انتخاب نرم افزار مناسب برای سازمان PDF
Document Details
Uploaded by Deleted User
Tags
Summary
This document discusses the selection of appropriate software for organizations in the context of e-commerce and enterprise resource planning. It explores the criteria for selecting standard software, emphasizing factors like compatibility with organizational culture, comprehensive functionality, adaptability to changing needs, integrability with existing systems, and access to external resources. It also covers considerations in selecting a software vendor like their growth, stability, and support services.
Full Transcript
تجارت الکترونیک و برنامه ریزی منابع سازمان انتخاب نرم افزار مناسب ارایه دهندگان : صنم مقدم مبینا علیپور نرجس رافعی هستی قربان خواه فاطمه نوشاد رافع ...
تجارت الکترونیک و برنامه ریزی منابع سازمان انتخاب نرم افزار مناسب ارایه دهندگان : صنم مقدم مبینا علیپور نرجس رافعی هستی قربان خواه فاطمه نوشاد رافع انتخاب نرم افزار مناسب یکی از تصمیمات مهم برای سازمان این است که نرمافزار مناسب انتخاب کند تا بتواند فرایند اصالح کسب و کار را تقویت نماید.هزاران شرکت نرمافزار عرضه میکنند و هر یک از آنها مدعی هستند که با توجه به سازمان شما نرمافزار استاندارد وی بهترین است با توجه به این ادعاها چنین به نظر میرسد که همه نرمافزارهای استاندارد از نظر الکترونیکی توانمند هستند و ثابت شده است که میتوان این محصوالت را ظرف چند روز یا چند هفته به کار برد یا پیاده کرد.معموالً بیشتر سازمانها یک مجموعه مرکب یعنی ترکیبی از مجموعه نرمافزار استاندارد و نرمافزارهایی که برای موارد خاص است انتخاب میکنند و از طریق شبکهای که آنها را به هم مرتبط میسازد این دو دسته نرمافزار را به یکدیگر مرتبط میسازند. نمونههایی از مجموعه نرمافزارهایی که شرکت خریدار میتواند انتخاب نماید و به این شرح است :نرمافزارهای ارائه کننده خدمات پشتیبان ،مدیریت ارتباط با مشتری و تدارکات الکترونیک. ویژگی های عمومی نرم افزارهای استاندارد: =1نرمافزارها باید مناسب سازمان باشند :اغلب پیاده سازی سریع ایجاب میکند که سازمان فرایند انجام دادن امور را تغییر دهد و آن را مناسب شیوهای کند که میتوان کارها را با استفاده از نرمافزار استاندارد انجام داد.اگر طرحریزی نرمافزار استاندارد منتخب با فرهنگ و شیوه امور سازمان سازگار باشد این کار به راحتی انجام خواهد شد. =۲باید بتوان با نرمافزار استاندارد همه کارهای سازمان را انجام داد :بعضی از صنایع مختلف امکان دارد دارای شباهت زیادی باشند و بتوانند از مجموعه نرمافزارهای استاندارد مشخصی استفاده نمایند ولی برخی از صنایع دارای نیازهای منحصر به فرد هستند بنابراین سازمانها باید از بین مجموعه نرمافزارهای استاندارد موجود در بازار آنهایی را انتخاب نمایند که نیازهای صنعت خاص و مورد نظر آنها را تامین مینماید. =۳برای نشان دادن واکنش مناسب در برابر محیط در حال تغییر نرمافزار باید انعطاف پذیر باشد :نیازها و شرایط حاکم بر سازمان تغییر خواهد کرد سیستمی که امروز پیاده میشود میتواند نیازهای کنونی سازمان را تامین کند ولی الزاما ً نیازهای فردا را تامین نخواهد کرد بنابراین