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UNIDAD No. 6 EL CONTROL PRESUPUESTAL Y EL PRESUPUESTO DE OPERACIONES DEFINICION Y CONCEPTOS DEL CONTROL PRESUPUESTAL CONTROL PRESUPUESTAL: La preparación y aplicación de los presupuestos en una empresa, origina los términos de Control Presupuestal o Técnica de Control Presupuestal,l o Técnica de...

UNIDAD No. 6 EL CONTROL PRESUPUESTAL Y EL PRESUPUESTO DE OPERACIONES DEFINICION Y CONCEPTOS DEL CONTROL PRESUPUESTAL CONTROL PRESUPUESTAL: La preparación y aplicación de los presupuestos en una empresa, origina los términos de Control Presupuestal o Técnica de Control Presupuestal,l o Técnica de Control Presupuestal, permite la integración armoniosa de las diferentes actividades de una empresa, que consiste en el conjunto de técnicas, procedimientos y recursos, que usados con habilidad, sirven a la administración para planificar, coordinar y controlar, por medio de presupuestos todas las funciones y operaciones de una empresa, con el fin de obtener el máximo rendimiento con el mínimo esfuerzo. El concepto de Control Presupuestal es más amplio que el de Presupuesto, pues comprende un cuidadoso análisis, planeación y dominio de todas las funciones y operaciones de la empresa. ASPECTOS QUE DESTACAN A LOS PRESUPUESTOS: 1. El presupuesto es un instrumento o herramienta de la administración. 2. Se prepara en forma anticipada. 3. Plasma cuantitativamente, los objetivos esperados por la administración. 4. Sirve como medida estándar para compararse con hechos reales. 5. Permite investigar y corregir las causas de las desviaciones que se den. EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO PRESUPUESTO DE CAJA (CASH FLOW): El presupuesto de caja constituye una herramienta de análisis administrativo financiero que registra el movimiento de ingresos y egresos de efectivo de una empresa, para un periodo de tiempo determinado (semanal, mensual, semestral, anual). El presupuesto de caja también conocido como cash flow, permite evaluar los siguientes aspectos: 1. Proporcionar información sobre los movimientos históricos de fondos. 2. Seguir los movimientos actuales de fondos a afín de determinar posibles campos de actuación de la gerencia (toma de decisiones).  3. Preveer los movimientos futuros de fondos 4. Las necesidades de información de la gerencia dependen, a su vez, de los elementos sobre los cuales la gerencia puede ejercer su control y evaluación. OBJETIVO DEL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Los objetivos que se logran al elaborar el presupuesto de efectivo o flujo de caja, son: · Diagnosticar cual será el comportamiento del flujo de efectivo a través del período o períodos de que se trate. · Detectar en qué períodos habrá faltantes y sobrantes de efectivo y a cuánto ascenderán. · Determinar si las políticas de cobro y de pago son las óptimas y se cumplen de acuerdo a lo planificado. · Determinar si el monto de recursos invertidos en efectivo a fin de detectar si existe sobre o sub- inversión. · Fijar políticas de dividendos en la empresa. · Determinar si los proyectos de inversión son rentables. MÉTODOS PARA ELABORAR EL FLUJO DE CAJA METODOS PARA SU ELABORACION En principio existen dos métodos principales de análisis. Los dos dan el mismo resultado, pero con un enfoque diferente: 1. ANALISIS DEL LIBRO DE CAJA: consiste en medir el cash flow a partir de los asientos del libro de caja. El objeto del libro de caja consiste en registrar contablemente las operaciones de entrada y salida de fondos (cobro a clientes, pago a proveedores, pago de sueldos, etc.). 2. ANALISIS DEL DEPÓSITO DE FONDOS: pretende medir el flujo de caja a través de una clasificación de cuentas por áreas de responsabilidad que dan origen a las decisiones que determinan los flujos de caja. METODO DE ANALISIS DEL LIBRO DE CAJA: Constituye el registro básico contable en el libro de caja que registra los ingresos y egresos de fondos en orden cronológico y que dan origen al balance general y estado de resultados.  INGRESOS O COBROS: 1. De clientes. 2. Factoring o factoraje. 3. De ventas al contado. 