Support Théorique 2025 Certificat RH (PDF)

Certificat RH Version 01.2025 Assurances sociales & Salaires Version 01.2025 Fabrice Cellammare Spécialiste en assurances sociales avec Brevet fédéral Spécialiste en gestion RH avec Brevet fédéral...

Certificat RH Version 01.2025 Assurances sociales & Salaires Version 01.2025 Fabrice Cellammare Spécialiste en assurances sociales avec Brevet fédéral Spécialiste en gestion RH avec Brevet fédéral P-File Services Sàrl Avenue des Peupliers 35 – 1009 Pully www.p-fileservices.ch © P-File Services Sàrl Page 1 sur 155 Formation | Conseil | Externalisation RH  Certificat RH Version 01.2025 Bienvenue Tout d’abord, permettez-moi de vous souhaiter la bienvenue pour ce module « Assurances sociales et salaires » dans le cadre de votre formation auprès de FormaSuisse. Le présent support de cours a été développé pour la préparation de l’examen national du certificat de Gestionnaire RH selon les directives 2020 (chiffres 4.31 à 4.34) et le règlement 2020 émis par HRSE, l’association faîtière suisse pour les examens professionnels et supérieurs en RH, à Neuchâtel. Voici l’extrait des directives concernant ce module : 4.3 Gestion des salaires et des assurances sociales 4.31 Rémunération Connaître et décrire l’importance du salaire pour les entreprises et leurs collaborateurs. Connaître et citer les avantages et les inconvénients des différents types de rémunération (salaire annuel / mensuel / horaire / à la pièce / à la tâche / en nature, commissions, gratifications, primes, bonus, …) 4.32 Assurances sociales Connaître et décrire les bases du système des assurances sociales suisses, les buts des assurances sociales, le concept des trois piliers, les conditions d’octroi des prestations de l’AVS, AI, APG, PC, ALFA, AC, LAA et LPP. 4.33 Décomptes de salaires Établir et corriger des décomptes et des certificats de salaires, et répondre aux questions qui s’y rapportent (prestations de tiers, impôts à la source, …) 4.34 Autres décomptes Traiter les activités spécifiques aux primes, déductions et prestations des assurances sociales AVS/AI/APG, AC, LAA, IJ maladie, LPP, AF et impôt à la source (annonce de cas, décomptes annuels, attestations, …) Ce support de cours est conséquent car la matière est complexe. Il y a beaucoup d’informations dans le but de vous aider à comprendre le fonctionnement des différents thèmes. Afin de vous aider à mieux cibler votre apprentissage, les éléments indispensables à retenir pour votre futur examen sont annotés du logo suivant : N’hésitez pas à relire les passages mentionnés par ce logo afin que vous puissiez bien assimiler ces parties de matière. Prenez également votre temps pour refaire l’ensemble des exercices que je vous ai distribué. Vous favoriserez ainsi votre préparation pour être prêt le jour de l’examen de HRSE. Enfin, nous nous verrons lors d’une session de révision, juste avant l’examen final, afin d’affiner votre vision générale et répondre aux dernières questions. Bonne lecture et bon apprentissage ! Fabrice Cellammare NB : Seules les lois applicables au moment de l’examen font foi. © P-File Services Sàrl Page 2 sur 155 Formation | Conseil | Externalisation RH  Certificat RH Version 01.2025 Table des matières générale La gestion des salaires page 4 Introduction & politique salariale page 5 Les types de rémunération page 6 Le décompte de salaire page 8 Les avantages sociaux page 15 Les règles de calculs page 17 Les assurances sociales page 23 La sécurité sociale page 24 LPGA (à titre d’information) page 30 LAVS page 35 LAI page 52 LPP page 62 LAPG page 75 LACI page 86 LAA page 98 LAFam page 109 PG maladie page 116 L’impôt à la source page 123 Le certificat de salaire page 129 Synthèses page 136 Cotisations 2025 page 137 Règles de calcul des principales IJ page 138 Salaire en période d’accident page 139 Salaire en période de maladie page 139 Décomptes avec « difficultés classiques » page 140 Éléments de salaires page 141 Abréviations / Glossaire page 148 Sites internet utiles page 151 Bibliographie page 154 © P-File Services Sàrl Page 3 sur 155 Formation | Conseil | Externalisation RH  Certificat RH Version 01.2025 La gestion des salaires © P-File Services Sàrl Page 4 sur 155 Formation | Conseil | Externalisation RH  Certificat RH Version 01.2025 Introduction Avant de débuter dans la théorie et la pratique de la gestion des salaires en Suisse, il est intéressant de comprendre d’où nous vient le mot « salaire ». A l’époque romaine, les soldats recevaient une ration de sel, le « salarium ». Jadis, cet ingrédient était indispensable pour conserver la viande. Par la suite, le « salarium » désigna l’indemnité en argent versée aux soldats pour acheter le sel et d’autres vivres. Plus récemment, des personnages importants, tels que Abraham Maslow avec sa théorie des besoins (pyramide de Maslow) ou Frederick Irving Herzberg avec sa théorie des facteurs de satisfaction et d’insatisfaction ont analysé le critère du salaire dans le cadre de la motivation déployée par le collaborateur envers l’entreprise. De manière synthétique, le critère du salaire doit être satisfait pour que la motivation du collaborateur puisse croître. C’est un élément de base et de sécurité. Grâce aux nombreux développements qui ont touché la pratique des ressources humaines ces trente dernières années, la gestion des salaires est intégrée dans la politique salariale, qui elle-même est inscrite dans la politique RH des entreprises. La politique salariale reprend les grands principes de fonctionnement de la rémunération globale, en spécifiant parfois les différents modes de rémunérer au sein de ladite entreprise : le salaire de base (éventuellement par le biais de classes salariales), les plans d’intéressement (bonus, gratification, primes, actions / stock options, etc.) ainsi que les avantages sociaux offerts. Je vous présenterai les différents types de rémunérations et leurs dérivés. Nous verrons ainsi les différents avantages et inconvénients du point de vue de l’employé et de l’employeur. Un tableau complet de synthèse se trouve par ailleurs en page 141. Nous verrons ensuite comment un décompte de salaire doit être présenté à travers