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Questions and Answers
¿Cuál es la función principal de un Project Manager en la gestión de proyectos?
¿Cuál es la función principal de un Project Manager en la gestión de proyectos?
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¿Qué metodología es más lineal y secuencial en la gestión de proyectos en TRILOGI?
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¿Cuál de las siguientes herramientas no se menciona como parte de las herramientas de gestión de proyectos?
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¿Qué categoría de gestión de proyectos se centra en la visión estratégica y en la claridad de objetivos?
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¿Cuál de los siguientes componentes es esencial para la gestión del cambio dentro de un proyecto?
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¿Cuál es el enfoque principal de la gestión de riesgos en la dirección de proyectos?
¿Cuál es el enfoque principal de la gestión de riesgos en la dirección de proyectos?
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¿Qué técnica de gestión de proyectos permite visualizar las tareas y sus responsabilidades?
¿Qué técnica de gestión de proyectos permite visualizar las tareas y sus responsabilidades?
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¿Quién es responsable en última instancia de monitorizar los riesgos en un proyecto?
¿Quién es responsable en última instancia de monitorizar los riesgos en un proyecto?
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¿Qué componente no está relacionado con el análisis cualitativo de riesgos?
¿Qué componente no está relacionado con el análisis cualitativo de riesgos?
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En la planificación de la respuesta a los riesgos, cuál de las siguientes acciones es considerada una estrategia adecuada?
En la planificación de la respuesta a los riesgos, cuál de las siguientes acciones es considerada una estrategia adecuada?
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¿Qué debe incluir el plan de acción a los riesgos en relación con la planificación general del proyecto?
¿Qué debe incluir el plan de acción a los riesgos en relación con la planificación general del proyecto?
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¿Qué tipo de relación de dependencia indica que una tarea solo puede finalizar cuando comienza la tarea anterior?
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¿Cuál de las siguientes afirmaciones describe correctamente una relación de dependencia 'Final a Inicio'?
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¿Cómo se puede actualizar el diagrama de Gantt durante la ejecución de un proyecto?
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En la técnica del Camino Crítico (CPM), ¿cuál es su principal objetivo?
En la técnica del Camino Crítico (CPM), ¿cuál es su principal objetivo?
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¿Qué función cumple la matriz RACI en la gestión de proyectos?
¿Qué función cumple la matriz RACI en la gestión de proyectos?
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¿Qué importancia tiene la identificación de hitos dentro de un proyecto?
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¿Cuáles son las ventajas de la asignación anticipada de tareas en un proyecto?
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¿Qué resultado se espera al utilizar la matriz RACI al inicio de un proyecto?
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¿Cuál es el objetivo principal de establecer cronogramas e hitos en la planificación de proyectos eCommerce?
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¿Qué evita el principio de respeto y profesionalismo en la comunicación con los clientes?
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En la gestión de proyectos, ¿quién puede ser tanto Responsible (R) como Accountable (A) para una tarea?
En la gestión de proyectos, ¿quién puede ser tanto Responsible (R) como Accountable (A) para una tarea?
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¿Qué se busca evitar en la gestión de comunicación con los clientes según la planificación efectiva?
¿Qué se busca evitar en la gestión de comunicación con los clientes según la planificación efectiva?
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En la delegación efectiva de tareas, ¿qué aspecto es crucial para asegurar una buena distribución del trabajo?
En la delegación efectiva de tareas, ¿qué aspecto es crucial para asegurar una buena distribución del trabajo?
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¿Qué significa tener una planificación flexible en la gestión de proyectos?
¿Qué significa tener una planificación flexible en la gestión de proyectos?
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¿Cuál es el enfoque recomendado para la gestión del tiempo por parte de los involucrados en un proyecto?
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¿Para qué se utiliza la Matriz de Eisenhower?
¿Para qué se utiliza la Matriz de Eisenhower?
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¿Por qué son importantes los objetivos S.M.A.R.T.?
¿Por qué son importantes los objetivos S.M.A.R.T.?
