Manual de OFIMÁTICA EN LA NUBE GOOGLE DRIVE (ADGG055PO) PDF

1. INTRODUCCIÓN A GOOGLE DRIVE La constante necesidad de acceder a la información en tiempo real y en cualquier lugar ha desembocado en el desarrollo de múltiples opciones que permiten a los usuarios, con un simple acceso a internet, disponer de todo un mundo de posibilidades personalizadas para gestionar sus contenidos de una forma rápida y segura. Uno de estos servicios es el creado por Google, denominado Google Drive. Drive no es otra cosa que un servicio que permite el alojamiento de archivos en servidores propios de Google a los que se puede acceder a través de un simple registro y una cuenta de correo. Este servicio sustituye al anterior Google Docs desde finales de abril del año 2012 y está disponible para diferentes sistemas operativos. 1.1. Preámbulo La finalidad de Drive es proporcionar a los usuarios registrados, y de forma gratuita, un espacio en el que guardar archivos en la nube, así como crear nuevos documentos, editar y compartirlos de manera sencilla con herramientas de aprendizaje rápidas e intuitivas. Google Drive ofrece un espacio de 15 GB, en su versión gratuita, para administrar sus archivos y favorecer el trabajo colaborativo, aportando potentes herramientas de edición, gestión de permisos sobre archivos y control de versiones. Además, puede descargar sus documentos en múltiples formatos, mantener sincronizado el espacio Drive en todos sus dispositivos y publicar el contenido en la web. También dispone de herramientas de ofimática, tipo hojas de cálculo, procesadores de texto, presentaciones, dibujos y formularios, alojados en la nube y automáticamente sincronizados, y todo ello dispuesto para comenzar a trabajar de forma eficaz y colaborativa desde un navegador web, ordenador, tablet o smartphone. Más Info Desde marzo de 2018 el proceso de sincronización con archivos ubicados en el equipo local ha cambiado, debiendo descargar e instalar “Copia de Seguridad y Sincronización” que puede encontrar en el siguiente enlace: (Backup & Sync). La única diferencia con la instalación anterior es que “Copia de Seguridad y Sincronización” combina la gestión de documentos y fotos en una única aplicación, lo cual simplifica el trabajo en Drive, pero el funcionamiento seguirá siendo el mismo. Así, “Copia de Seguridad y Sincronización” seguirá usando el modelo de copia de respaldo de Drive, por lo que no será posible acceder directamente a los archivos en la nube para trabajar con ellos: se trabajará con la copia local en el equipo y luego se sincronizarán los cambios con la nube*. WEB https://www.google.com/drive/download/ (*) A nivel de usuario profesional este tipo de cambios sí se permitirán. Para ello, Google Drive dispone de la herramienta “File Stream” que permite usar la nube como una unidad de disco remota con la que interactuamos como si fuese su ordenador, pero sin ocupar espacio físico. 1.2. Cuestión práctica Si acceder a sus datos desde cualquier sitio y en cualquier momento no es ya motivo suficiente para afirmar su practicidad, con las mejoras tecnológicas que progresivamente ha ido incorporando Drive se ha generado un abanico de servicios complementarios que han maximizado no sólo el acceso a esos datos, sino también a su gestión online. Así, cada día hay más programas en la nube que le permiten crear, gestionar, subir, eliminar o modificar innumerables parámetros de dichos programas, creándose de esta manera todo un universo de interactividad muy en la línea del concepto de "web 2.0". Tome Nota La idea ya no es, por tanto, solo almacenar en la nube, sino ser capaces de modificar lo almacenado y compartirlo. Google Drive ha recogido estas nuevas herramientas y ha pasado de ser un lugar de almacenamiento de archivos en la nube (accesibles desde cualquier lugar), a un centro para la creación de documentos y herramientas de ofimática. Incluso, se pueden instalar aplicaciones en Drive para expandir aún más su operatividad, con lo que su practicidad aumenta cada día un poco más. A su vez, Google Drive cuenta con una gran ventaja para los usuarios: es muy intuitivo, ya que se basa en la experiencia y testeos de miles de ellos, lo que unido al hecho de no necesitar instalar ningún software en sus dispositivos, comprar licencias o actualizaciones, o perder el tiempo en las pesadas tareas de mantenimiento, hacen de esta aplicación una herramienta muy flexible y eficaz. Más Info A continuación puede ampliar información referente a Google Drive con un artículo donde puede encontrar interesantes trucos para sacar el máximo rendimiento de esta herramienta: WEB https://www.xataka.com/basics/trucos-google-drive- trucos-algun-extra-para-sacarle-maximo-partido-a-nube- google 1.3. Qué es y qué hace Google Drive Como ya se ha comentado, Google Drive es un servicio de alojamiento y gestión de archivos en línea que fue introducido por Google el 24 de abril de 2012, en sustitución de "Google Docs". Integra el paquete de aplicaciones ofimáticas de Google ofrecido en red. Tome Nota Google Drive un servicio SaaS (por sus siglas en inglés, software as a service) que nos permite crear, importar y abrir documentos, hojas de cálculo, formularios, presentaciones y dibujos a través de su interfaz web desde cualquier navegador compatible (Explorer, Edge, Firefox, Safari, Opera y Chrome). Con Google Drive también puede ver o editar los documentos desde navegadores de dispositivos móviles y guardar localmente los archivos en su equipo. Todos los documentos sobre los que estamos trabajando se guardarán automáticamente en los servidores de Google. A través de su interfaz web puede etiquetar fácilmente todos sus documentos y organizarlos en carpetas. Google Drive cuenta además con un registro de edición de cada documento, siendo posible acceder a versiones anteriores a la última modificación realizada. Cada usuario cuenta con 15 gigabytes de espacio gratuito para almacenar sus archivos, ampliables mediante diferentes planes de pago. Esos 15 Gb también incluyen los datos de Gmail (correo electrónico) y los documentos creados en la Suite Ofimática de Google o los creados por otras aplicaciones de la misma, entre otros. Dispone de aplicaciones para Android e iOS que permiten editar documentos y hojas de cálculo. Lo comentado hasta aquí puede verse de manera más específica en los siguientes apartados: Subir archivos o carpetas Para ello, una vez abierta nuestra sesión en Drive nos vamos al botón de «+Nuevo» que puede encontrar en el margen izquierdo de la pantalla. Nos aparece un menú con varias opciones que son: Carpeta, para crear nuevas carpetas en el directorio principal de Drive. Subir archivo, para subir un documento de cualquier formato a Drive. Subir carpeta, para subir una carpeta y todo su contenido a Drive. Documentos de Google, para crear un documento de texto desde el procesador de textos de la Suite ofimática en la nube de Google. Hojas de cálculo de Google, para crear una hoja de cálculo. Presentaciones de Google, para crear presentaciones con diapositivas. Más nos muestra un menú donde podemos crear otro tipo de documentos también desde la Suite ofimática de Google como son: formularios, dibujos, sites, etc. Trabajar en Drive En la pantalla principal de Drive podemos ver el directorio principal de nuestro almacenamiento en la nube, donde encontramos los archivos y carpetas ubicados en el mismo. Al seleccionar uno de estos archivos o carpetas nos aparecen una serie de opciones en la parte superior de la pantalla como podemos ver en la imagen. Con estas opciones podemos hacer todo tipo de operaciones con los archivos y con las carpetas. También podemos pulsar con el botón derecho del ratón alguno de los archivos y nos muestra un menú con todas las operaciones que podemos realizar con el mismo, debemos tener en cuenta que nos aparecerán opciones distintas si desplegamos el menú para un archivo o para una carpeta. Pulse la imagen para verla con más detalle. Compartir archivos o carpetas Una vez que tenemos los archivos en Drive estos los podemos compartir con otros usuarios mediante su correo electrónico o a través de un enlace en otras aplicaciones como Facebook por ejemplo, también podemos crear un enlace para mandarlo por el correo electrónico del usuario con el que queremos compartir nuestro documento. Es importante establecer los permisos que les queremos dar a los usuarios con los que vamos a compartir nuestros archivos, ya que podemos dar permisos de escritura y edición o solo de lectura. Compartido conmigo Igual que podemos compartir nuestros archivos con otros usuarios y una vez compartido nos aparece un icono junto al nombre del archivo indicándolo, podemos ver los archivos que otros usuarios de Drive han compartido con nosotros, para ello nos vamos a la opción «Compartido conmigo» que podemos encontrar en el menú principal a la izquierda de la ventana principal de Drive. Al seleccionar esta opción nos llevará a la carpeta donde encontramos todos los archivos que otros usuarios han compartido con nosotros. Dependiendo de los permisos que estos usuarios nos hayan dado podremos ver el archivo en modo «Solo lectura» o también modificarlo. 1.4. Paquete de aplicaciones de ofimática Google Drive incluye, como ya ha podido verse, la posibilidad de crear y gestionar en línea diferentes tipos de documentos, principalmente relacionados con la ofimática, para ello usaremos las siguientes aplicaciones: Documentos de Google que es un procesador de textos de la Suite ofimática de Google en la nube y se usa para crear un documento de texto, podemos crear un documento en blanco o usar una de las plantillas que ya hay creadas, con esta aplicación podemos crear todo tipo de documentos de texto y trabajar con una gran variedad de formatos, herramientas y estilos que ofrece. Hojas de cálculo de Google que se usa para crear una hoja de cálculo desde una plantilla ya creada por la aplicación de hojas de cálculo de la Suite de Google en la nube o crear una hoja de cálculo en blanco, ofrece una gran variedad de herramientas, formulas, estilos de gráficos y formatos de números y texto. Presentaciones de Google y se usa para crear diapositivas y trabajar con sus efectos y transiciones, al igual que las anteriores, nos ofrece la posibilidad de crear una presentación en blanco o usar una plantilla ya creada. Más nos muestra un menú donde podemos crear otros documentos también desde la Suite ofimática de Google como son: formularios, dibujos, sites, etc. Por tanto, el paquete incluye todas las herramientas necesarias para mejorar no sólo la "creatividad" sino, sobre todo, la "productividad" profesional y personal. Más Info A continuación puede ampliar la información con la siguiente página para sacar un mayor provecho de Google Drive: WEB https://www.redeszone.net/2019/02/10/mejores- extensiones-google-drive/ 1.5. Computación en la nube El concepto de "computación en la nube", viene del inglés Cloud computing, que es el nombre que se le dio al procesamiento y almacenamiento masivo de datos en servidores que alojen la información del usuario. Tome Nota La idea que hay detrás de cloud computing es el acceso instantáneo y en todo momento a nuestros datos, estemos donde estemos, a través tanto de dispositivos móviles (teléfonos inteligentes, tabletas, etc.), como de ordenadores o notebooks. Esta es una de las ventajas de la llamada "nube". Es decir, no es necesaria la tradicional instalación de programas en nuestro ordenador, pues todo puede funcionar de forma externa, desde internet. A ello ha favorecido la mejora de nuestras conexiones a internet pasando de una lentísima conexión basada en la propia línea telefónica, a otras mucho más rápidas como el ADSL, y la fibra óptica. Son estas últimas tecnologías las que han favorecido la inclusión de aplicaciones como Drive que se