فصل أول نظم المعلومات المحاسبية PDF

# الفصل الأول: نظم المعلومات المحاسبية المفهوم والخصائص والجودة: ## 1 - مفهوم النظم: **عزيزي الطالب / الطالبة** اختلف الكتاب فيما بينهم في تحديد مفهوم System الا أنهم اتفقوا في تحديد جوهر النظام. إليك بعض آرائهم في الجزء الآتي: - يرى بعضهم أن النظام هو تجميع مرتب ومنظم لعناصر وأجزاء منفصل...

# الفصل الأول: نظم المعلومات المحاسبية المفهوم والخصائص والجودة: ## 1 - مفهوم النظم: **عزيزي الطالب / الطالبة** اختلف الكتاب فيما بينهم في تحديد مفهوم System الا أنهم اتفقوا في تحديد جوهر النظام. إليك بعض آرائهم في الجزء الآتي: - يرى بعضهم أن النظام هو تجميع مرتب ومنظم لعناصر وأجزاء منفصلة، وإن كانت تعتمد على بعضها البعض بغرض تحقيق هدف معين. - كما يعرف النظام أيضًا بأنه مجموعة من الأجزاء والأنشطة الفرعية التي تعمل مع بعضها البعض بغرض تحقيق هدف معين - كما يعرف البعض الآخر النظام بأنه عبارة عن مجموعة من الأشياء أو المكونات المركبة، وهذه المكونات تعتمد على بعضها البعض، ولكل منها هدف محدد أو وظيفة محددة، وذلك لتحقيق الهدف الكلي. - وفي تعريف آخر يرى البعض أن النظام هو ذلك الكل المنظم أو المعقد والذي يجمع ويربط بين الأشياء أو أجزاء تشكل في مجموعها تركيباً كلياً موحدا. - كما يعرف بعضهم النظام بانه: "إطار متكامل له هدف واحد أو مجموعة من الأهداف وهو يقوم بالتنسيق بين الموارد المطلوبة لتحويل المدخلات إلى مخرجات، والموارد قد تكون خامات أو آلات أو طاقة، وذلك بالاعتماد على نوع النظام". - ويعرف بعض كتابنا المحاسبين النظام بأنه مجموعة مترابطة ومتجانسة من الموارد والعناصر التي تشمل الأفراد التجهيزات الآلات الأموال، والسجلات إلخ . التي تتفاعل مع بعضها البعض داخل إطار معين، وتعمل كوحدة واحدة نحو تحقيق هدف أو مجموعة من الأهداف العامة في ظل الظروف أو القيود البيئية المحيطة. ## ما تقدم يبدو واضحاً أن هذه التعاريف للنظام تنفق في النقاط الآتية: - أن النظام يتكون من مجموعة من العناصر أو الأجزاء تهدف إلى تحقيق هدف عين و مجموعة من الأهداف. - أن العناصر قد تكون مكونات مادية أو مكونات معنوية. - قد يجمع النظام بين المكونات المادية والمكونات المعنوية في نسق واحد فالمنشأة تمثل نظاماً اقتصادياً يجمع بين الجانب المادي الأصول والوسائل الإنتاجية والجانب المعنوي فكر القائمين بالعمل والإدارة. - قد يتكون النظام من مجموعة من النظم الفرعية، فنظام الإنتاج يتكون من أنظمة فرعية، مثل: أنظمة تخطيط الإنتاج، والتشغيل، ومراقبة الوقت، والتنسيق والفحص، والتعبئة إلخ. - أن علاقات النظام تمثل مجموعة الروابط التي تربط بين مكونات النظام أو القواعد التي تحكم عملية التفاعل بين أجزائه المختلفة، وكلما كانت تلك الروابط أو القواعد واضحة وغير متعارضة جاء النظام منسقاً ومتوافقاً. - يتكون النظام من مجموعة من النظم الفرعية التي لها نفسها خصائص النظام الرئيسي، ولكنها تعمل بوصفها نظماً مستقلة ومتخصصة في عمل أو وظيفة معينة ولها أهداف وبتحقيقها لأهدافها تسهم في تحقيق أهداف النظام الرئيسي. ## خصائص النظام **عزيزي الطالب / الطالبة** يشمل النظام بصفه عامة على مجموعة من الخصائص والصفات تتمثل في: - موارد النظام. - أهداف النظام. - بيئة النظام وحدوده. - أعمال النظام. - القيود. - الرقابة. - مستخدمي النظام. ### 1- الموارد- (Resource) يمكن تصنيف موارد نظام المعلومات المحاسبي في أربعة موارد هي: - المهمات وتشمل الأوراق الكتابية والمطبوعات والمستندات والسجلات والدفاتر إلخ. - الأجهزة وتشمل الآلات الحاسبة والآلات الكاتبة في النظام اليدوي والحاسب الإلكتروني وأجزاؤه المكملة له مثل وحده التخزين والطابعات والوحدات الطرفية. - الأفراد ويقومون بإدارة وتشغيل النظام مثل الكتبة والمحاسبين والصيارفة وأمناء المخازن في