Rozpočetnictví, metody sestavení rozpočtů PDF

5. Rozpočetnictví, metody sestavení rozpočtů Rozpočty - Vymezení pojmů Početnictví Zastřešuje celek informačních ekonomických disciplín Rozpočetnictví (Budgeting) součást MÚ (nepatří tak úplně do nákladového, ale do celku manažerského) tvorba, sestavování a vyhodnocování rozp...

5. Rozpočetnictví, metody sestavení rozpočtů Rozpočty - Vymezení pojmů Početnictví Zastřešuje celek informačních ekonomických disciplín Rozpočetnictví (Budgeting) součást MÚ (nepatří tak úplně do nákladového, ale do celku manažerského) tvorba, sestavování a vyhodnocování rozpočtů (rozpočetnictví je činnost, která způsobí rozpočet) rozpočty = peněžně vyjádřené plány podniku základní činnost ekonomického oddělení ⇨ finanční řízení nezbytná součást vnitropodnikového řízení sleduje N + V (VH), P + V (CF) s ohledem na budoucí plány podniku k zajištění konkurenceschopnosti o při zajištění kvalitní produkce je možné snižovat nepřímé náklady (ne přímé) rozpočetnictví je orientováno primárně na budoucnost Cíle podniku (krátkodobé i dlouhodobé) jsou zpracovány a konkretizovány v rozpočtech. hodnotové vyjádření cílů Rozpočet (Budget) plán převedený na peněžní jednotky o nevychází z přesných údajů, ale z odhadů vymezení plánovaného vývoje hodnotových veličin v peněžním vyjádření o na určité budoucí časové období (operativní, taktické, strategické) o za určitý objem a strukturu veličin – činnosti podniku a jeho částí (stanovení úkolů) o zohlednění změn ve výrobě, prodeji apod. vs plán (Plan) širší vymezení než rozpočet vymezení úkolů – podnikové cíle vyjádřené věcně (naturálně) plánování (Planning) je proces formulování cílů a způsobů jejich dosažení plán je: „v roce 2023 chci jet na Nový Zéland“ × rozpočet si pak sestavím na základě tohoto plánu (kolik musím vydělat teď, jakou si tam musím najít práci, jak drahým prostředkem tam pojedu…) výstupem je plán Podstatné procesy rozpočtování Ziskovost (podmínka dalšího rozvoje) Určování úloh Plánování činnosti Likvidita (podmínka solventnosti) Výrazné odchylky skutečnosti od Kontrola realizace rozpočtu Hodnocení plnění úloh Tendence v celkových hodnotách Funkce a cíle rozpočetnictví (funkce) 1. Stanovení a vymezení nákladových úkolů o převádění podnikových plánů na peněžní jednotky o plány nákladů a výnosů za podnikové útvary i za podnik jako celek (vnitropodnikové rozpočty x podnikové rozpočty) 2. Kontrolní a na ni navazující odpovědnostní a motivační funkce o umožňuje kontrolu hospodaření vnitropodnikových útvarů (porovnávání plánu a skutečnosti) o motivace zaměstnanců dosahovat cílů (třeba pomocí odměn) 3. Poskytování podkladů pro tvorbu předběžných kalkulací rozpočetnictví dává informace o plánovaných nepřímých nákladech a jejich poměru k nákladům přímým (rozvrhové základny: přirážková kalkulace, nebo klidně jiná kalkulace) poskytování informací pro určování režijních sazeb 1 Funkce a cíle rozpočetnictví (cíle) hlavním cílem není stanovení úkolů, ale zvýšení efektivnosti o analýza možných budoucích problémů ▪ zhodnocení variant řešení těchto komplikací ▪ podpora vhodných řešení – optimalizace činnosti podniku vycházíme z cílů podniku, ale analýza variant probíhá na různých úrovních podniku (dílčí cíle) o podpora rozhodování – komunikační, kontrolní a motivační funkce o hodnotové cíle podnikání – cílem je růst hodnoty podniku (going concern princip) – snaha o uspokojení všech stakeholderů a snaha o dlouhodobý růst a trvání