Guide du Recrutement 2024 PDF

GUIDE DU RECRUTEMENT Conseils, ressources et outils à destination des TPE & des PME 1. Anticiper et préparer le recrutement 2. Bien s’équiper Combien de temps dure un process...

GUIDE DU RECRUTEMENT Conseils, ressources et outils à destination des TPE & des PME 1. Anticiper et préparer le recrutement 2. Bien s’équiper Combien de temps dure un process de recrutement ? 4 Une plateforme de recrutement pour diffuser 15 vos offres d’emploi Comment définir et créer la bonne fiche de poste ? 6 Qui inclure dans le process de recrutement ? 9 Une CVthèque pour sourcer facilement 17 Comment fixer la rémunération de votre futur salarié ? 11 19 Un outil de gestion pour vos candidatures 3. Suivre les étapes 4. Réussir l’onboarding Offre d’emploi : 5 étapes pour bien la rédiger dès la 22 Pré-boarding : comment bien communiquer avec 34 première fois un candidat avant son arrivée La sélection de CV : quel temps y consacrer ? 26 Onboarding : la to do administrative pour bien accueillir 37 Quels critères retenir ? vos nouveaux collaborateurs Entretien d’embauche : quelles questions poser à un 29 Intégration d’un nouveau collaborateur : la check list 40 candidat ? du jour J Guide du recrutement 2024 2  1 Anticiper et préparer le recrutement  Combien de temps dure 1 un process de recrutement ? Fiche de poste, annonce, organisation… la balle est dans votre camp Vous avez la main sur un certain nombre d’étapes, à vous de jouer ! LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT LA RÉDACTION DE LA RÉDACTION LA FICHE DE POSTE DE L’OFFRE C’est vous qui avez la main et pouvez décider du nombre d’entretiens, des La rédaction de la fiche de poste est A partir de votre fiche de poste, personnes présentes à chaque entretien, incontournable avant de passer à celle vous allez pouvoir lister les missions du délai de réponse aux candidats… de l’offre, en tous cas dans le cadre de votre futur collaborateur et y Même si vous préférez faire simple, d’une création de poste. associer compétences, soft skills et n’hésitez pas à formaliser les différentes expériences. étapes : un process structuré vous fera Lui consacrer du temps en amont, c’est gagner du temps car vous saurez qui fait en gagner par la suite ! C’est elle qui va A compléter avec toutes les infos quoi, et à quel moment. C’est aussi ce qui orienter tout le contenu de l’annonce et pratiques que vous souhaitez donner vous permettra de dégager les créneaux c’est aussi elle qui va vous aider ou aider et que les candidats attendent de lire nécessaires dans votre planning le manager pendant la future période dans une offre d’emploi : lieu de travail, sûrement déjà bien chargé. d’essai : la fiche de poste permet de avantages, possibilité de télétravailler, fixer des objectifs à atteindre et des valeurs… et en première place sur le Un process de recrutement clair a un indicateurs pour mesurer la réussite de podium, le salaire. autre avantage de taille : vous allez ces objectifs. pouvoir le communiquer aux candidats ! Guide du recrutement 2024 4 Temps de diffusion, contraintes du marché… vous ne maîtrisez pas tout La mise en ligne La période de l’année Le statut de l’annonce du futur et sa diffusion Assez logiquement, certaines périodes se prêtent plus aux collaborateur recrutements que d’autres. Même en recherche active, les candidats ralentissent le rythme dans le courant de l’été ou à la Vous allez vous appuyer Vous avez vu en entretien période des fêtes de Noël. Tout comme au mois de mai, quand sur les plateformes de il est ponctué de jours fériés et de ponts. Pensez-y pour ne pas le futur collaborateur dont recrutement et leurs vous impatienter inutilement. vous rêviez, celui avec les experts ! Ce sont eux qui bonnes compétences, en vont vous faire gagner phase avec vos valeurs ? du temps et vous aider à Le marché Son premier jour dans votre donner toutes ses chances entreprise n’est pas pour à votre offre. Une fois Vous recherchez un nouveau développeur ? Un charpentier ou autant pour demain. S’il est identifié votre interlocuteur un couvreur ? Certains profils sont plus durs à approcher et à encore en poste ou qu’il vit à de confiance, tout est convaincre que d’autres, parce qu’ils sont peu nombreux ou parce des centaines de kilomètres, fait pour aller vite et vous que la concurrence entre employeurs est rude. D’où l’intérêt vous allez à nouveau devoir faciliter la tâche. d’identifier le besoin au bon moment pour recruter sereinement ! faire preuve d’un peu de patience. Profitez de cette période En définitive, et vous l’avez sans doute compris, la question du pour sécuriser son arrivée temps qui s’écoule entre l’identification du besoin et le premier en gardant le contact avec jour de votre nouveau collaborateur peut être très variable. lui et en préparant sa venue. D’une entreprise à l’autre, d’une région à l’autre ou d’un poste à l’autre, les contraintes à gérer et les leviers à actionner L’objectif ? Qu’il se sente ne sont pas les mêmes. La bonne durée pour un process de attendu et qu’il ait déjà un recrutement dépend pour beaucoup de vos attentes et du pied dans vos locaux avant contexte. d’y poser ses affaires. Guide du recrutement 2024 5 Combien définir et créer la bonne fiche de poste ? Précieux outil de gestion des ressources humaines, la fiche de poste est un référentiel aussi utile pour l’employeur que pour les collaborateurs et les candidats. À quoi sert une fiche de poste ? Sorte de carte d’identité d’un poste au sein d’une entreprise à un instant T, la fiche de poste délimite le périmètre exact d’une fonction. Elle permet de donner une idée au candidat de la réalité du poste, de fixer des objectifs précis au collaborateur et sert aussi de base à l’employeur pour déterminer qui recruter et évaluer son salarié lors de l’entretien annuel. C’est un document évolutif qui doit être modifié au fil des nouvelles prérogatives du poste. Guide du recrutement 2024 6 Qu’est-ce qui intéresse un candidat dans une fiche de poste ? Quelles missions concrètes Pour ce faire, l’intitulé de la fiche de poste doit être facilement compréhensible et intégrer sont associées au poste ? la liste des principales missions que le collaborateur aura à réaliser au quotidien. Pour un commercial, les tâches peuvent être les suivantes : développer et fidéliser un portefeuille clients cibler et prospecter des clients potentiels rédiger et faire signer des contrats. Pour un technicien de maintenance, il s’agira, par exemple de : gérer et suivre le parc de machines, réaliser les actes de maintenance, anticiper et planifier les visites de contrôle réglementaire de maintenance… Quel profil est La fiche de poste doit également comprendre les qualités nécessaires pour mener à bien recherché ? la mission, qu’il s’agisse de compétences techniques ou de savoir-être. Cela permettra au candidat de savoir s’il est pertinent qu’il postule. Quelle place au sein de Il est bon de mentionner dans la fiche de poste la position qu’occupe le collaborateur dans l’écosystème de l’entreprise ? l’organigramme de l’entreprise et les différents collègues avec lesquels