النظام اليدوي إضافة إلى المحللين ومصممي النظم وواضعي البرامج ومشغلي الحاسب في حاله النظام الآلي. - الأموال وهي الأموال المتاحة للنظام من المصادر الداخلية والخارجية. ### 2-٣ البيئة والحدود (Environment and Boundaries) يقصد ببيئة النظام المجال المحيط به والمجتمع الذي يعمل فيه وتنقسم بيئة النظام إلى بيئة داخلية وبيئة خارجية. - البيئة الداخلية: تشمل الموارد والتجهيزات والأفراد في الإدارات. - البيئة الخارجية تتكون من الموردين والعملاء والدائنين والمدينين والجهات الحكومية والجمهور بصفه عامة ..... إلخ. أما حدود النظام فيمكن تحديدها بالرجوع إلى الأهداف التي يراد تحقيقها فمثلاً هدف تحقيق أفضل أرباح في شركه يمكن أن يجعل حدود النظام ممثلة في الإطار أو الحيز الذي يسمح ويتسع لوجود كل الموارد لتحقيق الهدف. ### ٣-٤ المراحل والأعمال والعناصر (Tasks, Stages and Elements) المراحل لكل نظام مراحل وخطوات محددة ومنظمة تنتهي بتحقيق الأهداف فمثلاً يتكون نظام المعلومات من ثلاثة مراحل أساسية ولكل مرحلة من هذه المراحل أعمال وأنشطة فرعية مهمة لإتمامها هي: - مرحلة تجميع البيانات المدخلات) وتشمل أنشطة خاصة بحصر البيانات وتسجيلها وترميزها وتصنيفها وتدقيقها وتحويلها ... إلخ. - مرحلة تشغيل البيانات إنتاج المعلومات). - مرحلة تجميع التقارير وتوصيلها (المخرجات). أما العناصر فهي الأدوات والمهمات والأجهزة والأشياء الأخرى التي تمكن من القيام بالأعمال والأنشطة المختلفة في كل مرحلة من المراحل. فمثلاً تتمثل عناصر النظام المحاسبي في الآتي: - المستندات المدخلات). - التقارير (المخرجات). - الآلات الكاتبة والحاسبة والحاسبات الآلية والأجزاء الملحقة بها. ### ٢-٥ القيود (Constraints) يقصد بالقيود كل العوامل التي تحد من تحقيق أهداف النظام وهي. - القيود الداخلية: تشمل ندرة الموارد المالية أو الفنية أو البشرية اللازمة لـ النظام إضافة إلى حدود النظام نفسه لأنها هي التي تحدد شكله وحجمه. - القيود الخارجية تتمثل في التشريعات القانونية والظروف المحيطة بـ النظام مثل: - توقف حجم المبيعات علي حجم الطلب. - سلوك النظم الأخرى المنافسة لـ النظام. - قوانين العمل السائدة والقيود على توظيف القوى العاملة. ### ٢-٦: الرقابة (Control) الرقابة ضرورية من أجل التحكم في سير العمل في النظم الفرعية وهناك عده أنواع للرقابة: - الرقابة المانعة وتهدف قواعدها وإجراءاتها إلى ضمان الأنظمة الفرعية تعمل كلها لتحقيق الأهداف العامة لـ النظام. - الرقابة المكتشفة وتهدف إلى اكتشاف الأخطاء والانحرافات إضافة إلى تقييم الأداء وتحليل أسباب الانحرافات واتخاذ الاجراءات التصحيحية. ولا شك أن عدم وجود قواعد وإجراءات محكمة وفعالة للرقابة داخل النظام المعين سيؤدي بالضرورة إلى إخفاق هذا النظام وإلى عدم قدرته على تحقيق أهدافه. ### ٧-۲ مستخدمو النظام (System Users) تستخدم مخرجات النظام إما للاستخدام النهائي وإما كمدخلات لنظام آخر. وهناك مجموعة كبيرة وطوائف متعددة داخل الوحدة الاقتصادية أو خارجها: - المستخدمون الداخليون: مثل الادارة. - المستخدمون الخارجيون مثل الدائنين والمدينين والعملاء والموردين والمستثمرين والنقابات والجهات الحكومية، والباحثين، والاستشاريين ## تصنيفات النظم (Classification of Systems) يمكن تصنيف النظام على أساس خاصية أو أكثر في هذا النظام ومن هذه التصنيفات الآتي: ### 1-۳: النظم الطبيعية والنظم الصناعية (Natural Systems and Human Made Systems) - النظام الطبيعي هو النظام الذي لا دخل للإنسان في وجودة بل هو من صنع الله سبحانه وتعالى ، مثل : الانسان نفسه ومثل الكون والشمس والقمر والأنهار ... إلخ. - النظام الصناعي هو من صنع الافتتاح باستخدام الموارد والعناصر والأسبانية سخرها الله له ومن أمثله هذه النظم الشركات والهيئات والجامعات المستشفيات .. إلخ. ويحتاج هذا النظام إلى من يصممه وينفذه ويديره ويشرف علي تشغيله لكي يستمر وهو بذلك يختلف عن النظام الطبيعي الذي يعمل تلقائياً بدون تدخل من الانسان. ### :)Open Systems and Closed Systems( النظم المفتوحة والنظم المغلقة - النظام المفتوح هو النظام الذي يؤثر ويتأثر بالبيئة التي يعمل فيها بمعنى : أن التغيرات في البيئة المحيطة بـ النظام تؤثر في مدخلات وعمليات التشغيل ومخرجات النظام ومن ثم يجب أن يكون النظام مرناً للتأقلم مع هذه التغيرات حتي يمكنه الاستمرار في الوجود فمثلاً يجب على الشركة في مجال الأعمال أن تعدل من إنتاجها وفقا للتغيرات في أذواق المستهلكين ورغباتهم. - النظام المغلق: هو ذلك النظام الذي لا يوجد أي تفاعل بينه وبين البيئة مثل نظام الرقابة والتحكم في معامل تكرير البترول الذي يعمل ذاتياً بالكامل ولا يوجد بينه وبين البيئة المحيطة أي تفاعل. ### :)Simple and Complex Systems( النظم البسيطة والنظم المعقدة تحدد عدد النظم الفرعية التي يتضمنها النظام وتنوع وتعدد العلاقات بين هذه النظم الفرعية درجة بساطة وتعقيد النظام ومن ثم تنصف النظم المعقدة بالصعوبة في إدارتها وتشغيلها. ### ٣-٤ النظم الاحتمالية والنظم المحددة (Probabilistic Systems and Deterministic Systems) - النظام الاحتمالي : هو النظام الذي لا يمكن التنبؤ بالحالات التي سيكون عليها إلا باستخدام الاحتمالات بمعنى لا يمكن أن يعرف على وجه التحديد رد فعل النظام أو مخرجاته نتيجة لحدوث ظروف معينة. - النظام المحدد هو الذي يمكن من خلاله تحديد ما ستكون عليه حالة النظام و مخرجاته استجابة لمجموعة محددة من المدخلات وتعد النظم الآلية من أفضل الأمثلة للنظم المحددة. ## نظم المعلومات (Information Systems) نظم المعلومات هي النظم التي تستخدم الموارد البشرية والبرمجية والمعلوماتية بإدخال البيانات ومعالجتها واسترجاعها وإخراج وتوصيل المعلومات إلى الأطراف المستخدمة والمستفيدة منها لمساعدتها في ممارسة الأنشطة الرئيسية لمنظمات الأعمال وظائف المنظمة ووظائف الإدارة واتخاذ القرارات وتقييم الأداء. ### ٤-١: عناصر نظام المعلومات يقصد بهذه العناصر الأجهزة ووسائل حفظ البيانات والبرامج وتخزينها وإجراءات التشغيل والعنصر البشري وهناك عزيزي الطالب بيان كل ذلك. - الأجهزة وهي تتضمن كل من التليفون والتليكس والفاكس ميلي والآلات الكاتبة والآلات الحاسبة والحاسبات الإلكترونية بأجزائها وملحقاتها المختلفة - وسائل حفظ البيانات وتخزينها تتكون من الملفات والمستندات المكتوبة والميكروفيلم وآلات التصوير في النظم الدورية والأشرطة والاسطوانات الممغنطة والكروت المثقبة في النظم عند استخدام الحاسبات الإلكترونية. - البرامج وهي من الأجزاء المادية لنظام المعلومات القائم على الحاسبات الإلكترونية فقط وهي نوعان: - أولاً: برامج النظام وهي برامج تشغيل الحاسب نفسه ويتم إعدادها بواسطة منتجي الحاسبات الإلكترونية. - ثانية البرامج التطبيقية وهي البوانتج الخاصة بالوظائف المختلفة المطلونية تشغيلها باستخدام الحاسب مثل برامج الأجور والمخزون وحسابات العملاء وحسابات الموردين - إلخ، ويمكن أن يقوم مستخدم الحاسب بإعداد هذه البرامج بنفسه كما يمكن الحصول عليها من شركات متخصصة أو هي برامج ما يطلب من الحاسب أن يفعله. - إجراءات التشغيل: وهي تمثل دليلاً ومرشداً للتشغيل وعادة ما تكون مطبوعة في كتيبات وتنقسم إلى نوعين: - الأول لمستخدمي النظام ويشمل التعليمات الخاصة بإعداد البيانات وكيفيه إدخالها والتعليمات الخاصة باستخدام وتشغيل الحاسب. - الثاني خاص بالعاملين أنفسهم في مركز الحاسب والذين يقومون بتشغيل النظام. - العنصر البشري وهو أهم جزء في نظام المعلومات حيث أنه هو الذي يجعل النظام قابلاً للتشغيل ويتضمن العنصر البشري في نظام المعلومات الإلكتروني ما يأتي: - محللي النظم ومصمميه. - واضعي