Consultoría Integral Colaborativa PDF

‐‐‐ Consultoría Integral Colaborativa ‐‐‐ Dr. Jorge Pérez Narbona Elaborado por: ME Guadalupe Nogueira Ruiz Se presenta una descripción detallada del Modelo de Consultoría Integral...

‐‐‐ Consultoría Integral Colaborativa ‐‐‐ Dr. Jorge Pérez Narbona Elaborado por: ME Guadalupe Nogueira Ruiz Se presenta una descripción detallada del Modelo de Consultoría Integral Colaborativa Contenido 1. EL MODELO DE LA CONSULTORÍA INTEGRAL COLABORATIVA (CIC).................................................... 3 2. PAPEL DEL CONSULTOR....................................................................................................................... 3 3. HERRAMIENTAS PRINCIPALES DE LA CIC............................................................................................. 5 4. LAS FASES DE LA CIC............................................................................................................................ 6 La Entrada................................................................................................................................................ 6 El Diagnóstico........................................................................................................................................... 6 La Respuesta............................................................................................................................................ 7 La Desunión............................................................................................................................................. 7 El Cierre.................................................................................................................................................... 8 5. EL MODELO DE PLANIFICACIÓN O CAMBIO........................................................................................ 8 El estado actual........................................................................................................................................ 9 La Visión................................................................................................................................................... 9 La Estrategia........................................................................................................................................... 10 Las Barreras........................................................................................................................................... 10 El entorno.............................................................................................................................................. 11 Planes de acción.................................................................................................................................... 11 6. ELEMENTOS METODOLÓGICOS......................................................................................................... 11 Distinción entre proceso y contenido.................................................................................................... 11 Espíritu colaborativo..............................................................................................................................12 Planos de análisis................................................................................................................................... 12 Regla 20 x 80.......................................................................................................................................... 13 Enfoque de la organización.................................................................................................................... 13 Enfoque sobre los problemas................................................................................................................ 14 Despersonalizar los problemas.............................................................................................................. 16 Centrarse en las cuestiones claves........................................................................................................ 16 7. LA ENTRADA Y ENTREVISTA INICIAL.................................................................................................. 17 Primeros vínculos................................................................................................................................... 17 Primera entrevista................................................................................................................................. 17 Análisis del flujo del proceso esencial.................................................................................................... 20 8. EL ENFOQUE SOCIO‐TÉCNICO............................................................................................................ 22 Principios del enfoque socio‐técnico..................................................................................................... 