il interagit. Quel cadre et quelles Enfin, pour permettre au candidat une meilleure projection, vous pouvez indiquer le lieu de conditions de travail ? travail, les horaires de travail, le rythme, ainsi que la rémunération proposée. Guide du recrutement 2024 7  Comment élaborer une fiche de poste ? C’est en partant du vécu des collaborateurs que la fiche de poste sera certainement la plus fidèle à la réalité du terrain. Le plus « Avant même de s’atteler à la rédaction, il souvent, c’est le service des ressources humaines qui se charge faut avoir clairement défini le besoin que de rédiger cette fiche de poste en collaboration avec le manager. Il peut aussi arriver que le supérieur hiérarchique et un doit couvrir le poste de travail concerné. collaborateur occupant le poste en question rédigent chacun de La fiche de poste doit bien faire apparaître leur côté une fiche de poste et mettent ensuite en commun les fruits de leur réflexion. la situation du poste dans la hiérarchie Dans tous les cas, ce document doit être validé par le de l’entreprise (pourquoi pas sous forme responsable hiérarchique du poste à pourvoir. d’organigramme). Elle doit délimiter la finalité du poste et Quel contenu pour la fiche de poste ? ses missions principales, mais aussi ses Même s’il n’existe aucune obligation légale pour le contenu de la spécificités techniques et ses contraintes fiche de poste, celle-ci comprend généralement : ainsi que les aptitudes et les savoir-être L’intitulé du poste que le collaborateur qui l’occupe doit La place du collaborateur au sein du service maîtriser. » Les missions Les objectifs Jean-Michel Boquet, Les éventuelles contraintes ou difficultés gérant de l’agence mRHq Les compétences requises Guide du recrutement 2024 8 Qui inclure dans le process de recrutement ? Ce n’est pas parce que vous avez un recrutement à lancer que vos autres missions se mettent en pause. Si vous êtes convaincu que vous devez accorder du temps à ce recrutement pour qu’il se déroule bien, vous n’avez pas non plus envie de vous éparpiller. Et c’est la même chose pour les collaborateurs que vous pourriez solliciter ! Qui sont les profils incontournables à inclure dans la démarche ? Sur quels volets les faire intervenir ? La direction D’une manière ou d’une autre, il va falloir valider le recrutement et vous n’avez peut-être pas toutes les cartes en main pour le faire. Notamment si vous n’êtes pas en lien direct avec le responsable financier, car c’est lui qui va intégrer le futur recrutement à l’ensemble de la masse salariale et faire les projections nécessaires sur la situation financière de l’entreprise. Quelle que soit la taille de votre entreprise, le recrutement a des conséquences budgétaires, mais il implique aussi la vision de l’équipe dirigeante sur le développement de la structure. Autant faire les choses bien et dans l’ordre ! Guide du recrutement 2024 9  Le futur manager Les collègues Impossible de se passer de lui ! On répète souvent que le recrutement Les futurs collègues du collaborateur que vous allez recruter est avant tout une histoire de rencontre et on sait combien la relation ne sont pas à impliquer à proprement parler. Mais les tenir au manager-managé est essentielle au bon fonctionnement des équipes. courant des étapes de début et de fin reste une bonne pratique En conséquence, le manager doit intervenir sur la définition des sous plusieurs aspects. besoins, la co-écriture ou la relecture de l’offre, la pré-sélection ou la sélection des profils... et l’entretien d’embauche. Faites-leur savoir que vous lancez le recrutement puis que le futur collaborateur est recruté, avec sa date d’arrivée. Tous les managers ne s’investissent pas de la même manière dans ces missions, à vous de définir dès le départ ce que vous attendez de lui. Votre service financier ou L’ensemble de le cabinet comptable l’entreprise Le recrutement est indissociable d’un certain nombre de tâches ad- Vous recrutez ? Faites-le savoir, y compris en interne ! ministratives sur lesquelles vous n’avez pas forcément la main : les Communiquez simplement, lors d’une réunion ou via un mail équipes concernées doivent être informées pour vous transmettre les envoyé à tous les collaborateurs : expliquez pourquoi vous renseignements dont vous avez besoin ou entrer en contact avec le recrutez, quel profil vous souhaitez intégrer et incitez vos candidat sélectionné. Documents à transmettre, durée du préavis, salariés à partager l’offre autour d’eux. Même sans politique de paye ou promesse d’embauche, vous aurez besoin de leur soutien à cooptation, vous pouvez espérer que les salariés adhèreront à un moment ou à un autre. l’idée. Et ce sera d’autant plus vrai s’ils sont eux-mêmes épanouis par leur quotidien professionnel dans votre entreprise ! Guide du recrutement 2024 10  Comment fixer la rémunération de votre futur salarié ? L’outil magique qui vous aiderait à générer la rémunération parfaite d’un futur collaborateur à partir d’une sélection de critères n’existe pas encore. En attendant le grand jour, voici les bonnes questions à se poser pour prendre un peu de recul sur une réflexion pas toujours simple. Quels sont les différents types de salaires ? La rémunération C’est le mode de rémunération le plus courant, lié à la durée de au temps travail effectif La rémunération Elle se base sur des normes clairement définies et connues par le au rendement salarié Forfait jours ou forfait heures, le salarié doit donner son accord et La rémunération ce type de rémunération fait l’objet d’un document écrit (clause du au forfait contrat de travail, convention à partie entière, avenant...) Guide du recrutement 2024 11 Quelles sont les différentes composantes d’un salaire ? Le salaire de base Une rémunération qui reste stable d’un mois à l’autre. Le salaire variable qui se base sur les performances d’un salarié par rapport à des objectifs précis. Alternant, jeune diplômé, collaborateur La rémunération liée aux résultats de l’entreprise confirmé, reconverti ou avec une grâce à laquelle les salariés profitent collectivement des expérience à l’international... la résultats de l’entreprise. rémunération que vous allez proposer dépend du profil que vous recherchez. Une raison de plus pour y réfléchir en amont. Les compléments de salaire Une fois le profil recherché bien défini, logement, nourriture, gratifications, pourboires, primes vous pourrez plus facilement partir en d’ancienneté, de vacances, de pénibilité. quête de la fourchette de salaire parfaite et la communiquer sur vos offres d’emploi. La rémunération différée Mieux ciblées, les candidatures seront qui, comme son nom l’indique n’est pas immédiatement plus pertinentes. disponible mais placée (son avantage est avant tout fiscal) Guide du recrutement 2024 12 A quel niveau sont les salaires sur le marché ? D’un secteur à l’autre, d’un territoire à l’autre et d’une année à l’autre... les salaires proposés varient. Avoir une bonne connaissance des rémunérations qui s’appliquent chez les autres employeurs de votre bassin d’emploi est essentiel, l’idéal étant de fixer vos rémunérations