Hoofdstuk 9 Groepen en Teams PDF

Hoofdstuk 9: Groepen en teams Personeel en organisatie HBH64E Prof. Anja Van den Broeck 0. Inleiding: Je hebt ongetwijfeld zelf al in groep gewerkt. Wat zijn voor- en nadelen van groepswerk die je ondervonden hebt? 2 1. Groepsg...

Hoofdstuk 9: Groepen en teams Personeel en organisatie HBH64E Prof. Anja Van den Broeck 0. Inleiding: Je hebt ongetwijfeld zelf al in groep gewerkt. Wat zijn voor- en nadelen van groepswerk die je ondervonden hebt? 2 1. Groepsgedrag: niet de som der delen  Formele groepen: gedefinieerd door de organisatiestructuur Gemeen-  Informele groepen: o.b.v. schappelijk vriendschappen, e gemeenschappelijke activiteiten, ervaringen of belangen Identiteit Collectiev e Minstens normen Collectiev 2 e individuen Doelen in interactie Werknemers gedragen zich anders in groep dan alleen. Als je gedrag van organisaties beter wilt begrijpen, moet je ook groepsgedrag begrijpen. Groepen versus teams Groep= verschillende individuen die zelfstandig werken en samenkomen om informatie te delen Team = een groep individuen die van elkaar afhankelijk zijn en die samen verantwoordelijk zijn voor het bereiken van een bepaald doel.  Doel  TAAK Samen  Proces  Resultaa t/ Product Relatie Regels / s/ Procedur Proces es 6 Soorten teams Functioneel team Bestaat uit manager en medewerkers uit bepaald functioneel gebied (bv. boekhouding, HR-afdeling) Functie-overschrijdend team Medewerkers die zich ieder op een eigen gebied hebben gespecialiseerd en die samen aan een project werken Zelfsturend team Werkt zonder manager en is zelf verantwoordelijk (functioneel of functie-overschrijdend) voor het hele werkproces of –segment (operationele + management verantwoordelijkheden) Virtueel team Leden werken via computertechnologie op (functioneel of functie-overschrijdend) afstand van elkaar samen om bepaald doel te verwezenlijken Taskforce Tijdelijke groepen die worden samengesteld om (functioneel of functie-overschrijdend) een bepaalde opdracht uit te voeren (zodra opdracht voltooid: ontbinding van het team)  1. Efficiënt 2. Leren en innovatie Waarom teamwerk 3. Informatieverwerking gebruiken? General Mills: Fabrieken die georganiseerd zijn volgens team activiteiten zijn 40% productiever dan traditioneel georganiseerde fabrieken Shenandoah Life Insurance: “Teamwerk heeft er voor gezorgd dat we de doorlooptijd van een zaak verlaagd hebben van 27 dagen naar 12 dagen en klachten van klanten gereduceerd zijn tot nul. FedEx: “Teamwerk verlaagde de fouten in de dienstverlening (verloren pakjes en % Prestatie- foutieve facturen) met 13% in het eerste jaar.” domein % Kwaliteit (producten/diensten) n Klantenserv ice Personeelstevreden 6 heid 6 Kwaliteit van het 6 werk 3 Productivit 6 eit 1 Competitit 5 eit 0 Winstgevendh 4 eid 5 Absenteeism/ 2 verloop 3 1.7 Functies van groepen en teams  Evolutionair: bescherming, voortplanting  veiligheid  Psychologisch: menselijk contact, aanvaarding  verbondenheid, status  Cognitief: sommige doelen vereisen een collectieve inspanning Organisationele functies: Individuele functies: Complexe taken & problemen Sociale behoefte bevredigen Nieuwe & creatieve Identiteit, status & ideeën genereren zelfvertrouwen Nieuwkomers socialiseren en Veiligheidsgevoel opleiden (doorgeven van Informatie-uitwisseling normen) kan  Structureren van het sociale als resource/middel fungeren (maar: leven soms ook als eis/demand!) 2. Groepen vormen en komen tot groepsgedrag Prestere Afwikkelin Proces van groepsvorming n Normerin g (Tuckman,196 g Schikkin Terugkeer naar 5) g onafhankelijkh Formerin eid afhankelijkhe g id onafhankelijkh Noot eid -: Niet altijd opeenvolgende fasen - Sommige groepen effectief buiten de prestatiefase pseudogroepen = groepen die niet voorbij de eerste twee fasen komen en geen output opleveren. 