نرمافزار استاندارد باید بتواند از راههای گوناگون فرایندهای متفاوت و مختلف سازمان را انجام دهد پس از اینکه پروژه برای نخستین بار به روش سریع پیاده میشود باید بتوان شیوه کارکرد نرمافزار را به راحتی تغییر داد. =۴موضوع یکپارچه شدن سیستم با سیستمهای دیگر اهمیت روزافزون پیدا میکند :باید بتوان به راحتی نرمافزار استاندارد را با سایر سیستمها یکپارچه کرد در روش مبتنی بر پیاده سازی سریع اغلب ایجاد میکند که بین نرمافزار استاندارد جدید و سیستم قدیمی یا سایر نرمافزارهای استاندارد ارائه شده به وسیله سایر فروشندگان ارتباط دو طرفه برقرار کرد بنابراین نیاز به ایجاد ارتباط متقابل بین دادهها فرایندها و سیستم اهمیت روزافزون پیدا میکند. =۵سازمانها باید بتوانند نرمافزار مورد نیاز را از منابع خارج تهیه کنند :مواردی به وجود میآید که سازمانها درصدد بر میآیند برای پردازش امور از منابع خارج استفاده کنند و تمام توجه خود را معطوف تخصصهای اصلی خود بنمایند اگر سازمان بتواند مجموعه نرمافزار استاندارد مورد نیاز را از چندین سازمان تهیه کند در آن صورت راههای زیادی پیش پای سازمان و تیم مجری پروژه وجود خواهد داشت. =۶خدمات پشتیبان باید وجود داشته باشد :برای سازمانی که بخواهد برای نخستین بار بدون کمک خارجی یک نرمافزار استاندارد جدید را به روش مبتنی بر پیادهسازی سریع مورد استفاده قرار دهد شیب منحنی یادگیری بسیار تند خواهد بود بنابراین سازمان به کمک و توسعه کسانی نیاز دارد که پیش از آن مجموعه نرمافزارها را به کار برده و پیاده کرده باشند. =۷نرمافزار باید کامل با ثبات و از خدمات پشتیبانی مناسب برخوردار باشد :به این دلیل که در روش مبتنی بر پیادهسازی سریع با وجود رفع اشکال از نرمافزاری که دردسر ایجاد میکند چالشهای زیادی پیش روی سازمان ها قرار دارد آنها باید از نرم افزارهایی استفاده کنند که در سازمان مشابه مورد استفاده قرار گرفته باشد و سالمت خود را پس از ۶ماه تا یک سال به اثبات رسانده باشد. =۸مجموعه نرمافزارهایی وجود دارد که برای صنایع خاص و از پیش سازماندهی شده اند :به علت وجود نداشتن فرصت کافی برای سازماندهی و شروع کارها از نقطه صفر تیم ناگزیر است به این واقعیت اعتماد نماید که از همان مرحله آغاز دارای سیستمی است که کارساز میباشد. =۹عوامل شتاب دهنده باید وجود داشته باشد :به علت وقت گیر بودن پروسه پیادهسازی فروشنده نرمافزار یا مشاور باید در مورد این اقالم دفترچه راهنما داشته باشد تا تیم مجری ناگزیر نباشد برای تهیه آن کارها را از صفر آغاز کند. 01. معیارهایی برای انتخاب فروشنده نرم افزار توجه کردن به چیزهایی مانند رشد درآمد ،سودآوری و تعداد کارکنان شرکت عرضه کننده 03. نرمافزار مورد توجه قرار دادن سایر محصوالتی که شرکت فروشنده برای آنها خدمات پشتیبانی ارائه میکند خدمات پشتیبانی= فروشنده نرمافزار یا شرکای تضامنی او 02. باید بتواند خدمات الزم را به شرکت خریدار ارائه کنند ؛ شرکت فروشنده نرمافزار باید عالوه بر تشکیل جلسههایی بررسی کردن تغییرات قیمت برای آموزش در محل و خارج از محل بتواند در مورد رایانه سهام شرکت عرضه کننده آموزشهای به هنگام ارائه نماید ؛ شرکت فروشنده نرمافزار نرمافزار و ثبات گروه باید ابزارهای مناسبی برای تبدیل دادهها ارائه کند تا شرکت مدیریت ارشد شرکت خریدار