Hoofdstuk 4 Inkoop (PDF)

=H4: Inkoopprijs ---------------- = aanschaffingswaarde \- inkoopadministratie Uitdagingen onderneming bij Inkoop? bestelling plaatsen Globalisatie Retourlogistiek --- ------------------------------ -- ---------------- -------------------- goederen ontvangen...

=H4: Inkoopprijs ---------------- = aanschaffingswaarde \- inkoopadministratie Uitdagingen onderneming bij Inkoop? bestelling plaatsen Globalisatie Retourlogistiek --- ------------------------------ -- ---------------- -------------------- goederen ontvangen E-commerce Leveringstermijn contractuele voorwaarden Duurzaamheid Kwaliteit JIT -- Just-In- Timelevering Innovatieve technologieën 1.Inkoop en logistiek --------------------- ### 1.1.Inkoopdefinitie = het beheren van 'externe bronnen' vh bedrijf op een dusdanige manier dat het leveren van alle goederen, diensten, talenten en kennis die nodig zijn voor uitvoeren, onderhouden en beheren vd primaire en ondersteunende activiteiten vh bedrijf kan worden gegarandeerd en dit tegen meest gunstige voorwaarden - *[externe bronnen]*: alles waar factuur tegenover staat. » - *[directe inkoop]:* primaire activiteiten à grondstoffen, halffabricanten, afgewerkte producten » - *[indirecte inkoop]:* ondersteunende activiteiten à onderhoudsprodcuten à kantoorartikelen à investeringsgoederen; computersystemen, inrichting en gebouwen (à) diensten; telecom, schoonmaak - *[voorwaarden]*: hoeveelheid, kwaliteit, leveringsvoorwaarden, prijszetting, kredietwaardigheid, duurzaamheid, innovatievermorgen 1.2.Inkoopfunctie. = geheel activiteiten die in organisaties vervuld worden om producten, diensten, kennis en talenten van externe bronnen aan te trekken. keuzes in inkoopproces à vastgelegd in inkoopbeleid à wat gebasseerd is op algemeen beleid vd onderneming ### 1.3.Directe vs indirecte inkoop *« **Directe inkoop*** = product -of dienstgerelateerde inkoop = inkoop van alle G&D die rechtstreeks met eindproduct en/of dienst - '*direct purchasing'* of '*production buying'* à Bill of materials (BOM) *« **Indirecte inkoop*** = inkoop van alle G&D die primaire proces of productieproces ondersteunen (ondersteunende activiteiten) - non product related buying (NPR) of general expenses en tail spend ***Onderscheid***: strategische belang van bepaalde producten en diensten en impact toegewezen inkoopbudget, leveranciersmanagement, beslissingsbevoegdheid 2.Inkooporganisatie ------------------- à organisatorische aspecten: verdeling taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden ### 2.1.Inkoopniveaus  ***Strategische inkoop*** Waar willen we naartoe? - LT-beslissingen, uitzetten krijtlijnen - Link met bedrijfsstrategie - Inkoopbeleid, make-or-buy-beslissingen, organisatie inkoopafdeling... ***Tactische inkoop*** Hoe gaan we dat realiseren? - Supplier market research: markt onderzoeken naar mogelijke leveranciers - Leveranciersevaluaties - Opleidingen vh inkoopteam - Strategisch niveau #### Operationele inkoop - Dagelijke opvolging - Troubleshooting: problemen direct oplossen à Bestellen, Bewaken en Nazorg #### Ondersteunende activiteiten - Activiteiten die inkoopactiviteiten ondersteunen - Helpen bij goede uitvoering - Creëren mogelijkheden tot optimalisatie ### 2.2.Inkoop in organisatiestructuur à iedere afdeling heeft zijn inkooporganisatie #### Decentrale inkooporganisatie - Verschillende afdelingen kopen zelfstandig in - Interessant voor bedrijven met businessunitstructuur - Nadeel: geen voordeel van gezamelijke inkoopvolumes #### Centrale inkooporganisatie - Alle inkopen gebeuren centraal via inkoopafdeling - Grote inkoopvolumes: betere voorwaarden bedingen - Centralisatie en standaardisatie: efficiëntie verhoogt #### Hybride of gecoördineerde inkooporganisatie - Gezamelijke inkopen doen - Gemeenschappelijke