estos elementos podemos decir, que estamos en presencia del Enfoque Sistémico Contable cuando la disciplina contable realiza una abstracción de la realidad con el objeto de visualizar un ente, cualquiera sea su forma jurídica, dimensión y el carácter de su actividad, como si fuera un sistema teniendo como objetivo trascendental informar de él sobre su situación económica, patrimonial y financiera. De esta forma la disciplina contable a través de lo que se denomina el sistema contable lograr su principal objetivo, generar información útil para la toma de decisiones y el control. La realidad de la que hablamos está dada por la organización en sí misma, a la cual presta sus servicios el SIC, independientemente de la estructura orgánica que tenga, volumen de operaciones, fin que persiga como unidad organizativa, lleve a cabo cualquier tipo de actividad. Esta realidad no es otra cosa que el ente, conjunto de bienes, derechos y obligaciones pertenecientes a una persona individual o moral. La contabilidad con un enfoque sistémico: implica considerarla un conjunto de elementos que se combinan en forma interdependiente e interrelacionada, para alcanzar el objetivo fundamental de obtener información financiera, útil para la toma de decisiones y el control. Enfoque sistémico contable: proceso de abstracción que utiliza la disciplina contable para ver a una organización como un sistema e informar de ella su situación económica, financiera y patrimonial. Teoría contable La teoría contable es el conjunto de principios, reglas, criterios, postulados, normas y técnicas que rigen la contabilidad. El objetivo de la teoría contable es producir información patrimonial y financiera para la toma de decisiones. Sistema contable 1 Un sistema contable es un mecanismo formal para reunir, organizar y comunicar información financiera sobre las actividades de una organización. El objetivo es permitir el desarrollo del Proceso Contable. Factores que afectan a la estructura: − Necesidad de información contable. − Recursos disponibles para la operación del sistema. − El contexto económico donde va a operar la organización. La contabilidad se relaciona con todas las funciones operativas. Departamento, función y subsistema Teniendo en cuenta como premisa que cuando hablamos del SIC nos referimos a una especie de sistema de información, podemos claramente pensar que el Input y el output es siempre información. Si el SIC es proveedor y cliente de información, también se comportan de la misma manera sus sistemas menores, denominados para la contabilidad: subsistemas contables. Los subsistemas contables son los sistemas menores que utiliza el enfoque sistémico contable para representar la organización. Cuando hablamos de aquí de la organización, lo hacemos en sentido genérico, por ende es inclusivo de los conceptos de empresa o ente sin fin de lucro, que consume el producto final de la contabilidad que son sus informes. Si decimos del SIC, cliente y proveedor de información, su materia prima (dato) y su producto final (información) fluyen a lo largo y ancho de sus elementos y sistemas menores. Y dentro del enfoque sistémico contable, la diferencia sustancial entre dato e información estará dado por su ubicación en los subsistemas, si se encuentra en la entrada de un sistema menor será dato y si se encuentra en la salida será información, y así sucesivamente y repetidamente mientras dure el proceso de información hasta su producto final. La información contable será producto en la medida que el SIC entrega “informes contables” a sus usuarios - así denominado por casi la totalidad de la doctrina a los destinatarios de los informes contables -, aunque usuario se denomina a los receptores de los servicios. Estaríamos en presencia de un servicio que se materializa a través de un producto final denominado Informe Contable. Los subsistemas contables representan las funciones, operativas o administrativas, de cualquier organización visualizando a partir de ellos e informando de las variaciones patrimoniales que se producen. Por ejemplo: toda adquisición de materia prima provoca una variación patrimonial, la función compras está representada en el SIC por el subsistema de compras, por ello, este subsistema informa al subsistema de Contabilidad General dicha transacción, ¿Cuáles pueden ser los canales de información? En un medio manual, podrá integrarse por medio de lo que se conoce con el nombre de Minuta Contable, pero si el medio es un soft bien podría integrarse automáticamente, integración significa recibir – enviar información de un subsistema a otro. Dentro del SIC fluye información contable, básicamente podría afirmarse que el centro de atracción o aglutinador es el subsistema de Contabilidad General, en él se concentra la información para ser procesada y lograr el producto final, los informes contables. 2 Una vez que se entienda conceptualmente lo que es un “subsistema contable”, debemos diferenciar a los mismos de la estructura organizativa. Sabemos que las funciones operativas básicas (comprar-pagar-vender-cobrar) se presentan independientemente de la dimensión del ente, lo vamos a encontrar tanto en un kiosco vecinal como en una compañía multinacional que cotiza en la bolsa de Wall Street. Por ello, podemos afirmar que la estructura organizativa sí depende de la dimensión del ente, difícilmente un kiosco este organizado con una gerencia general, gerentes operativos, de producción, de cobranzas, etc., cuestión muy probable en una gran empresa. De esta manera la separación en subsistemas contables no siempre será acompañado en paralelo por la estructura organizativa, que queremos decir con esto, que el “subsistema contable de compras” frecuentemente no estará acompañado por un departamento de compras o gerencia de compras y aunque así fuera, ese departamento o gerencia lleva a cabo la función operativa, no una función contable, la misma siempre debe ser llevada en el departamento o gerencia de contabilidad y ésta última está representada en el SIC con el nombre de “Subsistema de Contabilidad General”. De allí podemos afirmar las diferencias conceptuales que existen entre la función operativa, los subsistemas contables y la estructura organizativa. Función operativa: corresponde a las tareas básicas de cualquier organización, comprar – pagar – vender – cobrar y el resto de las funciones que se desprenden de ellas. Con esto queremos decir que las funciones operativas que se desarrollan en el ente sirven para la prosecución de sus fines y existen independientemente de la dimensión de la organización. Las funciones SIEMPRE existen, el subsistema depende de la existencia de una función. Subsistema contable: representación de las funciones operativas por parte del Sistema de Información Contable, donde fluye información contable, a partir de una exteriorización de variación patrimonial o información cualitativa de interés. Es decir que a partir del concepto de sistemas visualizamos al ente y sus funciones como si fuera un sistema, con partes, actividades y con un fin determinado, que no es otra cosa que generar información útil para la toma de decisiones y el control. Estructura organizativa (organigrama): forma en la que se organiza la pirámide de decisiones y actividades de un ente. Forma parte de temas de estudio de la ciencia de la administración y básicamente esta estructura organizativa depende de la dimensión del ente. Es decir que se relaciona con la distribución de funciones y autoridades, cuestiones ajenas al SIC que por lo mismo solo deciden sobre todo ello los directivos de la organización. En la realidad no siempre existe una estructura organizativa formalizada (organigrama de misiones y funciones), muchas veces podemos encontrar informalidad en la asignación de autoridades y tareas a desarrollar y retornamos a lo mismo, depende de las dimensiones de la organización. Vinculación entre Subsistemas Contables Los subsistemas contables se vinculan con información contable. 