mueven totalmente y en dependencia directa con nuestra conexión a internet. A esto debe sumarse que ya no es necesario un gran equipo informático de sobremesa, o móvil para mover dichas aplicaciones, sino simplemente una buena conexión a internet. Más Info A continuación puede ampliar información sobre las ventajas y desventajas del cloud computing con la siguiente web: WEB https://www.ionos.es/digitalguide/servidores/know- how/cloud-computing/ 1.5.1. En la nube de Google Como comenta Isabel Valenzuela: "Google es parte tan importante de nuestras vidas que no podemos concebir cómo funcionaríamos sin Gmail, Chrome o sin pasar los ratos de ocio mirando vídeos... en YouTube". Esta nueva forma de comunicarse, utilizando un solo proveedor de servicios como es Google, tiene su parte positiva, por sus funcionalidades, rapidez de acceso, entrada con clave única, etc., pero también puede tener su parte negativa, como es la dependencia que genera este tipo de servicios, poniendo todos nuestros datos en una misma "cesta" y aportando gran cantidad de información a un único proveedor a cambio de unos servicios supuestamente "gratuitos". El acceso a la nube de Google se realiza con el registro de una cuenta de correo en otro de los servicios de Google, como es Gmail. Esta cuenta le permitirá acceder al resto de servicios que, de forma gratuita, le ofrece este gigante informático. Aquí puede ver el aspecto de la página principal de Google Drive, en la que se ofrece información sencilla sobre sus principales productos y servicios. WEB https://www.google.com/intl/es-419_ALL/drive/ 1.6. Colaboración Y si algo ha aportado el concepto de computación en la nube al rendimiento y la productividad, con Google a la cabeza, es la creación de herramientas y documentos que, de forma colaborativa, pueden ser utilizados por diferentes usuarios sin necesidad de ubicarse en un espacio físico común. Drive es uno de los más claros ejemplos de esta capacidad de trabajo colaborativo. Tome Nota La colaboración en Drive posibilita que podamos compartir nuestros documentos con otras personas y que estas, a su vez, puedan modificar, leer y subir sus propios cambios al documento. Se han creado reglas para favorecer dicha colaboración como un sistema de permisos definidos que controlan el grado de acceso y modificación de los documentos. Google Drive es uno de los servicios de que disponen los usuarios para el desarrollo de un trabajo colaborativo, una modalidad que se está imponiendo en los sistemas educativos y las empresas por su alta eficiencia y por la calidad de los documentos resultantes. En este artículo puede leer la argumentación expuesta por su autor sobre las ventajas del trabajo colaborativo basado en el uso de las TIC. WEB https://www.aulaplaneta.com/2018/04/17/recursos- tic/los-beneficios-del-trabajo-en-equipo/ 1.7. Accesibilidad Y si "cualquiera" puede colaborar en la elaboración de un documento (de texto, hoja de cálculo, presentación, formulario, etc.), sólo nos queda que también se pueda acceder al documento desde cualquier dispositivo y desde cualquier sitio. Esto ya es posible y el concepto asociado para definirlo es el de accesibilidad. De esta manera las personas o grupos que trabajan en un mismo proyecto no necesitan físicamente estar juntos para desarrollarlo, sino que tienen libertad para hacerlo en diferentes lugares, e incluso en diferentes momentos. Esta accesibilidad es uno de los elementos que, sin duda, favorece el trabajo colaborativo, pues solo precisa de una cuenta de correo y de un punto de conexión a internet para poder trabajar con el resto de usuarios del proyecto en tiempo real desde cualquier parte del mundo. Aunque, en este contexto en el que nos encontramos, la accesibilidad se entiende como el grado en que cualquier usuario puede acceder a los recursos disponibles en la nube, y sobre los cuales puede tener otorgados diferentes permisos, también se asocia a la capacidad que presentan estos entornos para ser útiles a aquellas personas que presenten algún tipo de diferenciación sensitiva y que, por tanto, necesiten otras condiciones para poder acceder y utilizar de forma plena todos estos dispositivos. En la siguiente web puede ver algunas de las mejoras desarrolladas por Google para atender a esta diferenciación. WEB https://www.abc.es/tecnologia/consultorio/abci-google- drive-como-compartir-fotografias-y-archivos- 201904231135_noticia.html 1.8. Edición simultánea en tiempo real La edición simultánea en tiempo real es otra condición que deriva de la "accesibilidad". Es decir, estos accesos permiten que se edite de forma simultánea por varios usuarios un mismo documento de trabajo De forma que los cambios se guardan en tiempo real, sin necesidad de disponer de un botón de guardado. Esto es muy útil cuando varias personas tienen que trabajar en un mismo documento, pudiendo cada una de ellas ver el trabajo del otro y compartir el suyo de manera instantánea. A continuación puede ver un vídeo sobre la edición simultáneamente un documento de Google Drive con otro usuario: YouTube https://www.youtube.com/embed/jRyK0IdKW0g 1.9. Seguridad La seguridad es un punto crítico a la hora de decidirnos por usar este tipo de servicios en la nube. La realidad es que hoy día es más probable que pierda los datos físicos de su ordenador ya sea por rotura, robo, falta de copias de seguridad, etc., que por colgarlos en la nube. Una vez asumido que los estándares de calidad de Google respecto a la guarda y custodia de esos datos son infinitamente mayores que los que posee un usuario medio, el miedo es siempre el mismo en este tipo de casos ¿Qué se hace con esos datos en la red? La respuesta no es sencilla y en este caso solo podemos anotar lo que comenta "Drive" en sus condiciones del servicio. En ellas se indica que el usuario mantendrá la propiedad de los derechos de propiedad intelectual que posea con respecto a ese contenido. En pocas palabras, lo suyo, suyo es. Tome Nota Google Drive no reclama la propiedad de ningún contenido, lo que incluye texto, datos, información y archivos que se suban, compartan o almacenen en una cuenta de Google Drive. Aunque la seguridad implantada por Google para que la información de los usuarios no pueda ser utilizada sin su consentimiento «o para evitar que esta se vea amenazada frente a ataques informáticos» sea muy efectiva, las leyes europeas no podían ejercer ninguna presión al respecto en el caso en que los datos se guardasen en servidores repartidos por otras zonas geográficas distintas a Europa. Actualmente, gracias a la entrada en vigor del RGPD (Reglamento general de protección de datos), los datos de ciudadanos europeos deben tratarse conforme se establece en dicho reglamento, con independencia del lugar donde se almacenen. Más Info A continuación puede ampliar la información referente a cómo mejorar la seguridad de Google Drive para usos corporativos en la siguiente web. WEB https://www.redeszone.net/2018/06/27/herramientas- aumentar-seguridad-privacidad-google-drive/ 1.10. Control Si la propiedad intelectual sobre sus documentos es solo suya y decide compartir un documento con alguien o quiere abrirlo en otro dispositivo Google puede ofrecerle la posibilidad de avisarle en el momento en que su cuenta ha sido usada en un dispositivo nuevo, además ofrece la posibilidad de no permitir a este dispositivo el acceso a su cuenta. Google le mandará automáticamente un mensaje a su correo informando de este acceso y en caso de que el usuario no conozca el dispositivo y la ubicación desde la que se ha usado la cuenta hay la posibilidad de bloquear el acceso como se muestra en la imagen. De esta manera controla quién puede acceder a sus archivos almacenados en Google Drive y no se compartirán con nadie excepto con quién desee. Google Drive también advierte en su política de privacidad que: No se cambiará un documento privado a público. No se utilizará un documento privado para campañas de marketing o promocionales. Se guardarán sus datos el tiempo que usted quiera. Podrá llevarse los datos si decide dejar de utilizar Google Drive siempre que quiera. Tome Nota Todos los archivos subidos en nuestra cuenta son por defecto de carácter privado y, por tanto, inaccesibles salvo para el usuario con derechos de administrador, que será además el único que podrá editar y configurar este aspecto. Más Info A continuación puede ampliar la información referente a la política de privacidad de Google en el siguiente artículo: WEB https://www.google.es/intl/es/policies/privacy/ 1.11. Guardados, restaurar y revisiones Frente al guardado "clásico" en el ordenador, con un procesador de textos (por ejemplo) y el guardado en Drive hay bastantes diferencias que ponen en mejor disposición el guardado en la nube que el de su propio equipo. Las razones son varias: mientras que, con carácter general, en el programa instalado en el ordenador el guardado suele ser en intervalos de tiempo predefinidos (5-10 minutos), en Drive el guardado es automático y se produce cada pocos segundos. Y en ese lapso de tiempo pueden ocurrir muchas cosas. Esta frecuencia tan alta de guardado hace que no sea necesaria la existencia de un botón específico para tal finalidad. Google Drive es muy flexible con las versiones del archivo, lo que le permite incluso conservar un historial de los cambios introducidos en sus documentos y poder recuperar cualquiera de esos estados, no teniendo por qué ser el último. Así podremos ver, en un documento de texto por ejemplo, los cambios o añadidos hechos en él, ordenados por fecha y hora, y recuperar su estado en un momento concreto. Tome Nota Los guardados automáticos ofrecen otra ventaja: cuando deseemos volver atrás, incluso aunque el documento esté guardado, el sistema nos permite deshacer pasos, borrando por ejemplo el último párrafo. Igualmente, y dado que podemos tener varias versiones del mismo documento, mediante el control de revisiones puede identificar qué ha cambiado entre una y otra, y decidir cuál es "la correcta" en cada caso. En la siguiente página web, Google le ofrece el soporte necesario para consultar, restaurar o ver la versión anterior de un archivo. 1.12. Plataformas y dispositivos Como ya comentábamos en anteriores puntos, Drive funciona sobre todo tipo de sistemas operativos y sobre cualquier dispositivo con unos requerimientos mínimos y conexión a internet ya que lo único necesario es un navegador para trabajar con Drive en la web. De esta manera puede funcionar con la mayoría de los navegadores y sistemas operativos existentes en el mercado y la aplicación Drive no requiere unos requisitos de hardware especiales es posible que este se pueda usar en todo tipo de plataformas como pueden ser: en ordenadores, tablets, teléfonos, etc, disponiendo a su vez de aplicaciones propias para IOS y Android, Windows, Linux, etc. A continuación vamos a ver los requisitos necesarios para cada una de las plataformas y sistemas operativos con los que puede trabajar según la página de soporte de Google. Para sistemas operativos instalados en un ordenador tenemos las siguientes características, tanto de navegadores como de sistemas operativos, las características las puede consultar en la página oficial de ayuda de Google Drive. Para Tablet o dispositivos móviles que usen el sistema operativo Android se necesitan los siguientes requisitos que se describen en la página de Ayuda de Google Drive. Para dispositivos iPhone y iPad la aplicación Drive la pueden encontrar en la tienda de aplicaciones correspondiente y los requisitos son los que puede consultar en la página oficial de Ayuda de Google Drive. 