Gestión de Proyectos - Metodología (compartido) PDF

C:\\Users\\mross\\AppData\\Local\\Microsoft\\Windows\\INetCache\\Content.Word\\gran.png \ Project Management Metodología de gestión **Índice** [1 Decálogo de la gestión de proyectos 5](#dec%C3%A1logo-de-la-gesti%C3%B3n-de-proyectos) [2 El método TRILOGI 6](#el-m%C3%A9todo-trilogi) [2.1 Metodol...

C:\\Users\\mross\\AppData\\Local\\Microsoft\\Windows\\INetCache\\Content.Word\\gran.png \ Project Management Metodología de gestión **Índice** [1 Decálogo de la gestión de proyectos 5](#dec%C3%A1logo-de-la-gesti%C3%B3n-de-proyectos) [2 El método TRILOGI 6](#el-m%C3%A9todo-trilogi) [2.1 Metodologías 6](#metodolog%C3%ADas) [**2.2** **Waterfall** 6](#waterfall) [**2.3** **Kanban** 6](#kanban) [2.4 Herramientas 6](#herramientas) [**2.4.1** **Diagrama de Gantt** 6](#diagrama-de-gantt) [**2.4.2** **Jira** 7](#jira) [**2.4.3** **Confluence** 7](#confluence) [2.4.4 ProofHub 7](#proofhub) [2.5 Técnicas de Gestión de Proyecto 8](#t%C3%A9cnicas-de-gesti%C3%B3n-de-proyecto) [**2.5.1** **Método del Camino Crítico (CPM, Critical Path Method)** 8](#m%C3%A9todo-del-camino-cr%C3%ADtico-cpm-critical-path-method) [2.5.2 Matriz RACI (Matriz de Asignación de Responsabilidades) 8](#matriz-raci-matriz-de-asignaci%C3%B3n-de-responsabilidades) [3 Principios básicos 10](#principios-b%C3%A1sicos) [4 Gestión de Proyectos 12](#gesti%C3%B3n-de-proyectos) [4.1 Liderazgo 12](#liderazgo) [4.2 Visión Estratégica 12](#visi%C3%B3n-estrat%C3%A9gica) [4.3 Claridad de Objetivos 13](#claridad-de-objetivos) [4.4 Calidad 14](#calidad) [4.5 Seguimiento y Control 14](#seguimiento-y-control) [4.6 Reuniones eficaces 15](#reuniones-eficaces) [4.6.1 Preparación y Planificación 15](#preparaci%C3%B3n-y-planificaci%C3%B3n) [4.6.2 Gestión del Tiempo 15](#gesti%C3%B3n-del-tiempo) [4.6.3 Conducción de la Reunión 15](#conducci%C3%B3n-de-la-reuni%C3%B3n) [4.6.4 Toma de Decisiones y Resolución de Problemas 16](#toma-de-decisiones-y-resoluci%C3%B3n-de-problemas) [4.6.5 Documentación y Seguimiento 16](#documentaci%C3%B3n-y-seguimiento) [4.6.6 Evaluación y Mejora 16](#evaluaci%C3%B3n-y-mejora) [4.7 Gestión del Tiempo 16](#gesti%C3%B3n-del-tiempo-1) [4.7.1 Establecimiento de Prioridades 17](#establecimiento-de-prioridades) [4.7.2 Planificación y Programación Efectiva 18](#planificaci%C3%B3n-y-programaci%C3%B3n-efectiva) [4.7.3 Uso de Herramientas 18](#uso-de-herramientas) [4.7.4 Delegación Efectiva 18](#delegaci%C3%B3n-efectiva) [4.7.5 Gestión de Interrupciones 18](#gesti%C3%B3n-de-interrupciones) [4.7.6 Revisión y Ajuste 18](#revisi%C3%B3n-y-ajuste) [4.7.7 Autogestión 19](#autogesti%C3%B3n) [4.7.8 Revisión de respuestas 19](#revisi%C3%B3n-de-respuestas) [4.8 Gestión de Riesgos 19](#gesti%C3%B3n-de-riesgos) [4.8.1 Análisis de Riesgos 19](#an%C3%A1lisis-de-riesgos) [4.8.2 Planificación de la Respuesta 19](#planificaci%C3%B3n-de-la-respuesta) [4.8.3 Implementación de Respuestas 20](#implementaci%C3%B3n-de-respuestas) [4.8.4 Monitorización y Control 20](#monitorizaci%C3%B3n-y-control) [4.8.5 Comunicación y Reporte 20](#comunicaci%C3%B3n-y-reporte) [4.9 Fuera del alcance y ámbito del servicio 31](#fuera-del-alcance-y-%C3%A1mbito-del-servicio) [4.10 Resolución de Conflictos 31](#resoluci%C3%B3n-de-conflictos) [4.11 Gestión del Cambio 32](#gesti%C3%B3n-del-cambio) [5 Tiempos de respuesta 34](#tiempos-de-respuesta) [6 Pasos de un proyecto 35](#pasos-de-un-proyecto) [6.1 Preparación Proyecto 35](#preparaci%C3%B3n-proyecto) [6.1.1 Handoff Meeting (traspaso de conocimiento) 37](#handoff-meeting-traspaso-de-conocimiento) [6.1.2 Creación Proyecto en herramientas 38](#creaci%C3%B3n-proyecto-en-herramientas) [6.2 Arranque Proyecto externo 39](#arranque-proyecto-externo) [6.2.1 Welcome Pack 40](#welcome-pack) [6.2.1.1 Bienvenida inicial 40](#bienvenida-inicial) [6.2.1.2 Revisión del cronograma inicial y confirmación de fechas clave 41](#revisi%C3%B3n-del-cronograma-inicial-y-confirmaci%C3%B3n-de-fechas-clave) [6.2.1.2.1 Reunión con el cliente 41](#reuni%C3%B3n-con-el-cliente) [6.2.1.2.2 Reunión 42](#reuni%C3%B3n) [6.2.1.2.3 Análisis post-reunión 43](#an%C3%A1lisis-post-reuni%C3%B3n) [6.3 Fase desarrollo 45](#fase-desarrollo) [6.3.1 Actividades principales en la Fase de Desarrollo 45](#actividades-principales-en-la-fase-de-desarrollo) [6.3.2 Gestión del cronograma y prioridades 46](#gesti%C3%B3n-del-cronograma-y-prioridades) [6.3.3 Go-Live 46](#go-live) [6.3.4 Seguimiento y documentación 50](#seguimiento-y-documentaci%C3%B3n) [6.4 Final de Proyecto 50](#final-de-proyecto) [6.4.1.1 Traspaso de Proyectos a Customer Care 50](#traspaso-de-proyectos-a-customer-care) [6.4.1.2 Evaluación y Cierre 52](#evaluaci%C3%B3n-y-cierre) [6.5 Seguimiento Post Go-live 55](#seguimiento-post-go-live) [7 Anexo: Herramientas de uso 56](#anexo-herramientas-de-uso) [8 Versiones 57](#versiones) Decálogo de la gestión de proyectos =================================== Como Project Manager, tu rol es crucial no solo para dirigir el proyecto desde su inicio hasta su conclusión, sino también para garantizar que cada fase se ejecute en alineación con las metas estratégicas de la organización y las expectativas del cliente. Eres el punto central para la coordinación de tareas, la administración eficiente de recursos y la mitigación efectiva de riesgos, lo que te convierte en la pieza clave para el éxito del proyecto. La eficiencia y la precisión son esenciales para mantener cada proyecto bajo control. Este decálogo está diseñado para ofrecerte un marco claro y robusto que oriente tu actuación en la gestión de proyectos de eCommerce. Estos diez principios están pensados para mejorar la gestión diaria de tus proyectos y fomentar el desarrollo profesional continuo. Adoptar estas directrices te permitirá enfrentar los desafíos del desarrollo y gestión de plataformas ecommerce con la máxima calidad y eficiencia. Este decálogo te ayudará a mantener un enfoque claro y profesional, asegurando que se cumplen los objetivos tanto del cliente como nuestros. 1. **Definir Objetivos Claros:** Establece metas claras y alcanzables al inicio del proyecto. Asegúrate de que todos los stakeholders comprendan estos objetivos. 2. **Planificación Detallada:** Desarrolla un plan de proyecto exhaustivo basado en nuestros templates y utiliza las herramientas de gestión para monitorear el progreso. 3. **Comunicación Efectiva:** Mantén líneas de comunicación abiertas y efectivas con todo el equipo de proyecto y los stakeholders. Realiza las reuniones necesarias para actualizar el estado y ajustar planes según sea necesario. 4. **Gestión de Riesgos:** Identifica riesgos potenciales al inicio del proyecto y desarrolla planes de mitigación. Revisa y ajusta las estrategias de riesgo a lo largo del proyecto. 5. **Liderazgo Proactivo:** Demuestra liderazgo tomando decisiones informadas y motivando al equipo. Sé accesible y dispuesto a resolver conflictos y problemas. 6. **Seguimiento Continuo:** Supervisa el progreso del proyecto regularmente para asegurar que se mantenga en curso y dentro del presupuesto. Utiliza indicadores (hitos) para medir el éxito. 7. **Gestión de Calidad:** Asegura que los entregables cumplan con los estándares de calidad requeridos. Implementa revisiones de calidad y pruebas a lo largo del ciclo de vida del proyecto. 8. **Adaptabilidad:** Mantén un enfoque en soluciones y sé receptivo a la innovación, pero controlando el timming de proyecto. Gestiona los cambios en el entorno del proyecto con sus procedimientos. 9. **Capacitación Continua:** Fomenta la formación y el desarrollo profesional del equipo de proyecto. 10. **Cierre Efectivo**: Completa cada proyecto con una evaluación formal. Documenta las lecciones aprendidas y asegúrate de que todos los entregables han sido aceptados por el cliente. El método TRILOGI ================= En TRILOGI utilizamos una combinación de 2 metodologías (Waterfall + Kanban), junto con 4 herramientas (Gantt, Jira, Confluence, ProofHub) y 2 técnicas de gestión de proyectos (CPM, RASCI), adaptadas a nuestra filosofía de trabajo y experiencia, para lograr un control exhaustivo de cada proyecto. La fusión de estas metodologías y herramientas nos permite planificar, programar y gestionar cada proyecto, así como identificar las tareas críticas que determinan su duración total. Metodologías ------------ Waterfall --------- La metodología waterfall o metodología en cascada es un enfoque lineal y secuencial en el que el progreso de un proyecto se ve como un flujo constante hacia abajo, como una cascada, a través de diferentes fases y tareas. Ninguna fase comienza hasta que se ha completado la anterior, y la finalización de cada fase es terminal, o sea que no permite volver a una fase o tarea anterior. Esta metodología es muy utilizada en proyectos de implantación o desarrollo de software debido a tener una estructura con pasos claros y definidos que permiten tener todo bajo control. Kanban ------ La metodología Kanban es un sistema de gestión visual diseñado para mejorar la eficiencia, optimizar el flujo de trabajo y aumentar la productividad, especialmente en entornos de desarrollo de software, producción y servicios. Se basa en principios visuales que permiten a los equipos gestionar el trabajo de manera flexible y adaptarse rápidamente a los cambios en la demanda. Herramientas ------------ ### Diagrama de Gantt El Diagrama de Gantt es una herramienta visual utilizada en la gestión de proyectos para representar el cronograma de un proyecto. Sus características principales son: 1. **Estructura Visual**: El diagrama se presenta como un gráfico de barras horizontales. En el eje horizontal se representa el tiempo, mientras que en el eje vertical se enumeran las tareas o actividades del proyecto. 2. **Barras de Tareas**: Cada tarea del proyecto se representa con una barra horizontal. La longitud de la barra indica la duración de la tarea, mostrando su inicio y fin en el tiempo. 