podniku ⇒ cílem není stanovení kritérií, která musí být za daný čas za všech okolností splněna o vedlo by to ke snížení efektivnosti (pokud nějaké oddělení dostane svůj rozpočet, tak se ho sice bude snažit nepřekročit, ale rozhodně se nebude snažit ho nevyčerpat) Rozpočetnictví x Kalkulace Kalkulace nákladů výpočet nákladů na jednotku Rozpočet výpočet nákladů na podnik jako celek produkce (př. jeden výrobek, 1 km); popř. i výpočet (kalkulace vynásobené množstvím výkonů); popř. i výnosů a zisku na jednotku produkce (pokud je výpočet výnosů a zisku za celý podnik stanovena cena) Kalkulace nákladů x Rozpočet kalkulace nákladů i sestavování rozpočtu jsou důležité pro kontrolu financí a umožňují snižovat riziko nevratných ztrát (umožňuje to být efektivní) kalkulace nákladů odhaduje budoucí náklady na jednu jednotku produkce a rozpočtování zajišťuje, aby vzniklé výdaje byly předem plánovány. rozpočtování se zabývá plánováním do budoucna, kalkulace zahrnuje vyhodnocování informací z minulosti (nicméně je možné stanovovat i kalkulace předběžné = do budoucna) kalkulace i rozpočtování jsou provázány, aby podnik mohl odhadnout budoucí náklady a alokovat zdroje pro správné účely. Rozpočty se často sestavují na základě již existujících údajů (loňský rok např.) Rozpočet Kalkulace nákladů na celý podnik za určité období náklady na kalkulační jednici, při …….. určitém objemu produkce náklady, výnosy, CF apod. …….. …….. náklady všechny plánované náklady …….. …….. „vybrané“ plánované náklady prvořadé je hledisko odpovědnosti …….. …….. prvořadé je hledisko účelu vynaložení týká se vnitropodnikového útvaru …….. nebo podniku týká se výkonů …….. …….. podrobnější členění režií režijní náklady se často sčítají Tvorba rozpočtu odhad objemu a struktury výkonů na určité budoucí období Plán prodeje (odbytu) odhad poptávaného objemu (zájem zákazníků) ⇨ marketingový plán (analýza poptávky) cíl: stanovení druhu produktů, jejich objemu a ceny, které budou prodány představuje základní riziko spolehlivosti rozpočtu Plán výroby ověření výrobní kapacity (výrobní zařízení, technologie, zaměstnanci, infrastruktura apod.) Plán tržeb základním zdrojem informací je plán odbytu a výroby Plány přímých nákladů př. plán materiálu a plán práce, energie 2 Tvorba rozpočtu Rozpočet režijních nákladů = stanovení nákladového úkolu jednotlivým střediskům na vymezené období dle rozsahu jejich aktivity většinou fixní charakter nákladů a jejich vztah k finálním výkonům je zprostředkovaný nezávislé na objemu a struktuře výkonů základem jsou obvykle údaje za minulá období o obejmu a struktuře se zohledněním předpokládaných změn roste podíl režijních nákladů na celkových nákladech podniku (plán investic a plán výzkumu a vývoje nás moc nezajímá) 1. Příprava rozpočtů o Sběr dat a informací 2. Sestavení rozpočtů o Vytvoření dílčích a souhrnných cílů 3. Kontrola plnění rozpočtů a identifikace odchylek o průběžné porovnávání skutečných a plánovaných hodnot ekonomických veličin a identifikace odchylek o v průběhu i po skončení období 4. Eliminace odchylek o odstranění negativních dopadů odchylek a zavádění opatření bránící jejich vzniku v dalším období o i pozitivní odchylky jsou vlastně špatné (znamená to, že jsme špatně plánovali) Členění rozpočtů Podle času (na jak dlouhé období plánujeme) krátkodobé (taktické) – max. rok, mohou se dále dělit na kvartální, měsíční, týdenní apod. – operativní řízení střednědobé (2-5 let) – taktické řízení