1.13. Formatos Drive es muy flexible respecto al trabajo con formatos distintos a los suyos propios, pudiendo almacenar y trabajar con múltiples extensiones no propietarias. En una clasificación general, estos son los formatos con los que puede trabajar en Drive: Documentos ofimáticos generados con Drive. Documentos ofimáticos no generados con Drive. Otros archivos. A continuación puede ver estas opciones de manera más detallada: Formato de Google Drive Desde Drive pueden generarse diferentes tipos de archivos ofimáticos (documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, formularios, etc.). Dependiendo del tipo de aplicación que utilice puede exportar su archivo a múltiples formatos de compatibilidad. Formato de ofimática También puede crear documentos en su ordenador, guardarlos con la extensión propia del programa con el que los ha creado y subirlos a su cuenta de Google Drive. En este caso el sistema le avisará de dos opciones posibles: Mantener el formato original, con lo que se mantiene almacenado e inalterado el archivo, aunque no podrá editarlo probablemente con las herramientas que ofrece Drive. Cambiar el archivo original al formato de Google Drive, tanto en la subida del archivo a nuestra cuenta como posteriormente. Esto permitirá la posibilidad de editar nuestro documento. Otros formatos Drive nos permite subir cualquier tipo de archivo, independientemente de su formato. Ello no quiere decir que haciendo doble clic sobre él podamos trabajarlo, o verlo, pero al menos nos sirve como espacio de copia de seguridad y para poder compartirlo con quien deseemos utilizando las características de Drive y la inclusión de otras aplicaciones como Gmail. En algunos casos, y dada su versatilidad, Drive nos permitirá ver o tener una vista previa de ciertos archivos, aprovechándose de la adaptabilidad de este servicio. A continuación se muestra un archivo de texto y las posibilidades de conversión en el siguiente EJEMPLO (AL FINAL DEL DOCUMENTO) Más Info A continuación puede ampliar la información referente a los distintos formatos compatibles con Google Drive con el siguiente enlace de la página de soporte de Google: Formato de Google Drive 1.14. Gratis Google Drive, al igual que el resto de herramientas que ofrece Google, ofrece una versión gratuita. Desde sus comienzos, la política de Google ha sido clara: crear herramientas de calidad, fáciles de usar, accesibles para cualquier persona y desde cualquier punto del planeta; herramientas que todo el mundo utilizará a diario y, por supuesto, a un precio irrisorio. Siendo así, la pregunta que surge tras esta política es obligada: ¿cómo subsiste Google si sus servicios son gratuitos? La respuesta es bastante simple y compleja a la vez. Tome Nota La idea de Google era crear la suficiente masa crítica para conseguir preponderancia en el mercado apoyada en herramientas de calidad y a partir de ahí desarrollar otros servicios, esta vez de pago, para otro tipo de consumidores, más específicos y con mayor poder económico (empresas, gobiernos, instituciones educativas, etc.). Si a esto le sumamos la publicidad generada por sus anunciantes y la cantidad de nuevas herramientas que va añadiendo Google al mercado anualmente, daremos con la fórmula para ver cómo desde la gratuidad se genera un imperio económico. Pero los argumentos no quedan ahí, por eso es una respuesta compleja a la vez. Si consideramos que cada usuario sube una gran cantidad de información procedente de archivos personales y profesionales, fotografías, mensajes, preferencias de compra, hábitos de uso de ropa, aficiones, gustos vacacionales, etc. se puede llevar a cabo una agrupación de datos que permita el análisis de conclusiones orientadas, por ejemplo, a la venta y la producción publicitaria dirigida, algo muy interesante y lucrativo para otras empresas que estarían dispuestas a pagar grandes sumas de dinero por esta información. Centrándonos en Drive, el modelo gratuito ofrece un espacio de 15 Gb a compartir con Gmail y Google Fotos, suficientes para cualquier usuario medio. Si con este espacio gratuito sus necesidades de almacenamiento no fuesen cubiertas siempre puede crearse una nueva cuenta de correo, o bien comprar más espacio atendiendo a alguno de los planes que ofrecen, y que le resumimos a continuación: Planes comunes Opción más profesional A nivel profesional puede elegir alguno de los siguientes planes, pulse la imagen para verla con más detalle. 1.15. Conclusiones Google Drive es el sistema de almacenamiento de documentos y archivos en la nube de Google que incorpora, además, una serie de herramientas ofimáticas para la edición de textos, hojas de cálculo, presentaciones, etc. El acceso a este tipo de servicios requiere de una conexión a internet y del registro mediante cuenta de correo electrónico y contraseña. Una vez registrado, se puede acceder mediante cualquier navegador y con cualquier sistema operativo a este entorno. La edición de documentos en Drive dispone de varias ventajas con respecto a la instalación de programas ofimáticos en local, tales como el acceso desde cualquier punto del planeta con conexión a internet, el ahorro en la adquisición de actualizaciones o licencias, la edición simultánea en tiempo real, etc. Drive dispone de varios planes para hacer frente a las necesidades de particulares y profesionales, desde la opción gratuita que ofrece 15GB de espacio compartido hasta planes personalizados para el incremento del espacio de almacenamiento o del uso de otros servicios adicionales. En definitiva, una opción de almacenamiento y edición de contenidos muy a tener en cuenta para alojar información personal y profesional con garantías de acceso y facilidad de uso. Tome Nota Podemos, por tanto, disfrutar sin instalaciones ni mantenimientos complejos, de toda una pléyade de activos que nos harán nuestra vida un poco menos complicada, obviando esos engorrosos pasos que hacían que muchos no quisieran acercarse a las nuevas tecnologías o usos que de ella se derivasen. 2. COMENZAR EN GOOGLE DRIVE El auge que están alcanzando los servicios de almacenamiento en la nube, respaldados por la ventaja que supone acceder a todos los elementos archivados y a la edición de un gran número de ellos desde cualquier punto con acceso a internet, está suponiendo una auténtica revolución de la información en detrimento de los servicios ofimáticos tradicionales ofrecidos por equipos de escritorio. Actualmente, las opciones de almacenamiento y trabajo colaborativo en la nube ofrecidas por los distintos proveedores informáticos son opciones muy recurrentes para empresas con sedes separadas físicamente. Como ya habrá podido observar, a lo largo de este curso haremos hincapié en una de los servicios de almacenamiento en la nube y edición colaborativa de documentos ofimáticos más utilizados a nivel mundial en el ámbito personal y profesional, dada su probada eficacia y su sencillo aprendizaje. A partir de ahora trabajaremos con Google Drive. 2.1. Requisitos Además de los requisitos informáticos obvios (ordenador o dispositivo con pantalla, teclado, navegador y conexión a internet), para acceder a Google Drive es necesario disponer de una cuenta de correo electrónico, preferiblemente de Gmail, aunque se puede compartir un documento que tengamos en Drive con cualquier otro proveedor de correo. Una vez que disponemos de una cuenta, lo que debe hacer es vincularla a los servicios ofrecidos por Drive. Esta cuenta de correo electrónico sirve para el acceso personalizado a la información, la documentación y las herramientas de edición disponibles en Drive. Estos son los requisitos que necesitará para acceder a Drive: Ordenador de sobremesa, ordenador portátil o dispositivo móvil (tablet, pda o smartphone) con sistema operativo instalado y navegador web. Para el caso de dispositivos móviles puede descargar directamente la app de Drive para acceder sin necesidad de hacerlo a través del navegador. Navegador de internet. Obviamente, el preferido será Google Chrome, por ser de la misma empresa, aunque puede utilizar cualquier otro. Para realizar copias de seguridad deberá descargar el software "Copia de seguridad y sincronización" disponible para las siguientes versiones: Para Windows: Windows 7 y versiones posteriores. Para Mac: Yosemite (10.10) y versiones posteriores. Para Linux: El software "Copia de seguridad y sincronización" no está disponible para el sistema operativo Linux actualmente, pero puede usar Google Drive desde la web, accediendo a drive.google.com. Como ya hemos comentado, una vez satisfechos los requisitos anteriores puede acceder a Drive mediante alguna cuenta de correo, bien de un proveedor que NO sea Google (por ejemplo Yahoo, Hotmail, Outlook, etc.), o bien a través de una dirección propia del correo de Google (Gmail). Más Info A continuación puede ampliar la información sobre los requisitos del sistema y los navegadores compatibles, así como los diferentes sistemas operativos que pueden utilizar Google Drive a través de la siguiente página web. 2.1.1. Crear una cuenta de Google disponiendo de un correo electrónico de otro proveedor Para poder disfrutar de los servicios de Google Drive es preciso disponer de una cuenta de correo electrónico. En este apartado, veremos cómo acceder a dichos servicios a través de una cuenta de correo de un proveedor ajeno a Google. Para ello lo primero que debe hacer es ir a la página de Google y asociar su cuenta de correo a estos servicios. Esto se hace cumplimentando todos los campos obligatorios que se solicitan y teniendo en cuenta que deberá hacer clic sobre la opción "Prefiero utilizar mi dirección de correo electrónico actual" antes de empezar a cumplimentar nada, ya que los campos para crear la cuenta cambiarán si utiliza un proveedor ajeno a Google. Con este proceso vinculará la cuenta de correo electrónico elegida (y ajena a Gmail, que es el servicio de correo electrónico de Google) con los servicios de Google. Vea a continuación la secuencia de pasos a seguir: Paso 1 Acceda a la página indicada para cumplimentar los campos que aparecen. No olvide hacer clic en "Prefiero usar mi dirección de correo electrónico actual". Paso 2 Seguridad de la contraseña: cumplimente los campos "Contraseña" y "Confirmación" con la clave elegida. En ambos casos deberá ser la misma para que sea válida y se pueda verificar. A la hora de crear una contraseña, debe asegurarse de que dispone de ocho caracteres como mínimo entre los que figure una combinación de letras, números y símbolos (no es obligatorio usar los tres tipos, aunque, si lo hace, la contraseña resultante será más segura). Paso 3 Una vez completados los datos del formulario se procede a verificar la cuenta indicada. Para ello, Google enviará un correo de verificación a esa cuenta con un código. Siga las instrucciones que le indica este correo para la verificación. Paso 4 Tras esto, Google le da la bienvenida a sus servicios y le ofrece la posibilidad (opcional) de incluir el número de teléfono, el cual, utilizarán para proteger la cuenta. También solicitan la fecha de nacimiento porque determinados servicios solo son accesibles para mayores de edad, y el sexo, para gestiones estadísticas (aunque también está la opción "Prefiero no decirlo"). Paso 5 Ya solo falta aceptar las condiciones de Servicio de Google y aceptar que se traten sus datos, tal y como se recoge en la política de privacidad de Google. Después, haga clic en "Crear cuenta". Paso 6 Una vez que ha hecho clic en "Crear cuenta" aparece de nuevo un correo de confirmación antes de dar acceso a la cuenta: Paso 7 Haciendo clic en "Confirmación" ya podrá acceder a los servicios de Google Drive, así como a otros servicios de este proveedor de forma personalizada: Tome Nota Tenga en cuenta que si vincula los servicios de Google Drive a una cuenta de correo electrónico ajena a Google no podrá disponer de los servicios de Gmail. 