3. **Secuencia y Dependencias**: Las tareas se pueden organizar en secuencia y mostrar dependencias entre ellas. Esto ayuda a identificar qué tareas deben completarse antes de que otras puedan comenzar o definir el tipo según: - Final a Inicio: una tarea solo puede comenzar una vez que la tarea anterior haya finalizado. - Inicio a Inicio: una tarea solo puede comenzar cuando comienza la tarea anterior. - Final a Final: una tarea solo puede finalizar cuando termina la tarea anterior. - Inicio a Final: una tarea solo puede finalizar cuando comienza la tarea anterior. 4. **Progreso del Proyecto**: A medida que el proyecto avanza, se puede actualizar el diagrama para reflejar el progreso real de las tareas, lo que permite comparar el progreso planificado con el real. 5. **Gestión de Recursos**: Información sobre la asignación de recursos, como personas o equipos, a las diferentes tareas. 6. **Identificación de Hitos**: Los hitos importantes del proyecto, que son puntos clave o eventos significativos, y se marcan en el diagrama. El Diagrama de Gantt es especialmente útil para proyectos donde la planificación y el seguimiento del tiempo son críticos, ya que proporciona una visión clara y concisa del cronograma del proyecto y ayuda a los Project Managers de TRILOGI y CLIENTE a identificar posibles retrasos y ajustar los planes en consecuencia. ### Jira Jira es una herramienta de gestión de proyectos, diseñada principalmente para equipos de desarrollo de software. Su funcionalidad clave incluye la planificación, seguimiento y gestión de tareas en proyectos, con un enfoque en metodologías ágiles como Scrum y Kanban ### Confluence Confluence es una plataforma de documentación colaborativa que permite a los equipos almacenar, compartir y organizar información. Se utiliza comúnmente junto con Jira para mantener toda la documentación del proyecto centralizada y accesible. ### ProofHub ProofHub es una herramienta de gestión de proyectos y colaboración online diseñada para facilitar la planificación, seguimiento y ejecución de proyectos. Es utilizada por equipos de diferentes sectores para gestionar tareas, colaborar y controlar el progreso del proyecto de manera centralizada Técnicas de Gestión de Proyecto ------------------------------- ### Método del Camino Crítico (CPM, Critical Path Method) es una técnica de gestión de proyectos utilizada para identificar las tareas esenciales que determinan la duración total de un proyecto. Estas tareas, conocidas como \"actividades críticas\", no pueden retrasarse sin afectar la fecha de finalización del proyecto. El CPM es particularmente útil para proyectos donde es esencial mantener el cronograma bajo control. Sus aspectos clave son: 1. **Identificación de Tareas**: Primero, se enumeran todas las tareas necesarias para completar el proyecto. Cada tarea debe tener una duración estimada. 2. **Secuencia de Tareas**: Se determina el orden en el que deben realizarse las tareas, identificando las dependencias entre ellas. Esto significa que algunas tareas no pueden comenzar hasta que otras hayan finalizado. 3. **Diagrama de Red**: Se crea un diagrama de red que representa visualmente las tareas y sus dependencias. Cada tarea se muestra como un nodo, y las líneas entre nodos indican las relaciones de dependencia. 4. **Cálculo del Camino Crítico**: El camino crítico es la secuencia más larga de tareas dependientes que determina la duración mínima del proyecto. Cualquier retraso en una tarea del camino crítico retrasará todo el proyecto. 5. **Holgura o Flotación**: Se calcula la holgura para cada tarea, que es el tiempo que una tarea puede retrasarse sin afectar la fecha de finalización del proyecto. Las tareas en el camino crítico tienen una holgura cero. 6. **Gestión del Proyecto**: Al identificar el camino crítico, los gestores de proyectos pueden centrar sus esfuerzos en monitorear y controlar estas tareas críticas para asegurar que el proyecto se complete a tiempo. El CPM es especialmente útil para proyectos complejos con muchas tareas interdependientes, ya que ayuda a los Project Manager a priorizar recursos y tomar decisiones informadas para minimizar retrasos y optimizar la programación del proyecto. ### Matriz RACI (Matriz de Asignación de Responsabilidades) Es una herramienta muy efectiva para la gestión de proyectos eCommerce. Esta facilita la optimización del tiempo en actividades que demandan colaboración debido a su naturaleza y complejidad. A cada tarea, actividad o grupo de tareas se le asigna uno de los roles RACI, pero debido a la naturaleza de los proyectos eCommerce, en TRILOGI utilizamos la extensión de Matriz RASCI ya que existe más de un ejecutor sobre la misma tarea. **Rol** **Descripción** --------- ----------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ **R** Responsable Es la persona o el equipo que realiza el trabajo necesario para completar una tarea o actividad. Este es el responsable directo de que la tarea se ejecute, aunque no necesariamente toma las decisiones finales. Cada tarea debe tener al menos un responsable y sólo puede haber un Responsable (R) por cada tarea. **A** Aprobador Rinde cuentas: Esta es la persona que tiene la última palabra y autoridad sobre la tarea o actividad. Se asegura de que se cumpla correctamente y dentro de los plazos establecidos. Es quien responde si algo sale mal y generalmente es quien aprueba el trabajo. Solo puede haber una persona que rinda cuentas por cada tarea. **S** Soporte Son recursos asignados al Responsable (R) para la consecución de la tarea. A diferencia del consultado (C), el rol de apoyo (S) trabaja en la tarea. **C** Consultado Son las personas o grupos que deben ser consultados antes de tomar decisiones importantes o mientras se realiza la tarea. Pueden ofrecer asesoramiento o experiencia, y su opinión debe ser tenida en cuenta. Es un rol bidireccional, ya que hay comunicación activa entre el responsable y el consultado. **I** Informado Son aquellos que deben ser informados sobre el progreso o los resultados de una tarea, pero no tienen que ser consultados ni participar activamente. Generalmente reciben actualizaciones, pero no influyen directamente en la tarea. Es un rol unidireccional, ya que se les notifica sin requerir respuesta. Esta matriz mejora la comunicación y agiliza los procesos de toma de decisiones. - **Simplificación de la comunicación** La matriz RACI clarifica los roles y responsabilidades, simplificando la comunicación y reduciendo los malentendidos. - **Aumento de la productividad y eficiencia** Al mejorar la comunicación, se eleva la productividad y se acorta el tiempo de ejecución, ya que se minimiza el tiempo perdido en resolver confusiones, permitiendo abordar otras tareas. - **Distribución equitativa del trabajo** La asignación anticipada de tareas facilita la gestión de la carga de trabajo, permitiendo ajustes antes de iniciar el proyecto para asegurar que todos manejen un volumen de trabajo razonable. - **Alcance de expectativas** El uso de la matriz RACI ayuda a mantener el entusiasmo y las expectativas al inicio del proyecto, y reduce la frustración al final, alineando mejor los resultados con los objetivos planteados inicialmente. El mismo perfil puede ser tanto R (Responsible) como A (Accountable) para una tarea específica, aunque no siempre es necesario. Esto sucede cuando la persona que realiza el trabajo también es quien tiene la autoridad final y rinde cuentas sobre su correcta ejecución. Por ejemplo, en tareas donde una persona tiene un alto grado de autonomía y responsabilidad, puede ser tanto responsable de hacer el trabajo como de rendir cuentas por su éxito o fracaso. **Ejemplo**: Si un desarrollador senior es responsable de crear una funcionalidad (R) y también tiene la autoridad de aprobar su propio trabajo antes de entregarlo (A), entonces ese perfil ocuparía ambos roles. Principios básicos ================== Principios de actuación del servicio: - Atención eficiente y amable: Garantizar que cada interacción con el cliente se realice de manera eficiente, rápida y diligente, asegurando que todas sus consultas y problemas se aborden de forma oportuna. Comprometerse a ofrecer un trato amable y respetuoso en todo momento. - Escucha activa y empática: Practicar la escucha activa como base de la atención al cliente. Esforzarse por comprender plenamente las necesidades y preocupaciones de los clientes, prestando atención a cada detalle y mostrando una genuina empatía. Tener como objetivo no solo resolver problemas, sino también hacer sentir al cliente valorado y comprendido, creando un vínculo de confianza. - Respeto y Profesionalismo en la Comunicación: Tratamos a cada cliente con el máximo respeto y profesionalismo en todas nuestras comunicaciones, dirigiéndonos siempre de usted, salvo que el cliente indique preferencia por un trato más informal. Adoptamos un tono cortés y profesional en cada interacción, asegurando que nuestra comunicación sea siempre clara y comprensible. Evitamos el uso de palabras técnicas a menos que sea necesario y confirmamos que el cliente entiende la información proporcionada. Nos esforzamos por ser inclusivos y considerados con la diversidad cultural y lingüística de nuestros clientes, personalizando nuestro enfoque según sus necesidades específicas. Este principio garantiza que los clientes no solo reciban respuestas y soluciones a sus inquietudes, sino que también sientan que se les valora y respeta como individuos. - Unidad y Coherencia Corporativa: En Trilogi, nos expresamos siempre en primera persona del plural para reforzar nuestra identidad como equipo y mostrar cohesión en todas nuestras comunicaciones. Este enfoque refleja que cada miembro de nuestro equipo representa a toda la empresa y que trabajamos unidos en la consecución de nuestros objetivos. Hablar como \"nosotros\" subraya nuestra unión y compromiso compartido con la excelencia en el servicio al cliente, fortaleciendo la percepción de Trilogi como una entidad única y coherente. - Anticipación