dlouhodobé (strategické) – déle než rok – dle cílů podnikání – hlavní rozpočet + rozpočet investic a výdajů na výzkum a vývoj Podle odpovědnosti odpovědnost osob či podnikových útvarů (za rozpočet UCE oddělení má odpovědnost hlavní účetní) Podle stupně řízení (krátkodobé rozpočty) vnitropodnikové rozpočty x podnikové rozpočty Podle předmětu rozpočtu Rozpočty prodeje: prodej, zásoby, prodejní a odbytová režie Rozpočty výroby: výrobní, přímý materiál, přímé mzdy, výrobní režie, zásoby materiálu, závazky vůči dodavatelům Rozpočty obslužných činností: správní režie Finanční souhrnné rozpočty: hlavní rozpočet (Master budget) – VZZ, rozvaha, CF + např. rozpočet externího financování 2 Způsoby sestavení rozpočtu (2 tradiční přístupy) Metoda zdola nahoru (Bottom-up Budget) tvorba dílčích rozpočtů a následná tvorba celkového rozpočtu agregace rozpočtů nižších úrovní do hlavního rozpočtu Metoda shora dolů (Top-down Budget) Stanovené celkového rozpočtu a předložení dílčích rozpočtů jednotlivým útvarům Rozdělení hlavního rozpočtu na rozpočty nižších úrovní Zdola nahoru: Výhody: lepší informovanost pro sestavení rozpočtu, zvýšení motivace zaměstnanců, ušetření času managementu Nevýhody: čas managementu, koordinace útvarů, omezená kontrola vedením, riziko chybovosti a nesouladu s podnikovými cíli Rozpočty Formy rozpočtů indexní (přírůstkové) x s nulovým základem indexní (přírůstkové): vychází se z minulých hodnot s nulovým základem: sestavení „od nuly“, nevychází se z minulých hodnot pevné x variantní pevné: pro jedinou úroveň činnosti podniku variantní: různé varianty budoucího vývoje (optimistická, pesimistická, reálná) pevně určený období x klouzavý klouzavý: průběžná aktualizace rozpočtu limitní x nelimitní limitní rozpočet: nepřekročitelný rozpočet (absolutně nebo relativně vyjádřený) dílčí aktivity x celková činnost útvaru Výběr rozpočtu Co ovlivňuje volbu rozpočtu? Velikost podniku vetší podniky tvoří komplexnější rozpočty – větší objemy peněz – větší absolutní odchylky menší podniky si vystačí s méně detailním rozpočtem – menší absolutní odchylky Druh a charakter činnosti podniku výroba x obchod x služba Má podnik zásoby? Má podnik nedokončenou výrobu? Jaké má závazky? Apod. Délka rozpočtového období viz členění rozpočtu dle času Účetní a jiné doklady z minulých let kvalitní účetní systém včetně vnitropodnikového Ekonomické ukazatele trendy v chování zákazníků a jejich vliv na podnik, požadavky na dosažení určité úrovně vybraných ekonomických ukazatelů (ziskovost, solventnost, obrátkovost) míra nezaměstnanosti, inflace, migrace, disponibilní příjem,... Průzkum trhu velikost a míra růstu trhu, síla konkurence, změny u zákazníků i dodavatelů Marketingový plán vývoj reklamních aktivit, změny v rozsahu odbytu (tržby), nové výrobky, změny v cenové strategii Plány inovací a investic Indexní metoda = přírůstková tvorba na základě indexů či konstant vyjadřujících plánované změny cen, vyráběného množství, míru inflace apod. úprava zpravidla minulých hodnot či rozpočtů o úprava minulých hodnot o procentní podíl zahrnující objemové a cenové změny o může docházet k poklesu i nárůstu položek rozpočtu (index je > 1 v případě nárůstu položky rozpočtu a index je < v případě poklesu položky rozpočtu) jednoduché na sestavení (jenom šolicháme s procenty) × neměnnost – orientace na výsledek, ne na jeho příčiny vznikají skryté náklady 3 Příklad – Indexní metoda Sestavte rozpočet výrobního střediska pomocí