3 La vinculación puede llevarse a cabo por un medio físico, como puede ser una minuta contable, un comprobante tradicional o bien por un medio no físico, se da esto en el caso de la integración automática por medio de un soft. La vinculación puede tener una doble vía: 1. Vinculación interna del SIC: se presenta básicamente con el fluir de información entre los subsistemas contables y el subsistema de contabilidad general. Como el subsistema que concentra el flujo de información es el subsistema de Contabilidad General, la información contable va desde los diferentes subsistemas contables a su centro de reunión, por ello la vinculación contable tiende a una sola dirección, y es hacia el subsistema de Contabilidad General en todos los casos, ahí este subsistema concentra, procesa y emite información útil para la toma de decisiones y el control a través de los diferentes informes que puede generar. Ahora bien, como el SIC es un sistema menor del Sistema de Información General del ente, participa siempre en los informes que llegan a las manos de quien tiene la facultad de decidir en el ente. 2. Vinculación externa del SIC: en este tipo de vinculación también estamos hablando de flujo de información, en este caso, el SIC sale a obtener información del contexto, un ejemplo típico se da cuando el SIC obtiene los índices de las variaciones de precios que utiliza para aplicar el mecanismo de “Ajustes por inflación.” En síntesis, la vinculación contable es todo flujo de información contable que circula entre los subsistemas y el Sistema de Contabilidad General. Ejemplos: Subsistema de Compras – Proveedores y subsistema de Contabilidad General: La información que va a fluir del subsistema de compras – proveedores será también sobre la compraventa mercantil, pero ahora desde el punto de vista del comprador, interviniendo la documentación tradicional factura, remito, nota de pedido, cotización, luego vendrá la financiación por cuenta corriente del proveedor. Elemento portador de información: factura (u otro comprobante que haga las veces) y remito. Comprobante registrable: factura o minuta contable si correspondiere. OUT – PUT: desde el subsistema de compras – proveedores, informa la operación de compraventa mercantil. IN – PUT: recibe subsistema de contabilidad general, la información necesaria para el reconocimiento contable de esa transacción. Reconocer el costo no consumido de la compra, determinar los impuestos que correspondan y contemplar el movimiento en la cuenta de proveedores que refleja la cuenta corriente mercantil. El proceso contable Podemos definir al proceso contable como un proceso continuo, que toma del contexto y de la empresa datos dispersos, para transformarlos en información útil para la toma de decisiones y el control, expresada en moneda de curso legal. Luego el sistema capta y procesa valuaciones de partidas. Actualmente también suele suministrar datos en unidades físicas, u otras medidas además de la 4 información monetaria para quienes gestionan al ente, sus propietarios y terceros que están relacionados con el mismo o potencialmente podrían relacionarse en el futuro. Se trata de enfocar a la contabilidad como un proceso que a partir de la recolección de datos referidos a los elementos sobre los que debe informar, los convierte en informes contables. Concepto amplio: es el conjunto de fases a través de las cuales el sistema contable obtiene y comprueba información básicamente de índole financiera. Concepto restringido: primero debe contar con un SIC organizado como requisito previo y condicionante al logro de sus fines. Todo sistema de información tiene entradas y salidas. − Las entradas son los datos captados con motivo de transacciones y hechos sobre el patrimonio. − Las salidas son informes para: La toma de decisiones. La vigilancia sobre los recursos y obligaciones del ente. El cumplimiento de ciertas obligaciones legales. La transformación de datos de entrada en informes contables implica la ejecución de las siguientes tareas: − La captación de datos que podrían poner en evidencia hechos que la contabilidad debe registrar. − Procesamiento de los datos. − Producción de informes previstos por el sistema contable. 1. La captación de datos La contabilidad debe registrar efectos de hechos que se producen debido a: − Operaciones con terceros (compras, ventas, pagos, cobros) − Hechos internos (transformación de bienes, estimaciones) − Hechos del contexto (variaciones del mercado, política económica, tributaria, previsional). Consecuentemente, el sistema contable debe estar organizado de tal modo que a él lleguen datos verificables y completos sobre todos los hechos susceptibles de contabilización. Documentación respaldatoria Debido a los tipos de información que la contabilidad procesa, la preparación manual de asientos puede realizarse a partir de la lectura de: − Formularios que el ente emite o recibe con motivo de: a) Transacciones con terceros b) Operaciones internas − Documentos importantes (actas de asamblea y de directorio, escrituras, contratos, etc.) − Informaciones confiables sobre hechos del contexto (cotizaciones de bienes fungibles, costos de reposición de materias primas o mercaderías de reventa, ajuste de inflación, etc.) − Salidas de otros sistemas computarizados o manuales (facturación, calculo de depreciaciones y otros devengamiento, control de producción, etc.) Estos elementos constituyen la documentación respaldatoria de los asientos, cuya obtención y conservación interesa tanto por su carácter de input del sistema contable como porque: − Es necesaria para que los auditores de los estados contables y los organismos de fiscalización interna del ente puedan realizar su trabajo; − Suele ser requerida por la legislación, incluyendo la impositiva y la previsional; 5 − Puede ser útil como elemento de prueba en casos de controversias. 2. Procesamiento de los datos Esta segunda etapa posee sub-etapas: A. Control y examen de los datos captados. B. Registración. A. Control y examen de los datos captados Recogidos los datos por medio de los comprobantes, es necesario su procesamiento, ejecutándose a través de varias fases consecutivas. Pero antes se deben practicar los controles de entradas pertinentes, es decir, se controla que no falte ningún dato necesario, que todos los datos sean correctos y que no hayan sido contabilizados anteriormente. Una vez finalizado el control se procede a clasificar los datos, estos mismos, recogidos del contexto o dentro de la empresa, deben adoptar un criterio de sistematización, cuya finalidad es identificar y agrupar los datos en conjuntos homogéneos, y ordenarlos, teniendo en cuenta la manera en que la organización tiene prevista su recuperación (generalmente para consulta). La clasificación y agrupación de los comprobantes deberá estructurarse teniendo en cuenta el sistema de procesamiento contable, y también las necesidades de la organización. El “elemento humano” es imprescindible en esta etapa, ya que debe captar y analizar todo los datos de cada comprobante, para determinar si produce o no una variación en el patrimonio de la empresa. B. Registración de los efectos de los hechos y operaciones En esta etapa los elementos materiales del sistema de mayor relevancia son: − Cuentas. − Registros. − Medios de registración. Los datos con efecto patrimonial objetivamente medibles, son volcados en registros cronológicos (libros diarios y subdiarios) y sistemáticos (mayores y submayores). Los registros contables son, al igual que los comprobantes, elementos integrantes del proceso contable. 