Les Fondamentaux du Management PDF

LES FONDAMENTAUX DU MANAGEMENT Connexio RH Formation 6 Rue André Gide 75 015 Paris Tel : 01 43 55 05 81 www.connexio-rhformation.com Connexio RH Formation MAJ Sept 2024 – Droits d’utilisation et reproduction réservés Les missions du manager de proximité...

LES FONDAMENTAUX DU MANAGEMENT Connexio RH Formation 6 Rue André Gide 75 015 Paris Tel : 01 43 55 05 81 www.connexio-rhformation.com Connexio RH Formation MAJ Sept 2024 – Droits d’utilisation et reproduction réservés Les missions du manager de proximité Un manager est chargé de : Structurer : Cadrer Objectifs, Plan, Temps et Rôles de chacun Animer : Faire Faire, Faire Participer, Suivre Plan et Temps Conduire au résultat : Reformuler, Formaliser, dire Merci Connexio RH Formation MAJ Sept 2024 – Droits d’utilisation et reproduction réservés 2 Les 4 missions du manager RESPONSABILISER STRUCTURER Définir les règles du jeu et arbitrer Définir un cadre de référence commun Maintenir la cohésion par la Fixer les missions et orientations stimulation Définir les objectifs Passer des délégations Répartir les tâches Se retenir d'intervenir Créer les circuits d'information Finalité : Optimiser l’équipe Finalité : Fonder l'équipe MOBILISER ASSOCIER Mettre en avant son style Définir rôle et contribution de Soigner son image de leader chacun à la réalisation des buts Définir l'image que le groupe veut communs donner de lui-même Partager les décisions Donner du sens à l'action, Redéfinir les circuits d'information rappeler et valoriser le but Finalité : Faire vivre l’équipe Finalité : Souder l'équipe Connexio RH Formation MAJ Sept 2024 – Droits d’utilisation et reproduction réservés 3 Les 4 styles de management Qu’est-ce qu’un style ? Une façon d’agir et de communiquer De deux façons ou selon deux stratégies Directe : Dire ou Conduire Indirecte : Suggérer ou Induire Connexio RH Formation MAJ Sept 2024 – Droits d’utilisation et reproduction réservés 4 Les 4 styles de management Connexio RH Formation MAJ Sept 2024 – Droits d’utilisation et reproduction réservés 5 Les 4 niveaux d’autonomie v Connexio RH Formation MAJ Sept 2024 – Droits d’utilisation et reproduction réservés 6  Adapter son style aux niveaux d’autonomie 4 v 3 Connexio RH Formation MAJ Sept 2024 – Droits d’utilisation et reproduction réservés 7 S’adapter aux niveaux d’autonomie, mais aussi aux facteurs temps et enjeux Lorsque il y a urgence ou qu’un risque important existe, cela implique l’usage des styles directifs ou délégatif.  Un management réaliste :  S’adapter au niveau d’autonomie ne suffit pas : le manager n’est pas un démagogue et doit savoir dire ce que l’on a besoin et non envie d’entendre. Connexio RH Formation MAJ Sept 2024 – Droits d’utilisation et reproduction réservés 8 Techniques du feedback Auteur du feedback Adressez-vous directement à la personne. Précisez sur quel aspect va porter le feedback. En 3 étapes Présentez le feedback comme une information « utile » donnée sans condition. 1.Le contexte Faites part de tout ce qui peut vous paraître utile, sans toutefois 2.Les observations, les faits tomber dans l’excès. 3.La demande de correction ou Distinguez clairement l’observation et l’évaluation. l’encouragement Pensez à donner aussi bien un feedback « d’encouragement » que « de correction ». Montrez-vous réceptif à la façon dont la personne réagit au feedback. Destinataire du feedback Considérez le feedback reçu comme une information « utile ». Évitez de contester, nier, vous justifier ou tout accepter sans sourciller. Demandez des éclaircissements si vous ne saisissez pas tout. Faites savoir à l’auteur du feedback ce que vous comptez faire/avez fait au sujet du feedback. Utilisez le feedback comme une chance de perfectionnement/développement. Décidez personnellement de la suite à donner au feedback (l’accepter ou le rejeter, en tout ou partie). Faites la différence entre le contenu du feedback et votre réaction. Connexio RH Formation MAJ Sept 2024 – Droits d’utilisation et reproduction réservés 9 Les points clés relatifs à la motivation Il n’y a pas de motivation sans objectif La