23 9. EL MÉTODO DE INTERACCIÓN EN LA CIC........................................................................................... 24 El facilitador:‐......................................................................................................................................... 25 El registrador:........................................................................................................................................ 26 Miembros del grupo:.............................................................................................................................26 El jefe de grupo, bajo las reglas básicas del Método de Interacción:.................................................... 26 La “Memoria del grupo”:....................................................................................................................... 26 10. PROCESO DE ANÁLISIS Y SOLUCIÓN DE PROBLEMAS.................................................................... 27 Técnicas para el proceso de de solución de problemas (PSP)...............................................................28 Para generar ideas y recopilar información: (en las fases de “expansión”)...................................... 28 Para seleccionar ideas y lograr consenso: (en las fases de “contracción”)....................................... 28 Para analizar y reflejar datos:............................................................................................................ 28 Para planear acciones:....................................................................................................................... 29 Mapa de Colores................................................................................................................................29 El enfoque de la Investigación‐Acción...............................................................................................29 Diferentes alternativas para abordar un problema........................................................................... 29 La técnica de los “Campeones”......................................................................................................... 29 Estudiar las “mejores experiencias”.................................................................................................. 30 11. OTROS ASPECTOS DE LA CIC.......................................................................................................... 30 12. PRINCIPIOS ÉTICOS Y CRITERIOS DE TRABAJO EN LA CIC..............................................................31 Consultoría Integral Colaborativa 2  Dr. Jorge E. Pérez Narbona 1. EL MODELO DE LA CONSULTORÍA INTEGRAL COLABORATIVA (CIC). El enfoque de la CIC, y los procesos, métodos y técnicas que se aplican, corresponden con las características de la Consultoría de Procesos que describe Schein. Sus “apellidos” complementarios, según Michael Doyle, enfatizan lo siguiente: lo “Integral”, expresa que abarca a toda la organización, sus procesos de trabajo, funciones, estructuras, entre otros, a diferencia de otros tipos de consultorías que abordan subsistemas específicos de la organización, o áreas determinadas, como un sistema único e integrado. La expresión “Colaborativa” enfatiza que no se utiliza el esquema “tradicional” en el cual el consultor acude a la empresa desde una posición de experto, de especialista en alguna esfera determinada, sino como un colaborador de la empresa. Además, concibe los procesos de la consultoría, con una participación directa e interactiva con directivos y otros miembros de la organización., mediante el Método de Interacción. En la CIC, la empresa, tanto su director, su consejo de dirección, como todos los empleados se incorporan paulatinamente y participan en el proceso de cambio. Por esas razones, la CIC posee como objetivo primordialmente metodológico, dotar a la organización de su propia capacidad de cambio, no sólo ante los problemas y necesidades que en el presente afronte, sino también para mantener en el futuro, una vez concluida la CIC el espíritu renovador, imprescindible para alcanzar la eficiencia y mantenerla. 2. PAPEL DEL CONSULTOR En la CIC, el consultor es un facilitador del proceso de cambio, que aporta enfoques y tecnologías que posibiliten a los miembros de la organización el análisis de sus problemas, la realización de diagnósticos, la generación y evaluación de alternativas de solución y de estrategias y planes de acción para su implementación. 