مبادئ إدارة الأعمال - الفصل السادس (PDF)

1 ‫‪2‬‬ ‫الفصل السادس‬ ‫التنسيق‬ ‫‪Coordination‬‬ ‫‪3‬‬ ‫التنسيق‬ ‫‪Coordination‬‬ ‫محتويات‬ ‫‪:‬الفصل‬ ‫مفهوم التنسيق وأهمية الحاجة إليه‬...

1 ‫‪2‬‬ ‫الفصل السادس‬ ‫التنسيق‬ ‫‪Coordination‬‬ ‫‪3‬‬ ‫التنسيق‬ ‫‪Coordination‬‬ ‫محتويات‬ ‫‪:‬الفصل‬ ‫مفهوم التنسيق وأهمية الحاجة إليه‬ ‫‪1‬‬ ‫‪ 2‬شمولية وظيفة التنسيق‬ ‫عوائق‬ ‫‪3‬‬ ‫التنسيق‬ ‫‪4‬‬ ‫أهم الوسائل المستخدمة في التنسيق‬ ‫‪ 5‬خصائص التنسيق الفعال‬  ‫‪4‬‬ ‫مفهوم التنسيق وأهمية الحاجة إليه‬ ‫يعرف التنسيق على أنه‪« :‬الترتيب المنظم لجهود‬ ‫الجماعة‪ ،‬لكى توحد هذه الجهود في التصرف والتنفيذ‬ ‫لتحقيق الهدف المحدد»‪.‬‬ ‫يعني التنسيق من وجهة نظر اإلدارة توحيد وتكامل جهود األفراد‪.‬وتتعلق بالنواحي الت‬ ‫ع‬ ‫‪.1‬مقدار الجهود التي تبذل من ناحية الكم والنوع‪.‬‬ ‫م ‪.2‬توقيت هذه الجهود‪.‬‬ ‫‪.3‬توجيه وتحديد االتجاه الذي تسلكه‪.‬‬ ‫ل‬ ‫ي‬ ‫ة‬  ‫مثال على التنسيق في بيئة العمل الواقعية يمكن أن يكون في سياق تطوير منتج جديد‪.‬‬ ‫لنفترض أن شركة تقوم بتطوير هاتف ذكي جديد‪ ،‬يتطلب هذا المشروع تنسيق جهود‬ ‫متعددة لضمان نجاحه‪.‬إليك كيفية تطبيق مفهوم التنسيق في هذا السيناريو‪:‬‬ ‫‪.1‬تنسيق الفرق الداخلية‪ :‬يجب على فرق البحث والتطوير‪ ،‬التصميم‪ ،‬الهندسة‪،‬‬ ‫والتسويق أن تتعاون وتتنسق مع بعضها البعض‪.‬على سبيل المثال‪ ،‬يجب على فريق‬ ‫البحث والتطوير التواصل بانتظام مع فريق التصميم لضمان أن تتوافق المواصفات التقنية‬ ‫مع تصميم المنتج المرغوب‪.‬‬ ‫‪.2‬تنسيق الموارد واإلنتاج‪ :‬يجب تخطيط توافر الموارد بشكل مناسب‪ ،‬مثل المواد‬ ‫الخام والعمالة والمعدات‪ ،‬بحيث يمكن تلبية جدول زمني صارم إلطالق المنتج‪.‬‬ ‫‪.3‬تنسيق العالقات مع الموردين‪ :‬يجب على قسم المشتريات تنسيق عالقاته مع‬ ‫الموردين المختلفين لضمان توافر المواد الالزمة في الوقت المناسب وبالجودة المطلوبة‪.‬‬ ‫‪.4‬تنسيق التسويق واإلعالن‪ :‬يجب أن يتعاون فريق التسويق مع فريق التطوير‬ ‫لضمان أن الرسالة اإلعالنية تعكس المزايا الفريدة للمنتج وتلبي توقعات العمالء‬ ‫المستهدفين‪.‬‬ ‫‪.5‬تنسيق التوزيع وخدمة العمالء‪ :‬يجب على قسم الشحن والتوزيع أن يتعاون مع‬ ‫قسم خدمة العمالء لضمان توصيل المنتجات بشكل سلس وسريع‪ ،‬وتقديم الدعم الالزم‬ ‫للعمالء بعد البيع‪.‬‬ ‫‪5‬‬ ‫وفي ضوء تعريف التنسيق وقواعده وتحديد مضمونه يمكننا‬ ‫استخالص بعض النتائج اآلتية‪:‬‬ ‫يعد‪1‬التنسيق مسؤولية كل مدير وهو إحدى وظائفه اإلدارية التي ال تنفصل عن الوظائف اإلدارية األخرى‬ ‫يستهدف التنسيق منع التشابك والتداخل داخل إدارة التنظيم أو بين مختلف‬ ‫التنظيمات ‪ ،‬حتى يمكن للنظام اإلداري بأكمله من تحقيق األهداف بتكامل‬ ‫‪2‬‬ ‫‪.