3. Salida de información (Producción de informes). En esta etapa los elementos materiales del sistema de mayor relevancia son: − Prebalance. − Informes de gestión. − Estados Contables. En esta última etapa se prepara y ordena la información contable procesada. Se obtiene la correcta apropiación de elementos patrimoniales, según la pauta de devengamientos y se realizan los respectivos ajustes. Por último se realiza la exposición de la información contable (Estados Contables). Elementos del Proceso Contable Con un enfoque sistémico en el sistema contable encontraremos: Elementos Actividad Objetivos Interrelaciones 6 − Elemento humano: es el elemento que desarrolla la acción, lo constituyen las personas que realizan las diferentes tareas o funciones y se encuentran presentes en todas las etapas del proceso, con diferente importancia relativa y capacidades relativas. − Elementos materiales: son los soportes de la información. Cuentas: plan y manual de cuentas. Registros contables: principales y auxiliares. Comprobantes y formularios. Borradores de asientos. Sistemas de registración: directo o indirecto. Medios de registración: manuales o electrónicos. Normas contables. − Elementos de control: son los que aseguran que el sistema ha captado los datos necesarios (control de entrada). Que el procesamiento de los comprobantes ha sido correcto (control de procesamiento) y que los saldos periódicos son correctos (control de salidas y consistencia de saldos). Sistematización Introducción El contar con fuentes de información confiables, veraces y oportunas que ofrezcan un criterio para la toma de decisiones acertadas en beneficio de la empresa es el sueño de todo auditor, en este trabajo se expone lo que son los sistemas de información contable. Hoy día es indispensable la sistematización en áreas administrativas como contabilidad y finanzas, mercadotecnia, recursos humanos, etcétera. Esto con la finalidad de entender la relevancia de las herramientas disponibles. En la sociedad de la información debido a los grandes avances tecnológicos en las telecomunicaciones y más aún en la rama de la informática donde la velocidad y la conectividad juegan un papel de vital importancia en las organizaciones que sin exclusión alguna operan transmitiendo y recibiendo información día con día. Concepto Es la fase inicial del proceso general del proceso contable (en sentido amplio), en la cual se organizan los elementos de la contabilidad para que ésta alcance su objetivo. La sistematización implica el establecimiento de un sistema de información financiera, para lo cual es necesario seleccionarlo, diseñarlo e instalarlo. Etapas de la sistematización contable: 1. Selección: Seleccionar el sistema de información financiera; Un sistema está integrado por un conjunto de elementos, procedimientos y métodos específicos. Para seleccionar con un grado razonable de adecuación el sistema de información contable, resulta necesario tener en cuenta: 7 − Conocimiento de la entidad económica: investigar su actividad: marco legal, ejercicio contable, políticas de operación, recursos con los que cuenta, organigrama. − Elección del procedimiento para procesar los datos: se debe ponderar, la magnitud de la unidad económica, volumen de operaciones, necesidad de información, costo de las maquinas y posibilidades de mantener personal idóneo. − Elección del sistema de registración. − Elección del método de costeo. 2. Diseño: Diseñar el sistema. Seleccionado el sistema, conforme a lo antes indicado, se pasa al diseño del sistema y se tendrán en cuenta especialmente los siguientes elementos: − Cuentas y plan de cuentas: lista clasificada de los conceptos que integran el activo, pasivo, capital, ingresos y egresos de una entidad económica. − Documentación fuente: instrumento físico de carácter administrativo que capta, comprueba, justifica y controla transacciones financieras efectuadas por la entidad económica aportando los datos para su procesamiento. − Registros contables. − Diagrama de flujos de documentos: tránsito que estos siguen desde su lugar de origen hasta su arribo a las diferentes divisiones de la organización. − Guía de procesamientos / Políticas contables: instructivo que señala el procedimiento para registrar una operación desde su origen. Complemento del plan de cuentas. − Sistemas de archivo: si se va a contar con una base de datos común, o cada subsistema va a tener su propio archivo: pero además los datos van a estar en el sistema de contabilidad general. − Lineamientos a atender para la preparación de informes: previsión de la información financiera principal y adicional que requieren los decisores. 3. Instalación Instalar los diferentes elementos para el SIC, significa poner en actividad los elementos seleccionados y diseñados con anterioridad, teniendo en cuenta las pautas fijadas. Una vez que los diferentes elementos se encuentran en condiciones de trabajar para el objetivo del SIC estamos con posibilidad de poner en marcha el proceso contable. Luego surgirán ajustes, nuevas necesidades de información, nuevos negocios o transacciones que genere el ente, detección de errores y necesidad de solucionar, puntos de control, etc. Sistema Contable El sistema contable es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras. 8 Un sistema de contabilidad no es más que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre. Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura y configuración cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar tan íntimamente ligada que integre de tal manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma. El diseño y las capacidades varían de una organización a otra y sus dimensiones y elementos dependen del tamaño de la empresa u organización y de los requerimientos de información. Los factores que afectan a la estructura de una organización son: necesidad de información contable y recursos disponibles para la operación del sistema. Funciones básicas del SIC: − Interpretar y registrar los efectos de las transacciones del negocio. − Clasificar los efectos de transacciones similares de tal forma que permita la determinación de totales y subtotales de utilidad para la gerencia y utilizados por la contabilidad. − Resume y transmite la información contenida en el sistema a quienes toman decisiones. Tareas a cumplir por los Recursos Humanos Tareas operativas Tareas administrativas operativas Tareas − De alta gerencia. − No rutinarias. − No programadas. Tareas contables de decisión − No operativas. Tareas administrativas y − Especiales. Contables Tareas administrativas contables 9  − Rutinarias. Tareas contables de − Programadas. operación − Operativas. − Ordinarias. Tareas administrativas operativas: actividades o trabajos de carácter administrativo que no se encuentran vinculados con algún elemento contable. Tareas contables de decisión: son todas aquellas que deben ser realizadas por quien tiene la facultad de tomar decisiones. En general se requerirá mayor especialización, conocimientos contables en su conjunto, experiencia y conocimiento del ente. Están dentro de las políticas contables generales del ente. Tareas contables de operación: son todas aquellas que no requieren la facultad de decidir para llevarlas a cabo. Pueden requerir un mínimo de conocimiento contable, conocimiento del medio de registración, del soft. Están dentro de las políticas contables particulares del ente. Las capacidades y actitudes dependerán del tipo de tarea asignada, las operativas necesitan menor capacitación y la necesidad crece a medida que la complejidad de las mismas se incrementa. Subsistemas El término subsistema denota primeramente la subdivisión de un sistema. Para el enfoque sistémico contable (ESC), un subsistema es la representación de una parte de la realidad de un ente vista por el ojo del ESC. Los subsistemas pueden partir de diferentes enfoques, el que utiliza la cátedra como punto de partida las actividades básicas: comprar, pagar, vender, cobrar y en su caso producir, los vinculados con ellos recursos humanos y activos fijos, más el aspecto integrador de la información contable. Asi tenemos: − Subsistema de compras y proveedores. − Subsistema de ventas y clientes. − Subsistema de fondos. − Subsistema de Contabilidad General. − Subsistema de producción, etc. Papel del profesional en Ciencias Económicas − Partícipe indispensable en el proceso de sistematización contable. − Responsable de las funciones y tareas contables a ser desarrolladas en cualquier ente. 10 − Capacitado para llevar adelante la teneduría de libros contables. − Habilitado para emitir opinión de los informes externos (Estados contables). − Controlador natural de todo proceso contable de un ente. − Asesor contable, impositivo y financiero de cualquier organización. 