2.1.2. Crear una cuenta de Google desde una cuenta de Gmail Acceder a los servicios de Google a través de una cuenta creada por su propio servicio de correo es la mejor opción, ya que, al ser todos los productos compatibles y de la misma entidad, puede disponer de golpe de todos los servicios de Google, lo que no ocurría en el caso contrario. Para crear una cuenta propia de Gmail lo primero que debe hacer es, como en el caso anterior, ir a la página de Google para acceder al registro. Una vez allí, elija la opción de crear una cuenta de correo electrónico con el dominio Gmail ([email protected]) y siga todos los pasos que le indica el proceso. En breve podrá acceder a todos los servicios que ofrece Google a sus usuarios registrados. Realice la siguiente actividad de aprendizaje REGISTRARSE EN GOOGLE DRIVE Realice la siguiente actividad de aprendizaje y envíe su respuesta a través de la Zona de entrega al tutor para que pueda calificarla. La utilidad de Google Drive es evidente no solo por la cantidad de herramientas que ofrece, sino por la facilidad de acceder desde cualquier punto del planeta con conexión a internet y con cualquier dispositivo móvil. Además, se trata de un servicio gratuito que cubre la mayor parte de las expectativas de los usuarios comunes, lo cual, lo hace aún más atractivo. Para que pueda adentrarse en este mundo e ir conociendo su utilidad y sus ventajas, en esta actividad le invitamos a formar parte de esta comunidad y comprobar que cuenta con los requisitos necesarios para empezar a usar el servicio. Cree una cuenta de Gmail o utilice la de cualquier otro proveedor para vincularla a los servicios que ofrece Google a sus usuarios registrados. Siga los pasos aprendidos hasta ahora para el registro y envíe capturas de pantalla al tutor para su calificación. 2.2. Versiones Google Drive se incluye dentro de otra oferta más extensa denominada Google Suite (G Suite) que permite acceder a múltiples servicios para el desarrollo profesional. Cuenta con versiones básicas, de negocios y para empresas con diferentes precios y herramientas para que cada uno pueda elegir la modalidad que más se ajuste a sus necesidades. Evidentemente, la versión gratuita también es una opción, aunque con más restricciones que las de pago. Desde esta página puede acceder a los servicios que ofrece G Suite, a sus ofertas promocionales y de prueba. WEB https://gsuite.google.com/intl/es/ 2.3. Aplicaciones incluidas en Google Drive Google Drive incluye 5 aplicaciones por defecto: "Documentos, Presentaciones, Hojas de cálculo, Formularios, y Dibujos". Además, como novedad, pueden incluirse nuevas aplicaciones a los menús de Drive. A continuación hablaremos someramente de cada una de estas opciones. Documentos Documentos de Google es un procesador de textos online que te permite crear documentos y darles formato, así como trabajar con otros usuarios. Sus herramientas y comandos son muy parecidos a los de cualquier procesador de textos que se instala en un equipo informático convencional. Como cualquier otra herramienta de Drive, esa aplicación carece del botón de Guardar, pues los cambios producidos en un documento se guardan de forma inmediata. Presentaciones Presentaciones de Google es una aplicación de presentaciones online que te permite crear presentaciones y darles formato, así como trabajar con otros usuarios. Esta herramienta posee gran cantidad de plantillas que se pueden utilizar de forma predeterminada para realizar presentaciones impactantes, así como diferentes tipos de fuentes, posibilidad de inserción de vídeos e imágenes, etc. aportando un aire profesional o desenfadado a sus presentaciones. Hojas de cálculo Hojas de Cálculo de Google es una aplicación que facilita el trabajo con datos y su relación entre ellos, bien a través de fórmulas o ecuaciones. Como cualquiera de las anteriores, permite un trabajo colaborativo entre usuarios y los cambios incluidos en cada documento se guardan en tiempo real. Esta herramienta permite también la creación de gráficos y dispone de tablas dinámicas que permiten presentar un resumen basado en un gran volumen de datos. Formularios Formularios de Google te permite planificar eventos, enviar una encuesta, hacer preguntas a cualquier usuario o recopilar otros tipos de información de forma fácil y eficiente. Puedes crear un formulario desde Google Drive o a partir de una hoja de cálculo existente. Dibujos Puede crear, compartir y editar dibujos online fácilmente con Dibujos de Google. Si está intentando hacer un diagrama o un gráfico, o dibujar una imagen, puede usar las opciones de edición de dibujos de Google para crear el dibujo que quiera. Además de estas aplicaciones comunes, Google Drive presenta otras tres de forma predeterminada dentro de su espacio de trabajo que viene a cumplimentar sus opciones y eficacia. Son estas: Google My Maps: servicio de Google que permite a los usuarios crear mapas personalizados al estilo de los habituales de Google Maps, pero con las indicaciones ofrecidas por el usuario. Dispone de un editor WYSIWYG para añadir puntos, líneas, rutas. etc. Google Sites: aplicación para crear un sitio web o una intranet de forma sencilla, muy similar a la creación de un documento de texto. Tal y como señala la enciclopedia Wikipedia "El objetivo de Google Sites es que cualquier persona pueda crear un sitio permitiendo compartir información con facilidad para verla o compartirla con un grupo de personas reducido de colaboradores o con toda su organización, o con todo el mundo. Por lo que es muy útil en la creación de intranets, páginas de empleados, proyectos, etc. orientado al equipo en el que múltiples personas puedan colaborar y compartir archivos." Google Jamboard: Es una pizarra interactiva para la exposición de ideas de forma colaborativa. El trabajo se desarrolla sobre un lienzo interactivo donde se pueden deslizar imágenes, añadir notas e incluir recursos directamente desde internet. 2.4. Evolución El origen de Google Drive pasa por conocer a su antecesor Google Docs. Docs era un programa gratuito basado en web para crear documentos en línea con la posibilidad de colaborar en grupo. Incluía el procesador de textos, la hoja de cálculo, un programa de presentación básico, el creador de dibujos y el editor de formularios. Tome Nota Google Docs, Gmail, Google Calendar y Google Talk pasaron a ser productos terminados el 7 de julio de 2009. A partir de enero del 2010, Google empezó a aceptar cualquier archivo en Google Docs, entrando al negocio del almacenamiento en línea con un máximo de 1 GB (con expansiones por costos adicionales). El 24 de abril de 2012 Google Docs cambió su denominación a Google Drive, incorporando la capacidad de sincronizar archivos con el ordenador, aumentando la cuota de almacenamiento progresivamente hasta los 15 GB actuales, y ofreciendo mejoras sustanciales para trabajar sin conexión a la red. Con todo esto, la evolución de Google como gigante tecnológico no hace sino avanzar, aportando diariamente nuevas soluciones y mejoras. Lo que es un hecho es que esta tecnología basada en la nube ha llegado no solo para quedarse, sino para sustituir poco a poco a las tradicionales aplicaciones de escritorio que requerían de numerosos recursos y actualizaciones para su correcto funcionamiento. Con las tecnologías basadas en la nube, hoy con muy poco alcanzamos mucho más. Más Info A continuación puede ampliar información sobre la historia de Google con el siguiente vídeo: YouTube https://www.youtube.com/embed/eeOHbIHkoJ4 2.5. Navegadores Google Drive, Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones funcionan generalmente con las dos últimas versiones de los siguientes navegadores. Recuerde que las cookies y JavaScript deben estar activados en el navegador. Chrome Firefox Solo Windows: Internet Explorer y Microsoft Edge Solo Mac: Safari Quizá el más indicado para aprovechar de manera óptima los servicios de Drive sea Google Chrome, básicamente porque es de la misma compañía, por lo que la compatibilidad entre este y los servicios de Google es total. Además, Google afirma que es uno de los más rápidos, seguros y adaptables que existen, dadas las funciones inteligentes proporcionadas por ellos mismos. En la siguiente web puede ver las características principales de este navegador, así como un acceso a su descarga. WEB https://www.google.com/intl/es_ALL/chrome/ 3. INTRODUCCIÓN AL ESPACIO DE TRABAJO DE GOOGLE DRIVE A continuación vamos a comenzar con la utilización de Google Drive y las posibilidades que nos ofrece, para ello previamente debemos iniciar sesión con una cuenta Google o correo electrónico como podemos ver en la imagen, para llegar a esta página de Inicio de Google podemos usar el siguiente enlace. En caso de que no recordemos nuestra cuenta o correo de Google podemos obtener ayuda con el apartado «¿Has olvidado tu correo electrónico?» que nos pedirá un teléfono o cuenta de correo a la que hemos vinculado nuestra cuenta Google para poder recuperarla. En caso de no tener una cuenta Google nos ofrece esta pantalla crear una cuenta desde el apartado «Crear cuenta» donde nos guiará en los pasos necesarios para crear una cuenta Google y poder disfrutar de todos sus servicios. Una vez introducida la cuenta de correo nos pedirá la contraseña para el inicio de sesión en Google. Al igual que en esta pantalla, si no recordamos la contraseña, tenemos la opción de «¿Has olvidado tu contraseña?» y nos pedirá el número de teléfono o cuenta de correo con los que tenemos vinculada la cuenta Google para su recuperación. Hay que recordar que si iniciamos sesión en un dispositivo nuevo, se enviará un correo electrónico informando de este hecho para verificar que es el mismo usuario el que está usando su cuenta y en caso contrario poder bloquear el acceso. 3.1. Acceso a los servicios de Google Google, como gigante de las comunicaciones que es en internet, dispone de multitud de productos para ofrecer diferentes soluciones adaptadas a cada cliente u organización. Una vez iniciada la sesión en Drive podemos destacar que en la esquina superior derecha de la pantalla aparece un icono circular y de color con una letra, si colocamos el cursor del ratón encima nos indica el usuario de la cuenta. A la derecha de este icono vemos otro gris con 9 puntos, este icono si lo pulsamos nos muestra un conjunto de aplicaciones de Google con las que podemos trabajar una vez iniciada la sesión. Pero además de estas aplicaciones que nos muestra, el menú Google nos ofrece muchas más que podemos comprobar al final de este menú usando el enlace «Mas». En caso de no encontrar la aplicación deseada podemos usar la opción que aparece al final de este segundo menú denominada «Aún más de Google», con esta opción nos vamos al siguiente enlace donde podemos ver toda la variedad de productos de Google. Desde la página de productos de Google podemos comprobar que estos productos están organizados en categorías y que no solo nos ofrece aplicaciones para ordenadores, sinó que podemos encontrar aplicaciones multiplataforma para diferentes tipos de dispositivos hardware también creados por Google. Pulse la imagen para verla con más detalle. Pues bien como hemos comentado, estos servicios están basados en diferentes aplicaciones que se agrupan por categorías. Las mismas pueden desglosarse en: Buscar y explorar Podemos encontrar las aplicaciones de: Búsqueda, mapas, traductor y navegador Chrome tanto para ordenadores como para tablet o dispositivos móviles. Ver y reproducir contenido En este apartado Google ofrece una gran variedad de aplicaciones multimedia como el clásico y muy usado YouTube y las novedosas YouTube Music, Google Play Películas y Chromecast para enviar desde el dispositivo móvil al televisor. Dispositivos Made by Google Google ha creado además de aplicaciones, dispositivos hardware y las aplicaciones necesarias para su funcionamiento como podemos ver en la imagen. Sistemas operativos