Relações Públicas na Estratégia das Organizações PDF

Relações Públicas na estratégia das organizações TCMRPP 2024 Ana Fontainhas Para começar a contar uma história…  As Relações Públicas (RP’S) foram As provavelmente a área do setor do Marketing e da Comunicação que relações mais mudanças sofreu nas últimas...

Relações Públicas na estratégia das organizações TCMRPP 2024 Ana Fontainhas Para começar a contar uma história…  As Relações Públicas (RP’S) foram As provavelmente a área do setor do Marketing e da Comunicação que relações mais mudanças sofreu nas últimas décadas devido a vários fatores públicas como mudanças nas metodologias de trabalho com a crise económica no no setor da comunicação. século XXI Em primeiro lugar, as mudanças de metodologias de trabalho foram muitas vezes associadas às rápidas mudanças nas tecnologias de comunicação e informação relacionadas com o aumento do uso das redes sociais e de plataformas de comunicação na web gratuitas e IA e cada vez mais intuitivas e fáceis de Em segundo lugar, académicos e profissionais concordam que desde os primórdios da humanidade que as Relações Públicas têm vindo a adaptar-se e a reinventar-se à medida da evolução humana, o que significa que mais uma vez se adaptaram a esta nova realidade, mas mantendo o planeamento estratégico característico desta área da comunicação.  Relações Públicas É importante mencionar a definição das Relações Públicas, que atualmente vigora diz que “Relações públicas é um processo de comunicação estratégica que constrói relacionamentos mutuamente benéficos entre as organizações e seus públicos” (Public Relations Society of America -PRSA). As Relações Comunica Públicas do Comunica ção Comunica Seculo XXI ção de Integrada de ção Marketing Corporati englobam Marketing va uma série de Comunicação Comunicação Relações de crise interna com outras áreas: Investidore s Assesso Gestão Organizaçã ria de o de Mediáti conteúd Eventos ca Gestão daos Informação Gestão das Redes de Sociais Reputaç ão Todas estas funções das RP’s têm como objetivo envolver, construir uma relação com os stakeholders da instituição para que de seguida se possa analisar e perceber o feedback das ações de comunicação, ou seja, se os resultados É uma ferramenta forte pois tem o poder, ao comunicar diretamente com os diferentes públicos e com técnicas específicas direcionadas para cada grupo, de mudar consciências, atitudes, comportamentos. O mais importante é o planeamento estratégico das ações de comunicação a realizar de forma contínua. O segredo está na gestão da comunicação que implica selecionar as datas mais adequadas associadas às melhores técnicas de comunicação Na década de 90 objetivos eram os mesmos que existem hoje em dia. No entanto, na época as tecnologias de comunicação estavam ainda no início no mercado português. Nas últimas duas ou três décadas as tecnologias de informação e de comunicação evoluíram e foram sendo adotadas por todos – o que provocou uma grande mudança na Atualmente, as instituições públicas e privadas continuam a necessitar de comunicar com os seus públicos e de perceber o seu feedback. As Relações Públicas continuam a fazer o que faziam, mas integraram as tecnologias na gestão estratégica da comunicação, com o objetivo de fazer chegar as mensagens chave aos públicos. Na realidade, os públicos das empresas têm idades e formas de estar diferentes e, se estamos a comunicar para seniores, a estratégia a utilizar provavelmente serão os canais mais clássicos, mas se estamos a comunicar para jovens os canais estarão relacionados com as redes sociais e canais no YouTube e outras plataformas que lhe serão mais As Relações Públicas continuam a fazer o que sempre fizeram: Alargando os canais de comunicação Assessoria mediática Gestão dos contactos com os órgãos de comunicação social Elaboração da estratégia da informação colocada nos websites Gestão da comunicação realizada com os influenciadores digitais Gestão da informação disponibilizada nas diferentes redes sociais Panos de comunicação estratégica que envolvem a O futuro irá com certeza trazer novidades para esta área que serão naturalmente, e tal como têm vindo a acompanhar a evolução da sociedade, integradas com sucesso. 