dans la même fourchette que celle de vos concurrents. Pour bien ajuster le curseur, tenez compte aussi de votre valeur ajoutée par rapport à eux : si votre package est particulièrement avantageux, vous pourrez plus facilement vous permettre de ne pas être le plus attractif sur le salaire fixe, par exemple. Comment connaître le marché ? Faites fonctionner votre réseau, soyez à l’écoute des candidats, parcourez les études de rémunération publiées chaque année... Vos obligations en tant qu’employeur La rémunération que vous allez fixer ne peut pas être Comparez ce qui est comparable inférieure au montant du SMIC. En 2022, le SMIC Vous rencontrez des candidats qui évoquent des salaires exorbitants brut mensuel est de 1603, 12 euros. Si votre entre- proposés ailleurs ? Pensez à lire entre les lignes. Toutes les entreprises prise relève d’une convention ou d’un accord collectif, ne sont pas des startups sortant d’une levée de fonds de plusieurs le salaire minimum à respecter peut être différent du millions d’euros ! Et votre PME n’a pas à rougir d’être loin des salaires SMIC. Bon à savoir, au-dessous de 1500 euros net qu’elles peuvent parfois proposer. Ce qui tombe bien, car tous les mensuels, vous pouvez verser un salaire en es- candidats n’ont pas envie d’un quotidien de startup. pèces ! Pensez à vos salariés déjà en poste Par ailleurs, le principe «à travail égal, salaire égal» Si vous recrutez un nouveau chef de projet SEO alors que vous en avez fait désormais jurisprudence : vous devez assurer déjà un dans vos équipes, un grand écart entre leurs deux rémunérations une même rémunération aux salariés qui effectuent sera difficilement compréhensible, surtout pour le salarié en poste. un travail de valeur égale. Si vous souhaitez indivi- Dans un contexte de guerre des talents, séduire de nouveaux collabo- dualiser les rémunérations, c’est possible à condition rateurs est essentiel, mais fidéliser vos collaborateurs déjà recrutés l’est de pouvoir le justifier par des éléments objectifs et tout autant : à vous de voir si vous devez faire un rattrapage du marché des critères non-discriminatoires : l’expérience, l’an- en interne avant de formaliser le salaire de la prochaine recrue. cienneté, le parcours professionnel... Guide du recrutement 2024 13  2 Bien s’équiper Un bon recruteur se reconnait-il à ses outils ? En partie, oui ! Même si les outils sont d’autant plus performants qu’on en fait bon usage, ils sont dans tous les cas une aide précieuse et nécessaire pour gagner du temps au quotidien. Voici un tour d’horizon de trois outils indispensables proposés par HelloWork !  Une plateforme de recrutement 2 pour diffuser vos offres d’emploi Pourquoi utiliser une plateforme dédiée quand on a besoin de recruter ? Parce que ces plateformes sont des carrefours d’audience où C’est aussi l’espace idéal pour faire la promotion de votre il faut être présent, quelle que soit votre cible. marque employeur : « HelloWork vous permet de toucher « Ça permet de montrer que vous êtes dans une à la fois les personnes en recherche bonne dynamique et de vous rendre visible en faisant active d’emploi mais aussi celles qui fonctionner le bouche-à-oreille. » sont simplement en veille et prêtes à bouger si on leur propose une opportunité intéressante » Découvrez nos services Laure Baumann, Head of Product chez de diffusion d’emploi HelloWork. Diffuser vos offres par le biais d’une plateforme de recrutement vous permet aussi de faire savoir instantanément à un grand nombre de candidats que vous recrutez, et donc de recevoir rapidement des candidatures. Un bon point si vous avez un besoin de recrutement urgent !  Comment diffuser Pourquoi choisir sa mon offre d’emploi ? plateforme ? C’est très simple : une fois votre offre d’emploi Le volume et la qualité des candidatures est un atout majeur rédigée, en ayant pris soin d’être le plus pré- de l’outil : « De la même manière que nos candidats viennent cis possible sur les missions du poste, mais sur notre plateforme parce qu’on a beaucoup d’offres, les également transparent sur les conditions de recruteurs viennent parce qu’on a beaucoup de candidats ! travail et le salaire proposé, vous n’avez plus Nous sommes généralistes, nous attirons donc une grande qu’à saisir votre texte dans l’app HelloWork diversité de profils, en termes de métiers, mais aussi de ni- recruteur. L’offre sera en ligne dans les heures veau d’études, d’âge, d’expérience professionnelle… », pré- qui suivent votre validation. cise Laure. « Les informations contenues dans vos Autre force de l’app : la facilité d’utilisation, côté candidats offres permettent de les rattacher à un comme côté recruteurs : « Les candidats viennent aussi référentiel de métiers et à une zone géo- sur nos plateformes parce que l’expérience candidat y est graphique : d’un côté, les candidats les fluide : ils peuvent postuler à une offre aussi facilement qu’ils trouveront facilement via le moteur de achètent un vêtement ou effectuent un virement bancaire ! recherche de la plateforme HelloWork, de Notre exigence est la même côté recruteur : l’outil doit être l’autre, ils pourront recevoir des alertes simple à utiliser au quotidien pour réussir à faire corres- sur les postes susceptibles de les inté- pondre leurs besoins avec les aspirations des candidats. » resser rapidement après leur parution. Dès lors que vos offres correspondent à « Nos clients apprécient qu’aucune connaissance leurs critères de recherche ! » technique ne soit requise pour mettre en ligne leurs offres. Ils aiment aussi la réactivité de l’outil : ils n’at- tendent pas trois semaines avant de recevoir des La plateforme HelloWork totalise plus de 10 millions de visites candidatures et ils peuvent, en temps réel, ajuster le chaque mois, ce qui représente 2 millions de candidatures, site texte de leur annonce s’ils s’aperçoivent que les can- et application mobile confondus. Chaque jour, plus de 4 000 didatures reçues ne coïncident pas avec le profil qu’ils personnes sont recrutées via HelloWork. cherchent à recruter. » Guide du recrutement 2024 16 Une CVthèque pour sourcer facilement À quoi sert une CVthèque ? Une CVthèque comme celle d’HelloWork vous permet d’aller chercher directement les profils qui correspondent le mieux à vos besoins dans une base de données de candidats : « C’est un outil complémentaire des offres d’emploi, précise Fabien Ric, Data scientist chez HelloWork. La CVthèque vous permet d’avoir accès à ce candidat qui débute ses recherches et n’a pas vu votre offre d’emploi, mais qui peut être intéressé par le poste que vous lui proposerez. C’est aussi un outil dans lequel aller chercher des profils en veille ! » Pourquoi utiliser une CVthèque si vous cherchez un profil précis ? d’expérience, niveau de diplôme ou date de la dernière actualisation Commencez par élaborer votre stratégie de recherche pour de la candidature. Entrez ces critères dans le moteur de recherche dénicher votre perle parmi quelques millions de profils. « Dressez et évaluez ensuite la pertinence des résultats obtenus. » une liste des intitulés de poste et des mots-clés