‬وبكفاية‬ ‫يعد التنسيق وسيلة وغاية في آن واحد‪ ،‬فهو وسيلة يستهدف اإلسهام في تحقيق‬ ‫أهداف التنظيم‬ ‫‪3‬‬ ‫وغاية حينما ينظر له كأساس في بناء التنظيم اإلداري وهو جوهر العملية اإلدارية‬ ‫على األفراد والجماعات وعلى وحدات التنظيم اإلداري نفسه وبينه وبين وحداته اإلقليمية‬ ‫‪ 4‬التنسيق‬ ‫‪.‬بأكملها‬ ‫يطبق‬ ‫‪.‬أو فروعه‬ ‫التأكيد على وحدة الجهود والتصرفات التي تعد جوهر وظيفة التنسيق بمعنى أن اإلداري قد أعد توقيتًا لكل‬ ‫‪.‬الجهود لكي تسير في اتجاه متجانس كما تعد وحدة الجهود من أدوات التنظيم التي تجعل القيادة ناجحة‬‫‪75‬‬ ‫‪6‬‬ ‫يجب عدم الخلط بين التنسيق والتعاون فكالهما مختلفان وال يمكن أن يحدث التنسيق بمحض الصدفة ولذلك‬ ‫لم يتحقق التعاون الذاتي داخل التنظيم فقد نحطم كل إمكانيات التنسيق ‪,‬واذا وجد التعاون الذاتي‬‫اذا ‪6‬‬ ‫‪.‬فلن يتحقق التنسيق تلقائيًا؛ فالتنسيق أشمل من التعاون‬ ‫إن التنسيق عملية مستمرة دائمة وليس حالة ساكنة لذلك يجب على اإلداريين العمل‬ ‫‪7‬‬ ‫‪.‬بصفة مستمرة ومتصلة لتهيئة الفرصة لتحقيق التنسيق‬ ‫‪.‬هناك ارتباط جذري وأساسي بين التنسيق كوظيفة وبين بناء التنظيم نفسه‬ ‫‪8‬‬ ‫يعتمد التنسيق على السلطة التي تصاحب التدرج اإلداري حسب المراكز والمستويات المختلفة كما يعتمد ايضًا‬ ‫‪9‬‬ ‫‪.‬على كفاءة األفراد وعلى درجة الفهم والتعاون بين األفراد‬ ‫إن ‪107‬‬ ‫التنسيق يجب إحداثه وتواجده في المجاالت الجديدة التي تظهر باستمرار في مختلف أنشطة التنظيم اإلداري‬ ‫‪.‬مثل مجاالت أنشطة هيئات التنفيذ والمشورة في مختلف العمليات الميدانية لنشاط التنظيم‬ ‫‪7‬‬ ‫شمولية وظيفة التنسيق‬ ‫‪The scope of coordination‬‬ ‫العالقة بين التخطيط و ‪1-‬‬ ‫التنسيق‬ ‫العالقة بين التنظيم والتنسيق ‪2-‬‬ ‫العالقة بين التوجيه والتنسيق ‪3-‬‬ ‫العالقة بين الرقابة والتنسيق ‪4-‬‬ ‫‪8‬‬ ‫العالقة بين التنسيق وبين العمليات اإلدارية‬ ‫تنسي‬ ‫تنسي‬ ‫ق‬ ‫طي‬ ‫ق‬ ‫مواد‬ ‫تخ‬ ‫ط‬ ‫تن‬ ‫ظ‬ ‫يم‬ ‫آالت‬ ‫أفراد‬ ‫معدا‬ ‫طرق‬ ‫ت‬ ‫عمل‬ ‫تنسي‬ ‫تنسي‬ ‫تو‬ ‫ق‬ ‫بة‬ ‫ق‬ ‫جيه‬ ‫أموا‬ ‫قا‬ ‫ر‬ ‫ل‬ ‫‪9‬‬ ‫العالقة بين التخطيط والتنسيق‬ ‫إن أحد اهداف فاعلية الخطط هو التكامل بينها ولتحقيق هذا‬ ‫التكامل والترابط يتطلب من المدير اتخاذ قرارات متعددة لضمان‬ ‫التنسيق بين الخطط تصميمًا وانجازًا ؛ حتى يتحقق التكامل‬ ‫المطلوب‪.