1| Definição  Definição Filosofia, técnica e arte encaminhadas no sentido de coordenar valores para conviver e compartilhar interesse, de forma solidária e harmoniosa, com a comunidade envolvente. Comunicação participativa. Ações realizadas por profissionais, a favor de uma organização ou entidade, no sentido da captação da simpatia e compreensão mútua dos vários públicos […]” [Fonseca, 99: 188] Função de gestão que se foca em tendências de longo prazo de interação entre uma organização e todos os seus variados públicos os que a apoiam e os que não apoiam. As Relações Públicas procuram fortalecer essas relações e por isso geram compreensão mútua, boa vontade e apoio. [Smith, 2005: 4] Em suma, é o relacionamento de uma organização com os seus públicos, interno 2| História https://www.youtube.com/watch?v=i8LU aC84rsA https://www.youtube.com/watch?v=6WQ zaPu8Clk A origem do conceito Relações Públicas ou, mais concretamente, Public Relations surgiu nos Estados Unidos e parece ficar a dever-se à existência fortuita de um conjunto de circunstâncias que se reuniram pela primeira vez neste país. São elas: 1.As práticas de notoriedade; 2.A existência de uma imprensa de grande tiragem; 3.A industrialização rápida; 4.Uma tradição política. Segundo consta, terá sido Thomas Jefferson, terceiro Presidente americano (1743-1826), quem usou a expressão Relações Públicas para, numa declaração ao Congresso, definir o estado de espírito dos cidadãos no seio de uma comunidade política. É curioso notar que no Portugal do tempo de D. Manuel I podemos extrair conceito semelhante no Regimento da Casa das Índias e da Mina, promulgado pelo rei D. Manuel I em 1509: “que sejam bem trautados os mercadores y pessoas que trautam em nossas Caazas”, “bem ouvidos, respondidos, y despachados (…) y de modo que sempre possam hir contentes y do seu bem livrados, y com rezam e justissa”. Este extrato tem sido muitas vezes apontado como um exemplo de uma preocupação de Relações Públicas naqueles longínquos tempos  1882 O termo Relações Públicas é usado pela primeira vez por Dorman Eaton um advogado norte americano 1906 Ivy Lee abre o primeiro escritório de relações públicas Entre os seus clientes encontram-se a família Rockefeller e os Caminhos de Ferro da Pensilvânia “O nosso trabalho é transparente […] nós fornecemos notícias e a nossa intenção é fornecer em nome dos negócios e das instituições à imprensa e ao público dos estados unidos informações rápidas e corretas sobre assuntos de interesse público” Ivy Lee é responsável pelo primeiro comunicado de imprensa aquando de um acidente com a Companhia de Caminhos de Ferro. 1912 Edward Bernays entra na atividade de Relações Públicas. Bernays é sobrinho de Sigmund Freud e vê as emoções como um instrumento útil para persuasão das massas. 1913 Trabalhadores das Minas de Ferro e Carvão do Colorado entram em greve John D. Rockefeller o dono da companhia recusa ceder aos trabalhadores Nos confrontos que se seguem morrem dezenas de trabalhadores Ivy Lee é chamado a resolver a crise. Aconselha Rockefeller a ir ao local da greve, falar sobre o incidente, Ivy Edward entender-se com os trabalhadores e as famílias, e ceder às exigências. Bernays  1915 Edward Bernays usa as emoções para promover ballet russo nos EUA O ballet era visto como uma área sem interesse e elitista Bernays procurou ligar o ballet à moda, a grupos de referência e a sensações positivas Criou newsletters, editoriais e espaços na imprensa com fotos e histórias dos protagonistas 1914-1918 O ballet esgotou. I Guerra Mundial- criados comités de informação pública nos EUA, Unido. Alemanha e Reino 1919 Edward Bernays estabelece-se como conselheiro de Relações Públicas