utilisés par le type Si vous enregistrez vos recherches, vous pouvez activer une de candidat que vous voulez recruter, conseille Fabien. Ces mots- alerte mail sur chacune d’entre elles : chaque jour, vous êtes clés peuvent être des certifications, des diplômes, des logiciels informé des nouveaux profils correspondant à vos critères sans importants, des noms d’écoles ou d’entreprises concurrentes. Vous aucune action supplémentaire de votre part. Une fonctionnalité qui pouvez aussi filtrer les résultats par localité, nombre d’années vous permet d’être ultra réactif pour contacter le candidat ! Guide du recrutement 2024 17  La CVthèque HelloWork, c’est plus de 2 millions de CV de moins de 18 mois et 200 000 CV nouveaux ou mis à jour chaque mois. 30 000 recruteurs ont accès à cette base de données, pour un total de 3 millions de CV consultés par mois. Pourquoi choisir la plateforme HelloWork ? « Nos utilisateurs apprécient compétences connexes pour vous aider à Autre valeur ajoutée de la CVthèque : elle est l’ergonomie, la facilité d’utilisation de ne pas passer à côté d’un profil », explique intégrée à l’app HelloWork recruteur, qui sert l’outil et le fait qu’il ont accès à une Fabien. aussi d’outil de gestion des candidatures. grande variété de profils, partout en France ! On sollicite par ailleurs les La recherche booléenne permet d’être « Vous pouvez obtenir directement une candidats régulièrement pour qu’ils encore plus précis : « Si j’entre le langage liste de candidats à partir d’un poste que mettent à jour leurs informations et de programmation JAVA comme critère, je vous venez de diffuser. Et commencer communiquent des données actualisées vais avoir des profils de développeurs mais à sourcer avant même d’avoir un retour aux recruteurs. » aussi des chefs de projet. Si je recherche sur votre offre d’emploi ! Si un profil de la uniquement des devs, la recherche booléenne CVthèque vous intéresse, vous pouvez Intuitif, performant et rapide, le moteur de peut exclure les chefs de projet. On vient facilement l’ajouter à l’app, ce qui vous recherche de la CVthèque HelloWork permet de revoir cette recherche booléenne pour la permettra de bénéficier de tous ses de cibler au mieux vos candidats. « En rendre encore plus précise dans notre moteur outils de suivi des candidatures et de fonction de l’intitulé de poste saisi, on vous de recherche, avec une aide à la saisie, une collaboration. » suggère d’autres intitulés de postes et des aide à la vérification d’erreur. » Guide du recrutement 2024 18  Un outil de gestion pour vos candidatures Pourquoi utiliser un outil de gestion de candidatures ? Parce qu’il est indispensable si vous avez à L’app HelloWork recruteur est aussi le moyen gérer parallèlement plusieurs recrutements le plus simple de contacter les candidats : ! HelloWork ATS offre évidemment toutes « De nombreux recruteurs n’arrivent pas à les fonctionnalités d’un ATS : une seule contacter les candidats qui les intéressent. plateforme pour diffuser vos offres d’emploi Ils passent 50% de leur temps à laisser des sur plusieurs écosystèmes et un même messages sur un répondeur et n’ont pas de tableau de bord qui rassemble toutes les retour. L’app permet d’envoyer un SMS et candidatures reçues. Mais pas seulement nous avons désormais assez de recul pour : HelloWork ATS est avant tout un outil de savoir que ce format répond aux attentes recrutement, qui vous permet de trouver des candidats. Contactés par ce biais, ils les bons profils dans une CVthèque de deux répondent au SMS ou rappellent le recruteur millions de profils. dans l’heure qui suit. » L’outil offre également plusieurs template « C’est un outil de productivité RH de mails, rédigés par des UX Writer. Des à utiliser au quotidien : il facilite le mails rapides à personnaliser qui remplissent visionnage des CV, permet de prendre deux objectifs : vous faire gagner du temps rapidement une décision et d’avoir et apporter au candidat une réponse bien l’historique de ces décisions », méritée, y compris en cas de refus. résume Laurent de Bussac, directeur technique et produit Comment prendre en main rapidement votre ATS ? Vous n’avez besoin d’aucune compétence spécifique pour utiliser un ATS ! En dehors du temps lié à la prise en main inhérente à n’importe quel outil, vous n’avez pas besoin de formation : bien Tous les mois, guidé par l’app elle-même, vous êtes très rapidement autonome. 600 000 Et l’ATS n’est plus l’apanage des recruteurs qui œuvrent dans les candidatures sont grandes entreprises. Aujourd’hui, une app comme celle proposée traitées via par HelloWork est accessible à tous les types de structure ! HelloWork ATS Pourquoi choisir l’app recruteur ? « Parce que c’est une formule gagnante, avec un ATS qui propose aussi un accès direct aux deux millions de profils de la CVthèque HelloWork. Cette association unique est le principal levier qui permet à nos utilisateurs d’atteindre leurs objectifs de recrutement. L’app HelloWork recruteur est une plateforme complète pensée par et pour eux, car nous bénéficions aujourd’hui d’un volume et d’une variété d’utilisateurs qui sont la clé d’une bonne vision des usages et des besoins. Nous pouvons faire évoluer nos outils en conséquence et nous le faisons ! » Guide du recrutement 2024 20  3 Suivre les étapes  Offre d’emploi : 5 étapes pour bien 3 la rédiger dès la première fois Sa forme est bien connue, mais sa rédaction n’est pas toujours simple : sur quels points se concentrer ? Peut-on dupliquer l’annonce d’un concurrent ? Comment rédiger la bonne offre d’emploi pour séduire les candidats ? 1 Gagner du temps grâce Vous avez accordé du temps à la fiche de poste de votre futur collaborateur ? Bonne nouvelle, à la fiche de poste vous allez maintenant en gagner. L’intitulé de poste ? Vous avez déjà résolu le casse-tête au moment de créer la fiche de poste, vous n’avez plus qu’à le reprendre. De même pour la liste des missions, les compétences techniques requises, les soft skills qui comptent. Grâce à la fiche de poste, vous pourrez aussi expliquer simplement aux candidats quelle place hiérarchique ils occuperont dans votre entreprise ou les contraintes spécifiques liées à ce poste. 