FINAL ORIENTATION PDF

 Training and Development Group Ang module na ito ay naglalayong lubos na maunawaan ng ating mga Pump Attendant at Cashier ang kahalagahan ng kanilang mga tungkuling dapat gampanan para sa ikabubuti ng operasyon sa istasyon. 1. Laging dumating sa tamang oras ng session. 2. Sigu...

 Training and Development Group Ang module na ito ay naglalayong lubos na maunawaan ng ating mga Pump Attendant at Cashier ang kahalagahan ng kanilang mga tungkuling dapat gampanan para sa ikabubuti ng operasyon sa istasyon. 1. Laging dumating sa tamang oras ng session. 2. Siguraduhing pumasok nang may kumpleto at tamang Flying V uniform. 3. Makinig sa Trainer at lumahok sa mga gawain sa kabuuan ng training. 4. Pag-ingatan ang mga kagamitan at mga materyales na ginagamit sa kabuuan ng training. 5. Tanging ang mga lugar at bagay lamang na babanggitin ng trainer ang maaaring puntahan at gamitin. 6. Iwasan ang labis na pag-iingay na makakasagabal sa training. Sa pagtatapos ng module na ito, ang mga trainees ay inaasahang : 1. Matukoy ang mga bagay tungkol sa USA88 tulad ng mahahalagang pangyayari sa kumpanya, Vision at Mission. 2. Matukoy ang mga tungkulin ng isang Pump Attendant at Cashier. 3. Matukoy ang katangian at mga benepisyo ng iba't-ibang produkto ng USA88(fuels, lubes, at special products). 4. Maisagawa ang tamang hakbang sa pagsasagawa ng water finding test at dipstick reading. 5. Matukoy ang tamang mga hakbang sa pagsasagawa ng calibration at kung sino ang mga taong responsable dito. 6. Mabanggit at maisagawa ang tamang cash handling na ginagawa ng mga Cashier. 7. Maipaliwanag ang tamang hakbang sa pagtanggap ng fuel delivery. 8. Matukoy ang mga posibleng dahilan ng pagkakaroon ng variances. 9. Mabanggit ang iba’t-ibang bahagi at kagamitan sa istasyon at matukoy ang kahalagahan ng mga ito. 10. Matukoy ang mga hakbang na dapat gawin kung sakaling magkaroon ng fire emergency, fuel spillage, overfill o misfill sa istasyon. 11. Maipaliwanag ang kahalagahan ng mga kustomer sa ating negosyo. 12. Mabanggit kung ano ang ibig sabihin ng Customer Experience. 13. Maisagawa ang mga hakbang ng G-Steps Customer Service. 14. Matukoy ang tamang pagresolba ng mga hinaing ng kustomer. POSISYON AT GAANO PANGALAN AT NA KATAGAL SA EDAD FLYING V INAASAHANG INTERES O MATUTUTUNAN LIBANGAN SA TRAINING BASIC STATION OPERATIONS COURSE 1. Nagbibigay ng USA88 G-steps customer service. 2. Nag-aalok ng mga produkto, promo, at programa sa mga kustomer. 3. Sinusunod ang mga tamang hakbang sa pagtanggap ng product delivery. 4. Tinitiyak ang kalinisan at kaayusan ng bawat kagamitan sa istasyon. 5. Tinitiyak ang kaligtasan sa istasyon. 6. Nagsasagawa ng wastong shift turnover para sa papasok na shift. Ito ay sa pamamagitan ng mga sumusunod:  Pagsasagawa ng dipstick reading ng fuels.  Pagtulong sa pag-iimbentaryo ng mga langis.  Pagsaksi sa paghuhulog ng deposito sa vault (sa pagkakataong wala ang Station Officer In-charge). 7. Nagbibigay ng tamang sagot sa mga katanungan ng kustomer. Pinapaalam ang mga mahahalagang pangyayari (critical incident) sa istasyon. 1. Nagsasagawa ng epektibo at tamang cash handling. 2. Tinitiyak na tama at wasto ang mga transaksyong isinasagawa sa ating mga kustomer, katulad ng mga sumusunod: a. Pagtanggap ng tamang bayad galing sa mga kustomer at pag-check kung ito ay tugma sa presyo ng produktong binili. b. Pagbibigay ng tamang sukli at resibo sa naisagawang transaksyon. 3. Nagbibigay ng tamang reports tungkol sa benta/sales (cash vs volume) base sa arawang imbentaryo ng mga produkto sa istasyon (fuels at lubes). 4. Tinitiyak na malinis at nasa ayos ang mga parte ng istasyon at mga kagamitan na ginagamit ng isang Cashier (Cashier’s booth). Cap Shirt NO Belt Pants Black shoes  TOTAL CUSTOMER CUSTOMER SATISFACTION EXPERIENCE FORECOURT OPERATIONS & CASH HANDLING PRODUCT POLICY KNOWLEDGE JOB DESCRIPTION OF USA88 PUMP ATTENDANT & CASHIER BASIC STATION OPERATIONS COURSE  FUELS LUBES , FLUIDS, and SPECIAL PRODUCTS DOE Circular No. DC 2013-09-0021 PRODUKTO KULAY BIODIESEL YELLOW PREM ( E10) PULA REGULAR ( E1) BERDE Description Pinaggagamitan  KULAY: Dilaw  KATANGIAN: 52 Cetane Rating 3% Coco methyl ester (CME) na nagmula sa niyog.  BENEPISYO: Pinapanatiling malinis ang makina. Binabawasan ang masamang usok o buga. Nagbibigay ng dagdag hatak sa takbo ng makina. Description Pinaggagamitan  KULAY: Pula  KATANGIAN: 95 + Octane Rating Premium Grade Gasoline 10% Ethanol Blended Gasoline  BENEPISYO: Pinapanatiling malinis ang makina. Binabawasan ang masamang usok o buga. Nagbibigay ng dagdag hatak sa takbo ng makina. Description Pinaggagamitan  KULAY: Berde  KATANGIAN: 91 + Octane Rating 10% Ethanol Blended Gasoline  BENEPISYO: Pinapanatiling malinis ang makina. Binabawasan ang masamang usok o buga. Nagbibigay ng dagdag hatak sa takbo ng makina. Society of Automotive Engineers (SAE) Ang nagbibigay ng grado sa langis base sa international standards. American Petroleum Institute (API) Ang nagkakategorya ng langis base sa service classification.  