4. De otras fuentes periódicas como: alquileres, intereses, dividendos, etc. 5. De carácter no periódico: Desinversiones, venta de activos, prestamos, emisión de acciones, etc EGRESOS O PAGOS: 1. A proveedores 2. Por sueldos y prestaciones 3. Por pagos periódicos: alquileres, seguros, mantenimiento, servicios, etc. 4. Pago de impuestos: IVA, ISR, IUSI, etc. 5. Por gastos de capital: adquisición de terrenos, edificios e instalaciones, de equipos (arrendamiento financiero leassing). 6. Por obligaciones financieras, dividendos, intereses, amortizaciones 7. Extraordinarios: pago de litigios, etc. METODO DE ANALISIS DEL DEPÓSITO DE FONDOS: Este método de análisis se resume en tres principales grupos de fuentes de entradas y salidas de fondos: Actividades de Ingresos y egresos de operación Actividades de Ingresos y egresos de inversión Actividades de Ingresos y egresos de financiamiento Cada uno de los grupos tiene su correspondiente flujo de salida, y se concentra en las siguientes áreas de responsabilidad: Decisiones de explotación, que culminan en el posible flujo de caja de operaciones antes de impuestos (operaciones del giro normal de la empresa). Decisiones sobre gastos de capital Adquisiciones (compra) Disposiciones (ventas) Decisiones sobre existencias de inventarios Aumento de existencias Reducción de existencias Decisiones sobre créditos a clientes Aumento o ampliación de créditos Reducción de créditos Decisiones sobre créditos de proveedores Aumento o ampliación de créditos Reducción de créditos Otras condiciones de crédito aceptadas Aumento o ampliación de créditos Reducción de créditos Impuestos sobre utilidades Obligaciones financieras Pago de intereses Pago de dividendos Amortizaciones Decisiones de inversión, utilización de fondos temporales sobrantes: Compras Ventas Decisiones de financiamiento, adquisición de nuevos fondos: De accionistas, Mediante préstamos. ESTADOS FINANCIEROS PRESUPUESTADOS ESTADOS FINANCIEROS PRESUPUESTADOS La preparación de estados financieros presupuestados a los que con frecuencia se les denomina estados pro forma, es la etapa final de las actividades presupuestarias. La elaboración de estados financieros presupuestados conlleva la relación vinculante entre los distintos presupuestos que se preparan en cada una de las áreas de la empresa (presupuesto maestro), con la finalidad de consolidar en un informe financiero el comportamiento de los resultados esperados en un periodo determinado. Los estados financieros presupuestados con relación al presupuesto maestro muestran financiera y economicamente los resultados de los distintos presupuestos planificados por la administración y que sirven de herramienta para el control y la toma de decisiones. ESTADO DE RESULTADOS ESTADO DE RESULTADOS PRESUPUESTADO El Estado de Resultados o Estado de Pérdidas y Ganancias, es una proyección de los resultados pronosticados o esperados de las operaciones de ingresos, costos y gastos y constituye una herramienta útil contra la cual se puede evaluar el desempeño real de los objetivos planificados. La información necesaria para su elaboración proviene de los diversos presupuestos de: ventas de bienes, prestación de servicios, de compras, de producción e inventarios, mano de obra, de materias primas consumidas, de gastos indirectos de fabricación, de gastos de ventas, administración y financieros, etc. El estado de resultados puede mostrar en foma independiente el costo de ventas, que representa el costo o gastos en que se incurre para la comercialización de un bien. También se puede presentar en forma independiente el costo de producción que representa la acumulación de los elementos del costo para la transformación de un bien en producto terminado, como los son las materias primas directas, la mano de obra directa y los gastos indirectos de fabricación. EMPRESA XYZ ESTADO DEL COSTO DE PRODUCCION INV. No. 1 MATERIA PRIMA XX.XX +) COMPRA DE MAT. PRIMA XX.XX +) GASTOS DE COMPRA M.P. XX.XX =) MAT. PRIMA DISPONIBLE XX.XX -) DEV. S/COMPRAS MAT. PRIMA XX.XX -) DESCTOS. S/COMPRAS M. P. XX.XX -) INV. No. 2 MATERIA PRIMA XX.XX =) MAT. PRIMA UTILIZADA XX.XX +) MANO DE OBRA DIRECTA XX.XX =) COSTO PRIMO XX.XX +) GASTOS INDIRECTOS DE FABRICACION XX.XX =) TOTAL DE CARGOS PRODUCCION XX.XX +) INV. No. 1 MAT. PRIMA EN PROCESO XX.XX -) INV. No. 2 MAT. PRIMA EN PROCESO XX.XX =) COSTO DE PRODUCCION O FABRICACION XX.XX ESTADO DE RESULTADOS