proactiva: Anticiparse a posibles incidencias y necesidades futuras de los clientes, actuando de manera proactiva para prevenir problemas antes de que ocurran. Incluir la identificación temprana de posibles desafíos y la propuesta de soluciones antes de que el cliente siquiera las solicite, demostrando así un compromiso continuo con su satisfacción y éxito. Este enfoque no solo mejora la experiencia del cliente, sino que también fortalece la relación a largo plazo. - Confidencialidad y Seguridad de la Información: En Trilogi, estamos comprometidos con la protección de la privacidad y la seguridad de la información de nuestros clientes en cada interacción. Implementamos las mejores prácticas y tecnologías avanzadas para asegurar que los datos personales y comerciales se manejen con el máximo cuidado y conforme a las normativas de protección de datos vigentes. Es tu responsabilidad asegurarte de mantener la confidencialidad, garantizando que todas las consultas y transacciones se traten con la discreción y seguridad que nuestros clientes esperan y merecen. Este principio refuerza nuestro compromiso de mantener un entorno seguro y confiable para nuestros clientes, asegurando que su información está protegida contra accesos no autorizados y mal uso. - Gestión de Conductas Inapropiadas: En Trilogi, no aceptamos la mala educación ni de nuestros clientes ni dentro de nuestro equipo. Si un cliente muestra un comportamiento inapropiado o irrespetuoso, es crucial actuar con tranquilidad y serenidad. Intentamos que el cliente entre en razón y se calme, manteniendo un tono profesional y firme. Si el comportamiento del cliente no mejora, se le advierte de manera severa que, si no modifica su tono, nos veremos obligados a terminar la llamada o la videoconferencia. En caso de necesidad, procedemos a colgar el teléfono o a finalizar la videoconferencia y reportamos el incidente inmediatamente al jefe directo. Esta política asegura que mantenemos un entorno de trabajo respetuoso y seguro, tanto para nuestros empleados como para otros clientes. Gestión de Proyectos ==================== La gestión de proyectos es una disciplina esencial para llevar a buen puerto los proyectos eCommerce que realizamos en TRILOGI, y el Project Manager desempeña un papel crucial en este proceso. El Project Manager (PM) en TRILOGI debe llevar a cabo un proyecto de inicio a fin de manera completamente autónoma. Este nivel de autonomía requiere una combinación de habilidades y cualidades que permiten al PM no solo planificar y ejecutar, sino también adaptarse y resolver problemas a lo largo del ciclo de vida del proyecto. En este recorrido, hay varios puntos clave que el Project Manager debe tener en mente para asegurar el éxito. En primer lugar, una planificación meticulosa es fundamental, ya que establece las bases del cronograma, los objetivos y las tareas necesarias. La comunicación efectiva es otra piedra angular, garantizando que todo el equipo esté alineado y que las expectativas de los stakeholders se gestionen apropiadamente. La gestión de riesgos es vital para identificar, evaluar y mitigar posibles obstáculos antes de que se conviertan en problemas mayores. Además, la asignación adecuada de recursos asegura que el equipo tenga todo lo necesario para ejecutar las tareas a tiempo y con calidad. El monitoreo constante del progreso permite al Project Manager ajustar las tareas según sea necesario, manteniendo el proyecto en el camino correcto. La adaptabilidad es crítica en un entorno de proyectos dinámico, permitiendo ajustes rápidos ante cambios imprevistos. Finalmente, el compromiso con los stakeholders es esencial para garantizar que las metas del proyecto se alineen con las expectativas y necesidades del cliente. Con estos elementos bien gestionados, un Project Manager puede guiar su proyecto hacia un resultado exitoso. Los puntos clave que un Project Manager debe tener en mente a lo largo de la vida de un proyecto son: Liderazgo --------- Demuestra habilidades de liderazgo efectivo para motivar y guiar al cliente y el equipo hacia el logro de los objetivos pactados. Un liderazgo efectivo es crucial para el éxito de cualquier proyecto, ya que no solo se centra en las tareas y los resultados, sino también en las personas y las relaciones, en especial con el cliente. - **Construir Relaciones de Confianza:** establece relaciones sólidas y de confianza con el cliente y los miembros del equipo, basadas en la comunicación abierta, el respeto mutuo y como autoridad de Project Manager que eres. - **Promover la Colaboración:** Crea un entorno de trabajo que fomente la colaboración, el intercambio de ideas y el trabajo en equipo. - **Evitar Cuellos de Botella:** Asegurarse de que el equipo se mantenga enfocado y encaminado, incluida la resolución de conflictos o cuellos de botella. - **Fomentar Atmósfera Agradable:** Fomentar una atmósfera en el lugar de trabajo que ayude a sacar lo mejor de su equipo. Visión Estratégica ------------------ Mantén una perspectiva estratégica que alinee los objetivos del proyecto con los objetivos generales de TRILOGI. Esta capacidad es crucial para garantizar que los esfuerzos del proyecto no solo sean exitosos en términos de sus entregables inmediatos, sino que también contribuyan al avance estratégico y al crecimiento de la empresa. A continuación, se detallan aspectos clave de cómo implementar y mantener una visión estratégica efectiva: - **Comunicación Efectiva:** Asegura una comunicación fluida y continua entre el equipo del proyecto y los stakeholders clave de TRILOGI para garantizar que todos entiendan y estén informados con los objetivos de empresa. - **Colaboración Interdepartamental:** Fomenta la colaboración entre distintos departamentos y equipos dentro de TRILOGI para aprovechar las habilidades, conocimientos y perspectivas que puedan enriquecer el proyecto y futuros. Claridad de Objetivos --------------------- Identifica los objetivos S.M.A.R.T. del cliente que te ha transmitido el "Asesor Comercial". Consénsualos con el cliente y que reflejen fielmente sus necesidades y expectativas. Estos se deben definir claramente siguiendo el criterio SMART, que establece que deben ser: - **Específicos (Specific):** claros y concretos, describiendo lo que se espera lograr de manera detallada. - **Medibles (Measurable):** con criterios claros para medir el progreso y el éxito. - **Alcanzables (Achievable):** Realistas y posibles de alcanzar con los recursos y tiempo disponibles. - **Relevantes (Relevant):** importantes para el negocio o proyecto, asegurando que contribuyan al logro de los objetivos más amplios. - **Temporales (Time-bound):** con un plazo definido, estableciendo cuándo se espera que se logren los objetivos. La claridad en la definición de objetivos asegura que tanto el cliente como tu tengáis una dirección común y una visión clara y compartida de las metas a alcanzar. Esto te ayuda a prevenir malentendidos y conflictos durante la ejecución del proyecto, ya que establece expectativas realistas y compartidas desde el inicio. Este es el punto más crítico, puesto que la definición de objetivos y el alcance del proyecto puede diferir del pre-analisis en la fase de venta. El cliente da por supuestos muchos de los funcionamientos del eCommerce en base a su experiencia, sin entrar en detalle de cómo funcionan técnicamente con la nueva plataforma contratada. Por el momento no es posible hacer preventas más exhaustivas en algunos casos, pero el principal foco de desviación en tiempos es la conversación con el cliente para explicar qué ha contratado, como funciona, como adaptarlo a su funcionamiento y ver si finalmente encaja o es motivo de discusión que deba \"elevarse\" a Comercial y/o Gerencia. [Ejemplo:] En la empresa XXXXX han decidido migrar su eCommerce a LogiCommerce. - **Nombre del proyecto:** Migración a LogiCommerce - **Misión:** Desarrollar un eCommerce con LogiCommerce que permita al cliente ser competitivo en B2b, reducir costes y a la vez pueda satisfacer plenamente las necesidades del negocio en el futuro. - **Entregables:** eCommerce en marcha, conectado con el ERP y Marketplaces. - **Alcance:** La migración se limitará al alance definido en propuesta. - **Implicados (stakeholders):** Como patrocinador, el Director de tecnología (CIO) del cliente, el CEO, y el propio equipo de trabajo. - **Objetivos:** Reducir los costes operativos en un 30%, ampliar las funcionalidades actuales, y eliminar los tiempos de caídas del eCommerce. - **Criterios de éxito:** Puesta en marcha con el alcance definido y en fecha acordada. - **Supuestos y riesgos:** Elección equivocada de la plataforma, proveedor ERP, resistencia de las unidades de negocio al cambio. - **Impacto económico:** Costes de implementación, y de terceros. Calidad ------- El mantenimiento de los estándares de calidad de TRILOGI en un proyecto es crucial para asegurar la satisfacción del cliente y el éxito general del proyecto. En el contexto de TRILOGI, esto significa adherirse a las políticas, procedimientos y benchmarks de calidad establecidos, aplicándolos consistentemente a todas las entregas del proyecto. Cómo mantener y gestionar la calidad efectivamente: - **Documentación:** Familiarízate completamente con los estándares de calidad de TRILOGI, incluyendo cualquier documentación relevante. - **Identificación de Problemas**: debes estar atento a cualquier problema de calidad que surja y actuar rápidamente para investigar las causas y determinar las acciones correctivas o preventivas necesarias para resolver estos problemas y evitar su repetición. - **Mejora Continua:** aplica los principios de mejora continua para elevar constantemente los niveles de calidad al Jefe de Producción. Seguimiento y Control --------------------- Monitoriza e informa regularmente a todas las partes implicadas el progreso del proyecto para asegurar que se mantenga en curso y dentro del presupuesto, implementando