Bernays faz campanhas para promover o uso de cigarros pelas mulheres e pelos negros direitoschamando dos ao movimento torches of freedom Organiza a festa do 50º aniversário da invenção da lâmpada promovida pela General Electric Em 1928 edita o livro “Propagada”  Edward Bernays O pai das RP explicava a psicologia por detrás da manipulação de massas através do uso da propaganda. Além disso, examinava como esta forma de comunicar influenciava a política, a mudança social e a prática de lobbying. «A manipulação inteligente e consciente dos hábitos e opiniões organizados das massas é um elemento importante na sociedade democrática. Aqueles que manipulam este mecanismo dissimulado da sociedade constituem-se como um governo invisível que é o verdadeiro poder que dirige o nosso país. Somos governados, as nossas mentes são moldadas, os nossos gostos formados, as nossas ideias sugeridas, largamente por homens de que nunca ouvimos falar»  1923 O britânico Basil Clark cria o primeiro manual de Chamava-se the little white book e abordava as relações públicas a nível Relações Públicas diplomático. governamental e 1939 É fundado o Conselho norte-americano de Relações Públicas 1947 Fundada a Sociedade americana de Relações Públicas 1948 Fundado o Instituto Britânico de Relações Públicas 1955 Criação da International Public Relations Association 1955 Edward Bernays reedita o livro A Engenharia do Consentimento Uma obra que enfatiza o carácter emotivo das massas na comunicação 1950-1980 As Relações Públicas implantam-se em todo o globo Década de 1980 - As Relações Públicas são implementadas na escola portuguesa 1989- Criada a APECOM [Associação Portuguesa das Empresas de Conselho em Comunicação e Relações Públicas] 3| Modelos de Relações Públicas  Agente de imprensa ou publicista Este modelo enfatiza o papel dos agentes de imprensa cuja ação se centrava em utilizar os meios de comunicação de massas, nomeadamente os jornais, para disseminar a informação que interessava às organizações mesmo que essa informação fosse exagerada, empolada e até falsa. Tratava-se de uma forma de comunicação num só sentido em que as opiniões do público não eram tidas em consideração e a verdade não era uma prioridade.  Informação Pública O modelo de informação pública estabelece que as organizações procuram revelar as informações de interesse público numa lógica de abertura e linguagem próxima da filosofia jornalística. Não pretendendo persuadir de uma forma direta ou alterar os comportamentos, este modelo colocava em evidência a disseminação da informação num prisma comunicacional unidirecional emissor-recetor. Apesar de unidirecional, este modelo começa a interessar- se pela reação dos públicos pelo menos no que concerne à preocupação de conhecer audiências e reação às notícias Depara melhor facto, selecionar mesmo os meios com o advento dade comunicação Internet, para os é possível quais as informações serão enviadas. verificar que muitas organizações se limitam a prestar informações públicas de forma rígida, ou pelo menos quando se trata de assuntos mais delicados. Governos, nomeadamente, mas também empresas, disponibilizam informações, sob forma de comunicados de imprensa ou conferências de imprensa sem Fluxo de direito a perguntas por parte dos comunicação Emissor Recetor jornalistas, que poderiam, de algum modo, representar os públicos na colocação de perguntas e dúvidas.  