محور-الاتصال-المحاضرة-الخامسة PDF
Document Details

Uploaded by ConciliatoryReef
هدى حفصي
Tags
Related
- Corporate Communication - Lektion 1 PDF
- Business Communication PDF
- Chapitre 1 - Communication interne et change management élèves PDF
- Importance and Role of Internal Communication in Organizations PDF
- Internal and External Communication Handouts PDF
- Chapter Four: Types of Communication in Organizations PDF
Summary
هذه المحاضرة تتناول وسائل الاتصال الداخلي في المؤسسة .وتشمل المحاضرة أنواعًا مختلفة من الوسائل المكتوبة والشفهية والسمعية البصرية ،بالإضافة إلى الوسائل الثقافية المستخدمة في المؤسسات .
Full Transcript
أ.د.هدى حفص ي املحور ألاول :الاتصال في املؤسسة المحاضرة الخامسة: وسائل االتصال الداخمي في المؤسسة تحتاج استراتيجية االتصال الداخمي إل...
أ.د.هدى حفص ي املحور ألاول :الاتصال في املؤسسة المحاضرة الخامسة: وسائل االتصال الداخمي في المؤسسة تحتاج استراتيجية االتصال الداخمي إلى وسائل لتجسيدىا وتطويرىا ،ويقسم الباحثون ىذه الوسائل إلى :وسائل مكتوبة ،وسائل شفيية ،وسائل سمعية بصرية ،وىناك من يضيف وسائل ثقافية.وفيما يمي توضيح ليذه الوسائل: -1الوسائل المكتوبة: أصبحت الوسائل المكتوبة تشكل الوسائل المركزية لالتصال الداخمي ،وكذلك أحد عوامل نجاحو، وتظير أىميتيا في نجاح العممية االتصالية.ومن أىميا نجد: أ -جريدة المؤسسة: تعتبر جريدة المؤسسة أىم وسائل االتصال الداخمي وأنجعيا.كما تعتبر ىذه المادة ّأول مصدر لممعمومات في المؤسسة قبل ىيئات المؤسسة واالنترنت وكل مادة إلكترونية أو سمعية بصرية ،ليذا تخصص ليا وحدىا ميزانية تقدر بنسبة %06من االتصال الداخمي المكتوب. أن مضمونيا يجب أنأن جريدة المؤسسة مثل الجرائد الخارجية ،ذلك ّ وما تجدر اإلشارة إليوّ ، يحتوي عمى االفتتاحية الممضاة عموماً من طرف مدير المؤسسة بمراجعة من طرف رئيس التحرير، باإلضافة إلى تقسيميا إلى أركان ،إذ تشكل العنصر األساسي في وضوح الجريدة ،مثال ذلك :ركن إستراتيجية المؤسسة ،حديث صحفي ،ممف الشير ،حياة العمال ،وغيرىا. ب -دفتر االستقبال: قد يمثل ىذا السجل أولى اتصاالت الموظف الجديد مع المؤسسة ،ومضمون السجل أن يحتوي عمى نوعين من المعمومات؛ النوع الّذي لو عالقة بالمؤسسة (إستراتجيتيا وأنشطتيا) ومعمومات ليا عالقة بالعمال (مكانة العامل داخل المؤسسة ،قواعد األجر ،حقوق العامل ،واجباتو ...إلخ).بيذه الطريقة سيطمع الموظف الجديد عمى قواعد ومعمومات خاصة بمؤسستو الجديدة ،والّتي يستطيع طرح أسئمة ناجمة ّ عن مطالعتو لو. ج -محضر االجتماع: وىو محضر مكتوب عن اجتماع إعالمي أو اجتماع عمل ييدف إلى توصيل المعمومات عن طريق المشاركين في االجتماع إلى بقية العاممين بغرض إعالميم والخروج بحمول ومقترحات لممشاكل المطروحة ال ،إذا حدد فعا ً في المؤسسة.