2. Groepen vormen en komen tot groepsgedrag Vormen: het ijs breken, onzekerheid en bezorgdheid om de rollen, leidinggevenden, doelstellingen. Nog weinig vertrouwen en niemand geneigd om de leiderschapsrol op te nemen.Weinig verbondenheid, aandacht naar groeps- of teamleider, die autoriteit uitstraalt. Indien niet, neemt iemand anders het van hem over. Bestormen/schikken: conflict en chaos omdat elk teamlid zijn standpunten en belangen nastreeft. ‘ik > ‘wij’ De contouren van groepsrollen (zwarte schapen, leiders) worden duidelijk. Testen van de leider, plaats binnen machtstructuur, subgroepen, (subtiel) verzet tot openlijk verzet. Conflict is nodig voor een verdere ontwikkeling (eenheid in doelen en werkwijzenà, tenzij ze niet opgelost geraken Normeren: Rollen en dan ook de normen worden duidelijk. Expliciet of impliciet vastleggen van samenwerking. Bewustwording dat je de ander nodig hebt. Vaak nadat gerespecteerd lid (niet de leider) de machtstrijd kon oplossen en zo iets wist te bereiken. Teamspirit Presteren: teamspelers lossen taken en problemen op: open communicatie, sterke samenwerking, betrokkenheid bij teamdoelen en het helpen van anderen, conflicten worden uitgesproken. De groep kan meer bereiken dan leden alleen. Afbreken: Het werk is gedaan, de doelstellingen zijn bereikt. Afscheid (en verlies) Een afscheidsfeest. Door als leider waardevolle lessen en ervaringen in groepsdynamica te benadrukken kunnen individuen zich goed voorbereiden op toekomstige groepsopdrachten. 2.Proces van Uit onderzoek blijkt groepsvorming dat slechts 10-25% van de nieuw 1. Formering gestarte groepen de Hoe pas ik in de groep? prestatiefase bereikt. Waarom zijn we hier? 2. Schikking Wat is mijn rol? Waarom strijden we om wie de leiding heeft en wie wat bijdraagt? 3. Normering Wat verwachten de anderen van mij? Kunnen we het eens raken over de rollen en als team functioneren? 4. Presteren Hoe kan ik mijn rol best aanpakken? Kunnen we deze taak goed uitvoeren? → Verschillende leiderschapsstijlen wenselijk in verschillende stadia → Groepen zijn dynamische eenheden! 3.Model van groepsgedrag 3.1 Overzicht Capaciteiten Kennis Vaardigheden (interpersoonlijke) Persoonlijkheidskenmerken Strategie Structuur Rollen (centralisatie/ formalisatie) Normen Contingenti Conformiteit Technologie e- Statussystem Cultuur benaderin Beloningsysteem en g Groepsgrootte Administratieve Groepscohesi steun Fysieke omgeving e Leiderschap 3.2 Groepsstructuur 3.2.1 Rollen Rol = gedragspatroon dat van iemand in een bepaalde functie in een sociale eenheid wordt verwacht Psychologisch contract = ongeschreven (onbewust) contract dat bepaalt wat het management verwacht van werknemers en omgekeerd  Rol-overload (werkdruk als gevolg van combinatie verschillende rollen)  Rolconflict (conflicterende verwachtingen bij verschillende partijen)  Rol-ambiguïteit (onduidelijke verwachtingen) → Taakrollen en ondersteunende rollen moeten in evenwicht zijn binne het team. 3.2.1 Rollen Rollen / Zimbardo https:// www.youtube.com/watch?v=sZwfNs1pqG0 Vragen Wat gebeurt hier? Welke factoren zorgen hier dat macht wordt misbruikt om geweld te plegen? PS: zeker boeiend: https:// www.ted.com/talks/philip_zimbardo_on_the_psychology_of_evil?language=nl 1 6 3.2.2 Normen Normen = maatstaven/verwachtingen omtrent gedrag die leden van de groep onderschrijven bijv. koffiepauzes, werkuren, maximale prestatie, dresscode, begroeting ≠ waarden Normen = richtlijnen rond hoe te handelen, zich te gedragen; Waarden = idealen, motieven of achterliggende ideeën die als nastrevenswaardig en waardevol worden beschouwd Ontstaan: statements, precedenten, primeurs… Belang: overleven, vereenvoudigen van verwachtingen, vermijden vervelende situaties, identiteit  Druk om te conformeren! 