RA2 t4 t5 Control de magatzem i gestió de compres PDF

RA2 t4 t5 Control de magatzem i gestió de compres. Jonathan García Barrasa MP1 Gestió de Mostres biològiques  RA2 T4 Magatzem, Control de magatzem 4 Magatzem...

RA2 t4 t5 Control de magatzem i gestió de compres. Jonathan García Barrasa MP1 Gestió de Mostres biològiques  RA2 T4 Magatzem, Control de magatzem 4 Magatzem 4.1 Tipus de Magatzem 4.1.1Articles 4.1.2 Estoc 4.1.3.Etiquetatge Actiu Mitjà Anticipació Seguretat 4.1.4 Valoració 4.1.5 Abastiment Modalitats 4.1.6 Emmagatzematge 4.1.7 Trencament d’estocs 4.1.8 Gestió del magatzem 5 Gestió de compres Tramitació d’una comanda Documentació. Pagament MP1 Gestió de Mostres biològiques  El magatzem del laboratori Tots el laboratoris disposen d’una zona de magatzem, ja que és necessari que en tot moment tinguin disponibles materials necessaris. Als hospitals és habitual que hi hagi un magatzem central i que desprès a cada unitat hi hagi un altre magatzem propi. Quan hi ha dos o més nivells de magatzem, és imprescindible conèixer la localització de cada producte de forma acurada i establir una gestió de estocs coordinada entre magatzems per garantir el correcte subministrament. En les empreses privades, si disposen de diversos laboratoris o centres de recollida, també es pot donar el cas en que hi hagi un magatzem central que vagi proveint la resta amb el material necessari. Hem de tenir en compte que la manca d’un sol producte pot impossibilitar que tot el laboratori segueixi en funcionament, és essencial per tant, una bona planificació i gestió. Un magatzem és el conjunt d’articles o referències ubicats en un espai adequat per les seves característiques de conservació i posterior utilització, organitzats de forma lògica. MP1 Gestió de Mostres biològiques  4.1 Tipus de magatzem Àrea d’entrada i recepció: Recepció de material, comprovació de paquets i documentació a més de registre d’entrada. Àrea d’emmagatzematge: Lloc on es guarden els productes, ha de tenir les condicions necessàries per la correcta conservació dels productes. Amb zona de Àrees del magatzem neveres i altres zones per productes amb necessitats especials. Àrea de preparació i sortida: Zona en que es preparen els materials que es retiraran del magatzem. Es col·loquen de forma adequada per al seu transport es comprovaran i s’enregistrarà la sortida. MP1 Gestió de Mostres biològiques  4.1.2 Articles Existeix la necessitat de la perfecta identificació de tots els productes, evitant confusions o errors. A més per assegurar la traçabilitat, la identificació no només ha d’incloure les dades habituals del producte sinó també el número de lot i la seva caducitat. 4.1.3 Estocs Estoc o existència: Quantitat d’un mateix article o referència que hi ha en un magatzem. És bàsic el control d’entrades i sortides de cada article, de manera que sempre hi hagi suficient quantitat al magatzem per fer front a les necessitats que sorgeixin. Per fer una bona gestió s’ha de tenir en compte: Les necessitats: S’ha de conèixer la quantitat mitjana que es gasta de cada article. El temps de recepció: Quant de temps transcorre entre la comanda i la recepció del producte. A més s’han de tenir en compte altres aspectes com l’espai de magatzem disponible, la caducitat, etc. MP1 Gestió de Mostres biològiques  4.1.3 Etiquetatge L’etiquetatge dels productes serà capturat (mitjançant codi de barres) totes les dades dels productes. El sistema informàtic utilitzat pel laboratori registrarà totes les dades necessàries i en demanarà de complementàries si és el cas. El sistema d’etiquetatge estandarditzat permet: -Automatitzar la captació d’informació necessària per la traçabilitat (lot, sèrie, data de caducitat, etc.) -El seguiment dels enviaments al llarg de la cadena de subministrament i consulta de la informació logística. -Automatització de funcions associades, robotització de magatzems, registre automàtic, monitorització, etc. FOTOS Codi de barres Codi de barres bidimensional ( Codi GS1-Datamatrix semblant a QR) MP1 Gestió de Mostres biològiques  4.1.3 Tipus d’estocs Actiu o de maniobra: És el marge d’estoc