les 3 Niveaux. Et pour terminer, nous apprendrons à appliquer des règles de calculs selon la situation à gérer. Concernant les obligations de l’employeur envers les assurances sociales, ses éléments se trouvent dans le chapitre « assurances sociales » du support de cours. Quant aux obligations envers les administrations fiscales, un chapitre est dédié à l’impôt à la source et un dernier à l’émission du certificat de salaire. Politique salariale La politique salariale découle de la politique RH de chaque entreprise. Les entreprises élaborent souvent leur propre système de rémunération. La description et l’évaluation de chaque poste de travail forment la base de travail pour la création d’une grille salariale. Une fois intégré dans la grille salariale, le salaire évolue selon différents critères. Certains systèmes salariaux, comme ceux utilisés usuellement dans la fonction publique, déterminent l’augmentation de salaire selon l’ancienneté (système d’échelons/annuités). D’autres systèmes fonctionnent sur la performance individuelle de l’année écoulée, notamment dans le domaine des entreprises privées. C’est le principe de l’augmentation individuelle. Une autre pratique consiste à augmenter les salaires sur la base de l’indice des prix à la consommation (IPC). C’est le principe de l’augmentation collective, de type « arrosoir ». Et finalement, certains cantons romands ont décidé d’instaurer un salaire minimum applicable sur leur territoire (Genève CHF 24.48/h, Neuchâtel CHF 21.31/h, Jura CHF 21.40/h). © P-File Services Sàrl Page 5 sur 155 Formation | Conseil | Externalisation RH  Certificat RH Version 01.2025 Les types de rémunération Introduction La rémunération désigne toutes les formes de rétribution monétaire ou non, directe et indirecte, qu’une personne reçoit pour l’accomplissement de son activité dans le cadre d’un contrat de travail. Son montant est négocié entre l’employé et l’employeur, sur la base de la pratique dans le domaine, d’une obligation légale (découlant d’une convention collective de travail (CCT) ou d’un contrat-type de travail (CTT)) ou par l’application d’un système salarial (très utilisé dans le secteur public). Les facteurs individuels (formations, expériences, responsabilités, etc.) et la situation économique de la zone de travail sont également des facteurs d’influence. Les attentes et les exigences de l’employé et de l’employeur envers le salaire peuvent être synthétisées de la manière suivante : Pour l’employeur § Être conforme aux exigences légales découlant d’une CCT ou d’un CTT § Assurer l’égalité de traitement entre les femmes et les hommes (principe découlant de la LEg) § Assurer la compétitivité § Assurer l’équité interne et externe § Constituer une incitation au travail § Contribuer à la motivation individuelle et collective, récompenser la performance § Assurer la pérennité financière de l’entreprise (maîtrise des coûts) Pour l’employé § Assurer son existence § Tenir compte de la formation, de l’expérience et de l’ancienneté § Correspondre aux exigences des tâches, de la prestation fournie et des responsabilités assumées § Offrir une sécurité sociale en cas de risques liés aux événements de vie (maladie, accident, décès, etc.) § Être conforme au marché La LEg et son évolution La loi fédérale sur l’égalité entre femmes et hommes (LEg) a été mise en place le 1er janvier 1996 dans le but de promouvoir l’égalité entre les femmes et les hommes. Cette loi s’applique à tous les employeurs (domaine privé et public) et mentionne notamment : Qu’il est interdit de discriminer les travailleurs à raison du sexe ou selon leur état civil / situation familiale ou pendant la grossesse Qu’il est interdit de discriminer notamment dans les cas suivants : l’embauche, l’attribution des tâches, l’aménagement des conditions de travail, la rémunération, la formation, la promotion et la résiliation des rapports de travail Malgré ces obligations légales, l’OFS (office fédéral de la statistique) mesure régulièrement des écarts de salaire pour les mêmes responsabilités, tâches, fonctions, entre les femmes et les hommes dans le secteur privé essentiellement. Ces écarts sont de l’ordre d’environ 15-20%. Afin de palier à ces manquements, une nouvelle loi est déployée depuis le 1er juillet 2020 afin de rendre obligatoire un contrôle faire par un mandataire externe (ex : société de révision) sur le respect de l’égalité de traitement salarial entre femmes et hommes pour les entreprises ayant au moins 100 collaborateurs. Plus d’info ici : https://www.ebg.admin.ch/fr/egalite-salariale-logib © P-File Services Sàrl Page 6 sur 155 Formation | Conseil | Externalisation RH  Certificat RH Version 01.2025 Les différents types de rémunération Vous trouverez ci-après les différents types de rémunération, que l’on peut trouver dans la pratique professionnelle, sous la forme d’un tableau contenant le « type de rémunération » ainsi qu’une définition et/ou des explications. Il est complété par les avantages et inconvénients. Vous aurez l’occasion de retrouver le même format de tableau tout au long du présent chapitre (ainsi qu’en page 141). Avantages / Inconvénients / Type Définition / Explications Précision 1 Précision 2 Salaires au temps Montant versé par année. En cas d'arrivée ou de départ en Salaire annuel cours d'année, le salaire est versé au prorata Montant versé par mois entier, selon un taux d'activité et un Facilite les calculs horaire fixé par contrat (par exemple : 42h par semaine). La production sera liée à Salaire mensuel N'est pas lié à la quantité de travail produite. En cas Facilite la gestion pour le la motivation individuelle d'arrivée ou de départ en cours de mois, le salaire est versé service RH (attention du collaborateur au prorata tout de même à intégrer Montant versé par semaine de travail et pour l'horaire des outils informatiques Ne facilite pas le calcul Salaire hebdomadaire convenu performants pour la des coûts du prix de Salaire journalier Montant versé par jour de travail et pour l'horaire convenu gestion des salaires revient horaires) Montant versé par heure de travail. L'horaire n'est pas figé, Salaire à l'heure / horaire ainsi, le salaire évolue