motivation ne se décrète pas Motiver revient parfois à ne pas démotiver Considérer que les motivations sont TOUJOURS individuelles Motiver ses collaborateurs suppose de bien les connaitre et représente un investissement de temps ATTEINDRE DES OBJECTIFS EST SOURCE D’ENTHOUSIASME ET DE BIEN ÊTRE ! LE MORAL Définition : Etat psychologique de quelqu’un qui lui permet d’affronter les évènements, les difficultés, les problèmes. Connexio RH Formation MAJ Sept 2024 – Droits d’utilisation et reproduction réservés 10 De quoi dépend votre moral ? Connexio RH Formation MAJ Sept 2024 – Droits d’utilisation et reproduction réservés 11 Savoir détecter les signaux faibles Savoir OBSERVER Voir ce qui est là, devant vous, évident ou plus caché. Mais le voir ! Savoir ECOUTER Entendre ce qui est dit…et ce qui est dit en creux, pas forcément exprimé directement Savoir QUESTIONNER Questionner, mais sans juger, ni évaluer. Questionner pour disposer d’éléments, d’appréciations supplémentaires. Savoir DIALOGUER Savoir provoquer la communication et obtenir de la coopération dans l’échange Connexio RH Formation MAJ Sept 2024 – Droits d’utilisation et reproduction réservés 12 Comment motiver un collaborateur ? Développer l’intérêt pour le métier Montrer au collaborateur la valeur de ses compétences, l’importance de ses progrès et résultats Points clés : Le travail bien fait est normal, et c’est parce qu’il est normal qu’il est vital d’en parler et de le souligner Le collaborateur ne s’investit que là où il est valorisé. Plus le travail présente une faible technicité ou une plus value peu visible, plus le collaborateur a besoin de la relation avec son manager Le succès se crée en prenant appui sur les FORCES et jamais sur les faiblesses du collaborateur. La valorisation du collaborateur = l’attention qui lui est portée par le manager Connexio RH Formation MAJ Sept 2024 – Droits d’utilisation et reproduction réservés 13 Motiver et entrainer un collaborateur donner des signes de reconnaissance Les signes de reconnaissance positifs Directs (sur des faits, sur la personne) Féliciter même pour un résultat partiel Féliciter à chaud, même maladroitement, mais avec sincérité Les félicitations sont individualisées. Cela renforce les succès, augmente le capital confiance et place dans une spirale vertueuse. A éviter : Valoriser uniquement le résultat Complimenter sans avoir regardé attentivement le travail fait Parler au lieu de faire parler Donner un conseil : « la prochaine fois, tu… » : peut être perçu comme un reproche Connexio RH Formation MAJ Sept 2024 – Droits d’utilisation et reproduction réservés 14 Compétences / Motivation et niveau d’autonomie Connexio RH Formation MAJ Sept 2024 – Droits d’utilisation et reproduction réservés 15 LES MOTIVATIONS Connexio RH Formation MAJ Sept 2024 – Droits d’utilisation et reproduction réservés 16 La posture managériale pour entretenir la motivation Gérer les frustrations Transformer une frustration en un problème à régler, puis en un objectif à atteindre Savoir fonctionner par projet Etre exigeant dans sa relation quotidienne aux autres – Prendre des initiatives – Savoir dire non – Savoir négocier de nouveaux objectifs Reconnaitre ses erreurs Erreur : prendre une décision, mettre en œuvre un comportement, inadaptés par rapport à une procédure, une norme, un engagement définis au préalable. Prendre des risques, c’est aussi assumer ses erreurs Le droit à l’erreur, c’est dire clairement à ses collaborateurs qu’ils n’encourent pas de sanction ou de représailles s’ils signalent l’erreur faite. Créer un climat favorisant l’autonomie et la responsabilité individuelle Ecouter - chercher les mesures immédiates – analyser les causes – Faire de la prévention pour éviter toute répétition Connexio RH Formation MAJ Sept 2024 – Droits d’utilisation et reproduction réservés 17 Donner une directive motivante Directive : Définition : Indication, ligne de conduite donnée par une autorité Ethm: de directif : qui a pour objet de diriger Instruction : - explications verbales ou écrites à l’usage de la personne chargée d’une mission, - document écrit