EMPRESA XYZ DEL XX/XX/XXX AL XX/XX/XXXX VENTAS BRUTAS XX.XX -) DEV/REB Y DESCTOS. S/VENTAS XX.XX =) VENTAS NETAS XX.XX -) COSTO DE VENTAS ( Y PRODUCCION ) INV. No. 1 MERCADERIAS XX.XX +) COMPRAS NETAS COMPRAS NETAS XX.XX +) GASTOS DE COMPRAS XX.XX  -) DEV/REB Y DESCTOS. S/COMPRAS XX.XX XX.XX DISPONIBILIDAD XX.XX -) INV. No. 2 MERCADERIAS XX.XX XX.XX +) INV. No. 1 PRODUCTOS TERMINADOS XX.XX -) COSTO DE PRODUCCION XX.XX -) INV. No. 2 PRODUCTOS TERMINADOS XX.XX =) GANANCIA BRUTA EN VENTAS XX.XX -) GASTOS DE VENTAS XX.XX =) GANANCIA NETA EN VENTAS XX.XX -) GASTOS DE OPERACIÓN GASTOS DE ADMINISTRACION XX.XX =) UTILIDAD O PERDIDA EN OPERACIÓN XX.XX +/- ) PRODUCTOS O GASTOS FINANCIEROS +) PRODUCTOS XX.XX -) GASTOS XX.XX XX.XX UTIL. O PER. DEL PERIODO ANTES IMPTOS. XX.XX BALANCE GENERAL PRESUPUESTADO BALANCE GENERAL PRESUPUESTADO: El Balance General o Estado de Situación, se prepara combinando el balance general inicial y la información generada en otros presupuestos relacionados como: ventas, compras, producción e inventarios, caja, erogaciones de capital y flujos de efectivo. El Balance General muestra financieramente los resultados planificados por la administración en cuanto a: Activos = Bienes y valores representados en los derechos que posee la persona, Pasivos = Deudas y obligaciones que posee la persona ante terceros y que pueden ser a corto o mediano plazo, Capital = Patrimonio representado por la inversión de la persona BALANCE GENERAL EMPRESA XYZ Al 31 DE DICIEMBRE 20XX (Cifras Expresadas en Quetzales) ACTIVOS Activos no corrientes XX.XX Propiedades, Planta y Equipo XX.XX -) Depreciación Acumulada XX.XX XX.XX Gastos de Instalación y Adecuación XX.XX -) Amortización Acumulada XX.XX XX.XX Inversiones en empresas asociadas XX.XX Otros activos financieros XX.XX Activos Corrientes XX.XX Inventarios XX.XX Cuentas por cobrar XX.XX Alquileres pagados por Anticipado XX.XX Efectivo / Bancos XX.XX Suma de Activos XX.XX PASIVOS Pasivo no corriente XX.XX Préstamos con interés a largo plazo XX.XX Hipotecas XX.XX Pasivo corriente XX.XX Acreedores comerciales y otras cuentas a pagar XX.XX Cuentas por Pagar XX.XX Provisión para garantías XX.XX Suma del Pasivo XX.XX CAPITAL XX.XX Capital Autorizado / Capital Individual XX.XX Acciones por Suscribir XX.XX Reservas XX.XX Ganancias (pérdidas) acumuladas XX.XX Suma de Pasivo y Capital XX.XX ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO FLUJO DE EFECTIVO PRESUPUESTADO: El Estado de Flujo de Efectivo, se prepara sobre la base del Balance General inicial y el Balance General final de un periodo contable, asimismo se toman en cuenta las categorías del Estado de Resultados al cierre del periodo, que contiene la utilidad o perdida respectiva, para evaluar los incrementos o disminuciones en las partidas que requirieron de efectivo. El Estado de Flujo de Efectivo es el estado financiero que informa sobre el origen y destino de los fondos de efectivo y equivalentes de efectivo líquido a corto plazo. (Nota en la Unidad No. 6 se veran los detalles de este estado financiero). EMPRESA XYZ ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO AL 31 DE DICIEMBRE DE 20XX (Cifras Expresadas En Quetzales) FLUJOS DE EFECTIVO DE LAS ACTIVIDADES DE OPERACIÓN: Ganancias de actividades de operación antes de impuestos y partidas XX.XX extraordinarias Ajustes por: Depreciaciones XX.XX Pérdidas de cambio XX.XX  Ingresos financieros (XX.XX) Gastos financieros XX.XX Ganancia ordinaria antes de cambios en el capital de trabajo XX.XX Incremento en deudores comerciales y otros (XX.XX) Disminución de inventarios XX.XX Disminución de acreedores comerciales (XX.XX) Efectivo generado por las operaciones XX.XX Intereses pagados (XX.XX) Impuestos sobre las ganancias pagados (XX.XX) Flujos de efectivo antes de operaciones extraordinarias XX.XX Indemnizaciones del seguro contra terremotos XX.XX Flujos netos de efectivo de actividades de operación XX.XX FLUJOS DE EFECTIVO POR ACTIVIDADES DE INVERSIÓN: Adquisición de las subsidiarias X, neta de las partidas líquidas existentes (XX.XX) Adquisición de Propiedades, planta y equipo (XX.XX) Cobros por venta de equipos XX.XX Intereses cobrados XX.XX Flujos netos de efectivo usados en actividades de inversión (XX.XX) FLUJOS DE EFECTIVO USADOS