selon le temps de travail effectué Salaires au rendement La rémunération est déterminée d'avance pour une tâche à La qualité du produit effectuer selon un niveau de qualité prédéterminée pour stagne, peu Salaire à la tâche Facilite le calcul des que la tâche soit payée. Exemple : une femme de ménage d'amélioration coûts du prix de revient d'un hôtel payée par chambre nettoyée Impossibilité de savoir La rémunération est déterminée par la quantité produite de Incite l'employé à combien de temps il faut pièces, selon un niveau de qualité prédéterminé pour que la produire plus pour réaliser la pièce soit payée. De par l'article 326 CO, l'employeur a tâche/pièce Salaire à la pièce l'obligation de fournir du travail en quantité suffisante. S'il ne Le budget établi est le fait pas, il devra payer le salarié au temps. Exemple : un tenu, pas d'heures Plus de stress pour employé de production payé pour chaque bracelet de supplémentaires à payer l'employé, donc le risque montre effectué d'accident augmente Autres rémunérations Versement d'un salaire mensuel moyen, soit 1/12 du salaire annuel. Il est stipulé par voie de contrat, donc il sera dû par Valeur du versement (Coûts supplémentaires 13ème salaire l'employeur. Il peut être versé chaque mois, à des connue à l'avance pour l'employeur) échéances convenues (juin et décembre), en une fois (ex : décembre) ou lors du départ (payé au prorata) Si elle est versée à l'ensemble des employés pour le même montant, Augmente la Versement calculé selon les résultats financiers de elle valorise que la Participation aux résultats performance et la l'entreprise performance collective réduction des coûts mais elle ne tient pas compte de la performance individuelle Augmente la motivation Concurrence entre à vendre / produire collègues Représente un salaire variable. Elle est souvent combinée Transparence : les Peu de stabilité dans les Commission / provision avec un salaire de base fixe. Elle est calculée selon un critères d'octroi sont revenus chiffre d'affaire (voire un bénéfice net) réalisé par l'employé connus avant la période La qualité est parfois d'analyse délaissée Prime unique Devrait être appliquée à Octroyée lors d'un événement particulier : la réussite d'un Valorise l'instant présent l'ensemble des employés projet, d'un examen, lors d'un jubilé (égalité de traitement) Cadeaux en nature Augmente la productivité Complexité dans la et la performance gestion et l'application Calculé selon des critères objectifs (performance individuelle Transparence : les Bonus d'un système transparent et/ou collective, résultats obtenus, etc.) critères d'octroi sont Demande d'importants connus avant la période efforts de communication d'analyse L'employé ne connaît Montant versé pour une prestation particulière ou en raison Pas d'obligation de la pas les critères d'octroi de la bonne marche de l'entreprise. Elle est fixée Gratification part de l'employeur Pas transparent, crée unilatéralement et à bien plaire par l'employeur. Elle a un Valorise le collaborateur des jalousies, pas caractère extraordinaire et est non-contractuelle égalitaire © P-File Services Sàrl Page 7 sur 155 Formation | Conseil | Externalisation RH  Certificat RH Version 01.2025 Le décompte de salaire L’article 323 al. 1 CO impose à l’employeur de payer le salaire au travailleur à la fin de chaque mois. L’employeur émet un décompte de salaire écrit lors du paiement en espèces ou par virement bancaire ou postal. S’il n’y a pas de changement de salaire net versé, il est possible de le transmettre qu’une seule fois (en début d’année). Vous trouverez ci-après le décompte d’un salarié, Monsieur Exemple DUPONT, touchant un salaire mensuel brut de CHF 5'000.- (x12): P-File Services Sàrl Avenue des Peupliers 35 1009 Pully Monsieur Exemple DUPONT Avenue de l'Apprentissage 22 En-tête 1234 Le Bonheur Période de salaire : Janvier 20xx Numéro AVS 756.1234.5678.90 Nombre Libellés Taux Sous-total Total ou bases Salaire mensuel 5 000,00 Niveau 1 Salaire brut 5 000,00 AVS/AI/APG 5 000,00 5,30% -265,00 AC 5 000,00 1,10% -55,00 AANP 5 000,00 1,168% -58,40 Niveau 2 PG maladie 5 000,00 0,60% -30,00 Prévoyance professionnelle -176,65 Total des déductions -585,05 Salaire net 4 414,95 Frais professionnels selon décompte du 10.01.20xx 55,00 Niveau 3 Salaire net à payer 4 469,95 Pied-de- Salaire versé le 25.01.20xx sur le compte IBAN No CH35 0024 000 1111 2222 3 page Informations complémentaires : - Les taux AVS/AI/APG et AC sont issus de la législation fédérale - Les taux AANP et PG maladie (assurance perte de gain en cas de maladie) sont issus des contrats d’assurances signés par l’employeur. Par ailleurs, l’assurance PG maladie n’est pas obligatoire (sauf si cela découle d’une obligation via une convention collective de travail (CCT)) - La déduction LPP doit au moins remplir les conditions exigées par le minimum LPP, mais elle est propre à chaque caisse de pension. Vous trouverez plus de détails dans le support de cours LPP - De plus, des déductions cantonales peuvent être faites aux employés en Suisse romande (LAMat pour Genève 0.032%, LPC Familles pour Vaud 0.06%, AF pour Valais 0.171%). © P-File Services Sàrl Page 8 sur 155 Formation | Conseil | Externalisation RH  Certificat RH Version 01.2025 Comme vous le voyez, le décompte salaire peut être découpé en plusieurs parties. Il est important de comprendre que chaque élément figurant sur une fiche de salaire doit être placé au bon niveau. Ainsi, vous trouverez ci-après les informations nécessaires pour chaque partie/niveau : En-tête Voici ce que l’on retrouve le plus fréquemment dans cette partie : § L’adresse de l’employeur avec possibilité d’intégrer le logo de l’entreprise à mettre la raison sociale officielle, ainsi que le lieu de la succursale si cela est applicable § L’adresse du collaborateur concerné avec son numéro AVS et son numéro d’employé utilisé en interne (numéro de matricule) § Mentionner impérativement le mois et l’année du décompte § Possibilité d’y inclure les données du système salarial dans lequel l’employé est positionné (exemple : Classe de salaire 8 - Échelon 12) Niveau 1 Cette partie contient l’ensemble des éléments