que hi ha d’haver al magatzem per fer front a la demanda. Es pot establir una alarma al sistema informàtic que ens avisi quan tenim per sota d’un llindar de producte. Estoc mitjà: És la mitjana aritmètica entre el nivell post aprovisionament i el que queda quan arriba el següent aprovisionament. Estoc d’anticipació: Es té en compte abans de rebre subministres d’articles peribles front a la perspectiva de caducitats properes. Estoc de seguretat: Per prevenir fluctuacions en la demanda o demora de lliuraments. Punt de comanda; Quantitat mínima en que s’ha de realitzar una nova comanda (Calculat per cada producte i tenint el compte els valors anteriors) MP1 Gestió de Mostres biològiques  4.1.4 Valoració dels productes del magatzem Càlcul de costos: -Costos directes: Corresponen al preu unitari de cada article incloent els impostos i costos de transport. (els preus solen tenir una validesa d’un any i es pacten amb els distribuïdors). -Costos indirectes: Fan referència a les despeses derivades d'emmagatzematge i conservació (llum, refrigeració, humitat, fotoprotecció, etc.) i si es dona el cas del seu transport a magatzems secundaris de l’empresa. El càlcul d’aquests és complicat especialment si hi ha transport perquè dependrà del costos variables de combustible. A partir d’aquests costos podem calcular: -Cost unitari: De cada article (suma de costos indirectes i directes) -Cost total de cada article: Multiplicant cost unitari per el número d’unitats presents al magatzem -Valor del magatzem: O de tots els articles emmagatzemats. Sumant tots els costos totals de totes les referències. Ens permetran conèixer el valor del nostre magatzem i a més realitzar estudis sobre la seva rendibilitat. Permetrà plantejar-nos possibles canvis de proveïdors, reduir estoc innecessari i malbaratament de reactius. MP1 Gestió de Mostres biològiques  La norma del 80/20 La norma del 80/20 (o principi de Pareto) ens serveix per razionalitzar esforços en el control de costos. El 20% de les existències i moviments d’un magatzem representen el 80% del valor i de les transaccions econòmiques. Això és degut al valor econòmic o la elevada rotació d’un grup reduït d’articles (estimats en un 20% del total). Per tant si podem concretar les accions i esforços de control sobre aquest 20% d’articles estarem controlant el 80% del valor econòmic del magatzem. Un exemple, podria ser un reactiu amb un elevat cost i curta caducitat, que amb un mal control que generi una caducitat d’un cert número d’unitats generi una pèrdua econòmica significativa. Aquest cribratge s’ha de fer, ja que si es dediquen esforços a controlar referències que no són crítiques, es malbarata el temps i la productivitat. Per exemple, si dediquem temps a comptar la quantitat exacta de pipetes de que disposa un magatzem, estarem portant a terme un esforç desmesurat per obtenir una informació irrellevant. MP1 Gestió de Mostres biològiques  4.1.5 L’abastiment Conjunt d’activitats destinades a aconseguir que en tot moment hi hagi al magatzem una quantitat igual o superior a l’estoc de seguretat de cadascuna de les referències. Metodologia de l’abastiment Per tal d’evitar trencaments de l’aprovisionament haurem de: 1 Preveure les necessitats de cadascun dels articles considerant els consums mitjans. 2 Planificar les necessitats en el temps i observar si hi ha fluctuacions, per exemple, estacionals. 3 Portar a terme cerques necessàries al mercat per localitzar els productes més convenients, que assoleixin tots els requeriments tècnic-sanitaris, però també adients en terminis de lliurament. Extraurem aquesta informació de: Fitxes de productes: Elaborades pels fabricants, a on i podrem trobar el preu i els temps de lliurament. Estudis de mercat: Consistents en reunir la màxima informació possible dels diferents productes disponibles al mercat per tal de conèixer la cadena de producció, distribució i venda de diferents proveïdors i escollir el que millor s’adapti a les necessitats de la nostra organització. Atribuint importància als criteris econòmics però també als de qualitat i seguretat dels materials. Seguiment de proveïdors: Visitar periòdicament les cadenes de producció i distribució dels proveïdors aporta seguretat i fiabilitat en l’abastiment. També serà necessari portar a terme un seguiment dels terminis de lliurament que estem tenint i de l’existència d'incidències. 