2 Rédigez une offre Les recruteurs recommandent aux candidats de personnaliser leur CV en fonction d’une offre, le conseil est aussi valable pour vous ! En découvrant votre offre, le candidat doit pouvoir commencer à personnalisée percevoir votre état d’esprit et votre culture d’entreprise. Pour vous faciliter la tâche, n’hésitez pas à la co-construire avec vos collaborateurs déjà en poste. Autorisez-vous aussi à sortir du cadre des offres que vous voyez déjà en ligne : elles sont une bonne base de réflexion, sans aucun doute, mais votre entreprise n’est pas celle du voisin ! En personnali- sant votre contenu, vous vous montrez tel que vous êtes et c’est ce qu’attendent les candidats. Utili- sez des mots qui font partie de votre quotidien et de votre secteur… Trouvez comment faire de cette offre un premier aperçu de la vie de votre équipe ! Guide du recrutement 2024 22 « L’important est de bien s’entourer ! Il faut que la rédaction de l’annonce soit co-construite avec les opérationnels. Les managers et les experts nous donnent une vision complète du poste avec ses atouts, ses spécificités et également ses points de difficulté comme la technicité du poste, l’organisation du travail… Ensuite, il ne faut jamais oublier que nous parlons à un candidat : mettez-vous à sa place pour lui présenter la mission le plus fidèlement possible et répondre aux questions qu’il pourrait se poser. Évitez les acronymes et le jargon d’entreprise au profit d’un vocabulaire facilement compréhensible par votre cible. Soyez synthétique, car 70% des candidats consultent les annonces sur leur mobile ! Enfin, n’oubliez pas de présenter les principaux bénéfices que la mission ou l’entreprise propose, comme le fait de travailler avec de nouvelles technologies, les évolutions de carrière envisageables, la garantie d’un bon équilibre vie professionnelle / personnelle…. Il est aussi important d’encourager le prospect à candidater pour créer de l’engagement dès la phase de lecture ! » Pierre Laouénan, référent ressources humaines chez Crédit Mutuel Arkéa 3 Décrivez votre process Décrivez aux candidats votre process de recrutement, même succinctement. Et veillez à respec- de recrutement ter ce que vous avancez pour ne pas impacter l’expérience candidat. Pas de belles promesses sans lendemain : si vous dites aux candidats qu’ils recevront tous une réponse après avoir postulé, vous (et respectez-le !) créez une attente qu’il vaut mieux ne pas décevoir. Les candidats sont attentifs et curieux des informations concernant le process de recrutement. Sans aller jusqu’à décrire chaque étape et sa durée, vous pouvez par exemple expliquer que vous com- mencez par appeler les candidats dont le CV est retenu. Et si l’entretien téléphonique est concluant, vous les recevrez pour un entretien où sera aussi présent le manager ou un futur collaborateur. 4 Pensez aux mentions Il y a ce qui est obligatoire : rédiger en français (et, pourquoi pas, décliner une version dans une autre langue), mentionner un intitulé de poste, avec une description, une localisation, l’expérience requise, légales : nul n’est censé le type de contrat et sa durée, les coordonnées de l’entreprise, la date de diffusion… Pour certaines ignorer la loi ! professions réglementées, vous devez ajouter les diplômes et certifications associées. Et ce qui est interdit : toute référence au genre, au sexe, à l’origine, à la situation familiale, aux caractéristiques physiques… 5 Dernière relecture : focus Votre intitulé est définitivement parfait, vous avez trouvé les bons mots, vos collaborateurs se re- trouvent dans ce qu’ils ont lu ? C’est le moment de s’assurer que l’offre est bien structurée et que sa sur la lisibilité ! forme permet de comprendre facilement et rapidement les informations principales. Aérez le texte, soulignez, utilisez le gras ou les listes à puces ! N’oubliez pas que les candidats sont nombreux à consulter les offres via mobile. En d’autres mots, votre offre sera peut-être lue dans un transport en commun bondé ou en attendant la sortie de l’école. Donnez-lui un coup de pouce en la rendant lisible en diagonale. Guide du recrutement 2024 24 « Pour rédiger une belle annonce, adoptez une posture de communicant : identifiez votre cible et adaptez votre discours en fonction de celle-ci. La bonne offre, c’est celle qui donne suffisamment d’informations sur les missions et sur l’entreprise et qui sait attirer l’attention de son auditoire. Il faut réussir à donner du sens, donner le contexte du poste ou de la mission sans pour autant rédiger une dissertation en trois parties et trois sous- parties ! Le maître mot doit être « pragmatisme » : quelles actions concrètes ? Quels gestes métiers ? Quels projets en cours à prendre en charge ? Stop aux annonces qui présentent l’entreprise en long, en large et en travers et qui brossent le profil recherché en trois lignes ! La clé d’entrée, c’est de parler du candidat : les attendus et, surtout, ce que l’entreprise peut lui offrir. En tant que recruteur, on apprécie les candidats qui se sont renseignés et qui savent parler de l’entreprise, c’est valable dans les deux sens ! » Juliette Guéry, responsable recrutement chez Saint-Maclou Guide du recrutement 2024 25  La sélection de CV : quel temps y consacrer ? Quels critères retenir ? Premier tri des candidats, la sélection des CV est une étape cruciale de vos recrutements. Dès la publication de votre offre d’emploi, « A la première lecture, je suis attentif à vous pouvez voir affluer des dizaines de la durée et la cohérence des expériences. CV, en fonction de votre secteur d’activité. Les “trous” dans le CV peuvent Mieux vaut donc être méthodique dans votre s’expliquer et être source de richesse sélection pour être efficace et répondre dans les plus brefs délais aux candidats (par pour le parcours. Bien entendu, je l’affirmative ou la négative). m’intéresse aux technologies maîtrisées, Établir une grille de critères pour trancher aux compétences développées, aux entre deux profils vous permettra de formations suivies, à la capacité de gagner du temps dans votre processus synthèse et de vulgarisation. Qu’est- de recrutement et d’éviter de multiplier les ce qui peut faire la différence ? Des entretiens infructueux. engagements associatifs ou autres qui sont des atouts intéressants. Le Quand définir vos critères de sélection ? Les principaux critères de sélection de vos temps que j’y consacre est d’environ candidats doivent figurer dans votre offre. 30 secondes pour un premier filtre. Je Vous les aurez donc définis avant de recevoir l’analyse ensuite plus précisément si le les candidatures, idéalement de concert avec CV a retenu mon attention. » le manager concerné, en même temps que les missions contenues dans la fiche de poste. Pierre Laouénan, référent ressources humaines chez Crédit Mutuel Arkéa Quels critères pour sélectionner vos futurs collaborateurs ? Vous pouvez commencer par déterminer les de classer les CV reçus en trois catégories critères indispensables qui conditionneront : les candidats retenus, auxquels vous ferez l’entretien d’embauche, les critères importants passer un premier entretien téléphonique, qui vous permettront de trancher entre les candidats envisageables, dont les CV deux candidats de votre short list et pourront être à nouveau consultés, et les éventuellement des critères optionnels, qui candidats qui ne correspondent pas au poste, constituent un plus pour le poste. Quels que auxquels vous adresserez un mail notifiant soient vos critères pour un poste donné, votre refus. veillez à bien appliquer la même grille Un ATS peut vous aider à gagner un temps d’évaluation à tous les candidats pour une précieux, en paramétrant vos filtres en sélection objective et efficiente. fonction des critères et des mots-clés que Cette hiérarchie de critères vous permettra vous aurez prédéfinis.  