Microsoft Forms Schulung PDF

Microsoft Forms Integrierte, niederschwellige Umfragen / Erhebungen erstellen Philipp Tellenbach · 12.04.2021 / 28.04.2021 Stiftung Interkantonale Försterschule Lyss Hardernstrasse 20 · Postfach 252 · CH-3250 Lyss Fonda...

Microsoft Forms Integrierte, niederschwellige Umfragen / Erhebungen erstellen Philipp Tellenbach · 12.04.2021 / 28.04.2021 Stiftung Interkantonale Försterschule Lyss Hardernstrasse 20 · Postfach 252 · CH-3250 Lyss Fondation Ecole intercantonale de gardes forestiers Lyss Tel. +41 32 387 49 11 · [email protected] · www.bzwlyss.ch Agenda 1. Warum Microsoft Forms? 2. Einsatzgebiet 3. Voraussetzungen 4. Ein einfaches Formular aufsetzen 5. Fragetypen 6. Verzweigungen 7. Strukturieren und Design 8. Mehrsprachigkeit 9. Umfrage „teilen“ 10. Bearbeitung der Resultate 11. Fragen Philipp Tellenbach · Stand 13.04.2021 2 Warum Microsoft Forms? Vorteile gegenüber anderen Methoden/Produkten aus Sicht BZW Eine Möglichkeit von vielen, aber… Wenn wir eine Gruppe von Menschen zu einem Thema befragen wollen, gibt es viele Möglichkeiten. Umfragetools gibt es zahlreiche, von kostenlos bis teuer. Mit Microsoft Forms steht uns ein integriertes, intuitives, ortsunabhängiges und in der Microsoft365-Lzenz enthaltenes Produkt zur Verfügung. Integriert: Sowohl Umfragen als auch Resultate sind in der eigenen (oder funktionalen) Cloud gespeichert und können bequem ohne weitere Restriktionen erstellt, administriert und weiter bearbeitet werden. Intuitiv: Die Handhabung ist auch für das Aufsetzen einer Umfrage einfach (fast selbsterklärend) Ortsunabhängig: Forms funktioniert 100% online Enthalten: Es fallen keine weiteren Kosten für die Nutzung an und die Plattform ist werbefrei. Philipp Tellenbach · Stand 13.04.2021 3 Einsatzgebiet (1) Wann ist der Einsatz sinnvoll? Eine Auswahl… Administration Immer, wenn eine Gruppe von Menschen strukturiert nach ihrem Wünschen oder Meinungen befragt werden soll, bietet sich eine elektronische Umfrage an. Teilnahme an einem Zusatzangebot der Bildung Auswahl eines Wahlangebotes (auch mit Priorisierung von mehreren möglichen Optionen) Buchung von Hospitality-Leistungen im Lehrgang Einholen von (Kurz-)Feedback zu spezifischen Themen Bildung Online-Tests (oder Übungen) Philipp Tellenbach · Stand 13.04.2021 4 Einsatzgebiet (2) Wann ist der Einsatz nicht unbedingt sinnvoll? Aus unterschiedlichen Gründen kann der Einsatz eines anderen Hilfsmittels sinnvoller sein. doodle.com für reine Terminumfragen (einfach, etabliert, ausgefeilte Funktionen) findmind.ch für komplexe Evaluationen (einheitliches Tool, Management der Teilnehmenden mit Reminder-Funktion etc.) moodle.ch für Übungen / Tests (etabliert) Philipp Tellenbach · Stand 13.04.2021 5 Voraussetzungen (1) Was benötige ich? Was benötigen die Teilnehmenden? Als Ersteller der Umfrage: Es wird ein Microsoft365 Konto (entsprechend lizenziert) benötigt. Der Einstieg / die Anmeldung erfolgt über https://forms.office.com Philipp Tellenbach · Stand 13.04.2021 6 Voraussetzungen (2) Was benötige ich? Was benötigen die Teilnehmenden? Philipp Tellenbach · Stand 13.04.2021 7 Voraussetzungen (3) Was benötige ich? Was benötigen die Teilnehmenden? Als Ersteller der Umfrage: Zu beachten: Wer macht die Umfrage? Ich persönlich oder eine «Funktion» innerhalb der Organisation? -> Umfragen, die «funktional» sind sollen mit dem funktionalen Account erstellt werden. Damit ist gewährleistet, dass die Stellvertretung funktioniert. Anmeldungen Hospitality in der Diplomprüfungswoche: [email protected] Umfragen bezüglich Modulen: [email protected] Übergreifende Themen: [email protected] Bedarf nach funktionalen Accounts bei codoc? Zur Zeit leider nur mit einem zusätzlichen Account ([email protected]) möglich. Integration der Maildomäne @codoc.ch in das Universum des BZW würde das Problem lösen. Philipp Tellenbach · Stand 13.04.2021 8 Voraussetzungen (4) Was benötige ich? Was benötigen die Teilnehmenden? Als Teilnehmer an der