EN ACTIVIDADES DE FINANCIACIÓN: Cobros por emisión de capital XX.XX Cobros de préstamos tomados a largo plazo XX.XX Pago de pasivos derivados de arrendamientos financieros (XX.XX) Dividendos pagados a los propietarios (*) (XX.XX) Flujos netos de efectivo usados en actividades de financiación (XX.XX) Incremento neto de efectivo y equivalentes al efectivo XX.XX Efectivo y equivalentes al efectivo al principio del periodo  XX.XX Efectivo y equivalentes al efectivo al final del periodo XX.XX UNIDAD No. 7 ANÁLISIS DEL ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO UNIDAD No. 7 ANALISIS DEL ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO DEFINICION Y CONCEPTOS DEL FLUJO DE EFECTIVO El estado de flujo de efectivo está incluido en los estados financieros básicos que deben preparar las empresas para cumplir con la normativa y reglamentos institucionales de cada país. Este estado provee información importante para los administradores del negocio y surge como respuesta a la necesidad de determinar la salida de recursos en un momento determinado, como también un análisis para sustentar la toma de decisiones en las actividades financieras, operacionales, administrativas y comerciales. El estado de flujo de efectivo es el estado financiero básico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación, inversión y financiamiento. Un Estado de Flujo de Efectivo es de tipo financiero y muestra tanto las entradas, salidas y cambio neto en el efectivo de las diferentes actividades de una empresa durante un período contable, en una forma que concilie los saldos de efectivo al inicio y final del periodo contable. CLASIFICACIÓN DE LOS FLUJOS DE EFECTIVO POR ACTIVIDADES El Estado de Flujos de Efectivo especifica el importe de efectivo neto provisto o usado por la empresa durante el ejercicio contable por sus actividades: o Actividades de Operación o Actividades de Inversión o Actividades de Financiamiento Este estado financiero indica el efecto neto de esos movimientos sobre el efectivo y las otras partidas equivalentes al efectivo de la empresa. En este estado se incluye una conciliación de los saldos al final del ejercicio y sus equivalentes. Actividades de Operación: Son las actividades que constituyen la principal fuente de ingresos de una empresa, estas actividades incluyen transacciones relacionadas con el giro normal de operaciones del negocio como la adquisición, venta y entrega de bienes, así como el suministro de servicios. Las entradas de dinero de las actividades de operación incluyen los ingresos procedentes de la venta de bienes o servicios y de los documentos por cobrar, entre otros. Las salidas de dinero de las actividades de operación incluyen los desembolsos de efectivo y la cuenta por el inventario pagado a los proveedores, los pagos a empleados, al fisco, a acreedores y a otros proveedores por diversos gastos. Actividades de Inversión: Son las operaciones de adquisición y desapropiación de activos no corrientes, así como otras inversiones no incluidas en el efectivo y los equivalentes al efectivo. Las actividades de inversión de una empresa incluyen transacciones relacionadas con préstamos de dinero y el cobro de estos últimos, la adquisición y venta de inversiones, así como la adquisición y venta de propiedad, planta y equipo. Las entradas de efectivo de las actividades de inversión incluyen los ingresos de los pagos del principal de préstamos hechos a deudores (es decir, cobro de pagarés), de la venta de los préstamos (el descuento de pagarés por cobrar), de las ventas de inversiones en otras empresas (por ejemplo, acciones y bonos), y de las ventas de propiedad, planta y equipo. Actividades de Financiamiento: Son las actividades que producen cambios en el tamaño y composición del capital en acciones y de los préstamos tomados por parte de la empresa. Las actividades de financiamiento de una empresa incluyen sus transacciones relacionadas con el aporte de recursos por parte de sus propietarios y de proporcionar tales recursos a cambio de un pago sobre una inversión, así como la obtención de dinero y otros recursos de acreedores y el pago de las cantidades tomadas en préstamo. Las entradas de efectivo de las actividades de financiamiento incluyen los ingresos de