3.2.3 Conformiteit Inleidin g http://www.youtube.com/watch?v=DOMP2DMhsiw&feature =related Vragen: Wat leert deze video aan kinderen? Is dit steeds geldig? Waarom is dit contradictorisch? 3.2.3 Conformiteit Groepsnormen / -druk: Ash http://www.youtube.com/watch?v=sno1TpCLj6A&feature=related Vragen Wat is het meest determinerende kenmerk van de groep opdat de deelnemers zich conformeren? 3.2.3 Conformiteit Groepsnormen / -druk: Ash Procedure Perceptietaak: oordeel zo juist mogelijk: Welk van de 3 lijnen is even lang als de eerste lijn 6 neutrale + 12 cruciale proefbeurten Opm: proefleider oefent geen druk uit Situatie: hardop uitspreken na unanieme 6-8 anderen AV: autonomie vs. groep 3.2.3 Conformiteit Hoeve el procen t doet Condities % fout het Basisconditie ,07% fout? -> triviaal makkelijk % fout A) Algemeen: 37% o B) Opvoeding A = Elitaire universiteit - Gegoede middens % fout - Goede vrienden 37% B = lage middenklasse grootstad C = staatsnormaalschool o C)einde Cognitief wapen: van de proef 37% meten (opm: cfr. Ik dacht het nog) 3.2.3 Conformiteit D) Grootte van de groep: 4% Is er een meerderheid nodig? 12,8% 1 pseudopp fout 33% (Minder spanning, maar toch) 3 2 pseudopp pseudopp Conformity low with 1 or 2 sources Adding more sources does not appreciably increase conformity Increased conformity if 3 sources Number of Sources of Influence Een kleine meerderheid is voldoende om het effect teweeg te brengen. 3.2.3 Conformiteit E) Partner 5.5% 1 pseudopp antw steeds correct Oogcontact zoeken Maar impact ontkennen Unanimiteit vs geestesverwant Is het belangrijk 9% Een geestesverwant te hebben = iemand ook het goede antwoord Dat de unanimiteit doorbroken wordt Juist of fout: = meerderheid kleine fout, 1 pers grote fout unanimiteit is een krachtig wapen 3.2.3 Conformiteit Noot Gespannen, ontredderd, alleen/eenzaam Invloed van anderen minimaliseren (tenzij autonoom gehandeld) Zelf met eigen ogen gezien Informatief conformisme Normatief conformisme Normatief conformisme conformisme Eigen perceptie lijkt Eigen perceptie is in ok, maar gedrag overeenstemming aanpassen aan met wat de groep wat anderen doen zegt Opm: ook hersenonderzoek 3.2.3 Conformiteit Conformiteit = Druk tot aanpassen aan de groep. Asch effect: Velen kiezen er onder bepaalde omstandigheden voor om te conformeren aan de groepsnorm, ook al is die aantoonbaar en objectief verkeerd. (lijnstukken experiment) Na verloop van tijd krijgen groepsleden ongeveer dezelfde kijk op de organisatie en dezelfde opvattingen en oordelen over wat er binnen en buiten de organisatie gebeurt. Deels noodzakelijk (socialisatie), maar: functionele complementariteit bewaren! voor Meer relevante betere inzichten DIVERSITEIT beslissingen en PSYCHOLOGISCHE VEILIGHEID betere uitvoering van beslissingen 3.2.3 Conformiteit Groepsdenken = vorm van conformiteit waarbij groepsleden afwijkende of onpopulaire ideeën achterhouden om indruk van eensgezindheid te wekken Versterkt door: o Sterke leider o Fysieke isolatie o Tijdsdruk Tegengegaan door: o Advocaat van de duivel o Externe specialist o Gestructureerde beslissingsaanpak o Subgroepen 3.2.4 Status Statussystemen = systemen van positie of rangorde op basis van aanzien, eer en prestige binnen een groep Informeel bepaald: leeftijd, opleiding, vaardigheden of ervaring Formeel bepaald: organisatiestructuur, verkiezingen Belangrijk dat beide overeenstemmen en overeenstemmen met statussymbolen (zichtbare tekenen van sociale status) bijv. rechten/plichten, kantoor, salaris Statusincongruentie  ongeloofwaardigheid, demotivatie Rechtvaardighei ds- theorie Rechtvaardigheidsthe In het geval van onrechtvaardigheden (negatief en orie positief!), zullen werknemers hier iets aan proberen te doen Bv. klagen, inspanning aanpassen, andere vergelijkingspersoon zoeken, ontslag… https:// www.youtube.com/watch?v=meiU6TxysCg 3.2.5 Groepsgrootte Groepsgrootte: Klein (≤ 5): belangrijke, snelle beslissingen; snelle uitvoering Middelgroot (+/- 7): van meningen en feiten naar actiegerichte taken Verwerken van verzamelde meningen en feiten Groot (> 10): creativiteit, complexe problemen, brainstorm Verzamelen van meningen en feiten Amazon: ‘twee pizza’-filosofie Meeliften = groepsfenomeen waarbij inspanningen en bijdragen van individuele groepsleden minder wordt naarmate groep groter wordt Oorzaak: gedeelde verantwoordelijkheid en ‘line of sight’ probleem 1. Inspanningen moeilijk toegewezen aan individuen 2. Coördinatieproblemen 3. Conformeren naar gemiddelde inspanning 3.2.6 groepscohesie Groepscohesie = Mate waarin groepsleden zich deel voelen van de groep en de doelen van de groep door samenwerking willen bereiken. gevaar voor groepsdenk en 3.2.6 groepscohesie Sociale Eenvoudige taken facilitatie  betere prestaties Individuele Alert inspanningen Evaluatie- Arousal kunnen Moeilijke taken angst worden  Slechtere Afleidingsconfli beoordeeld ct prestaties Aanwezighe id van anderen Sociale inhibitie / Sociale inhibitie Social / Eenvoudige taken Social loafing loafing=meeliften  slechtere prestaties Individuele inspanningen Geen Ontspanning kunnen niet evaluatie- worden angst Moeilijke taken beoordeeld  Betere prestaties 3 1 3.2 Groepsprocessen De complexiteit en onderlinge afhankelijkheid van taken hebben invloed op de effectiviteit van groepsprocessen. Communicatie Beslissingsproces Machtsdynamica Conflicten → Kan prestatie positief of negatief beïnvloeden. 3.2.1 Communicatie Wanneer beslissen we best alleen en wanneer in groep?  In het leger moet beslist Er moet beslist worden of en hoeveel worden of er nieuwe militairen er gestuurd worden om gevechtsvliegtuigen ondersteuning te bieden bij de aangekocht moeten worden hulpverlening tijdens een ramp. en - zo ja - welke. Welk beslissingsproces zal hierbij het Welk beslissingsproces zal meest wenselijk zijn? hierbij het meest wenselijk zijn? o Groepsbeslissing o o Individuele Groepsbeslissing beslissing o Individuele beslissing 3.2.1 Communicatie Voordelen groepsbeslissingen: Informatie is vollediger Ontwikkeling van meer alternatieven Grotere acceptatie van de oplossing Meer legitimatie Maar: Tijdrovend Wil van de minderheid Druk tot conformiteit Onduidelijke verantwoordelijkheden Optimale grootte: 5 (of 7) leden → oneven (stemming bij meerderheid) Alternatieven voor traditionele vergadering: Digitale vergaderingen Nominale groepstechniek Brainstormen Nominale groepstechniek = Besluitvormingstechniek om ideeën te ontwikkelen, te evalueren en alternatieven te kiezen, waarbij discussie en interpersoonlijke communicatie beperkt worden. World café methode https:// www.vck.be/kennis/wat-de-world-caf-methode 3.2.2 Conflict Conflict = waargenomen meningsverschillen die resulteren in een verstoring of tegenstelling Conventionele conflicttheorie Conflicten zijn slecht en moeten vermeden worden Sociale conflicttheorie Conflicten zijn neutraal, onvermijdelijk en niet noodzakelijk negatief Responsieve conflicttheorie (meest recente) Conflicten