11 Unidad tres: Marco Normativo. Las normas Diferentes conceptos: − Son reglas de conductas que nos imponen un determinado modo de obrar o de abstenernos. − Reglas o pautas para poder organizarnos. − Pautas de ordenamiento social que se establecen en una comunidad para organizar el comportamiento, las actitudes y las diferentes formas de actuar de modo de no entorpecer el bien común. En términos generales pueden ser establecidas desde el propio individuo (autónomas) o fijadas independientemente del sujeto que las cumple (heterónomas). Toda norma impone un deber ser, de acuerdo con lo que la sociedad, la profesión, la empresa, ve como deseable. Las normas contables Son reglas para la preparación de información contable. El funcionamiento del sistema de información contable reclama la creación de normas particulares de cada ente, y la existencia de un interés público, justifica la presencia de normas contables legales a ser aplicadas por los emisores de información contable de uso externo. Justificación: su existencia obedece a las necesidades de funcionamiento de los sistemas contables y la necesidad de que los usuarios obtengan información confiable y creíble. El funcionamiento del SIC reclama la creación de normas particulares de cada ente. Y la labor de auditoría contable de la información, hizo necesaria la existencia de normas contables profesionales. La globalización ha generado la creación y aplicación de normas contables internacionales. Bases del SIC 1. Normas Contables de valuación y exposición: datos, oportunidad de los informes, exposición para asegurar la adecuada interpretación, medición o valores que se asignaran a las distintas partidas. 2. Realidad económica contextual y necesidades de información: el sistema de información contable se basa en: a) Normas contables legales: Código de Comercio y Ley de Sociedades Comerciales. b) Normas contables profesionales: las emitidas por los CPCE (Consejos Profesionales de Ciencias Económicas). c) Normas contables propias de cada ente emisor: manuales de procedimientos, emitidas por el Directorio. 1 Fuentes posibles de las Normas Contables 1. Usos, costumbres y procesos derivados del razonamiento lógico, con consenso. 2. Normas dictadas por organismos del Estado, con autoridad para imponerlas. 3. Pronunciamientos de la profesión a través de organismos profesionales con competencia para dictarlas. 4. Dinámica de cambios en los mercados, que demandan información útil y flexible. 5. Experiencia de los usuarios (emisores-receptores) de Estados Contables. 6. Formas de ordenamiento jurídico y económico. 7. La globalización económica, las normas internacionales. Clasificación de Normas Contables: − Normas contables legales: solo pueden emanar del Gobierno Nacional o Provincial (organismos gubernamentales que tengan facultades legislativas delegadas). Estas normas obligan a los emisores de la información (personas físicas o jurídicas). − Normas contables profesionales: son las emitidas por organismos que regulan la actividad profesional. Obligan a los profesionales matriculados. − Normas contables propias: aquellas emitidas por cada organismo para su aplicación interna. Son específicas y analíticas. En general no colisionan con las normas contables profesionales. Obligan a todos los miembros de la organización. Breve reseña de las normas legales y profesionales La existencia de normas es necesaria para el funcionamiento adecuado de cualquier sistema, y el contable es un sistema. Así como el funcionamiento del sistema de información (del cual forma parte el subsistema contable) requiere la creación de normas particulares de cada ente como la existencia de un interés público justifica la presencia de normas contables legales a ser aplicadas por los emisores para la confección de su información contable de uso externo. Por otra parte, la labor de auditoría (mediante la cual se examina dicha información a los efectos de verificar su representatividad razonable de la situación patrimonial, económica y financiera del ente) hace necesaria la existencia de normas contables profesionales a ser utilizadas como punto de referencia por el profesional auditor. Una de las cuestiones a resolver en el marco de los mercados globalizados es la de contar con información contable que pueda ser preparada e interpretada por cualquier emisor o usuario, con independencia del país donde habite o desarrolle sus actividades, lo que supone una tarea de armonización de normas contables a utilizar en cada región y país. En el ámbito del Mercosur (AUBP) iniciaron trabajos de investigación para la confección de una guía de normas armonizadas, a la fecha, la profesión en general basa la aplicación de su mecanismo en las normas contables internacionales (NIC), que tienden a establecerse como normas generalizadas en el mundo. Normas contables legales (NCL) 2 Son normas de cumplimiento obligatorio por parte de los entes emisores de estados contables alcanzados por las mismas. Son dictadas por organismos con facultades legislativas delegadas: el congreso, el BCRA, obligatorias para los entes que emiten información contable. Se incluyen acá las normas contables institucionales, son las emitidas por determinados organismos de control. Estas normas solo obligan a aquellos que quedan bajo su órbita. Es el caso de las disposiciones de la DGI, BCRA, etc. Las normas contables legales solo pueden emanar del gobierno nacional o provincial. Se sancionan por parte de leyes, decretos o disposiciones de organismos gubernamentales que tengan facultades legislativas delegadas, requisito imprescindible para revestir el carácter de normas legales. Estas normas van a ser consideradas contables si se refieren a algún elemento del SIC. Requerimientos del Código de Comercio: − Determina la forma de llevar los libros indispensables: requisitos intrínsecos/extrínsecos. − Impone el respaldo de las registraciones: complementadas por comprobantes. − Determina registraciones en el Libro Diario: cronológicas y diarias. − Requisitos del subdiario de caja: para que sea integrante del Libro Diario. − Fija plazos de conservación de libros y documentación respaldatoria. Requerimientos de la Ley de Sociedades Comerciales (LSC): alcanza a los comerciantes organizados en forma de sociedad. − Registraciones globales por un mes. − A quienes alcanza el sistema de Procesamiento Electrónico de Datos (PED). − Las normas de exposición básicamente, y algunos otros aspectos. − También trata sobre los libros societarios a los cuales les alcanza los requisitos de los libros de contabilidad porque la LSC los considera como tales. Normas contables institucionales: existen órganos/entes que emiten normas, por poder delegado del Estado, que regulan determinadas actividades y que disponen cuestiones contables, estos entes estatales tienen funciones de control y normalización de esas determinadas actividades, como por ejemplo los que se dedican a actividades financieras, aseguradoras, las que hacen oferta pública de sus títulos valores, así también como los relacionados con el cumplimiento de determinadas obligaciones fiscales: DGI, AFIP (administración federal de ingresos públicos). − Banco Central de la República Argentina (BCRA): entidades financieras y cambiarias en general, emite normas que regulan la actividad financiera. 