ومن إيجابيات المحضر ّأنو يصبح وثيقة مرجعية لممؤسسة ،ويؤدي دو ًار ّ بطريقة واضحة وكاممة وموضوعية. أ.د.هدى حفص ي املحور ألاول :الاتصال في املؤسسة د -لوحة اإلعالنات: جيدة ستقدم الكثير من اإليجابيات، يقال عنيا األب الفقير لالتصال الداخمي ،لكن إذا سيرت بطريقة ّ كما ّأنيا أداة أقل تكمفة ،وسيمة التطبيق والتسيير ،وتتناسب مع أحداث الساعة.كما ّأنيا تعتبر أداة لإلعالم تسمح بتنبيو ،تحسيس أو إعالم عمال المؤسسة. ال في االتصال ،يقترح الباحثون سبع قواعد ميمة ،ىي: فعا ً ولكي تؤدي لوحة اإلعالنات دو ًار ّ تفادي اكتظاظ الموحة بالمعمومات ،وىذا بإلغاء ونزع المعمومات الميتة والقديمة؛ تقسيم الموحة إلى أقسام؛ تخصيص مكان لممعمومات الطارئة أو األكثر أىمية؛ تشخيص المعمومات بوضع لكل ممصق تاريخو وامضاء مرسمو؛ االعتناء بتقديم الموحة عمى أحسن صورة؛ األخذ بعين االعتبار االنتباه البصري؛ اختيار أفضل نوعية الورق. ه -صندوق االقتراحات: ىي إحدى التقنيات القديمة وأسيميا وأقميا تكمفة بالنسبة لالتصال الصاعد ،إذ ىي صالحة لنقل كل االقتراحات الخاصة بتطوير األنشطة والميام الداخمية لممؤسسة بكل حرية.فعن طريق ىذه األداة تستفيد اإلدارة بتطوير أنشطتيا عن طريق األخذ بعين االعتبار اقتراحات العمال ،كما تشمل ىذه األداة مجموعة من األسئمة عن العمل ،واإلجابة عمييا في بعض األحيان يكون في جريدة المؤسسة. و -الفاكس: وىو عبارة عن جياز يقوم ببث الرسائل والنصوص والوثائق المكتوبة عبر خطوط الياتف العادي. معين. فيو وسيمة اتصالية سريعة تسمح بالحصول عمى تفاصيل أكثر دقة مدعمة باألرقام حول موضوع ّ ز -الموجز أو الفالش: وىو يقع ما بين المذكرة الداخمية وجريدة المؤسسة ،كما يسمى أيضا "فالش اإلعالم" ،وىي وسيمة مكتوبة تيدف إلى إعالم العمال بطريقة سريعة ومختصرة عن حدث سيقام أو عن حدث من المفروض ّأنو سيقام عن قريب. ح -معرض الصحافة: ىو مجموع المقاالت المكتوبة عن المؤسسة من طرف الصحافة الخارجية ،ييدف إلى إعالم العمال بعمميات المؤسسة الّتي ليا صدى إعالمي ،وىذا بالعمل عمى تفادي انتقادات العمال بما يتحصمون عمى معمومات تخصيم من الخارج. أ.د.هدى حفص ي املحور ألاول :الاتصال في املؤسسة ط -المذكرة الداخمية: ىي ّأول وسيمة من وسائل االتصال الداخمي ،وىي ميمة كأداة في إدارة أعمال المؤسسة ،وليا كي دف ضبط قواعد العمل الداخمية وتحديد التوجييات ،اإلعالم حول التوجييات والتغيرات القانونية، التقنية أو التجارية ،وىي بذلك أداة تستعمل في االتصال النازل. ي -رسالة المدير العام: ىي وثيقة مكتوبة يحررىا المدير العام وتبعث إلى كل العاممين سواء بانتظام أو بمناسبة ،وعادة ما تستعمل الرسالة لتوضيح وضعية المؤسسة ،التنبيو إلى موضوع خطير ،تشجيع العمال وغير ذلك. وعموماً ،كل العمال يولون أىمية ليذه األداة ،إذ يقرؤونيا كميم أو عمى األقل يكون الجميع عمى العمم بيا ،والسبب يعود إلى مكانة مرسميا في المؤسسة.