en cualquier dispositivo Google también ha creado una variedad de sistemas operativos para la gestión de diferentes tipos de dispositivos como ordenadores, móviles, relojes o navegadores de coche. Hablar y enviar mensajes de texto Además del clásico correo electrónico, Google ofrece otras herramientas de envío de mensajes y videollamada como son: Hangouts, Mensajes, Google Duo, etc. Organizador de contenido Google ofrece una serie de aplicaciones para organizar el contenido de nuestra información en la nube como son: Fotos, contactos, Keep o calendar entre otros. Aplicaciones de oficina Google ofrece una gran variedad de aplicaciones de oficina con las que poder trabajar como procesador de textos, hoja de cálculo, presentaciones y sobre todo Drive, el almacén de toda la información que se crea con las aplicaciones mencionadas. Negocios Google ofrece también una gran variedad de aplicaciones para negocios Google Ads, AdSense para publicidad, Google MyBusiness para mantener visible el negocio o Google Analytics para analizar en todo momento las visitas que recibe la página del negocio. Productos para todos Además de la gran variedad de productos que hemos visto Google ofrece otras aplicaciones que puede encontrar en el apartado de «Productos para todos». Aplicaciones para empresa En este apartado Google ofrece la gran variedad de aplicaciones destinadas a aumentar la visibilidad y publicidad de un negocio, entre otras opciones que pueden ayudar en la gestión de la empresa. Realice la siguiente actividad de aprendizaje SERVICIOS DE GOOGLE Realice la siguiente actividad de aprendizaje y envíe su respuesta a través de la Zona de entrega al tutor para que pueda calificarla. Google ha extendido sus servicios de tal manera que se pueden usar sus aplicaciones prácticamente para todo lo que se realice en la web. Visite la web de productos de Google y elija tres de ellos. Le proponemos que se convierta en un miembro del equipo de Google y nos presente sus nuevos productos de forma que sus argumentos nos inviten a probarlos. Reflexione sobre cada uno de ellos: su utilidad práctica o el descubrimiento de utilidades que no conocía antes de comenzar el curso. Escriba en un documento de Word las ventajas funcionales de estos sistemas y envíeselo a su tutor. 3.1.1. Gmail Gmail es la herramienta de correo de Google. Gmail presenta gran cantidad de funcionalidades, más allá de lo que sería mandar un simple correo electrónico. A continuación le enumeramos sus principales características: - Almacenamiento Ofrece 15 GB de espacio gratuito en la nube junto a Drive y Fotos para que pueda guardar los mensajes que recibe y envía junto a todos sus archivos adjuntos. De esta forma puede acceder a su correo desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar. - Redactar En la redacción de un nuevo mensaje podrá hallar el usual formato que incluye destinatario, copia de carbón y copia de carbón oculta -para varios receptores-, pero a la vez que escribe el mensaje tiene visible la barra de herramientas de formato y la de insertar archivos adjuntos, entre otras opciones, junto con el botón de «Enviar». - Vinculación de cuentas Puede personalizar el campo 'De' si vincula sus otras cuentas de correo electrónico. Con lo cual tenemos otra característica, puede recibir emails de otras cuentas en la bandeja de entrada de Gmail. Y no solo eso, también puede responder a esos correos desde Gmail utilizando como remitente el email al que le han escrito. Para ello debe ir a la opción de configuración que puede encontrar en la esquina superior derecha de su ventana de Gmail con el símbolo de una rueda dentada. Una vez en la pantalla de configuración debe elegir el menú «Cuentas e importación» desde donde puede cambiar las características de su cuenta y además puede añadir otras cuentas para que los correos de todas lleguen a la misma bandeja de entrada. - Configurar firma Puede configurar una firma personalizada diferente para cada cuenta de correo que tenga configurada en Gmail. Para crear una firma debemos ir de nuevo a la opción de configuración de la cuenta y desde la pestaña «General» puede configurar todo tipo de características de su cuenta y entre ellas personalizar una firma que aparecerá en cada uno de los correos que redacte. - Hilo de conversación Una cadena de correos con una misma persona queda archivada a modo de hilo de conversación, lo que hace muy eficaz seguir la charla a través de los distintos emails intercambiados. - Utilidades Tiene numerosas utilidades que facilitan la gestión del correo electrónico: etiquetas, plantillas, estrellas, posponer, marcar spam, eliminar, archivar, etc... - Buscador de correo Incluye un buscador básico y avanzado de correos y conversaciones, muy similar al Google Search. Es decir, que basta sólo una palabra relacionada para encontrar cualquier conversación. - Etiquetas Además de las carpetas tradicionales -recibidos, enviados y spam-, cuenta con un sistema de etiquetado personalizable y diversos filtros que le permiten más opciones para organizar e identificar sus correos. De este modo, tienes las secciones Destacados o Importantes más el nombre y color de las distintas etiquetas que escoja o cree. - Tamaño de archivos Los archivos adjuntos que queremos enviar con nuestro correo deben tener un tamaño máximo de 25 MB, si el archivo adjunto ocupa mas de 25Mb puede enviarlo directamente desde Drive enviando un enlace. El destinatario del mensaje podrá descargar el archivo directamente desde su almacenamiento en Drive. Para hacerlo así previamente debe tener el archivo a enviar almacenado en su nube Drive y con su icono correspondiente que encontrará junto al botón de «Enviar» puede compartir el archivo. - Seguridad Si es usted un entendido en programación, debe saber que Gmail está cifrado con SSL, es pionero de la tecnología AJAX y proporciona, además del POP3, el más complejo IMAP. Además del uso de estos protocolos de correo, los mensajes de correo que enviamos se pueden cifrar y aportar otras características de seguridad con la opción de «Modo confidencial» que podemos encontrar junto al botón de «Enviar». Sus esfuerzos anti-spam son notables. Cuando cualquier usuario marca un correo como no deseado, automáticamente el sistema guarda las características de dicho mensaje para evitar que llegue hasta otros usuarios. - Personalizable Es muy personalizable. Podrá modificar colores, imágenes, fuente y carpetas de la interfaz para hacer de su cuenta algo bastante tuyo. Gmail puede ser la llave de todo el mundo de Google. Una vez creada su cuenta, podrá utilizarla para servicios como YouTube, Blogger, Play y Drive. Y como la mayoría de sus servicios es multiplataforma y multidispositivo. Además de la gran variedad de opciones de configuración que ofrece Gmail, podemos ver otras características de nuestra cuenta desde las aplicaciones de Google, usando la aplicación «Google Cuenta» 3.1.2. Calendar Google Calendar es servicio gratuito de calendario en línea en el que se pueden añadir eventos, recordatorios y se pueden enviar invitaciones a usuarios para compartir con ellos los eventos programados. A su vez Calendar permite la compartición de nuestros calendarios con otras personas o grupos. Algunas características del Calendario de Google son: Uso compartido del calendario: pueden crearse distintos calendarios y compartirse en función de nuestra afinidad o intereses (con la familia, con los amigos, con el trabajo.). Invitaciones: puede crear invitaciones a eventos, y enviárselas a sus amigos, pudiendo recoger sus respuestas y comentarios. Todo ello en un único lugar. Sus amigos recibirán su invitación e introducirán sus respuestas, aunque ellos no utilicen Google Calendar. Se pueden transferir calendarios a otros usuarios de Google calendar. Suscribirnos a feeds de calendarios públicos Buscar: Realiza búsquedas en calendarios públicos para descubrir eventos que puedan interesarte y añadirlos a su propio calendario. Acceso móvil: Recibe notificaciones y recordatorios de eventos en su teléfono móvil y correo electrónico. Publicación de eventos: Permite compartir los eventos que desee con quien quiera. Al hacer público su calendario, todos sus eventos aparecerán en los resultados de búsqueda públicos de Google Calendar y de Google. Si al hacer público su calendario, selecciona "Compartir sólo la información de libre/ocupado (ocultar detalles)", la información de su calendario no aparecerá en los resultados de búsqueda ni de Google Calendar ni de Google. Además, sólo la información de libre/ocupado estará visible para aquellos que accedan a su calendario a través de su dirección URL o añadan el calendario a su lista Calendarios. Tome Nota Con la opción Privacidad se puede controlar la visibilidad de cada evento en el calendario. Si se comparte un calendario otras personas verán todos los eventos de forma predeterminada. Para ocultar elemento basta con hacer clic en Privado. Si no se comparte su calendario, pero desea publicar un evento para que cualquier usuario tenga acceso a él, hay que seleccionar Público. 3.1.3. Drive Uno de los servicios más conseguidos de Google. Ofrece un completo entorno de gestión y creación de documentos. Podemos destacar entre sus características: Principales características de Google Drive Su accesibilidad desde cualquier ubicación o dispositivo. La inclusión de cinco aplicaciones de carácter ofimático integradas de manera muy eficaz: documentos de texto, presentaciones, hojas de cálculo, formularios y dibujos. La excelente organización, clasificación y búsqueda de todos los archivos. Su entorno colaborativo, que permite el trabajo en equipo sobre un mismo documento, en tiempo real. Seguridad: contando con excelentes medidas de seguridad para respaldar la información contenida en la aplicación. 3.1.4. Fotos Google Fotos es un lugar para todas sus fotos, de manera que se puedan organizar de forma rápida y sean fáciles de encontrar. Con "Fotos" podrán verse todas sus fotos agrupadas por personas, lugares y cosas, pudiendo hacer búsquedas con lo que recuerde de la foto: no necesitará describirla. También permite entre sus características principales: Subida automática desde todos sus dispositivos Hacer copias de seguridad y disponer de todas sus fotos en cualquiera de sus dispositivos. Los cambios que haga una vez se aplicarán en todos los dispositivos. Editar las fotos fácilmente y compartirlas como usted quiera. Recortar las fotos, añadirles filtros y ajustarlas en el navegador. Compartir muchas fotos a la vez, incluso con personas que no tengan la aplicación. Crear animaciones. Descargar e instalar como una aplicación de escritorio. Más Info A partir de julio de 2019 Google Fotos deja de sincronizarse con Drive, puede obtener más información en el siguiente enlace del centro de asistencia de Drive: 3.1.5. Reader La compañía del buscador más famoso de internet lanzó Google Reader en el año 2005, un servicio de Google que permitía a los usuarios tener acceso a sus sitios web favoritos de forma actualizada mediante RSS en un único lugar. Sin embargo, este lector de RSS, uno de los más utilizados por los usuarios, fue cerrado por Google el 1 de julio de 2013. La explicación dada por Google fue que en los últimos años el uso de este servicio había disminuido considerablemente por lo que decidía cerrarlo y daría a los usuarios un plazo de cuatro meses para poder exportar sus datos. Más Info A continuación puede ampliar información referente a algunos de los mejores agregadores de noticias en la siguiente página web. 3.1.6. Búsqueda Búsqueda web, a través de su buscador Google. Si algo destaca de esta herramienta es su velocidad de respuesta, y la exactitud de las mismas. Para ello se basa en procesos de rastreo e indexación de contenidos muy complejos. A continuación te ofrecemos