Modelo Assimétrico de duas vias ou Bidirecional O terceiro modelo da atuação das Relações Públicas tem como grande protagonista Edward Bernays e baseia-se no princípio que, para se persuadir o público é necessário estudá-lo, avaliando as suas atitudes. As emoções estudadas por Bernays, passaram a ser o ponto de partida para a planificação e execução de campanhas de Relações Públicas. Considera-se que os efeitos são assimétricos porque apesar de haver fluxo de comunicação em dois sentidos, há uma maior influência junto dos recetores do que dos emissores. O estudo do público é preponderante para este modelo. Fluxo de comunicação Emissor Recetor  Modelo Simétrico Bidirecional Este último grande modelo das Relações Públicas é a evolução natural da atividade. Preconizado pelos investigadores americanos e Grunig e Hunt procuram ir para lá da simples pesquisa dos comportamentos e atitudes dos públicos da persuasão científica de Edward Bernays, e advogam um comportamento organizacional baseado na compreensão mútua em que os públicos não são apenas vistos como clientes a quem persuadir, mas como parte de uma realidade sistémica que influencia ativamente a vida da organização e faz parte do seu crescimento. O modelo bidirecional verifica-se na atividade das Relações Públicas quando os públicos-alvo e os profissionais de Relações Públicas, acionistas, especialistas, jornalistas trocam livremente impressões para melhores soluções sejam tomadas por todos. Este modelo em que os efeitos são simétricos entre organizações e públicos funciona particularmente bem numa perspetiva de longo prazo, de construção de confiança. Fluxo de comunicação Emissor Recetor O perfil do Relações Públicas O perfil do Relações Públicas Bom comunicador Capacidade de comunicar oral ou na forma escrita https://www.youtube.com/watch?v=6mGwuU4ztAk& t=177s https://www.youtube.com/watch?v=bJGXGvoBhKw Capacidade de enfrentar grandes audiências Quer estejamos numa reunião de equipa ou a fazer uma apresentação para uma audiência, todos nós temos que falar em público de vez em quando. Podemos fazê-lo bem ou podemos fazê-lo mal, mas uma coisa é certa: o resultado final irá afetar o que as outras pessoas vão ficar a pensar sobre nós. É POR ISSO QUE FALAR EM PÚBLICO CAUSA TANTA ANSIEDADE E PREOCUPAÇÃO. A BOA NOTÍCIA É QUE COM PREPARAÇÃO, PRÁTICA E OUTRAS TÉCNICAS, É POSSÍVEL  1- INÍCIO E FIM COM IMPACTO OS INÍCIOS DOS DISCURSOS SÃO MUITAS VEZES DETERMINADOS PELA QUALIDADE DE COMO COMEÇAM. DIFICILMENTE UMA PLATEIA TERÁ INTERESSE NO QUE TEM PARA DIZER SE UMA IMAGEM NEGATIVA JÁ ESTIVER CRIADA NA SUA CABEÇA. COMEÇAR EM GRANDE E DEIXE A SUA MARCA! COMO ?  2- TREINAR E GRAVAR FALAS PRATIQUE O QUE VAI DIZER MUITAS (E MUITAS) VEZES. O MEDO DE ESTAR PERANTE UMA PLATEIA A OUVIR CADA PALAVRA DO QUE VAI DIZER, PODERÁ SER O PRIMEIRO PASSO PARA QUE “CONGELE” NO MOMENTO ERRADO. PRESTE ESPECIAL ATENÇÃO ÀS MULETAS VERBAIS COMO O “AAAAH”, “HMM” OU “TIPO”. OBSERVE A SUA LINGUAGEM CORPORAL: ESTÁ A BALOUÇAR, ESTÁ APOIADO EM ALGO? MEXE DEMASIADO AS MÃOS SEM QUALQUER PROPÓSITO APARENTE? OLHA PARA O PÚBLICO? SORRI? O DISCURSO É POSITIVO OU NEGATIVO? OU SUBMISSO?  3- ENVOLVER O PÚBLICO ENQUANTO ESTIVER A FALAR, TENTE ENVOLVER O SEU PÚBLICO. ISSO FAZ COM QUE SE SINTA MENOS ISOLADO ENQUANTO ORADOR E MANTÉM O PÚBLICO ENVOLVIDO NA MENSAGEM QUE QUER TRANSMITIR. SE FOR APROPRIADO, FAÇA PERGUNTAS DIRECIONADAS A INDIVÍDUOS OU GRUPOS E INCENTIVE AS PESSOAS A PARTICIPAR E E COLOCAR QUESTÕES.  4- ATENÇÃO À LINGUAGEM CORPORAL CASO AINDA NÃO TENHA REPARADO, A SUA LINGUAGEM NÃO-VERBAL VAI DANDO PEQUENAS PISTAS SOBRE O SEU ESTADO DE ESPIRITO. SE ESTÁ NERVOSO, OU SE NÃO ACREDITA NO QUE ESTÁ A DIZER, O PÚBLICO PODERÁ FICAR A SABER EM BREVE. PRESTE ATENÇÃO À SUA LINGUAGEM CORPORAL: FIQUE EM PÉ (E DIREITO), RESPIRE PROFUNDAMENTE, OLHE AS PESSOAS NOS OLHOS E SORRIA. NÃO SE APOIE NUMA PERNA OU FAÇA GESTOS QUE NÃO SEJAM NATURAIS.  5- TESTAR EQUIPAMENTOS VERIFICAÇÕES AMBIENTAR AO LOCAL PRATICAR UTILIZANDO O MICROFONE E QUAISQUER RECURSOS VISUAIS VERIFICAR COMPONENTES TECNOLÓGICOS EVITE AUMENTAR AINDA MAIS O STRESS TESTANDO TODO E QUALQUER EQUIPAMENTO E FUNÇÕES AUDIOVISUAIS COM ANTECEDÊNCIA. E CLARO, LEVE SEMPRE BACKUPS. UMA PEN EXTRA OU UNS APONTAMENTOS A MAIS PODERÃO DAR JEITO NO CASO DE ALGUM IMPREVISTO.  