Organisation 2 PDF

3 Koordination 3.1 Koordinationsbegriff und Koordinationsbedarf  Arbeitsteilung/Differenzierung führt zu Schnittstellen/Interdependenzen  Notwendigkeit der Koordination auf das Unternehmensziel hin  Arbeitsteilung und Koordination als Basisaufgaben der Organisationsgestaltung  Spannungsverhältni...

3 Koordination 3.1 Koordinationsbegriff und Koordinationsbedarf  Arbeitsteilung/Differenzierung führt zu Schnittstellen/Interdependenzen  Notwendigkeit der Koordination auf das Unternehmensziel hin  Arbeitsteilung und Koordination als Basisaufgaben der Organisationsgestaltung  Spannungsverhältnis: Mit zunehmender Arbeitsteilung steigt der Koordinationsbedarf. 18 Fußzeile im Masterlayout ändern (Namen der Dozenten) Univ.-Prof. Dr. Stefan Süß www.orgaperso.hhu.de 3.1 Koordinationsbegriff und Koordinationsbedarf Interdependenzen in Unternehmen  Leistungsverflechtungen  Ressourceninterdependenzen  Marktinterdependenzen Schnittstellen in Unternehmen  Schnittstellen zwischen Abteilungen/Stellen/Gruppen Determinanten des Koordinationsbedarfs in Unternehmen  Grad an Arbeitsteilung  Abhängigkeiten zwischen Organisationseinheiten  räumliche, zeitliche, sachliche und menschliche Distanzen  umfangreiche, variable und unstrukturierte (mehrdeutige) Probleme 19 Fußzeile im Masterlayout ändern (Namen der Dozenten) Univ.-Prof. Dr. Stefan Süß www.orgaperso.hhu.de 3.1 Koordinationsbegriff und Koordinationsbedarf Deckung des verbleibenden Koordinationsbedarfs (a) Zeitlich  Vorauskoordination vs. Ad-hoc-Koordination (Feedback-Koordination) (b) Hierarchisch  vertikale (hierarchische) vs. horizontale Koordination (Selbstabstimmung) 20 Fußzeile im Masterlayout ändern (Namen der Dozenten) Univ.-Prof. Dr. Stefan Süß www.orgaperso.hhu.de 3.1 Koordinationsbegriff und Koordinationsbedarf Koordination in Unternehmen Koordination hierarchische Koordination persönliche Weisung 21 Standardisierung Fußzeile im Masterlayout ändern (Namen der Dozenten) Univ.-Prof. Dr. Stefan Süß Selbstabstimmung Pläne institutionalisiert themenspezifisch fallweise www.orgaperso.hhu.de 3.2 Hierarchische Koordinationsinstrumente (a) Persönliche Weisung  unmittelbarste Form der Koordination durch Vorgesetzte  enthält bindende, persönliche Anweisung  Einschränkung des Handlungsspielraums des Mitarbeiters auf eine Alternative  Organisationsstruktur liefert Rahmen 22 Fußzeile im Masterlayout ändern (Namen der Dozenten) Univ.-Prof. Dr. Stefan Süß www.orgaperso.hhu.de 3.2 Hierarchische Koordinationsinstrumente (b) Standardisierung  Verhaltensvorschriften für gleiche oder ähnliche Aufgaben  Aufgabenerfüllung wird routinisiert und standardisiert  Standardisierung durch Regeln oder Programme  Konditionalprogramme (Routineprogramme): generelle und zeitunabhängige Regeln  Zweckprogramme: verbindliche Festlegung eines Zwecks (Ziel, gewünschter Zustand) (c) Pläne  (Soll-)Vorgaben bezüglich zu erreichender Ergebnisse  Gültigkeit bezogen auf einen bestimmten Planungszeitraum  Standardisierung von Arbeitsergebnissen (Output)  Inhalte: Ziele, Maßnahmen, Ressourcen 23 Fußzeile im Masterlayout ändern (Namen der Dozenten) Univ.-Prof. Dr. Stefan Süß www.orgaperso.hhu.de 3.3 Koordination durch Selbstabstimmung  horizontale Abstimmung unter Verzicht auf Hierarchie  sinnvoll bei Aufgaben, die großer Freiheitsgrade bedürfen, bei denen enge hierarchische Strukturen kontraproduktiv sind (a) Fallweise Interaktion nach eigenem Ermessen  keine spezifischen Regelungen für Selbstabstimmung  bleibt der Einschätzung der Betroffenen überlassen  Voraussetzungen: Entscheidungsspielräume, Dezentralisation von Entscheidungsbefugnissen, Motivation, Vertrauen  Gefahr: Konflikte  Diese Form der Selbstabstimmung ist nicht/kaum steuerbar. 25 Fußzeile im Masterlayout ändern (Namen der Dozenten) Univ.-Prof. Dr. Stefan Süß www.orgaperso.hhu.de 3.3 Koordination durch Selbstabstimmung (b) Themenspezifische Interaktion  Im Vorhinein wird festgelegt, bei welcher Art von Problemen eine direkte Abstimmung erfolgt.  