ومن إيجابيات ىذه األداة سرعة التأثير والتقميل من دور اإلشاعة. ك -الرسالة السرية: ىي من إمضاء الرئيس المدير العام ،ويتم إرساليا إلى كل أو بعض أعضاء المؤسس ــة ،وتول ــد الرسال ــة السري ــة الشع ــور باالنتم ــاء إلى ن ــادي أو جماع ــة المحظوظين ،كما تسمح لممؤسسة إعطاء معمومات سرية تتعمّق بالمؤسسة لبعض األشخاص ،وبث الرسالة خارج القنوات التنظيمية يعطييا طابعاً قوياً ومكانة ضمن القنوات االتصالية الرسمية األخرى. ّ ل -دليل المؤسسة: التعرف عمى أي شخص يعمل معو أو متواجد في المصالح وىو ُي َمكن لكل فرد داخل المؤسسة من ّ والوحدات األخرى ،وىو األمر الّذي يسمح بالتقاء العمال خارج إطار العمل ،وكذا كسر الحواجز التنظيمية الموجودة داخل المؤسسة. م -سبر اآلراء واألسئمة المفتوحة: يعتبر المبدأ الرئيس لسبر اآلراء بسيطًا ،فاليدف من ىذه التقنية ىو وصف الكل انطالقًا من معرفة الجزء ،ويشكل "الكل" المجتمع األصمي ،أي مجموع األشخاص الّذي نرغب في معرفة آرائيم. ن -الرسائل اإللكترونية: يعــد البريــد اإللكــتروني من أقــدم وأىــم الخدمــات الّتي تقدمــيا شبكـ ــة االنترنت وأشي ــرىا ،فم ــن خالل ــو يسم ــح لممستخدم ــين تب ــادل الم ارس ــالت بين العاممين في المؤسسة ،وبسعر زىيد وبسرعة فائقة. لق ــد سم ــح البري ــد اإللك ــتروني لمموظف ــين أن يكــونوا عمى اتص ــال وثي ــق مع مؤسستيم حتّى وان كانوا خارجيا في ميمات عمل. أ.د.هدى حفص ي املحور ألاول :الاتصال في املؤسسة -2الوسائل الشفهية: الكالم ىو وسيمة تبادل طبيعية وسريعة في كل المؤسسات والتجمعات ،واالتصال الشفيي يتم بطريقة غير رسمية (شخصان يمتقيان ويتبادالن أطراف الحديث) ،كما يتم كذلك بطريقة رسمية عمى شكل أشكال عديدة ،نذكرىا فيما يمي: أ -االتصال عن قرب: وىو عبارة عن مجموعة من التبادالت الحا صمة داخل المؤسسة في مكان عمل العمال ،وىي زيارة مفاجئة في ميدان العمل ،وليا أىمية تظير فيما يمي: تسم ــح لممس ــير قي ــاس المحي ــط االجتم ــاعي لمعم ــال دون االعتمـ ــاد عمى الدراسات وىذا باالستماع؛ نشر الرسائل وىي الطريقة المثمى بالمقارنة مع إرساليا مباشرة إلى العامل؛ إن تقارب المسير من العامل دليل عمى احترامو لو ومكانة في المؤسسة. ّ ب -االجتماعات: تنظم في المؤسسة اجتماعات متسمسمة لكنيا مختمفة األنواع ،إذ نجد :اجتماع عام ،اجتماع خدمة، محاضرة االجتماع عن طريق الياتف ،المحاضرة المرئية ...إلخ.