compris dans le salaire brut. Ce salaire brut forme l’assiette fiscale sur laquelle le collaborateur se verra imposé en cas d’imposition à la source. Il est important de comprendre que tous les éléments de salaire qui définissent le salaire brut ne font pas forcément partie du salaire déterminant à soumettre aux différentes cotisations sociales. Et oui, chaque assurance sociale définit quel élément de salaire doit être inclus dans le salaire à soumettre à sa cotisation. Vous trouverez ci-après les différents éléments à inclure dans ce bloc : § Le salaire de base o Salaire au temps (cf. tableau en page 7/155) o Salaire au rendement (cf. tableau en page 7/155) § Un congé sans solde (= réduction du salaire de base, notamment pour les salaires mensuels) § Les autres rémunérations (cf. tableau en page 7/153) § Les salaires en nature (cf. tableau en page 9/155) § Les suppléments de salaire (cf. tableau en page 10/155) § Les suppléments de famille (cf. tableau en page 10/155) § Les salaires compensatoires (cf. tableau en page 10/155) § Les salaires en cas d’empêchement de travailler / les prestations de tiers (cf. tableau en page 11/155) § Sous réserve des limites applicables et tolérées, les avantages sociaux ne doivent pas être stipulés sur le décompte salaire. (cf. tableau en page 15+16/155) Finalement, l’ensemble de ces éléments sera additionné pour former le salaire brut (=assiette fiscale). Vous trouverez ci-après les informations complémentaires pour les différents éléments de salaire : Les salaires en nature Avantages / Inconvénients / Type Définition / Explications Précision 1 Précision 2 L'employeur fournit gratuitement les repas. L'AVS et l'administration fiscale en tiennent compte de la manière suivante : Nourriture Petit-déjeuner CHF 3.50 / jour ou CHF 105.- / mois Repas de midi CHF 10.- / jour ou CHF 300.- / mois L'employé économise Repas du soir CHF 8.- / jour ou CHF 240.- / mois ainsi une part non- négligeable de sa L'employeur fournit gratuitement le logement (ex : hôtellerie, rémunération en lieu et L'employeur doit avoir en conciergerie). L'AVS et l'administration fiscale en tiennent place de la dépenser son nom d'éventuels compte de la manière suivante : pour ce genre de frais contrats de bail, de Logement Logement CHF 11.50 / jour ou CHF 345.-/mois élémentaires leasing. En cas d'achat, (Total logement & nourriture ("pension complète") = CHF les sommes immobilisées 990.- / mois) Fait partie des sont importantes L'employeur met à disposition de son employé un véhicule avantages sociaux d'entreprise qu'il peut utiliser pour ses courses privées. L'AVS et l'administration fiscale en tiennent compte de la Véhicule à usage privé manière suivante : 0.9% par mois du prix d'achat hors TVA du véhicule mais au minimum 150.-/mois. Exemple : 35'000 prix hors TVA --> 35'000 x 0.9% = 315.- / mois à soumettre © P-File Services Sàrl Page 9 sur 155 Formation | Conseil | Externalisation RH  Certificat RH Version 01.2025 Les suppléments de salaire Avantages / Inconvénients / Type Définition / Explications Précision 1 Précision 2 Selon l'article 321c CO, les heures supplémentaires Gain en temps ou en Pas de possibilité de représentent les heures effectuées en plus du temps de travail espèces supplémentaires refuser s'il peut s'en convenu dans le contrat de travail, mais inférieures à la durée pour l'employé charger et est de bonne maximale hebdomadaire légale fixée dans la loi sur le travail foi Heures supplémentaires (LTr). Sauf accord écrit contraire, la compensation se fait par Pour l'employeur : un congé compensatoire de même durée ou, en cas de possibilité de ne pas les Coûts potentiellement paiement, avec une majoration de 25% du salaire habituel. Il rétribuer en cas d'accord supérieurs pour est donc possible d'y déroger par accord écrit entre les parties de l'employé l'employeur Le travail supplémentaire représente le temps de travail qui dépasse la durée maximale hebdomadaire légale fixée dans la Permet à l'employeur LTr. Ceci est possible en cas exceptionnel, notamment de d'assumer une surcharge Limitation à 170 ou 140 Travail supplémentaire surcroît de travail. Pour ces heures, l'employeur devra payer le exceptionnelle de travail heures par année selon la salaire normal avec une majoration de 25%, sauf si un accord Pour l'employé : garantie catégorie de personnel est signé entre les parties, pour une compensation en temps de compensation de même durée. Tout autre accord est nul La LTr impose à l'employeur d'octroyer : 1/ 25% de supplément de salaire si le travail de nuit est Travail de nuit temporaire 2/ 10% de congé compensatoire du temps de travail effectué la nuit lorsque le travail de nuit est régulier (dès 25 nuits/an) Selon les besoins et le domaine d'activité de l'entreprise La LTr impose à l'employeur d'octroyer : 1/ Si le travail du dimanche est temporaire : 50% de Attention aux autorisations à demander auprès des supplément de salaire OU une compensation en temps autorités (jusqu'à 5h de travail le dimanche, la compensation est de Travail du dimanche même durée et si c'est au-delà, la compensation est de 1 jour) 2/ Si le travail du dimanche est régulier (dès 7 dimanches/an) : compensaton en temps obligatoire (jusqu'à 5h de travail le dimanche, la compensation est de même durée et si c'est au-delà, la compensation est de 1 jour) Les suppléments de famille Avantages / Inconvénients / Type Définition / Explications Précision 1 Précision 2 Sur la base de la décision de la caisse d'allocations Allocation pour enfant familiales, versement d'un montant mensuel pour chaque Minimum 215.- / enfant, selon le droit cantonal enfant Sur la base de la décision de la caisse d'allocations Allocation de formation familiales, versement d'un montant mensuel pour chaque Minimum 268.- / enfant, selon le droit cantonal professionnelle enfant Sur la base de la décision de la caisse d'allocations Allocation de ménage familiales, versement d'un montant mensuel pour l'ensemble 100.