البرامج الذين يشتركون في عملية تحليل نظام المعلومات وتصميمها وتنفيذها وتطويرها. - القائمين على تشغيل النظام في مركز الحاسب. - الأفراد المسئولين في جمع البيانات وحصرها وإعدادها في شكل معين لتصبح مدخلات - وأخيراً مستخدمي النظام وهم المستخدمون النهائيون للمعلومات التي ينتجها النظام. ### ٤-٢: البيانات والمعلومات (Data and Information) يتم استخدام كل من مصطلح البيانات ومصطلح المعلومات كمصطلحين مترادفين في الحياة العملية لوصف شئ واحد على الرغم من الإختلاف الكبير في مفهوم كل منهما ومعناه. - تتمثل البيانات في حقائق مجردة ليست ذات معنى أو دلالة ومن ثم غير مفيدة في اتخاذ القرارات. - تتضمن البيانات أي مجموعة من الحروف أو الرموز والأرقام وعندما يتم تشغيل البيانات يتم الحصول على نتائج ذات معنى ومفيدة لمتخذي القرارات وتسمى هذه النتائج معلومات. هناك عزيزي الطالب أمثله لتشغيل البيانات. - المقارنة بين بيانات أرقام المبيعات لفترات مختلفة للحصول على معلومات مفيدة تشير إلى اتجاه المبيعات. - مقابلة الإيرادات من المبيعات بمصروفات الفترة للحصول على معلومة مفيدة خاصة بنتيجة نشاط الفترة من ربح أو خسارة. ### ٤-٣ صفات المعلومات المفيدة #### ٤-٣-١: الملائمة (Relevance) حيث أنها تقلل من حالة عدم التأكد عن طريق المساعدة في التنبؤ بما سيحدث أو المصادقة على ما حدث بالفعل. #### ٤-٣-٢: الاعتمادية (Reliability) أي أن المعلومات خالية من الأخطاء والتحيز وتعكس الأحداث والنشاطات بمصداقية. #### Completeness ٤-٣- الاكتمال أي أن المعلومات كاملة لا تترك أي شيء مهم دون توفره. #### ٤-٣-٤: التوقيت المناسب (Timeliness) أي وصول المعلومات في الوقت المناسب لاتخاذ القرار. #### :Understandability ٤-٣-٥ المفهومية أي أن المعلومة معروضة بطريقة سهلة الاستيعاب والفهم ويمكن للمستخدم. #### ٤-٣-٦: يمكن التحقق منها (Verifiability) أي أنه يوجد إجماع فكري على المعلومة بمعنى أن طبيعة المعلومة تكون بشكل يؤدي إلى الوصول إلى نفس النتائج عند استخدامها من قبل أشخاص مختلفين. #### ٤-٣-٧ يمكن الوصول إليها (Accessibility) أي أنه يمكنك الحصول على المعلومة عندما تحتاجها وبالشكل الذي تريده. ### ٤-٤: المعلومات حسب المستفيدين #### ٤-٤-١: معلومات للمستخدمين الخارجيين إن المستخدمين الخارجيين يستخدمون بصوة أساسية المعلومات التالية: ##### :Mandatory Information المعلومات الإلزامية هي معلومات مطلوبة من قبل الهيئات الحكومية مثل متطلبات هيئة الأوراق المالية. ##### : Essential Information معلومات ضرورية وأساسية هي معلومات مطلوبة لإنجاز الأعمال مع الأطراف الخارجية مثل طلبات الشراء عند تقديم المعلومات الإلزامية أو الضرورية يجب أن يكون التركيز على: - الحد الأدنى للتكاليف. - الوفاء بالمتطلبات القانونية. - الوفاء بالحد الأدنى من معايير الاعتمادية عليها والفائدة. #### ٤-٤-٢: معلومات للمستخدمين الداخليين: المستخدمين الداخليين يستخدمون معلومات مميزة بصوة أساسية، ويكون التركيز الأساسي فيها على إنتاج المعلومات التي تتجاوز منفعتها كلفة الحصول عليها أي معلومات ذات قيمة إيجابية). ### ٤-٥: تصنيف نظم المعلومات #### :Transaction Processing Systems (TPS( ٤-٥-١: أنظمة معالجة العمليات تعالج البيانات والأعمال الروتينية كبيرة الحجم. #### :Office Automation Systems (SAS( ٤-٥-٣ أنظمة أتمتة المكاتب تعالج المعلومات مع السماح بالمشاركة على مستوى المنظمة كبرمجيات Spread Sheet مثل (Excel)، والمعالجة باستخدام برامج معالجة النصوص مثل (Word)، والبريد الالكتروني (Email). #### :Knowledge Work Systems (KWS(٤-٥-٣: أنظمة العمل المعرفية وتساعد المهنيين في تطوير معلومات جديدة. #### :Management Information Systems (MIS(( ٤-٥-٤: نظم معلومات إدارية وهي عبارة عن