behoeften BU bundelen - Multidisciplinaire teams - Inkoopconsortium 3.Inkoopproces -------------- à schematisch voorgesteld adhv purchasing process model *˜Arjan van Weele* ### 3.1.Specificeren = beslissen over inkoopvereisten = Wat hebben we nodig in afdeling? #### Interne analyse ~door~ Multidisciplinair team ***Inkoopvereisten***: -functionaliteiten -budget -technische karakteristieken ve product -onderhoud -logistieke vereisten -kwaliteit -wettelijke en milieugebonden vereisten ### 3.2.Selecteren = potentiële leveranciers zoeken, beoordelen en selecteren #### Sourcingstrategie - één of meer leveranciers - vaste prijs, verrekening vd kosten of eenheidsprijs #### Request for information (RFI) - oplijsten inkoop -en selectiespecificaties - Samenstellen leverancierslijst: longlist (hoge vendor rating-score) #### Request for quotation (RFQ) - Leveranciers op shortlist - Gedetaiilleerde prijsofferte - Vergelijkbaar zijn - Vraag naar samples #### Selectie - Afweging prijs, technische, commerciële en logistieke aspecten - Score per criterium al dan niet met gewicht - Keuze leveranciers of in dialoog gaan met leveranicer ### 3.3.Contracteren = afsluiten contract (overeenkomst bedrijf en leverancier) ### 3.4.Bestellen - Eénmalige bestelling - Bestelling over langere periode Call-of-agreement = contract met leverancier, afroeporder (3-4 keer per jaar) - Bestelprocedures: informeren, documenteren en factureren ### 3.5.Bewaken = opvolging uitvoering en bestelling - Respecteren levertijden - Hoeveelheden - Kwaliteit - Certificaten 3.6.Nazorg = beoordelen vd leverancier (elke fase terug te vinden) - Afhandeln claims - Leveranciersbeoordeling - Archivering - Bijhouden leveranciersdocumentatie ### 3.7.Inkoopsituaties ***Nieuwe aankoop*** bv. kapitaalgoederen, nieuwe componenten eigen productie ***Gewijzigde herhalingsaankoop*** = nieuw product bij bekende leverancier of bekend product bij nieuwe leverancier ***Rechtstreekse aankoop*** = bestaand product bij bestaande leverancier 4.Strategische inkoopmanagement -- inkoopstrategie -------------------------------------------------- à bepaald door ondernemingsdoelstellingen ### ***Toegevoegde waarde inkoopfunctie:*** klantenvriendelijkheid Duurzaamheid -------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------------- Flexibiliteit Kostenleiderschap Innovatie ***Insourcen vs outsourcen*** -focus op primaire bedrijfsactiviteiten uitbesteden ondersteunende activiteiten -make-or-buy beslissing ~(H2)~ ***Global vs local sourcing*** -afweging steeds opnieuw maken -factoren die meespelen: transportkosten, ketenrisico, flexibiliteit, wenbaarheid en duurzaamheid ***Leveranciersintegratie*** -moderne informatietechnologie \--\> optimaliseren materiaalplanning en -orderbehandelingproces -- dialoog leveringssystemen (interne/externe afstem) -productontwikkeling 5.Strategische inkoopmanagement -- leveranciersdifferentiatie ------------------------------------------------------------- ***Leveranciersdifferentiatie*** = verschillende producten, diensten en leveranciers worden gedifferentieerde strategie en bijbehorende acties ontwikkeld en uitgevoerd. ### 5.1.ABC-analyse à momentopname ***ABC-analyse =*** techniek die leveranciers indeelt obv inkoopvolume à 3 groepen: A-leveranciers : grootste inkoopvolume + inkoopbudget à= Pareto-analyse , 80-20 regel  ### 5.2.Portfolioanalyse Kraljic à momentopname ***Portfolioanalyse Kraljic =*** een matrix bestaande uit 4 kwadranten waarin producten en diensten geclassifieerd worden obv toeleveringsrisico en financiële impact op bedrijfsresultaat - *gemeten door* prijselasticiteit - *rol*: aandeel leverancier in totale koopvolume, marktstructuur, politieke stabiliteit en overstapkosten ---- -------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- \- *Hefboomproducten* = standaardproducten