- / mois (selon la LFA) (domaine agriculture) du ménage Sur la base de la décision de la caisse d'allocations Allocation de naissance familiales, versement d'un montant unique lors de la Pas de droit fédéral, selon le droit cantonal naissance Sur la base de la décision de la caisse d'allocations Allocation d'adoption familiales, versement d'un montant unique lors de l'arrivée Pas de droit fédéral, selon le droit cantonal de l'enfant dans le foyer Les salaires compensatoires Avantages / Inconvénients / Type Définition / Explications Précision 1 Précision 2 Salaire versé pendant la période des vacances. Une Rappel : droit minimum de 4 semaines par année et indemnité en pourcentage peut être rajoutée au salaire versé Vacances 5 semaines par année jusqu'à 20 ans révolus. chaque mois (4 semaines de vacances = 8.33% et 5 semaines Minimum 2 semaines consécutives / an de vacances = 10.64%) Le 1er août est le seul jour férié à l'échelle nationale. Salaire versé pendant les jours fériés. Une indemnité en Jours fériés Il est assimilé au dimanche. Les cantons peuvent en pourcentage peut être rajoutée au salaire versé chaque mois définir huit autres La durée n'est pas fixée par la loi mais selon Salaire versé en cas de déménagement, mariage, naissance, l'usualité et selon la nécessité (octroyés sur la Congés usuels décès, etc. décision de l'employeur) © P-File Services Sàrl Page 10 sur 155 Formation | Conseil | Externalisation RH  Certificat RH Version 01.2025 Les salaires en cas d’empêchement de travailler et les prestations de tiers Avantages / Inconvénients / Type Définition / Explications Précision 1 Précision 2 Salaire versé selon l'ancienneté. Ce n'est pas une Application de l'échelle de Berne pour les cantons Maladie sans assurance prestation de tiers car c'est à l'employeur de verser ce romands. Salaire versé à 100% pendant la durée salaire définie Indemnités journalières versées par un assureur perte de Maladie avec assurance (IJM) La couverture est d'au minimum 80% du salaire gain maladie Indemnités journalières versées par la SUVA ou un autre Accident (IJ LAA) La couverture est d'au minimum 80% du salaire assureur LAA agréé Assimilée à la maladie. Dès lors, il revient à l'employeur de choisir s'il souhaite contracter ou non une assurance Grossesse perte de gain (se référer au type "Maladie sans assurance" et "Maladie avec assurance") Maternité / Paternité / Adoption Indemnités journalières versées selon la LAPG (LAPG) La couverture est de 80% du salaire, max 220.- / Congé pour parents d'un jour enfant gravement Indemnités journalières versées selon la LAPG malade / accidenté (LAPG) La couverture est de 80% du salaire, min. 69.- / Maternité cantonale à Genève Indemnités journalières versées selon la LAMat jour mais au max 329.60 / jour Services (militaire, PC, etc.) La couverture est de 80% du salaire, max 220.- / Indemnités journalières versées selon la LAPG (LAPG) jour + prestation pour enf. (+22.-/enf.), max 275.- Une CCT ou un règlement d'entreprise peut prévoir l'indemnisation pendant cette période. Si l'employeur ne peut pas protéger la santé de Allaitement Aucune obligation de verser le salaire pendant cette période l'employée selon l'article 35 LTr en lui proposant un travail équivalent : dans ce cas, paiement du salaire à 80% Equivalent à 1 mois de salaire voire 2 mois de Indemnité versée aux survivants de l'employé par salaire si ancienneté de plus de 5 ans, si le défunt Décès l'employeur (survivants = conjoint, enfant mineurs ou autres laisse un conjoint, enfant, etc. en faveur personnes avec obligation d'entretien) desquelles il remplissait une obligation d'entretien Indemnités journalières versées selon la LACI et payées par soit 70% ou 80% du gain assuré, selon la situation Chômage (IC) une caisse-chômage à l'assuré de l'assuré Lors d'une réduction de l'horaire de travail liée à un contexte de difficultés conjoncturelles, des Indemnités journalières 80% de la perte de gain à prendre en Indemnité RHT sont versées selon la LACI et payées par une caisse- considération chômage à l'employeur Pour certains domaines, lorsque les intempéries entraînent une perte de salaires, des Indemnités journalières sont 80% de la perte de gain à prendre en Indemnité Intempéries versées selon la LACI et payées par une caisse-chômage à considération l'employeur Indemnités versées selon la LACI et payées uniquement par Employeur insolvable 100% du gain assuré pendant maximum 4 mois la caisse cantonale de chômage au salarié Indemnités journalières versées selon la LAI (ou la LAM) et Réadaptation (IJ LAI) En général, 80% du gain assuré(GA = max 407.-/j) payées par la caisse de compensation Les indemnités journalières versées d’une assurance (hors charges patronales) à l’employeur devront figurer sur le décompte salaire par le biais d’une double écriture lorsque l’employeur maintient le salaire à 100% envers son employé. En effet, certaines indemnités journalières ne doivent pas être soumises à certaines cotisations sociales. Dès lors, en faisant cette double écriture, cela permet de soumettre ou de ne pas soumettre l’indemnité journalière aux charges sociales, sans pour autant modifier le salaire brut (assiette fiscale). Concernant les règles applicables aux charges sociales par type d’indemnités journalières, vous pouvez vous référer à ce tableau : Salaires déterminants pour les cotisations PG maladie Type AC AVS/AI/APG LAA Toujours vérifier les Imposable plafond : 148'200.- plafond : aucun plafond : 148'200.- clauses plafond : aucun puis dès 148'201.