SYNTHETIC BASED Man-made. Nagmula sa artificial chemical preparation. MINERAL BASED Natural origin. Ito ay by-product ng refined crude petroleum. POWER PLUS FULLY SYNTHETIC 5W40: Fully Synthetic Gasoline Engine Oil Recommended for luxury and high performance automobiles, AUV’s, SUV’s family vans and passenger cars. SAE GRADE: 5W40 POWER PLUS SYNTHETIC 10W40: Semi-synthetic Gasoline Engine Oil Recommended for luxury and high performance automobiles, AUV’s, SUV’s family vans and passenger cars. SAE GRADE: 10W40 VERSA FLEET ULTIMA 15W40 Heavy duty multi-grade diesel engine oil Recommended for light to heavy duty trucks, on and off road vehicles, and off highway equipment used for construction, earth moving and mining. SAE GRADE: 15W40 VERSA FLEET POWER 40 Heavy duty mono-grade diesel engine oil Recommended for cars, family vans, AUV’s, SUV’s, FX, light duty trucks and small generator sets. SAE GRADE: 40 Two Stroke Motorcycle Oil Recommended for tricycles, motorcycles, scooters, lawn mowers, small tractors and other portable equipment powered by two-stroke engines. USA 88 EVO 4T 20W40: Four Stroke Motorcycle Oil Recommended for tricycles, motorcycles, scooters powered by four-stroke engines. BASIC STATION OPERATIONS COURSE  Sino ang nagsasagawa?  Pump Attendant Tuwing kailan isinasagawa?  bago at pagkatapos ng shift  kapag may “fuel delivery” Kailangang materyales:  basahan  dipstick ruler (nasa maayos na kondisyon o walang “bali at may copper end/coat)  Water finding paste GASOILA  Kulay brown  Kapag hindi nagbago ang kulay nito pagkatapos ilubog sa UGT, indikasyon na hindi kontaminado ng tubig ang fuel sa UGT.  Kapag nagbago ang kulay nito at naging kulay dilaw, indikasyon na kontaminado ng tubig ang fuel sa UGT. KOLOR KUT  Kulay brown para sa gasolina at dilaw naman para sa diesel.  Kapag hindi nagbago ng kulay, indikasyon na hindi kontaminado ng tubig ang fuel sa UGT.  Kapag naging kulay pula ang alinman sa dalawang paste, indikasyon na kontaminado ng tubig ang fuel sa UGT. Ugaliin lamang na palaging isinasagawa ang pagkuha ng water finding test upang makasiguro tayo na palaging malinis at hindi kontaminado ng tubig ang ating mga produkto (fuels).  Sino ang nagsasagawa?  Pump Attendant Tuwing kailan isinasagawa?  bago at pagkatapos ng shift  kapag may “fuel delivery” Kailangang materyales:  basahan  dipstick ruler (nasa maayos na kondisyon o walang “bali” at may copper end/coat)  Product finding paste Higher whole number Lower whole number UGT Fuel Level CM Liters 188 4817.9 189 4832.6 Actual Value: 188.8 or 188 ? cm and 8 mm 1. Sukatin ng dalawang (2) beses ang imbentaryo ng fuel products gamit ang dipstick ruler. 2. Mula sa sentimetro gawin itong milimetro (mm). 3. Kuhanin ang katumbas na litro nito sa calibration table. 4. I-subtract ang mababang katumbas na litro mula sa mataas na bilang ng litro. 4832.6 – 4817.9 = 14.7 10 mm = 14.7 liters 5. I-divide ang nakuhang sagot sa 10 para makuha ang katumbas na litro ng bawat isang milimetro (mm). 14.7 ÷ 10 = 1.47 6. I-multiply ang sagot sa bilang ng milimetro (mm). 1.47 x 8 = 11.76 (katumbas ng 0.8 cm sa litro) 7. I-add ang mababang bilang ng litro sa 11.76 liters. 4817.9 + 11.76 = 4829.66 liters 8. Ibig sabihin ang katumbas na litro ng 188.8 cm sa litro ay 4829.66 liters. Sa pagsasagawa ng “dipstick reading” nararapat na sa iisang bahagi ng UGT ang palagiang pagkuha ng “dipstick reading measurements”. USA88/MOBILITY TECHNICIAN Sila ang mga authorized personnel na nagsasagawa ng regular na calibration sa ating mga pumps. DEPARTMENT OF ENERGY (DOE), MUNICIPAL GOVERNMENT PERSONNEL O LGU (TREASURER’S OFFICE) Sila ang mga ahensya ng gobyerno na nagsasagawa ng on-the-spot calibration para masigurong naglalabas ng tamang dami ng fuel ang ating mga pumps.  Ang bawat istasyon ay kailangan ding araw-araw isinasagawa ang calibration ayon sa pamantayan at sa batas. Ito ay isinasagawa tuwing umaga.  Pagkatapos maisagawa ang calibration, ang mga na-idispense na produkto ay muling ibinabalik sa underground tank. Cleanliness:  Malinis at walang mga “oil spills.” Maintenance:  Nasa maayos na kondisyon ang lahat ng mga kagamitan sa istasyon. Cleanliness:  Malinis at walang “dirt marks”. Maintenance:  Madaling makita o walang harang.  Walang sirang ilaw at mga “exposed wires”.  Ang “metal frame” ng signage ay hindi sira o bali. Cleanliness:  Malinis o walang “dirt marks”. Maintenance:  Madaling makita at walang harang.  Walang sirang ilaw at mga “exposed wires”.  Tama ang presyong nakasaad base sa nakatakdang pump price. Cleanliness:  Walang kalat o anumang tapong krudo. Maintenance:  Walang nakaharang.  