Prozessmanagement des Geschäftsgangs - dasBibliothekswissen PDF

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Prozessmanagement des Geschäftsgangs | dasBibliothekswissen https://www.dashoefer.de/dasbibliothekswissen/handbuch/biblio-8-1-6-prozessman...  Suche...  Kontakt dasBibliothekswissen  Themen Handbuch  Sie be nden sich hier: Home » dasBibliothekswissen » Handbuch » Prozessmanagement des Geschäftsgangs Prozessmanagement des Geschäftsgangs 20.09.2024 — Von Prof. Dr. Konrad Umlauf. Quelle: Verlag Dashöfer GmbH  Kapitel 8.1.6 in Au age 86  In Kapitel: Produktpolitik, Informationsdienstleistungen  Bestandsmanagement  Handbuchartikel  Geprüft  Zitationsverweis  Dies ist ein kostenfreier Fachartikel Sie möchten mit mehr News und Fachinhalten up-to-Date bleiben? Abonnieren Sie jetzt unseren kostenfreien Newsletter! 8.1.6.0 Informationsquellen und Literatur Erwerbung und Bestandsentwicklung / dbv-Kommission „Erwerbung und Bestandsentwicklung“ = https://www.bibliotheksverband.de/erwerbung-und- bestandsentwicklung (letzter Zugri 21.10.2022). Grützner, Agnes; Kohl-Frey, Oliver: Geschäftsprozesse im Fachreferat: Analyse, Dokumentation und Optimierung an der Universität Konstanz. In: Bibliothek. Forschung und Praxis 44 (2020), Nr. 2, S. 210–217. Mutschler, Thomas: Erwerbungsgeschäftsgang auf der Überholspur: Anwenderbericht zum Lieferantendatenimport an der ThULB Jena. In: ABI-Technik 32 (2012), Nr. 3, S. 128–134. Mutschler, Thomas: Zwischen DEAL, Open Access und klassischer Subskription: Aktuelle Trends in der „Erwerbung“. In: BIT online 23 (2020), Nr. 1, S. 33–37. Otzen, Birgit: Inhaltlich aufwendig, nanziell im Rahmen: Wie PDAprint an der USB Köln funktioniert. In: BuB: Forum Bibliothek und Information 68 (2016), Nr. 5, S. 238– 238. Präßler, Janin: Nutzungsgesteuerte Erwerbung an der Staatsbibliothek zu Berlin – Preußischer Kulturbesitz (SBB-PK): Vom Experiment in die Routine. In: Bibliotheksdienst 50 (2016), Nr. 1, S. 69–78. Seitenbecher, Manuel; Finke, Marion: Maßgeschneiderter Bestandsaufbau an der ZLB: Zweite Stufe des neuen Konzepts gestartet / Medien stehen den NutzerInnen schneller zur Verfügung. In: BuB: Forum Bibliothek und Information 70 (2018), Nr. 4, S. 149–150. Vonhof, Cornelia; Haas-Betzwieser, Eva: Praxishandbuch Prozessmanagement in Bibliotheken und Informationseinrichtungen. Berlin: De Gruyter 2018. 8.1.6.1 Grundmodell des Geschäftsgangs Die Prozesskette für Medienauswahl, Medienerwerbung, -erschließung und - 1 of 10 12/12/24, 09:16 Prozessmanagement des Geschäftsgangs | dasBibliothekswissen https://www.dashoefer.de/dasbibliothekswissen/handbuch/biblio-8-1-6-prozessman... bearbeitung wird in Bibliotheken Geschäftsgang genannt. Für die Datenerfassung Marktsichtung   Kontakt und -haltung (Bestelldaten, Katalogdaten, Statusdaten der bestellten, gelieferten, Vorakzession nutzbaren Medien usw.) werden Bibliotheksmanagementsysteme verwendet (siehe dasBibliothekswissen Kapitel 9.3.3.1 Bibliotheksmanagementsysteme). Das Grundmodell des  Themen Handbuch  Geschäftsgangs umfasst folgende Stationen: 1. Marktsichtung und Auswahlentscheidung 2. Vorakzession, d. h. Prüfung, ob die ausgewählten Titel bereits bestellt oder geliefert sind, bei Online-Ressourcen ggf. a. Vergleich verschiedener Angebotsformen