بتواند نوشتهها را ویرایش ،فرایند را تایید و بررسیها را انجام دهد. سه روش انتخاب مجموعه نرم افزار: :1روش مبتنی بر نیازهای تفصیلی سازمان :۲روش مبتنی بر نیازهای اصلی :۳روش مبتنی بر تایید نرمافزار روش مبتنی بر نیازهای تفصیلی سازمان :در اجرای این روش سازمان در صدد بررسی مجموعه یا کل نرمافزارهایی برمیآید که میتواند نیازهای سازمان را تامین کند هدف عبارت است از تهیه فهرست بلند باالیی از فروشندگان نرمافزار که درخواست برای آنها ارسال خواهد شد.استفاده از فرم مربوط به درخواست اطالعات برای اعضای تیم انتخاب کننده این )RFIاطالعات( امکان را به وجود میآورد که اطالعات متعلق به هر یک از نرمافزارها را با هم مقایسه کنند و به اطالعاتی دست یابند که نمیتوان از سایر منابع به دست آورد. روش مبتنی بر نیاز های اصلی :این روش در وسط طیفی قرار میگیرد که در یک انتهای آن روش مبتنی بر نیازهای تفصیلی سازمان و در انتهای دیگر روش مبتنی بر تایید نرمافزار قرار میگیرد.در این روش تیم گزینش میکوشد از بین چندین نوع محصول یکی را انتخاب کند ولی اعضای تیم فهرست کوتاهی از فروشندگان نرمافزار تهیه میکنند همچنین تیم توجه خود را معطوف به این موضوع مینماید تا ویژگیهای برتر و مورد نظر تیم گزینش را تعیین نماید.هدف روش مبتنی بر نیازهای اصلی این است که مسئلههای شناسایی شود مبنی بر اینکه مجموعه نرمافزارهای استاندارد نمیتوانند به صورت یکسان به کار برده شوند و این تفاوت ها باید تعیین شوند. روش های مبتنی گاهی سازمان در صنعت مربوطه ،شرکت های پیشرو را می شناسد که همین مجموعه نرم افزار را انتخاب و پیاده کرده اند؛ زیرا نرم افزار مورد نظر دارای کاربرد های منحصر به بر تأیید نرم افزار فردی است که می تواند خدمات پشتیبانی الزم را برای صنعت مزبور به خوبی ارائه کند. برای مثال شرکت های پیشرفته و بزرگ برای مدیریت ارتباط با مشتری بهترین نوع نرم می دانند.در این شرایط شرکت بدون اینکه الزم باشد مجموعه کاملی از siebelافزار را نرم افزار ها را مورد برسی قرار دهد نرم افزار خود را انتخاب می کند.ولی همیشه سازمان ها در موضعی نیستند که بخواهند این کار را آغاز کنند. سازمان پیش از مرحله ی آغاز پیاده سازی باید از روش تایید نرم افزار استفاده کند.یکی از منافع حاصل از اجرای پروژه گزینش می توان نیاز های سیستم جدید را و فاصله بین نیاز ها و آنچه که نرم افزار می تواند ارائه کند را مشخص کند. تیم هنگام اجرای پروژه گزینش ،اطالعات زیادی در مورد نرم افراز به دست می آورد و می داند که چه نسخه هایی از نرم افزار از پیش سازماندهی شده در بازار وجود دارد ،فروشنده از نظر آموزشی چه خدماتی ارائه می کند ،ساختار تیمی که نرم افزار را ارائه می کند چگونه است. اصوال این کار در یک نشست یا همایش انجام می شود.فروشنده نرم افزار ها را به نمایش می گذارد و تیم برای آزمون شیوه کارکرد نرم افزار و تأمین نیاز های سازمان نمونه ای از شرح مکتوب تهیه می کند و در یک دوره ۴تا ۶هفته ای به تماشای نرم افزار می نشینند. اعضای این تیم عبارت اند از نمایندگانی از سازمان فروشنده نرم افزار ،مشاوران و متخصصانی که می توانند سیستم را یکپارچه کنند.