3 − Superintendencia de Seguros de la Nación (SSN): emite normas para ser cumplidas por todas aquellas entidades aseguradoras encuadernadas en la órbita de la superintendencia. − Instituto Nacional de Asociativismo y Economía Social (INAES): dicta normas a ser cumplidas por las cooperativas, mutuales, etc. − Comisión Nacional de Valores (CNV): regula la comercialización de acciones, cuotas, partes en el mercado de valores, para las sociedades que hacen oferta pública de sus títulos valores. − Inspección General de Justicia (IGJ): regula la conformación de determinadas personas jurídicas. − Superintendencia de Administradoras de Fondos de Jubilaciones y Pensiones (SAFJP): administradoras de fondos de jubilaciones y pensiones (AFJP), que forman parte del régimen jubilatorio de capital privado. Normas contables profesionales (NCP) Conjunto de pautas y reglas emitidas por los organismos profesionales de cumplimiento obligatorio para profesionales que actúan como auditores. Estos organismos están facultados para dictarlas y hacerlas cumplir a los matriculados en su jurisdicción. Éstas resultan de aplicación y cumplimiento obligatorio para los profesionales que actúan como auditores, no son obligatorias para los entes emisores de estados contables ya que son normas sancionadas por organismos profesionales encargados de la regulación del ejercicio profesional. Son un conjunto de reglas y pautas desarrolladas por el Centro de Estudios Científicos y Técnicos (CECYT) dependiente de la Federación Argentina de Concejos Profesionales de Ciencias Económicas (FACPCE) las cuales, una vez emitidas, requieren la aprobación de los distintos Concejos Profesionales de Ciencias Económicas (CPCE) para que sean de cumplimiento obligatorio para los profesionales. Verificando este último organismo que se dé cumplimiento a las mismas. Pueden ser agrupadas en: − Marco conceptual y general de las normas contables. − Normas contables particulares. − Normas de exposición. − Normas de auditoría y de actuación profesional. Marco conceptual: RT 16: Marco conceptual de las normas contables profesionales (modificada por RT 28). Normas contables generales: RT 17: Desarrollo de cuestiones de aplicación general. Normas contables particulares: RT 6: Reexpresión en moneda homogénea. 4 RT 14: Información contable de participación en negocios conjuntos. RT 18: Desarrollo de algunas cuestiones de aplicación particular. RT 21: Valor patrimonial proporcional – Consolidación de Estados Contables – Partes relacionadas. RT 22: Actividad agropecuaria. RT 23: Beneficios a los empleados posteriores a la terminación de la relación laboral. RT 24: Entes cooperativos (exposición contable y procedimientos de auditoría). RT 26: Adopción de Normas Internacionales de Información Financiera. RT 27: Modificaciones a las Resoluciones Técnicas 6, 8, 9, 11, 14, 16, 17, 18, 21, 22, 23 y 24. RT 29: Modificación de la Resolución Técnica 26 (Adopción de las NIIF). Normas contables de exposición: RT 8: Normas generales de exposición de Estados Contables (Modificada por RT 28). RT 9: Normas particulares de exposición de Estados Contables para entes con fines de lucro. RT 11: Normas particulares de exposición de Estados Contables para entes sin fines de lucro. RT 25: Modifica RT 11. Normas contables particulares del ente Son pautas definidas por cada empresa a los fines de su propio funcionamiento contable interno. Pueden estar volcadas en manuales de procedimientos contables. Son elaboradas atendiendo a las características propias del ente, teniendo en cuenta su tamaño, su actividad, los informes contables que necesite el contexto donde desarrolla su actividad entre otros factores que determinarán la dirección y fines perseguidos con su creación. Con ellas no se deja librada la elección de las alternativas en los distintos niveles administrativos del ente. Son emitidas por la dirección y/o la comisión fiscalizadora. Utilidad: en general es brindar el mejor funcionamiento del SIC. − Permite asegurar uniformidad en el tratamiento de situaciones similares. − Asigna tareas y controla el adecuado cumplimiento de las mismas. − Facilita el recambio o la rotación del personal. − Para asegurar su utilidad deberían estar plasmados en manuales de procedimientos contables. Procedimientos contables y políticas contables Procedimientos contables son todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad. 5 En sentido amplio incluye no solamente las tareas de registración, sino todas las tareas llevadas a cabo por el SIC. Se refiere a todas las acciones tomadas para el desarrollo, planificación, formulación y evaluación de las decisiones. Las normas y procedimientos son el conjunto de pautas y reglas que emanan de autoridad competente para normar determinadas actividades y funciones. Es conveniente que existan estas pautas en todos los departamentos porque permiten ordenar la realización de las tareas. El procedimiento contable es una especie en el género de las políticas contables, si bien no existe una diferencia sustancial hacemos referencia a la forma en que deben realizarse algunas tareas. Las políticas contables crean procedimientos contables. Estos procedimientos son definidos para que exista ordenamiento, uniformidad, por ello son necesarios para cumplir los fines del SIC. Lo que diferencia a los procedimientos contables de los no contables es que los primeros versan sobre elementos del SIC o de la contabilidad. Las políticas contables son los principios, métodos, convenciones, reglas y procedimientos adoptados por la empresa en la preparación y presentación de sus Estados Contables e informes financieros de uso interno. Son definiciones efectuadas por quienes desarrollan tareas decisorias contables. Refieren al SIC y al procesamiento contable y abarca a todos los recursos humanos y materiales que trabajan en forma sistémica para producir información contable útil. Por lo antes dicho, podemos afirmar que las políticas contables de una empresa revisten el carácter de normas contables propias que pautaran todas las cuestiones de los elementos del sic, desde cuentas, sistema de registración, medios, controles internos contables, archivos. Se plasman en un manual de procedimientos contables, memorandos, circulares, y toda otra manifestación escrita u oral. Estas pautas deben respetar el criterio de lo devengado, normativas legales y laborales. Las llamaremos políticas contables internas para diferenciarlas de las externas (normas contables internacionales, que también son llamadas políticas contables). No deberían colisionar con la teoría contable, pero podrían utilizar otra unidad de medida o criterio de valuación, siempre y cuando el informe contable no trascienda a terceros y sea de uso interno. Las políticas contables pueden no respetar estos principios rectores, siempre que sean de uso interno. Clasificación de las políticas contables: − Políticas operativas: como llevar adelante las funciones. Hacen a la función sin tocar elementos del SIC. 6 − Políticas contables: como llevar adelante el subsistema. Criterios y procedimientos utilizados en todo el proceso contable hasta culminar en la confección de sus estados. Tocan algún elemento del SIC. Pueden ser: Políticas contables generales: versan sobre elementos comunes del SIC, que en general afecta a más de un subsistema o bien no pueda identificarse con alguno en particular. Políticas contables particulares: las mismas atañen a un subsistema contable en particular, versan sobre un determinado aspecto o elemento de un subsistema. Vinculación interna: las políticas contables permiten que fluya la información desde los distintos subsistemas hacia la Contabilidad General. Vinculación externa: facilitan la obtención y aplicación de los datos del contexto al SIC. Otras normas internas − Memorandos: son comunicaciones internas de una organización que se caracterizan por comunicar la fijación de una pauta o criterio, norma