Materialbeschaffung & -verwaltung PDF

Materialbeschaffung & -verwaltung Lagerhaltung - Bereitstellen von: * notwendigen Verbrauchsmaterialien (z.B. Spritzen, Verbandsmaterial) Medikamenten & Materialien für die Praxisverwaltung (z.B. Papier, Druckerpatronen) - Ausgleich von...

Materialbeschaffung & -verwaltung Lagerhaltung - Bereitstellen von: * notwendigen Verbrauchsmaterialien (z.B. Spritzen, Verbandsmaterial) Medikamenten & Materialien für die Praxisverwaltung (z.B. Papier, Druckerpatronen) - Ausgleich von Verbrauch & Abgabe durch rechtzeitige Nachbestellung -> Einkalkulieren von eventuell längeren Lieferzeiten & unvorgesehenen Ereignissen (z.B. Ausfall eines Transportunternehmens, Falschlieferungen) - Lagerbestand sollte so gering wie möglich & Lagerzeit so kurz wie möglich sein 1 Vorteile - VERFÜGBARKEIT & notwendige Materialien & Medikamente jederzeit verfügbar - KOSTENEINSPARUNG & Sparen von Verpackungs- & Transportkosten bei Großbestellungen Aushandeln von Sonderkonditionen & Rabatten mit Lieferfirmen 2 Nachteile - LAGERKOSTEN & Zusammensetzung aus: -> Raummiete -> Anschaffung von Einrichtungsgegenständen (z.B. Regale, Schränke) -> Energiekosten (Beleuchtung, Heizung) -> Kosten für Instandhaltung & Reinigung - WERTVERLUST D durch lange Lagerzeiten aufgrund von: -> Überschreiten des MHDs -> Überalterung/ Verderben/ Bruch -> Diebstahl - KAPITALBINDUNG ⑤ Bezahlung der Bestellung nach Lieferung -> Zurückfließen des Geldes erst nach Verbrauch (z.B. im Rahmen einer Behandlung & anschließender Rechnungsstellung) 3 Verwaltung des Lagerbestandes für optimale Lagerhaltung ermitteln von: - LAGERHÖCHSTBESTAND = max. Menge, die vorrätig gehalten werden sollte & abhängig von Lagerkapazität & Höhe des Verbrauchs innerhalb einer bestimmten Zeit - MELDEBESTAND = Materialmenge/ Menge eines Medikamentes, bei der Neubestellung erforderlich wird - LAGERMINDESTBESTAND = ,,eiserne“ Reserve für unvorhersehbare Ereignisse (z.B. Verzögerung der Neulieferung, ungewöhnlich hoher Verbrauch) - Festlegen für jedes Teil des Lagerbestandes aufgrund unterschiedlich ofter Benutzung - Überblick des aktuellen Lagerbestandes durch Bestandsliste ⑪ Vermerken des Ein- & Abgangs verschiedener Posten & automatisches Abziehen von Medikamenten & Anzeigen von notwendigen & Bestellung bei bestimmten Praxisprogrammen 4 Lagerungsvorschriften - Medikamente: Schutz vor schädigenden Einflüssen (z.B. Hitze, Frost, Feuchtig- keit & Lichteinwirkungen) & Zugriff durch Unbefugte - BTM: fest verankerter Schrank mit besonderer Schließvorrichtung (z.B. Tresor) Seren, Impfstoffe & Hormone (z.B. Insulin): Lagerung im Kühlschrank (8°C) - alphabetische Lagerungsordnung oder nach Anwendungsbereich (Indikation) - neu zugegangene Medikamente: Einsortierung aufgrund längeren MHDs nach hinten - Verbrauchsmaterialien: Beschriftung & Einsortierung nach Anwendungsgebiet  Bestellungen - Zusammenfassung der lieferbaren Waren, Preise & Lieferbedingungen in einem Katalog - Offerieren von Angeboten mit Sonderkonditionen (z.B. Mengenrabatt, Frühjahrs- aktionen, Einführungsrabatte neuer Medikamente) durch Außendienstmitarbeiter - vor Bestellung: Kosten-Nutzen-Überlegung & Wird Ware benötigt? ⑨ Übersteigt Bestellmenge den Lagerhöchstbestand? -> Vermeidung durch Vereinbaren von (abrufbaren) Teillieferungen & Wann verfällt Ware? Wie ist die Qualität? -> häufig Sonderkonditionen bei Medikamenten mit kurzer Haltbarkeit 1 Konditionen - SKONTO = Preisnachlass bei Zahlung des Rechnungsbetrages vor Ablauf der Zahlungsfrist (meist 2-3%) - RABATT = Preisnachlass aus bestimmten Gründen (z.B. Mengenrabatt, Treuerabatt, Praxisgründungsrabatt) - BONUS & beim Verkauf einer Ware für einen bestimmten Betrag innerhalb einer festgelegten Zeit - PORTOGRENZE & nach gesetzlicher Regelung: Zahlen der Verpackungs- & Transportkosten durch Käufer ⑨ viele Firmen: Warenlieferung verpackungs- & transportkostenfrei ab bestimmten Bestellwert 2 Bestellform - meist telefonisch, per Mail, Fax oder direkt bei Besuch des Außendienstmitarbeiters (bieten häufig Sonderkonditionen an) - auch per Post möglich (Bestellschein) - Empfehlung: schriftlich -> Beweis der Fehlerquelle beim Verkäufer bei eventuellen Falsch- lieferungen - Angaben zur Vermeidung von Missverständnissen: & Bezeichnung der Ware & gewünschte Menge (z.B. in Packungen) & Einzelpreis (z.B. 9,99€ netto) a gewünschter Liefertermin Kaufvertragsrecht N ⑭ Übertragung des Eigentums gegen Entgelt - Bestellungen gehen immer ein Angebot von einem Verkäufer voraus & über Katalog, Prospekt oder mündlich ⑤ i.d.R. Zeitlich begrenzt => zwei- oder mehrseitiges Rechtsgeschäft 1 Abschluss eines Kaufvertrages - Abschluss mit Annahme des Angebotes & Bestellung der Ware -> Voraussetzung: Käufer nimmt Angebot unverändert & rechtzeitig an => Abgabe von zwei oder mehr übereinstimmenden Willenserklärungen - Widerruf einer Bestellung durch Käufer nur bei Eintreffen des Widerrufes beim Verkäufer vor Eintreffen der Bestellung -> meist nur bei Bestellungen per Post (Fax, Mail) möglich -> sonst: Kaufvertrag = rechtswirksam, Auflösung hängt von Kulanz des Verkäufers ab 2 Fristen - mündlich: nur solange Gespräch dauert oder Frist angegeben - schriftlich: Datum, Zeitraum (z.B. 1 Woche, Mitte des Monats, Karfreitag, …) - Freizeichnungsklauseln: insgesamtes oder teilweises Aufheben der Gültigkeit eines Angebots (z.B. solange der Vorrat der reicht) 3 Stellvertretung - TFAs: Abschließen eines Kaufvertrages stellvertretend für Tierarzt - Deutlichmachen des eigentlichen Geschäftspartners (Praxisinhaber) durch z.B. Praxisstempel, Praxisbriefkopf oder durch Verwendung der Abkürzung ,,i.V.