Walang sira ang konkretong semento. Cleanliness:  Malinis o walang anumang kalat. Maintenance:  Walang nakaharang at gumagana. Cleanliness:  Malinis o walang anumang kalat. Maintenance:  Walang sira ang konkretong semento. Cleanliness:  Plant box: walang kalat tulad ng mga tuyong dahon.  Perimeter wall: malinis at kulay puti. Maintenance:  Plant box: maayos ang itsura ng mga halaman.  Perimeter wall: walang hindi awtorisadong “posters”, “banners” o “streamers”. Cleanliness:  Luminaires: walang sirang ilaw.  Air vent: mayroon “color code” base sa konektadong UGT. Maintenance:  Maayos ang pagkakapintura. Cleanliness:  Malinis at walang mga agiw at mga “water leaks”. Maintenance:  Walang hindi awtorisadong “banners”, “posters” at “streamers” na nakalagay.  Ang fascia at undercanopy ay nasa maayos na kondisyon. Ang perimeter light ay hindi pundido. Nakabukas ang ilaw kung madilim at nakapatay naman kapag may sapat na liwanag ang paligid. Cleanliness:  Malinis, walang “tape marks” at “dirt marks”. Maintenance:  Walang hindi awtorisadong “banners”, “poster” o streamers” na nakalagay.  Walang nababakbak na pintura.  Maayos na nakikita ang safety guidelines signage sa bawat canopy post. Cleanliness:  Malinis at walang “oil spills.” Maintenance:  Tama ang kulay ng pump guard.  Ang sand bucket sa bawat pump island ay maayos na nakahanda. Cleanliness:  Malinis, nasa maayos na kondisyon at nagagamit. Maintenance:  Hindi “expired” o handang magamit (ready to use).  Ang mga Pump Attendant ay kailangang marunong gumamit ng “fire extinguisher.” Cleanliness:  Malinis o walang mga “dirt marks”. Maintenance:  Ang istasyon ay mayroong nagagamit (ready to use) na “forecourt operational items”. Cleanliness:  Malinis o walang “dirt marks”. Maintenance:  Lahat ng pump ay nagagamit at nasa maayos na kondisyon. Kung hindi na maayos ang kondisyon nito, kinakailangan na magpasa sa pamamagitan ng email sa Customer service para maipagawa ang sirang pump sa Flying V technician. Cleanliness:  Malinis at walang tagas ng krudo o langis. Maintenance:  Tama ang kulay ng mga nozzle jacket ng bawat produkto. Cleanliness:  Malinis o walang anumang kalat. Maintenance:  Walang anumang harang.  Maayos ang pagkakapintura ng apron “outline”. Cleanliness:  Malinis at walang kalat o tubig ang UGT. Maintenance:  Ang mga takip at tangke ay nasa maayos na kondisyon.  Ang mga takip ng UGT ay na-aayon sa tamang kulay at may “gasket”.  May padlock at susi ang UGT. Cleanliness:  Malinis o walang “dirt marks”. Maintenance:  Ang “Cashier's booth” ay nasa maayos na kondisyon at may tamang kulay at itsura.  Walang hindi awtorisadong “poster” at “sticker”. Ito ay kinakailangang “tinted”.  Hindi dapat nakalabas ang “electrical wirings”.  Ang “POS” ay nagagamit at nasa maayos na kondisyon kung meron. Cleanliness:  Ang “lubes merchandising” ay malinis at maayos ang pagkakasalansan ng mga produkto (langis at fluids). Maintenance:  Ang “lubes rack” ay nakalagay sa isang lugar na madaling makita ng mga kustomer. Cleanliness:  Ang mga gamit dito ay malinis, nasa maayos na kondisyon at nagagamit. Maintenance:  Ang mga “graphics” at “working instructions” ay madaling makita at walang sira.  Ang “air equipment hoses” at “air chuck” ay pinapalitan kung kinakailangan. Cleanliness:  Malinis o walang “dirt marks”. Maintenance:  Maayos ang pagkakapintura o walang “chipped off” paint.  Ang kulay at itsura nito ay na-aayon sa pamantayan. Cleanliness:  Malinis o walang “dirt marks” sa loob ng opisina. Maintenance:  Maayos ang pagkakapintura o walang “chipped off” paint.  Ang mga office facilities ay malinis at nasa maayos na lagayan.  Walang “exposed wirings”.  Nasa ligtas na estado ang “vault room”. Cleanliness:  Malinis, walang mga “graffiti” at mabahong amoy. Nararapat na may tubig at tabo na nagagamit. Maintenance:  Ang mga kagamitan at ilaw ay nagagamit at nasa maayos na kondisyon.  Walang water leaks. Cleanliness:  Malinis o walang mga “dirt marks” o mga agiw. Maintenance:  Malinis at maayos, ang mga kagamitan dito ay nagagamit at nasa maayos na kondisyon.  Walang sirang ilaw.  Kung magpapalit ng isang main circuit breaker, siguraduhin nakasara muna ang parehong power source bago buksan ang napiling breaker.  Suriin kung may mga "tripping circuit breakers“ at ayusin ito.  I-tsek kung may sapat pang battery water at engine oil, dagdagan o palitan ito kung kinakailangan.  I-tsek kung may sapat pang langis, palitan kung kinakailangan.  I-drain ang tubig sa loob ng pressure tank (dalawang beses sa isang linggo).  I-tsek kung nasa maayos pang kondisyon ang fanbelt at air filters, palitan ito kung kinakailangan.  