Definiții consacrate pentru proiect (PDF)

**Definitii** consacrate pentru "proiect": Proiectul este un ansamblu de procese de muncă în mare parte cu caracter inovaţional, de natură diferită, a căror realizare urmăreşte îndeplinirea cu succes a unei misiuni complexe, cu o specificitate ridicată; Proiectul reprezintă un număr relativ de...

**Definitii** consacrate pentru "proiect": Proiectul este un ansamblu de procese de muncă în mare parte cu caracter inovaţional, de natură diferită, a căror realizare urmăreşte îndeplinirea cu succes a unei misiuni complexe, cu o specificitate ridicată; Proiectul reprezintă un număr relativ de activităţi concepute în legătură cu un plan cu scopul de a îndeplini anumite obiective într-un timp oarecare; Proiectul este un ansamblu de activităţi susţinute într-un mod organizat, în care sunt definite momentele de început şi de final al îndeplinirii unor rezultate specifice în măsură să satisfacă în mod clar obiectivele stabilite; Un proiect reprezintă o investiţie de capital, pe o perioadă determinată, cu scopul de a crea active productive (produse, servicii etc.). Proiectul este un scop bine definit, care este prevăzut a fi realizat într-o perioadă determinată şi în limitele resurselor alocate şi căruia îi este ataşat un set de reguli, obiective şi activităţi. Proiectul poate fi definit ca o idee de a îmbunătăţi o stare de lucru. Un proiect reprezinta o operatie in care resursele umane, financiare si materiale sunt organizate intr-un mod original, pentru a realiza un produs/serviciu, in functie de specificatiile definite, tinand cont de constrangerile legate de costuri si termene, pentru a realiza o schimbare benefica prin obiectivele cantitative si calitative stabilite. Proiectul reprezintă un ansamblu de activităţi cu caracter temporar, întreprinse în scopul de a crea un produs sau serviciu unic. Desfăşurarea activităţilor economice în cadrul proiectelor este opusă activităţilor curente, cu caracter continuu şi repetitiv. Actualmente există tendinţa desfăşurării unei tot mai largi categorii de activităţi economice, chiar dintre cele tradiţional efectuate ca activităţi curente, sub formă de proiecte, considerându-se că acest mod de organizare furnizează rezultate cu mai mare rapiditate şi eficienţă şi facilitează un control mai bun al resurselor utilizate. Alta definitie a proiectului : orice sistem de acţiuni, cu un punct de demarare clar şi cu obiective după care se apreciază încheierea acestuia. În practică, majoritatea proiectelor depind de resurse finite sau limitate cu care trebuie atinse obiectivele. Un proiect reprezinta o serie de activitati legate, avand o data clara de inceput si de sfarsit si un buget alocat, pentru indeplinirea unui obiectiv bine definit, care va inceta in momentul atingerii obiectivului. Un proiect poate fi pentru:  Un studiu, o cercetare;  Realizarea unui produs;  Realizarea unei tehnologii;  Realizarea unui serviciu pentru administraţie, sănătate, învăţământ, etc;  Dezvoltarea unor sisteme informaţionale;  Planuri strategice sau de organizare a unor zone de restructurare a unei societăţi Proiectele publice au un caracter special conferit de următoarele aspecte:  în cele mai multe cazuri nu sunt proiecte orientate spre producerea de profit (excepţie fac unele parteneriate public-privat) dar trebuie să se desfăşoară în condiţii de folosire eficientă a fondurilor.  Sunt controlate, în ultimă instanţă, de factori politici (instituţii alese: parlament, primărie etc.) ceea ce presupune principiul respectării separaţiei puterilor.  Riscurile în acest gen de proiecte sunt în primul rând de ordin social,de mediu şi politice.  