3 La misión del consultor no es la de “resolver los problemas de la empresa” ni siquiera decir qué tienen que hacer para resolverlos, sino generar sinergia en los miembros de la organización para que éstos, que son los más conocedores de sus realidades, encuentren sus propias soluciones. Su objetivo estratégico es “dotar a la organización de su propia capacidad de cambio”. (Doyle, 1988). En el enfoque de la CIC, las cuestiones relacionadas con el contenido, es decir el “qué” de los problemas y soluciones, se separa de los procesos, es decir del “cómo” analizar las cosas y generar alternativas. Los miembros de la organización son los portadores del “contenido”, que constituye el conocimiento de los problemas y de las posibles soluciones que pueden generarse. Esto parte de considerar que, “el consultor más experto del mundo no acumula los años de experiencia que tiene un equipo de dirigentes de una empresa sobre sus realidades y posibilidades” (Doyle, 1988). En la CIC el consultor aporta métodos y técnicas para manejar los “procesos”, facilita dinámicas grupales, y capacita a los miembros de la organización para que se pueda potenciar el conocimiento y la utilización de los “contenidos” que estos manejan. El consultor puede, además, aportar el conocimiento de experiencias de otras empresas que puede conocer por sus trabajos anteriores, bibliografía especializada que ha consultado, intercambio con otros consultores, participación en eventos, entre otras vías. Su carácter de agente externo le permite ver los problemas de la organización con una visión más abarcadora, menos “comprometida” que las de los miembros de la organización. En determinados momentos puede sugerir la participación de algún experto externo para el análisis de problemas en los cuales la organización no cuente con especialistas del nivel requerido. Para integrar ambos aspectos, el contenido y los procesos, una de las primeras medidas que se sugieren por el consultor es la constitución de un grupo de “consultores internos” a los que se les brinda el entrenamiento previo que resulte necesario. Entre los temas que se incluyen en este entrenamiento se encuentran técnicas para: el trabajo en grupo, el diagnóstico acelerado de situaciones, la generación creativa de ideas, el análisis y solución de problemas, el manejo de conflictos, el análisis y formulación de estrategias y planes de acción, entre otros. 4  En algunas consultorías, como en la primera que se desarrolló en la Empresa Antillana de Acero, el grupo de consultores internos se dedicó a tiempo completo a esta actividad. Pero, lo más general es que se mantengan en sus actividades y dediquen al trabajo de la consultoría sólo una parte de su tiempo, que dependerá de la complejidad y volumen de las actividades que vayan a desarrollar y de sus otras tareas en la organización. 3. HERRAMIENTAS PRINCIPALES DE LA CIC. Entre las herramientas de la CIC que empezaron a aplicarse en la práctica de la consultoría gerencial desde mediados de los años ochenta, se encuentran las siguientes: Modelo de cambio y etapas principales. La entrada y la entrevista inicial. Planos de análisis. Nuevo enfoque sobre los problemas. Análisis del flujo del proceso esencial. El enfoque socio‐técnico. El método de interacción en la CIC. Proceso de análisis y solución de problemas. (PSP) Como sucede con muchos de los “nuevos” enfoques gerenciales que han surgido en la última década, la mayoría de estas herramientas no son nuevas, ni específicas de la CIC, surgieron mucho antes, en la esfera de la ingeniería industrial, la psicología u otras esferas. Lo novedoso se puede encontrar en su utilización con “en sistema”, en el que cada una aporta un enfoque, una forma de captar información y analizar la realidad desde diferentes ángulos, que después se complementan y se integran en un todo. En los puntos siguientes se presenta un resumen de las características principales de estas herramientas, como nos llegó como parte del “paquete” de la CIC, con algunos comentarios sobre los enfoques y herramientas que se fueron incorporando en años posteriores 5 4. LAS FASES DE LA CIC. En relación a las etapas de la CIC, según Bell y Nadler, en general, pueden señalarse metodológicamente cinco fases a saber: 1. Entrada 2. Diagnóstico 3. Respuesta 4. Desunión y 5. Cierre. La Entrada. La entrada se considera una fase y no un punto, porque abarca un proceso de concertación de compromisos, tanto formales (contrato, logística y en general obligaciones de ambas partes), como psicológicos, el que constituye el aspecto más relevante de la entrada, pues sobre este tipo de compromiso es que comienza a crearse una relación de interacción duradera para todas las etapas posteriores de la CIC. El Diagnóstico El Diagnóstico debe proporcionar el conocimiento de la situación que presenta la empresa en los aspectos principales que deberán ser objeto de cambio para alcanzar el Estado Deseado. 