6- FAÇA UMA APRESENTAÇÃO ELETRÓNICA UMA APRESENTAÇÃO AJUDA SEMPRE, PARA SEGUIR UM FIO CONDUTOR NÃO COLOCAR MUITA INFORMAÇÃO NÃO LER SER ATRATIVA NÃO SER DEMASIADO ANIMADA  7 – PREPARAR SEMPRE UM PLANO B PARA ULTRAPASSAR IMPREVISTOS PARA CONTROLAR O TEMPO  8 – NÃO TENHA MEDO DE PERGUNTAS DEIXE SEMPRE UM ESPAÇO PARA QUESTÕES AS QUESTÕES SÃO IMPORTANTES E DEMONSTRAM SEMPRE O INTERESSE DA PLATEIA  9– PREPARAR E CONFIAR AUTOESTIMA FAZER UMA LISTA DAS 10 QUALIDADES E CARATERÍSTICAS POSITIVAS DA APRESENTAÇÃO APRESENTAR-SE DE FORMA ADEQUADA, CUIDADA, MAS CONFORTÁVEL.  O perfil do Relações Públicas Dominar línguas Inglês, Espanhol ou outras relevante para a área de trabalho Treino, dedicação e persistência Viajar Ver filmes sem legendas (repetir 3 vezes) Ler livros em português e depois na língua que pretende Aprender em Grupo Pense nesse idioma Observe as pessoas enquanto falam Não ter medo nem vergomnha de errar Instalar uma APP (Ex: Duolingo ou https://foreveryoung.sapo.pt/aprender-novas-linguas/)  O perfil do Relações Públicas Dominar as novas tecnologias Audiovisuais e outras ferramentas digitais tanto de edição como de gestão de comunicação  O perfil do Relações Públicas Ter iniciativa, proatividade, autonomia e responsabilidade – ser empreendedor Ser simpático e apresentar-se de forma cuidada Respeitar os aspetos éticos e deontológicos Possuir elevada cultura geral 5| Funções das Relações Públicas  O Regulamento Geral de Proteção de Dados, O que adiante RGPD, é um diploma Europeu (EU 2016/679) que determina as regras relativas à éo proteção, ao tratamento e à livre circulação dos dados pessoais das pessoas nos países da União Regulame Europeia. Este regulamento visa reforçar a Proteção de nto Dado O RGPD Dados entrou dos em vigor cidadãos em Portugal e harmonizar a 25 de a legislação maiopaíses dos de 2018 substituindo membros da UE. a lei de proteção de Geral s? dados (Lei 67/98 de 26 de outubro). de Proteção de  A legislação aplica-se a todas as organizações instaladas na União Europeia e àquelas que mesmo fora da UE, tratem de dados de seus residentes. As empresas e entidades públicas são obrigadas A quem a comprovar o cumprimento de todos os requisitos derivados da aplicação deste se Regulamento. aplica?  O RGPD obriga a prestar mais informações aos titulares dos dados, como a base legal para o tratamento de dados, o prazo de conservação dos dados e ainda informações mais detalhadas sobre as transferências internacionais e a possibilidade de apresentar queixa junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados. Os dados recolhidos terão de ser utilizados unicamente para a finalidade a que se destinam. Na altura da submissão dos dados, esta finalidade tem de ser bem explícita, tal como o tempo durante o qual estes serão mantidos. O titular dos dados tem o direito de consultar os seus dados, em posse da empresa, assim como aceder ao histórico de ações efetuadas com esses A que dados. O RGPD define ainda o conceito de dados sensíveis obriga? submetidos a condições especiais de tratamento, como é o caso dos dados biométricos. De acordo com a dimensão e o contexto destes tratamentos as Entidades Públicas estão sempre obrigadas a nomear um Encarregado de Proteção de Dados.  Qualquer informação, de qualquer Qual independentemente imagem, natureza incluindo som relativa e do e respetivo suporte, a uma pessoa o singular identificável identificada (titular dos ou dados); é considerada identificável a pessoa que possa ser identificada designadamente por referência a conceito direta ou um indiretamente, identificação ou a um ou número de mais elementos específicos da sua identidade física, fisiológica, de psíquica, económica, cultural ou social. DAD OS PESSOAI O que é Qualquer conjunto estruturado de dados um segundo critérios pessoais, acessível quer seja determinados, centralizado, descentralizado ou repartido de ficheiro modo funcional ou geográfico. de DAD OS PESSOAI  O que Característica de segurança de um sistema de informação que permite definir quais os dados significa que podem, ou não, ser acedidos por terceiros. PRIVACIDA DE DE DADOS  O que Qualquer operação ou conjunto de operações sobre dados pessoais, efetuadas com