émanant d’un chef à l’usage de ses services (circulaire) Ordre : - acte par lequel une autorité manifeste sa volonté, ensemble de dispositions impératives Qualités d’une directive : – Concise – Précise (complète, sans approximation) – Claire (compréhensible) – Préparée – Assumée (dire JE) Connexio RH Formation MAJ Sept 2024 – Droits d’utilisation et reproduction réservés 18  Donner une directive motivante Canevas : À ne pas faire : Origine – Argumenter d’abord Directive Risque de justification Argument – Demander l’accord Risque de remise en cause Adapter sa directive Délégatif Directif au niveau d’autonomie Quoi ? Quoi, qui, Comment : – A1: Dépendant RESPONSABILISER EXPLIQUER – A2 : Contre-dépendant – v A3 : Inter-dépendant – A4 : Indépendant Persuas Participatif if Comment ? Pourquoi ? IMPLIQUER CONVAINCRE Connexio RH Formation MAJ Sept 2024 – Droits d’utilisation et reproduction réservés 19 Définition des objectifs Les 3 axes à analyser avant de confier une mission ou un objectif à un collaborateur La valeur perçue Principe : la personne s’investira que si l’effort requis a de la valeur pour elle Questions clés : – Quelle valeur la personne accorde au travail qui lui est proposé ? – Quelle représentation en a-t-elle ? Positive ? Négative ? Valorisante ou pas ? L’échange perçu Principe : la personne s’investira si elle voit le lien entre l’effort fait et ce qu’elle a en retour Questions clés : – Le lien entre l’effort demandé et le « retour sur investissement » est-il visible à ses yeux ? – Y a -t-il proportionnalité entre effort demandé et la récompense ? (pas uniquement le salaire, mais aussi les nouvelles responsabilités, une zone d’autonomie plus grande, de nouvelles compétences à explorer…) La capacité Principe : La personne s’investira pour quelque chose qu’elle se sent capable de faire Questions clés : – L’objectif proposé est-il en cohérence avec les compétences qu’elle sait avoir ? Ou que le manager peut encourager à développer ? Connexio RH Formation MAJ Sept 2024 – Droits d’utilisation et reproduction réservés 20 Fixer un objectif efficace Les attributs d’un objectif : S’adresse à une personne, a SMART été discuté et l’individu : adhère au but qu’il poursuit, se sent capable de l’atteindre, Spécifique estime avoir les moyens de le La situation et résultats à réaliser. atteindre Mesurable est porté par le manager qui : Les indicateurs précis Lui a donné du sens, expose les contraintes et donne Accessible les moyens nécessaires. Incite au challenge, motive sait quand et comment soutenir son collaborateur et suit donc l’action. Réaliste Tient compte des moyens, ressources disponibles fait l’objet d’une évaluation finale qui permet : Temporellement défini d’avoir un retour positif ou Défini dans le temps, précise les négatif (rétribution), durées, étapes au manager de piloter son activité efficacement. Connexio RH Formation MAJ Sept 2024 – Droits d’utilisation et reproduction réservés 21 Développer le courage et savoir dire non Comment dire non ? Replacer le contexte et les éléments clés Présenter les faits Annoncer la décision (en étant clair, compréhensible) Relancer la motivation (la décision n’entraine pas de discussion) Conclure en donnant une image positive du futur, ou des conséquences de la décision Se préparer à l’entretien Se faire le scénario Prendre la décision avant l’entretien Etre prêt à annoncer la décision A éviter L’entretien à la sauvette L’entretien par surprise L’absence de préparation Connexio RH Formation MAJ Sept 2024 – Droits d’utilisation et reproduction réservés 22 De l’émotion à la prise de hauteur Choc/Surprise/Plaisir Des Incompréhension émotions Colère/Anxiété/Angoisse Des Réactions négatives Rationalise/Se justifie Ignore/ Se renferme Écart de Rejette/blâme Comment perception Comment je me les autres Aux Comportements vois ? me voient ? positifs Prend du recul S’interroge Accepte Remercie Connexio RH Formation MAJ Sept 2024 – Droits d’utilisation et reproduction réservés 23 Faire gagner un collaborateur en autonomie Faire émerger la responsabilité individuelle 1. Amener à la prise de