dinero que se derivan de la emisión de acciones comunes y preferentes, de bonos, hipotecas, de pagarés y de otras formas de préstamos de corto y largo plazo. Las salidas de efectivo por actividades de financiamiento incluyen el pago de dividendos, la compra de valores de capital de la compañía y de pago de las cantidades que se deben. La mayoría de los préstamos y los pagos de éstos son actividades de financiamiento; sin embargo, como ya se hizo notar, la liquidación de pasivos como las cuentas por pagar, que se han incurrido para la adquisición de inventarios y los sueldos por pagar, son todas actividades de operación. MÉTODOS PARA SU ELABORACIÓN, PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS Las bases para preparar El estado de Flujo de Efectivo la constituyen: 1. Dos Estados de Situación o Balances Generales (o sea, un balance comparativo) referidos al inicio y al fin del período al que corresponde el Estado de Flujo de Efectivo. 2. Un Estado de Resultados correspondiente al mismo período. 3. Notas complementarias a las partidas contenidas en dichos estados financieros. El proceso de la preparación consiste fundamentalmente en analizar las variaciones resultantes del balance comparativo para identificar los incrementos y disminuciones en cada una de las partidas del Balance de Situación culminando con el incremento o disminución neta en efectivo. Para este análisis es importante identificar el flujo de efectivo generado por o destinado a las actividades de operación, que consiste esencialmente en traducir la utilidad neta reflejada en el Estado de Resultados, al flujo de efectivo, separando las partidas incluidas en dicho resultado que no implicaron recepción o desembolso del efectivo. Asimismo, es importante analizar los incrementos o disminuciones en cada una de las demás partidas comprendidas en el Balance General para determinar el flujo de efectivo proveniente o destinado a las actividades de financiamiento y a la inversión, tomando en cuenta que los movimientos contables que sólo presenten traspasos y no impliquen movimiento de fondos se deben compensar para efectos de la preparación de este estado. Métodos para la preparación: a. Método Directo b. Método Indirecto Método Directo En este método se detallan en el estado sólo las partidas que han ocasionado un aumento o una disminución del efectivo y sus equivalentes; por ejemplo: Ventas cobradas, Otros ingresos cobrados, Gastos pagados, etc. Esto conlleva a explicitar detalladamente cuáles son las causas que originaron los movimientos de recursos, exponiendo las partidas que tienen relación directa con ellos, lo cual significa una ventaja expositiva Método Indirecto: Consiste en presentar los importes de los resultados ordinarios y extraordinarios netos del período tal como surgen de las respectivas líneas del Estado de Resultados y ajustarlos por todas aquellas partidas que han incidido en su determinación (dado el registro en base al devengado), pero que no han generado movimientos de efectivo y sus equivalentes. Por lo tanto, se parte de cifras que deben ser ajustadas exponiéndose en el estado partidas que nada tienen que ver con el fluir de recursos financieros. Es por eso que este método también se llama “de la conciliación”. Entonces, la exposición por el método indirecto consiste básicamente en presentar: - El resultado del período. - Partidas de conciliación, estas partidas de conciliación son de dos tipos: las que nunca afectarán al efectivo y sus equivalentes y las que afectan al resultado y al efectivo en períodos distintos, que pueden ser reemplazadas por las variaciones producidas en los rubros patrimoniales relacionados, donde podemos encontrar. - Aumento / Disminución en Créditos por Ventas - Aumento / Disminución en Otros Créditos - Aumento / Disminución en Bienes de Cambio (bienes de producción o para la venta) - Aumento / Disminución en Cuentas por Pagar UNIDAD No. 8 CONTABILIDAD POR ÁREAS DE RESPONSABILIDAD ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN COMO FUNDAMENTO DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD POR AREAS DE RESPONSABILIDAD: Es aquélla que clasifica la información contable y estadísticas de las actividades de una empresa, de acuerdo con la autoridad y