correcciones cuando sea necesario. Los informes deben ser claros, concisos y transparentes, facilitando una comprensión completa del progreso del proyecto y sus desafíos y puntos críticos. Cualquier desvío detectado en el calendario debe ser comunicado de inmediato al cliente y al PMO. Es fundamental que realices un seguimiento semanal con el cliente para asegurar la alineación continua de expectativas, la actualización del estado del proyecto y la identificación de cualquier riesgo o ajuste necesario. Este seguimiento debe incluir una revisión del progreso con respecto a los hitos y tareas, así como la discusión de cualquier cambio en el alcance o desafíos encontrados. El seguimiento semanal mejora la transparencia y la confianza, permitiendo mantener el proyecto en curso. - \[Resumen del progreso en hitos/tareas\] - \[Cualquier desafío o riesgo identificado\] - \[Acciones pendientes por parte del cliente o del equipo de TRILOGI\] - \[Fecha y Hora 1\] - \[Fecha y Hora 2\] Reuniones eficaces ------------------ Una reunión bien planificada y ejecutada mejora la productividad, reduce la pérdida de tiempo y asegura que todos los participantes comprendan claramente los objetivos, las decisiones tomadas y las acciones a seguir. Para que una reunión sea eficaz, debe estar organizada y conducida con un propósito claro y definido. Las reuniones que se extienden más allá de una hora tienden a perder efectividad. Por ello, es recomendable limitar su duración a este tiempo, siguiendo las prácticas clave para asegurar reuniones productivas: ### Preparación y Planificación - **Definir el Propósito**: Cada reunión debe tener un objetivo claro. ¿Es para tomar decisiones, informar, solucionar problemas, o una combinación de estos? - **Agenda Previa**: Prepara y envía la agenda antes de la reunión, detallando los puntos a tratar, los objetivos específicos y el tiempo asignado a cada tema. - **Seleccionar Participantes**: Invita solo a las personas cuya presencia sea esencial para el/los tema/s o los objetivos de la reunión. ### Gestión del Tiempo - **Puntualidad**: Comienza y termina la reunión a tiempo. Respetar el horario establecido demuestra consideración por el tiempo de todos y mantiene la reunión enfocada. Comunícalo al inicio de la reunión y mantente firme con el horario. - **Limitar la Duración**: Establece un límite de tiempo para la reunión ayuda a mantener la concentración y la eficiencia. ### Conducción de la Reunión - **Moderación Efectiva**: debes guiar la discusión, mantenerla centrada en los temas de la agenda y asegurar que todos tengan la oportunidad de participar. - **Fomentar la Participación**: Anima a todos los participantes a contribuir con sus ideas y opiniones, garantizando una colaboración efectiva dentro del tiempo estipulado. ### Toma de Decisiones y Resolución de Problemas 1. **Claridad en las Decisiones**: Asegúrate de que las decisiones tomadas durante la reunión sean claras para todos, incluyendo cualquier acción requerida, quién es responsable y los plazos. Las decisiones que se escapen de tu conocimiento deben ser abordadas con el equipo interno fuera de la reunión e informar posteriormente a los participantes con la resolución. Lo mismo se aplicará en el caso de discrepancia de opinión dentro del mismo equipo de TRILOGI que asiste a la reunión. 2. **Solución de Problemas**: Utiliza técnicas de resolución de problemas para abordar los desafíos de manera estructurada y eficiente. Delante de un mail, ticket o cualquier otra vía donde identificamos un posible enfado o preocupación del cliente, es obligatorio seguir el siguiente procedimiento. Cuanto más dejamos demorar el problema, mayor es el enfado del cliente y es por esta razón que debemos atacar de raíz y rápidamente la preocupación del cliente. a. Contestar al cliente inmediatamente de que revisamos el problema y que le llamaremos en breve. b. Infórmate bien con los interlocutores de dicha incidencia para poder dar una solución. c. Haz la llamada o videoconferencia para solucionar el problema en un plazo máximo de 8 horas des del momento que recibes la comunicación. d. Transcribe la llamada con la resolución propuesta y envíala por email. e. Haz el seguimiento posterior hasta el cierre del problema y la satisfacción del cliente. ### Documentación y Seguimiento - **Minutas de la Reunión**: Toma las notas (minuta) que resuman los puntos discutidos, las decisiones tomadas y las acciones a seguir. Deberás enviar la minuta a todos los participantes y a las partes interesadas relevantes después de la reunión. - **Seguimiento de Acciones**: Establece un mecanismo de seguimiento para asegurar que se completen las tareas asignadas dentro de los plazos acordados. ### Evaluación y Mejora Las reuniones eficaces no solo ahorran tiempo y recursos, sino que también fomentan un ambiente de trabajo más colaborativo y productivo. - **Retroalimentación**: Solicita feedback sobre la eficacia de la reunión para identificar áreas de mejora. - **Reflexión Continua**: Evalúa regularmente la necesidad de futuras reuniones y su formato, ajustando según sea necesario para maximizar la eficiencia y la efectividad. Gestión del Tiempo ------------------ La gestión del tiempo es uno de los aspectos más críticos en la dirección de proyectos, ya que impacta directamente en la eficiencia, la productividad, la satisfacción del cliente, el éxito y sobre todo un impacto económico general del proyecto. **A mayor desviación, mayores pérdidas** Prioriza tareas y gestiona el tiempo de manera eficiente para cumplir con los plazos establecidos sin comprometer la calidad. Una desviación en el tiempo comporta más recursos y reordenar el resto de los proyectos internos. Esto causa desajustes internos difíciles de encajar en según qué momentos dependiendo de la carga de trabajo de la empresa. Para una gestión eficaz del tiempo se requiere de un enfoque proactivo y adaptativo, reconociendo que las prioridades pueden cambiar y que es esencial mantener una comunicación fluida y abierta con el cliente y el equipo interno para ajustarse a estas variaciones. Pero por encima de todo, tu objetivo principal es el cumplimiento de plazos de cada uno de tus proyectos, así como mejorar la productividad. Como referencia, la propuesta económica ya incluye el tiempo previsto para cada perfil que colabora en el proyecto. Este mismo tiempo es el asignado en el JIRA correspondiente. Si hay una desviación en el tiempo de proyecto se debe identificar de inmediato para aplicar acciones correctoras (gestión de riesgos) para evitar que esta desviación no sea mayor en el tiempo. En el caso que el tiempo asignado por perfil esté a punto de consumirse, debes comunicarlo de inmediato al cliente para que esté alertado y al PMO para analizar cómo proceder. Se crítico y analiza en cada momento cómo se pueden optimizar los procesos para, no solo poder lograr los objetivos, sino para mejorar la productividad. Una desviación de tiempo va claramente en contra de los costes de proyecto, por lo que el proyecto entra en pérdidas económicas y seguramente un cliente insatisfecho. Cómo se debe optimizar la gestión del tiempo por parte del Project Manager: ### Establecimiento de Prioridades - **Identifica lo Crítico**: distingue entre tareas urgentes, importantes y aquellas que pueden esperar, centrándote primero en las que tienen mayor impacto en el avance del proyecto. - **Matriz de Eisenhower**: Utiliza esta herramienta para categorizar y priorizar tareas basándose en su urgencia e importancia. **Urgente** **No Urgente** -- ------------- ---------------- Ejecutar: Programar: Delegar: Eliminar: ### Planificación y Programación Efectiva - **Cronogramas e Hitos**: establece el calendario según la metodología TRILOGI de proyectos eCommerce con hitos claros y fechas límite realistas para cada tarea y ajusta el cronograma del proyecto en tiempo real según avanza el proyecto. - **Monitorización Continua**: Revisa regularmente el avance de la planificación de proyecto y ajusta las prioridades y recursos según sea necesario. - **Transparencia Continua:** Esta planificación será compartida con el cliente y el equipo en todo momento, para un seguimiento transparente y conciso. ### Uso de Herramientas - **Software de Gestión**: utiliza la herramienta online de planificación. - **Aplicaciones de Productividad**: aprovecha las aplicaciones que TRILOGI te pone al alcance para la gestión del tiempo, reuniones eficaces, resúmenes u otras que puedas descubrir. ### Delegación Efectiva - **Asignación de Tareas**: delega responsabilidades de acuerdo con las habilidades y capacidades de cada miembro de tu equipo, asegurando una distribución equitativa del trabajo según PRP. Las tareas asignadas al cliente deben ser comunicadas para que las realice en los tiempos establecidos. ### Gestión de Interrupciones - **Establecer Bloques de Trabajo**: designa períodos de trabajo ininterrumpido para las tareas que requieren una alta concentración. - **Comunicación Efectiva**: gestiona la comunicación cliente/equipo para minimizar las interrupciones innecesarias. ### Revisión y Ajuste - **Flexibilidad**: debes estar preparado para adaptar la planificación ante imprevistos, manteniendo el enfoque en los objetivos generales. Revisa el punto de Gestión de Cambios para adaptar la planificación y Presupuesto del proyecto al nuevo Ámbito y Alcance. ### Autogestión - **Gestión del Tiempo**: aplicar una buena gestión del tiempo, tanto de tu tiempo (personal) como de las personas involucradas en el proyecto es de vital importancia para la coordinación con el resto de los proyectos y el presupuesto general. TRILOGI no tiene equipos por cada proyecto que actúen de manera independiente. Los recursos (diseño, maquetación, programación, etc.) son compartidos entre todos los proyectos y la planificación es única y gestionada desde PMO. ### Revisión de respuestas - **Control de Proyectos**: para asegurar una respuesta ágil y eficiente