die door verschillende leveranciers kunnen worden geleverd aan standaardkwaliteit en relatief ---- -------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- #### Vier productgroepen **Standaardproducten** duur zijn ##### **+ leveranciers** à groot aandeel in kostprijs vh eindproduct en/of in grote Bv. staal, computers, kantoormeubilair, verpakking, elektriciteit - *Strategische producten* = rechtstreeks bijdragen aan realisatie - - *Routineproductn* - - *Knelpuntproducten* - - product = maatwerk en obv specificatie - overstappen andere leverancier op KT niet mogelijk à hoge overstapkosten à groot aandeel in kostprijs vh eindproduct à strategie: samenwerking met leveranciers Bv. specifieke grondstoffen, hightechproducten = een lage waarde per eenheid en veroorzaken weinig technische en/of commerciële problemen à product: door veel leveranciers geleverd worden en veel alternatieven beschikbaar - handelingskosten = uitdaging, duur in vgl waarde producten à !!! efficiënt inkopen !!! - strategie: vereenvoudiging vh inkoopproces en reductie vd administratieve en logistieke rompslomp meer reductie leveranciersbestand, bundeling of automatisatie vh inkoopproces Bv. MRO's (maintenance, repair and operating supplies) kantoorartikels, poetsmiddelen, catering, drukwerk = relatief geringe waarde, hoog toeleveringsrisico à risicovolle markt à leverancier = dominante partij à hoge prijzen, lange levertijden en slechte service à strategie: veiligstellen levering Sluiten LT-contracten, reduceren en vermijden leveranciers in monopolie Bv. reserveonderdelen machines, smaakstoffen, specifieke kennis en opleiding 6. Tactisch inkoopmanagement -- total cost of owernship ------------------------------------------------------- ***Taak***: kostenbeheersing en vermindering alle inkoopgerelateerde uitgaven ***Total cost of ownership*** = TCO, techniek die alle (on)zichtbare kosten gedurende hele levenscyclus/gebruikscyclus ve product of dienst in kaart brengt à *oplossing* om te bepalen welke kosten een impact hebben, wanneer ze optreden en hoe ze inzichtelijk te maken à *algemeen management accountinginstrument en helpt:* ### -bepalen of investering eco rendabel -verschillende investeringen vgln, ook make-or-buy -winstgevenheid id tijd ve bepaald product - *inkoop* -leveranciersselectie -leveranciersmanagement -aansturen procesveranderingen - *4 kostenelementen* -aankoopprijs (purchase price) -aankoopkosten (acquisition costs) -exploitatiekosten (usage costs) -kosten voor vervanging of upgrade op einde vd 7. Operationeel inkoopmanagement -- leveranciersbeoordeling ----------------------------------------------------------- ***Taak***: opvolging performantie vh leveranciersbestand (product, dienst en proces) - tijdens leveranciersselectie: verschillende criteria in rekening gehouden en afgewogen à contracteren: criteria opgenomen in contract of apart opgemaakt SLA à essentieel om tot hogere efficiëntie vd inkoopfunctie te komen à certificering en duurzaamheidscriteria - methodes: van 'eenvoudige' spreadsheet tot vendor rating - doel: toeleveringsrisico minimaliseren en waardetoevoeging maximaliseren ***Vendor rating*** = meten en beoordelen van prestatie vd leverancier volgens bepaald systeem en adhv vooraf vastgelegde criteria (objectief en subjectief) - Alle organisatieniveaus zijn bij besluitvorming betrokken o Knelpunten, incidenten en escalaties worden sneller gesignaleerd o Leveranciersprestaties verbeteren door normstelling - Trends worden sneller opgepikt zodat gepaste maatregelen genomen worden - Prestaties leveranciers vergelijkbaar en helpt organisatie bij leveranciersselectie = benchmarking 9. Inkoop in de supply chain ---------------------------- ***Inkoop bepaald door***: design vd