una serie de consejos y trucos para ayudarte a encontrar fácilmente información en internet: Búsqueda sencilla Empieza por una búsqueda sencilla, con independencia de lo que busques, por ejemplo «donde está el aeropuerto más cercano» si el resultado no es el esperado, siempre puedes cambiar las palabras o usar palabras más descriptivas por ejemplo «donde está el aeropuerto más cercano» si el resultado no es el esperado, siempre puedes cambiar las palabras o usar palabras más descriptivas como por ejemplo la ubicación «donde está el aeropuerto en Granada». Búsqueda por voz Podemos usar búsqueda por voz siempre que nuestro dispositivo tenga incorporado un micrófono, para activarlo solo tenemos que decirle «ok Google» y podremos hacer este tipo de búsquedas. Búsqueda específica Elige las palabras con cuidado, palabras muy específicas de la búsqueda que estás realizando. También tenemos que tener en cuenta que estamos buscando, es decir, si buscamos web, noticias, imágenes, videos, etc. Pulsa la imagen para verla con más detalle. Búsqueda avanzada Otra opción bastante útil que nos ofrece el motor de búsqueda de Google es la búsqueda avanzada, esta herramienta nos permite limitar bastante los resultados de la búsqueda para poder hacer que esta sea mas eficaz y rápida. Para poder realizar una búsqueda avanzada nos iremos a la configuración de Google, nos despliega un menú, donde una de las opciones del mismo es la búsqueda avanzada. Como podemos ver en la imagen (Pulse la imagen para verla con más detalle), nos ofrece una amplia gama de opciones para realizar la búsqueda, entre ellas: Buscar paginas con… desde donde podemos especificar que palabras exactas queremos o no en nuestra búsqueda. Limitar los resultados por… nos ofrece una amplia variedad de filtros, además de los nombrados anteriormente, destacaría de estos dos bastante importantes como son: tipo de archivo, donde podemos especificar el tipo de archivo que estemos buscando, por ejemplo PDF, otra de estas opciones importante es la de derechos de uso, con la que podemos filtrar los resultados en caso de que queramos comerciar con ellos. 3.1.7. Más y mucho más Partiendo de una simple cuenta de correo de Google podemos tener acceso a toda la variedad de aplicaciones que Google nos ofrece, pero como Google está en continuo crecimiento, en uno de sus importantes avances Google creó GSuite, creado por la necesidad de unificar los servicios más destacados de Google para ayudar en la gestión de la empresa y dominios. GSuite es un paquete de servicios y aplicaciones basados en la nube que puede proporcionar a una empresa una forma totalmente nueva de trabajo en equipo online desde cualquier dispositivo y cualquier lugar; no solo con los servicios de correo electrónico y de chat, sino también a través de vídeo-conferencias, redes sociales, colaboraciones en documentos en tiempo real y mucho más. Todas las aplicaciones están orientadas a realizar un trabajo más cómodo, rápido y eficaz, así como aprovechar el avance de las nuevas tecnologías para nuestro trabajo. Solo hay que registrarse para obtener una cuenta de GSuite y facilitar el nombre de dominio que se quiere usar con los servicios de Google. Una vez que haya demostrado que es el propietario del dominio, todos los usuarios del dominio podrán empezar a utilizar Gmail, Calendar, Google Drive y otros servicios de GSuite principales, así como servicios adicionales: Hangouts, Blogger y muchos más. Como administrador de una cuenta de GSuite, disfrutará de una nueva forma de gestionar los servicios de sus usuarios desde la nube; es tan fácil como añadir usuarios a su cuenta, activar su correo electrónico y dejar que comiencen a utilizar los servicios. Además, sería interesante sacar provecho de los controles adicionales sobre la seguridad y privacidad de los datos de la empresa y de sus usuarios que proporciona GSuite. La Suite de Google, anteriormente conocida como Googel Apps for Work, proporciona una amplia gama de productos o aplicaciones ligados a un nombre de dominio de empresa. Este dominio puede ser personalizado por el cliente, gestionado por el administrador del dominio y una vez gestionado y personalizado se puede usar una amplia gama de aplicaciones web que la Suite proporciona, esta variedad de aplicaciones se pueden clasificar en varios grupos que describimos a continuación: - Aplicaciones de comunicación Basadas en diferentes aplicaciones de Google con las que podemos comunicarnos Online, entre ellas: correo electrónico de Gmail, vídeollamadas con Hangouts, chat con mensajes, etc. - Aplicaciones de creación La Suite nos ofrece una amplia variedad de aplicaciones ofimáticas para poder realizar todo tipo de labores de oficina desde cualquier sitio o dispositivo, entre ellas destaca: la gestión de documentos, gestión de hojas de cálculo, presentaciones, formularios, creación de listas de tareas, etc. Cada una de estas aplicaciones con la ventaja de la colaboración Online, es decir, cada uno de los documentos creados pueden estar modificándolos y colaborando varios usuarios al mismo tiempo. - Aplicaciones de almacenamiento Con la aplicación de Drive podremos disfrutar de 15Gb de almacenamiento donde podemos gestionar nuestros documentos mediante carpetas, ademas de poder realizar todo tipo de operaciones de organización de las mismas. Esa gestión de almacenamiento incluye: subir y descargar documentos desde cualquier dispositivo con conexión a internet, subir y descargar carpetas, actualizar nuestros documentos desde cualquier dispositivo, etc. - Aplicaciones de control Estas aplicaciones van dirigidas fundamentalmente a la gestión del administrador del dominio o a los autorizados para el mismo. Desde aquí podemos controlar la gestión de usuarios, informes de trabajo, migrar correos o información de otras cuentas, etc. Tome Nota A pesar de lo visto, Google es un gigante en constante crecimiento: sus diferentes Labs integran nuevas funcionalidades a un ritmo vertiginoso. Los usuarios prueban y sus experiencias de uso positivas se incluyen en nuevas aplicaciones y funcionalidades. 3.2. Configuraciones del perfil y la cuenta de Google Para iniciar sesión de usuario debemos seguir los siguientes pasos: Ve a www.google.com y en la esquina superior derecha, haga clic en iniciar sesión. Pulse las imágenes para verlas con más detalle. En la pantalla de inicio de sesión nos pedirá una cuenta Google (Por ejemplo: [email protected]) y seguidamente la contraseña para el inicio de sesión. Hay que recordar que si los datos introducidos no son correctos, nos volverá a pedir usuario y contraseña, en caso de no poder acceder a nuestro perfil, deberemos ponernos en contacto con el administrador de la cuenta, para que nos proporcione los datos correctos. Una vez iniciada sesión podemos acceder al conjunto de aplicaciones que nos ofrece nuestra Suite. Para ello nos iremos al icono que hay en la parte superior derecha de nuestra pantalla donde podremos ver el icono de nuestra cuenta junto con el icono de acceso a la gestión de nuestra cuenta desde donde podemos realizar todas las operaciones necesarias para poder administrar nuestra cuenta y nuestros datos personales. 3.2.1. Perfil Una vez iniciada sesión podemos acceder al conjunto de aplicaciones que nos ofrece la Suite de Google, para ello nos iremos a la esquina superior derecha de la pantalla donde encontraremos un conjunto de puntos que al pulsarlos nos ofrecerá un menú con algunas de las aplicaciones que podemos usar. Junto al acceso al menú de aplicaciones encontramos el icono con nuestra imagen de perfil en Google, al pulsarlo nos da información sobre la cuenta que estamos usando. Podremos ver el icono de nuestra cuenta junto con el icono de acceso a la gestión de nuestra cuenta desde donde podemos realizar todas las operaciones necesarias para poder administrarla y poder comprobar nuestros datos personales. Pulse la imagen para verla con más detalle. Tome Nota Dada la diversidad de opciones, y una vez conocida la dinámica de acceso y edición, ya puede concentrarse en adaptar su perfil a sus necesidades. Recuerde que siempre tendrá la opción de modificar dichos parámetros. Realice la siguiente actividad de aprendizaje CONFIGURACIÓN DE ANUNCIOS Realice la siguiente actividad de aprendizaje y envíe su respuesta a través de la Zona de entrega al tutor para que pueda calificarla. Como hemos visto, los elementos principales de nuestro perfil podrán editarse desde la pestaña «Información personal», dentro de la herramienta de «Cuenta». Imagine que está recibiendo una gran cantidad de anuncios y de contenido que no le resultan de interés, pero necesita conocer novedades de ciertos temas. Para solucionarlo, revise este apartado. Vamos a ver la configuración de anuncios y el control de contenidos. Para evitar un colapso informativo y que se le pierda información interesante le proponemos que configure adecuadamente la personalización de anuncios, con los temas que le gustan y los que no. Envíe un documento de Word en el que inserte capturas de pantalla con el proceso. Comente las dificultades que han podido surgir al realizar la actividad. 3.2.2. Configuración de cuenta Desde la gestión de nuestra cuenta podemos realizar todo tipo de cambios referentes a nuestros datos personales y a la información que los demás ven sobre nosotros. Vamos a ver los diferentes apartados que podemos encontrar en esta aplicación y para qué se usan cada uno de ellos. Información personal Desde este apartado podemos ver y configurar nuestros datos personales como: Nombre, imagen de perfil, fecha de nacimiento, contraseña, correo y teléfono, etc. Pulse la imagen para verla con más detalle. Datos y personalización Desde esta opción podemos configurar los controles de actividad de nuestra cuenta, la búsquedas y actividad realizada con nuestra cuenta, el almacenamiento, la personalizacion de anuncios, la descarga de datos, etc. Pulse la imagen para verla con más detalle. Seguridad Desde este apartado encontramos una variedad de opciones para proteger nuestros datos personales vinculados a nuestra cuenta Google. Opciones para detectar problemas de seguridad, métodos para verificar la identidad, actividades recientes relacionadas con la seguridad, dispositivos desde donde se ha usado nuestra cuenta, etc. Pulse la imagen para verla con más detalle. Contactos e información compartida Desde este apartado podemos configurar la información que es visible para nuestros contactos, podemos acceder a configurar nuestros contactos y nos mostrará información sobre contactos bloqueados por ejemplo. Pulse la imagen para verla con más detalle. Pagos y suscripciones Desde este apartado podemos gestionar y configurar nuestros datos de pago usando nuestra cuenta Google, las transacciones realizadas con nuestra cuenta, pagos periódicos y reservas. Pulse la imagen para verla con más detalle. Ayuda y comentarios Desde este apartado podemos resolver dudas respecto a alguna de las configuraciones anteriores y en caso de no encontrar la solución podemos enviar directamente un comentario para que nos puedan ayudar desde el centro de ayuda de Google. Pulse la imagen para verla con más detalle. 