أنظمة معلومات محوسبة تدعم مجموعة واسعة من وظائف الأعمال أكثر من أنظمة معالجة بيانات. #### :Decision Support Systems (DSS( ٤-٥-٥ أنظمة دعم القرارات وهي أنظمة معلومات تستخدم قواعد البيانات الخاصة والنماذج في دعم متخذي القرارات شبه المهيكلة في المراحل المختلفة. ##### ٤-٥-٦: النظم الخبيرة (Expert Systems (ES تستخدم خبرة متخذي القرارات في تقديم المشورة والنصح للمديرين في اتخاذ القرارات صعبة. ##### :Group Decision Support Systems (GDSS( ٤-٥-٧ نظم دعم القرارات الجماعية وقد صممت لمساعدة المديرين في اتخاذ القرارات بشكل جماعي كفريق عمل لحل المشكلات. ##### :Executive Support Systems (ESS( ٤-٨٠٥ نظم دعم التنفيذيين وتصمم لدعم الإدارة العليا بالمعلومات والنماذج التحليلية اللازمة لصنع القرارات غير المهيكلة (الاستراتيجية). ##### ٤-٥-٩: التكنولوجيا الحديثة: مثل التجارة الالكترونية، مشاريع تخطيط الموارد، الأجهزة اللاسلكية وبرمجيات الموازي المفتوحة التي تتكامل مع الأنظمة التقليدية مثل: نظم تخطيط موارد المنشأة ERP System ### ٤-٦: مكونات نظم المعلومات (Information Systems): - الموارد المادية (Hard Ware) - الموارد البرمجية (Soft Ware) - Human Resources (الموارد البشرية) - الموارد المعلوماتية (Information Resources) #### ٤-٦-١ : أركان نظم المعلومات: ##### العناصر: (تشمل المعدات المستخدمة في نظم المعلومات وتتكون من أربعة أقسام) ###### الموارد المادية (Hardware) - )Key Board, Mouse Scanner( أدوات الإدخال وتشمل - أدوات المعالجة وتشمل وحدة المعالجة المركزية (CPU). - أدوات الإخراج وتشمل (Printer , Screen). - الطرفيات الأخرى وتشمل المودم، وتوصيلات الأجهزة). ###### الموارد البرمجية (Software) - برمجيات تطبيقية تكون عامة أو القصة الغرض مثل Word, Excel ) - برمجيات إدارة النظم هي البرمجيات التي تشغل الحاسوب Windows - لغات البرمجة ( تستخدم لعمل البرامج Visual Languages). ###### :Human Resources الموارد البشرية - المبرمجون (مؤهل للكتابة بلغات برمجة معتمدة). - محللو ومصممو الأنظمة يقومون بجملة من المراحل تبدأ بتحليل النظام). - المستخدم النهائي يعتمد على مستواهم أو احتياجاتهم). ###### :Information Resources الموارد المعلوماتية تأخذ عدة أشكال وهي تشكل قواعد البيانات. ##### الأنشطة: (تمارس باستخدام الموارد السابقة): - أنشطة الإدخال ( هي الأنشطة المتعلقة بإدخال البيانات). - أنشطة المعالجة هي الأنشطة المتعلقة بتحويل البيانات الخام إلى معلومات مفيدة وقد تم تطويرها من ناحية دقة المعالجة وسرعتها وتكون أنشطة المعالجة على الأشكال التالية: - - تشغيل على الخط (Online Processing) - Batch Processing تشغيل الرفع - أنشطة الإخراج تتم باستخدام أدوات الإخراج المختلفة). - أنشطة الاتصال تتم باستخدام تقنية الاتصالات). ##### الأهداف: تهدف نظم المعلومات إلى توصيل المعلومات لمساعدة الأطراف المستفيدة في: - ممارسة الأنشطة الرئيسية لمنظمات الأعمال ويشمل ذلك: - وظائف المنظمة وتشمل التصنيع والإنتاج التسويق والمبيعات والمالية، البحث والتطوير وإدارة الموارد البشرية والرواتب. - وظائف الإدارة وتشمل التخطيط التنظيم، التوجيه والرقابة. - اتخاذ القرارات وهو اختيار بديل من عدة بدائل متاحة ويمر ضمن عدة مراحل بحسب نموذج سليمون (Slimmon لاتخاذ القرارات) ## الإطار العام لنظم المعلومات يعتبر نظام المعلومات عبارة عن مجموعة من الإجراءات الرسمية والتي من خلالها يتم تجميع البيانات، وتشغيلها، لإنتاج المعلومات يلي ذلك توصيلها إلى المستخدمين. وتنقسم نظم المعلومات بصورة عامة إلى نظام المعلومات المحاسبي (Accounting Management Information System ونظم المعلومات الإداري (Information System وهذان النظامان يتكاملان لتحقيق الكفاءة التشغيلية، والشكل (۳۱) يوضح مكونات كل من نظام المعلومات المحاسبي ونظام المعلومات الإداري.  ## التعريفات والمفاهيم الخاصة بالموضوع يتم التمييز بين نظام المعلومات المحاسبي ونظام المعلومات الإداري، يتم التركيز على مفهوم **المعاملات** (transactions)، وحيث أن نظام المعلومات يقبل المدخلات والتي يطلق عليها **المعاملات**، والتي يتم إجراء عليها العديد من العمليات التشغيلية وتحويلها إلى معلومات للمستخدمين، وقبل أن نقوم بتصنيف **المعاملات**، نود أن نشير إلى أن **المعاملة** هي حدث يؤثر أو محل اهتمام المنظمة ويتم تشغيلها من خلال نظام المعلومات كوحدة للعمل (As Unit of Work وهذا التعريف يتضمن كل من الأحداث المالية وغير المالية. **المعاملات المالية** (Financial Transaction) على وجه الخصوص تكون على قدر من الأهمية لكي يفهم المحاسب نظم المعلومات، ويمكن تعريف **المعاملات المالية** بأنها "أحداث اقتصادية والتي تؤثر في أصول وخصوم المنظمة، والتي تنعكس في حساباتها ويتم قياسها في صورة نقدية ومن أمثلة المعاملات المالية بيع المنتجات للعملاء، شراء المخزون من التجاري المنشآت التجارية، والسداد والتحصيل النقدي، ولابد لكل منظمات الأعمال من الناحية القانونية أن تقوم بمعالجة هذه الأنواع من المعاملات بشكل صحيح. أما **المعاملات غير المالية** (Non Financial Transactions) هي الأحداث التي لا ينطبق عليها التعريف الضيق للمعاملات المالية على سبيل المثال، إضافة مورد جديد للمواد الخام إلى لائحة الموردين وصحيح أن هذه الأحداث يتم معالجتها بواسطة نظام المعلومات للشركة كمعاملة، ولكن الملاحظة الواضحة أن هذه المعلومات ليست معاملات مالية والشركة لا يوجد لديه التزام قانوني للمعالجة بشكل صحيح وترتبط **المعاملات المالية** و**المعاملات غير المالية** ارتباطا وثيقا، وغالبا ما تعالج من قبل نفس النظام المادي على سبيل المثال، النظر في نظام إدارة المحافظ المالية التي تقوم بجمع وتتبع أسعار الأسهم (**المعاملات غير المالية**). حيث عندما تصل الأسهم إلى سعر معين، فإن النظام يقوم بالشراء أو البيع التلقائي (**المعاملات المالية**). وعملية الشراء بسعر مرتفع والبيع بسعر منخفض ليست ضد القانون، ولكنه أمر سيء لمنظمات الأعمال التجارية، ومع ذلك، لا يتطلب أي قانون من إدارة الشركة أن تصمم قواعد مثالية لعمليات الشراء والبيع في النظم الخاصة بها. ولكن بمجرد حدوث أمر الشراء أو البيع، فإن معالجة هذه الصفقة المالية (**المعاملة المالية**) يجب أن يتوافق مع المبادئ القانونية والمهنية. وبصورة عامة يتم تعريف نظام المعلومات من وجهتي نظر أحدهما يرتبط بوظيفة نظام المعلومات والآخر يرتبط بهيكل نظام المعلومات. أما الذي يرتبط بوظيفة نظام المعلومات فيتم تعريف نظام المعلومات بأنه وسيلة تنفيذ تكنولوجية تهدف إلى تسجيل، تخزين ونشر تعابير لغوية لدعم عملية اتخاذ القرارات، أما تعريف نظام المعلومات من الناحية الهيكلية، فيعرف بأنه يتكون من مجموعة من الأشخاص والعمليات والبيانات والنماذج والتكنولوجيا ولغة رسمية لتكوين هيكل متماسك والذي يخدم بعض الأغراض التنظيمية. والتعريف الوظيفي النظام المعلومات له مزاياه في التركيز على العمل الفعلي للمستخدمين، أي العلاقة مع نظام المعلومات في وقت استخدامه. أما التعريف الهيكلي يوضح أن نظم المعلومات هي النظم الاجتماعية والفنية أي أنظمة تتكون من البشر. وقواعد السلوك، والأعمال الفنية المفاهيمية والتقنية. ### تعريفات أخرى لنظام المعلومات ويمكن تعريف نظام المعلومات تقنيا بأنه مجموعة من العناصر المترابطة التي تقوم بجمع أو (استرداد) ومعالجة وتخزين وتوزيع المعلومات لدعم اتخاذ القرار والرقابة في المنظمة، وبالإضافة إلى عملية دعم عملية اتخاذ القرار، والتنسيق، والسيطرة، فإن نظم المعلومات تساعد أيضا المديرين والعاملين في تحليل المشكلات، تصور الموضوعات