o decisión de algún funcionario responsable de algún sector de la organización. Diseño: encabezamiento – cuerpo – pie. − Instructivos: a diferencia de los memorandos son documentos con información analítica y detallada, generalmente para llevar a cabo un procedimiento específico. No llegan a gran cantidad de personas y tienen un matiz personal. − Circulares: los destinatarios de los mismos son numerosos, comunicándose guías o pautas de acción específicas. De utilización con frecuencia en área comercial cuando existen numerosas bocas de ventas dispersas geográficamente. − Manuales: de utilización frecuente en el área contable. Son documentos utilizados para comunicar y documentar procedimientos contables. Tienen un ordenamiento lógico. Siempre asignan un responsable de la acción a ejecutar. − Manuales de cuenta: en él se compendia información relativa al Plan de Cuentas, análisis de cuentas, comprobantes respaldatorios hasta pautas de control. − Manual de procedimientos contables: es el registro donde se detallan todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad. No siempre esta formalizado este manual en el ente. − Manual de contabilidad: podría incluir el plan de cuentas, información sobre políticas adoptadas por el ente, información sobre el manejo de cada cuenta, controles contables a efectuar, asientos tipos, manual de procedimientos contables si existiese, etc. Otras normas Existen a nivel nacional, provincial y municipal normas legales e institucionales que afectan al SIC (valuación, exposición, documentación, etc.) y al profesional en Ciencias Económicas. Legales mercantiles/ Societarias: Código de Comercio, Ley de Sociedades Comerciales, otros. 7 Legales Laborales: Ley de Contrato de Trabajo, Ley de Empleo, Ley de Jornada de Trabajo, Ley de Obras Sociales, etc. Legales Impositivas: Ley del Impuesto al Valor Agregado, Ley del Impuesto a las Ganancias, Ley Tarifaria Provincial, Municipal, Normas emanadas de AFIP – Rentas y Municipalidad, etc. Requerimientos de índole Tributaria − La Dirección General Impositiva o AFIP, es la encargada de dictar toda la normativa propia de esta materia. − Las mismas se materializan mediante el dictado de Resoluciones Generales que son de aplicación obligatoria para todos los entes que se encuentran bajo su jurisdicción o sea todos los sujetos responsables de tributar distintos impuestos de carácter nacional. − No incursiona en normas contables específicas, pero si tienen una estrecha relación. − El sistema contable, se diseña o debería hacerlo teniendo en cuenta disposiciones tributarias y sus requerimientos. Además en los casos que el contribuyente lleve contabilidad la AFIP tiene otras disposiciones. − Trata en libros: IVA ventas e IVA compras. − Trata en comprobantes: disposiciones sobre forma y contenido. − Del plazo de conservación de los comprobantes. Normativa Laboral Ley de contrato de trabajo: regula las relaciones entre el trabajador y el empleador, la autoridad de aplicación de esta normativa le corresponde a la Dirección Provincial de Trabajo y a nivel nacional es el Ministerio de Trabajo de la Nación. Normatiza e impone la utilización con formalidades del Registro Laboral, de la forma de cancelación de sueldos. No se vincula directamente con el SIC, pero genera información con efectos patrimoniales y por ende registrable. 8 Unidad cuatro: Elementos del Sistema Contable: Cuentas. Cuentas Son elementos que se utilizan principalmente para registrar y acumular mediciones referidas a los objetos de reconocimiento y medición contable (cada activo, pasivo, ingreso, bienes recibidos de determinado tercero, contingencias, etc.). Cada cuenta debe referirse a un objeto dado o a un conjunto de elementos de naturaleza similar. Es la herramienta para estandarizar los datos provistos al proceso contable a través de los comprobantes, los cuales contienen toda la información cuali-cuantitativa, respecto a hechos económicos registrables o no. Son instrumentos por medio de los cuales nos valemos para representar y expresar contablemente, la repercusión patrimonial de los actos administrativos y hechos ciertos o eventuales, cualitativa y cuantitativamente considerados. Es el elemento irremplazable para el sistema de registración contable. Las cuentas en contabilidad cumplen una doble función: − Clasifican la información cualitativamente: la agrupan por conceptos homogéneos predeterminados, permitiendo satisfacer las distintas necesidades de la empresa. − Cuantifican en moneda utilizada como común denominador de valor. Cada cuenta aglutina y reúne: − Todas las partidas de igual naturaleza; − Todas las partidas que respondan a igual concepto; − Todas las partidas que tienen características similares. Datos de una cuenta: − Datos cualitativos: Nombre de la cuenta. Parte descriptiva: operación y documentación respaldatoria. − Datos cuantitativos: importes. Partes que integran una cuenta: − Parte gráfica: el rayado de una cuenta depende del grado de detalle de la operación que se quiera brindar y de las columnas valorativas que se prevean. Cuentas de una sola columna: en una misma columna se registran los aumentos, disminuciones y las diferencias entre ellos. Cuentas de dos columnas: en este caso pueden preverse columnas separadas para los aumentos y disminuciones o también una columna para las variaciones y otra para el saldo. Cuenta de tres columnas: se prevén columnas valorativas separadas para los aumentos, las disminuciones y los saldos. Esquema T. 1 − Parte cuantitativa: para registrar las valoraciones en unidades monetarias. Refleja los cambios que se producen en una partida, como consecuencia de la realización de operaciones. Reciben los nombres: sumas (débitos y créditos) y saldos (deudor y acreedor). − Parte literal: se debe tener en cuenta que, existen denominaciones de uso generalizado para uniformar la información contable, la actividad que desarrolle la empresa, que ciertos organismos técnicos o de controlador han establecido denominaciones uniformes que deben respetarse; además el titulo de una cuenta debe ser: claro, preciso, único, conciso, lógico. Posee una parte descriptiva, es la narración del momento o fecha en que se exterioriza la operación, el comprobante o documento que la respalda y las características de ellas. Funciones de las cuentas − Clasificar e interpretar hechos económicos traduciéndolos a lenguaje contable. − Representar contablemente el efecto patrimonial de los actos y hechos ciertos o eventuales. − Cuantificar en dinero elementos patrimoniales. − Almacenar información. Clasificación de las cuentas 1. Según el objeto que representan o por su naturaleza: − Patrimoniales: representan los elementos que componen el patrimonio de un ente. A su vez este tipo de cuenta se subdivide en los siguientes tipos de cuentas: Activo Pasivo Patrimonio Neto − De resultado: son las cuentas que clasifican las causas del resultado del ejercicio económico. Las cuentas podrán ser de resultado positivo o negativo, y entonces las subdividimos en: Ingresos Ganancias Gastos Pérdidas − De movimiento: son cuentas transitorias. Como máximo al cierre del ejercicio se cancelan con cargo o crédito a una cuenta patrimonial o de resultado. NUNCA aparecen en los estados contables. Son utilizadas para acumular datos con fines estadísticos y también a veces como cuentas de enlace o cuentas puente. − De orden: son utilizadas para registrar hechos eventuales o contingentes que pueden afectar al patrimonio del ente si llegan a concretarse; es decir aquellos hechos cuyo valor y existencia se encuentran sujetos al cumplimiento de una condición o eventualidad. Su utilización no genera modificación patrimonial. 2. Según su agrupamiento − Compuestas: son el agrupamiento de cuentas colectivas o sintéticas. Son los llamados “rubros”. 2  Ej.: caja y bancos, clientes, proveedores, etc. − Recompuestas: son el agrupamiento de los rubros. Son máximo agrupamiento. Ej.: Activo, Pasivo, Patrimonio Neto. Todas estas se desagregan en cuentas compuestas. 