ويستطيع أن ينجم عنيا نتائج إيجابية جيدة ،ورعي فييا القواعد العامة لتسيير االجتماع. إذا ما نظمت بطريقة ّ ج -الهاتف: يعد الياتف من أىم وسائل االتصال الصوتي ومن أقدميا وأكثرىا انتشا اًر ،لدرجة ّأنو من النادر أن تجد مؤسسة ال تمتمك خطاً ىاتفيًا.فال يزال الياتف يشكل الوسيمة األكثر استعماالً داخل المؤسسة، نستطيع استخدامو في كل مستويات االتصال الداخمي (صاعد ،نازل ،أفقي) ،إذ يجنب التنقل من مكان آلخر ،ويسمح باالتصال في أي وقت وفي أي مكان وبمن نريد. د -المحاضرات: ىي ل ـ ــقـ ـ ـاء تنظـ ـ ـم ـ ــو إدارة المؤسـ ـ ـس ـ ــة بمش ـ ــارك ـ ــة إطـ ـ ـ ــارات من المـ ــؤس ـ ـ ـ ـس ـ ــة أو شخصيــات من خارجــيا ،وتدور المحاض ـرة حول المسائل أو المواضيع الّتي تتعمق بالحياة المينية.ومن إيجابيات المحاضرات ّأنيا تساعد عمى توسيع الثقافة العامة ألعضاء المؤسسة وتساىم في تكوينيم. ه -العروض: ىي إحدى أدوات تمرير الرسائل ،لكن ال تساىم في تطوير االتصال الشخصي ،ليذا غالبًا ما ترفق بإنشاء فريق لمعمل أو التفكير. و -ممتقيات التكوين: التكوين مناسبة جيدة لالتصال ،فكثير من المؤسسات تقيم دورات لمتكوين بيدف تثبيت ثقافة المؤسسة أو التحفيز أو تقوية شعور االنتماء لدى العاممين. أ.د.هدى حفص ي املحور ألاول :الاتصال في املؤسسة -3الوسائل السمعية البصرية: إن الوسائل السمعية البصرية تساعد المؤسسة أن تكون معروفة عند جميورىا الداخمي والخارجي، ّ وىي أفضل من الوسائل المكتوب بما ّأنيا تربح الوقت وسريعة.ومن أىم الوسائل السمعية البصرية: أ -المذياع: ال داخل المؤسسة ،رغم ذلك يعد وسيمة ميمة لخمق الشعور باالنتماء، وىو من األدوات األقل استعما ً وجمع العاممين حول األىداف المسطرة ،وال يجب استعماليا فقط كوسيمة لبث المعمومات ،واّنما كأداة اتصالية لتمرير الرسائل عمى مستويات الثالث. ب -األشرطة السمعية: وتعد الوسيمة المفضمة لالتصال بالعاممين أثناء تنقالتيم ،كالوكالء العاممين في الدائرة التجارية الّذين غالبًا ما يكونون خارج مؤسساتيم. ج -مكبرات الصوت: ىي وسيم ــة تبـث عــن طريقــيا رسائل صوتية وأخبار واالجتماعات ،تغيير أو تعديل ساعات العمل أو بث آخر األخبار.ومن إيجابيات ىذه األداة بساطة وسيولة االستعمال ،اإلعالم الفوري لمعمال عدة مرات في اليوم. وامكانية تكرار األخبار ّ د -الفيديو: ويعمل بنفس طريقة األفالم لكن يمكن الفرق األساسي بينيما في سيولة االستعمال الّتي تسمح لو بانتشار أوسع بين العاممين. ه -األفالم: المدة المتوسطة لبث أفالم المؤسسة ىي عشر دقائق ،وعند نياية البث تكون الرسالة مفيومة ومنشورة ،وتستعمل في التعريف بالمؤسسة ونشاطاتيا أو دراسة مشكل ييميا. -4الوسائل الثقافية: تشــترك الكــثير من المؤسســات في ميرجــانــات أو تظاى ـرات ثقافـية وفنية "IBM" ،عمى سبيل المثال تشترك وبصفة منتظمة في معارض الرسم.