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¿Quién define los objetivos S.M.A.R.T. del cliente en primera instancia?
¿Quién define los objetivos S.M.A.R.T. del cliente en primera instancia?
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¿Cómo se debe controlar una reunión?
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¿Por qué la gestión del tiempo es uno de los aspectos más críticos en la dirección de proyectos?
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¿Qué debemos hacer frente a un cambio de alcance?
¿Qué debemos hacer frente a un cambio de alcance?
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¿Por qué es tan importante la Gestión de Riesgos?
¿Por qué es tan importante la Gestión de Riesgos?
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¿Cuándo debo ejecutar la Gestión de Riesgos?
¿Cuándo debo ejecutar la Gestión de Riesgos?
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¿Qué debo hacer frente un riesgo identificado?
¿Qué debo hacer frente un riesgo identificado?
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¿Qué debo hacer en el proceso Final de Proyecto?
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¿Cuál es el tiempo Respuesta a cliente para la Comunicación y Gestión de Proyectos en fase de desarrollo?
¿Cuál es el tiempo Respuesta a cliente para la Comunicación y Gestión de Proyectos en fase de desarrollo?
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¿Qué relación hay entre la desviación en un proyecto y las pérdidas financieras?
¿Qué relación hay entre la desviación en un proyecto y las pérdidas financieras?
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¿De quién es culpa si hay una desviación en un proyecto?
¿De quién es culpa si hay una desviación en un proyecto?
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¿Qué se debe hacer ante un cambio de alcance?
¿Qué se debe hacer ante un cambio de alcance?
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¿Qué se debe hacer ante un cambio de ámbito del proyecto?
¿Qué se debe hacer ante un cambio de ámbito del proyecto?
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¿Un Project Manager en TRILOGI es un Gestor de Riesgos?
¿Un Project Manager en TRILOGI es un Gestor de Riesgos?
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Study Notes
Introducción a la gestión de proyectos (trilogi)
- El documento describe una metodología de gestión de proyectos, llamada TRILOGI.
- La metodología combina diferentes enfoques como Waterfall y Kanban.
- Se utilizan cuatro herramientas clave: Diagramas de Gantt, Jira, Confluence y ProofHub.
- Dos técnicas de gestión de proyectos empleadas son el Método del Camino Crítico (CPM) y la Matriz RACI.
Decálogo de la gestión de proyectos
- Definir objetivos claros: Establece metas específicas, alcanzables y medibles.
- Planificación detallada: Crea un plan exhaustivo con herramientas de gestión.
- Comunicación efectiva: Mantén una comunicación fluida y abierta.
- Gestión de riesgos: Identifica, analiza y gestiona riesgos potenciales.
- Liderazgo proactivo: Toma decisiones informadas y motiva al equipo.
- Seguimiento continuo: Monitorea el progreso del proyecto constantemente.
- Gestión de calidad: Asegura que los resultados cumplan con los estándares.
- Adaptabilidad: Reacciona eficazmente a cambios y a la innovación.
- Capacitación continua: Fomenta el desarrollo profesional del equipo.
- Cierre efectivo: Realiza una evaluación formal y documenta las lecciones aprendidas.
El método TRILOGI
- Combina las metodologías Waterfall y Kanban.
- Emplea herramientas como Diagramas de Gantt, Jira, Confluence y ProofHub.
- Aplica las técnicas CPM y RACI para la gestión.
Herramientas
- Diagramas de Gantt: Herramienta visual para representar el cronograma del proyecto.
- Jira: Herramienta de gestión de proyectos, especialmente para desarrollo de software.
- Confluence: Plataforma de documentación colaborativa.
- ProofHub: Herramienta de gestión de proyectos y colaboración online.
Técnicas de gestión de proyectos
- Método del Camino Crítico (CPM): Identifica las tareas críticas que determinan la duración del proyecto.
- Matriz RACI (Responsabilidades): Asigna roles (Responsable, Aprobador, Consultado, Informado) para tareas.
Principios básicos
- Atención eficiente y amable: Tratar a los clientes con respeto.