para cumplir con los SLAs establecidos con nuestros clientes debes revisar la entrada y respuesta de consultas al inicio de la jornada laboral, a primera hora de la mañana, y también por la tarde. Esta tarea es crucial para tener todos tus proyectos y cliente bajo control. Gestión de Riesgos ------------------ La gestión de riesgos es uno de los componentes más importantes en la dirección de proyectos. Se enfoca en identificar, analizar y responder a los riesgos del proyecto para la anticipación de problemas, con el objetivo de minimizar las probabilidades y el impacto de eventos adversos que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos del proyecto. **Un Project Manager es un Gestor de Riesgos** Es importante que, en las tareas del proyecto, no se haga ni más ni menos de lo estipulado en el ámbito y alcance definidos en el contrato y propuesta con el cliente. Este contrato establece el ámbito y alcance del proyecto, y está claramente identificado y comunicado por el asesor comercial. Cualquier desviación por encima del número de horas pactadas representa un impacto negativo en el presupuesto, tanto para la empresa como para el cliente. ### Análisis de Riesgos - **Análisis Cualitativo:** evalúa la probabilidad y el impacto de cada riesgo identificado para priorizarlos según su gravedad. - **Análisis Cuantitativo:** evalúa el impacto potencial de cada riesgo, proporcionando una documentación para la toma de decisiones. - **Análisis de escenarios**: evalúa e identifica posibles situaciones y las estrategias de respuesta para cada uno de ellos. ### Planificación de la Respuesta - **Estrategias de Respuesta:** desarrolla y consensua una o varias estrategias para cada riesgo, que puede incluir *evitar, transferir, mitigar o aceptar* el riesgo. - **Planes de Contingencia:** establece planes de acción específicos que se implementarán si el riesgo se materializa. ### Implementación de Respuestas - **Asignación de Responsabilidades:** como Project Manager, solo tú tienes la responsabilidad de monitorizar los riesgos y ejecutar los planes para solventarlos. - **Integración con la Planificación:** asegúrate que las respuestas a los riesgos estén integradas en el plan general del proyecto, incluyendo cronogramas y presupuestos/costes. ### Monitorización y Control - **Seguimiento Continuo:** realiza un seguimiento continuo de los riesgos a lo largo del ciclo de vida del proyecto para detectar nuevos riesgos y evaluar la efectividad de las respuestas implementadas. - **Revisiones de Riesgos:** lleva a cabo revisiones periódicas de la gestión de riesgos para ajustar el enfoque según cambie el alcance o abasto (requisitos) del proyecto. ### Comunicación y Reporte - **Comunicación Efectiva:** es de vital importancia mantener informadas y ***por escrito*** a todas las partes interesadas sobre los riesgos y las medidas tomadas para gestionarlos. - **Documentación:** registra todos los aspectos de la gestión de riesgos, incluyendo identificación, análisis, planes de respuesta y seguimiento, para proporcionar una referencia valiosa durante y después del proyecto. - **Confusión y Aclaramiento:** sobre una tarea que conlleva más de 2 o 3 emails de intercambio es necesario realizar una videollamada para una clarificación. Después de la llamada es necesario que envíes el mail con lo hablado para la aclaración. - **Interlocutores:** como Project Manager no puedes tener conocimiento exhaustivo de todos los aspectos de un proyecto eCommerce. Por ejemplo, cuando hablemos con el cliente para preparar el diseño, es muy importante que el Diseñador este siempre presente para poder "palpar" lo que el cliente busca. De igual forma, en temas de integración, es mejor dar entrada a los Integradores. Realizar una gestión de riesgos eficaz no solo ayuda a prevenir y mitigar problemas antes de que afecten al proyecto, sino que también te prepara para responder de manera efectiva cuando los riesgos se materializan, asegurando así una mejor estabilidad y éxito en la ejecución del proyecto. 1. **Retrasos en la entrega de Documentación o Materiales por parte del cliente** - **Plan de Acción:** - Proveer una lista de verificación para que el cliente realice seguimientos periódicos. - Ajustar la planificación según sea necesario. - Recordar al cliente que el retraso afecta otras tareas y la fecha de lanzamiento. - Mensaje Tipo: 2. **Retrasos en las tareas asignadas o No Validación de Tareas a Tiempo por parte del cliente** - **Plan de Acción:** - Evaluar el impacto del incumplimiento cronograma. - Explicar la importancia de los tiempos y validación oportuna. - Evaluar el impacto de la falta de validación en el proyecto. - Si afecta al Go-Live: 1. Recordar al cliente por escrito de la fecha límite de la tarea y que habrá que reajustar el calendario. 2. Ajustar la planificación y Go-Live. 3. Documentar cambios y justificaciones para el cliente. 4. Crear un plan de contingencia para minimizar el retraso. 5. Programar una reunión para informar al cliente de la nueva planificación. - Si No afecta al Go-Live: 6. Ajustar las tareas en la planificación. 7. Documentar cambios y justificaciones para el cliente. 8. Informar al cliente por escrito. - **Mensaje Tipo:** 3. **Retrasos en la entrega o subida de material en la web y TRILOGI ha acabado el proyecto** - **Plan de Acción:** - Evaluar cómo los cambios impactan en el cronograma. - Explicar la importancia de los tiempos y validación oportuna. - Informar al cliente. - **Mensaje Tipo:** 4. **Cambios en los Requisitos del Cliente** - **Plan de Acción:** - Evaluar cómo los cambios impactan en el cronograma y presupuesto antes de proponerlos. - Documentar cambios y justificaciones para uso interno del cliente. - Recomendar reuniones internas para discutir y acordar cambios. - Aplicar procedimiento Gestión de Cambios. - Informar al cliente por escrito. - **Mensaje Tipo:** 5. **Cambios en el Alcance del Proyecto** - **Plan de Acción:** - Recomendar un enfoque claro para evaluar nuevas solicitudes. - Aplicar procedimiento Gestión de Cambios. - Informar al cliente por escrito. - **Mensaje Tipo:** 6. **Nuevas Tareas Fuera del Alcance** - **Plan de Acción:** - Evaluar y priorizar internamente nuevas tareas antes de discutirlas. - Aplicar procedimiento Gestión de Cambios. - Informar al cliente por escrito. - **Mensaje Tipo:** 7. **Alcance del Proyecto Mal Definido** - **Plan de Acción:** - Sugerir una sesión interna para definir claramente el alcance. - Proveer una lista de verificación para definir el alcance. - Aplicar procedimiento Gestión de Cambios. - Informar al cliente por escrito. - **Mensaje Tipo:** - Punto 1 - Puntos 2 -... 8. **Falta de personal Calificado** - **Plan de Acción:** - Proponer un análisis de habilidades internas para identificar brechas y planificar capacitación. - Recomendar recursos de formación online sobre eCommerce. - Sugerir la asignación de un experto interno para asesorar al interlocutor. - **Mensaje Tipo:** 9. **Más de un Interlocutor sin Acuerdo** - **Plan de Acción:** - Sugerir reuniones internas para alcanzar consenso antes de reuniones con TRILOGI. - Proponer la designación de un coordinador interno para centralizar decisiones. - **Mensaje Tipo:** 10. **Cambio de Interlocutor en el Proyecto** - **Plan de Acción:** - Sugerir una sesión de transferencia interna antes de involucrar a TRILOGI. - Prever cambios de alcance y cronograma. - Considerar un incremento de horas para actualizar al nuevo interlocutor. - **Mensaje Tipo:** 11. **Conflictos en el Equipo de Trabajo del Cliente** - **Plan de Acción:** - Alertar sobre el impacto potencial en la planificación. - Interrumpir reuniones para resolver conflictos internamente. - Posponer reuniones si persisten los conflictos y enviar un correo tipo. - **Mensaje Tipo:** 12. **Cliente No Asiste a Reuniones** - **Plan de Acción:** - Sugerir aviso anticipado para reprogramar sin afectar el progreso. - Establecer un proceso para reprogramar reuniones rápidamente. - Recomendar compromisos de asistencia. - Si afecta a la planificación, reprogramar el calendario y comunicarlo al cliente. - **Mensaje Tipo 1:** - - - - **Mensajes tipo 2:** 13. **No Seguir Instrucciones en Integración de Datos** - **Plan de Acción:** - Evaluar el impacto del incumplimiento en la integración de datos. - Mantener comunicación para aclarar instrucciones. - Ajustar cronograma y horas si es necesario. - Informar sobre cambios en el alcance del proyecto. - **Mensaje Tipo:** 14. **Retrasos en las tareas asignadas a TRILOGI** - **Plan de Acción:** - Evaluar el impacto del incumplimiento cronograma. - Si afecta al Go-Live: 9. Ajustar la planificación y Go-Live. 10. Documentar cambios y justificaciones para el cliente. 11. Crear un plan de contingencia para minimizar el retraso. 12. Informar al cliente por escrito. 13. Programar una reunión para informar al cliente. - Si No afecta al Go-Live: 14. Ajustar las tareas. 15. Documentar cambios y justificaciones para el cliente. 16. Informar al cliente por escrito. - **Mensaje Tipo:** 15. **Rechazo de Entregables sin Justificación Clara** - **Descripción:** El cliente rechaza los entregables sin proporcionar comentarios concretos o específicos. - **Plan de Acción:** - Pedir aclaraciones detalladas sobre los motivos del rechazo. - Programar una reunión para alinear expectativas y definir qué ajustes son necesarios. - Documentar las razones del rechazo y cualquier cambio en el cronograma. - **Mensaje Tipo:** 16. **Dependencia de Terceros No Controlados** - **Descripción:** El proyecto depende de la entrega de elementos de un proveedor externo (como integraciones o datos de terceros) que no está cumpliendo con los tiempos. - **Plan de Acción:** - Contactar al cliente y/o al tercero para identificar la causa del retraso y proponer un plan de acción. - Proponer soluciones alternativas o temporales para minimizar el impacto. - Si afecta al Go-Live: 17. Recordar al cliente por escrito de la fecha límite de la tarea y que habrá que reajustar el calendario. 