conscience : Qu’il est responsable de ses actions Que ce ne sont pas que les autres, ou son environnement, ou le contexte qui ont un impact sur ses résultats ou projets… Qu’il doit pouvoir lui aussi faire avancer les choses 2. Amener à l’orienter solutions plutôt que problème Activer le questionnement orienté solutions Valider ou valoriser les solutions trouvées Le pousser à la mise en œuvre 3. L’engager dans l’action Suivre ses résultats Connexio RH Formation MAJ Sept 2024 – Droits d’utilisation et reproduction réservés 24 Les points de bilan avec les collaborateurs Ce qu’on évalue : Les efforts Prendre en compte la situation : ex collaborateur débutant, nouvelles missions, secteurs particuliers… Les efforts peuvent ne pas aboutir rapidement…et les résultats en décalage au regard de l’effort fourni.. La maîtrise de la fonction Maîtrise de la fonction = les compétences se rapprochent des compétences exigées, en termes de connaissances, savoir faire et comportements Attention : – un collaborateur peut obtenir de bons résultats sans maitriser totalement sa fonction (compense par un surinvestissement, facteur de risques) – Un collaborateur peut maîtriser son poste sans obtenir de bons résultats (démotivé, pas assez impliqué) Les contributions Liées au comportement individuel (dynamisme, créativité, orienté client,…) et au comportement de groupe (influence, intégration, soutien…) Le potentiel Marges de progression sur les activités actuelles et les activités qui pourraient être confiées Connexio RH Formation MAJ Sept 2024 – Droits d’utilisation et reproduction réservés 25 L’entretien de Bilan Auto évaluation par le collaborateur Demander au collaborateur sa perception globale de son activité Laisser le collaborateur porter sa propre évaluation Ecouter son collaborateur, sans l’interrompre… sauf – S’il s’écarte de l’objectif – Se contente de citer des résultats bruts…sans analyse – S’il adopte un discours flou, se base sur des opinions Reformuler les points clés évoqués par le collaborateur pour s’assurer de la bonne compréhension Appréciation du manager Donner sa propre évaluation, en faisant ressortir les points forts, les points de progrès et les raisons pour lesquelles vous faites ce point. Connexio RH Formation MAJ Sept 2024 – Droits d’utilisation et reproduction réservés 26 Le changement Changer : perdre un existant connu pour un avenir incertain justifié par un progrès Crise = danger et opportunité Le terme de crise en chinois provient de l'association de deux notions : danger et opportunité. La confrontation de ces deux notions devient plus parlante et plus dynamique : elle montre l'opportunité qu'induit la crise La crise est autant occasion que danger, c’est l’occasion à saisir au milieu du danger, l’occasion fournie par le danger même. Connexio RH Formation MAJ Sept 2024 – Droits d’utilisation et reproduction réservés 27  Changement = problème BUT Comportement L’individu Menace défensif se ferme à la communication 28 Connexio RH Formation MAJ Sept 2024 – Droits d’utilisation et reproduction réservés 28 Les comportements face au changement PROACTIF PASSIF OPPOSANT Favorable au En attente de Opposé au projet changement résultats probants Avance Se positionne Veut être sécurisé systématiquement comme prescripteur des arguments contre 10 % 80 % 10 % Connexio RH Formation MAJ Sept 2024 – Droits d’utilisation et reproduction réservés 29 Les comportements face au changement Niveau d’implication Les Les avocats déchirés Les relais s s ifs ste s i Pa rtun po Op Les détracteurs Les Non opposants concerné Perception négative 30 Connexio RH Formation MAJ Sept 2024 – Droits d’utilisation et reproduction réservés La courbe du changement Connexio RH Formation MAJ Sept 2024 – Droits d’utilisation et reproduction réservés 31 Conduite du changement L’approche PECF (Prise En Compte des Freins) 4- Dépassement PECF 1- Adhésion factice Situation initiale 2- 3- Freins Renversement 3- Seuil de dépression Energie dépensée Affirmer PECF Mobiliser Tirer profit de la PECF 32 Connexio RH Formation MAJ Sept 2024 – Droits d’utilisation et reproduction réservés 32