Selbstabstimmung wird zur Pflicht, ist generell geregelt  Umfang der Selbstabstimmung hängt davon ab, für welche Themen sie vorgesehen ist (c) Institutionalisierte Interaktion  Komitees, Ausschüsse, Arbeitskreise, Konferenzen, Gesprächsrunden, Koordinatorenstellen oder Ähnliches werden neben Hierarchie explizit und formal eingerichtet  Mitglieder ggf. aus unterschiedlichen Abteilungen  im Rahmen der Selbstabstimmung gleichberechtigt 26 Fußzeile im Masterlayout ändern (Namen der Dozenten) Univ.-Prof. Dr. Stefan Süß www.orgaperso.hhu.de 4 Grundlagen der Projektorganisation 4.1 Begriffe und Ziele Projekt  ein Vorhaben, das zeitlich befristet ist, sich durch Neuartigkeit und Einmaligkeit auszeichnet sowie eine beachtliche Größe und einen hohen Grad an Komplexität aufweist  erfordert das Zusammenwirken unterschiedlicher Personen bzw. Abteilungen  beinhaltet interdisziplinäre Kooperation  Abgrenzung von Nicht-Projekten, wie z. B. einmaligen Sonderaufträgen und Prozessen Projektorganisation  geschaffenes System von Regeln  kann von selbst entstehen  umfasst die Aufbau- und Ablauforganisation  Mitglieder verfolgen ein gemeinsames Ziel. 27 Fußzeile im Masterlayout ändern (Namen der Dozenten) Univ.-Prof. Dr. Stefan Süß www.orgaperso.hhu.de 4.1 Begriffe und Ziele Ziele der Projektorganisation  Effizienz der Ressourcennutzung  Verringerung des Koordinationsbedarfs  Steigerung der Entscheidungsqualität  Förderung der Motivation  Steigerung der Lern- und Innovationsbereitschaft  Verstärkung der Kunden- und Marktorientierung  Erhöhung der Flexibilität  Steigerung der Partizipation von Stakeholdern an Entscheidungen 28 Fußzeile im Masterlayout ändern (Namen der Dozenten) Univ.-Prof. Dr. Stefan Süß www.orgaperso.hhu.de 4.2 Projektaufbauorganisation Stabs-Projektorganisation PL AL 1 AL 2 AL 3 Legende: AL = Abteilungsleiter PL = Projektleiter 1, 2, 3 = Projektmitarbeiter in Anlehnung an Schulte-Zurhausen, Manfred (2014): Organisation, 6. Aufl., München 2014, S. 333 29 Fußzeile im Masterlayout ändern (Namen der Dozenten) Univ.-Prof. Dr. Stefan Süß www.orgaperso.hhu.de 4.2 Projektaufbauorganisation Matrix-Projektorganisation AL 1 AL 2 AL PL 3 Legende: AL = Abteilungsleiter PL = Projektleiter 1, 2, 3 = Projektmitarbeiter in Anlehnung an Schulte-Zurhausen, Manfred (2014): Organisation, 6. Aufl., München 2014, S. 334 30 Fußzeile im Masterlayout ändern (Namen der Dozenten) Univ.-Prof. Dr. Stefan Süß www.orgaperso.hhu.de 4.2 Projektaufbauorganisation Reine Projektorganisation AL (1) AL AL (2) (3) PL 1 2 3 Legende: AL = Abteilungsleiter PL = Projektleiter 1, 2, 3 = Projektmitarbeiter in Anlehnung an Schulte-Zurhausen, Manfred (2014): Organisation, 6. Aufl., München 2014, S.332 31 Fußzeile im Masterlayout ändern (Namen der Dozenten) Univ.-Prof. Dr. Stefan Süß www.orgaperso.hhu.de 4.3 Projektablauforganisation Projektphase (nach DIN 69 901-201:2009-01)  unterteilt den Lebenszyklus eines Projekts in zeitlich zusammenhängende Abschnitte  besteht aus einzelnen Arbeitsschritten und den darin zum Einsatz kommenden Methoden und Tools  spiegelt den Projektverlauf mit den inhaltlichen Aktivitäten aus Sicht der jeweiligen Organisation wider  schließt mit der Erreichung eines Meilensteins ab Meilenstein (nach DIN 69 900-201:2009-01)  gilt als „Schlüsselereignis“  dient der Entscheidung über den weiteren Projektverlauf sowie dem Abgleich von Ist- mit SollZustand  bildet ein bestimmtes geplantes Projektergebnis zu einem festgelegten Termin ab 32 Fußzeile im Masterlayout ändern (Namen der Dozenten) Univ.-Prof. Dr. Stefan Süß www.orgaperso.hhu.de 4.3 Projektablauforganisation Beispielhafter Projektablaufplan Projekt Projektvorbereitung Konzeption Spezifikation Implementierung Realisierung Arbeitsschritte … … … Methoden … … … Tools … … … Systemoptimierung in Anlehnung an Winkelhofer, Georg (2005): Management- und Projekt-Methoden, 3. Aufl., Heidelberg 2005, S. 15 33 Fußzeile im Masterlayout ändern (Namen der Dozenten) Univ.-Prof. Dr. Stefan Süß www.orgaperso.hhu.de