3.3. Búsqueda, organización y filtrado en Google Drive Nuestro almacén en la nube contiene los documentos con los que estamos trabajando en Drive, además de nuestras fotos y espacio para nuestros correos y contactos, para poder gestionar de forma adecuada toda esta información es necesario poder organizarla bien, saber realizar una buena búsqueda y poder filtrar la información para encontrar lo que buscamos. Para ello Drive nos ofrece una serie de herramientas que nos ayudarán en el almacenamiento y búsqueda de información. A continuación detallamos las herramientas de las que disponemos: - Gestión de carpetas Drive nos ofrece la posibilidad de gestionar nuestros documentos con carpetas y nos ofrece una serie de herramientas para ello como mover la carpeta, crear enlace para compartirla, ponerla como favorita, cambiarle el color, ver detalles, eliminarla, etc. opciones que podemos ver al pulsar la carpeta con el botón derecho del ratón. Las herramientas para las carpetas también las puede encontrar pulsando sobre el icono de puntos que hay junto a la papelera en la barra de herramientas que encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla. En la imagen se muestran las opciones para trabajar con carpetas, pulse la imagen para verla con más detalle. - Búsqueda de documentos Para realizar la búsqueda de un documento Drive nos ofrece una caja de búsqueda que podemos encontrar en la parte superior de la ventana, al colocar el cursor en la caja de búsqueda se despliega un menú con diferentes formatos de archivo y poder seleccionar de forma más específica nuestra búsqueda, además al comenzar a escribir Drive nos va mostrando los documentos que encuentra y que coinciden con el nombre que estamos escribiendo en la caja de búsqueda. Pulse las imágenes para verlas con más detalle. - Búsqueda avanzada En Drive también podemos hacer una búsqueda avanzada o usar filtros para nuestra búsqueda, al colocar el cursor en la caja de búsqueda se despliega un menú con opciones y entre ellas, al final, encontramos la opción «Más herramientas de búsqueda», también podemos acceder a este tipo de búsqueda desde la flecha que hay a la derecha de la caja de búsqueda, al pulsarla nos aparecerá una ventana donde podemos poner una serie de filtros para hacer más efectiva y rápida nuestra búsqueda. Entre los tipos de filtros que podemos hacer están: por tipo de archivo, propietario, ubicación, eliminado, por fecha, nombre, compartido, etc. 3.4. Panel de navegación En Drive, el panel de navegación se muestra en el lateral izquierdo de la ventana. Vamos a describir con más detalle cada uno de sus elementos: + Nuevo. Esta opción se usa para añadir documentos a nuestra nube, estos documentos se pueden crear nuevos desde la nube o se pueden subir desde el dispositivo en el que estamos conectados. Al pulsar con el ratón en esta opción nos aparece un menú con las siguientes opciones: Carpeta, esta opcón se usa para crear carpetas nuevas dentro de la carpeta donde estemos en ese momento. Subir archivo, se usa para subir documentos desde el dispositivo en el que estamos conectados. Subir carpeta, se usa para subir una carpeta y todo su contenido desde el dispostivo en el que estamos conectados al Drive. Documentos de Google se usa para crear un documento de texto desde cero directamente en Drive. Hojas de calculo de Google, se usa para crear una hoja de calculo en nuestro Drive. Presentaciones de Google se para crear una presentación de diapositivas en Drive. Mas nos ofrece mas herramientas con las que podemos crear diferentes tipos de archivos en Drive. Mi unidad es la carpeta de almacenamiento principal de Drive, en ella se guardan todos los documentos y carpetas con los que podemos trabajar. Ordenadores nos ofrece todos los dispositivos que tenemos vinculados a la misma cuenta de Drive. Compartido conmigo nos muestra todos los documentos que otros usuarios de Drive han compartido con nosotros Reciente nos muestra los documentos con los que hemos trabajado recientemente. Destacado nos muestra los documentos que previamente hayamos etiquetado como destacados. Papelera nos muestra todos los documentos que hemos eliminado y nos ofrece la opción de recuperarlos. Copias de seguridad nos muestra las copias de seguridad de dispositivos móviles vinculadas a la cuenta que estamos usando. Almacenamiento nos muestra el almacenamiento que tenemos usado de los 15Gb que nos corresponden de forma gratuita o de los que tengamos en caso de haber adquirido más. Adquirir más almacenamiento nos ofrece la posibilidad de obtener mas almacenamiento. Más Info Con el siguiente vídeo podemos ver unos trucos interesantes para obtener un buen rendimiento de Drive YouTube https://www.youtube.com/embed/mwNA8i-838Y 3.4.1. Mi unidad "Mi unidad" es el lugar donde se almacenan todos los archivos y carpetas subidas o creadas directamente de Drive. Funciona como el escritorio de nuestro ordenador donde podemos crear, eliminar, mover, o editar documentos y carpetas. Al abrir Drive nos muestra la carpeta principal «Mi unidad» y a partir de aquí podemos acceder a cualquier carpeta o archivo que hay en su interior, al entrar en una carpeta, en la parte superior de la ventana nos irá mostrando continuamente la ruta donde nos encontramos. En caso de tener activos los detalles de las carpetas, en el margen izquierdo de la ventana nos mostrará los detalles de la carpeta en la que nos encontramos en ese momento. En caso de crear una carpeta dentro de otra, primero nos iremos a la carpeta donde queremos crearla y luego usaremos el botón de «+Nuevo». En la parte superior de la ventana nos suele mostrar los archivos mas recientes con los que hemos trabajado. Con la opción de vistas podemos cambiar la vista de Mi unidad. Pulse la imagen para verla con más detalle. Más Info En el siguiente vídeo nos muestra como ganar espacio en nuestro almacenamiento Drive. YouTube https://www.youtube.com/embed/T5Wp0i7W3hA 3.5. Panel principal El panel principal se encuentra ubicado en la zona central de la pantalla, mostrándonos el listado de los elementos incluidos en la clasificación seleccionada en el menú principal situado a la izquierda. En este ejemplo nos muestra el contenido de la carpeta «Mi unidad». Como hemos indicado anteriormente podemos cambiar de vista desde el icono de vistas situado en la parte superior derecha de esta pantalla. Si pulsamos con el botón derecho del ratón alguno de estos iconos de archivo o carpeta nos aparecerá un menú contextual con las acciones que podemos realizar sobre ese icono. También tenemos la opción de activar o desactivar los detalles de una carpeta o archivo, este menú de detalles aparecerá en el margen derecho de la pantalla y también se puede activar con el icono que aparece junto al botón de vistas. Los iconos de archivos o carpetas también podemos pulsarlos con ratón y arrastrarlos, es decir, si queremos introducir alguno de los archivos dentro de una carpeta solo tenemos que arrastrarlo con el ratón hasta colocarlo encima de su carpeta destino. Igual podemos hacer si queremos introducir una carpeta dentro de otra. Estos iconos también podemos seleccionarlos de forma individual o realizar una selección múltiple en caso de que queramos hacer una acción para varios. Para acceder a cualquiera de los elementos listados, tan sólo tenemos que hacer doble clic en su nombre, y el documento se abrirá en una nueva pestaña/ventana de nuestro navegador. Pulse la imagen para verla con más detalle. Entre las principales opciones a seleccionar debemos destacar: Opciones Puede arrastrar y soltar archivos y carpetas en toda su unidad para organizarlos según su criterio, usando incluso los métodos de selección individual o selección multiple. Manteniendo pulsada la tecla "control" y haciendo clic en las casillas que elija puede seleccionar múltiples archivos y carpetas. Luego, puede realizar acciones con esos archivos haciendo clic en los botones que están en la parte superior de la página. Si utiliza la vista de iconos pequeños le aparecerá en esta pantalla información sobre el propietario del documento, fecha de última modificación o tamaño. Haga clic en el icono +Nuevo para crear una carpeta nueva en su unidad. Puede crear carpetas dentro de otras para organizar los archivos y para ello debe estar dentro de la carpeta donde quiere crear una carpeta o archivo nuevo. 3.6. Visualización y configuraciones En la barra superior de Drive, junto al icono de usuario, tenemos el botón de configuración de Drive, con un icono de rueda dentada, si lo pulsamos nos aparecerá un menú con las siguientes opciones: Configuración, desde esta opción se nos abrirá una ventana con las diferentes opciones de configuración que podemos realizarle a la aplicación y que estudiaremos más detenidamente en los temas posteriores. Descargar copia de seguridad y sincronización para Windows, Drive se caracteriza porque almacena las copias de seguridad de los móviles vinculados a la misma cuenta de Google a la que está vinculado Drive. Con esta opción descargaremos las copias de seguridad que tengamos almacenadas en Drive, además de comprobar la sincronización de los equipos que tenemos vinculados a la misma cuenta. Combinaciones de teclas, desde esta opción comprobaremos las combinaciones de teclas con las que podemos trabajar en Drive. Veremos de manera más detallada este menú en el punto 5.3. de este curso, pulse la imagen para verla con más detalle. 4. SERVICIOS ADICIONALES DE GOOGLE En este cuarto punto vamos a estudiar los principales servicios adicionales de Google. Para poder acceder a estos servicios, una vez iniciada sesión con la cuenta de Google, en la parte superior izquierda de la ventana, junto a nuestro icono de perfil, nos aparece un icono con 9 puntos, desde este icono se despliega un menú con las aplicaciones más comunes de Google, en la parte inferior de este menú nos aparece la opción de «Más» desde donde se despliega un menú con más opciones. En la parte inferior de este segundo menú nos aparece la opción de «Aún más de Google» desde donde accedemos a la página de productos de Google y ahí podemos ver todas las aplicaciones y productos de hardware que Google nos ofrece. Pulse las imágenes para verlas con más detalle. En la página de productos de Google podemos encontrar más información sobre cada una de las aplicaciones y productos que Google nos ofrece. WEB https://about.google/intl/es/products/ 4.1. Gmail Gracias a Gmail, los correos electrónicos se almacenan de manera segura en un servidor (Ordenador situado en cualquier parte del mundo y dedicado únicamente a almacenamiento), lo que significa que puedes acceder a ellos desde cualquier ordenador o dispositivo con un navegador Web. También puedes organizar y buscar rápidamente correos electrónicos importantes, así como leer y redactar correos siempre que tengas conexión a Internet. Los sistemas de correo electrónico se basan en un modelo de almacenamiento y reenvío, de modo que no es necesario que ambos extremos se encuentren conectados simultáneamente. Para ello se emplea un servidor de correo que hace las funciones de intermediario, guardando temporalmente los mensajes antes de enviarse a sus destinatarios. Así que nosotros podemos tener los correos que nos van llegando almacenados en nuestra bandeja de entrada y en el momento que accedemos a nuestro correo podemos ver los correos que han llegado nuevos y contestar gestionar esos correos sin necesidad de que los destinatarios estén conectados. Como ya comentamos, Gmail es el servicio de correo de Google que no sólo nos permite comunicarnos mediante mails, sino que incluye otros servicios que mejoran esta aplicación de mensajería como Hangout, completando su versatilidad mediante el acceso a chats o videoconferencias en tiempo real. Tome Nota Que Gmail es más que un simple gestor de correo se nota en características como su capacidad para centralizar varias cuentas de correo (del trabajo, personal, para recibir publicidad, etc.). Pues bien, gracias a la capacidad de organización de Gmail, podemos centralizarlas todas bajo un gestor de correo, y en este caso Gmail es una excelente opción. De esta manera se pueden añadir hasta 5 cuentas (sumadas las de Gmail y las de otros proveedores de correo electrónico). 