KNOWING YOUR WINPOS MAIN MENU OPERATOR DISPLAY: Display the items in the current transaction and PUMP DISPLAY: the total amount to be This is where you can paid. Also shows error monitor pump activity and user guide message OPEN SHIFT Button: Use to start the shift MANAGERS MENU for the Cashier. After Button: clicking this button, Button to go to the SIGN-ON button will Manager’s Menu appear for the Cashier to sign-on. SHUTDOWN OS Button: Use to shutdown the system completely. POS EXIT Button: Numeric Keypad: Date and Time: WBOS Button: To close the POS Use to access Back- Where you input numbers for money, pump Displays current Office System number, password and etc. Also located the system date and time screen to go back to CLEAR button to remove the messages on Windows. the operator display and ENTER button to accept the input number. 70 | P a g e  STEP BY STEP PROCEDURE A. OPEN/CLOSE SHIFT  Open/Close shift used primarily to identify cashier shifting schedule.  Example of shifting schedule: Operation: 24hrs (6AM – 6AM) 1st shift – 6AM – 2PM 2nd shift – 2PM – 10PM 3rd shift – 10PM – 6AM 4. When Closing Shift, make sure that no one is Operation: Not 24hrs (5AM – 11PM) dispensing. Don’t authorize them in order to have an 1st shift – 5AM – 2PM accurate report. 2nd shift – 2PM – 11PM 5. Make sure the DELIVERY STACK is empty, if not settle it first. 1. Click OPEN SHIFT button to start the shift. You will 6. Click CLOSE SHIFT to end the current shift and it will need to input Manager’s password (default password automatically sign-off the cashier and will print shift is 8888). report (SHIFT CSHR RPT, SHIFT MIX TTL & SHIFT TTLZR). 2. SIGN-ON button will appear. Now click SIGN-ON button and input Cashier’s password. 3. After logging-in, Forecourt Menu will now appear and Cashier can now start transaction. 71 | P a g e B. TRANSACTION PROCEDURE 1. Pump Authorization  There is two kind of Pump Authorization, first is the Auto-Authorize and the second is Manual Authorize.  This is configured according to station current settings or requested settings with regards to their pump. Manual Authorize a. When the pump color in Pump Display is RED, this means that the pump needs the cashier’s authorization to dispense. Press the pump with c. The transaction which you selected will be color red to authorize. transferred to Operator Display. b. After the authorization, the pump will change to color light green, this means that the pump is dispensing. If the pump turns back to color white, this means that dispensing is done. All the transactions can be seen at the Delivery Stack. d. Press to finalize transaction. e. For exact payments, press CASH (no printed Pump needs cashier Pump has been authorized and authorization to dispense now dispensing fuel receipt) or CASH PRNT (receipt is printed). f. For payments with change, input the amount of cash received from customer before 2. DIFFERENT TYPES OF POS TRANSACTION pressing CASH/CASH PRNT. 1. Cash Transaction a. Press the button. b. In the Delivery Stack, you can see all open transactions. Select the transaction you want to settle and press OK. 72 | P a g e 2.3 Non-Cash (Local Account) h. Press NON CASH button and a pop-up window a. Press the button. will appear. b. In the Delivery Stack, you can see all open i. Press Local Account to tender the transaction. transactions. Select the transaction you want to settle and press OK. c. Press to finalize transaction. d. Press button. This will allow you to input customer information. e. Input company code using onscreen keyboard. Note: Input the assigned Company Code. f. Input P.O. Number for the said transaction. g. Supply the car’s plate number using onscreen keyboard and press Enter key. 73 | P a g e 2.4 Calibration Transaction a. Go to to access calibrate button. b. Press button to activate calibrate transaction. c. Press Delivery Stack and choose the transaction to be calibrated. Then press OK. c. Press to finalize transaction. d. Settle using Cash or Non Cash transaction. 2.6 Change Fund  Change Fund is the cash amount on hand used to provide change when customer pay in cash.  Input change fund after Cashier Sign-on upon start of shift. Note: When transaction was in the operator display, the amount was zero (0) since no cash involved and put back a. Click button. again in Underground Tank. b. Input amount and press ENTER. d. Press BACK to go back to forecourt menu. c. This will automatically print Change Fund e. In Operator Display, the price of calibration receipt. transaction is 0. Press TOTAL to settle it. 2.5 Transacting Lubricant Items a. Press LUBES MENU and select appropriate product. d. Sign it and keep it for recording purposes. b. Lubricant you selected will automatically go to Operator Display. 74 | P a g e 2.7 Safe Drop  Safe Drop (Drawer Pick-up) is used to remove a. Input total amount then press (if certain amount of money from cash drawer for transaction amount is given) or Input total the purpose of safe keeping. liters then press (if total liter is given). a. Press button. b. Press the dispensed fuel product. b. Input amount and press ENTER. c. This will automatically print Safe Drop receipt. c. Input Manager’s password for authorization. d. Sign it and keep it for recording purposes. 