Umfrage: Die Teilnehmenden benötigen den Link, einen Webbrowser und eine funktionierende Internetverbindung. Möglicherweise blockieren Restriktionen innerhalb der Organisation der Teilnehmenden (Kantone, Bund?) die Teilnahme (ungeprüfte These). Die Teilnahme kann in dem Fall auf einem privaten Gerät (auch Mobil) erfolgen. Der Kreis der teilnehmenden kann eingeschränkt werden. Mehr dazu unter dem Kapitel „Teilen“. Philipp Tellenbach · Stand 13.04.2021 9 Ein einfaches Formular aufsetzen Vorgehen Schritt für Schritt Kurzanleitung für eine ganz einfache Umfrage Nach dem Login clicken wir auf den Button mit dem Pfeil nach unten rechts neben „+ Neues Quiz“ und wählen „Neues Formular“ Es öffnet sich ein leeres Formular in einem neuen Fenster, welches nun bearbeitet werden kann. Achtung: (Nur) wenn „Neues Quiz“ gewählt wird, können „richtige Antworten“ markiert werden. Dies wird bei selbstkorrigierenden Tests / Übungen benötigt. Philipp Tellenbach · Stand 13.04.2021 10 Ein einfaches Formular aufsetzen Vorgehen Schritt für Schritt Als erstes geben wir dem Formular / der Umfrage einen aussagekräftigen Titel. Philipp Tellenbach · Stand 13.04.2021 11 Ein einfaches Formular aufsetzen Vorgehen Schritt für Schritt Unter „+ Neue Frage hinzufügen“ wird der gewünschte Fragentyp gewählt. Wir beginnen mit einem ganz einfachen Fragentyp „Auswahl“. Philipp Tellenbach · Stand 13.04.2021 12 Ein einfaches Formular aufsetzen Vorgehen Schritt für Schritt Wir geben der Frage einen Titel und benennen die Antwortoptionen. Standardmässig / mindestens sind es zwei Optionen, es können weitere hinzugefügt werden. Philipp Tellenbach · Stand 13.04.2021 13 Ein einfaches Formular aufsetzen Vorgehen Schritt für Schritt Wenn wir weiter nichts ändern, kann bei dieser Frage nur eine Option ausgewählt werden (hier sinnvoll) und die Frage kann im Rahmen der Umfrage übersprungen werden (nicht sinnvoll). Philipp Tellenbach · Stand 13.04.2021 14 Ein einfaches Formular aufsetzen Vorgehen Schritt für Schritt Frage anpassen Reihenfolge der Antwortoptionen: Diese lässt sich verändern (mit der Maus auf den „Radiobutton“ fahren, es erscheinen 6 Punkte. An diesen kann die Option gepackt werden und die Option kann verschoben werden.) Zufällige Reihenfolge: Standardmässig werden die Optionen bei der Anzeige in der gewählten Reihen- folge angezeigt. Je nach Anwendung kann es sinnvoll sein, die Optionen in einer zufällien Reihenfolge anzuzeigen („Quiz“ als Schutz vor Betrug, besser Randomi- sierung) Philipp Tellenbach · Stand 13.04.2021 15 Ein einfaches Formular aufsetzen Vorgehen Schritt für Schritt Frage anpassen Mehrere Antworten: Wenn möglicherweise mehrere Optionen gleichzeitig ausgewählt werden können sollen, muss der Schalter „Mehrere Antworten“ nach rechts geschoben werden (im aktuellen Beispiel nicht sinnvoll). Erforderlich: Wenn eine Antwort zwingend ist, muss der Schalter „Erforderlich“ nach rechts geschoben werden (im aktuellen Beispiel sehr sinnvoll). Option „Sonstiges“ hinzufügen: Es wird eine weitere Option als freie Antwort hinzugefügt. Achtung: Systematische Auswertung ist hier schwieriger. Philipp Tellenbach · Stand 13.04.2021 16 Fragentypen Diese Art von Fragen existieren Auswahl Diesen Fragetypen haben wir schon detailliert angeschaut. Philipp Tellenbach · Stand 13.04.2021 17 Fragentypen Diese Art von Fragen existieren Text Hier kann ein Freitext abgefragt werden. Es kann unterschieden werden zwischen „kurzen“ und „langen“ Antworten. Philipp Tellenbach · Stand 13.04.2021 18 Fragentypen Diese Art von Fragen existieren Bewertung Hier können zu einer Aussage zwischen 0 (1) und 5 Sterne vergeben werden. Philipp Tellenbach · Stand 13.04.2021 19 Fragentypen Diese Art von Fragen existieren Datum Hier kann ein Datum abgefragt werden. Es steht ebenfalls eine Auswahl aus dem Kalender zur Verfügung. Philipp Tellenbach · Stand 13.04.2021 20 Fragentypen Diese Art von Fragen existieren Rangfolge Eine Auswahl an Begriffen kann mittels drag&drop in