4.1.1. Sin carpetas Gmail incorpora una serie de etiquetas para organizar los correos, estas etiquetas funcionan como carpetas de almacenamiento donde se van guardando los correos según unos criterios establecidos por el administrador de la cuenta. Normalmente cuando un correo entra lo hace a la bandeja de entrada, a no ser que esta dirección se haya marcado como spam previamente y pase automáticamente a la bandeja de spam. Una vez que el correo está en la bandeja de entrada el usuario de la cuenta lo puede mover a cualquiera de las etiquetas ya creadas para su organización o puede crear una etiqueta nueva para almacenar más correos. Tome Nota Para controlar la cantidad de información que recibimos a diario, distinguir la importante o tener accesibles cadenas de correo que tenemos que consultar con frecuencia Gmail introduce la herramienta Etiquetas. Para ello solo hará falta trabajar unos minutos en la construcción de la espina dorsal que dé soporte a nuestro correo. Es importante que tengamos claro los principales temas o facetas sobre las que solemos recibir información en 5 ó 6 temas importantes (por ejemplo: trabajo, formación, Ocio, etc.), de los que sacaremos otros tantos temas dependientes. Si bien es recomendable establecer una organización jerárquica en la temática de correos, no conviene realizar esquemas de más de 3 niveles de profundidad para no complicarlo demasiado. Una vez hecho esto sobre el papel, hay dos posibilidades: se pueden organizar dentro de la misma jerarquía alfabéticamente, o bien, con letras con las que organizar el orden de aparición de los temas, en función de mis propias necesidades. (Configuración > Etiquetas > Crear etiqueta nueva). De esta forma, quedará una tabla temática organizada de forma jerárquica en la que se podrán ir guardando los correos a medida que los vayamos recibiendo y leyendo, los tendremos a mano cuando queramos consultarlos, y de un vistazo tendremos organizada nuestra principal fuente de información diaria sin perder tiempo. Más Info A continuación puede ampliar la información sobre cómo vincular otras cuentas de correo electrónico en nuestra bandeja de Gmail. WEB https://www.xatakandroid.com/tutoriales/como- vincular-tu-otra-cuenta-de-correo-con-gmail Realice la siguiente actividad de aprendizaje CORREO DE GMAIL Realice la siguiente actividad de aprendizaje y envíe su respuesta a través de la Zona de entrega al tutor para que pueda calificarla. Gmail es, sin duda, uno de los correos web gratuitos más utilizados en la actualidad por su facilidad de uso y capacidad de almacenamiento. Debido al volumen de correos que maneja diariamente en su cuenta de Gmail, tiene algunos problemas para localizar determinados mensajes. Necesita clasificar el contenido de sus correos en carpetas para intentar deshacerse del caos en el que se ha convertido su correo. Esta clasificación se hará atendiendo a aspectos clave para usted como: trabajo, ocio, compras y familia. Le solicitamos que busque una solución a este problema. Cuando haya creado un sistema de carpetas clasificadoras mande capturas de pantalla para que el tutor pueda evaluar su trabajo. 4.1.2. Conversaciones Gmail tiene una opción muy interesante para organizar nuestras conversaciones, de manera que cuando responda a un correo, en vez de que cada correo de una misma conversación aparezca por separado, aparecerá de manera agrupada mostrando la conversación más reciente al principio de la lista. Pulse la imagen para verla con más detalle. Para ello: Abra Gmail. Haga clic en la rueda dentada (arriba a la derecha). Haga clic en Configuración, "General". Vaya al apartado "Vista de conversación". Seleccione Habilitar vista de conversación (si quieres que se agrupen los mensajes) o Inhabilitar vista de conversación (para que no se agrupen). Haga clic en el botón Guardar cambios del final de la página. Tome Nota Si se cambia el asunto de la conversación, o si esta suma más de 100 correos, se crea otra conversación aparte. 4.1.3. Entorno de trabajo El entorno de trabajo de Gmail se estructura en diferentes paneles que mostramos con más detalle a continuación. Pulse la imagen para verla con más detalle. Veamos los paneles: Panel 1 1. Desde este panel se accederá a la ventana para mandar un mensaje nuevo. Desde esta ventana se puede redactar un mensaje y enviar archivos adjuntos a uno o varios destinatarios, incluso a una lista de destinatarios. El correo electrónico del destinatario se escribirá en el apartado «Para». Debajo se escribirá el asunto del correo que normalmente es una frase corta y debajo de asunto tenemos el cuerpo del correo, desde donde podemos escribir el texto completo del correo. En la parte inferior tenemos las opciones de formato, las opciones para enviar archivos adjuntos y sobre todo una vez terminado el correo usaremos el botón de «Enviar» para que el correo llegue al destinatario. Panel 2 Desde este panel podemos ver las etiquetas que usamos para clasificar nuestros correos, algunas de estas etiquetas ya vienen creadas y podemos crear otras para poder clasificar nuestros correos y que no estén todos desordenados en la bandeja de entrada, algunas de estas etiquetas son: Recibidos es la bandeja de entrada de nuestro correo, en esta etiqueta se guardan todos los correos que entran a nuestra cuenta y que previamente no han sido calificados como Spam o configurados para ir directamente a otra etiqueta. Destacados nos mostrará los correos que previamente hemos calificado con una «Estrella», para poder calificarlos como destacados solo tenemos que hacer clic sobre la estrella que hay en la bandeja de entrada, al pulsar sobre la estrella automáticamente se activará y podremos verlos desde esta etiqueta. Pospuestos son los que etiquetamos para poder volver a leerlos mas tarde. Enviados son todos los correos que nosotros hemos redactado y enviado desde la cuenta que estamos usando. Borradores son los correos que hemos empezado a redactar pero no hemos enviado todavía, se quedarán guardados en esta carpeta hasta ser enviados o eliminados. Papelera guarda los correos que hemos eliminado. Todos podemos ver todos los correos pertenecientes a todas las etiquetas. Spam aquí podemos encontrar los correos que previamente hemos indicado que son correo basura y que no queremos que entren a nuestra bandeja de entrada. Administrar etiquetas se usa para configurar las etiquetas que tenemos creadas y para crear otras nuevas. Nueva etiqueta se usa para crear nuevas etiquetas para nuevas categorías. Panel 3 En este panel encontramos un cuadro de búsqueda, se usa para buscar correos dentro de cualquier carpeta, se puede hacer una búsqueda sencilla o una búsqueda avanzada usando los filtros que nos propone este tipo de búsqueda y que vemos en la siguiente imagen. Para poder usar la búsqueda avanzada solo tenemos que pulsar sobre la flecha que podemos encontrar a la izquierda de la caja de búsqueda y se nos abrirá la ventana con las diferentes opciones de filtros de búsqueda. Panel 4 En principio es un panel de navegación mientras no tengamos seleccionado un correo, en el momento que seleccionamos un correo nos aparecen una serie de herramientas para trabajar con el correo o correos seleccionados. En el panel de navegación podemos encontrar los siguientes iconos: Seleccionar: Sirve para marcar o destacar alguna característica de uno o varios mensajes de manera simultánea. Los correos se pueden seleccionar directamente desde el cuadro que aparece a la izquierda de cada correo pero también podemos usar el cuadro de selección y si no elegimos opción de forma predeterminada selecciona todos los correos o desplegamos el menú de selección con la flecha que hay a la derecha del cuadro y elegimos alguna de las opciones que nos aparecen. Actualizar se usa para volver a cargar la página que se actualice su contenido. Zona de navegación, a la derecha de este panel, donde podemos comprobar los correos que tenemos en la carpeta en la que nos encontramos y avanzar o retroceder. Idioma de la aplicación, desde esta opción podemos también cambiar el idioma del teclado para que nos señale las faltas en el idioma especificado. Configuración, desde esta opción podemos acceder a la configuración de la bandeja de entrada o la configuración general de la aplicación de correo. En el panel de herramientas de correo que aparece cuando seleccionamos un correo podemos encontrar: Archivar: Cuando archivas un correo, este sale de tu bandeja de entrada y se guarda en la etiqueta "Todos", pero no se elimina. Si alguien te responde a un mensaje archivado, este vuelve a aparecer en tu bandeja de entrada. Marcar como Spam: marca como Spam los mensajes seleccionados. Eliminar: Elimina los mensajes de la bandeja principal y los manda a la papelera. Mover a: Mueve los mensajes seleccionados a cualquier sitio de tu estructura organizativa. Etiquetas: Permite marcar los mensajes con etiquetas y administrarlas. Más: Permite realizar otras funciones con los mensajes que marques. Panel 5 Aquí Gmail nos muestra los filtros que previamente se hacen de nuestra bandeja de entrada, es decir, predeterminado en nuestra bandeja de entrada se muestra el aparatado «Principal», pero también podemos ver los correos que tenemos de las redes sociales en las que estamos, referentes a nuestra cuenta Google que se mostrarán en el apartado de «Social» y las promociones quedan filtradas en el apartado «Promociones» para que en la bandeja principal no aparezca toda la publicidad que llega a nuestra bandeja de entrada y que previamente no tenemos marcada como Spam. Panel 6 En este panel podemos ver los correos en nuestra bandeja de entrada, cuando abrimos la aplicación de Gmail aparecen los correos que entran a nuestra carpeta de recibidos, en caso de que tengamos un correo sin abrir este aparecerá resaltado con los colores un poco más fuertes, los correos aparecen por orden de llegada, es decir, en la parte superior aparece el último correo que ha entrado. A la izquierda de cada correo aparece el cuadro de selección y la estrella para marcarlo como favorito, a continuación aparece el emisor del correo que hemos recibido, es decir, el nombre con el que lo tenemos guardado o con el nombre que se identifica, a continuación aparece el asunto del correo seguido del inicio del cuerpo del mismo y por último, a la derecha del renglón vemos la fecha en que ha entrado el correo a nuestra bandeja de entrada. En algunos correos aparece «yo, Nombre, nº» esto indica que es una conversación porque se ha recibido un correo y se ha contestado, y aparecerán en forma de conversación los correos enviados y contestados con el mismo asunto. Panel 7 Este panel nos muestra la imagen de perfil de la cuenta con que estamos usando el correo, en este caso un círculo morado con una p blanca, el icono para desplegar el menú de aplicaciones de Google que son 9 puntos formando un cuadrado y el icono de ayuda desde donde podemos resolver las dudas que tengamos en referencia a la aplicación de correo. Panel 8 Panel nº 8 es el panel de chat de gmail, que usa directamente la aplicación de Hangouts también del grupo de aplicaciones de Google para poder chatear, hacer videollamada o llamadas telefónicas con los contantes que tengamos en nuestra cuenta. Desde este panel podemos añadir contactos en la parte superior con el signo +, podemos configurar la aplicación desde la flecha que hay junto a nuestro nombre, podemos ver las conversaciones de chat que hemos tenido con otros usuarios, para ello pulsaremos en el nombre del usuario y se mostrará un cuadro con la conversación desde donde podemos continuarla. En caso de que el usuario esté en línea, nos aparecerá un círculo verde indicándolo. 4.1.4. Avanzado: operadores Existe dentro de Gmail otra manera rápida de encontrar un correo utilizando los denominados "operadores". Los operadores son determinadas expresiones que se escriben en el cuadro de búsqueda las cuales nos dan diferentes formas de buscar. A continuación pue

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