Proiectele pot îndeplini roluri multiple acestea rezultând şi din varietatea pe care o pot cunoaşte acestea, dintre care cele mai frecvente sunt: - - - - - Sintetic **rolul proiectelor** este acela de a **soluţiona o problemă foarte clar definită** într-o perioadă prestabilită de timp. În ceea ce ne privește considerăm că proiectul poate fi definit ca un grup de activități interdependente, întreprinse într-o succesiune logică, într-un interval limitat de timp, pentru obținerea unor rezultate bine precizate, necesare pentru a satisface obiective clare. Tabel 1 -- Proiecte vs. activități curente ---------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------- **Proiecte** **Activități curente** Implică schimbări semnificative Eventualele schimbări sunt mici și treptate Sunt limitate ca amploare și ca durată Nu se sfârșesc niciodată Unice Au un caracter repetitiv Folosesc resurse temporare Folosesc resurse stabile Sunt temporare Permanente Managementul este orientat spre atingerea unor obiective Management este orientat spre îndeplinirea unui rol Caracterizate de risc și incertitudine Caracterizate printr-un sentiment de stabilitate ---------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------- Sursa: Bârgăoanu, 2004 **Putem astfel sublinia șase aspecte importante care fac diferenţa între activităţi şi proiecte:** 1. Proiectul are un început şi un sfârşit clar definite: parcurgerea unui proiect de la început până la sfârşit implică o secvenţă bine definită de paşi sau activităţi 2. Proiectele folosesc resurse (umane, timp şi bani) care au fost alocate în mod special în vederea realizării activităţilor pe proiect. 3. Fiecare proiect produce un rezultat unic. Aceste rezultate au obiective specifice de calitate şi performanţă. Atunci când proiectul s-a finalizat, ceva nou a fost creat, ceva ce n-a existat înainte. 4. Proiectele urmăresc un plan, au o abordare organizată pentru a satisface obiectivele stabilite. 5. Un proiect implică în mod normal o echipă care să-l ducă la bun sfârşit. 6. Proiectele au întotdeauna un set unic de stakeholderi care include: echipa de proiect, clienţii, managerul de proiect, managerii executivi, reprezentanţi ai guvernului, alte persoane interesate de proiect. Stakeholderii au întotdeauna aşteptări diferite asupra rezultatelor proiectului. Aceste aşteptări trebuie urmărite, canalizate şi modelate astfel încât, în final, proiectul să fie considerat un succes. Aproape orice activitate întreprinsă de către o persoană sau organizaţie poate fi gândită în termenii unui proiect. Exemple de proiecte pot fi imaginate în orice sferă de acţiune şi în orice domeniu de activitate, pornind de la construcţia unei navete spaţiale, sau a unui pod peste un râu şi terminând cu formarea profesională a unor studenţi într-un centru universitar sau promovarea imaginii unui lider. Până la urmă, finalitatea unui proiect este, înainte de toate, aceea de a rezolva o problemă, de a inova, de a schimba (organizația, practicile sau mijloacele), de a anticipa (o situație, o dificultate, un risc), pentru a putea trece de la o situație actuală nesatisfăcătoare la o situație viitoare mai favorabilă. **2. Tipologia proiectelor** Proiectele pot fi de mai multe tipuri în funcţie de diferitele criterii care sunt avute în vedere, astfel: ** în funcţie de sursa de finanţarea:**  proiecte interne(naţionale)  din surse publice o guvernamentale (ex: IT pentru şcoli) o locale (ex: reabilitarea structurii de apă şi canalizare)  din surse private o nonprofit (ex: burse de studii oferite de o fundaţie) o generatoare de profit (ex: parc industrial)  proiecte internaţionale  publice internaţionale -- din fonduri ale organizaţiilor internaţionale pentru sprijinirea reformelor sau dezvoltării din alte ţări (ex: fonduri de preaderare, fonduri structurale etc.)  publice guvernamentale -- fonduri oferite de diferite guverne pentru rezolvarea unor probleme comune sau sprijinirea reformelor din alte ţări (ex: proiectele USAID, guvernul olandez etc. )  mixte -- fonduri comune  guvernamentale şi private (din fonduri puse la dispoziţie de guvern şi firme sau organizaţii private -- ex: Centre Microsoft)  naţionale şi internaţionale (acorduri între guverne şi organizaţii internaţionale de a finanţa proiecte -- ** în funcţie de procedurile de atribuire a fondurilor:**  proiecte finanţate prin licitaţie  proiecte finanţate prin competiţie de proiecte  proiecte finanţate prin cereri în ordinea depunerii şi acceptării  prin prioritizare  prin acceptare ** în funcţie de natura obiectivului principal:**  proiecte de investiţii (ex: construcţia unui nou depozit, achiziţionarea unei linii noi tehnologice etc.)  proiecte de cercetare (ex: proiecte europene FP 6)  proiecte de dezvoltare (ex: realizarea unei secţii noi, abordarea unui domeniu nou etc.)  proiecte de organizare (ex: implementarea unui sistem informatic, alegerea unui sistem nou de distribuţie etc.)  proiecte de restructurare (ex: externalizarea unor servicii, renunţarea la unele componente organizatorice etc.)  proiecte de consultanţă (ex: asistenţă pentru optimizarea vânzărilor, realizarea planului de aliniere la aquis-ul comunitar etc.)  proiecte de informare şi conştientizare a publicului. ** În funcţie de caracterul sectorului care beneficiază de rezultate**  de afaceri  economice  sociale  educaţionale  culturale  de mediu  de securitate O tipologie a proiectelor este cea legată de mediul proiectelor , respectiv mediul preponderent asupra căruia are efecte proiectul:  mediul fizic care este caracterizat de cadrul natural şi de tehnologiile existente (proiectele vor fi dominate de specificitatea cadrului natural şi de operarea cu tehnologii îmbunătăţite)  mediul economic şi financiar care este caracterizat de elemente aleatorii, cu un grad ridicat de risc (proiectele vor pune accent pe măsurile de protejare la risc şi pe evaluarea în perspectivă a evoluţiilor unor fenomene ca inflaţia , devalorizarea, costurile unor resurse etc.).  mediul instituţional şi public care este caracterizat de tipul instituţiilor, cadrul politic şi strategia acestuia, arii de interese etc.(proiectele vor avea nevoie de informaţii suplimentare, de acţiuni de lobby, de cunoaşterea mecanismelor de relaţii etc.).  mediul socio-cultural care se referă la norme acceptate, valori locale, competenţele decidenţilor etc.(proiectele se vor concepe şi realiza pe baza unei atente cunoaşteri a specificităţilor locale). În ultimii ani, România a beneficiat de o serie de programe internaţionale finanţate de Uniunea Europeană, USAID, alte organisme şi diferite guverne. Proiectele internaţionale sunt conduse şi se supun unor proceduri deja bine cunoscute, proceduri care urmăresc în general aceleaşi coordonate comune, având, însă, şi o parte de trăsături specifice generate de obiectivele lor. În ultimii ani la nivel naţional s-a considerat oportună utilizarea metodei de management prin proiect datorită avantajelor pe care aceasta le prezintă. Astfel, diferite obiective pe care guvernul României şi le-a propus au fost transformate în obiective de proiecte finanţate de către acesta. Unele dinte proiecte au fost sprijinite de organizaţii internaţionale sau guverne străine, astfel separarea în proiecte interne şi proiecte internaţionale are ca scop doar precizarea originii finanţării. Analizate din punct de vedere al obiectivelor, proiectele pot avea ca scop prioritar realizarea unor investiţii sau asistenţă tehnică pentru punerea în funcţiune a unor instalaţii, asigurarea unei consultanţe în diferite domenii (legislaţie, management, implementare, acreditare, etc.), precum şi de pregătire şi informare a publicului sau a mediilor importante despre priorităţile domeniului şi diferite forme de atingere a obiectivelor. Diferenţierea proiectelor în funcţie de procedurile de atribuire a fondurilor este foarte importantă din punct de vedere al pregătirii acestora, al marketingului şi al accesării fondurilor. Tipologia proiectelor este foarte vastă şi fiecare proiect poate fi încadrat în diferite categorii. Importanţa cunoaşterii tipului de proiect este determinată de doi