18. Ajustar la planificación y Go-Live. 19. Documentar cambios y justificaciones para el cliente. 20. Crear un plan de contingencia para minimizar el retraso. 21. Programar una reunión para informar al cliente de la nueva planificación. - Si No afecta al Go-Live: 22. Ajustar las tareas en la planificación. 23. Documentar cambios y justificaciones para el cliente. 24. Informar al cliente por escrito. - **Mensaje Tipo:** **Plan de Acción general:** Este plan asegura que el cliente sea consciente de su responsabilidad en el éxito del proyecto y permite ajustes en el cronograma de manera eficiente, minimizando la carga adicional para TRILOGI. - **Evaluación del Impacto:** - Evaluar rápidamente si el riesgo afecta hitos críticos del proyecto. - Si se determina que el riesgo afecta el avance, preparar un ajuste del cronograma y del Go-Live. - **Comunicación y Ajustes:** - En caso que se deba ajustar el cronograma, comunicar estos ajustes al cliente, destacando las implicaciones y la importancia de este riesgo. - **Mensaje Tipo:** - Hito 1: \[Nueva fecha y descripción del impacto\] - Hito 2: \[Nueva fecha y descripción del impacto\] - Go-Live: La nueva fecha de lanzamiento está programada para \[nueva fecha\], lo que nos permitirá asegurar que todos los componentes estén completamente alineados y funcionales. Estos planes adaptados permiten al cliente asumir un rol más activo en la gestión de su proyecto, minimizando la carga de trabajo adicional para TRILOGI. Implementar estos planes de acción puede ayudar a mitigar riesgos y asegurar el éxito del proyecto, incluso en situaciones desafiantes. Fuera del alcance y ámbito del servicio --------------------------------------- Muy a menudo los clientes realizan consultas fuera del ámbito de actuación de nuestros servicios. Debemos tener muy claro que el alcance y ámbito de servicio son dentro de los parámetros de lo que tiene contratado y en el mantenimiento de su plataforma eCommerce. Para ello, si se identifca que el cliente está realizando una consulta fuera del alcance y ámbito debemos responder con este mensaje tipo, que debe ser adaptado si lo requiere: Resolución de Conflictos ------------------------ Debes poseer habilidades para manejar y resolver conflictos de manera efectiva, promoviendo un ambiente de trabajo colaborativo y respetuoso. Es de vital importancia enfrentarse a un conflicto con toda la documentación recopilada para resolverlo. Un Project Manager debe gestionar todos y cada uno de los conflictos porque posee de todo el historial y conocimiento del proyecto. Solo tú tienes el poder de resolver los conflictos con el cliente si toda la documentación y objetivos están claramente detallados des del inicio de proyecto. Si falta algún tipo de documentación en lo que se refiere a Alcance, Ámbito y Objetivos, debes elevarlo al PMO al inicio de proyecto. Sin esta documentación, no se puede empezar un proyecto. - - - Gestión del Cambio ------------------ Sé capaz de adaptarte a cambios, pero con la consecuente gestión de cambios, y desafíos durante la vida del proyecto, manteniendo el foco en los objetivos principales definidos. Implementa una Gestión del Cambio para facilitar y gestionar ajustes en el proyecto de manera eficaz, cuando el cliente requiere de un cambio en el Alcance y Ámbito. Antes de gestionar un cambio, intenta convencer al cliente que el Objetivo principal es lanzar el proyecto en el tiempo Alcance y Ámbito especificados, por lo que el Cambio podría ser implantado al final del proyecto y después del lanzamiento (Go-Live). Cualquier cambio, no solo afecta directamente el Go-Live, sino que también afecta a la dedicación de recursos, planificación del resto de proyectos y a la capacidad del Project Manager de gestionar varios proyectos en paralelo. Debes aplicar el mecanismo que ayude a justificar de cara al cliente que una fase 2 conlleva un aumento de costes, además del coste del propio cambio de alcance. Un cambio, también puede ser para una reducción del alcance del proyecto, por lo que deberemos aplicar este procedimiento pero analizando una posible reducción de la dedicación de recursos y del tiempo. Gestiona un Cambio de la siguiente forma: 1. Alerta al cliente que habrá un cambio en la planificación. 2. Alerta al cliente que el proyecto puede sufrir un incremento/decremento de costes. 3. Alerta al PMO del cambio en el alcance y planificación. 4. Amplia el documento de Proyecto con la Gestión de Cambios definiendo claramente como afecta, tanto en alcance, ámbito, presupuesto y planificación. 5. Haz que el cliente "Acepte" el cambio antes de continuar. 6. En caso de que el desvío supere un 10% del coste del proyecto alertar al departamento comercial para que haga el seguimiento necesario. Para una ampliación del alcance de proyecto debemos utilizar alguno de estos mensajes tipo según el tipo de cambio: ### Ampliación o cambio del alcance Debemos calcular como afecta el cambio en las horas de cada uno de los perfiles y convertirlo a T-Points. - - - - - - ### Reducción del alcance Debemos calcular como afecta el cambio en las horas de cada uno de los perfiles y convertirlo a T-Points. Estos le serán devueltos en formato de bolsa e incluidos en la bolsa que dispone para ser usados en un futuro. Apóyate del PMO para el cálculo de T-Points. - - - Tiempos de respuesta ==================== Como Project Manager asignado a múltiples clientes simultáneamente, enfrentas el desafío de equilibrar tu disponibilidad y atención entre diversos proyectos. Este enfoque te permite maximizar el uso de tus recursos y aprovechar tu experiencia acumulada para beneficio de cada cliente. Sin embargo, implica que no puedes ofrecer disponibilidad inmediata o acceso directo en todo momento según la demanda del cliente. Es esencial que la planificación de todas tus interacciones, incluidas reuniones y llamadas, se realicen con anticipación. Esta organización de tu día a día no solo asegura una distribución equitativa de tu tiempo entre proyectos, sino que también te permite prepararte adecuadamente para cada sesión, garantizando una asistencia efectiva y de calidad. Es fundamental que comprendas que, si se esperase una disponibilidad constante e inmediata, se requeriría un modelo de servicio considerablemente diferente, aumentando significativamente los costos asociados. Nuestro modelo actual, mediante una planificación cuidadosa, nos permite ofrecer servicios de alta calidad manteniendo los costos razonables, beneficiando así a todos nuestros clientes. Organizarse de manera efectiva como PM no solo mejora la eficiencia y la ejecución del proyecto, sino que también reduce el estrés y aumenta la satisfacción del equipo y los clientes. Implementa estas estrategias para mejorar la gestión de proyectos. - **Planificación:** Establece un cronograma global con fechas para los hitos de cada proyecto. - **Herramienta**: Emplea el software de gestión disponible para mantener un control sobre todos tus proyectos. - **Priorización**: Identifica las tareas más críticas y dales prioridad. - **Bloques de Tiempo**: Dedica bloques específicos de tiempo a tareas específicas para minimizar las distracciones y mejorar la concentración. **Tiempos de Respuesta Establecidos para la Comunicación y Gestión de Proyectos** 1. **Respuesta a cliente y a Tareas del Plan de Proyecto**: - **Tiempo de respuesta estándar**: un máximo de 2 jornadas laborables. - **Tiempo de respuesta fase testing:** un máximo de 1 jornada laboral. - **Respuesta urgente**: Dentro de 4 horas para cuestiones críticas que afectan directamente el progreso del proyecto. 2. **Programación de Videoconferencias**: - **Planificación regular**: Se deben programar con al menos 72 horas de antelación para asegurar la disponibilidad de todos los participantes clave. - **Solicitudes urgentes de reunión**: Intentar acomodar dentro de 48 horas, dependiendo de la disponibilidad de los participantes. 3. **Atención Telefónica**: - **Política de llamadas**: No atendemos llamadas directas sin cita previa para evitar interrupciones y mantener la eficiencia del equipo. - **Programación de llamadas**: Las llamadas deben ser programadas con al menos 48 horas de anticipación, a través de correo electrónico o mediante nuestro sistema de reserva de citas. (READ.AI -- configurar a todos los PM) - - Pasos de un proyecto ==================== Preparación Proyecto -------------------- Un buen inicio de proyecto es crucial para un buen desarrollo de proyecto. El Onboarding del cliente es uno de los puntos clave en la alta satisfacción del cliente, así como la rapidez en el arranque del proyecto. Debemos tener en cuenta que, en la fase comercial, la rapidez en la contestación y confección de la propuesta son puntos clave en la decisión de escoger trilogi como agencia eCommerce. Des del momento que el departamento comercial realiza una venta a Proyectos, seguiremos este calendario de comunicaciones iniciales en este orden y tiempo: **Confirmación de venta y transferencia a Proyectos** **Notificación interna** - **Responsable:** Sales Account Assistant - **Tiempo:** [Día 0] - **Acción:** - El Sales Account Assistant envía un correo electrónico al equipo de Proyectos confirmando la venta, indicando que todos los contratos y documentación han sido firmados correctamente. - Se añade la información del cliente y del proyecto en la herramienta de gestión de proyectos y documental (Jira y Confluence). **Notificación externa** - **Responsable:** Sales Account Manager - **Tiempo:** [Día 0] - **Acción:** - Se envía un correo electrónico al cliente informando que el proyecto ha sido transferido al equipo de Proyectos, y que en un plazo de 3 días recibirán un contacto del Project Manager Officer. - **Mensaje tipo:** **Confirmación de la recepción de la documentación de proyecto** - **Responsable:** Project Manager Officer - **Tiempo:** [Día 2] - **Acción:** - Envío de correo