indexní metody. Analyzovaný podnik má 3 střediska. Výrobní středisko minulé hodnoty objem výroby 500 000 Ks přímý materiál 1 000 000 Kč přímé mzdy 1 500 000 Kč výrobní režie 700 000 Kč správní režie 2 000 000 Kč Výrobní středisko zahrne do rozpočtu na další období tyto změny: 1) Růst objemu výroby o 100 tis. ks. 2) Zvýšení cen přímého materiálu o 5 % 3) Růst přímých mezd o 15 % (o inflaci) 4) S růstem obejmu výroby bude spojen předpokládaný růst výrobní režie o 10 % 5) Podnik zaměstná nového zaměstnance managementu s celkovými náklady 450 tis. Kč. Na středisko výroby připadne jejich poměrná část (rovnoměrně je rozdělte). minulé hodnoty Kč index Q index P Plánované období Q 500 000 600 000 přímý materiál 1 000 000 1,2 1,05 1 260 000 přímé mzdy 1 500 000 1,2 1,15 2 070 000 výrobní režie 700 000 1,1 1 770 000 správní režie 2 000 000 1,075 1 2 150 000 celkem 0,2 6 250 000 Přímý materiál Mzdy SR Index Q = 600/500=1,2 600/500 (2 mil+450/3)/2 mil Index P = 1+0,05 = 1,05 Plán = 1mil.*1,2*1,05 = 1.260.000 index Q = % ZMĚNA MNOŽSTVÍ DANÉ POLOŽKY index P = % ZMĚNA CENY DANÉ POLOŽKY plán (Kč) = minulá hodnota * (index Q +1)*(index P+1) nesmí se procenta sečíst a pak vynásobit součtem! Prvně vynásobit změnou množství, pak změněnou ceny Rozpočtování s nulovým základem Zero-Based Budgeting (ZBB) Tradiční rozpočet cílem manažerů je obhájení výše současného rozpočtu a jeho meziroční růst „kopírování“ minulých rozpočtů a jejich úprava obvykle neefektivní vynakládání zdrojů vs ZBB sestavení rozpočtu od základu („od nuly“) - je to hodně časově náročné a ten, kdo to bude sestavovat si to nechá řádně zaplatit každá složka nákladů je stanovena, jako kdyby se aktivita prováděla poprvé – odborný odhad (časová náročnost) nástroj, který umožňuje řešit smysluplnost (efektivnost) vynakládání zdrojů Cíl: nákladová optimalizace díky pravidelnému přezkumu smysluplnosti prováděných aktivit – prověřují se plánované i stávající aktivity 4 Postup 1. Vymezení objektu aplikace výběr části podniku, kde bude metoda realizována z důvodu časové náročnosti 2. Funkční analýza analýza aktivit ve vybrané části podniku, kvantifikace množství jejich výstupu a stanovení jejich nákladů 3. Brainstorming diskuze a formulace návrhů s cílem dosáhnout úspor 4. Tvorba výkonových balíčků a stanovení výkonové úrovně výkonový balíček: soupis souvisejících výkonů 5. Seřazení priorit uspořádání výkonových balíčků dle důležitosti 6. Rozpočtový řez linie rozpočtového řezu: hranice zamítnutí navrhovaných činností/změn (máme 5 balíčků, z důvodu omezeného rozpočtu vezmu jen první tři nejprioritnější) Příklad – Rozpočtování s nulovým základem Účetní oddělení o 6 zaměstnancích: analýza ZBB s cílem snížit náklady o 20%. původní náklady druh nákladu náklad [tis. Kč] A) mzdy 2 140 B) ostatní mzdové náklady 706 C) kancelářské potřeby 220 D) energie 145 celkem 3 211 čas na aktivitu časová aktivita roční výstup (min) náročnost(hod) 1.kontrolování, zaúčtování 3 80 000 zaúčtování 3*80 000/60=4000 2. kontrola účtů 5 48 000 účtů 4 000 3.sestavování vyhodnocení 10 1 400 listů 233,3 4. psaní upomínek 1 12 000 upomínek 200(DLE NÍ 100) 5. korespondence 10 11 400 emailů 1 900 6.jednání 6000 včetně závěrečných protokolů 100 celkem ? 