4 Planificar l’adquisició de cada article depenent del consum i del temps que puguin trigar els proveïdors en lliurar el material MP1 Gestió de Mostres biològiques  Modalitats d’abastiment Segons qui efectua la compra; Compra centralitzada, es porta a terme en magatzems centrals amb un gran volum d’adquisició i distribució. Un gran volum d’operacions generalment garanteix un abaratiment dels costos de material i transport, tot i que s’ha de tenir en compte que els costos indirectes poden augmentar. (major necessitat d’emmagatzematge i costos associats). Implica que s’han de mobilitzar els recursos des del magatzem principal als secundaris. Un exemple d’aquest cas serien uns grans laboratoris que efectuïn una compra conjunta per totes les seves unitats. Compra descentralitzada: Cada organització realitza les seves pròpies compres i les planifica segons les seves necessitats. En aquest cas cada sucursal realitzaria les gestions necessàries per l’abastiment. Compra mixta: Combinació de les dues anteriors depenent de les característiques dels articles i de les possibilitats i opcions d’emmagatzematge. És força habitual que en un hospital adquireixi els materials necessaris per la presa de mostres i material administratiu i que el laboratori gestioni l’adquisició dels materials necessaris per la fase analítica. MP1 Gestió de Mostres biològiques  Segons quan es porta a terme la compra; Compra al lloc de comanda: En alguns productes es pot portar a terme la nova comanda en el mateix moment en que les existències arribin al lloc de la comanda. Compra programada: Per referències amb un consum regular, es pot pactar amb els proveïdors una programació de subministrament periòdica, setmanal o mensual. Aquesta característica aporta seguretat en la garantia de subministrament. Compra urgent: Degut a un trencament de estocs per un increment de consum o per una errada de previsió o una altra incidència. Segons la titularitat del laboratori Compra lliure: Els laboratoris privats poden realitzar la compra dels productes als proveïdors que escullin mitjançant els acords que hagin establert. Compra subjecta a la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas (Rel Decreto 2/2000 i Real Decreto 1098/2001) Els laboratoris de titularitat pública s’ha d’aplicar els procediments per l’adquisició de material previstos legalment. La modalitat més emprada és el concurs públic. MP1 Gestió de Mostres biològiques  4.1.6 L’emmagatzematge Es pot fer seguint diversos criteris i cada magatzem ha de seleccionar el que més li convingui, generalment tenim: -Volum i pes; Condicionen la ubicació fent necessari un espai suficient. Es recomana no situar objectes pesants en zones elevades per evitar accidents. -Rotació; Fa referència al moviment d’aquest producte. Un producte amb moltes entrades i sortides tindrà una alta rotació i per tant haurà d’estar en una zona accessible. -Caducitat; Els productes peribles han de ser controlats especialment, el sistema informàtic ens ajudarà a gestionar aquesta informació però a més haurem de situar els productes amb caducitat més propera en primera fila. -Condicions especials; com humitat relativa, temperatura, absència de llum, etc. -Riscos; Si els productes comporten algun tipus de risc biològic o químic han d’ubicar-se de forma que s’incrementi al màxim la seva seguretat, la identificació de riscos ha de ser sempre ben visible. En funció d’aquestes característiques, s’escollirà el tipus d’ordenació del magatzem per tal de facilitar l’accés al material per part del personal. MP1 Gestió de Mostres biològiques  4.1.7 Trencament de estocs Si l’aprovisionament no es porta a terme correctament, pot succeir que en cert moment s’esgoti un estoc determinat. Aquesta situació s’anomena trencament d’estoc i comporta l’esgotament d’un article del magatzem. El trencament de estoc pot ser de diferent gravetat segons el negoci del que es tracti o de l’article concret que s’hagi esgotat. En el cas dels laboratoris un trencament d’estocs pot ser molt greu ja que pot implicar el cessament de l’activitat. 