factori principali:  cunoaşterea metodologiei de a obţine finanţarea proiectului şi a documentaţiei solicitate în acest sens;  reliefarea particularităţilor acestora în scopul utilizării celor mai adecvate metode de management în procesul de dezvoltare a unui proiect. *3.Obiectivele proiectelor* Obiectivele proiectului rezultă din tema acestuia şi din obiectivele strategiei pe care acesta trebuie să o pună în aplicare. Tema proiectului sau misiunea acestuia reprezintă motivul pentru care acesta a fost creat, adică tocmai raţiunea de a exista a proiectului. Managementul proiectelor are ca primă sarcină interpretarea misiunii proiectului şi transpunerea acesteia în obiective, direcţii de acţiune, politici, strategii, planuri de acţiune care să permită realizarea acesteia şi obţinerea rezultatelor scontate. Obiectivele ce derivă din misiunea proiectului poartă denumirea se obiective specifice (de conţinut), acestora li se alătură alte două categorii: obiective de costuri şi obiective de timp. După ce sunt formulate obiectivele de conţinut şi mai ales acţiunile care vor conduce la realizarea lor, trebuie clarificate aspectele legate de resursele implicate în proiect şi de durata acestuia sau termenul limită la care trebuie finalizat. Cele trei tipuri de obiective sunt Cele trei categorii de obiective trebuie să ofere informaţii şi răspunsuri la o serie de întrebări care apar în procesul de concepere al unui proiect: - Obiective de conţinut - Ce trebuie realizat? - Cum va fi realizat? - La ce standard de calitate? - Ce va rezolva? sau Care este utilitatea? - Obiective de costuri - Ce resurse financiare vor fi implicate? - Ce resurse umane sunt necesare? - Care sunt resursele materiale implicate? - Obiective de timp - În cât timp trebuie realizat proiectul (durata)? - Care este data la care trebuie finalizat proiectul (data finalizării)? **Caracteristicile proiectelor** Identificarea unui proiect se realizează pe baza caracteristicilor sale. În funcţie de tipul proiectului acestea sunt mai mult sau mai puţin reliefate. Putem porni de la definiţiile prezentate anterior pentru a identifica **caracteristicile proiectelor**: a\) se ocupă de o problemă specifică; b\) are un scop precis definit; c\) este caracter de unicat; d\) are un rezultat unic; e\) creează valoare; f\) constituie un instrument pentru schimbare; g\) are o durata limitată (caracter temporar); h\) operează cu un buget limitat şi bine definit; i\) are o echipă special constituită; j\) răspunderea aparţine unei entităţi (persoane); k\) are un grad ridicat de incertitudine; l\) operează într-un anumit context exterior. Înainte de a dezvolta şi vedea în ce constă fiecare dintre caracteristicile enumerate mai sus, trebuie să precizăm că proiectele se caracterizează prin **trei caracteristici fundamentale**: **1. unicitatea** -- constă în faptul că scopul (misiunea) unui proiect este nerepetativă. Un eventual caracter de repetabilitate poate apare prin realizarea aceluiaşi tip de proiect în mod repetat, dar cu siguranţă condiţiile externe sunt diferite, localizarea acestuia este alta, termene, bugetele, echipele sunt diferite şi evident rezultatele vor fi diferite. Prin caracterul de unicitate se încurajează ideile noi, abordările diferite, inovarea şi creativitatea. Unicitatea implică schimb de idei şi puncte de vedere, abordare creativă a structurii şi designului şi înţelepciune. **2. caracterul temporar --** este determinat de faptul că proiectele au o durată stabilită, cu o dată de începere şi o dată de finalizare fixe. Pe durata proiectului sunt mobilizate resursele şi este formată echipa, care este angajată pentru o durată determinată menită să asigure realizarea proiectului. La încheierea acestuia echipa se dizolvă. Excepţia poate apare în cazul derulării unor proiecte în cadrul unor organizaţii, de regulă firme, atunci realizarea echipei se face nu prin angajare temporară de personal ci prin