responsabilidad de los gerentes o los responsables de ellas. Es una técnica que sirve para controlar los ingresos, costos y gastos, tomando en consideración las responsabilidades asignadas a cada funcionario o supervisor de área o departamento. La contabilidad administrativa tiene como objetivo: ayudar a planear, tomar decisiones y ejercer control administrativo, algunas herramientas facilitan el control administrativo, como los costos estándar, los presupuestos, el modelo costo-volumen-utilidad, costeo basado en actividades, sin embargo, carecen de sentido si no existiera un sistema de información contable que las integraran, ayudando a efectuar adecuadamente el control administrativo; corresponde el estudio y análisis de los sistemas de información para ejercer el control administrativo y de la forma en que deben ser utilizados para realizar dicha actividad. Partidas Controlables Y No Controlables: Una vez que se han determinado las áreas, sus responsables y la codificación respectiva, toca determinar en cada una de las áreas de responsabilidad el control que se tendrá de las partidas que utiliza dicha unidad. Las partidas controlables son la clave para evaluar la actuación de los ejecutivos. El costo controlable es realizado por una persona que tiene autoridad y responsabilidad sobre su ejecución. Esto no quiere decir que el ejecutivo responsable de un área solo se preocupe de las partidas controlables, porque existen ciertas partidas que aunque no sean controlables para el, se deben mostrar en su reporte de actuación, para analizar el cuidado que tiene al administrar los recursos encomendados a él. Por ejemplo la depreciación de la maquinaria del grupo tecnológico dos, no es controlable para el jefe del cuidado del grupo tecnológico uno, porque el monto de la inversión y de la depreciación fue decidido por el director de la división. EVALUACIÓN DE LAS ÁREAS DE RESPONSABILIDAD ESTÁNDAR PARA LA EVALUACIÓN DE LAS DIFERENTES ÁREAS DE RESPONSABILIDAD: La eficiencia con que se maneja un área depende de la relación de sus insumos y resultados. Dicha relación puede ser medida comprando lo que agrega valor respecto a lo que no agrega valor. La manera en que se realiza esta comparación depende de la naturaleza del área de responsabilidad de que se trate. No es igual el análisis para un centro de costos, que el de un centro de utilidades, por lo que es necesario analizar los diferentes matices que pueden tomar las áreas de responsabilidad y con base en ello elaborar el estudio basado en actividades con el cual se medirá la eficiencia de dicha unidad o área. Evaluación y aplicación de la acción correctiva: Antes de iniciar la acción correctiva se requiere un análisis cuidadoso de cada elemento para detectar donde se encuentran realmente la falla y no emprender acciones correctivas sin estar seguros de la efectividad del remedio. La elección final y aplicación de la acción correctiva deben ser responsabilidad del ejecutivo de línea, de modo que dicha acción no perturbe la secuencia normal de actividades. En esta etapa, el administrador debe preguntarse si es imprescindible planear nuevamente, es decir, corregir el curso de acción actual, en la función de la corrección propuesta, de tal forma que la brecha entre lo presupuestado y lo real se haga cada vez menor. Importancia del control administrativo: Toda organización puede mejorar determinadas áreas para lograr los objetivos fijados por la administración. sí se acepta que toda organización debe estar dispuesta a encontrar sus fallas y corregirlas, resulta obvia la importancia que tiene un correcto control administrativo; ese control sólo es posible si se cuenta con un sistema de información que sirva como punto de referencia para cuantificar las fallas y los aciertos, lo cual traerá como consecuencia el incremento del valor de la empresa. TIPOS DE CONTROL: Control guía o direccional: Este método consiste en que los resultados se pueden predecir y que las acciones correctivas deben efectuarse antes de completar la operación. Un ejemplo seria un vuelo espacial donde se planean y se aplican acciones correctivas antes del alunizaje. Control selectivo: Consiste en la verificación de muestras de determinada operación para detectar si cumple los requisitos