6 Durante el diagnóstico, las relaciones se entienden y se profundizan, ya no sólo con base en las declaraciones hechas en la entrada, sino con las acciones concretas. También aquí el consultor conoce muchos elementos de la cultura organizacional y los valores en que interactúa, todo lo cual permite facilitar la detección de problemas y frustraciones existentes, así como una primera aproximación de las barreras potenciales que se interpondrán en el proceso de cambio. La Respuesta La etapa de Respuesta comprende los planes de acción derivados del diagnóstico que le precede. Pero este esquema aunque útil para precisar el contenido fundamental de la etapa, en la práctica no se manifiesta estrictamente así. Hay autores que incluyen en la respuesta la planificación general de este período, pero al respecto no hay consenso. También puede ser discutible que las respuestas tengan que concentrarse en esta etapa, pues de acuerdo con el objetivo central de la CIC, de dotar a la organización de sus propia capacidad de cambio, desde las etapas anteriores, el proceso conceptual que se sigue garantiza importantes enseñanzas que la organización va incorporando a su propia cultura y esto incuestionablemente contribuye al logro del objetivo programático de la CIC. La Desunión La desunión comienza de manera casi imperceptiblemente cuando la organización ha comenzado a interiorizar un nuevo estilo par amaterializar su propia capacidad de cambio, se percibe cierto rechazo a seguir esquemas conceptuales tradicionales para la solución de los problemas, etc. En general, comienza a “sobrarle” a la empresa la consultoría y sus consultores. De esta manera la consultoría ha creado su “contrario”, el que la extingue en un proceso paulatino, al igual que se ha desarrollado una sinergia en la que la presencia del consultor ya resulta innecesaria. 7  El Cierre El cierre es un momento formal, donde queda bien claro que los objetivos planteados en la entrada han sido alcanzados y que los compromisos formales y sicológicos han sido satisfechos. Si después del cierre se desea continuar otros trabajos en la empresa, se debe comenzar nuevamente por establecer qué nuevos compromisos acordar y los objetivos a lograr, diferenciando el trabajo de consultoría concluido del nuevo a desarrollar. 5. EL MODELO DE PLANIFICACIÓN O CAMBIO. En la CIC, como en cualquier otro tipo de consultoría, es conveniente disponer de algún esquema que permita representar en forma breve y comprensible la lógica del trabajo que se desarrollara y que, al mismo tiempo, sirva de orientación metodológica del trabajo. El modelo que hemos venido aplicando en Cuba es el diseñado por Michael Doyle que representa un proceso de cambio de la siguiente forma: En este modelo se destacan los siguientes aspectos: 8 El estado actual. Para un proceso de cambio, que constituye el objetivo principal de una consultoría, es necesario identificar el Estado Actual en que se encuentra la organización, lo que se logra con la realización de un diagnóstico. El estado actual es el punto de partida en que se encuentra la organización, con sus aspectos positivos que se constituyen en fuerzas para lograr el cambio deseado, y los aspectos negativos que son necesarios definir e identificar sus causas para eliminarlos o mejor aún, convertirlos en fuerzas positivas. En el Estado Actual es importante determinar los Stakeholders o implicados con el proceso esencial de la empresa. Los implicados son aquellas personas o grupos de personas , internas o externas al proceso esencial de la organización que toman decisiones, son afectados por ellas, son considerados como expertos u ocupan una posición que les permiten apoyar u obstaculizar el proceso de toma de decisión o cambio. La Visión Otro momento importante es el de la Visión, el cual, más que en su significado semántico, se está convirtiendo en una categoría del proceso metodológico de la planificación del cambio. La Visión es un método muy novedoso de prever el futuro. Comenzó a utilizarse desde los años ochenta y su uso está cobrando fuerza en las visualizaciones empresariales. Esta técnica heredó de la administración por objetivos (MBO) y la planificación estratégica lo mejor que éstas podían dar. La Visión es la imagen que se tiene del futuro, no sólo de los aspectos cuantitativos y tangibles que se desea lograr, sino también de aquellos elementos no mesurables y que están relacionados con el corazón y los ideales de la persona o los grupos que visualizan el futuro 9 Se dice que los métodos anteriores de proyección se realizaban sólo con la cabeza y que en la visión se trabaja con todo el cuerpo, incluyendo los sentimientos. Con la determinación de la Visión, la cual constituye un punto en el futuro, y el diagnóstico que es el punto de partida, se puede trazar la estrategia que producirá concretamente el cambio del “ahora” al “futuro deseado” La Estrategia Con la Estrategia se proponen los cursos de acción que deberá seguir la empresa para lograr transitar del “Estado Actual” al “Estado Deseado” que se concretan en los Planes de Acción donde se precisan qué debe hacerse, cuándo, cómo, quién y con qué. Para la formulación de la “Estrategia” que constituye el Programa de Cambio es necesario identificar las Barreras con que se tendrá que enfrentar la empresa. Las Barreras Consideramos como barreras, aquellos obstáculos que frenan o se enfrentan al proceso de cambio con intensiones de detenerlo, desviarlo o malograrlo y pueden ser de orden objetivo o subjetivo. Las barreras objetivas pueden ser relativas a insuficiencias concretas, materiales, escasez de recursos e incluso de tipo legal Las barreras subjetivas están más vinculadas a los esquemas mentales tradicionales, dados por la fuerza de la costumbre, el desconocimiento o el sistema de intereses de los implicados. Para estas barreras se hace necesario determinar estrategias particulares con el fin de sortearlas, involucrarlas en el proceso o sencillamente vencerlas. 