unter technischen und unter Bestellung Kosten-Nutzen-Gesichtspunkten, z. B. Fortführung desselben Titels zugleich als Printpublikation b. Produkttest c. Klärung der Preis- und Lizenzbedingungen d. Klärung der technischen Voraussetzungen Zugangsbearbeitung 3. Bestellung. Hierzu gehört im Einzelnen: a. Erstellen des Bestelldatensatzes b. Entscheidung über den Lieferanten und den Lieferweg c. Übermittlung des Bestelldatensatzes an den Lieferanten d. ggf. Mahnung des Lieferanten 4. Zugangsbearbeitung (Rechnungskontrolle, Inventarisierung), bei digitalen Publikationen ggf. Vertragsunterzeichnung. Hierzu gehören: a. Entgegennahme der Lieferung, Lieferungskontrolle Inhaltserschließung b. Rechnungskontrolle c. Inventarisierung (Eigentumskennzeichnung, ggf. Vergabe einer Zugangsnummer) d. Weiterleitung der Rechnung an die zuständige Stelle, z. B. Formalerschließung Universitätskasse 5. Inhaltserschließung. Verbreitet sind: a. Indexierung durch Schlagwörter technische Medienbearbeitung b. Indexierung durch eine Klassi kation. Bei Freihandaufstellung ist die Notation zugleich Grundlage für die Signatur (das Standortmerkmal) 6. Formalerschließung. Zur Formalerschließung gehören: a. Erfassen der Metadaten b. Erfassen der Exemplardaten (Verbuchungscode, Nutzungsparameter) 7. technische Medienbearbeitung, bei digitalen Publikationen Installation und Freischaltung im Netz. Im Einzelnen gehören bei körperlichen Medien dazu: Schlusskontrolle a. Anbringen des Signaturschilds, das den Standort wiedergibt Bereitstellen zur Benutzung b. Anbringen des Buchsicherungsträgers c. Anbringen des Verbuchungsträgers d. ggf. buchbinderische Bearbeitung (Foliierung, Einbindung in einen stabilen Einband) 8. Schlusskontrolle 9. Bereitstellen zur Benutzung, d. h. a. Umsetzen des Status am Exemplardatensatz von „In Bearbeitung“ auf „Ausleihbar“ Online-Ressourcen b. meistens Einstellen ins Regal c. ggf. Bereitlegen für den Benutzer und Benachrichtigung des Benutzers, d. bei Online-Ressourcen ggf. Werbung und Nutzerschulung, weil erfahrungsgemäß digitale Publikationen nicht immer befriedigend genutzt werden Ziele 10. bei Online-Ressourcen ggf. zusätzlich a. Mitarbeiterschulung b. Bereitstellung einer Helpdesk-Funktion c. Bereitstellung von FAQs. Ziele der Gestaltung des Geschäftsgangs sind: 1. Die Auswahl der Medien soll dem Bedarf der Benutzer entsprechen. 2. Die Bescha ung der Medien und der Durchlauf durch die Stationen des Geschäftsgangs soll so rasch wie möglich erfolgen, damit die Benutzer so früh wie möglich an die neu erworbenen Medien herankommen. 3. Der Personalbedarf für Tätigkeiten im Geschäftsgang soll so gering wie möglich 2 of 10 12/12/24, 09:16 Prozessmanagement des Geschäftsgangs | dasBibliothekswissen https://www.dashoefer.de/dasbibliothekswissen/handbuch/biblio-8-1-6-prozessman...   Kontakt dasBibliothekswissen  Themen Handbuch  3 of 10 12/12/24, 09:16 Prozessmanagement des Geschäftsgangs | dasBibliothekswissen https://www.dashoefer.de/dasbibliothekswissen/handbuch/biblio-8-1-6-prozessman...   Kontakt dasBibliothekswissen  Themen Handbuch  4 of 10 12/12/24, 09:16 Prozessmanagement des Geschäftsgangs | dasBibliothekswissen https://www.dashoefer.de/dasbibliothekswissen/handbuch/biblio-8-1-6-prozessman...   