2.8 Last Cash  Last Cash is the actual money by the cashier d. Input the pump number where the fuel is before they close the shift. dispensed.  It’s important to key-in by the cashier the actual deposit or last cash in order to see either Short/over. a. Press button. b. Input amount and press ENTER. c. This will automatically print Last Cash receipt. d. Sign it and keep it for recording purposes. 2.9 Manual Transaction for Fuel Products e. Transaction will now appear in Operator  Manual Transaction usually done when station Display. wants to input their offline transaction.  When inputting manual transaction, you should know the Pump #, dispensed product and the exact amount or liters for the transaction. 75 | P a g e  Note: Manual Transaction does not have totalizer value f. Press to finalize transaction. g. Settle using Cash or Non Cash transaction. 76 | P a g e FOR POS TECHNICAL SUPPORT CCTV OPERATOR - 09178087753 MIS SUPPORT - 09178436618 QUESTIONS ? 1. Ayon sa pamantayan, kailangang i-deposito ng Cashier sa vault ang pera sa kaha kapag ito ay umabot na ng halagang Php 5,000.00.  Ito ay upang maprotektahan natin ang ating naging benta sa istasyon.  Maiwasan ang pagkawala ng malaking halaga sa ating istasyon kung may mangyaring hindi inaasahan tulad ng robbery. 2. Bago ihulog ang pera sa vault huwag kalimutang gumawa ng breakdown kung magkano at anong bills o coins ang ihuhulog sa vault. At ilagay ito sa ice plastic bag. 3. Bago ihulog ang pera sa vault, kinakailangang saksihan ng Station OIC o Shift Supervisor ang paghuhulog ng pera sa vault.  Kailangang bilangin muli ang halagang nakalagay sa ice plastic bag at ang nakasulat sa breakdown ay magkapareho.  Mahigpit na ipinagbabawal ang paghuhulog ng pera sa vault na mag-isa.  Sa mga pagkakataong wala ang Station OIC o Shift Supervisor, maaaring gawing saksi ang Pump Attendant sa paghuhulog ng pera. 4. Para naman sa paghahanda para sa pagde-deposito ng pera sa bangko, kinakailangang magkasama sa buong proseso ng pagbibilang ng pera ang Station OIC at ang Cashier o kung sino man ang pwedeng maging saksi para sa prosesong ito. Palagian lamang sundin ang mga prosesong nabanggit para sa maayos at ligtas na operasyon patungkol sa paghawak ng pera sa istasyon. Palaging tandaan sa tuwing may bibili o magpapakarga ng alinman sa ating mga produkto huwag kalimutang magbigay ng resibo magkano man ang halaga ng transaksyong nakuha ng kustomer. Hindi tayo kailangang mag-base sa laki o liit ng halagang kanilang bibilhin dahil ito ay awtomatikong ibinibigay natin sa kanila. 1. Isulat ang mahahalagang impormasyon gaya ng mga sumusunod: Petsa Pangalan at address ng kustomer Produktong nakonsumo Volume/Liter Halaga ng produkto 2. Pirmahan ang resibo. 3. Ibigay ang orihinal na kopya ng resibo sa kustomer. Siguraduhin lamang na makikita sa resibo ang breakdown ng tax base at 12% VAT na siyang tsinetsek ng mga taga BIR sa tuwing bumibisita sila sa bawat istasyon. Formula sa pagkuha ng Tax Base at 12% VAT Tax Base = Total Amount Payable / 1.12 12% VAT = Tax Base X.12 Halimbawa : Tax Base = 500 / 1.12 = Php 446.43 12% VAT = 446.43 X.12 = Php 53.57 I-add ang total ng tax base at 12% vat, at ito ang total amount payable. Total Amount Payable = Php 500.00 A. Bago payagan ang key handler na gampanan ang kanyang mga tungkulin, ang on-duty station cashier ay dapat i-verify ang mga sumusunod. 1. Entry Pass 2. Company I.D B. Pagkatapos ma-verify ang mga ipinakitang dokumento at I.D, dapat buksan ng cashier at key handler ang cash vault gamit ang mga sumusunod na kagamitan, 1. Keys from the key handler. 2. Cash deposit logbook of the station. C. Ang cash vault ay dapat buksan ng cashier at saksihan ng tagahawak ng susi. D. Pagkatapos buksan ang cash vault, bilangin ang cash drop ayon sa pack/shift/date at ikumpara ito sa cash deposit logbook. E. Pagkatapos ma-verify ang cash drop, bibilangin ng cashier ang mga bill/coins at gagawa ng deposit slip. Bago tanggapin ang cash para sa deposito, susuriin ng keyhandler ng susi ang breakdown ng deposit slip at bibilangin ito. Dapat tiyakin ng cashier na pinipirmahan ng tagapangasiwa ng susi ang logbook ng cash deposit. F. Ang cash vault ay dapat sarado ng cashier at nasaksihan ng tagahawak ng susi.  Pagkatapos tapusin ang deposito, ang key handler ay dapat magsumite ng larawan ng validated deposit slip sa finance (group chat) at istasyon.  