ou sem éo meios automatizados, adaptação ou tais como aa recolha, o alteração, TRATAMEN registo, a organização, utilização, recuperação, qualquer a comunicação a a conservação, a a por transmissão, consulta, difusão ou poroutra forma de por colocação TO DE comparação à apagamento o ou interconexão, disposição, ou bloqueio, com bem como DADOS destruição. PESSOAIS  https://ec.europa.eu/info/ https://www.iapmei.pt/PRODUTOS-E-SERVICOS/A ssistencia- Tecnica-e-Formacao/Regime-Geral-d Mai e-Protecao-de- Dados.aspx s informaç ão 1) Relação com os media 2) Organização de eventos 3) Comunicação de crise 4) Meios de comunicação próprios 5) Lóbi 6) Ações de responsabilidade social 7) Protocolo O relacionamento com os jornalistas esteve na origem do conceito de Relações Públicas (R.P.), e ainda hoje, é uma das principais áreas de atuação desta profissão. Através dos meios de comunicação social, o profissional de Relações Públicas pode chegar a grandes audiências ou a públicos específicos, e assim, influenciar os seus conhecimentos, as atitudes e a formação das opiniões sobre um tema que tenha interesse desenvolver. Conhecimento sobre o funcionamento de cada meio de comunicação social: - o perfil dos seus jornalistas, - os seus prazos, - as solicitações mais frequentes - as caraterísticas das suas audiências - o que determina o tipo (conteúdo e forma) das informações necessárias para a elaboração das peças jornalísticas. Esta compreensão permite o estabelecimento de relações de mútua confiança e respeito, entre um RP e um jornalista. Atualmente, o profissional de Relações Públicas tem ainda de desenvolver e aperfeiçoar competências para o acompanhamento eficaz das novas tendências, quer ao nível do rápido crescimento dos meios de comunicação social nas novas plataformas de comunicação, quer ao nível da rápida propagação dos novos influenciadores que emergem como fontes de informação.  1- Relação com os media Transmissão de informação através dos órgãos de comunicação social [TV, Jornais, Rádios, Meios eletrónicos. Uma boa relação com os órgãos de comunicação social tem vantagens Os media difundem a informação de forma eficiente e rápida Os media são vistos como imparciais aos olhos do público porque falam das organizações indiretamente A relação com os media deve ser, franca, direta e com espírito de entreajuda. Os jornalistas são profissionais ocupados pelo que as organizações devem apenas fornecer  Instrumentos de relação com os media Ficheiro de imprensa Base de dados onde são inseridos os dados dos órgãos de Comunicação Social Deve estar sempre atualizado Incluir contactos, e observações pertinentes de Nome órgãosMorada de comunicação generalistas eE-mail Telefone/fax Tipologia OBS RTP especializados Avenida Marechal 00 351 217 947 000 agenda.informacao@r t p.pt Generalista Gomes da Costa, n.º 37 1849-030 Lisboa SIC Estrada da Outurela, 214179400 [email protected] Generalista nº119 2794-052 Carnaxide TVI Rua Mário Castelhano, 40 351 21 434 75 00 [email protected] Generalista Canal mais visto Queluz de Baixo 2734-502 Barcarena Portugal SIC N Estrada da Outurela, 214179400 [email protected] Informativo O mais visto no “cabo” nº119 2794-052 Carnaxide Impren  Instrumentos de relação com os media Dossiê de imprensa Dossiê entregue aos órgãos de comunicação social com informações importantes Deve conter informação detalhada sobre a organização Pode ser geral ou a propósito de um determinado assunto Estrutura: Sumário Comunicado de abertura Sequência lógica dos temas Imagens, gráficos e quadros legíveis e apelativos Pode conter brindes promocionais  Instrumentos de relação com os media Comunicado de Imprensa [press release]. Texto redigido em forma jornalística enviado aos media. Regras Parte-se do mais importante para o menos importante [pirâmide invertida] Cada texto pode ter várias pirâmides invertidas Linguagem simples, concisa e clara O primeiro parágrafo responde às perguntas [O quê, quem, quando, onde, como