electrónico al cliente confirmando la recepción de la documentación de proyecto, informándole que estamos organizando el cronograma y asignando los recursos necesarios para establecer la fecha de inicio y designar al Project Manager, comprometiéndonos a comunicarle estos detalles en un plazo máximo de 3 días. - **Mensaje tipo:** ### Handoff Meeting (traspaso de conocimiento) [Dia 3] La reunión de traspaso de conocimiento entre Comercial y Proyectos es crucial para asegurar que el equipo de proyectos haya entendido completamente los detalles del proyecto y esté listo para proceder sin ambigüedades, garantizando un buen arranque del proyecto. El objetivo es evitar que el cliente tenga que repetir la información ya transmitida. Posteriormente, el Project Manager deberá validar esta información recopilada, ampliándola y resolviendo cualquier duda o aspecto incompleto. **Preparación Previa** 1. **Compilación de Información**: El Comercial debe reunir toda la información relevante del cliente, incluyendo: 1. Contratos firmados 2. Propuestas aceptadas 3. Documentación técnica 4. Desafíos, Retos, Objetivos, Problemas y Puntos clave o Críticos 5. Cualquier comunicación clave que haya tenido lugar durante la fase de ventas 2. **Revisión de Requisitos del Proyecto**: Asegurar que los requisitos del proyecto estén claramente documentados, incluyendo cualquier expectativa específica del cliente y detalles del Alcance acordado. **Tareas del Handoff Meeting** 3. **Presentación de Equipos**: El PMO asigna el Project Manager. 4. **Documentación**: el Sales Account Manager y el PMO verifican que toda la documentación está en Confluence y dado de alta en JIRA. 5. **Transferencia de información**: El equipo de ventas presenta todos los documentos y detalles del proyecto hospedados en CONFLUENCE, asegurando que el equipo de proyectos obtenga toda la información. 6. **Revisión de Objetivos y Alcance del Proyecto**: Detallar el alcance del proyecto, los objetivos específicos, y cualquier hito importante, asegurando que el equipo de proyectos comprenda completamente las expectativas del cliente. 7. **Gestión de Expectativas**: Establecer cómo se gestionarán las expectativas del cliente y el seguimiento que se realizará. **Seguimiento Post-Meeting** 8. **Soporte Post-Traspaso**: El Sales Account Manager estará siempre disponible para proporcionar clarificaciones adicionales o apoyo. 9. **Solicitar Retroalimentación**: Tanto el Sales Account Manager como el Project Manager deben proporcionarse feedback a lo largo del proyecto para identificar puntos críticos del proyecto y oportunidades de venta a través del correo electrónico. El Sales Account Manager registrará la información en Zoho. ### Creación Proyecto en herramientas - JIRA - Dar de alta el proyecto y ajustarlo al proyecto. - Confluence - Dar de alta el proyecto. - Proofhub - Dar de alta el proyecto basado en una plantilla y ajustarlo al proyecto. - Añadir usuarios: - Project Manager designado - Cliente: Añadir el Project Manager del cliente con este mensaje de invitación Arranque Proyecto externo ------------------------- Reunión de inicio con el cliente para alinear expectativas, discutir objetivos, presentar el plan del proyecto y asignar responsabilidades entre el cliente y el equipo de trilogi. Las principales tareas son: 1. **Presentación del Project Manager por parte del PMO**: - Introducción del Project Manager asignado al proyecto. 2. **Explicación de la metodología del proyecto (timeline y tareas)**: - Descripción detallada del cronograma del proyecto y las tareas a realizar. 3. **Explicación herramientas de Proyecto**: - Presentación de las herramientas que se utilizarán para la gestión del proyecto. 4. **Alineación sobre los puntos críticos, desafíos, oportunidades y beneficios identificados en el proyecto**: - Discusión sobre los aspectos clave del proyecto, incluyendo posibles desafíos y oportunidades. 5. **Revisión de Alcance**: - Confirmación y revisión del alcance del proyecto para asegurar que todas las partes estén alineadas. 6. **Determinar interlocutor único del cliente**: - Designación de un interlocutor principal del cliente para garantizar la claridad en la comunicación durante todo el proyecto. 7. **Agendar siguiente reunión para la fase de Análisis y Definición del Proyecto**: - Programación de la próxima reunión para avanzar en la fase de análisis y definición detallada del proyecto. ### Welcome Pack El Welcome Pack es un proceso de "on boarding" de nuevos cliente a Proyectos que ayuda a establecer las expectativas, fortalece la relación desde el inicio y asegura que el cliente tenga toda la información necesaria para su operativa diaria con Proyectos. Para ellos seguiremos unos pasos, estructura y elementos que se describen a continuación. #### Bienvenida inicial El [Dia 5] se enviará la carta de Bienvenida al cliente por parte del Project Manager Officer (PMO) para organizar la primera reunión con el cliente, el PMO y el PM. 1. 2. 3. - - - - #### Revisión del cronograma inicial y confirmación de fechas clave Una vez concluida la primera reunión debemos analizar posibles cambios de alcance y fechas. Se debe tener en cuenta todos los interlocutores, y asegurar que todas las partes (terceros incluidos controlados por el cliente) estén informados del plan final. Revisa cuidadosamente el alcance del proyecto y prepara las preguntas necesarias y según el documento de requisitos iniciales que el cliente también posee para abordarlos ordenadamente. El cliente debe percibir que hemos estudiado el documento de alcance cuidadosamente antes de la reunión y sobre todo no debe tener la sensación que está repitiendo cosas que ya ha mencionado. ##### Reunión con el cliente - **Responsable:** Project Manager - **Tiempo:** Día 7 - **Acción:** - **Planning:** Se ajusta el cronograma en función de los resultados de la reunión de arranque. - **Coordinación:** El Project Manager confirma las fechas clave del proyecto con el cliente y el equipo de desarrollo. - **Comunicación al cliente:** Envío del cronograma final, incluyendo las fechas de los hitos principales y las fases del proyecto. - **Objetivo:** Asegurar que el cliente y el equipo estén alineados en plazos y entregables. - **Mensaje tipo:** - Inicio: \[Fecha\] - Fase de pruebas: \[Fecha\] - Go-Live: \[Fecha\] - - Usuario: \[email\] - Contraseña: le llegará un correo electrónico para que pueda introducir su contraseña de acceso. 4. 5. 6. ##### Reunión Ten las preguntas preparadas e informa al cliente del orden del día y duración de la reunión. Debe percibir que seremos diligentes y directos en las cuestiones de definición del alcance. Me gustaría confirmarte nuestra reunión de \[fecha y hora\], donde revisaremos los aspectos clave del proyecto \[Nombre del Proyecto\]. El objetivo principal será definir claramente el alcance para asegurar que todas las expectativas estén alineadas y evitar malentendidos en fases posteriores. Definición detallada del alcance (20 minutos) 1. Preguntas clave para aclarar cualquier posible ambigüedad. 2. Validación de requisitos y expectativas. 3. Discusión sobre puntos críticos y desafíos identificados. Estimo que la reunión tendrá una duración de aproximadamente 40 minutos. Queremos ser directos y eficientes para aprovechar al máximo nuestro tiempo y asegurarnos de que todos los puntos clave estén completamente cubiertos. ##### Análisis post-reunión Revisamos el alcance con el equipo y el PMO, realizamos los cambios necesarios y contestamos con el Ajuste del cronograma final y confirmación de fechas clave: - **Desarrollo:** Estimamos que el desarrollo técnico se completará alrededor de la semana del 29 de enero de 2025. Una vez finalizada esta etapa, la tienda estará completamente funcional, pero antes de su apertura al público, pasaremos a la fase de pruebas para asegurarnos de que todo funcione correctamente. - **Inicio de la fase de pruebas:** Después de completar el desarrollo, iniciaremos una fase de pruebas (testing) de dos semanas. Durante este periodo, ambos equipos deberán realizar pruebas exhaustivas para validar el funcionamiento de la tienda en diversos escenarios: navegación, procesos de compra, integración de pasarelas de pago, gestión de envíos, integridad de datos, entre otros. - **Fecha estimada de apertura (Go-live):** Si todo avanza según el calendario previsto, la tienda estará lista para abrirse al público entre las semanas del 19 y 26 de febrero de 2025. Esta será la fase final del proyecto, donde el eCommerce estará completamente operativo y listo para recibir visitantes y gestionar ventas. - - - - Fase desarrollo --------------- La fase de desarrollo es uno de los pilares fundamentales en el ciclo de vida del proyecto, donde se materializan los requisitos definidos durante las fases de análisis y planificación. En esta etapa, debes asegurarte que se implementa las funcionalidades acordadas, ni más ni menos. ### Actividades principales en la Fase de Desarrollo 1. Implementación técnica - - 2. Colaboración continua con el cliente - - 3. Control de calidad interno - - 4. Gestión de riesgos durante el desarrollo - - ### Gestión del cronograma y prioridades 1. Monitoriza el progreso: Debes realizar un monitoreo constante del cronograma, utilizando las herramientas de gestión de proyectos (JIRA y ProofHub). Esto permite evaluar si se están cumpliendo los plazos y detectar posibles desviaciones antes de que afecten al proyecto. - 2. Priorización de tareas: En caso de que el proyecto sufra modificaciones o aparezcan nuevas solicitudes del cliente, es vital evaluar el impacto de estos cambios y decidir si deben implementarse en esta fase o ser postergados para fases posteriores. 