10  El entorno Tanto en el Estado Actual como en el Estado Deseado y las Barreras es necesario tener en cuenta la influencia que tiene el Entorno, tanto en el momento presente como en el futuro. El Entorno no es estático, sino en permanente interacción. Por esta razón, ninguno de los momentos anteriores, ‐el diagnóstico, la visión y la estrategia ‐, pueden considerarse inamovibles, sino en continuo y mutuo influjo, donde se desarrollan y perfeccionan sucesivamente en el tiempo por medio de la retroalimentación. Planes de acción Otro elemento importante en el modelo de cambio más bien identificada con la “respuests”, ya abordada anteriormente, son los Planes de Acción particulares, pero imbrincados unos con otros, los cuales comprenden con cierto detalle, prácticamente, el proceso de implementación. El modelo conceptual descrito hasta aquí es complementario por otros elemento smetodológicos de importancia trascendental, lo que garantiza la consecución de los objetivos que se plantean en el tiempo requerido. 6. ELEMENTOS METODOLÓGICOS Distinción entre proceso y contenido Es importante distinguir metodológicamente en todo el desarrollo de la CIC, el proceso del contenido. Estos dos aspectos, por supuesto, no pueden existit de manera independiente, sino que se condicionan mutuamente, es como una aplicación concreta de la conocida categoría filosófica dual de contenido y forma. En este proceso es importante que la empresa proporciones consultores internos, señalados como los especialistas prestigiosos, que conjuntamente con los consultores externos constituyan el foco centrl de agentes de cambio del proceso de consultoría. 11 De esta forma y mediante la paulatina integración de consultores internos y externos en un solo equipo que los una en sus objetivos comunes, se establece una estrecha colaboración que de origen al vehículo de interacción con la organización en su conjunto, es decir, con el resto de los cuadros de dirección y los empleados, los cuales deben ver reflejados sus intereses en el proceso de cambio que se pone en marcha. Espíritu colaborativo La prioridad en las primeras iteraciones debe focalizarse en el espíritu colaborativo, mediante la interacción entre consultores y la organización, en potenciar el conocimiento que la propia organización posee, la experiencia más rica que es la práctica de sus ejecutivos y empleados, y verterla en función del cambio. Planos de análisis Este proceso, y la utilización de los planos de análisis más generales permiten substraer a los ejecutivos de la excesiva cercanía que tienen de los problemas, analizarlos en su conjunto y entre todos alcanzar el consenso en cuestiones claves. En el estudio de cualquier sistema complejo, en el que intervienen diferentes componentes, procesos y factores como es el caso de una empresa, es necesario contar con un método que posibilite ordenar el proceso de recopilación y análisis de la información, para ser selectivo en la determinación de lo que resulta más relevante en cada etapa del proceso de investigación. El propósito de contar con un método para esto es evitar perderse en los primeros momentos en un universo de informaciones de diferente naturaleza, prioridad e impacto. El método lógico y el enfoque sistémico proporciona una orientación en el análisis de un fenómeno, sugiriendo moverse de lo general a lo particular, es decir empezar con una visión general del “todo”, para identificar los principales componentes de un sistema y sus conexiones más importantes y, a partir de esto, ir bajando el plano de análisis, para centrar la atención en componentes más relevantes y específicos, manteniendo presente su conexión con las partes restantes del sistema. 12 La herramienta que utilizamos en la CIC en la aplicación de este enfoque son los llamados “planos de análisis” que, para facilitar su comprensión, recibieron los siguientes nombres convencionales: 1. ‐Plano del “Satélite”. Proporciona una visión general de toda la organización y de sus partes y procesos principales. 2. ‐Plano del “Aeroplano”. Cuando resulta necesario un mayor acercamiento en la comprensión y análisis general del sistema. 3. ‐Plano del “Helicóptero”. Cuando es necesario detenerse en algún punto específico del análisis, manteniendo una visión de sus elementos y conexiones más cercanos. 4. ‐La “Observación personal”. Cuando resulta conveniente “bajarse del helicóptero” para relacionarse más directamente con un problema. 