zijn noodzakelijk voor een groep om effectief te presteren  Functionele conflicten Vergroot aanpassingsvermogen & competitiviteit organisatie Taak- en procesconflicten: inhoud, doelen en werkwijzen  Disfunctionele conflicten Vermindert aanpassingsvermogen & competitiviteit organisatie Relationele conflicten: onderlinge relaties van groepsleden Conflicthanteri ng 3.2.2 Conflict De complexiteit en onderlinge afhankelijkheid van taken hebben invloed op de effectiviteit van groepsprocessen. Effectieve communicatie en conflictbeheersing zijn vooral relevant voor groepsprestaties als de taken complex zijn en de groepsleden onderling afhankelijk van elkaar zijn. 3.3 groepssprestatie Teamprestatie Tevredenheid met de uitkomst Motivatie om verder in team te werken (viability) Feedback 4. Van groepen naar effectieve teams 1. Eén sterke leider  gedeelde leiderschapsrollen 4.1 kenmerken 2. Individuele  gemeenschappelijke aansprakelijkheid 3. Organisatiedoel nastreven  specifiek teamdoel nastreven 4. Individuele  collectieve werkproducten 5. Efficiënte bijeenkomsten  open discussies en actieve bijeenkomsten 6. Effectiviteit indirect meten  direct meten 7. Samen beslissen  samen beslissen en samen uitvoeren 4.Van groepen naar effectieve teams 4.2 Hoe teams samenstellen en leiden? Persoonlijk belang moet ondergeschikt zijn Geen uit- of afstel van feedback Duidelijkheid en support cfr. Responsieve conflict- theorie Consequent gedrag van de leider en lerende omgeving creëren 4.3Teamvaardigheden ontwikkelen Elkaars diepere kenmerken leren kennen → en als manager ontdekken wie sterke teamvaardigheden heeft! Conformiteit, meeliften en statusverschillen overwinnen → samenhang Communicatie verbeteren en conflicten oplossen Rol van de leider bepalen  MULTILEVEL analyses 4.4Sociale netwerken begrijpen MACRO MICRO MESO 4.5 Aandachtspunten voor de leider Opbouw van vertrouwen en dan aandacht voor resultaten 8 kenmerken van een effectief team: MICRO MACRO Degelijk HR en werkingsmiddel en Loyaliteit en inzet voor gezamenlijk Begeleid doel er & coach MESO Flexibiliteit in rolverdeli Verbaal & ng nonverbaal feedbac + k Oefeninge n Hoe kan je groepscohesie het makkelijkst begrijpen? De gedeelde verwachting binnen een groep over hoe mensen zich moeten gedragen Kwaliteit die de leden samenbinden en onderlinge gevoelens van sympathie bevorderen Verwachtingen over de rollen en het gedrag van mannen en vrouwen De tendens dat in aanwezigheid van anderen de prestaties op eenvoudige taken verbeteren en op complexe taken minder worden Waarom kunnen groepsnormen een organisatie zowel helpen als schaden? Oefeninge n Denk aan een recent conflict dat je had. Was dit een taak, relationeel of procesconflict? Welke conflicthanteringsstijl hebben de partijen gehanteerd? Was dit conflict functioneel of disfunctioneel? David is al een tijdje weg bij zijn oude bedrijf, Control Tech. Hij herinnert zich dat, toen hij daar 10 jaar geleden werkte, het bedrijf zeer traditioneel en conservatief was. De lijnen van autoriteit en verantwoordelijkheid waren strak en duidelijk. Nu, het voelt ironisch, gaat hij het consulting team leiden dat Control Tech moet helpen om een teamgerichte oriëntatie te krijgen. David ziet verschillende groepen in verschillende stadia van groepsvorming. Eén groep lijkt moeite te hebben met het bij elkaar roepen van alle tien leden. Deze groep verkeert in de fase van … Denk aan verschillende groepen waar je lid van bent. In welke fase zitten deze groepen? Juist of fout en beargumenteer “Een groep in een aantal mensen samen in een lift. Een 4 team is diezelfde mensen, maar de lift is geblokkeerd.” 9