Kontakt dasBibliothekswissen  Themen Handbuch  5 of 10 12/12/24, 09:16 Prozessmanagement des Geschäftsgangs | dasBibliothekswissen https://www.dashoefer.de/dasbibliothekswissen/handbuch/biblio-8-1-6-prozessman...   Kontakt dasBibliothekswissen  Themen Handbuch  sein. Bei Hochschul- und Spezialbibliotheken ergibt sich der Bedarf aus dem Lehr- und Forschungspro l der Einrichtung; gegebenenfalls tritt die Fortführung einer etablierten Sammlung auch ohne Bezug zur aktuellen Lehre und Forschung hinzu. Bei Ö entlichen Bibliotheken folgt das Erwerbungspro l dem kommunalen Leitbild und dem Bibliotheksleitbild (siehe Kapitel 3.2.7 Kommunales Leitbild und Bibliotheksleitbild). Einzelheiten enthält für wissenschaftliche Bibliotheken Kapitel 8.1.1.1 Ziele und Instrumente und für Ö entlichen Bibliotheken Kapitel 8.1.2.1 Ziele und Controlling. Naturgemäß stehen Ziel 2 (schnelle Bescha ung und schneller Durchlauf) und Ziel 3 (wirtschaftlicher Personaleinsatz) in einem Spannungsverhältnis. Die Gliederungspunkte 8.1.6.2 bis 8.1.6.11 geben Hinweise auf Optimierungsansätze. 8.1.6.2 Optimierungsansätze für den Geschäftsgang insgesamt Im Allgemeinen nehmen die Liegezeiten von Medien, Materialien und Daten mehr Zeit in Anspruch – wenn auch keine Arbeitszeit des Personals – als die Bearbeitungen. Ansatzpunkte zur Optimierung können sein: Es werden kurze Zeitintervalle zur Ausübung der Tätigkeit gesetzt, beispielsweise sollen Informationsquellen über Neuerscheinungen, aus denen die Auswahl erfolgt, täglich oder wöchentlich statt wöchentlich oder monatlich ausgewertet werden. Traditionell sind in großen Bibliotheken die Aufgaben Vorakzession / Bestellung / Zugangsbearbeitung (Erwerbungsabteilung) und die Aufgabe Formalerschließung (Katalogisierungsabteilung) auf verschiedene Abteilungen verteilt. Nachteil sind Liegezeiten zwischen den Abteilungen. Abhilfe kann die Zusammenfassung beider Aufgabenbereiche in Teams scha en, in denen sich die Teammitglieder untereinander vertreten und nach Bedarf bei dieser oder jener Tätigkeit eingesetzt werden (integrierter Geschäftsgang). Die sachgerechte räumliche Anordnung der Arbeitsplätze kann bei körperlichen Medien Transportwege einsparen. Bei Bibliotheken mit mehreren Standorten kann die Zentralisierung des Geschäftsgangs Transportwege und Liegezeiten bei körperlichen Medien einsparen. Dezentral sollten nur solche Stationen angeordnet sei, bei denen 6 of 10 12/12/24, 09:16 Prozessmanagement des Geschäftsgangs | dasBibliothekswissen https://www.dashoefer.de/dasbibliothekswissen/handbuch/biblio-8-1-6-prozessman... keine körperlichen Medien transportiert werden, z. B. die   Kontakt Auswahlentscheidung. Denkbar ist auch, dass einzelne Standorte einen je eigenen Geschäftsgang für ihre Neuzugänge etablieren. Eine VeränderungdasBibliothekswissen der Reihenfolge der Stationen des Geschäftsgangs kann  Themen Handbuch  einzelne Arbeitsschritte unnötig machen, beispielsweise kann an die Stelle der Erstellung des Bestelldatensatzes die Übernahme des fertigen Katalogdatensatzes von einem Dienstleister (z. B. der Deutschen Nationalbibliothek, dem eigenen Bibliotheksverbund, der ekz.bibliotheksservice) treten. Die Erfassung der Exemplardaten geschieht im Zusammenhang mit der Inventarisierung. Später entfällt dann die Station Formalerschließung. Kapitel 3.8.3.2 Prozessmanagement blättert die Instrumente auf, die auf den Geschäftsgang angewendet werden können um ihn zu optimieren. 