Les expériences professionnelles Alors que la pandémie a fait germer ou a confirmé des envies de reconversion professionnelle chez certains, vous n’avez pas toujours besoin d’exiger une expérience passée à un poste similaire, car vous pouvez former un profil intéressant en interne, à son arrivée. Dans tous les cas, soyez attentif à l’environnement professionnel dans lequel le candidat a évolué (start up, TPE, PME, grand groupe, dimension nationale ou internationale, branche d’activité…). Le nombre d’années d’expérience peut aussi entrer en compte dans votre choix, s’il vous semble intéressant d’intégrer un junior ou un senior pour composer une équipe harmonieuse. Enfin, la nature des différents employeurs peut vous donner un indice sur le type de culture d’entreprise qu’affectionne le candidat. Les diplômes Les compétences techniques S’ils ne sont plus aussi Sur ce chapitre, mieux vaut identifier deux ou trois compétences essentielles plutôt que de vous lancer essentiels que par le dans un inventaire à la Prévert. Pour un développeur, la maîtrise d’un langage informatique fera partie passé, de l’aveu d’une des prérequis, tandis que la maîtrise d’une ou plusieurs langues étrangères s’avère indispensable dans majorité de recruteurs, les le domaine du commerce international. diplômes peuvent rester une condition sine qua non pour exercer dans Les soft skills certains secteurs d’activité. Notamment dans ceux Les soft skills prennent au fil des années de plus en plus d’importance aux yeux des recruteurs, car exigeant un long parcours elles permettent de tabler sur des compétences durables dans un monde du travail où les compé- académique comme tences techniques deviennent de plus en plus rapidement obsolètes. Elles peuvent également vous certaines branches de la aider à choisir un candidat en phase avec votre culture d’entreprise. médecine, par exemple. Ils De la même manière que pour les hard skills, déterminez deux à trois qualités clés pour le poste : auto- sont souvent accessibles nomie, polyvalence, empathie, sens du collectif, bonne résistance au stress, leadership… au premier coup d’œil, dans Certes, ces soft skills sont plus difficiles à déceler dans un CV, mais vous pouvez vous référer à la ru- la première ou deuxième brique des centres d’intérêt où le candidat mentionne souvent des éléments révélant tel ou tel trait de rubrique du CV. sa personnalité (passion pour les voyages, activités de bénévolat, activités sportives ou artistiques). Guide du recrutement 2024 28 Entretien d’embauche : quelles questions poser à un candidat ? Vous vous apprêtez à faire passer vos premiers entretiens d’embauche ? Nous vous aiguillons sur les thématiques à aborder avec vos candidats. Les questions incontournables Pour connaître ses motivations Tout comme le candidat, le recruteur doit veiller à bien préparer l’entretien d’embauche afin de parvenir à ses fins, à savoir déterminer Pensez au classique : « Pourquoi avoir si la personne en face de lui dispose des compétences nécessaires décidé de postuler chez nous ? » ou « pour convenir au poste et d’une personnalité en phase avec sa culture pourquoi avoir décidé de quitter votre d’entreprise. précédent emploi ? » qui peuvent Voici un tour des questions qui pourront servir de trame à votre donner lieu à des réponses riches en échange, des plus évidentes aux plus originales ! informations. Vous pouvez aussi inter- roger le candidat sur les éléments qui lui ont le plus plu ou déplu dans ses Pour faire connaissance différents jobs. Profitez également de ce temps Entrée en matière classique, la première question sert souvent à d’échange pour collecter des infor- en apprendre davantage sur le candidat et à l’inviter à développer mations pratiques : le candidat est-il les expériences listées sur son CV. Pour lui laisser la liberté mobile ? Disponible immédiatement d’aborder les sujets qui lui tiennent à cœur, vous pouvez lui poser ? Quelles sont ses prétentions sa- une question ouverte, de type : « Pouvez-vous vous présenter lariales ? A-t-il des exigences en en quelques mots ? », « Pouvez-vous me retracer votre parcours termes d’aménagement des horaires professionnel dans les grandes lignes ? ». de travail, de télétravail… ? Guide du recrutement 2024 29 Pour vérifier qu’il dispose des compétences requises Au-delà des questions visant à confirmer la maîtrise de tel ou tel logiciel, technique, ou langue vivante, vous pouvez également mettre le candidat en situation professionnelle avec des questions de type : « Comment réagiriez-vous si… ? », Pour se projeter « quel serait votre premier réflexe en cas de… ? ». L’entretien d’embauche peut également être le moment de sonder si le candidat est prêt Vous pouvez également revenir sur ses à s’engager sur le long terme dans votre expériences passées : entreprise. « Racontez-moi une situation professionnelle dans laquelle vous avez rencontré une Pour ce faire, interrogez-le sur ses projets : difficulté et expliquez-moi comment vous l’avez « Où vous voyez-vous dans dix ans ? » surmontée. » « quel métier rêvez-vous d’exercer ? ». Guide du recrutement 2024 30  Les questions originales Si vous pouvez difficilement faire l’économie des questions précédemment énumérées, vous pouvez en poser d’autres, plus inattendues. L’objectif n’étant pas de piéger le candidat mais d’approfondir certains sujets ou de tester ses réactions face à l’imprévu. Pour cerner la personnalité Pour tester sa capacité du candidat d’improvisation Si certaines soft skills vous semblent Des questions que le candidat n’aura sans importantes pour remplir les missions du doute pas préparé, telles que « que feriez- poste en question, vous pouvez les évaluer en vous si vous gagniez 5 millions d’euros demain amenant le candidat sur différents terrains. ? » ou « quels sont les trois objets que vous « Si je vous demande d’organiser notre emporteriez sur une île déserte ? », vous prochaine session de team building, que me donneront un aperçu du comportement de la proposez-vous ? », personne face à l’imprévu. pour mesurer son degré de créativité. En fin d’entretien, n’oubliez pas de demander « Comment annonceriez-vous à un collaborateur au candidat s’il a des questions. Le fait qu’il qu’il ne pourra pas toucher l’augmentation en ait préparé ou qu’il cherche à rebondir sur demandée ? », un point évoqué durant la discussion sera pour jauger sa diplomatie. un indice supplémentaire de son envie de décrocher le poste ! « Que me diraient vos anciens collègues de vous ? », pour estimer sa propension à travailler en équipe. Guide du recrutement 2024 31  Les questions interdites Il est également bon d’avoir à l’esprit les questions que vous ne pouvez pas poser à un candidat, car elles sont illégales. Oubliez toutes les questions qui peuvent constituer une discrimination, au sens du Code du travail, soit celles liées à : La situation familiale et maritale L’orientation sexuelle L’âge L’état de santé L’apparence physique La grossesse ou un projet de grossesse L’origine La religion L’appartenance syndicale Les convictions politiques Guide du recrutement 2024 32  4 Réussir l’onboarding Pré-boarding : comment bien communiquer avec un candidat avant son arrivée En amont de la phase d’intégration à proprement parler, le pré-boarding