supply chain en effeciënte goederenbeweging door supply à tiers - verandering omgaan hangt af vd maturiteit vd onderneming ***Duurzaam inkopen:*** besparingen en kostenreductie (KT) en risicomanagement (LT) ~H4~ ***Circulair inkopen***: ketensamenwerking, transparantei en sociale/procesinnovatie à essentie: inkopende partij zorgt dat producent of verwerkende partij de producten, onderdelen of grondstoffen ah einde vd levensduur of gebruiksfase in een nieuwe cyclus zal inzetten ***Product as a service (PAAS):*** creatie van waarde wordt losgekoppeld vh verbruik van grondstoffen - van verbruikseco naar gebruikseco à dienstcontract met producent sluiten 10. Begrippen H4 ---------------- **Make-or-buy beslissing**: Een koop/maakbeslissing (Engels: make or buy) is een bedrijfsbeslissing die de kosten en de voordelen van het zelf maken tegen het inkopen van een product of dienst afweegt **Cost of goods sold (COGS**): Kostprijs van verkochte goederen (COGS) is de boekwaarde van verkochte goederen tijdens een bepaalde periode. **Inkoop**: Inkoop is het proces van kopen van producten, goederen of diensten. **Indirecte inkoop**: Indirect staat voor alles wat ondersteunend is aan het primaire proces of productieproces **Directe inkoop**: alle goederen en diensten die direct met het eindproduct / dienst te maken hebben **Code of conduct**: Een gedragscode is een expliciete beschrijving van de normen en waarden voor het gedrag van bepaalde beroepen of specifieke toestanden in het optreden van organisaties **Service level agreement (SLA**): concrete afspraken over het kwaliteitsniveau van een product of dienst en de rechten en plichten van beide partijen **Call-off agreement**: afroeporder (3/4 per jaar): Een raamcontract of raamovereenkomst is een afspraak tussen een leverancier en een klant om een bepaald product of dienst voor een vaste looptijd voor een vooraf afgesproken prijs, en tegen vooraf afgesproken voorwaarden te leveren **Purchasing**: aankopen van een product of dienst **Procurement**: Inkoop is het proces van kopen van producten, goederen of diensten **Insourcen**: Het intern ontwikkelen van goederen en diensten die tot die tijd door een externe leverancier werden uitgevoerd **Outsourcen**: Uitbesteding is de uitvoering van een proces als gevolg van een strategische keuze door een organisatie, om één of meer bedrijfsactiviteiten uit te besteden aan een dienstverlenende onderneming of toeleverancier **Global sourcing**: Global sourcing is internationale inkoop. Naast materialen kunnen dit ook middelen zijn als personeel, energie en kapitaal **Local sourcing**: Binnenlandse inkoop is de contractactiviteit voor goederen of diensten die worden geleverd of vervaardigd binnen de landgrenzen van de koper **ABC-analyse**: Indelen van de leveranciers op basis van inkoopvolume **Total cost of ownership (TCO):** Techniek die alle zichtbare en onzichtbare kosten gedurende de levenscyclus of gebruikscyclus (van aanschaf tot einde) van een product of dienst in kaart brengt **Vendor rating:** meten beoordelen v/d prestatie v/d leverancier volgens een bepaald systeem en aan de hand van vooraf vastgelegde criteria **Vendor scorecard**: geeft per leverancier een overzicht van zijn scores en toont ook evoluties **Vendor ranking**: op basis van de Vendor rating wordt de leverancier ingedeeld in een bepaalde categorie in de vendor ranking **Product as a service (PaaS):** PaaS bedrijfsmodellen bieden, in de pure vorm, namelijk de mogelijkheid om een gesloten grondstoffenketen te creëren en sluiten daarmee perfect aan bij de overgang naar die nieuwe economie (van verbruikseconomie naar gebruikseconomie) =\> Nieuwe verdienmodellen: creatie van waarde wordt losgekoppeld van het verbruik van grondstoffen =\> Niet langer eigenaar van een product