repartizarea de noi atribuţii şi stabilirea de noi subordonări pe durata realizării proiectului. La încheierea proiectului dizolvarea echipei se realizează prin reîntoarcerea în cadrul structurii iniţiale şi nu prin părăsirea firmei. **Natura temporară a proiectului** prezintă, aşa cum am anticipat, şi câteva provocări/ potenţiale riscuri: - - - **3. incertitudinea --** este datorată faptului că proiectele au caracter de noutate şi reprezintă asumarea misiunii în condiţiile specifice. Incertitudinea privind realizarea cu succes a proiectului este cauzată de riscuri referitoare la lipsa de informaţii sau nesiguranţa surselor, utilizarea unor tehnici/ tehnologii/ echipamente noi netestate anterior, modificarea factorilor exteriori şi schimbarea totală sau parţială a mediului, alţi factori de natură socială, politică, economică, naturală. Gradul de incertitudine şi riscurile la care proiectul poate fi expus se încearcă a fi diminuate pe cât posibil. Cele două forme de prevenire sunt, în primul rând, prevederea riscurilor posibile şi a formelor de rezolvare încă din faza de iniţiere a proiectului şi în al doilea rând, atitudinea pro-activă şi creatoare a managerului de proiect şi a echipei de a combina cunoştinţele, experienţa şi raţiunea în identificarea de soluţii. Revenind ansamblul da caracteristici ale proiectelor am arătat că proiectele se ocupă de o problemă specifică în sensul că atunci când apare o necesitate proiectul se constituie în formă rezolvare a acesteia. Proiectul are un scop precis definit concretizat în obiectivul general, prin care se stabileşte ceea ce va rezulta la finalizarea să. Rezultatul unic al unui proiect rezidă de asemenea din unicitatea proiectului şi din scopul bine definit al acestuia care va conduce la rezultatele preconizate. Realizarea unui proiect produce schimbări în mediul în care este implementat, din acest motiv proiectul constituie un instrument pentru schimbare. Rezolvarea unei probleme şi facilitarea utilizării unor soluţii noi permit promovarea invenţiilor şi inovaţiilor, modificarea în sensul îmbunătăţirii condiţiilor din sfera de aplicabilitate a proiectului. Toate acestea conduc la dezvoltare economico-socială a ansamblului vizat de rezultatele proiectului. Obiectivele de costuri ale proiectului sunt determinate de faptul că acesta operează cu un buget limitat şi bine definit. Aceasta însemnă, de fapt, că pentru realizarea unui proiect este solicitată şi apoi alocată o sumă de bani necesară acoperirii cheltuielilor presupuse de derularea proiectului. Realizarea unui proiect este condiţionată de crearea şi existenţa echipei. Fiecare proiect are o echipă special constituită din specialişti care ocupă diferitele poziţii şi care prin cunoştinţele, experienţa şi activităţile pe care le realizează contribuie la punerea în practică a proiectului şi obţinerea rezultatelor finale. Spre deosebire de alte structuri organizatorice, în cadrul unui proiect răspundere aparţine unei entităţi, adică unei firme, în calitate de contractor. Răspunderea curentă, executivă, revine însă managerului de proiect. Acesta reprezintă autoritatea abilitată să ia toate deciziile pe care le consideră oportune pentru bunul mers al proiectului. Mediul în care se dezvoltă şi realizează un proiect îşi pune amprenta asupra naturii sale, rezultatele obţinute, efectele produse. Datorită faptului că operează într-un anumit context exterior se poate afirma fără a exista pericolul unei erori că fiecare proiect este unic în felul său. Proiectele creează valoare, acesta reprezintă o caracteristică, dar în acelaşi timp şi expresia finalităţii lor. Pentru ca proiectele să fie corelate perfect cu scopul lor este necesar ca managerii de proiect să precizeze de la început obiectivele specifice, activităţile ce urmează să fie realizate şi rezultatele ce se preconizează a fi obţinute toate aceste prin intermediul celor patru caracteristici fundamentale.