- contractuelles! Maladie sans assurance Oui Oui Oui Oui Oui Maladie avec assurance (IJM) Non Non Non Non Oui Accident (IJ LAA) Non Non Non Non Oui Maternité / Paternité / Adoption Oui Oui Non Oui ou Non Oui (LAPG) Congé pour parents d'un enfant gravement Oui Oui Non Oui ou Non Oui malade / accidenté (LAPG) Maternité cantonale à Genève Non Non Non Non Oui Services (militaire, PC, etc.) Oui Oui Non Oui ou Non Oui (LAPG) Indemnité RHT Oui Oui Oui Oui Oui © P-File Services Sàrl Page 11 sur 155 Formation | Conseil | Externalisation RH  Certificat RH Version 01.2025 Niveau 2 Il contient l’ensemble des déductions des cotisations d’assurances sociales à charge de l’employé et prélevées d’après les éléments venant du niveau 1. Vous trouverez ci-après les déductions à inclure dans ce niveau 2 : § AVS / AI / APG § Chômage (AC) § Assurance accidents non-professionnels (AANP) § Prévoyance professionnelle (LPP) En page 137 du support, vous trouverez le tableau des cotisations 2025 (mentionnant également la répartition des charges en l’employé et l’employeur) Selon le canton ou l’entreprise, d’autres déductions peuvent être faites dont voici quelques exemples : § PG maladie (assurance perte de gain maladie) § Assurance accidents complémentaires (LAAC) § LAMat (Genève), LPC Familles (Vaud), Allocations familiales (Valais), etc. § Cotisation de CCT § Cotisation pour la prévoyance professionnelle des cadres § Cotisation pour fonds de formation Sur le décompte de salaire, l’ensemble de ces éléments sera additionné pour former le total des déductions. Ce montant sera déduit du salaire brut pour déterminer le salaire net. Niveau 3 Ce niveau est dédié aux : § Remboursements de frais professionnels (+) § Retenues sur salaire (-) § Corrections des salaires en nature (-) § Autres retenues (ex : parking, achat de produits de l’entreprise) / remboursements Ainsi, en inscrivant ces éléments dans le niveau 3, ils ne sont pas soumis aux charges sociales ni pris en compte dans l’assiette fiscale. Sur le décompte de salaire, l’ensemble de ces éléments sera cumulé (attention : certains éléments s’ajoutent et d’autres se déduisent) pour déterminer le salaire net à payer au collaborateur. Vous trouverez ci-après les détails utiles : Les remboursements de frais professionnels Avantages / Inconvénients / Type Définition / Explications Précision 1 Précision 2 Remboursement des frais occasionnés par l'activité professionnelle sur présentation des tickets / preuves de paiements. Sur la base d'un décompte établi par l'employé, le paiement se fait, en règle générale, en même temps Frais effectifs que le jour de paie habituel. Exemples : frais d'hôtel, de repas, de train, d'indemnités kilométriques (70 centimes par km), etc. Remboursement des frais occasionnés par l'activité professionnelle sur la base d'un forfait journalier, hebdomadaire Frais forfaitaires ou mensuel couvrant ainsi les frais supportés par l'employé Les employés qui exercent un fort devoir de représentation Les administrations fiscales cantonales règlent cette pour l'entreprise peuvent bénéficier d'une indemnité mensuelle question. La fonction élevée et le niveau de Frais de représentation / annuelle pour compenser ces frais. Il s'agit là d'une catégorie rémunération sont déterminants pour l'octroi d'une de personnel restreinte exonération Frais de formation / de Lorsque l'employeur participe au frais de formation de l'employé, ce dernier a droit au remboursement s'il a du perfectionnement avancer les dépenses Indemnités kilométriques pour Indemnité forfaitaire de70 centimes par kilomètre acceptée d'office par l'ACI, lorsque l'employé utilise sa propre l'utilisation du véhicule privé voiture pour effectuer des déplacements prof. D'autres forfaits peuvent être acceptés avec l'accord de l'ACI. © P-File Services Sàrl Page 12 sur 155 Formation | Conseil | Externalisation RH  Certificat RH Version 01.2025 Les retenues sur salaire Avantages / Inconvénients / Type Définition / Explications Précision 1 Précision 2 Pour certaines catégories d'employés, l'employeur est débiteur de l'impôt. Dès lors, il retient, selon les barêmes Impôt à la source fournis par les administrations fiscales cantonales, l'impôt sur le salaire mensuel. Pour ce travail (et sous réserves de conditions propres à chaque canton), il perçoit en général une commission (entre 1% et 2% des retenues) Selon l'article 323 CO, l'employeur accorde à l'employé dans le besoin, une avance (dans la mesure du travail Avance sur salaire déjà fourni). Il s'agira ici de retenir au moment du paiement du salaire mensuel l'avance consentie L'office des poursuites transmet à l'employeur un avis de saisie mentionnant la durée, le montant ainsi que les Saisie de salaire précisions sur la retenue à opérer (durée, déduction à effectuer sur le 13ème salaire, bonus, etc.) L'employeur peut accorder à bien plaire un prêt. Une convention écrite est vivement recommandée, notamment Prêt pour mentionner qu'il s'agit d'une reconnaissance de dette et qu'en cas de départ, la somme reste due. Il s'agit ici de retenir le montant convenu au moment du paiement du salaire mensuel. Autres retenues / remboursements Il est également possible de trouver d’autres types de retenues, telles que la retenue pour le paiement d’un parking, d’un achat fait par le collaborateur auprès de son employeur (matériel informatique, chèque REKA, produits de l’entreprise, etc.). D’autres remboursements peuvent également être stipulés, tels que le remboursement d’une caution. Il y aura lieu d’adapter votre décompte salaire en fonction de la consigne de l’exercice/examen. Pied-de-page Et pour terminer, cette section renseigne sur différents éléments tels que : § Date du versement du salaire § Compte bancaire ou postal sur lequel le virement est fait (No IBAN) § Renseignement sur l’éventuel solde de vacances et/ou le solde d’heures § Un espace dédié aux communications pour l’employé tel que : « Veuillez nous fournir l’attestation d’étude de votre enfant pour le prochain semestre », « Absence maladie du xx.xx.20xx au xx.xx.20xx », etc.) © P-File Services Sàrl Page 13 sur 155 Formation | Conseil | Externalisation RH  Certificat RH Version 01.2025 Synthèse de la présentation du décompte En-tête & informations personnelles Nom et adresse de l'entreprise Nom et adresse de l'employé Période de salaire : Septembre 20xx No AVS : 756.1234.5679.90 Matricule No : 012345 Libellés Nombre / bases Taux Sous-total Total Niveau 1 Eléments de salaire Salaire au temps et au rendement (mensuel, horaire, tâche, etc.) Salaire en nature, salaire spécifique Autres prestations Suppléments de salaire, suppléments famille Salaire compensatoire Prestations de tiers Correction des prestations de tiers Salaire brut Niveau 2 Déductions sociales en % AVS / AI / APG AC LAA (AANP) (LAAC / LAA complémentaire) (PG maladie) Prévoyance professionnelle (Cotisation de CCT, fond de formation, etc.) LAMat (Genève uniquement), LPC Familles (Vaud uniquement) Total des déductions Salaire net Niveau 3 Frais professionnels & retenues Remboursement de frais professionnels (+) Retenues sur salaire (impôt à la source, avance, parking, clé, badget, prêt, etc.) (-) Corrections des salaires en nature (-) Salaire net Autres retenues / remboursements (- ou +) à payer Pied-de-page Versement le xx.xx.20xx sur l'IBAN No CH01 2345 6789 1011 1213 1 Solde de vacances : __________ Solde d'heures : __________ Communications : © P-File Services Sàrl Page 14 sur 155 Formation | Conseil | Externalisation RH  Salaires déterminants pour les cotisations Sur quel niveau Avantages / Inconvénients / PG maladie Type Définition / Explications du décompte AVS/AI/APG AC LAA Toujours vérifier les Imposable Précision 1 Précision 2 salaire ? plafond : aucun plafond : 148'200.