est une étape à ne pas négliger pour maintenir le lien avec votre candidat avant son arrivée dans l’entreprise. Entre le moment où un candidat accepte votre proposition et celui Maintenir le lien par mail ou téléphone où il prend effectivement son poste peut s’écouler un laps de temps de quelques mois durant lequel le candidat peut être courtisé par Entretenir la relation avec le candidat est d’autant plus important d’autres employeurs ! s’il s’écoule de nombreuses semaines entre l’acceptation de l’offre d’embauche et la prise de poste. Selon une étude réalisée en 2019 par le cabinet de recrutement Vous pouvez, par exemple, lui envoyer une demande de feedback sur Robert Walters, 35 % des candidats qui ne se présentent pas pour le processus de recrutement via un questionnaire par mail. Le candidat leur premier jour en entreprise le font à cause de l’absence totale se sentira ainsi considéré et déjà partie prenante de l’entreprise. de communication entre la promesse d’embauche et la date d’inté- gration, 56% parce qu’ils jugent finalement qu’ils n’adhèrent pas aux Vous pouvez également lui proposer un échange téléphonique afin valeurs de l’entreprise et 40% parce qu’ils ont reçu une contre-offre. qu’il vous pose toutes ses questions. Et, tout simplement, anticiper la constitution de son dossier en lui demandant d’envoyer certaines Comment mettre toutes les chances de votre côté pour éviter que pièces (photos, photocopie de CNI…) pour gagner du temps lors de votre candidat ne vous fasse faux bond le jour J ? la phase d’onboarding. Guide du recrutement 2024 34  Inviter le candidat dans vos locaux en amont du jour J Vous pouvez aussi proposer à votre future recrue de venir vous rencontrer dans votre entreprise, pour la signature de son contrat par exemple. L’occasion de faire le tour des locaux et de rencontrer en avant-première ses futurs collègues de travail lors d’une de leurs pauses. « Votre candidat rêvé a accepté la promesse d’embauche et débute son contrat dans deux ou trois mois ? Ne l’oubliez pas ! Alimentez-le, profitez de cette période pour commencer à Le convier à vos événements d’entreprise Vous organisez un afterwork, une journée portes ouvertes ou lui donner de l’information, lui faire un séminaire avant l’arrivée effective de votre nouvelle recrue ? rencontrer des interlocuteurs et Pourquoi ne pas lui proposer de se joindre à vous et, ainsi, de continuez à lui donner envie. Quand il faire connaissance avec ses futurs collègues dans une ambiance sera arrivé, il sera dans l’urgence de sa décontractée ? prise de poste et ce sera plus dur. Dans le pire des cas, si vous ne le contactez pas pendant cette période, il arrive fréquemment qu’il se ravise parce que Lui donner accès à votre réseau social d’entreprise ou son employeur actuel a su le retenir. à votre plateforme de formation en ligne Réussir un recrutement, c’est aussi Pour satisfaire la curiosité du candidat, vous pouvez lui suggérer de réussir l’intégration : l’idéal est que se connecter à votre réseau social d’entreprise. Il pourra ainsi être l’interlocution avec la DRH se poursuive informé de vos actualités et s’imprégner de votre culture d’entreprise. pendant la 1ère année de l’intégration. Si les membres de l’équipe communiquent entre eux via des groupes Comme un cabinet de recrutement de discussion (Whatsapp, Slack…), vous pouvez y intégrer le futur le fait souvent, le recruteur peut arrivant quelques jours avant sa prise de poste. rencontrer le nouveau collaborateur 3 De la même manière, si vous avez réalisé des vidéos d’e-learning en lien avec le poste du nouvel embauché ou que vous possédez votre mois, 6 mois, 1 an après son arrivée. » propre plateforme de formation en ligne, vous pouvez proposer au Anne Delbègue, DRH d’Audiens candidat de les découvrir avant son arrivée dans l’entreprise. Guide du recrutement 2024 35 Lui envoyer son programme des premiers jours Pour donner une idée au candidat de ce qui l’attend pour sa première journée, voire sa première semaine, vous pouvez lui envoyer, une semaine avant son arrivée, son planning. Celui-ci peut comporter des points avec son manager et/ ou certains membres de l’équipe, des sessions de formation, une visite des bureaux, des moments de rencontre avec son équipe autour d’un café ou d’un déjeuner ou des premiers cas pratiques. Veillez à lui donner toutes les informations pratiques : adresse, heure de début et de fin de la journée, horaires de la pause déjeuner, accès (transports en commun ou parking voiture ou vélo, codes éventuels ou étage des bureaux…) pour qu’il aborde sa venue en toute quiétude. Tous ces éléments rassureront le futur collaborateur et lui donneront le sentiment d’être attendu et accompagné dans sa prise de poste. L’objectif étant de réduire au maximum son niveau de stress afin que ses premiers pas dans votre entreprise soient faits avec motivation et enthousiasme ! Guide du recrutement 2024 36 Onboarding : la to do administrative pour bien accueillir vos nouveaux collaborateurs Voici la check list des démarches administratives à effectuer lorsque vous embauchez un nouveau salarié. Ce n’est pas la partie la plus palpitante de l’intégration de vos nouvelles recrues, mais les démarches administratives liées à une nouvelle embauche sont inévitables. Pour être efficace et être certain de ne rien oublier, on a listé pour vous les points sur lesquels se concentrer. S’occuper de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) Passage obligé, la DPAE est une démarche visant à informer divers organismes de toute nouvelle embauche. Elle permet, entre autres, l’immatriculation du salarié à la Caisse primaire d’assurance maladie, son affiliation au régime d’assurance chômage, son adhésion à un service de santé au travail et la planification d’une visite médicale d’embauche. Vous trouverez le formulaire DPAE sur le site de l’URSSAF ou sur Net-entreprise. fr. La demande doit être générée dans les huit jours avant la date de l’embauche du salarié. Vous devez ensuite transmettre le formulaire en ligne ou l’envoyer par courrier recommandé à l’URSSAF. Guide du recrutement 2024 37  Préparer le contrat de travail Rédigez avec attention le contrat de travail auquel le nouvel embauché n’aura plus qu’à apposer sa signature, avant sa prise de poste ou au maximum deux jours après son arrivée. Ce document doit impérativement mentionner : La nature du contrat Les coordonnées de l’entreprise et du salarié La date de début du contrat La nature du poste Le lieu d’exécution La rémunération (fixe, variable) La durée des congés payés et leur méthode de calcul Le nombre d’heures hebdomadaires effectuées Les coordonnées de l’organisme de sécurité sociale auprès duquel cotise l’employeur Les coordonnées de la caisse de retraite complémentaire La convention collective applicable, le cas échéant La durée et les modalités de renouvellement de la période d’essai Guide du recrutement 2024 38 Communiquer au salarié Proposer la mutuelle d’entreprise les pièces à fournir Tout employeur a l’obligation de faire bénéficier tous ses salariés En amont de la prise de poste, vous