وليذه التظاىرات أثر إيجابي عمى الصورة الداخمية لممؤسسة، أن العاممين ىم عادة حساسون اتجاه الطابع الثقافي لمؤسستيم. ذلك ّ االتصال الثقــافي ىــو م ـرآة لمقيــم التاريخيــة ،االقتصاديــة واالجتماعية والثقافية لممؤسسة الّتي لم يعد ينظر إلييا من الزاوية االقتصادية والتجارية البحتة ،واّنما كنسق حي لو شخصيتو االجتماعية والثقافية واالقتصادية والتجارية والسياسية.وتعمل كل مؤسسة عمى وضع الوسائل الثقافية والفنية الخاصة بيا ،ىذا ما يجعميا تمجأ إلى مختصين في االتصال الثقافي ،وشخصيات وممثمين من عالم الفن.وتمجأ المؤسسة أ.د.هدى حفص ي املحور ألاول :الاتصال في املؤسسة إلى االتصال الثقافي في مناسبات خاصة كإحياء حدث يتعمق بحياة وتاريخ المؤسسة (تاريخ تأسيسيا مثالً) من خالل إقامة تظاىرات داخل أو خارج المؤسسة. ويمخص الجدول التالي تقييم لوسائل االتصال الداخمي: جدول رقم ( :)10تقييم وسائل االتصال الداخمي السمعية البصرية الشفهية المكتوبة مؤثر :وسيمـ ــة محبــذة مباشـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـرة :إيصال فوريـ ــة وفي متنـ ـ ــاول كـ ـ ــل بالنسبـ ـ ـ ـ ـ ــة وحي ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ــوية وحوار مباشر؛ شخص؛ لمجميور؛ اقتصـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ــادية :عندما المعمومـ ـ ـ ـ ـ ــات معظـ ـ ـ ــم سيمة االستعمال؛ يك ــون ع ــدد األفـ ـراد تم ـ ـ ــر بالمكتوب؛ عمى فعالة :االحتفاظ ّ محدود؛ يمك ــن تــوزي ــع المعم ــوم ــات المعموم ـ ـ ـ ـ ـ ــات بم ـ ـا ّأنيـ ـ ـ ــا ضرورية :فيي وسيمة عمى عدد كبير من العمال اإليجابيات مسجمة؛ اتصال اجتماعية. وفي وقت محدد (ثرية)؛ تكنولوجيــا حديثـة وال يمكـ ـ ـ ـ ــن وسيمة كالسيكية وقميمة ألية مؤسس ـ ــة تجاىميا في التكمفة؛ المستقبل. أفضــل وسيم ـ ــة لمحف ـ ـ ـ ــاظ عمى المعموم ـ ـ ـ ـ ــات والقي ـ ــام بمراجعتيا في أي وقت؛ معين ليست مرتبطة بنوع ّ من المؤسسات. تتط ـ ــمب جيـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ــداً في قــد تتشــوه المعمومـ ــة مــن الرس ــال ــة صعب ــة التحـرير استعمالي ـ ـ ــا ،ومعقدة في الطرفـ ـ ـ ـ ـ ـ ــين أح ــد وتحتاج إلى وقت؛ تييئتيا؛ (المرسل أو المستقبل)؛ الكث ــير مــن المؤسس ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ــات مح ـ ــدودة االستعمـ ـ ــال نظ ًار يب ـ ــقى ال تؤم ــن بخط ـ ـ ـ ـ ـ ــورة إرسـ ـ ــال السمبيات لتكمفتيا. أث ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ــر الكثير من الرسائـ ـ ـ ـ ــل إلى بفع ـ ـ ـ ـ ـ ـ ــل لممعموم ـ ـ ــات العمال. النسيـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ــان عك ـ ـ ـ ـ ـ ــس المكتوبة.