3. Comunicación continua con el equipo técnico: Es fundamental que mantengas una comunicación abierta y frecuente con los desarrolladores para anticipar problemas y resolver bloqueos que puedan ralentizar el desarrollo. ### Go-Live El Go-Live es el momento en el que el proyecto pasa del entorno de desarrollo y pruebas a producción, lo que significa que la plataforma estará accesible para los usuarios finales. Esta fase es crítica para asegurar que el sistema funcione correctamente en su entorno real y que se cumplan todos los requisitos previamente definidos. La transición debe estar cuidadosamente planificada y ejecutada siguiendo el procedimiento de Go-Live según plataforma tecnológica, y siempre debe contar con la aprobación explícita del cliente. 1. **Preparación para el Go-Live** - - - Acceso a la plataforma de pruebas: \[Enlace a la plataforma\] 1. Áreas a validar: 1. Funcionalidades clave \[Describir funcionalidades específicas\] 2. Integraciones \[Pasarelas de pago, ERP, etc.\] 3. Flujos de trabajo principales \[Proceso de compra, gestión de pedidos, etc.\] - Instrucciones para la prueba: \[Incluir breve descripción de cómo realizar las pruebas, si es necesario\] - Período de pruebas: Te sugerimos realizar las pruebas entre \[Fecha de inicio\] y \[Fecha de finalización\] para que podamos analizar cualquier ajuste que se necesite antes del Go-Live. - Reporte de incidencias: Si detectas algún problema o comportamiento inesperado, por favor infórmanos a través de \[Herramienta de ticketing o correo\] para que podamos resolverlo rápidamente. 2. **Proceso de Solicitud de Aprobación para Go-Live** - - - Funcionalidades implementadas y verificadas: \[Breve resumen de las funcionalidades clave\] - Resultados de las pruebas: \[Resumen de los resultados de las pruebas, incluyendo UAT\] - Integraciones finalizadas: \[Descripción de las integraciones realizadas, si es aplicable\] - Tras recibir tu confirmación, procederemos con el Go-Live según el cronograma, fecha y hora prevista. Por favor, tenga en cuenta que en caso de cualquier demora o puntualidad tanto por parte suya como del Partner involucrado, podríamos necesitar ajustar la fecha de apertura una semana como mínimo en función de nuestro calendario. - Durante el Go-Live, el equipo de TRILOGI supervisará el proceso para asegurar que todo funcione sin problemas en el entorno de producción. 3. **Ejecución del Go-Live** - - 4. **Plan de Contingencia** - - 1. 2. 3. - - - 5. **Aceptación formal** - 6. **Soporte Post-Go-Live** - - ### Seguimiento y documentación Una vez completada la fase de desarrollo, es esencial documentar todo el trabajo realizado: 1. Actualización de la documentación técnica: Asegurarse de que todos los cambios, integraciones y desarrollos estén debidamente documentados para facilitar el soporte futuro y las actualizaciones. 2. Informe final de desarrollo: El Project Manager debe presentar un informe al cliente con un resumen de lo desarrollado, los cambios realizados durante el desarrollo y un calendario actualizado para las fases siguientes. Final de Proyecto ----------------- El cierre de un proyecto es un paso crucial para garantizar una transición fluida hacia las siguientes etapas de soporte y mantenimiento, así como para capturar las lecciones aprendidas. En TRILOGI, el proceso de finalización de un proyecto incluye dos fases principales: Traspaso de Proyectos a Customer Care y Evaluación y Cierre. #### Traspaso de Proyectos a Customer Care Una vez que un proyecto ha sido finalizado por el departamento de Proyectos y se ha realizado la apertura, existe un periodo de transición en el que el Project Manager sigue atendiendo los últimos detalles pendientes y resolviendo dudas que puedan surgir durante el primer mes de funcionamiento de la tienda, pero a través de la herramienta de ticketing. Este proceso de traspaso debe estar bien coordinado y documentado para asegurar una transición fluida al departamento de Customer Care. Los pasos clave son los siguientes: - **Documentación en repositorios controlados**\ Toda la documentación relevante de los proyectos debe estar almacenada en el repositorio Proofhub del proyecto y en OneDrive de Proyectos, accesible para todos los miembros del equipo de Customer Care. Esto incluye manuales de usuario, guías de configuración, y cualquier otro documento que sea esencial para el soporte continuado del proyecto. - **Reunión de traspaso de proyecto**\ Es fundamental realizar una reunión de traspaso en la que el Project Manager informe al equipo de Customer Care sobre los aspectos más particulares del proyecto, incluyendo cualquier funcionalidad específica, posibles personalizaciones o detalles técnicos que puedan influir en el soporte. Esta reunión debe estar acompañada por la documentación de briefing, que debe estar alojada en un repositorio compartido para futuras consultas. - **Responsabilidad del departamento de Customer Care**\ Una vez que se ha completado el traspaso, el departamento de Customer Care asume la responsabilidad de mantener la documentación actualizada. Cualquier cambio implementado que afecte el comportamiento del sistema o los procedimientos existentes debe ser registrado en la documentación correspondiente. Esto asegura que el equipo esté siempre al día y que cualquier miembro pueda acceder a la información más reciente y relevante cuando sea necesario. - **Claves de acceso**\ Traspasar claves acceso y otras credenciales para que el equipo de Customer Care pueda dar garantías de soporte. Este enfoque garantiza que el conocimiento se transfiera de manera efectiva y que el equipo de Customer Care esté bien preparado para manejar cualquier situación que pueda surgir post-implantación, manteniendo la calidad del servicio y la satisfacción del cliente. #### Evaluación y Cierre El cierre de un proyecto es una fase crítica que asegura que todo el trabajo realizado haya sido entregado, revisado y aceptado por el cliente. Además, es el momento de reflexionar sobre los aprendizajes obtenidos y asegurar que cualquier conocimiento adquirido durante el proyecto se documente y transfiera para mejorar futuros proyectos. El proceso de Evaluación y Cierre en TRILOGI sigue estos pasos clave: - **Implementación de Lecciones Aprendidas:** - Utiliza las lecciones aprendidas para mejorar los procesos y prácticas en proyectos futuros. Esto puede implicar actualizar las metodologías de gestión de proyectos, herramientas, y capacitaciones para las personas. - Identificación de desafíos y soluciones: Durante el cierre del proyecto, se debe realizar una reflexión sobre los desafíos enfrentados y las soluciones aplicadas. Esto puede incluir problemas técnicos, desvíos de alcance o dificultades en la coordinación con el cliente o equipos externos. - Mejoras en procesos: Se deben identificar áreas de mejora en los procesos de gestión, como la planificación, la comunicación con el cliente y la ejecución técnica. Este análisis permite optimizar futuros proyectos y reducir el riesgo de repetir errores. - Documentación para la organización: Las lecciones aprendidas y los éxitos del proyecto se deben documentar de forma estructurada y compartirse con el equipo de producción y el equipo directivo. Esta documentación es clave para mejorar las metodologías y procesos de TRILOGI a largo plazo. - **Compartir el Conocimiento:** - Escala los problemas, errores, lecciones aprendidas y mejores prácticas al PMO para contribuir a la mejora continua de la gestión de proyectos. - Feedback del equipo: Organizar una reunión interna con todo el equipo que participó en el proyecto, en la que se analicen los puntos fuertes y débiles del desarrollo. Esta retrospectiva es fundamental para fomentar la mejora continua. - **Cierre Administrativo** - Documentación de cierre: El Project Manager debe encargarse de cerrar formalmente el proyecto en todas las herramientas de gestión utilizadas (JIRA, Confluence, Proofhub). Esto incluye archivar toda la documentación relevante, cerrar tareas pendientes y asegurarse de que el cliente ha recibido todo lo acordado. - Informe final: Preparar un informe de cierre para el cliente, que incluya un resumen de lo logrado, las lecciones aprendidas, el estado final de los entregables y las recomendaciones para el mantenimiento futuro del sistema o la plataforma eCommerce. - **Cierre Económico** - Revisión financiera: Se lleva a cabo una revisión final del presupuesto del proyecto, asegurando que se hayan facturado todos los servicios adicionales (cambios de alcance, servicios post Go-live, etc.) y que no haya desvíos pendientes de resolver. - Validación de pagos: Confirmar con el equipo de finanzas que todos los pagos acordados han sido recibidos y que no existen facturas pendientes. Este proceso asegura que el proyecto sea cerrado tanto a nivel operativo como financiero. - **Encuesta de satisfacción** - Retroalimentación del cliente: el PMO debe enviar la encuesta de satisfacción (Zoho forms) al cliente para obtener su perspectiva sobre el proceso, la calidad de los entregables y la colaboración con el equipo. Esta información es vital para ajustar las prácticas de cara a futuros proyectos. Seguimiento Post Go-live ------------------------ Ejecutar las tareas marcadas para el Case Study y seguimiento del cliente. PENDIENTE DESARROLLO Anexo: Herramientas de uso ========================== ------------------------ -------------------------------------------------------------------------- **Nombre herramienta** **Funciones** Read.ai Grabación de conferencias, transcripción, resumen y asignación de tareas Proofhub Gestión de proyectos y servicios (tareas, roles, IA) Confluence JIRA ------------------------ -------------------------------------------------------------------------- Versiones ========= ------------- --------------------------------------------- ---------------- ------------ **Versión** **Descripción** **Autor** **Data** 1.0 Definición inicial Màrius Rossell 11/02/2024 2.0 Revisión Màrius Rossell 28/03/2024 3.0 Revisión general (versión final preliminar) Màrius Rossell 20/10/2024 3.1 Actualización Màrius Rossell 10/12/2024 ------------- --------------------------------------------- ---------------- ------------