5. ‐Plano de análisis del “Microscopio”. Cuando hemos llegado a la conclusión de que es necesario estudiar en detalle un problema que hemos seleccionado por su relevancia o impacto en otros componentes del sistema, o de un proceso determinado. A esta conclusión puede llegarse con la aplicación de la técnica del 20x80 de Pareto, es decir, el 20% de los problemas que inciden en el 80% de los resultados. Regla 20 x 80 Unido a esto, es la regla del 20 x 80, consistente en centrar la atención en el 20% de los problemas que proporcionen el 80% de los resultados que se deseen, pensando quizás que el resto de los problemas o muchos de ellos, queden resueltos por la “succión” que provocan las cuestiones más importantes en su solución. Enfoque de la organización La tercera consideración metodológica de trascendencia es el enfoque que se tenga de la organización. 13 Tradicionalmente, digamos la empresa, ha sido analizada por la consultoría tradicional o funcional por su estructura jerárquica, por los niveles de dirección que participan y/o las dependencias funcionales implicadas con el objeto de investigación. Con un nuevo enfoque, el de la CIC de nuevo tipo, el análisis se realiza sobre la base de la ORGANIZACIÓN COMO PROCESO, es decir, partiendo del proceso esencial, que por ejemplo, en síntesis, en una empresa industrial y desde un plano de análisis de satélite, pudiera ser: suministros, transformación y distribución y ventas. A partir de este enfoque se desarrolla el modelo de planificación o cambio, tanto para el diagnóstico y la visión, como para la estrategia y los planes de acción, todo en interacción con el entorno. Enfoque sobre los problemas Podríamos señalar otras muchas consideraciones metodológicas, tal como el nuevo enfoque sobre los problemas, el cual comprende que el poseer problemas no es malo, pues permite ponerlos de manifiesto, identificarlos, priorizarlos y resolverlos, distinguiéndose los dirigentes cuando han logrado esta capacidad y el cambio mental correspondiente. En un proceso de consultoría es importante identificar la actitud de los dirigentes principales de la empresa sobre los problemas y, a partir de esto, tratar de que se apropien de un forma diferente de ver las cosas, para propiciar su apertura mental ante el cambio. 14  En la tabla siguiente se presenta, en la columna de la izquierda el “Enfoque tradicional” que salió como resultado de procesos de generación de ideas con varios grupos de dirigentes de diferentes empresas en las que se realizaron las primeras consultorías con el modelo de la CIC, en Cuba, y que se corresponde con experiencias en otros países, referidas en la literatura y en la práctica de diferentes consultores extranjeros. En la columna de la derecha se presenta “El nuevo enfoque”, que se presenta por el consultor como alternativa para ver las cosas de manera diferente. Enfoque tradicional sobre los problemas Nuevo enfoque sobre los problemas Los que tienen problemas son malos Tener problemas no es malo. dirigentes. Los buenos dirigentes tienen una larga lista de Mantener ocultos los problemas. problemas identificados. El papel del dirigente no es solucionar ellos No admitir que tienen problemas. mismos los problemas sino viabilizar que su equipo los resuelva. Culpar a otros de los problemas. Asumir su responsabilidad sin culpar a otros. Creen conocer los problemas, pero sólo Buscar los problemas “dentro” de la empresa, identifican los problemas “externos”, es decir o las cosas que puede hacer la empresa para los que se producen por factores externos a la influir sobre los factores externos que le organización. generan problemas. No tener confianza de que gente de “afuera” Los buenos dirigentes no tienen temor de de la organización pueda ayudarlos a resolver acudir a agentes externos que puedan sus problemas. ayudarlos a resolver sus problemas. Enfocar simultáneamente los problemas Perspectivas sobre los problemas a muy corto “actuales” del corto plazo y los que pueden plazo generarse en el futuro En años más recientes, nos llegó una tecnología interesante para abordar este asunto, que parte de que toda situación puede analizarse como “problema” o como “posibilidad”. Su autora Ann Overton expresa “Se dice que Dios creó el mundo en siete días. Cada día hizo algo nuevo. Pero, el octavo día creó los problemas 15 En la tabla siguiente se presenta lo que implica cada una de estas alternativas cuando se analiza una situación. Como problema Como posibilidad Vemos lo que está mal Nos centramos en lo que falta Relacionados con el pasado Relacionados con el futuro Enfoque más restrictivo y estrecho Mas amplio Se convierten en amenazas y peligros Presentan oportunidades Los problemas empujan Las posibilidades halan Se aplican viejos paradigmas Requieren nuevos paradigmas Se trata de mejorar lo “viejo” (mas de lo Vemos qué cosas nuevas debemos mismo) hacer Nos agobian Nos estimulan Despersonalizar