المعقدة، وخلق منتجات جديدة. ويوجد ثلاثة أنشطة في نظام المعلومات تنتج المعلومات التي تحتاج إليها المنظمات في اتخاذ القرارات وعمليات رقابة وتحليل المشاكل، وخلق منتجات أو خدمات جديدة. هذه الأنشطة هي المدخلات والمعالجة، والمخرجات. - نشاط المدخلات يقوم بجمع البيانات من داخل المنظمة أو من البيئة الخارجية، أما أنشطة التحويل (التشغيل) تعمل على تحويل البيانات الخام إلى شكل مفيد وأكثر وضوحاً، أما أنشطة المخرجات فتوم بنقل المعلومات التي تم تشغيلها إلى مستخدميها، ويتطلب أي نظام للمعلومات أن يكون به **تغذية عكسية** للتعامل مع المخرجات المعيبة أو التي تحتاج إلى إعادة معالجة أو النظر في تغيير العمليات التشغيلية. ## -- نظام المعلومات المحاسبي (AIS) النظم الفرعية لنظام المعلومات المحاسبي تقوم بمعالجة **المعاملات المالية** و**المعاملات غير المالية** التي تؤثر بشكل مباشر على تشغيل **المعاملات المالية** على سبيل المثال تتم معالجة التغييرات على أسماء العملاء وعناوينهم من قبل نظام المعلومات المحاسبي للحفاظ على ملف العملاء محدث على الرغم من أنها **معاملات غير مالية** من الناحية الفنية، فإن هذه التغييرات توفر معلومات حيوية لمعالجة **المبيعات** إلى العملاء في المستقبل. ويتكون نظام المعلومات المحاسبي من ثلاثة نظم فرعية رئيسية هي: ### Transaction Processing System (TPS( نظام معالجة المعاملات نظام معالجة المعاملات يعتبر محوري في لكل وظائف نظام المعلومات من خلال تحويل الأحداث الاقتصادية إلى **المعاملات المالية** وتسجيل **المعاملات المالية** في السجلات المحاسبية (اليومية والأستاذ، وتوزيع المعلومات المالية الأساسية للأفراد القائمين على التشغيل لدعم العمليات اليومية. يتعامل نظام معالجة المعاملات مع الأحداث التجارية التي تحدث في كثير من الأحيان. في يوم معين، حيث قد تقوم الشركة بمعالجة الآلاف من **المعاملات**. وللتعامل بكفاءة مع مثل هذا الحجم الضخم من **المعاملات**، يتم تجميع الأنواع المماثلة من **المعاملات** معا في دورات **المعاملات** حيث يتكون نظام تشغيل **المعاملات** (TPS) من ثلاث دورات للمعاملات دورة **الإيرادات** (Revenue Cycle دورة **الإنفاق** (Expenditure Cycle، ودورة **التحويل** (Conversion Cycle. وكل دورة تتبع وتقوم بتشغيل أنواع مختلفة من **المعاملات المالية**. وبصورة ملخصة، نظام معالجة المعاملات يدعم العمليات التجارية اليومية مع العديد من التقارير والوثائق والرسائل للمستخدمين في جميع أنحاء المنظمة. ### General Ledger/Financial (GL/FRS( نظام الأستاذ العام والتقارير المالية: Reporting Systems نظام الأستاذ العام (GLS) ونظام التقارير المالية (FRS) هما نظامان فرعيان يرتبطان ارتباطاً وثيقاً. ومع ذلك، وبسبب الترابط التشغيلي ، ينظر إليها عادة على أنها نظام واحد متکامل (GL/FRS). الجزء الأكبر من مدخلات هذا النظام يأتي من دورات **المعاملات**. وتتم معالجة ملخصات دورة **المعاملات** من خلال نظام الأستاذ العام (GLS) لتحديث حسابات مراقبة الأستاذ العام أخرى أقل تواتراً أو تكراراً، الأحداث مثل معاملات الأوراق المالية وعملية الاندماج، والتي قد لا تكون هناك دورة معالجة رسمية لها، تدخل أيضاً من خلال نظام الأستاذ العام من خلال مصادر بديلة. أما نظم التقارير المالية تقيس وتقرر عن حالة الموارد المالية والتغيرات في هذه الموارد وتقوم نظم التقارير المالية بتوصيل هذه المعلومات المالية بصفة أساسية للمستخدمين الخارجيين. وهذا النوع من التقارير يطلق عليه تقارير إجبارية لأن المنظمة قد لا يكون لديها خيارات في المعلومات التي يقدمها. الكثير من هذه المعلومات تتكون من القوائم التقليدية المالية ودخل الضرائب، وغيرها من التقارير القانونية. وبصورة ملخصة، نظام الأستاذ العام والتقارير المالية هي التي تنتج القوائم