10 333 (100 %) 5 6 7 Formy rozpočtů Klouzavý rozpočet (Rolling Budget) rozpočtování jako nepřetržitý proces sestavení rozpočtu na nejbližší časové období a rámcový rozpočet na ta další - posloupnost mezi krátkodobými a dlouhodobými rozpočty – úprava ne celého rozpočtu, ale rozpočtu na následující období - aktualizace v rozpočtovaném období - srovnávání původního a aktuálního rozpočtu poskytuje zpětnou vazbu ohledně plnění původního i aktuálního cíle - kompromis mezi nebezpečím z toho, že neprobíhají v rozpočtu žádné aktualizace a snahy přizpůsobit rozpočet jakékoli změně většinou strategické rozpočty (rámcový rozpočet), popřípadě operativní (podrobný rozpočet) - zajištění návaznosti mezi strategickými, taktickými a operativními rozpočty Rozpočet režijních nákladů Pevný rozpočet rozpočet, který NEZOHLEDŇUJE závislost nákladů na úrovni aktivity (výkonů) střediska použití při kontrole nákladů středisek - režijní náklady nezávislé na objemu výkonů střediska (operativní rozpočet režijních nákladů středisek) - většinou se stanovuje pro středisko správy (kancelářské potřeby, vzdělávání, výzkum a vývoj…) - nebo pokud je stabilní výrobní kapacita rozpočet stanovuje limit režijních fixních nákladů – nepřekročitelnou absolutní částku - porovnání skutečných a plánovaných nákladů využívá se ve středisku správy (ekonomické či právní oddělení, středisko výzkumu a vývoje, technická příprava výroba apod.) ⇨ má-li být rozpočtový úkol motivující, pak musí být umožněna úprava rozpočtu podle skutečného objemu aktivity střediska Nepřepočtený: používá se tam, kde nelze určit objem výkonů (nebo velmi obtížně) výrobní střediska - velmi obtížně: výzkum a vývoj - nelze: sociální služby, vzdělávací činnost, zdravotní péče rozpočet se při kontrole jeho plnění NEPŘEPOČÍTÁVÁ dle skutečné úrovně výkonů (aktivity) střediska - porovnání skutečných nákladů s rozpočtovanými (s nákladovým úkolem) Přepočtený: lze určit objem výkonů (hodnotové či naturální měření) rozpočet je stanoven dle předpokládaného objemu výkonů a při kontrole jeho plnění se PŘEPOČÍTÁVÁ dle skutečné úrovně výkonů (nehledí se ale na to, zda jde o fixní nebo variabilní náklady - pouze se přepočte mělo být 5 000 ks za 100 000 Kč × vyrobilo se 4 000 ks => mělo by to stát 80 000 Kč) - přepočteny fixní i variabilní náklady dle skutečných výkonů 8 Variantní rozpočet (variantně přepočtený) = pružný, flexibilní rozpočet, který ZOHLEDŇUJE závislost nákladů na úrovni aktivity střediska (různá úroveň výkonů) respektuje změnu vývoje režijních nákladů na objemu výkonů (operativní rozpočet režijních nákladů středisek) - oddělení fixních a variabilních nákladů – rozpočet vyčísluje zvlášť náklady závislé a nezávislé na objemu výkonů - použití dynamické kalkulace (viz. 3. téma: jedná se o kalkulaci, která rozděluje přímé a nepřímé náklady ještě na fixní a variabilní) stanoven pro různou úroveň výkonů (ne na určité období) - proto ho není třeba přepočítávat dodatečně na skutečnou úroveň aktivity Dynamická kalkulace Formy rozpočtů Variantní rozpočet (variantně přepočtený) výrobní středisko - měřítkem aktivity je počet výrobků (hotových či nedokončených) - v případě potřeby přepočet na jednotnou charakteristiku výrobku (př. rozměry, hmotnost, ale i výnosy – rozvrhová základna) obslužná a pomocná střediska - měřítkem aktivity je obvykle počet hodin, po které středisko poskytovalo služby ostatním střediskům (počet hodin oprav a údržby) nebo ujeté km, kWh dodané energie, kg zpracovaného materiálu Příklad Sestavte variantní rozpočet pro využití kapacity na úrovni 85 %, 90 %, 95 % a 100 % 9 Metody sestavení rozpočtů Další metody rozpočtování režijních nákladů (kromě indexní metody a ZBB) Limity