3. Según su extensión − Simples o analíticas: conforman un conjunto homogéneo de conceptos simples y no son susceptibles de nuevas divisiones. − Colectivas o sintéticas: representan un conjunto de elementos del Activo, del Pasivo o del Patrimonio Neto, desagregables en cuentas simples; o también una agrupación de resultados positivos o negativos. 4. Según el significado de sus saldos − Acumulativas: cuando sus saldos son el resultado de la acumulación sucesiva de importes. Se incluyen en esta clasificación esencialmente las cuentas de resultado, las vinculadas a activos permanentes, las cuentas de capital y reservas. − Residuales: cuando sus saldos son representativos de un residuo de movimientos de signos contrarios y en general varían al corto plazo. Cuentas de movimiento Son cuentas intermedias o transitorias. Como máximo al cierre del ejercicio se cancelan contra una cuenta patrimonial o de resultado. Nunca aparecen en los Estados Contables. Son utilizadas para acumular datos con fines estadísticos. Útil para la toma de decisiones. Por el significado de su saldo son acumulativas. También se las utiliza como cuentas de enlace o puente, es el caso de compras y ventas al contado que brindan información estadística cuando se utiliza un sistema de registración indirecto. Se utilizan cuentas de movimiento como enlace, pero eso no quiere decir que las de enlace sean de movimiento necesariamente. Ejemplos: − Cuentas de movimiento que se cancelan con cuentas de resultados: Bonificaciones sobre ventas – ventas; Devoluciones de ventas – ventas; Ventas al contado – ventas; Ventas crédito – ventas. − Cuentas de movimiento que se cancelan con cuentas patrimoniales: Compras – mercaderías; Devoluciones sobre compras – compras – mercaderías; Mano de obra fábrica y gastos de fabricación – producción en proceso. 3 Cuentas de orden Son cuentas referidas a bienes de terceros y hechos contingentes. Reflejan a las operaciones neutras y registran probables activos y pasivos derivados de la ocurrencia de contingencias. Son utilizadas para registrar hechos eventuales que pueden afectar al patrimonio del ente, si llegan a concretarse. No aumentan ni disminuyen el patrimonio del ente (no generan variación patrimonial). No repercuten en los resultados. Aparecen en los estados contables. Aparecen en las notas complementarias. Características: − Funcionan de a dos. En un asiento solo deben intervenir cuentas de orden; − Si se concreta el hecho contingente y existe alteración patrimonial, se cancelan entre sí, debiéndose reflejar patrimonialmente el hecho; − Si desaparece la contingencia las cuentas se cancelan entre sí a través de un contraasiento. Ejemplos: − Riesgos o compromisos eventuales: Pasivo contingente: documentos descontados, debiendo mostrar el riesgo que corre la empresa si el tercero no cumple con la obligación. − Bienes de terceros: posesión de bienes que no son de propiedad del ente, pero asume su tenencia, por lo tanto, también su responsabilidad de mantenimiento y conservación. Cuentas regularizadoras Se utilizan para ajustar la valuación o medición del saldo de otras cuentas, ya sean activo, pasivo o patrimonio neto. Siempre debe individualizarse a que cuenta regularizan. Son cuentas complementarias que mejoran la exposición de la información contable y corrigen el saldo de las respectivas cuentas principales. Tienen saldo contrario a las cuentas que regularizan y en el plan de cuentas figuran en el mismo rubro que las cuentas que regularizan. Según el significado de su saldo son cuentas acumulativas. Ejemplos: − Cuentas regularizadoras del Activo: Previsión para incobrables: cuentas por cobrar; Intereses positivos adelantados: clientes y documentos a cobrar; Amortización acumulada sobre: bienes de uso, intangibles. − Cuentas regularizadoras del Pasivo: Intereses negativos adelantados: proveedores, documentos a pagar; Anticipo impuestos a las ganancias y retenciones impuestos a las ganancias: impuestos a las ganancias a pagar. 4 − Cuentas regularizadoras del Patrimonio Neto: Descuentos de emisión: capital social: Dividendos provisorios: resultados a distribuir. Cuentas de enlace Permiten registrar una misma operación en dos o más subsistemas o registros. Permiten el registro por separado de una misma operación. En cada registración, deben mantener saldos iguales de naturaleza contraria, o bien éstos quedar en cero, no aparecen en los informes contables. Estas son necesarias cuando el ente utiliza algún sistema de registración descentralizado. Esta descentralización puede ser: 1. Cuando el ente decide descentralizar la registración de distintas operaciones, incorporando diarios auxiliares. 2. Cuando el ente decide determinar resultados seccionales. 3. Cuando existen sucursales, las cuales tienen cierta autonomía en la registración. Ejemplos: − Compras al contado y ventas al contado: suministran datos estadísticos, y también cumplen la función de enlace entre los diferentes registros auxiliares utilizados. − Cuando el ente tiene en funcionamiento sucursales o secciones los cuales tienen cierta autonomía funcional y llevan sus propios registros: una empresa con casa central en Buenos Aires y sucursal en Resistencia, en el plan de cuentas de la casa central tendrá la cuenta sucursal Resistencia y en la sucursal la cuenta casa central. Ambas cuentas con el mismo saldo y signo contrario. Los registros pueden llevarse de forma totalmente independiente a la organización o bien revestir las características auxiliares y periódicamente transferir en un asiento resumen los movimientos a Contabilidad General. Características: − Cada unidad procede a la apertura de una cuenta para la central con la cual interactúa. − La central procede a la apertura de una cuenta para cada sucursal. − A cada débito que realice la central en la cuenta de una sucursal, le corresponde un crédito por el mismo importe en la cuenta de la central. − El saldo deudor de una unidad, en la contabilidad de otra, debe coincidir con el saldo acreedor de la primera en la contabilidad de la segunda. − Estas cuentas no aparecen en los EECC a fin de ejercicio, porque se compensan entre sí, mediante un asiento resumen o integrando los activos y pasivos. Rol del libro mayor 5 Los registros contables constituyen el soporte físico de que se vale la teneduría de libros para dejar constancias escritas de las variaciones patrimoniales (objetivamente medibles y respaldadas por los pertinentes comprobantes) producidas por las operaciones que realiza el ente o los hechos del contexto. − Libro mayor en medios manuales Sintetiza y agrupa las registraciones del Libro Diario por conceptos homogéneos (cuentas). Resume el movimiento de cada cuenta clasificándolas según su naturaleza dentro del proceso contable. No es obligatorio pero es imprescindible a efectos de manifestar la expresión dinámica y analítica de cada cuenta y para la elaboración de los informes. Representa el total de las cuentas utilizadas en un momento determinado para la registración de hechos y operaciones. Es una herramienta de control contable y un paso necesario para confeccionar estados contables. − Libro mayor en medios de Procesamiento Electrónico de Datos (PED) Es de confección automática en la utilización de medios de procesamiento electrónico. Puede ser consultado por pantalla, imprimirse o grabarse en discos para su consulta y análisis. Permite conocer el movimiento y el saldo de las cuentas en todo momento y permite el ahorro de tiempo y evita la ocurrencia de errores en el traspaso de los saldos. El libro mayor tiene el mismo rol con medios manuales y con medios PED, solo cambia sus características y su forma de generación. Plan de cuentas. Concepto, finalidad y características En virtud de constituir las cuentas, elementos irremplazables dentro del sistema contable, resulta imprescindible disponer de una lista ordenada y metódica de las cuentas a utilizar, que permita sistematizar las registraciones contables. A este listado de cuentas denominamos “Plan de cuentas”, el cual suministra la estructura del agrupamiento de las mismas. Fowler Newton: “Es el ordenamiento metódico y sistemático de todas las cuentas utilizadas por el proceso contable para lograr sus fines.” Marin – Bisordi: “Es la lista ordenada y metódica de las cuentas utilizadas en el sistema contable que suministra la estructura de agrupamiento de las mismas y permite sistematizar las registraciones contables.” Los objetivos que se persiguen con la utilización del plan de cuentas son en general: − Facilitar el logro de los objetivos de la contabilidad. − Facilitar la registración contable. Es una herramienta imprescindible en el procesamiento de datos a partir de la registración. − Desarrollar el proceso de control patrimonial, a través de los distintos grados de análisis de las cuentas utilizadas. − Facilitar la preparación de los Estados Contables. 