- Escucha activa y empática: Comprender las necesidades del cliente.
- Respeto y profesionalismo: Comunicación efectiva y respetuosa.
- Unidad y coherencia: Mostrar una identidad de equipo y compromiso.
- Anticipación proactiva: Identificar soluciones de antemano.
- Confidencialidad y seguridad: Proteger la privacidad del cliente.
Gestión de Proyectos
- El Project Manager (PM) es crucial para la gestión eficaz de proyectos.
- La planificación, la comunicación y la gestión de riesgos son fundamentales.
- La colaboración y el cumplimiento de las metas del cliente, garantizan el éxito del proyecto.
Liderazgo
- Confianza: Construir relaciones basadas en la confianza, transparencia y comunicación.
- Colaboración: Crear un entorno en el que el equipo trabaje de manera colaborativa.
- Evitar cuellos de botella: Abordar cualquier obstáculo que impida el avance del proyecto.
- Atmósfera agradable: Fomentar un ambiente de trabajo positivo y productivo.
- Visión estratégica: Asegurar que los objetivos del proyecto estén alineados con los objetivos generales.
Claridad de objetivos
- Crear objetivos SMART (Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y Temporales)
- Asegurar que los objetivos se entiendan y compartan con el cliente y todos los equipos.
- Definir claramente las expectativas del cliente con respecto al alcance y contenido del proyecto.
Calidad
- Asegurar la satisfacción del cliente y el éxito general del proyecto.
- Mantener los estándares de calidad dentro de TRILOGI.
Seguimiento y control
- Monitorear el progreso del proyecto e informar a las partes interesadas.
- Ajustar el plan si es necesario con acciones correctivas.
- Asegurar que nos mantenemos dentro del presupuesto, fecha y planificación acordadas con el cliente.
Reuniones eficaces
- Definir un objetivo claro para cada reunión.
- Preparar una agenda con los puntos a tratar.
- Incluir solo a los participantes relevantes.
Evaluación y mejora
- Implementar la retroalimentación para mejorar los procesos y las prácticas en proyectos futuros.
- Evaluar regularmente la necesidad de futuras reuniones y sus formatos, ajustándolos según sea necesario para maximizar la eficiencia.
Gestión del tiempo
- Priorizar tareas y equilibrar la disponibilidad entre múltiples clientes.
- Planificar las interacciones (reuniones, llamadas) de antemano y con la debida anticipación.
- Aclarar que la gestión de tiempo implica un modelo con la adecuada planificación.
- Organizar el tiempo de manera efectiva para minimizar el estrés y apoyar al equipo y al cliente.
Establecimiento de prioridades
- Identificar las tareas más críticas y las que requieren pronta atención.
- Utilizar métodos como la Matriz de Eisenhower para categorizar las tareas por prioridad, urgencia e importancia.
Planificación y programación efectiva
- Realizar cronogramas y hitos realistas y con un seguimiento transparente y comprensivo para el cliente.
- Asegurar que la planificación esté sincronizada con el cliente y el equipo.
Uso de herramientas
- Usar software de gestión de tareas.
- Usar herramientas de productividad para un mejor manejo del tiempo y eficiencia.
Delegación efectiva
- Asignar tareas basándose en habilidades y capacidades del equipo.
- Establecer un coordinador interno para centralizar la toma de decisiones.
Gestión de interrupciones
- Establecer bloques de trabajo enfocados para trabajar sin interrupciones por períodos determinados.
- Gestionar la comunicación con los clientes para minimizar interrupciones.
- Aplicar la gestión de cambios cuando la continuidad del proyecto vea afectada.
Gestión de riesgos
- Identificar, analizar y responder a los riesgos para minimizar las probabilidades y el impacto de eventos adversos.
- Implementar planes de contingencia para responder a posibles problemas.
Análisis de riesgos
- Análisis cualitativo: valorar la probabilidad y el impacto de los riesgos.
- Análisis cuantitativo: calcular el impacto potencial de cada riesgo.
- Análisis de escenarios: identificar posibles situaciones y estrategias de respuesta.