Normativy Matematicko-statistické metody Věcná analýza Variátory Odborný odhad Limity pro položky rozpočtu, které nelze spojovat s úrovní aktivity: FIXNÍ REŽIE většina položek administrativního charakteru (např. kancelářské potřeby, náklady na telefony, reprezentace – občerstvení, cestovné, vzdělání) Příklad osobní náklady střediska dopravy jsou nezávislé na objemu výkonů osobní náklady v minulém období 2 000 000 Kč, růst o inflaci tj. 15 % Rozpočet: minulé hodnoty + očekávané navýšení ○ 2 000 000 * 1, 15 = 2 300 000 Kč ⇨LIMIT Normativy pro položky rozpočtu, které lze spojovat s úrovní aktivity: VARIABILNÍ REŽIE = režijní náklady na jednotku výkonu střediska (měřitelné) nezbytné je vymezení vztahové veličiny (rozvrhové základny), na kterou se váže nákladový úkol - poté je provedena analýza závislostí nákladů ke vztahovým veličinám Matematicko-statistické metod – lineární regresní analýza pro rozlišení fixní a variabilní složky u položek rozpočtu obsahujících smíšené náklady nejjednodušeji regresní přímka: Y = β1 + β2X + e, kde Y je vysvětlovaná proměnná; X vysvětlující proměnná; β 1,2 jsou konstanty a e náhodná chyba 10 Věcná analýza rozbor struktury režijních nákladů dle jejich věcné podstaty alternativa k matematicko-statistickým metodám pro odlišení fixní a variabilní složky RN Příklad: N v současných cenách 62 402 / 312 008 x 364 328 = 72 866 N v cenách dalšího roku navýšení o plánovaných růst cen 6 % (VN vývoj dle km) Variátory o kolik % se změní celkové režijní náklady, změní-li se objem výkonů o 1 % jak velký podíl z režijních nákladů má variabilní charakter o bezrozměrné desetinné číslo o nulový variátor: náklady jsou pouze fixní o variátor = 1: náklady jsou pouze variabilní – rostou proporcionálně se změnou objemu pokud vzroste objem výkonů o 1 %, pak RN vzrostou pomaleji, a to o násobek variátoru a daného procenta (roste pouze variabilní složka RN) V………variátor VRN…..variabilní režijní náklady RN…….celkové režijní náklady Příklad: VRN na opravu = 688 766 Kč RN celkem = 1 023 147 Kč V = VRN / RN = 688 766 / 1 023 147 = 0,6732 Jak se změní RN, pokud vzroste aktivita střediska z 312 008 km na 364 238 km, tj. o 16,7 %? ⇨ Růst ovlivní variabilní složku: 0,6732 x 16,7 = 11,27 % RN vzrostou o 115 324 Kč. V se stanovují pro jednotlivé položky RN (viz příklad), nebo pro celkové RN střediska. Použití při kontrole rozpočtů (nejsou obvykle spolehlivé) Odborný odhad zdůvodněný budoucí vývoj použití: pokud není efektivní využít přesné metody výpočtu, nebo nejsou potřebná data běžná metoda (dává často přesnější výsledky než použití sofistikovaných metod) 11 Kontrolní otázky Vysvětlete co je to rozpočet, rozpočetnictví x plán, plánování Jaké jsou funkce rozpočetnictví? Jaké jsou cíle rozpočetnictví? Popište sestavení rozpočtu. Jak můžeme členit rozpočty? Popište, co ovlivňuje výběr rozpočtu a jaké jsou podklady pro jeho tvorbu. Vysvětlete, co je to metoda sestavení rozpočtu shora dolů a zdola nahoru. Vysvětlete princip klouzavého rozpočtu a jeho použití. Vysvětlete princip pevného rozpočtu a jeho použití. Vysvětlete princip pružného rozpočtu a jeho použití. Uveďte členění forem rozpočtů režijních nákladů. Uveďte metody sestavení rozpočtu režijních nákladů. Vysvětlete, co jsou to limity v kontextu rozpočtu RN a uveďte jejich využití Obdobně vysvětlete využití a význam normativů, variátorů, matematicko-statistických metod, věcné analýzy a odborného odhadu při sestavení rozpočtu RN. 12