“ - praxisinterne Regelung der Rechnungshöhe für Bestellungen ohne Rücksprache 3 Allgemeine Geschäftsbedingungen - Vorformulierung der Vertragsbedingungen (z.B. Garantiezeit, Liefer- & Zahlungs- bedingungen) -> Akzeptieren des Käufers durch Unterschrift/ Haken im Internet - Verkäufer: Unterweisungspflicht - Käufer: Wahl zwischen Akzeptieren oder Verzicht auf Kauf 4 Bestandteile - Art, Beschaffenheit & Güte (Fehlen der Angabe = mittlere Güte) - Menge in gesetzlichen Maßeinheiten - Preis in gültigen Geldeinheiten pro Mengeneinheit - Verpackungs- & Versandkosten (meist im Kaufpreis enthalten) S laut Gesetz: Träger = Käufer, vertraglich abweichende Vereinbarungen jedoch möglich - Gewichts- & Preisabzüge & Gewichtsabzüge beim Transport (z.B. beim Umpacken => Tara-Taste) & Rabatte, Skonto oder Boni als Anreiz - Lieferzeit/ Liefertermin a Verkäufer: sofortige Lieferung der bestellten Ware S Käufer: sofortige Annahme A vertraglich abweichende Änderungen möglich - Warenversand - Zahlungsbedingungen - Erfüllungsort/ Gerichtsstand Gefahrenübergang - D regelt Frage der Schuld bei entstandenem Schaden & Eintritt: -> Übergeben der Ware -> Übergeben der Ware an Spediteur oder Frachtführer -> Verschicken der Ware an anderen Ort auf Wunsch des Käufers - Eigentumsvorbehalt - Allgemeine Geschäftsbedingungen 5 Störungen des Kaufvertrages - offene Mängel (sofort ersichtlich) - versteckte Mängel (nicht sofort ersichtlich, späteres Auftreten) - Käufer: Einfordern einer fehlerfreien Neulieferung oder Nachbesserung innerhalb einer angemessenen Frist -> keine Nachbesserung innerhalb gesetzten Frist oder nicht zufrieden- stellend: Kaufpreisminderung oder Zurücktreten vom Kaufvertrag - Entstehen eines Schadens durch mangelhafte Lieferung: Schadensersatz - LIEFERVERZUG & liegt vor, wenn Verkäufer Bestellung nicht zum vereinbarten Termin liefert & Käufer: Setzen einer Nachfrist oder Zurücktreten vom Kaufvertrag & Schadensersatz: nur bei eindeutiger Verschuldung des Verkäufers - MANGELHAFTE LIEFERUNG & mangelhafte Verwendbarkeit (z.B. Safe nicht abschließbar) A mangelhafte Beschaffenheit (z.B. Beulen) & Ware ≠ Werbung (z.B. Nichthalten von Versprechungen) A Falschlieferung (z.B. Einmalhandschuhe statt Kanülen) & Zuweniglieferung & Montagemangel (z.B. Falschanbringungen) & mangelhafte Montgeanleitung - ZAHLUNGSVERZUG * Verkäufer: Bestehen auf Zahlung & Einleitung eines Mahnverfahrens oder Zurücktreten vom Kaufvertrag, Zurückverlangen der Ware -> AGB: ,,Eigentumsvorbehalt: Die Ware bleibt bis zur vollständigen Zahlung Eigentum des Verkäufers“ & Entstehen eines Schadens: Schadensersatz - ANNAHMEVERZUG = Nichtannahme des Käufers trotz Einhaltung aller Lieferbedingungen & Verkäufer: Zurücktreten vom Kaufvertrag, Klage auf Annahme & Lagerung der Ware auf Kosten des Käufers oder Verkauf & Entstehen eines Schadens: Schadenersatz & üblicherweise: 2. Liefertermin 6 Gewährleistung & Garantie - GEWÄHRLEISTUNG * Haften des Verkäufers für offene & versteckte Mängel & im BGB geregelt S Gewährleistungsfrist = 24 Monate & innerhalb der ersten 6 Monate: Bestehen der reklamierten Mängel bereits zum Zeitpunkt der Lieferung außer bei Beweis des Gegenteils durch Verkäufer a nach ersten 6 Monaten: Beweis durch Käufer - GARANTIE = zusätzliche freiwillige Leistung des Verkäufers