‬‬ ‫بمعنى آخر «أن هناك خطة أساسية وخططًا فرعية تتناول‬ ‫الوسائل الالزمة لتحقيق الخطة األساسية لإلنتاج وهناك البد من‬ ‫التنسيق ؛حتى ال يكون هناك انحراف بين التنفيذ والنتائج‬ ‫المطلوبة»‬ ‫‪1‬‬ ‫العالقة بين التنظيم والتنسيق‬ ‫‪0‬‬ ‫إن الهدف األساس من العملية التنظيمية هو تسهيل مهمة التنسيق بين‬ ‫الوظائف واألفراد في كافة المستويات التنظيمية ويعد أولى أساسيات‬ ‫التنظيم هو تحديد العالقات بين الوحدات اإلدارية في المنظمة وتحديد‬ ‫السلطات والمسؤوليات لكل فرد من أفراد هذه الوحدات حيث إن توزيع‬ ‫األنشطة المختلفة على األقسام المعنية وما يرافقها من سلطات‬ ‫ومسؤوليات تعد في حد ذاتها نشاطًا تنسيقيًا‪.‬‬ ‫»وبمعنى «إن التنظيم يؤثر على حجم ونوعية التنسيق المطلوب‬ ‫فالمدير الذي يشرف على عشرة أشخاص مرؤوسين تزداد بال شك مهمته‬ ‫‪.‬التنسيقية عما إذا كان يشرف على خمسة أشخاص فقط‬ ‫‪1‬‬ ‫العالقة بين التوجيه والتنسيق‬ ‫‪1‬‬ ‫يلعب التوجيه دورًا مهمًا في تحقيق التنسيق المطلوب فالقيادة‬ ‫الديمقراطية التي تشرك األفراد في تحديد األهداف ورسم الخطط تضمن‬ ‫توحيد وتوجيه جهودهم نحو تحقيق هذه األهداف‪.‬‬ ‫كلما كان حجم المنظمة صغيرًا كلما كان تحقيق التنسيق بين جهود األفراد‬ ‫‪.‬سهل المنال وكذلك لو كانت قنوات االتصال سريعة ومختصرة‬ ‫‪1‬‬ ‫العالقة بين الرقابة والتنسيق‬ ‫‪2‬‬ ‫إن أهمية العالقة بين الرقابة والتنسيق واضحة ؛ فكما أن الهدف من الرقابة‬ ‫هو ضمان تحقيق األهداف المطلوبة وتصحيح االنحرافات عند حدوثها كذلك‬ ‫فإن هدف التنسيق هو ضمان تحقيق هذه األهداف من خالل توحيد جهود‬ ‫األفراد ‪.‬‬ ‫‪1‬‬ ‫عوائق التنسيق ‪Obstacles Of Coordination‬‬ ‫‪3‬‬ ‫تنشأ عوائق وصعوبات التنسيق من عدة مصادر أهمها ما يأتي ‪:‬‬ ‫تطبيق التخصص‬ ‫عدم تفهم اإلدارة العليا‬ ‫‪.‬وتقسيم العمل‬ ‫‪.‬زيادة حجم التنظيم وتعقده‬ ‫‪.‬ألهمية التنسيق‬ ‫عدم التوافق بين اإلدارات‬ ‫‪1‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪4‬‬ ‫‪1‬‬ ‫أهم الوسائل المستخدمة في التنسيق‬ ‫‪4‬‬ ‫هناك وسائل عديدة يمكن أن تستخدم كوسائل للتنسيق‪ ,‬سواء التنسيق األفقي أو‬ ‫التنسيق الرأسي ‪.‬ومن هذه الوسائل ‪:‬‬ ‫‪1-‬‬ ‫‪2-‬‬ ‫تسلسل‬ ‫التنسيق‬ ‫المنسق‪9-‬‬ ‫األوامر‬ ‫بالقواعد‬ ‫الخاص‬ ‫واإلجراءا‬ ‫ت‬ ‫‪8-‬‬ ‫المناقشا‬ ‫وسائل‬ ‫التنسيق ‪3-‬‬ ‫ت غير‬ ‫التنسيق‬ ‫باألهداف‬ ‫الرسمية‬ ‫إدارة‪7-‬‬ ‫استخدام ‪4-‬‬ ‫المشروعات‬ ‫‪5-‬‬ ‫المساعدين‬ ‫تنظيم(‬ ‫استخدام‬ ‫في التنسيق‬ ‫)المصفوفة‬ ‫اللجان ‪6-‬‬ ‫االتصال‬ ‫للتنسيق‬  ‫‪1‬‬ ‫أهم الوسائل المستخدمة في التنسيق‬ ‫‪5‬‬ ‫‪ -1‬تسلسل األوامر‪:‬‬ ‫وهي تعني أن كل مرؤوس مسؤول فقط أمام رئيسه المباشر‪.