4.1.8 La gestió del magatzem -Requereix un sistema documental per la seva gestió. -Necessitem tenir el control sobre el número d’unitats de cada producte, la data de caducitat, entrades i sortides de productes, així com informació econòmica. MP1 Gestió de Mostres biològiques  5 Gestió de compres Per cada producte, el nostre sistema ha d’alertar quan s’ha de realitzar una comanda. Cada comanda s’ha de formalitzar a través d’una fulla de comanda, que s’envia al proveïdor 1 La tramitació de la comanda La fulla de comanda és un document mitjançant el qual el client sol·licita al proveïdor l’entrega d’uns productes. No és un document oficial amb unes dades legalment establertes sinó un document privat entre client i proveïdor. MP1 Gestió de Mostres biològiques  Full de comanda Número de comanda Dades del client_______________________ Direcció de lliurament__________________ Dades del proveïdor________________ Observacions_________________________ ____________________________________ Data de comanda: ____________________________________ Data de lliurament: Codi Concepte Unitats Preu unitari Import MP1 Gestió de Exemple de full de comanda. Mostres biològiques  2 Recepció de la comanda -En el temps establert es rep la comanda, acompanyada d’un albarà, tant la mercaderia com l’albarà s’hauran de revisar i, si tot es correcte, s’hauran d’introduir les dades en el sistema informàtic. L’albarà És un document d’acompanyament de les mercaderies lliurades en que figuren els productes entregats amb detall Els preus unitaris i el total per cada referència es solen incloure tot i que no són obligatoris, a més es poden incorporar altres dades com el percentatge d’IVA, descomptes, etc. Si l’albarà conté informació sobre preus parlarem d’albarans valorats. L’albarà, al contrari que el full de comanda, pot ser requerit en una inspecció i les seves dades hauran de coincidir amb les de les factures que ens enviïn posteriorment. MP1 Gestió de Mostres biològiques  3 Comprovació de la comanda La zona de recepció de mercaderies ha de disposar de tot el que sigui necessari per portar a terme la comprovació de la comanda. 1. Espai suficient, i superfície adient per obrir els paquets i verificar els continguts. 2. Ordinador per obtenir les dades de la comanda i introduir les dades de la recepció 3. Sistema d’arxiu per guardar els albarans que es van rebent. 4 Comprovació de l’albarà Verificació de que el que consta a l’albarà és exactament el que s’ha demanat, que el número de paquets rebuts és correspon al que ens indica l’albarà i que els paquets estan íntegres. 5 Comprovació del producte Els ítems a revisar són: -Quantitat: Comptatge de productes per verificar quantitat rebuda i quantitat marcada a l’albarà. Qualsevol incongruència ha de ser comunicada al proveïdor i a més haurem de aplicar el procediment establert per resolució d’incidències. -Estat: No podem admetre productes que no estiguin en perfecte estat, s’ha de comunicar qualsevol deteriorament o trencament i sol·licitar el canvi del producte. MP1 Gestió de Mostres biològiques  6 Entrada al sistema informàtic Els productes s’han d’introduir al sistema informàtic abans de col·locar-los al magatzem, si no es procedeix d’aquesta manera correm el risc que no se sumin al estoc existent al sistema. El procediment dependrà de cada mètode de recepció i del tipus de comanda. Ens els laboratoris més moderns, els procés està molt automatitzat, els productes rebuts es buiden sobre una cinta transportadora a on es porta a terme una revisió visual, el sistema identifica els productes mitjançant uns lectors òptics i els emmagatzema al lloc adient gràcies a un braç mecanitzat. Al llarg de tot aquest procediment, el sistema incorpora les dades del producte rebut al sistema informàtic, actualitzant el seu estoc. En un sistema semi automatitzat, el responsable de la recepció extreu els productes de les