pouvez envoyer à d’une complémentaire santé. A cette fin, il doit transmettre votre futur collaborateur un mail récapitulant les différents à ses nouvelles recrues un bulletin d’adhésion à la mutuelle documents et informations à fournir : photocopie de la d’entreprise. Le collaborateur recevra ensuite une attestation de carte Vitale et de la pièce d’identité, coordonnées, relevé la part de la mutuelle. d’identité bancaire, justificatifs pour remboursement des frais A noter que certains salariés peuvent être dispensés de de transport… Une photocopie du permis de conduire peut l’obligation d’adhésion à la mutuelle, comme les collaborateurs également être demandée si le poste justifie des déplacements à temps partiel, ceux en CDD de moins de trois mois, les CDD en voiture. en contrat de mission, les apprentis, les bénéficiaires de la complémentaire santé solidaire, les personnes ayant déjà une Tous ces documents seront consignés dans le dossier mutuelle complémentaire individuelle. individuel du salarié auquel vous ajouterez tous les documents le concernant : contrat de travail, DPAE, fiche médicale d’aptitude… Renseignez-vous sur les aides financières Dans certains cas, vous pouvez prétendre à des aides financières. C’est le cas pour : Inscrire le salarié sur le L’embauche de personnes en situation de handicap registre unique du personnel L’embauche d’alternants L’embauche de demandeurs d’emploi dans le cadre de contrats Le Code du travail stipule que tout employeur doit tenir un d’insertion professionnelle (contrat unique d’insertion, contrat initiative registre unique du personnel, quelle que soit la taille de son emploi) entreprise. Celui-ci doit comprendre les noms et prénoms Les entreprises se situant dans des zones géographiques des collaborateurs ainsi que la date de leur embauche et de particulières (zone de revitalisation rurale, zone de restructuration de la leur départ et les contrats de travail. Il sert à témoigner de la défense, quartiers prioritaires de la ville…) transparence des emplois dans l’entreprise. Contactez ensuite l’organisme concerné (Pôle Emploi, AGEFIPH, services de l’Etat…) pour connaître les démarches à effectuer. Guide du recrutement 2024 39 Intégration d’un nouveau collaborateur : la check list du jour J Matériel, informations essentielles, programme, équipe prête à accueillir un nouveau collègue… On fait le tour des points à ne pas négliger pour le premier jour en entreprise d’un collaborateur ! Vous vous apprêtez à accueillir une nouvelle recrue dans votre entreprise. On ne saurait trop vous rappeler l’importance de lui faire bonne impres- sion dès le départ ! Son arrivée doit donc être anticipée car ce premier jour en entreprise donnera le la de la future collaboration de travail. Un parcours d’intégration ou d’onboarding réussi permettra d’impliquer d’emblée votre collaborateur dans la vie de l’entreprise, le fera venir au travail avec le sourire et l’envie de bien faire. Par ricochet, il limitera les déceptions et les départs prématurés. Que devez-vous préparer pour le jour J afin que votre collaborateur se sente à l’aise et soit rapidement opérationnel ? Suivez notre check list pour être certain de ne rien oublier ! Guide du recrutement 2024 40 Un espace de travail et du matériel Préparez son arrivée, sa place (son Pour accueillir votre nouveau salarié dans de bonnes conditions, bureau), son agenda. Soignez son veillez à ce qu’il dispose d’un espace de travail équipé, d’un expérience d’onboarding : la première ordinateur, d’un casque, d’un téléphone, d’un bloc-notes, d’un impression est essentielle. Le stylo. Vérifiez également que les badges ou autres moyens collaborateur peut choisir de ne pas d’accès à votre bureau lui seront délivrés dès son arrivée. Si son rester après les 3 mois de période poste le justifie, pensez à lui attribuer une voiture de fonction. d’essai. L’authenticité de l’expérience Faites en sorte que ses comptes informatiques (session, candidat doit se refléter ensuite dans messagerie…) soient créés avant son arrivée pour qu’il puisse l’expérience collaborateur au cours rapidement prendre en main les outils. du processus d’onboarding : préparer Vous pouvez également déposer sur son bureau un kit de son arrivée (horaire, emplacement bienvenue avec des goodies qui reflètent votre culture physique, prise en charge par telle d’entreprise. personne, place de parking, mail d’accueil…), souhaiter la bienvenue le jour J, renouveler les messages qui ont été formulés lors de l’entretien, faire le tour des locaux, anticiper le Des équipes prêtes à l’accueillir déroulement de sa première journée, Une semaine avant son arrivée, réunissez l’équipe au sein de libérer l’agenda des collaborateurs les laquelle travaillera le nouvel arrivant pour l’informer du jour de plus proches pour faire des rencontres sa venue. Présentez-le à ses futurs collègues et briefez ces les premiers jours, prévoir le déjeuner derniers afin qu’ils lui réservent un bel accueil. d’équipe etc… sont autant d’actions qui donnent du sens et qui tracent le sillon d’un engagement des deux parties vers une collaboration pérenne. Stéphanie Heuillon, Manager Talents chez KPMG Guide du recrutement 2024 41 Les informations clés sur le Les documents administratifs Un programme pour la fonctionnement de l’entreprise première journée Préparez son contrat de travail afin qu’il n’ait Le premier jour, il est bon de faire le plus qu’à le signer à sa prise de poste. Listez Pour rassurer votre futur point avec le nouvel arrivant sur le également les pièces qu’il devra fournir pour collaborateur, vous pouvez lui fonctionnement de l’entreprise : horaires constituer son dossier et faire sa demande envoyer, une semaine avant sa de travail, pauses-déjeuner, tickets d’affiliation à votre mutuelle d’entreprise. prise de poste, le planning de son restaurant, politique de télétravail, heures premier jour. A adapter selon vos supplémentaires, vacances, congés souhaits et vos pratiques : café maladie… d’accueil, visite de l’entreprise, Un référent pour l’aiguiller Renseignez-le sur des aspects pratiques présentation de l’équipe, point de type : où déjeuner le midi à proximité du avec le manager, point RH, Un bon réflexe est de désigner une personne bureau ? Où garer sa voiture ou son vélo ? formation aux outils, déjeuner occupant un poste similaire au sien qu’il Vous pouvez également lui remettre, d’équipe, premier cas pratique… pourra solliciter durant ses premiers jours à cette occasion, un livret d’accueil pour toutes ses questions techniques ou présentant l’entreprise avec un Une fois ces différents points liées à la vie de l’entreprise. Ce référent organigramme et un trombinoscope afin préparés, vous avez toutes les l’incitera davantage à poser toutes les qu’il situe ses nouveaux collègues. cartes en main pour faire de cette questions qui le taraudent. Portez également à sa connaissance des journée un souvenir marquant documents de type charte informatique ou pour votre nouveau collaborateur ! charte de télétravail, si vous en possédez. Guide du recrutement 2024 42 HelloWork a la solution