- plafond : 148'200.- clauses plafond : aucun contractuelles! L'employeur a souscrit une assurance perte de gain maladie L'employeur peut prendre à sa charge plus du PG maladie Non Non Non Non Non Tableau page 1/2 collective pour l'ensemble de ses employés 50% requis par la loi Partie surobligatoire de la LPP, notamment par l'amélioration L'employeur peut prendre à sa charge plus du LPP Non Non Non Non Non des bonifications de vieillesse 50% requis par le minimum LPP LAA non-prof. L'employeur peut prendre à sa charge partiellement ou totalement les cotisations de la couverture AANP Non Non Non Non Non L'employeur peut souscrire à une assurance LAA complémentaire collective pour l'ensemble de ses employés, LAA complémentaire pour améliorer certaines prestations de la LAA (exemples : salaires au-delà du 80% ou dépassant la limite du Non Non Non Non Non gain assuré LAA de CHF 148'200.-, hospitalisation en chambre semi-privée/privée, 3 jours d'attente, etc. La participation ainsi versée à l'employé par le biais LAMal - participation versée à L'employeur peut participer partiellement ou entièrement aux Oui de son décompte salaire devra être soumise aux Oui Oui Oui Oui l'employé primes de l'assurance maladie obligatoire des soins (chiffre 7) cotisations sociales La participation de l'employeur et qu'il verse LAMal - participation versée L'employeur peut participer partiellement ou entièrement aux Oui directement à l'assureur-maladie n'est pas soumise Non Non Non Non Les avantages sociaux directement à l'assureur primes de l'assurance maladie obligatoire des soins (chiffre 7) aux cotisations sociales Versement d'un montant supplémentaire par l'employeur Allocations familiales Lorsque ces AF complémentaires sont versées en pour soutenir l'éducation des enfants (en plus de celles Non Non Non Non Oui Certificat RH complémentaires vertu d'une CCT ou d'un règlement du personnel. versées par le canton) Versement d'un montant supplémentaire par l'employeur Lorsque ces AF complémentaires sont versées © P-File Services Sàrl Allocations familiales pour soutenir l'éducation des enfants (en plus de celles sans disposition légale, ni de règlement du Oui Oui Oui Oui Oui complémentaires versées par le canton) personne ni découlant d'une CCT. L'employeur prend en charge le loyer ou fournit gratuitement Logement de service La valeur locative réelle doit être soumise 1 (+) et 3 (-) Oui Oui Oui Oui Oui un logement Formation | Conseil | Externalisation RH Attention : si l'employeur verse une subvention à L'employeur subventionne une crèche d'entreprise pour ses Crèche l'employé directement, celle-ci est considérée Non Non Non Non Non employés comme du salaire lieu de les soumettre aux cotisations sociales / aux autorités fiscales (tableau 2) : Non soumis pour autant que les marchandises Rabais sur les produits de Rabais accordés pour les employés sur les services/les retenue de l'achat soient destinées à l'usage de l'employé et vendues Non Non Non Non Non l'entreprise produits que l'entreprise fabrique 3 (-) au moins au prix coûtant Page 15 sur 155 Hormis le salaire en espèces ou en nature, l’employeur peut octroyer des avantages sociaux à ses collaborateurs. Vous trouverez ci-après un tableau de quelques avantages sociaux avec des explications concernant chacun d’entre-deux (tableau 1) et un tableau précisant, dans ses principes généraux, s’il y a Version 01.2025  Salaires déterminants pour les cotisations Sur quel niveau Avantages / Inconvénients / PG maladie Type Définition / Explications AC Toujours vérifier les du décompte AVS/AI/APG Précision 1 Précision 2 LAA Imposable plafond : 148'200.- salaire ? plafond : aucun plafond : 148'200.- clauses plafond : aucun puis dès 148'201.- contractuelles! Participation aux côuts de repas par le biais de la cafétéria Le tarif payé pour un repas est réduit (ex : 8.- le cocher lettre G du Restaurant d'entreprise Non Non Non Non Tableau page 2/2 dans les locaux de l'entreprise menu du jour), même si l'employé ne l'utilise pas certificat de salaire Parking gratuit La mise à disposition par l'employeur d'une place de parking n'est pas soumise à cotisations ni à l'impôt Non Non Non Non Non La valeur exonérée est de CHF 180.- / mois. Le cocher lettre G du Chèques restaurant L'employeur remet gratuitement des chèques-restaurant Non Non Non Non surplus est à soumettre comme du salaire certificat de salaire Les réductions accordées sur les chèques REKA, pour autant qu’elles n’excèdent pas 600 francs par année, ne retenue de l'achat sont pas soumises à l’obligation de cotiser. Si le montant de la réduction accordée dépasse 600 francs, la partie 3 (-) Chèques REKA Non Non Non Non Non excédant ce montant constitue du salaire déterminant. Lorsque les chèques REKA ne sont pas délivrés à un prix et si rabais + que avantageux mais sont remis gratuitement, ils doivent être traités de la même manière que les cadeaux en nature 600.