caixes i els va passant un a un per els lectors òptics. Com el sistema està informatitzat, efectua unes comprovacions sobre la recepció i emet un informe sobre el balanç final de producte i incorpora els productes al estoc. MP1 Gestió de Mostres biològiques  7 La tramitació de devolucions Si a la tramitació de la comanda es detecten errades en els productes enviats o trencaments, o altres desperfectes atribuïbles al distribuïdor, es rebutgen els productes i es tramita el seu retorn i el processament d’una nova comanda. Entre altres motius de retorn o devolució tenim: La caducitat (recepció de productes amb una data de caducitat assolida o massa propera) Generalment les empreses subministradores accepten un període de sis mesos des de la data de caducitat per acceptar la devolució, a canvi retornen una part del seu import. (Condicions específiques de cada casa subministradora) Mal funcionament dels productes En el cas de retorn de material haurem d’utilitzar una fulla de retorn, son molt semblants als albarans però a més disposen d’un apartat per especificar la causa de la devolució. MP1 Gestió de Mostres biològiques  Full de devolució de producte Dades del proveïdor________________ Dades del client_______________________ Número de comanda___________________ Número d’albarà Observacions_______________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ Codi Concepte Unitats Preu unitari Import MP1 Gestió de Exemple de full de devolució. Mostres biològiques  8 Facturació i pagament Tant bon punt la comanda ha estat rebuda i acceptada, l’empresa subministradora emet (amb la freqüència acordada) una factura que ens presenta amb una data de venciment en la que haurem de satisfer el pagament d’aquesta. La factura és el document que inclou els productes lliurats i les condicions de la compravenda que s’hagi aplicat així com l’import que el laboratori o hospital ha de pagar a l’empresa proveïdora. És el document bàsic de la gestió comptable i administrativa, està sotmesa a legislació tributària i té molt ben definides les dades que ha de contenir. En les factures que manipulem quotidianament, tots el productes estan carregats amb el mateix IVA. Però aquest no és el cas en moltes de les factures de productes de laboratori i sanitaris, en les que podem trobar fins a tres tipus d’IVA diferents. Per tant en aquestes factures s’ha de reflectir clarament l’IVA aplicat. La factura ha de referenciar clarament el número d’albarà al que correspon. Tots dos documents poden ser sotmesos a inspecció i a la factura han de constar els productes que hi havia a l'albarà corresponent. Els dos documents han de ser arxivats els temps que estableixi la legislació vigent. MP1 Gestió de Mostres biològiques  IVA (Impost sobre el valor afegit) És un impost de naturalesa indirecta que recau sobre el consum i grava, les entregues de bens i prestacions de serveis efectuades per empresaris i professionals, les adquisicions intracomunitàries i les importacions de bens. Les empreses paguen l’IVA que els seus proveïdors inclouen en les factures (IVA suportat) i al seu torn apliquen l’IVA a les factures que emeten (IVA repercutit). Periòdicament han de declarar davant d’hisenda els dos IVA i valorar si el balanç és positiu o negatiu. Existeixen tres tipus d’IVA: Tipus general 21% Tipus reduït 10% Tipus súper reduït 4% A cada producte se li ha d’aplicar el tipus que li correspongui. A més, els percentatges de cada un d’ells i els productes que s’inclouen van variant. Els medicaments mantenen un IVA súper reduït, mentre que els equips mèdics, aparells, productes sanitaris i resta d’instrumental d’ús mèdic i hospitalari (amb algunes excepcions) quedaven en el tram reduït fins al 2015 que van passar al general. MP1 Gestió de Mostres biològiques  Les notes d’abonament i de càrrec Quan hi ha alguna discrepància entre l’albarà i el que finalment s’ha de facturar (per devolució o canvi de productes, errades en el document, etc.) no és possible fer el canvi directament a la factura ja que s’han de reflectir els canvis també a l’albarà. És necessari emetre la factura que correspongui i