8.1.6.3 Marktsichtung und Auswahlentscheidung Etablierte Marktsichtungsinstrumente sind: Nationalbibliogra en, Titeldienste von Versandbuchhandlungen, die sich auf Bibliotheken spezialisiert haben, z. B. Blackwell’s, 1 Erasmus, 2 Hugendubel, 3 der Informationsdienst der ekz.bibliotheksservice, 4 hinter dem die Lektoratskooperation, ein Netzwerk von über 50 Ö entlichen Bibliotheken steht, Verlagsprospekte und Buchhandelswerbung, vor allem das Börsenblatt des deutschen Buchhandels mit seinem Inserate-Teil, in geringerem Umfang auch geeignete Zeitschriften, Rezensions- und Referateorgane, Antiquariats- und Auktionskataloge, Auswertung der ausgehenden Bestellungen im Leihverkehr, punktuell geäußerte Benutzerwünsche. Zum Äußern von Benutzerwünschen kann die Bibliothek auch ermuntern (au älliger Button auf der Website, Au age von Postkarten usw.). Ein begrenzter Trend ist Patron-Driven- Acquisition: Der Verlag stellt einen Pool mit zahlreichen E-Books zur Verfügung, die noch nicht lizenziert, aber im OPAC recherchierbar sind. De nierte Aktionen der Benutzer lösen die Erwerbung aus, z. B. eine zweite Nutzung oder die Ö nung der Datei länger als fünf Minuten. Der Trend geht in die Richtung von approval plans (in Deutschland oft Standing Orders genannt): Die Bibliothek beauftragt einen Lieferanten, die Auswahl anhand von Kriterien, die die Bibliothek vorgibt, vorzunehmen und diese Auswahl zu liefern, vorzugsweise einschließlich der Katalogdaten und in ausleihfertiger Bearbeitung. Der Mehrpreis für die Bearbeitung ist deutlich geringer als die Personalkosten für die Bearbeitung durch eigenes Personal. 5 Prominente Lieferanten sind hier die ekz.bibliotheksservice, schweitzer Fachinformationen 6 und Hugendubel Fachinformationen. Kriterien, die die Bibliothek vorgibt und anhand von denen der Lieferant auswählt, können vor allem sein: Fachgebiete, ggf. mit SOLL-Zahlen, konkretisiert anhand einer Klassi kation, Preisobergrenzen, bevorzugte oder ausgeschlossene Buchgattungen, Verlage, Reihen, Niveaus, Neuausgaben bzw. Neuau agen gelisteter Titel. 8.1.6.4 Vorakzession Es wird geprüft, ob die zur Bestellung vorgesehene Medieneinheit bereits bestellt oder geliefert ist. Üblicherweise wird die ISBN im Bibliotheksmanagementsystem erfasst und das System zeigt ggf. den vorhandenen Datensatz der Medieneinheit mit 7 of 10 12/12/24, 09:16 Prozessmanagement des Geschäftsgangs | dasBibliothekswissen https://www.dashoefer.de/dasbibliothekswissen/handbuch/biblio-8-1-6-prozessman... Angabe des Status (bestellt, in Bearbeitung usw.) an. Im Idealfall kommt es an dieser   Kontakt Stelle nicht zum Medienbruch, indem Marktsichtungsinstrumente verwendet werden, die online zur Verfügung stehen, so dass Vorakzession und ggf. Übernahme dasBibliothekswissen eines Bestelldatensatz durch Mausklick veranlasst werden. Beispielsweise kann ein  Themen Handbuch  Bibliotheksdienstleister eine weite Vorauswahl an Metadaten liefern, die ins eigene Bibliotheksmanagementsystem eingespielt werden (Warenkorb-Modul), und das Personal nimmt die Auswahl am Bildschirm vor. Bei approval plans (Standing Orders) kann der Bibliotheksdienstleister de nierten Einblick ins Bibliotheksmanagementsystem erhalten und selbst die Vorakzession vornehmen. Für die bei Online-Ressourcen verbreiteten Preisverhandlungen siehe 8.1.7 Preisverhandlungen bei Online-Ressourcen in Bibliotheken. 