previstos, para determinar si se puede continuar con el proceso. Como ejemplo de este método se encuentra el control de calidad, en la modalidad que emplean muchas empresas de producción. Control después de la acción: Una vez que la operación ha concluido, se miden los resultados y se compraran con un estándar previamente establecido. Los presupuestos son el ejemplo típico de este sistema de control. Objetivos del control administrativo: El control administrativo en la organización contribuye al logro de los siguientes objetivos: diagnosticar, comunicar y motivar. Diagnosticar: El control administrativo es una herramienta que durante la actuación o toma de decisiones de la administración permite que se descubran síntomas que arrojen luz sobre áreas problema o áreas de ciertos, para determinar las acciones que se deben realizar a fin de corregir una situación o capitalizar un acierto. En esta forma se logran determinar focos conflictivos o de aciertos, utilizándose el control administrativo como un medio de prever, más que de corregir apresuradamente bajo presión. La acción preventiva es mejor que la correctiva. COMUNICACIÓN: Otro objetivo básico del control es proporcionar un medio de comunicación entre las personas que integran la organización. Esto se logra informando los resultados de las diversas actividades que se lleven a cabo dentro de la empresa. MOTIVACIÓN: El ser humano necesita ser estimulado. Requiere incentivos para que contribuya al logro de los objetivos de la compañía. Pero también requieren que los objetivos de la empresa no se encuentren en conflicto con sus objetivos personales o con los de su grupo social. DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO ETAPAS PARA DISEÑAR UN SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO Definición de los resultados deseados: El diseño de un buen sistema de control debe iniciarse en función de un objetivo fijado por la administración, determinando el conjunto de acontecimientos deseables en el futuro. Una vez más queda demostrada la interacción entre planeación y control. En esta etapa se debe tratar de que los resultados deseados expresen en dimensiones cuantificables la definición de los resultados deseados. Determinación de las predicciones que guiaran hacia los resultados deseados: La idea del control administrativo consiste exclusivamente en comparar lo efectivamente producido con lo deseado es errónea. Un control administrativo efectivo es el que se preocupa por determinar con anticipación los elementos de predicción que durante el proceso del control ayudaran a la obtención de los resultados deseados. Determinación de los estándares en función de los resultados: Lo que se pretende en esta regla es fijar el nivel que se considera aceptable y con el cual se harán las comparaciones. Es decir, cada elemento predictivo necesita un estándar en función de los resultados deseados Especificación del flujo de información: El éxito de un sistema de información para ejercer el control administrativo está en función de aplicar la filosofía de la calidad del servicio, es necesario mantener una adecuada comunicación con cada responsable de las diferentes áreas que integran la empresa sean de línea o bien de staff. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LAS ÁREAS DE RESPONSABILIDAD VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA CONTABILIDAD POR ÁREAS DE RESPONSABILIDAD: 1. Facilita la correcta evaluación de la actuación de los ejecutivos de la empresa, proporcionan información y señalan las áreas que lograron su objetivo, las que no lo superaron, siempre hay un responsable a cargo de cada área. 2. Ayuda a la aplicación de la administración por excepción. Permite a cada administrador comparar entre lo presupuestado y lo realmente obtenido para atender las variaciones significativas, especialmente detectar que actividades o procesos no agregan valor y deben ser eliminados. 3. Elimina la presentación tradicional de los resultados favoreciendo una mejor delimitación de responsabilidad. 4. Motiva a utilizar la administración por objetivos o por resultados, ya que separa el objetivo principal de la empresa en sub objetivos destinados a cada área, señalando a cada ejecutivo las pautas para lograrlo.