Delivery Report Sales Report Calibration Report  GUIDE TO FLOWMETER  LOGBOOK TO FLOWMETER Delivery Report Sales Report Calibration Report SIGN IN PAGE SIGN IN PAGE FILES FILES FILES FILES FILES FILES FILES  FILES Ilagay ang “Shift Date”. Kusang THE DASHBOARD THE DASHBOARD THE DASHBOARD OPENING SHIFT OPENING SHIFT OPENING SHIFT SOUNDING / DIPSTICK SOUNDING / DIPSTICK MECHANICAL & ELECTRONIC READING FUEL DELIVERY CALIBRATION LUBE SALES P.O. SALES  LUBE DELIVERY Sa “Dashboard”, I-click ang “Add” Button para sa “Lube Delivery” I-click ang “New” Button. Ilagay ang mga detalye sa bandang kaliwa ng interface. i -click ang “save” button. i -click ang “close” button. Sa “Dashboard”, i-click ang “Edit” button para sa “Lube Delivery” LUBE DELIVERY I-click ang “New” Button. Ilagay ang mga detalye sa bandang kaliwa ng interface. i -click ang “save” button. i -click ang “close” button. Sa “Dashboard”, i-click ang “Edit” button para sa “Lube Delivery” LUBE DELIVERY I-click ang “Add” button sa Kanan na bahagi ng interface. Ilagay ang mga detalye ng mga natanggap na aytem. I-click ang “Save” button. (Ulit-ulitin ang steps na to hangdat nalagay lahat ng mga natangap na aytem sa resibo). CLOSING SHIFT CLOSING SHIFT TIGNAN NG MABUTI KUNG TAMA PO ANG NILAGAY NINYO. REPORT I-click ang “Report” button. I lagay ang petsa ng Shift: “From” at “To” sunod i-click ang “Excel” button.  REPORT Halimbawa ng tarlac Flowmeter Report:  FOR INQUIRY/TECH SUPPORT MIS no: 09178436618 Tech Support: 09690801843 1. Ihanda ang Fuel acceptance form, clip board, at ballpen. Bawat produkto ay dapat may Fuel acceptance form, nakasulat dito kung anong produkto ang idedeliver. 2. Ihanda rin ang safety cones, fire extinguisher, dipstick, product finding paste at basahan. 3. Ang driver at receiver ay dapat nakasuot ng PPE o Personal Protective Equipment – Hard hat, safety vest, nitrile gloves, at safety shoes. 1. Gabayan ang truck driver patungo sa vacant space malapit sa UGT. Nakatalagang Station Personnel: Station OIC (lead receiving personnel), Cashier, at Pump Attendant. 2. Siguraduhing nakaparada ng maayos at naka hand break ang tanker at may kalso ang gulong nito. 3. Ilagay ang fire extinguisher at safety cones malapit sa tanker. 4. Kunin ang Delivery receipt at i-check ang mga sumusunod: Business name o pangalan ng station Address ng istasyon Petsa ng delivery Pangalan ng produkto, quantity, unit price at halaga ng produktong idedeliver Pangalan ng Truck driver at plate number ng tanker Tingnan ang I.D. ng Truck driver kung valid at tugma ang pangalan na nakasulat sa D.R., kunin din ang calibration certificate upang matiyak na ito ay hindi pa expired. 5. Sulatan agad ang D.R. at ang Fuel acceptance form kung anong oras dumating ang tanker sa istasyon. 6. Kuhanin ang sukat ng UGT gamit ang dipstick upang malaman kung kakasya ang ibabagsak na produkto.  I-rekord ito sa Fuel acceptance form sa ilalim ng UGT reading, sa tapat ng BEFORE. Ibig sabihin ito ang laman ng UGT bago ang delivery.  Isulat din sa Fuel acceptance form sa tapat ng DELIVERY kung ilang litro ang produktong ide- deliver. I-add ang BEFORE at saka isulat ang total sa tapat ng EXPECTED LEVEL. 7. Sukatin din ang tangke ng truck upang malaman ang konsumo nito. Gagawin ito bago at pagkatapos ng delivery. 8. I-rekord din ang reading ng bawat pump ng bawat produkto at tiyaking walang nagpapakargang kustomer sa panahon ng pagdidiskarga hangga’t maaari.  Suriing mabuti ang mga selyo kung ito ay buo pa, hindi idinugtong o may anumang senyales na ito ay na-tamper.  Siguraduhing tugma ang numero ng selyo sa D.R. Tiyakin na nakamasid ang driver bilang saksi habang sinusuri ang mga selyo. Ang Dealer, Station OIC, o awtorisado ng istasyon lamang ang maaaring magtanggal ng selyo, HINDI ang Truck driver. Tingnan ang selyo ng DOST sa gauge marker. Makikita dito ang taon kung kailan ito naselyuhan ng DOST. Dapat na ito ay tugma sa calibration certificate. 9. Siguraduhin na ang level ng produkto ay umabot sa ilalim na bahagi ng gauge marker.  Tingnan ang selyo ng DOST sa gauge marker. Ito ay dapat lapat at hindi nagagalaw.  Ang gauge marker ay naka-welding sa mga brackets nito. Kung may pagdududa, hingin sa driver ang pinakabagong calibration certificate. 10. Gamit ang dipstick at water finding paste, suriin ang bawat compartment kung ito ay kontaminado ng tubig. 11. Kumuha ng sample product sa bawat compartment sa discharge valve at ilagay ito sa isang malinis, tuyo, at transparent na lalagyan (bottle). Lagyan ng label ang bawat lalagyan (bottle) na makikita ang mga sumusunod : Petsa ng delivery Compartment kung saan kinuha ang product sample Pangalan ng produkto D.R. number Seal number 12. Gamit ang Product verification form, isulat ang pangalan ng produkto, kung ilang litro at kung saang UGT at saka papirmahan sa Truck driver at Receiver ang form sa bawat compartment na ididiskarga.  Sabihan ang driver kung saang UGT ididiskarga ang bawat produkto upang masigurado na tama ang paglalagyan nito. Huwag iwanan ang Truck driver sa kabuuan ng proseso ng pagdidiskarga.  Sa pagdidiskarga tingnan maigi ang discharge valve connection at hose kung ito ba ay may tagas na maaaring maging sanhi ng pagtapon ng produkto at aksidente.  