8.1.6.5 Bestellung Die Metadaten werden ergänzt um: die gewünschte Exemplarzahl, Erschließungsdaten wie Notation oder Signatur, ggf. Interessenkreise. Im Idealfall bezieht die Bibliothek die Metadaten von einem Bibliotheksdienstleister, der Metadaten mit vollständigen Erschließungsdaten liefert. Das spricht für die Verwendung standardisierter statt bibliothekseigener Erschließungssysteme. Standortangabe, Bibliothekssigel u. dgl. ggf. Kostenstelle. Anzustreben ist, dass Kostenstellen im Bibliotheksmanagementsystem Standorten, Medienarten usw. zugeordnet werden, so dass das System einen Vorschlag einträgt. Lieferant. Sinnvollerweise werden Fachgebieten, Verlagen usw. Lieferanten im Bibliotheksmanagementsystem zugeordnet, so dass das System einen Vorschlag einträgt. Schließlich werden die Bestelldatensätze an die Lieferanten gesendet. Für die verbreiteten Bibliotheksmanagementsysteme einerseits und die Informationssysteme des Buchhandels andererseits stehen Schnittstellen zur Verfügung. Üblicherweise stehen in Bibliotheksmanagementsystemen Mahnroutinen zur Verfügung. 8.1.6.6 Zugangsbearbeitung Lokale Lieferanten sollten die gelieferten Medieneinheiten geordnet an bezeichneter Stelle ins Regal stellen. Andernfalls beginnt die Zugangsbearbeitung mit dem Auspacken der Kartons. Bei der Lieferkontrolle werden die gelieferten Medieneinheiten mit der Bestellung verglichen: Wurde geliefert, was bestellt wurde? Das Augenmerk muss sich auch auf Au age, Einbandart usw. richten. Erforderlichenfalls erfolgt Umtausch oder Rückgabe. Bei der Rechnungskontrolle werden die gelieferten Medieneinheiten mit der Rechnung verglichen. Bei sachlicher und rechnerischer Richtigkeit wird die Rechnung an die zuständige Stelle (Universitätskasse usw.) weitergeleitet. Bei der Inventarisierung wird eine Eigentumskennzeichnung an der körperlichen Medieneinheit vorgenommen. Üblich ist ein Eigentumsstempel auf der Rückseite des Titelblatts. Die Inventarordnungen des Ö entlichen Dienstes werden meist so interpretiert, dass eine Zugangsnummer vergeben wird, die sowohl an der Medieneinheit angebracht (meistens auf der Rückseite des Titelblatts eingeschrieben) wie auch im Metadatensatz festgehalten wird. Ob es erforderlich ist, einen Laufzettel ins Buch einzulegen, auf dem die weiteren Arbeitsstationen aufgelistet sind und der den weiteren Geschäftsgang steuert, sollte sorgfältig geprüft werden. Weiterleitung an die nächste Bearbeitungsstation. 8 of 10 12/12/24, 09:16 Prozessmanagement des Geschäftsgangs | dasBibliothekswissen https://www.dashoefer.de/dasbibliothekswissen/handbuch/biblio-8-1-6-prozessman...   