المالية التقليدية، مثل قائمة الدخل الميزانية العمومية، قائمة التدفقات النقدية ودخل الضرائب وغيرها من التقارير التي يتطلبها القانون. ### :Management Reporting System (MRS( نظام التقارير الإدارية يوفر نظام التقارير المالية (MRS) المعلومات المالية الداخلية اللازمة لإدارة الأعمال التجارية. حيث يتعامل المديرين بصورة فورية مع العديد من المشاكل التجارية اليومية وكذلك عمليات تخطيط ورقابة تلك العمليات. ويحتاج المديرون لأنواع مختلفة من المعلومات للأنواع المختلفة من القرارات التي يجب القيام بها. وتشمل التقارير الدورية التي تنتجها نظام التقارير المالية (MRS) الموازنات وتقارير الانحرافات، وتحليلات العلاقة بين الحجم الربح والتكلفة، وتقارير تعتمد على بيانات التكلفة الحالية (وليس التاريخية). ويسمى هذا النوع من التقارير بالتقارير الاختيارية وذلك لأن المنظمة يمكن أن تختار ما هي المعلومات التي يتم تقارير عنها وكيفية عرضها. وبصورة ملخصة، يوفر نظام التقارير المالية للإدارة الداخلية في الشركة التقارير المالية ذات الأغراض الخاصة والمعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات مثل الموازنات وتقارير الانحرافات 20 وتقارير الرقابة. ## - نظام المعلومات الإداري (MIS) عادة ما تتطلب الإدارة معلومات التي تذهب إلى أبعد من أو تتجاوز حدود نظام المعلومات المحاسبي، وحيث أن المنظمات تنمو من حيث مستوى الحجم ومستوى التعقيد، تبدأ في الظهور بعض المجالات الوظيفية المتخصصة، والتي تتطلب معلومات إضافية عن تخطيط الإنتاج والرقابة والتنبؤ بالمبيعات والتخطيط لمستودعات المخازن وأبحاث السوق وهلم جر. ويقوم نظام المعلومات الإداري بتشغيل **المعاملات غير المالية** والتي لا يتم تشغيلها عادة باستخدام نظام المعلومات المحاسبي، والشكل التوضيحي (١-٤) يتضمن الأنظمة الفرعية الرئيسية في نظم المعلومات الإدارية والتي ترتبط بالمجالات الوظيفية في الشركة.  ## ما أهمية التمييز بين نظام المعلومات المحاسبي ونظام المعلومات الإداري؟ تتطلب معايير المحاسبة الدولية أن تقوم الإدارة بتصميم وتنفيذ الرقابة الداخلية بأنواعها المختلفة على عملية إعداد التقارير المالية بأكملها. وهذا يتضمن نظام التقارير المالية ونظام الأستاذ العام، وأنظمة معالجة **المعاملات** التي توفر البيانات الإعداد **التقارير المالية**. كذلك تتطلب المعايير المحاسبية أيضاً أن تتحقق الإدارة من تلك الأساليب الرقابية وأن يعبر المراجعين الخارجيين عن رأيهم حول فعالية **الرقابة** في الشركة، وبسبب الطبيعة التكاملية للغاية والهدف من نظم المعلومات الحديثة، تحتاج والإدارة ومراجعي الحسابات إلى نظرة مفاهيمية لنظام المعلومات الذي يميز بين العمليات ومجالات **المخاطر** والمسؤولية القانونية من الجوانب الأخرى غير ملزمة (Non-legally) للنظام الرئيسي. وبدون مثل هذا النموذج، قد لا يتم الوفاء بمسؤوليات الإدارة ومراجعي الحسابات الحرجة بمتطلبات المعايير المحاسبية وخاصة متطلبات قانون السارينز (SOX) في أمريكا باعتبارها من الدول الرائدة للاستجابة للمشاكل المحاسبية التي تواجه مهنة المحاسبة والمراجعة. ## سؤال للتفكير - س - ما هي أهم الاختلافات بين نظام المعلومات المحاسبي ونظام المعلومات الإداري؟ ## - النموذج العام لنظام المعلومات المحاسبي (A General Model For AIS) يعرض الشكل التوضيحي (٥١) النموذج العام لتطبيقات نظام المعلومات المحاسبية. وهذا يمثل نموذج عام لأنه يصف كل نظم المعلومات بغض النظر عن البناء التكنولوجي لها. وتتمثل عناصر النموذج العام في **المستخدمين النهائيين** (End Users) **مصادر البيانات** (Data Sources) **تشغيل البيانات** (Data Processing) **جمع البيانات** (Data Collection) **إدارة قواعد البيانات** (Database Management)، **إنتاج المعلومات** (Information Generation)