Isa-isa lamang ang pagdidiskarga ng bawat produkto sa bawat UGT at siguraduhin ding may katabing fire extinguisher sa oras ng pagdidiskarga. 13. Pagkatapos ng pagdidiskarga sabihan ang Truck driver na iatras abante ang delivery truck upang makuha ang natitirang produkto (fuel) sa loob ng compartment.  Ang Station personnel ay aakyat sa delivery truck upang silipin kung nasimot na ang produkto sa loob ng compartment. 14. Sukatin muli ang laman ng UGT gamit ang dipstick. Irekord ito sa Fuel acceptance form sa ilalim ng UGT reading sa tapat ng AFTER. Ito ang laman ng UGT matapos ang pagdidiskarga.  Isulat din sa form ang meter reading ng bawat pump matapos magdiskarga. Kung may nagkargang kustomer sa panahon ng delivery, kunin ang difference ng AFTER at BEFORE at saka isulat ang sagot sa tapat ng LITERS SOLD. 15. I-add ang AFTER at LITERS SOLD at saka isulat ang sagot sa tapat ng ACTUAL. Ito ang aktwal na laman ng UGT matapos matanggap ang delivery.  Ibawas ang EXPECTED LEVEL upang malaman kung sobra o kulang ang tinanggap na produkto. I-report sa customer service kung sakaling may problema. Tiyaking napirmahan ng Truck driver at Receiver ang lahat ng dokumento na ginamit sa delivery. SA PAGKAKATAON NA UMAAMBON O UMUULAN  Kung lubhang malakas ang ulan, kailangang ihinto ang pagbagsak ng produkto sa UGT. Kung itinigil ang pagsasalin ng produkto, ipaalam ito sa inyong Retail Area Manager o Cluster Head upang madetermina kung ang “demurrage charges” ay nararapat o hindi.  Kung umaambon at masisigurong hindi papasukin ng tubig ulan ang UGT (sa paggamit ng payong) maaaring pagpasyahang ituloy ng lead receiving personnel (Station OIC o nakatalagang personnel) ang pagbagsak ng produkto.  Nararapat siguraduhin na ang truck hatches ay hindi mapapasukan ng tubig at isaalang-alang din ang kaligtasan ng mga tao sa istasyon. Mayroong “emergency response procedures” ang istasyon na kinakailangang malaman ng ating mga station personnel. Ang apoy ay resulta ng pagsasama ng tatlong bagay: 1. Init 2. Hangin 3. Fuel o madaling masunog na bagay (papel o kahoy) Mga dapat sundin kung may sunog : 1. Pindutin ang Emergency Stop ng pump. 2. Patayin ang main switch sa mechanical room. 3. Gamitin ang fire extinguisher. 4. Tumawag sa Fire Department. 5. I-evacuate agad ang istasyon (kung kinakailangan). 6. Ipaalam agad sa Station OIC, Dealer, Retail Area Manager o Cluster Head ang pangyayari.  SAFETY PIN OPERATING LEVER PRESSURE GAUGE COMPARTMENT DISCHARGE NOZZLE Iba’t-ibang Uri ng Fire Extinguisher  Mga bagay na maaaring pagsimulan ng apoy: Class A (ordinary combustibles) – Halimbawa nito ay kahoy, papel, rubber at iba pang uri ng mga plastic. Class B (flammable liquid) – Halimbawa nito ay gasoline, langis, pintura at grasa. Class C (electrical equipment) – electrical system Hilain ang pin na Asintahin ng Pigain ang Walisin nang nasa itaas ng nozzle ang ilalim trigger habang pabalik-balik ang fire extinguisher. na bahagi ng hawak ang fire ilalim na bahagi apoy. extinguisher. ng apoy. Tingnan mabuti kung ito ay naapula na. Kapag ang needle ay nasa:  Kaliwang bahagi (“Recharge”) at nasa labas ng berdeng bahagi (green zone), kailangan na itong palitan o i-refill. Maaaring dahilan: 1. Hindi magandang kalidad ng fire extinguisher. 2. Kalumaan ng fire extinguisher. 3. Aksidenteng pagbukas o paggamit ng fire extinguisher.  Kanang bahagi (“Overcharged”) at nasa labas ng berdeng bahagi (green zone) kailangan na itong ire-pressurize. Maaaring dahilan: 1. Sobrang “pressure charging” sa paggawa ng fire extinguisher. Sa mga ganitong pagkakataon ay dapat ipaayos ang fire extinguisher mula sa kumpanyang napagbilhan nito (service provider). Kinakailangan na laging handa ang mga fire extinguishers sa istasyon. Ang mga station personnel ay nararapat na marunong sa paggamit nito. Mga dapat sundin kung may fuel spillage : 1. Tiyakin na walang bagay na maaaring pagsimulan ng apoy sa lugar. 2. Lagyan ng buhangin ang natapong krudo sa semento. Linisin ito pagkatapos. 3. Kung umapaw ang tangke ng sasakyan, punasan ito ng basahan. 4. Itulak ang sasakyan ng kustomer papalayo sa lugar na kung saan may natapong fuel bago pabuksan ang makina. Tama ang produktong ikinarga sa sasakyan ng kustomer ngunit labis ang halaga o litrong naikarga ng Pump Attendant.  Humingi ng paumanhin sa kustomer kung sakaling mangyari ang ganitong insidente.  Anumang gastos na sanhi ng overfill ay pananagutan ng taong nakagawa nito. Ibig sabihin ay maling produkto ang naikarga sa sasakyan. 1. Humingi ng paumanhin sa kustomer at siguraduhing patay ang makina ng sasakyan. 2. Alisin ang maling fuel mula sa gas tank ng sasakyan. 3. Ilipat ang naalis na misfilled fuel sa isang malinis na lalagyan. Itago sa ligtas na lugar at ipaalam sa inyong Station OIC o Dealer. 