Kontakt 8.1.6.7 Inhaltserschließung, dasBibliothekswissen  Themen Handbuch  Formalerschließung Es sollte angestrebt werden, dass sämtliche Metadaten online bezogen werden, so dass Inhalts- und Formalerschließung als eigene Bearbeitungsstationen entfallen. Besser als die Einrichtung einer eigenen Arbeitsstation ist es, den Bibliothekaren und Bibliothekarinnen, die die Medienauswahl vornehmen, Gelegenheit zu geben, einzelne Medieneinheiten, bei denen eine tiefere Erschließung gewünscht wird, beim Bestellvorgang vorzumerken, so dass die vertiefte eigene Erschließung nachträglich erfolgt, ggf. auch nachdem der erste Benutzer die Medieneinheit ausgeliehen und zurückgegeben hat. 8.1.6.8 Technische Medienbearbeitung Ausdrucken und Anbringen des Signaturschilds, Anbringen des Buchsicherungsträgers und des Verbuchungsträgers, meistens ein RFID-Etikett, ggf. eine buchbinderische Bearbeitung. Üblich ist in Ö entlichen Bibliotheken die Foliierung. Bei einer Analyse und Neugestaltung des Geschäftsgangs sollte in Betracht gezogen werden, Elemente der technischen Medienbearbeitung mit anderen Arbeitsschritten zu kombinieren. Beispielsweise kann das Signaturschild im Zusammenhang mit der Zugangsbearbeitung ausgedruckt und angebracht werden. Die unter 8.1.6.3 beispielhaft genannten Bibliotheksdienstleister bieten an, die Medieneinheiten in ausleihfertiger Bearbeitung zu liefern. Bei Online-Ressourcen erfolgt jetzt die Installation und Freischaltung im Netz. 8.1.6.9 Schlusskontrolle Bei der Schlusskontrolle richtete sich das Augenmerk darauf, ob die Bearbeitung korrekt erfolgte. Freilich bedeutet der Zeitbedarf der Schlusskontrolle – vor allem die Liegezeit der Medieneinheiten –, dass die Neuzugänge um diese Zeit den Benutzern vorenthalten werden. Die meisten Bibliotheken haben auf die Schlusskontrolle als eigenen Arbeitsschritt im Geschäftsgang verzichtet. Bei Online-Ressourcen erfolgt oft eine befristete Testphase, in der ausgewählte oder alle Nutzer die Ressourcen nutzen und um Feedback gebeten werden. 8.1.6.10 Bereitstellen zur Nutzung Sofern noch nicht bei früheren Schritten geschehen oder nicht automatisierbar, wird am Ende der Prozesskette der Status am Exemplardatensatz von „In Bearbeitung“ auf „Ausleihbar“ bzw. „Präsenzexemplar“ geändert. Dann wird das Exemplar ins Regal eingestellt bzw. bei vorbestellten Exemplaren für den Besteller zur Abholung bereitgelegt oder an den Besteller verschickt. Ggf. wird der Besteller benachrichtigt. Online-Ressourcen stehen mit der Freischaltung im Netz zur Verfügung. Ggf. wird die Freischaltung – so bei umfangreichen Paketen von E-Books und elektronischen Zeitschriften oder neuen Datenbanken – mit Werbung für diese Produkte verbunden. Fußnoten 9 of 10 12/12/24, 09:16 Prozessmanagement des Geschäftsgangs | dasBibliothekswissen https://www.dashoefer.de/dasbibliothekswissen/handbuch/biblio-8-1-6-prozessman... 1 https://blackwells.co.uk/bookshop/business.   Kontakt 2 https://www.erasmusbooks.nl/main/public/Services.aspx. 3 dasBibliothekswissen https://www.hugendubel.info/services/bibliotheken.  Themen Handbuch  4 https://www.ekz.de/medien/lektoratskooperation/c-455. 5 Umlauf (2016), Konrad: Die Lektoratskooperation aus betriebswirtschaftlicher Perspektive. In: 40 Jahre Lektoratskooperation. Meinhardt, Haike u. a. (Hrsg.) Reutlingen: ekz.bibliotheksservice 2016, S. 284–297. 6 https://www.schweitzer-online.de/info/Approval-Plan/. Konrad Umlauf Humboldt-Univ. Berlin. Studium der Ger- manistik, Volkswirtschaftslehre, Wirt- schaftspädagogik und Publizistik an der Freien Universität Berlin, 1981 Dipl.-Bibl. ÖB Berlin....  Weitere Informationen 10 of 10 12/12/24, 09:16