از مدیریت نیز دعوت می شود تا جهت آشنایی با سیستم جدید در این نشست ها مشارکت کند. انتخاب روش مناسب برای تعیین روش جهت انتخاب چند عامل نقش دارند : پیچیدگی نیاز های سازمان: مثال نرم افزار با عملیات مربوط به بازار الکترونیکی خیلی پیچیده تر از نرم افزاری انتظارات مدیریت و تیم گزینش: است که برای عملیات حساب های پرداختنی است. برخی سازمان ها معتقدند بعد از یک مسیر طوالنی و رسمی می توانند وارد جزئیات شوند در حالی که برخی 01. دیگر می کوشند گزینش را سریع انجام دهند و معتقدند شیوه ی پیاده سازی از اهمیت باالیی برخوردار است. تجربه و دانش اعضای تیم گزینش می تواند منجر به بهترین روش شود.سازمان ها در مرحله گزینش وجود سند (مستند سازی) ،معرف ها ناگزیرند فهرست بلندی از نرم افزار و فروشندگان تهیه و تجربه اجرایی آخرین عاملی است که مورد 03. کنند که نیاز به وقت و نیروی زیادی دارد تا به فهرست توجه قرار دارد.مثال نرم افزار های متعلق به کوتاهی دست یابند که می توانست به کمک مشاوران در مدیریت ارتباط با مشتری ،تهیه جداول و زمان کمتری به آن دست یابند. برنامه ریزی پیشرفته اهمیت پیدا می کند درحالی که برای نرم افزار های مربوط به مدیریت منابع انسانی و مالی اهمیت زیادی ندارد. تهیه فهرستی کوتاه از نرم افزار ها هنگام گزینش نرم افزار های زیادی در بازار وجود دارد که باید مورد ارزیابی قرار گیرد که وقت کافی وجود ندارد. تیم گزینش برای اینکه بتواند فهرستی کوتاه و معقول از نرم افزار تهیه کند باید تحقیق اولیه زیادی را انجام دهد. روش های مورد استفاده تیم گزینش برای جمع آوری اطالعات: برسی نتیجه های حاصل از پروژه های گزینش سایر سازمان ها ،استفاده از پایگاه های داده های گزینش نرم افزار ،برسی و انتشار درخواست برای اطالعات اطالعات جمع آوری شده باید خالصه گردد Metaگزارشات سازمانهای تحقیقاتی مثل و نام برخی از فروشندگان از فهرست حذف شود.دالیلی که باعث حذف نام یک فروشنده از فهرست می شود: 01 02 03 04 شرکت فروشنده ادامه حیات فروشنده در صنعت فروشنده در ارائه نرم مجموعه نرم افزار سازمان در آینده مورد نظر سازمان افزاهای معیوب های یکپارچه ندارد. متزلزل است. فعالین ویژه نداشته شهرت داشته باشد. باشد. تیم گزینش بعد ار تجزیه و تحلیل فهرست ،کار خود را با ۲یا ۳ فروشنده آغاز می کند.راه معقول این است که تیم گزینش روش تهیه فهرست کوتاه را مستند و دالیل خود را ارائه کند و موافقت کمیته راهبردی را برست آورد. از آنجا که معیار های گزینش باید به صورت کمی مورد ارزیابی و قضاوت قرار گیرد ۴مرحله انجام می گیرد: )1معیار های مختلفی که باید در گزینش به کار برده شود در گروه های مختلف قرار گیرد. )۲تصمیم گیری در اقالم گزینشی در سه گروه الزامی ،اختیاری و مطلوب روشن شود که اگر در اقالم رتبه بندی رضایت بخشی وجود نداشته باشد موجب حذف نرم افزار شود یا خیر. )۳با دادن ضریب یا وزن به هر یک از گروه های گزینش الویت ها را تامین می کند. )۴با توجه به پاسخ های فروشنده نرم افزار ،به هر یک از زمینه های گزینش نمره می دهند و نمره هر یک از نرم افزار های پیشنهادی را جمع و محاسبه می کنند. از هیچ کوششی فرو گذار نکردن تیم باید در مورد نرم افزار بین واقعیت ها و تصویری را که فروشنده رسم کرده فرق قائل شود و واقعیت را کشف کند. فروشنده نرم افزار باید فهرستی از شرکت هایی که وضع مشابه دارند به خریدار ارائه کند.