GPI Tema 3. Procesos de Dirección del Proyecto (PDF)

Grado en Ingeniería Informática GESTIÓN DE PROYECTOS INFORMÁTICOS Tema 3: Procesos de Dirección de Proyectos ESIT – Ingeniería Informática  Índice ◼ Conceptos básicos ◼ Grupos de Proces...

Grado en Ingeniería Informática GESTIÓN DE PROYECTOS INFORMÁTICOS Tema 3: Procesos de Dirección de Proyectos ESIT – Ingeniería Informática  Índice ◼ Conceptos básicos ◼ Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos  Grupo del Proceso de Iniciación  Grupo del Proceso de Planificación  Grupo del Proceso de Ejecución  Grupo del Proceso de Seguimiento y Control  Grupo del Proceso de Cierre 2  Ideas básicas ◼ Dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. ◼ Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas realizadas para obtener un producto, resultados o servicio predefinido. ◼ Cada proceso tiene unas entradas y, usa herramientas y técnicas para obtener unas salidas. ◼ Los procesos son ejecutados por el equipo del proyecto y se enmarcan en dos tipos: ◼ Procesos de Dirección de Proyectos ◼ Procesos Orientados a Productos 3  Ideas básicas ◼ Director de Proyectos debe considerar:  Activos de los procesos de la organización ◼ guías y criterios para adaptar dichos procesos a las necesidades específicas del proyecto.  los Factores Ambientales de la empresa. ◼ pueden restringir las opciones de la dirección de proyectos ◼ Un proyecto será exitoso si:  Se seleccionan los procesos adecuados.  Reutilizar enfoques adaptables para cumplir requisitos.  Adecuada comunicación con los interesados.  Cumplir requisitos para satisfacer a los interesados.  Equilibrar restricciones de alcance, tiempos, costos, calidad…. 4 Categorías principales de Procesos ◼ Procesos de la Dirección de Proyectos:  Aseguran que el proyecto avance de manera eficaz durante toda su vida: ◼ Inicio, Plan, Ejecución, Seguimiento y Control y Cierre. ◼ Procesos Orientados a Productos:  Especifican y crean el producto.  Se definen y desarrollan en el ciclo de vida del proyecto.  El proyecto no se puede definir si no se conoce la forma adecuada para generar el producto. 5  Dirección de proyectos ◼ Es una tarea integradora que requiere que cada proceso del proyecto y del producto están alineados y conectados. ◼ PMBOK se utiliza como recurso para dirigir un proyecto y decidir que procesos se ajustan mejor a ese proyecto. ◼ Los procesos son adaptables y su rigor dependerá de cada proyecto. ◼ Cada proyecto tiene sus especificidades y el director del mismo debe tomar decisiones respecto a su organización. 6 Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos ◼ Grupo del Proceso de Iniciación:  Procesos para definir un nuevo proyecto o una nueva fase. ◼ Grupo del Proceso de Planificación:  Procesos requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir los pasos para realizar el proyecto. ◼ Grupo del Proceso de Ejecución:  Procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan. ◼ Grupo del Proceso de Seguimiento y Control:  Procesos para monitorear, analizar y regular el progreso del proyecto ◼ Grupo del Proceso de Cierre:  Procesos realizados para finalizar todas las actividades del proyecto.  Nota: los grupos de procesos no son fases del proyecto. 7 Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos 8 Interacción de Grupos de Procesos / Fases 9 10  Grupo del Proceso de Iniciación ◼ Procesos realizados para definir un nuevo proyecto o fase mediante la obtención de la autorización para comenzar el proyecto o fase. ◼ Se define:  El alcance inicial  Se comprometen recursos financieros necesarios  Identificar a los interesados internos y externos  Se selecciona al director del proyecto ◼ Se formaliza en el Acta de Constitución del Proyecto y se autoriza el proyecto. ◼ Autorización y financiación fuera de los límites del proyecto. 11  Grupo del Proceso de Iniciación ◼ El propósito clave es alinear las expectativas de los interesados con el propósito del proyecto, ◼ Dar visibilidad sobre el alcance y los objetivos. ◼ Mostrar cómo la participación del equipo de dirección puede asegurar el logro de sus expectativas. ◼ Establecer los criterios de éxito. ◼ Procesos de Inicio:  Visión del proyecto: qué es lo que se necesita realizar. ◼ Documentos de salida:  Alcance del proyecto, los entregables, la duración del proyecto y una estimación de los recursos,… 12  Grupo del Proceso de Iniciación El límite de un proyecto se define como el momento en que se autoriza el inicio o la finalización de un proyecto o de una fase de un proyecto. 