e porquê] Evitar siglas ou gíria profissional (quando usadas, deve conter o detalhe) Não adjetivar Focar os aspetos mais positivos As frases devem ser curtas Deve ter data e os contactos da organização para posterior contacto Deve ter margens largas para que o jornalista possa tirar apontamentos em caso de documento físico  Instrumentos de relação com os media Conferência de imprensa. Convite feito aos media para uma entrevista coletiva, destinada a expor informações sobre uma temática Regras: A organização só deve convocar uma conferência de imprensa para dar informações importantes e que necessitem de esclarecimentos Composta por dois momentos: comunicação e perguntas/respostas Tra Os jornalistas convidados 4 balh devem ser o mais especializados possível Deve reservar-se um espaço agradável e com condições logísticas o n O comunicador deve estar preparado para responder a perguntas difíceis º Os jornalistas devem dispor de espaço e condições para trabalhar  Instrumentos de relação com os media Press Book [clipping, recortes de imprensa..] Dossiê onde se elencam as notícias nos Media Serve para fazer um seguimento da notoriedade da organização Deve incluir: Nome da publicação, página, secção, data, mancha gráfica e observações  2- Organização de eventos Um evento é um acontecimento uma ocorrência Tem como objetivos Criar uma notícia Ter um impacto positivo junto dos públicos-alvo Vender produtos ou serviços Aumentar a notoriedade Tipos de eventos Feiras [gerais ou temáticas] Congressos/conferências/palestras Workshops [ganhar competências numa área. Com duração reduzida] Eventos sociais [solidariedade, festas, inaugurações….] Eventos desportivos [provas ou campeonatos] Planeamento de eventos Diagnóstico Conhecer a organização e os seus problemas Conhecer a perceção do público e media Programação Definir objetivos e público alvo Definir o tipo de evento a realizar Ação e implementação Designação do evento Data, hora, local Ações e atividades [programa, convidados] Tra Recursos humanos, materiais e monetários 5 balh o n Comunicação [identidade, divulgação, relação º com os media e líderes de opinião] Avaliação Verificar se os objetivos foram cumpridos Relatório final.  3- Comunicação de crise Uma crise é um evento inesperado que afeta a confiança dos públicos na organização Origina atenção dos media, público em geral e das entidades reguladoras Tipologias: Catástrofes – Terramoto, incêndio, acidente… Falhas funcionais – problemas técnicos com os produtos ou serviços Honorabilidade – Crises éticas e de honra: roubos,fraudes, crimes de sangue, conduta que não respeita os públicos Crises económico-financeiras – Falências, problemas de tesouraria, multas… Crises internas – Greves, luta pelo poder, confrontos.  Fases das crises Aguda – Quando a crise é conhecida pelos públicos e pelos media Crónica – quando a organização enfrenta as consequências da crise: indemnizações, reparações, processos… Recuperação - Quando a organização implementa medidas para recuperar a confiança dos públicos. Enfrentar a crise Reunir grupo de crise Colocar em prática o plano de prevenção de crise Solidarizar-se com as vítimas da crise e assumir as responsabilidades Características da comunicação de crise Rápida – comunicar nas primeiras 24 horas Verdadeira – Não prestar informações erróneas Segmentada – mensagens diferentes para os diferentes públicos Tranquilizadora – assegurar que se tem o controlo  4- Meios próprios de comunicação Vídeo organizacional Newsletters Rádio TV Renault TV, Red Bull TV, Tra Benfica TV[…] 6 balh o n Ações de º comunicação ou marketing de conteúdos Site  5- Lóbi Grupo de pressão junto das autoridades legislativas ou reguladoras O termo vem do tempo em que os nobres e empresários se juntavam no lóbi do parlamento de Londres para influenciar os deputados da nação O lóbi é legítimo e regulado nos Estados Unidos e União Europeia Em Portugal não há legislação pelo que o termo lóbi é usado de forma depreciativa O Relações Públicas pode fazer lóbi informando as autoridades sobre os problemas ou vantagens de determinadas soluções e decisões.  