خریدار با این سازمان ها تماس بگیرد ،از آن ها بازدید کند و ادعای فروشنده را تایید کند.این بازدید ها و تماس ها با شرکت های دیگر می تواند خریدار را متوجه مسائل و چالش های مربوط به پیاده سازی نرم افزار در سازمان بکند.تیم گزینش در سایه بازدید از سازمان و تماس ها اطالعات زیر را کسب می کند: )1سازمان چه بخش هایی از نرم افزار را پیاده کرده و چگونه این سیستم را به کار می گیرد؟ )۲برای پیاده سازی این نرم افزار چه تیمی مورد نیاز است ؟ )۳فرایند پیاده سازی چه مدت طول می کشد؟ )۴در کدام زمینه یا حوزه سیستم کمتر از مورد انتظار عمل کرده است؟ )۵سیستم تا چه اندازه انعطاف پذیر است؟ در بیشتر موارد فروشنده تنها از معرف هایی نام می برد که پروژه ی مزبور در آن سازمان ها به شیوه های عالی پیاده شده اند؛ تیم گزینش باید به سراغ مشتریانی برود که در مرحله ی پیاده سازی دچار مشکل شده اند و از آن ها اطالعات کسب کند. انتخاب اعضای تیم در برنامه ریزی پروژه گزینش یکی از مهم ترین تصمیمات ،ساختار تیم گزینش و اعضای آن است. با روش متمرکز بر پروژه گزینش اعضا ظرف یک تا دو ماه انجام می شود اما گزینش به صورت غیررسمی نیاز به زمان بیشتری خواهد داشت. معموال تیم پروژه متشکل از افرادی است که به صورت تمام وقت و نیمه وقت هستند و افرادی با مهارت های مختلف به نمایندگی از بخش های اصلی سازمان حضور دارند. نقش های اصلی در تیم گزینش عبارتند از: متولی (مجری) پروژه ،عضو کمیته ی راهبردی ،مدیر پروژه ،مشاور ،نمایندگان واحد مالی ،کاربران اصلی و متخصصان فناوری اطالعات. متولی پروژه یکی از مدیران ارشد و کسی است که برای پروژه گزینش نقش محوری ایفا می کند.این مقام به عنوان رئیس کمیته راهبردی عمل می کند؛ او نباید عضو واحد فناوری اطالعات باشد.دیدگاه متولی پروژه باید کلی باشد و تمام توجه خودش را معطوف به منافع کل سازمان کند. معموال کمیتهی راهبردی متشکل از مدیران واحد های سازمانی است؛ مثل معاونان امور مالی ،بازاریابی ،تولید ،مهندسی ،منابع انسانی و فناوری اطالعات. مدیریت پروژه گزینش بر عهده ی مدیر پروژه است.وظیفه آن این است که این اطمینان را بدهد که کار های تخصصی پروژه در موعد مقرر و با کیفیت مناسب انجام خواهد شد.همچنین به عنوان رابطی با مشاوران عمل می کند. اغلب در پروژه گزینش از مشاوران استفاده می کنند زیرا آن ها سه ویژگی دارند: دارای تجربی کافی میباشند. در مورد فروشندگان و محصوالت آن ها دارای دانش مناسب هستند و می توانند در تهیه ی هر چه سریع تر فهرست کوتاه کمک کنند. در زمینه پیاده سازی نرم افزار های مختلف شناخته شده دارای تجربه الزم بوده و می توانند درباره نقاط قوت و ضعف نرم افزارها اطالعاتی ارائه کنند. تعیین هدف های کوتاه فرآیندی برای تهیه ی مدت و بلند مدت برای فهرستی از ۲تا ۴فروشنده سیستم جدید. که بقای سازمان آن ها در بلند مدت تعیین شده باشد. در کل فرآیند گزینش دادن اختیارات کافی به فروشندگان نرم افزار که تعهدی دارند باید در برابر الزامات پروژه ی اعضای تیم گزینش تا نیاز های تیم گزینش واکنش مناسب نشان دهند و با تیم گزینش سریع بتوانند تصمیمات را سریع تر اتخاذ کنند. همکاری کنند. استفاده از فرآیند کار های تخصصی الگوسازی که هر چه گزینش به صورت سریع تر اولویت فرآیند ها موازی و هم زمان را شناسایی نماید. انجام شود. با سپاس از همراهی شما ! هم