Planificación de la respuesta
- Desarrollar estrategias de respuesta para cada riesgo.
- Crear planes de contingencia.
Implementación de respuestas
- Asignar responsabilidades.
- Integrar las respuestas en el plan general del proyecto.
Monitorización y control
- Seguimiento continuo de riesgos.
- Revisar periódicamente la gestión de riesgos.
Comunicación y reporte
- Mantener a las partes interesadas informadas sobre los riesgos.
- Documentar la gestión de riesgos para futuras referencias.
Retrasos en la entrega de documentos / materiales por parte del cliente
- Proveer una lista de verificación para que el cliente realice seguimiento.
- Ajustar la planificación del proyecto.
- Recordar al cliente las repercusiones del retraso.
Retrasos en la entrega de tareas por parte del cliente
- Evaluar el impacto del incumplimiento en el cronograma.
- Explicar la importancia de los plazos.
- Recalcar al cliente el plazo máximo.
- Ajustar la planificación
- Documentar cambios y justificaciones.
- Crear un plan de contingencia.
Cambio de Alcance del Proyecto
- Enfoque claro para evaluar nuevas solicitudes.
- Aplicar procedimiento Gestión de Cambios.
- Informar al cliente por escrito.
Nuevas tareas fueran del alcance
- Evaluar y priorizar tareas nuevas antes de discutirlas.
- Aplicar el procedimiento Gestión de Cambios.
- Informar al cliente.
Alcance del proyecto mal definido
- Sugerir una sesión interna para definir un alcance claro.
- Crear una lista de verificación.
- Aplicar el procedimiento Gestión de Cambios.
- Informar al cliente.
Falta de personal calificado
- Proponer análisis de habilidades (brechas).
- Recomendar cursos / formación.
- Asignar un experto interno.
Más de un interlocutor sin acuerdo
- Sugerir reuniones internas para alcanzar consenso.
- Designar un coordinador interno.
Conflictos en equipo / cliente
- Alertar sobre el impacto potencial.
- Interrumpir reuniones.
- Posponer la reunión.
- Sugerir aviso anticipado para reprogramar sin afectar el progreso.
- Establecer un proceso para reprogramar rápidamente.
- Comunicarlo al cliente.
Cliente no asiste a Reuniones
No seguir instrucciones en integración de datos
- Evaluar impacto del incumplimiento.
- Mantener comunicación.
- Ajustar cronogramas.
- Informar sobre cambios a todos.
Retrasos en tareas asignadas
- Evaluar el impacto del incumplimiento.
- Ajustar la planificación.
- Documentar cambios y justificaciones para el cliente.
- Crear un plan de contingencia.
. ### Rechazo de entregables sin justificación clara
- Pedir aclaraciones detalladas.
- Programar una reunión.
- Documentar las razones del rechazo y los cambios.
Dependencia de terceros no controlados
- Contactar al cliente y/o al tercero para identificar la causa.
- Proponer soluciones alternativas.
Evaluación y cierre
- Implementación de lecciones aprendidas.
- Identificación de desafíos y soluciones.
- Mejoras en los procesos.
- Documentación para la organización y el PMO.
- Compartir conocimiento.
- Feedback del equipo.
- Documentación de cierre.
Revisión financiera
- Revisión final del presupuesto del proyecto.
- Validación de pagos.
Encuesta de satisfacción
- Enviar encuesta.
- Datos a evaluar con respecto al proyecto.
Seguimiento Post-Go Live
- Ejecutar tareas para el Case Study y seguimiento del cliente
Anexo - Herramientas de uso
- Descripción de las herramientas usadas.
Versiones
- Historial de versiones del documento.
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Description
Este cuestionario evalúa conocimientos sobre la gestión de proyectos, incluyendo el papel del Project Manager, metodologías, herramientas, y la gestión de riesgos. Responde preguntas sobre las fases del proyecto y técnicas esenciales para un manejo eficaz. Ideal para estudiantes y profesionales en el campo de la gestión de proyectos.