- : 1(+) et 3(-) Si l’employé reçoit un autre type d'abonnement Remise à titre gratuit d'un abonnement demi-tarif par sans nécessité professionnelle, déclarer la valeur Abonnement demi-tarif CFF Non Non Non Non Non l'employeur marchande de l’abonnement à la rubrique 2.3 du certificat de salaire Il s'agit d'un rabais octroyé pour les employés dont l'employeur a négocié un contrat global sur un volume de Rabais flotte ventes de véhicules. Si les collaborateurs en bénéficie pour leur usage personnel (et pas à des tiers), il n'est pas Non Non Non Non Non Certificat RH soumis Il s'agit d'un rabais octroyé pour les employés dont l'employeur a négocié un contrat global avec un fournisseur © P-File Services Sàrl Rabais Fitness de fitness. Par contre, si l'employeur paie un abonnement fitness à l'employé, le montant est soumis aux Non Non Non Non Non cotisations sociales et impôts Non-soumis pour autant que le montant ne L'employeur paie des cotisations à un club ou à une Cotisation de club (loisirs) dépasse pas CHF 1'000.- par cotisation. Si Non Non Non Non Non Formation | Conseil | Externalisation RH association en faveur de l'employé dépasse, soumettre le tout Non soumis pour autant que le montant ne L'employeur offre des billets d'entrées pour des spectacles / Activités culturelles dépasse pas CHF 500.- par événement. Si Non Non Non Non Non activités culturelles, sportives dépasse, soumettre le tout Forfait pour les habits civils L'employeur verse un montant pour l'habillement privé de son employé 1 Oui Oui Oui Oui Oui Frais de déménagement pour L'employeur rembourse les frais de déménagement pour des raisons professionnelles Non Non Non Non Non raisons professionnelles Page 16 sur 155 Version 01.2025  Certificat RH Version 01.2025 Les règles de calculs Lors de l’établissement des salaires, il est fréquent de procéder à des calculs pour régler les situations courantes de la vie d’un employé dans l’entreprise, tels que : § Versement d’un salaire mensuel avec une date d’arrivée ou de départ en cours de mois § Paiement du 13ème salaire pour une année partielle de travail, paiement d’un solde vacances qui n’a pas pu être pris avant le départ d’un salarié § Transformation d’un salaire mensuel en salaire horaire § Pour le personnel payé à l’heure : verser l’indemnité pour les vacances/jours fériés/13ème salaire, convertir les horaires (minutes) venant de la pointeuse en éléments de salaire (centièmes) § Etc. La difficulté dans ce domaine et comme les lois fédérales ne donnent pas les règles de calculs, c’est qu’il existe plusieurs règles de calculs applicables pour la même situation. Je vous proposerai des méthodes qui ont été définies par le SECO (Secrétariat d’Etat à l’éCOnomie), ainsi que celles issues des organisations patronales romandes (FER Genève, Centre patronal, etc.). Dans le cadre des recommandations venant du SECO, il est mentionné ceci : § 1 année contient 52.178 semaines (en moyenne sur 4 années) § 1 mois contient 4.35 semaines (en moyenne sur 4 années) § 1 mois, dont la semaine est travaillée sur 5 jours (lu à ve) contient 21.75 jours ((365j – 52 SA – 52 DI) / 12)) § 1 mois, dont la semaine est travaillée sur 5.5 jours (lu à sam matin) contient 23.9 jours ((365j – 26 SA – 52 DI) / 12)) Source : Commentaire sur la Loi sur le travail (LTR) et ses ordonnances par le SECO Dans le cadre des recommandations venant des associations patronales, il est mentionné ceci : § 1 année contient 52 semaines § 1 mois contient 4.33 semaines Pour la préparation de votre examen du Certificat RH, lorsqu’il existe plusieurs façons de calculer la situation, l’association faîtière donne des directives sur les méthodes de calcul à appliquer dès le mois de septembre 2020. Afin de vous faciliter la vie, j’ai mentionné sur mon support de cours, la mention « HRSE (examen) » pour la méthode que vous devez retenir. Néanmoins, vous pouvez trouver la directive officielle d’HRSE sur le lien suivant : - https://www.hrse.ch/download/pictures/d8/1s9laxohsms5rub0vr8e7yq7d2p2ly/hrse- fr_annexe_1_directives_zp_2020_v1.3.pdf Concernant votre pratique professionnelle, il est primordial de choisir les méthodes que vous souhaitez appliquer auprès de votre employeur. Une fois choisies, vous devrez les appliquer à tous vos collaborateurs sans les changer de mois en mois ou d’employé à employer. L’idéal serait de rédiger les règles que vous utilisez dans le contrat de travail de la personne ou une note/directive interne concernant la gestion de vos salaires. Comme vous le constaterez, certaines méthodes avantagent parfois le collaborateur et parfois l’employeur. Attention, si votre entreprise est soumise à une CCT, il faut vérifier si la CCT donne des règles de calculs à appliquer à votre domaine d’activité, en dérogation aux règles présentées ci-après. Concernant les règles de calculs applicables aux assurances sociales, notamment pour le calcul des indemnités journalières en remplacement du salaire, vous les verrez dans la partie théorique dédiée aux assurances sociales. Vous trouverez sur les pages suivantes les différents calculs utiles pour la gestion des décomptes salaires. © P-File Services Sàrl Page 17 sur 155 Formation | Conseil | Externalisation RH  Certificat RH Version 01.2025 Conversion du salaire annuel vers un salaire mensuel Sans 13e salaire contractuel Avec 13e salaire contractuel salaire annuel salaire annuel 12 13 Conversion du salaire annuel vers un salaire hebdomadaire Méthode SECO Autre méthode acceptée / HRSE (exa) salaire annuel salaire annuel 52.178 52 Conversion du salaire mensuel en salaire journalier L’une des règles suivantes (à choix) est à utiliser lorsque qu’un salarié payé au mois arrive ou quitte contractuellement l’entreprise en cours de mois : Méthode 1 selon le SECO / HRSE (examen) (basée sur une semaine de 5 jours de travail. Si temps partiel : multiplier le taux journalier par le taux d’activité du salarié) salaire mensuel « prix » nombre de salaire au = X = 21.75 du jour jours travaillés prorata effectifs, sans Sa ni Di Méthode 2 acceptée salaire mensuel « prix » nombre de salaire au = X = nb jours ouvrés du mois concerné du jour jours travaillés prorata effectifs, sans Sa ni Di Méthode 3 acceptée salaire mensuel « prix » durée en jours salaire au = X = 30 du jour calendaires, prorata inclus Sa et Di de la période concernée © P-File Services Sàrl Page 18 sur 155 Formation | Conseil | Externalisation RH  Certificat RH Version 01.2025 Méthode 4 acceptée salaire mensuel « prix » durée en jours salaire au = X = nb de jours calendrier du mois du jour calendaires, prorata concerné inclus Sa et Di de la période concernée Méthode 5 acceptée salaire annuel « prix »