generar una nota d’abonament o fulla de càrrec. Nota d’abonament o factura de rectificació: És la factura per la qual un proveïdor notifica al seu client que li efectuarà un pagament per retornar-li l’import cobrat de més en una factura determinada. (generalment per productes retornats) Nota de càrrec: És una factura per la qual l’empresa subministradora demana al seu client un import complementari que no estava reflectit a la factura enviada (per exemple per una errada s’ha enviat més quantitat d’un producte i el laboratori decideix quedar-se'l en comptes de retornar-lo). MP1 Gestió de Mostres biològiques  9 El pagament Es farà efectiu en els terminis acordats o al venciment de la factura emesa. Existeixen diverses possibilitats d’abonament, les més habituals són: el xec bancari, el pagament domiciliat i la transferència bancària. El xec bancari Són documents en els que s’anota la quantitat que hem de satisfer i autoritzem al receptor a cobrar-la al nostre banc; Xecs al portador: No especifiquen la persona o entitat que ha de cobrar la quantitat, el banc farà efectiu el pagament a qualsevol persona que presenti el xec. Permet doncs, transferir el xec a d’altres persones com si es tractés de diners en efectiu. Nominatiu: Al xec hi consta el nom i cognoms de la persona que pot cobrar-lo, o bé la raó social de l’empresa. El banc només pagarà el xec a la persona o empresa identificada al xec. Creuat: Si a l’anvers del xec hi apareixen dues línies paral·leles el diagonal, el xec no podrà ser cobrat en efectiu sinó solament mitjançant l’ingrés en compte bancari. Confirmat: És un xec que emet directament l’entitat bancaria a petició d’una persona o empresa. A diferència dels anteriors, no es pot donar el cas que estigui sense fons, ja que al emetre el xec el banc confirma que hi hagi saldo suficient al compte de l’emissor i procedeix a bloquejar-lo pel seu cobrament. MP1 Gestió de Mostres biològiques  Pagament domiciliat És el sistema de pagament més utilitzat ja que es basa en relacions comercials estables i mantingudes en el temps, requereix poca morositat i proveïdors estables. Consisteix en autoritzar a l’entitat bancària per que aboni al proveïdor els imports que presenti al cobrament. Procediment: 1, El comprador facilita el número del seu compte bancari al proveïdor i comunica al banc la seva autorització de pagament de totes les factures que presenti el proveïdor o d’un pagament específic. 2, El proveïdor, en el moment en que una factura pendent de cobrament arriba al seu venciment presenta el rebut al banc per l’import de la factura. 3, El banc liquida l’import i notifica al titular l’operació efectuada, realitzant un apunt bancari al seu compte. Aquesta és una forma de pagament que deixa la iniciativa al proveïdor. El comprador només ha de verificar que s’han dut a terme els pagaments a través del banc pels imports i les dates acordades. Si s’adona d’irregularitats disposa d’uns dies per tal d’anular el pagament (retornar el rebut) i recuperar els diners a través del banc. De vegades aquest procediment té un recàrrec per el cobrador. MP1 Gestió de Mostres biològiques  Transferència bancària El comprador passa l’import de la factura al compte del proveïdor. En aquest cas la iniciativa és del comprador que ha d’estar pendent del període de venciment de cada factura i donar l’ordre al banc per transferir l’import de cada factura des de el seu compte fins al del proveïdor. Una forma d’agilitzar el procediment consisteix en definir un dia de pagament i comunicar-lo al proveïdor en el transcurs de les negociacions de les condicions generals per proveïdors. Així s’agrupen tots els pagaments en un mateix dia amb una única data de venciment per tots, es confecciona la relació de pagaments per al banc i es transfereixen els diners. MP1 Gestió de Mostres biològiques  Exercici: Al vostre laboratori heu de portar a terme la comanda d’un producte d’ús comú al laboratori. Identifica tots els passos i documents necessaris durant el procés, des de la comanda fins a la recepció i estocatge del producte al laboratori. MP1 Gestió de Mostres biològiques