13 Grupo del Proceso de Planificación ◼ Procesos con el objetivo de establecer:  alcance total del esfuerzo,  definir y refinar los objetivos, y  desarrollar la línea de acción requerida para alcanzar dichos objetivos. ◼ Desarrollan el Plan de Dirección del Proyecto y los documentos necesarios para llevarlo a cabo. ◼ La planificación y la documentación son procesos repetitivos y continuos. ◼ A medida que se incorporan nuevos requisitos puede ser necesaria una planificación adicional. 14  Planificación ◼ El Plan para la Dirección del Proyecto y los documentos del proyecto exploran todos los aspectos:  Alcance  Tiempo  Costo  Calidad  Comunicación  Recursos humanos  Riesgos  Adquisiciones  Interesados ◼ Los futuros cambios aportan mayor precisión a:  cronograma, costos y requisitos para cumplir con el alcance. 15  Grupo de Procesos de Ejecución ◼ Procesos para realizar el trabajo definido en el Plan de Dirección del Proyecto para cumplir con las expectativas del proyecto. ◼ Implica coordinar personas y recursos, gestionar expectativas, integrar actividades, etc. ◼ Durante la ejecución del proyecto se puede requerir una actualización de la planificación inicial. ◼ Revisión del plan inicial puede implicar cambios en los tiempos, en los costos, etc. 16  Grupo de Procesos de Seguimiento y Control ◼ Procesos requeridos para rastrear, analizar y dirigir el progreso y el desempeño del proyecto. ◼ El desempeño del proyecto se mide y se analiza a intervalos regulares. ◼ También:  Controlar los cambios y recomendar acciones correctivas o preventivas para anticipar posibles problemas,  Realizar seguimiento de las actividades del proyecto, comparándolas con el plan para la dirección del proyecto y con la línea base para la medición del desempeño del proyecto, e  Influir en los factores que podrían eludir el control integrado de cambios o la gestión de la configuración. 17  Grupo de Procesos de Seguimiento y Control ◼ Proporciona al Director del proyecto un conocimiento claro del estado de salud del proyecto. ◼ Permiten identificar las áreas que requieren más atención. ◼ Permite conocer el esfuerzo global dedicado al proyecto. ◼ Dan lugar a actualizaciones recomendadas y aprobadas del Plan de Dirección del Proyecto. 18  Grupo de Procesos de Cierre ◼ Procesos realizados para finalizar todas las actividades a través de todos los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos, a fin de completar formalmente el proyecto. ◼ En el cierre del proyecto o fase, puede ocurrir lo siguiente:  Que se obtenga la aceptación del cliente o del patrocinador para cerrar formalmente el proyecto o fase,  Que se realice una revisión tras el cierre del proyecto o la finalización de una fase,  Que se documenten las lecciones aprendidas,  Que se apliquen las actualizaciones adecuadas a los activos de los procesos de la organización,  Que se archiven todos los documentos relevantes del proyecto en el sistema de información para la dirección de proyectos (PMIS) para utilizarlos como datos históricos,  Que se realicen las evaluaciones de los miembros del equipo y se liberen los recursos del proyecto. 19  Información del Proyecto ◼ Un proyecto genera gran cantidad de información a lo largo de su ciclo de vida que se comparte entre el equipo y otros interesados. ◼ Se habla de datos o información:  Datos de desempeño del trabajo: ◼ Mediciones directas de las actividades del proyecto  % del trabajo físico, número de solicitudes de cambio, número de defectos, costos reales, fechas de inicio y fin, etc.  Información de desempeño del trabajo:  El estado de los entregables, estado de implementación de las solicitudes de cambio…  Informes de desempeño del trabajo:  Informe de estado, cuadros de mando, notas informativas, recomendaciones, actualizaciones, … 20 21  Áreas de conocimiento ◼ Un Área de Conocimiento representa un conjunto completo de conceptos, términos y actividades que conforman un ámbito profesional, un ámbito de la dirección de proyectos o un área de especialización. ◼ Los 47 procesos de la dirección de proyectos se agrupan en 10 áreas de conocimiento. ◼ Las áreas incluyen un diagrama de flujos de datos para describir mejor las entradas y salidas de cada uno de los procesos en los grupos de procesos. 22 23 24  Grado en Ingeniería Informática Procesos de Dirección del Proyecto ¿Preguntas? 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