6 − Suministrar información sistematizada a la gerencia, por ejemplo detalle de existencias o cuentas por cobrar. Las características del plan de cuentas: − Debe ser completo: o sea contener todas las cuentas necesarias para reflejar los efectos de los hechos y operaciones que desarrollará el ente, con el grado de análisis requerido. − Ordenado: conforme a un criterio racional predeterminado. − Flexible: a efectos de permitir el agregado de cuentas nuevas. − Homogéneo: agrupando las cuentas por conceptos iguales o similares. − Claro: utilizando para cada cuenta una denominación inconfundible. − Racional: debe resultar de la aplicación de reglas lógicas. − Univoco: a cada cuenta debe corresponderle un único objeto y cada objeto debe estar representado por una única cuenta. − Íntegro: el plan debe contener todo lo necesario para que cumpla con su propósito. − Sistemático: las cuentas y grupos de cuentas deben presentarse de una manera ordenada. − Eficiente: la cantidad de cuentas no debe ser tan alta como para que los costos de funcionamiento del sistema contable no se vean compensados con la obtención de información financiera de calidad. Aspectos a considerar en el diseño del Plan de Cuentas El diseño adecuado del plan de cuentas ayudara a cumplir con los objetivos de la contabilidad, ya que facilitará el agrupamiento adecuado en partidas homogéneas otorgando flexibilidad en la adaptación a los cambios que afecten a la organización lo que determinará que la información contable sea presentada en forma práctica, sencilla y oportuna para la toma de decisiones y el control. − Naturaleza jurídica: de qué tipo de ente se trata. Si es una empresa unipersonal, cooperativa, sin fines de lucro, etc. − Objeto social: actividades principales previstas en el contrato social y las secundarias más probables. − Dimensión económica: es decir si encuadra dentro de una pequeña, mediana o gran empresa. 7 − Dispersión geográfica: si tiene una o más sucursales. − Departamentalización: si tiene estructura simple o con división departamental. − Marco normativo que la alcanza. − Factores impositivos: situación tributaria. − Sistema de registración y división de tareas: es decir si es un sistema centralizado o descentralizado. − Medios de registración: es decir si es manual o electrónico. − Centros de costos: determinar su utilización o no. Todo plan de cuentas deberá prever varios niveles de cuentas, los que estarán en consonancia con la información que necesiten los niveles gerenciales y los noveles intermedios de la pirámide organizacional. Codificación del Plan de Cuentas Codificar un Plan de Cuentas significa sustituir el nombre de las cuentas por códigos (ya sean éstos letras, números, o ambos combinados). Consiste en reducir a símbolos breves y fácilmente reconocibles los nombres de las cuentas. El objetivo de la codificación es economizar tiempo y trabajo, ya que el símbolo utilizado facilitará la memorización de la cuenta, su ordenamiento y su identificación y localización dentro del plan de cuentas. La codificación debe tener las siguientes características o cualidades: − Sencillez que permita memorizar y recordar fácilmente los símbolos. − Precisión, cada símbolo debe representar un único significado, evitando ambigüedades por semejanza con otros símbolos. − Flexibilidad, de manera que posibilite la inserción de nuevas cuentas a medida que las circunstancias lo exijan. − Racionalidad, que posibilite el agrupamiento de cuentas relacionadas, facilitando la integración de los rubros. − Mnemotécnicos (fáciles de recordar), el más perfeccionado es el numérico decimal, ya que permite en forma ilimitada agrupar todas las cuentas que sean necesarias e intercalar nuevas cuentas. Pasos a seguir en el diseño del Plan de Cuentas A. Asignar un número en las cuentas recompuestas: consiste en determinar el primer grado o nivel de análisis, que siguiendo la clasificación de cuentas según su naturaleza, implica asignar un número a las cuentas recompuestas (elementos) o de menor grado de análisis. 8  1. ACTIVO 2. PASIVO 3. PATRIMONIO NETO 4. RESULTADOS 5. CUENTAS DE MOVIMIENTO 6. CUENTAS DE ORDEN B. Asignar un número a las cuentas compuestas: consiste en determinar el segundo grado o nivel de análisis, asignando el segundo dígito a las llamadas cuentas compuestas. 1. ACTIVO 1.1 ACTIVO CORRIENTE 1.2 ACTIVO NO CORRIENTE 2. PASIVO 2.1 PASIVO CORRIENTE 2.2 PASIVO NO CORRIENTE C. Asignar un número a las cuentas colectivas o sintéticas: consiste en determinar el tercer grado o nivel de análisis, asignando el tercer dígito a las cuentas colectivas o sintéticas, que son aquellas representativas de los rubros. 1. ACTIVO 1.1 ACTIVO CORRIENTE 1.1.1 CAJA Y BANCOS 1.1.2 INVERSIONES CORRIENTES 1.1.3 CREDITOS POR VENTAS 1.1.4 OTROS CREDITOS 1.1.5 BIENES DE CAMBIO D. Asignar un número a las cuentas simples o analíticas en primer grado de análisis: consiste en determinar el cuarto grado de análisis, asignando el cuarto dígito a las cuentas simples o analíticas de primer grado de análisis, que son aquellas integrantes de cada rubro, las cuales podrían ser utilizadas para registrar anotaciones en el libro diario general. A partir de este grado de análisis se 9  formaliza la apertura analítica que se desee en función de los requerimientos de información de cada ente en particular. 1. ACTIVO 1.1 ACTIVO CORRIENTE 1.1.1 CAJA Y BANCOS 1.1.1.1 CAJA 1.1.1.2 BANCOS EN MONEDA NACIONAL 1.1.1.3 BANCOS EN MONEDA EXTRANJERA E. Asignar un número a las cuentas simples o analíticas en segundo grado de análisis: consiste en determinar el quinto grado o nivel de análisis, asignando el quinto dígito a las cuentas simples o analíticas de mayor grado de análisis, son aquellas que podrían ser utilizadas para registrar anotaciones en el libro diario general. 1. ACTIVO 1.1 ACTIVO CORRIENTE 1.1.1 CAJA Y BANCOS 1.1.1.1 CAJA 1.1.1.1.01 Cobranzas a depositar 1.1.1.1.02 Fondo Fijo Un Plan de Cuentas mal diseñado puede conducir a la obtención de información contable poco apta para la toma de decisiones y para el control, la difusión pública de información falsa e incompleta, el incumplimiento de normas legales y creación de responsabilidades civiles o penales para los administradores. Revisión del Plan de Cuentas La necesidad de la revisión periódica deviene por las siguientes causas: − Cambios en las modalidades operativas de la organización, (incorporación de nuevas modalidades de financiamiento de las ventas); − Nuevas actividades que se incorporan, (ventas de mercaderías en consignación, se modifica el rubro Bienes de Cambio y aparecen las cuentas de orden); − Cambios en las necesidades de información de la gerencia, (información más detallada, por sucursal, clientes, proveedores, etc.); − Modificación de las normas legales y/o tributarias de presentación de información contable. 10 Aspectos diferenciadores del Plan de