eine Rangfolge gebracht werden Philipp Tellenbach · Stand 13.04.2021 21 Fragentypen Diese Art von Fragen existieren Likert Likert werden zum Messen von Einstellungen und Meinungen zu einem Fragenblock verwendet. Es handelt sich im Prinzip um mehrere „Auswahl-Fragen“ zu einem Block zusammengefasst. Philipp Tellenbach · Stand 13.04.2021 22 Fragentypen Diese Art von Fragen existieren Dateiuplaod Hier können eigenen Dateien hochgeladen werden (z.B. „Bitte laden Sie Ihr Fähigkeitszeugnis hoch“ bei der Anmeldung zum Lehrgang). Wenn dieser Fragetyp eingesetzt wird, gibt es Restriktionen bei den Teilnehmenden (mehr Infos unter dem Abschnitt „Teilen“) Philipp Tellenbach · Stand 13.04.2021 23 Fragentypen Diese Art von Fragen existieren Net Promoter Score Hier wird eine Note auf einer Skala von 0 bis 10 abgefragt. Die „Enden“ der Skala können frei betitelt werden. Philipp Tellenbach · Stand 13.04.2021 24 Verzweigungen Viele Wege führen nach Rom… Verzweigungen einfügen Es besteht die Möglichkeit, abhängig von Antworten Verzweigungen einzufügen. Philipp Tellenbach · Stand 13.04.2021 25 Verzweigungen Viele Wege führen nach Rom… Verzweigungen einfügen Achtung bei Verzweigungen! Am Ende des „Seitenpfades“ muss wieder eine Verzweigung auf den Hauptpfad stehen. Frage 1: Option A oder B? Wenn Option A: Frage 2, Frage 3, Frage 4 Wenn Option B: Frage 5, Frage 6, Frage 7 Danach in jedem Fall weiter bei Frage 8 Frage 8, Frage 9, … Philipp Tellenbach · Stand 13.04.2021 26 Verzweigungen Viele Wege führen nach Rom… Verzweigungen einfügen Achtung bei Verzweigungen! Am Ende des „Seitenpfades“ muss wieder eine Verzweigung auf den Hauptpfad stehen. Frage 1: Option A oder B? Wenn Option A: Frage 2, Frage 3, Frage 4 -> Verzweigung zu Frage 8 Wenn Option B: Frage 5, Frage 6, Frage 7 -> keine Verzweigung notwendig Danach in jedem Fall weiter bei Frage 8 Frage 8, Frage 9, … Philipp Tellenbach · Stand 13.04.2021 27 Strukturieren und Design Darf es noch etwas hübscher sein? Die Umfrage kann in „Abschnitte“ unterteilt werden. Alles, was auf einem Abschnitt ist, wird auf einer Seite dargestellt. Unter „Design“ kann das Erscheinungsbild beeinflusst werden Es können Hintergrundfarben oder Hintergrundbilder gewählt oder ein eigener Hintergrund hochgeladen werden. Philipp Tellenbach · Stand 13.04.2021 28 Mehrsprachigkeit Do you speak une autre langue? Die Umfrage kann in weitere Sprachen übersetzt werden Unter den drei Punkten findet sich das Menu „Mehrsprachig“. Hier wird zuerst die Standardsprache hinterlegt. Danach können weitere Sprachen angelegt werden. Jede Frage, jeder Text, jede Antwortoption kann dann 1:1 übersetzt werden. Wenn mehrere Sprachen aktiv sind, können die Teilnehmenden diese zu beginn auswählen: Philipp Tellenbach · Stand 13.04.2021 29 Umfragen „teilen“ Jetzt wollen wir es wissen! Umfrage „Teilen“ (oder veröffentlichen) Es gibt verschiedene Optionen… Öffentlich (jeder, der den Link hat, kann antworten) – Diese Option steht nicht zur Verfügung, wenn ein Dateiupload im Formular vorgesehen ist „Intern Öffentlich“: Alle innerhalb der Organisation Bestimmte Personen innerhalb der Organisation – Alle eingeladenen Personen müssen namentlich (Mailadresse) genannt werden Philipp Tellenbach · Stand 13.04.2021 30 Umfragen „teilen“ Jetzt wollen wir es wissen! Weitere mögliche Einstellungen Das Verhalten der Umfrage kann unter dem Menupunkt „Einstellungen“ weiter beeinflusst werden. Antworten akzeptieren (aktiv oder nicht) Definiertes Start- und/oder Enddatum Reihenfolge der Fragen zufällig mischen (nur für Quiz sinnvoll) Diverse weitere, einfach ausprobieren… Philipp Tellenbach · Stand 13.04.2021 31 Weiterbearebietung der Resultate Auswerten, darstellen, teilen… Wo sind die Resultate? Auf dem Register „Antworten“, und zwar als… Zusammenfassung Im Detail pro Teilnehmenden Als Excel zum weiter bearbeiten Philipp Tellenbach · Stand 13.04.2021 32 Fragen Was ist noch nicht klar? Fragen…? Üben…!  Philipp Tellenbach · Stand 13.04.2021 33