‬‬ ‫والمفهوم النظري لهذا المبدأ أنه حتى يتم التنسيق البد من وجود رئيس‬ ‫واحد مشترك حتى يتم التنسيق بين أعمال أكثر من مرؤوس تحت هذا‬ ‫الرئيس المشترك ويعني هذا المفهوم النظري أن االتصال بين العاملين في‬ ‫الوحدات اإلنتاجية باألقسام المختلفة ال يمكن أن يتم إال من خالل الرئيس‬ ‫المباشر أو الرئيس المشترك‪.‬‬ ‫‪ -2‬التنسيق بالقواعد واإلجراءات‪:‬‬ ‫إذا كان العمل المطلوب أداؤه يمكن التنبؤ به ؛ ويمكن تخطيطه مسبقاً ‪,‬‬ ‫فإنه يمكن التحديد المسبق لألعمال التي يجب على التابعين أو المرؤوسين‬ ‫القيام بها‪.‬‬ ‫‪ -3‬التنسيق باألهداف‪:‬‬ ‫يقوم معظم المديرين بتحديد المقاصد والغايات لتابعيهم لتسهيل التنسيق ‪.‬‬ ‫وفي حال قيام كل رئيس بتحقيق الهدف ‪ ,‬فإنه يجب تنسيق جهودهم في‬ ‫ضوء تلك األهداف المحددة مسبقًا‪.‬‬ ‫الشميمري و آخرون ‪© 1440- 2019‬‬ ‫‪1‬‬ ‫أهم الوسائل المستخدمة في التنسيق‬ ‫‪6‬‬ ‫‪ -4‬استخدام المساعدين في التنسيق‪:‬‬ ‫يقوم بعض المديرين بتعيين مساعد للقيام بوظيفة المدير في تنسيق تابعيه‬ ‫بشكل أيسر‪.‬‬ ‫‪ -5‬استخدام االتصال للتنسيق‪:‬‬ ‫عندما ينمو حجم االتصاالت بين قسمين‪ ,‬ومثال ذلك اإلنتاج والمبيعات فإن الكثير من المديرين‬ ‫يقومون بتعيين شخص خاص باالتصال لتسهيل التنسيق‪.‬‬ ‫‪ -6‬اللجان‪:‬‬ ‫تس–هم اللج–ان في التناس–ق بين أرج–اء التنظيم وتع–د مهم–ة في توف–ير المعلوم–ات وتبادله–ا والتق–ريب بين‬ ‫وجه–ات النظ–ر ول–ذلك ف–إن فاعلي–ة اللج–ان في اإلس–هام في خفض مش–كالت التنس–يق يس–تلزم وج–ود حاج–ة‬ ‫حقيقية تتطلبها وأن تكون أهدافها محددة‪.‬‬ ‫‪ -7‬إدارة المشروعات(تنظيم المصفوفة)‪:‬‬ ‫يق–وم على إنج–از بعض األعم–ال ذات الس–مة الخاص–ة من خالل وض–ع مش–روع معين‪ ,‬يعين ل–ه م–دير ويعاون–ه‬ ‫مجموع–ة من المختص–ين من أقس–ام المنش–ئة المعني–ة ويخ–ول كاف–ة الس–لطات الالزم–ة ألداء العم–ل ويح–دد ل–ه‬ ‫وقت وميزانية معينة ويطالب بتحقيق أهداف محددة‪.‬‬ ‫‪1‬‬ ‫أهم الوسائل المستخدمة في التنسيق‬ ‫‪7‬‬ ‫‪ -8‬المناقشات غير الرسمية‪:‬‬ ‫كثير من مشكالت عدم التناسق يمكن حلها عن طريق العالقات الودية‬ ‫والمناقشات غير الرسمية بين مديري األنشطة المختلفة‪.‬‬ ‫‪ -9‬المنسق الخاص‪:‬‬ ‫يقدم المنسق الخاص النصائح التي تعاون المديرين في أداء مهمة‬ ‫التنسيق ‪.‬ألجل المساعدة وتدعيم فكرة التنسيق المبني على االقتناع وليس‬ ‫على السلطة فقط‪.‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪8‬‬ ‫خصائص التنسيق الفعال ‪Effective Coordination‬‬ ‫العمل على إيجاد‬ ‫تبسيط‬ ‫الوسائل المشجعة‬ ‫التنظيم‬ ‫على التنسيق‬ ‫‪.‬االختياري‬ ‫تحسين‬ ‫إيجاد االنسجام‬ ‫االتصاالت‬ ‫والتكامل بين‬ ‫اإلنسانية‬ ‫الخطط والبرامج‬ ‫اإلدارية‬ ‫‪.‬والسياسات‬ ‫وتسهيل تبادل‬ ‫البيانات في‬ ‫‪1‬‬ ‫‪9‬‬ ‫تبسيط التنظيم ‪1-‬‬ ‫تقسيم العمل بين اإلدارات‪:‬‬ ‫يساعد تقسيم العمل بين اإلدارات على تنسيق جهود العاملين بسهولة أكبر كما‬ ‫أنه يسهم في إنشاء الصالت االجتماعية بين العاملين وتبادل البيانات بينهم‬ ‫بسهولة و بذلك يوجد التنسيق والتكامل بين جهود العاملين‪.‬‬ ‫وضوح التنظيم والخطط‪:‬‬ ‫يساعد على تحديد االختصاصات والسلطات والنظم التفصيلية ويسهل معرفة‬ ‫كل مشرف بمهمته المحددة ويمنع انعدام التنسيق االختياري بين المشرفين‬ ‫فالتنظيم والتخطيط يسهل وضوح المهام بينهم‪.‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪0‬‬ ‫انسجام التخطيط والبرامج وتكاملها ‪2-‬‬ ‫تكامل البرامج والخطط‪:‬‬ ‫هناك ضرورة لمراجعة الخطط التي يضعها األفراد المختلفون أو وحدات‬ ‫تنظيمية مختلفة ولضمان انسجام الخطط فيما بينها يجب أن تراجع كل منها مع‬ ‫الخطط بوجوه النشاط المرتبطة للتحقق من أنها كلها تعطي برنامجًا موحدًا‬ ‫متكامًال‪.‬‬ ‫التوقيت السليم‪:‬‬ ‫ينبغي إنجاز وجوه النشاط بالوقت المناسب حيث البد أن يكون التوقيت دقيقًا‬ ‫حتى ال يواجه مجموعة من الموظفين صعوبة إنهاء العمل قبل وصول العمل‬ ‫الجديد فالتوقيت السليم يعد من األمور الحيوية في معظم العمليات ‪.‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪1‬‬ ‫تحسين وسائل التواصل ‪3-‬‬ ‫تعد التقارير المكتوبة من أهم وسائل االتصال التي تسهم في التنسيق ‪,‬كما أنه‬ ‫ينبغي أيضًا االستعانة بالوسائل الميكانيكية أو االلكترونية لالتصال عندما يبرر‬ ‫حجم المنشأة ومقدار الحاجة إلى تبادل البيانات بمثل هذه الوسائل‪.‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪2‬‬ ‫تشجيع التنسيق والتعاون االختياري ‪4-‬‬ ‫ينبغي أن يتم التنسيق في أي منشأة عن طريق التعاون االختياري‬ ‫بين أفراد القوى العاملة‬ ‫يصبح التنسيق االختياري أكثر سهولة عن طريق التحديد الواضح للتنظيم‬ ‫والبرامج المنسقة للعمل ووسائل االتصال السليمة ‪.‬‬ 2 3 ‫المصطلحات‬ Coordination ‫التنسيق‬ Coordination by Rules or Procedures ‫التنسيق بالقواعد أو اإلجراءات‬ Coordination by Targets (or Goals) ‫التنسيق باألهداف‬ Coordination Through Hierarchy ‫التنسيق الهرمي‬ Matrix Departmentalization ‫التقسيم المصفوفي‬ Coordinator ‫المنسق‬