4. Isara ang drain valve ng gas tank ng sasakyan. Palitan ang katumbas na maling fuel. Ang anumang gastos sanhi ng misfilled ay pananagutan ng taong nakagawa nito. Dito makikita ang mga mahahalagang hakbang at impormasyon na maaaring sundin ng mga station personnel sa pagkakataon na may mga di inaasahang insidente. Ang istasyon ay dapat na panatilihing walang elemento ng “health and safety hazards”. Kinakailangang mayroong FIRST AID KIT ang bawat istasyon na nakatago sa loob ng opisina. Ang mga napapaloob na gamot dito ay dapat malinis, kumpleto at hindi expired. Halimbawa nito:  Medicines (paracetamol, attapuligite etc.)  Gauze pads and dressing bandage  1 bottle of Betadine antiseptic solution  1 roll of absorbent cotton  1 bottle of rubbing alcohol  5 pieces of band aids  1 burn ointment  Mga Dahilan ng Inventory Variances Mga Solusyon Para Ito Maresolba 1. Maling paraan ng pagkuha at pagbasa ng 1. Siguraduhing tama at wasto ang dipstick reading. pamamaraan ng pagkuha at pagbasa ng dipstick reading at akma ang sukat ng calibration table na ginagamit sa bawat produkto. 2. Uncalibrated pump 2. Kinakailangang mag-request sa Customer Service na ipapa-calibrate ang inyong pump. 3. Clog o baradong vent line / breather 3. Kinakailangang mag-request sa Customer Service na kailangang pabugahan ng hangin ang baradong vent line. 4. May leakage o tagas ang hoses, 4. Kinakailangang ipag-bigay alam sa pipelines, at fittings. Customer Service na kailangang kumpunihin ang mga may tagas na hoses, pipelines, o fittings. 5. Connivance o sabwatan, pilferage o 5. Ipagbigay-alam kaagad ang pangyayari sa pangungupit at pandaraya sa imbentaryo. inyong Station OIC, Dealer, Retail Area Manager o Cluster Head ang pangyayari. BASIC STATION OPERATIONS COURSE  Pylon Sign Button Sign Canopy Price Board Multi-Hose Pump Driveway Approach Ramp Ingress / Egress Pump Guard VALVE BOX CAM LOCK STEEL PLATE COVER FILL BOX UGT FILL PIPE  BREAK AWAY COUPLING DISPLAY REGISTER NOZZLE KEY PAD HOSE  HANDLE SPRING TRIGGER MOUTH/SPOUT LOCK SENSOR (INTERNAL) BASIC STATION OPERATIONS COURSE  ay ang kabuuang karanasan ng mga kustomer sa ating operasyon sa istasyon.  Ito ay kanilang “nadama” o “naiisip” patungkol sa produkto o serbisyong natanggap.  Treat the customer as no.1 in the T station. Anticipate the customer's needs, A wants, and impulses. Give unforgettable customer G experience. 1. GET READY 2. GUIDE-IN 3. GREET THE CUSTOMER 4. GAS-UP 5. GIVE ADDITIONAL SERVICES 6. GET THE PAYMENT 7. GUIDE-OUT AND THANK THE CUSTOMER Siguraduhin lamang na pumasok ng may kumpleto at tamang Flying V uniform, maging presentable sa pagharap sa mga kustomer para maging kaiga-igaya tayo sa kanila. Dapat gawin : 1. Bigyan ng senyas (guide-in) ang kustomer na papasok sa istasyon at i-guide ito sa pump na dapat niyang hintuan. 2. Gumamit ng hand gesture (open hand) sa pagbibigay ng senyas. Dapat gawin :  Batiin ng may ngiti at saludo. Halimbawa ng maaaring sabihin : “Good morning Sir, welcome to Flying V. _______ (pangalan) at your service.” Dapat gawin : 1. Itanong sa kustomer ang produkto at ang halaga ng ikakarga. Tanungin kung “cash o card payment” ang paraan ng pagbabayad. 2. I-punch ang halaga/litro sa pump at banggitin muli ang produkto at presyong ikakarga (echo power). 3. Habang naghahand-check ipaalala na agad ang safety guidelines, kung wala namang nilabag magpasalamat sa kustomer. Halimbawa ng maaaring sabihin : 1. “Sir ano pong ipakakarga nila? Full tank po ba? Baka gusto ninyo pong subukan ang Rush namin? Tanungin ko lang po kung cash o card payment?” 2. “Sir ulitin ko lang po 500 pesos, Thunder.” 3. “Sir safety guidelines lang po, pakipatay lang po ng makina. Salamat po.” 4. “Sir zero start po tayo.” Mga karagdagang serbisyo (secondary services) na ating ibinibigay sa ating mga kustomer : Pagpapahangin ng gulong Windshield cleaning Oil level check Brake fluid check 1. Pagkatapos mag gas-up isagawa ang hand-check bago ibalik ang nozzle sa pump. 2. Ipaalam ang halaga ng ikinargang produkto, kunin ang bayad, bilangin at banggitin ang natanggap na halaga. Kung card naman ang ipinambayad, abutin ang card sa kustomer ng may paggalang. 3. Ibigay ang resibo at sukli o card (kung meron). Halimbawa ng maaaring sabihin : 1. “Sir tapos na po Php 500.00 Thunder.” 2. “Sir I received Php 1000.00, pakihintay lang po ng sukli at resibo.” Huwag kalimutang bilangin muli ang sukli sa harapan ng kustomer upang makasiguradong walang kulang o labis na halaga. Dapat gawin : 1. Magpasalamat sa kustomer sabay saludo. 2. I guide-out ang kustomer sa istasyon ng maayos. Halimbawa ng maaaring sabihin : “Salamat po, balik po sila, ingat po (sabay guide-out).” 1. Batiin ng magalang at tanungin ang kustomer tungkol sa kanyang hinaing. 2. Makinig nang maigi at ilagay ang sarili sa sitwasyon ng kustomer. Magpasalamat sa pagdulog ng kanyang hinaing. 3. Siguraduhin sa kustomer na ang kanyang hinaing ay susuriin at gagawan ng karampatang aksyon. 4. Ipaalam sa kustomer, kung ano ang mga naging solusyon sa kanyang reklamo.