6- Ações de responsabilidade social Conduta de preocupação com a comunidade em que a organização se integra Contribui para o bem estar coletivo Melhora a relação com os públicos Evita conflitos e sanções  6- Ações de responsabilidade social Deve cobrir 3 aspetos fundamentais Legal – Cumprimento das leis e normas do setor de atividade, fiscal e do trabalho Ético - Cumprimento de regras sociais e morais [honestidade, lealdade, respeito pela concorrência, respeito pelos compromissos] Proactivo - Levar a cabo iniciativas que elevem a organização a um patamar de preocupação e harmonia social [solidariedade social, ambiente, mecenato, patrocínio, investigação científica, apoio a outras iniciativas de carácter  7- Protocolo Conjunto de regras de nos permitem viver em sociedade Definido pelo bom senso, por normas sociais, e por normas legislativas Permite: Evitar e resolver conflitos Respeitar tradições e hierarquias Estabelecer regras Tornar a convivência agradável Comunicar profissionalismo e atenção aos pormenores Origens do protocolo Ética e dever moral [ajudar, saudar, respeitar] Tradição social [tradições, costumes e rituais, religião, história] Lei [Lei das precedências, hinos, bandeiras e outros símbolos, condecorações, cerimónias oficiais] O protocolo está presente em todas as áreas importantes da nossa vida Nas relações sociais Nas relações laborais Nas organizações públicas e privadas  Pesquisar e escolher um tipo de protocolo para apresentar em aula Tra 7 balh o n º  8- Acompanhamento ao público Receber os públicos Prestar informações Atender reclamações Ouvir o cliente/utente Pedir desculpas pelo incómodo Perguntar o que o cliente/utente espera para melhorar a situação. Oferecer soluções  Atender o telefone Até ao 3º toque Identificar a organização, identificar-se, cumprimentar, perguntar no que pode ser útil Ter papel e caneta para anotar informações importantes Usar linguagem clara e concisa Agradecer a atenção e desligar com cordialidade Responder a e-mails No máximo em 48 horas úteis O e-mail deve ser construído com regras de escrita formal. 6| O plano de Relações Públicas  O planeamento de comunicação é fundamental para se atingirem os objetivos globais da organização. A comunicação deve ser estratégica e integrada Pesquisa e diagnóstico Identidade organizacional (nome, slogan, logótipo, história, missão, visão e valores) Concorrência e posição no mercado Enquadramento político, económico, social e legal Problemas e oportunidades  Objetivos Globais e secundários Públicos Segmentação Recursos Financeiros, materiais, humanos Programação Instrumentos de comunicação [Publicidade, Relações Públicas,. Vendas…], meios [televisão, rádio, internet…], ações, calendário. Avaliação Medição e apreciação de resultados 7| Bibliografia  A.A.V.V Relações Públicas e Comunicação Organizacional –Desafios da globalização , Lisboa: Escolar Editora Barquero Cabrero, J; Barquero Cabrero, M. O Livro de Ouro das Relações Públicas, Porto: Porto Editora Bouza Serrano, J. O Livro do Protocolo, Lisboa: Editora Esfera dos Livros Caetano, J.; Rasquilha L. Gestão e Planeamento de Comunicação, Lisboa: Quimera Engrácio, H. Relações Públicas- Para uma atualização de funções e instrumentos , Lisboa: Universidade Nova de Lisboa, Tese de Doutoramento Gonçalves, G. Introdução à Teoria das Relações Públicas, Porto: Porto Editora Lampreia, J. M.. Comunicação Empresarial - As Relações Públicas na Gestão , Lisboa: Texto Editora Palencia-Lefler, M. 90 Tecnicas de Comunicación y Relaciones Publicas: Manual de Comunicación Corporativa, Barcelona: Profit Editorial Ramos, F. Estratégias e Protocolo para a Comunicação Corporativa, Lisboa: Media XXI Wilcox, D.; Cameron, G. Public Relations Strategies and Tactics, Boston: Pearson International Ana Fontainhas ana.fontainhas@ipc b.pt