los problemas. También puede mencionarse el principio de despersonalización de los problemas, fundamentalmente en el proceso de la CIC de nuevo tipo, es decir, no buscar al responsable del problema, sino poner de manifiesto el hecho y las causas que lo originan, cohesionando así a todos y sus correspondientes esfuerzos para cambiar la situación con la cual no estamos conformes. Centrarse en las cuestiones claves. Así mismo y unido al enfoque de la organización como proceso, los problemas se categorizan principalmente de acuerdo al proceso esencial y a la afectación que ellos producen, evitándose de este modo la clasificación tradicional de “internos y externos” y el culpar a otros (mplicados externos al problema en cuestión), de deficiencias intrascendentales. Este enfoque proporciona principalmente centrarse en las cuestiones claves y lo más importante, ganar adeptos al proceso de cambio que se pone en marcha. 16  Las principales consideraciones metodológicas relacionadas con la distinción entre proceso y contenido, planos de análisis, la regla 20 x 80, la organización como proceso y el enfoque sobre los problemas, no sólo significan un ahorro de tiempo inmenso, sino también y más importante aún, proporcionan el pensamiento estratégico del proceso y del éxito de la CIC de nuevo tipo. 7. LA ENTRADA Y ENTREVISTA INICIAL. Primeros vínculos. Esta es la primera actividad de cualquier proceso de consultoría. Consiste en el establecimiento de los primeros vínculos entre el consultor y la organización. Su contenido y forma de realización puede ser disímil, en dependencia del tipo de consultoría, del estilo del consultor y de las condiciones en que se realiza la consultoría. En una CIC, que generalmente abarca toda la organización y demanda un proceso de intensa colaboración entre sus dirigentes y el (los) consultor(es) la entrada debe realizarse con el máximo nivel de la organización, en un encuentro previamente acordado y con cierta formalidad. Primera entrevista En experiencias personales siempre trato de enviarle previamente al máximo dirigente de la organización o al patrocinador de la misma, una relación de preguntas sobre los asuntos que me interesa precisar. Un ejemplo de esto, en una consultoría que iniciamos recientemente enviamos las siguientes preguntas: 1. ‐¿Qué Ud. desea recibir como resultado del trabajo y cómo? 2. ‐¿Qué aspectos Ud. desea contenga el Informe Final del trabajo?. 3. ‐¿En que fecha necesita tener el Informe?. 4. ‐¿Qué objetivo “supremo” Ud. podría definir como expectativa para que la empresa obtenga en el año 2006?. Es decir el “Propósito Estratégico”, que guíe la preparación de la estrategia. 17 5. ‐¿Ud. entiende que la empresa, aunque tenga esa misión, debe estar también en otros tipos de negocios? 6. ‐¿Qué posibilidades existen de proponer la integración de empresas, trasladarlas a otros grupos (o incorporarle las de otros grupos), o crear otro Grupo? 7. ‐Si para el cumplimiento de la “Misión”, los participantes entienden que es necesario hacer inversiones. ¿Lo recogemos? ¿Hasta cuándo? 8. ‐¿Tiene algún criterio preliminar sobre actividades que pueden terciarizarse y sobre posibles alianzas estratégicas? 9. ‐¿Considera conveniente que en el grupo de análisis y diseño estratégico participen cuadros del aparato central del ministerio o de otros grupos o empresas? 10. ‐¿Existen algunas cuestiones que Ud. entienda que no deban discutirse, que debemos eludirlas tácticamente? El contenido de la entrada también dependerá de cómo surge la consultoría, por ejemplo solicitud de la propia organización, de su nivel superior, recomendaciones de una tercera parte, o producto de una oferta realizada por el consultor. También influye la experiencia que tenga el empresario sobre los servicios de consultoría, si esta no es abundante quizás resulte necesario dedicar algún tiempo a explicarle esto. Con independencia de estos factores, en la entrevista de entrada deben precisarse, entre otros, los siguientes aspectos: 1. ‐el (los) problema(s) que la empresa quiere resolver; 2. ‐las expectativas de lo que quisiera lograrse, es decir el estado deseado como resultado a. del trabajo de consultoría, en una fecha determinada; b. el alcance de la consultoría, si abarcará a toda la organización o sólo a una parte, procesos y funciones que serán objeto de trabajo y cuáles explícitamente deben excluirse; c. la fecha en que se desea que concluya el trabajo; d. información preliminar sobre la actividad y organización de la empresa. Si el consultor necesita más información se precisará en qué momento posterior, cómo y con quién obtenerla; 18  e. si con los antecedentes que tiene y la información que recibe en la entrevista, al consultor le es posible, podrá dar una información inicial sobre cómo piensa desarrollar el trabajo, sus etapas principales y el precio y formas de pago del servicio. Si no le es posible, acordará con la dirección de la organización la fecha en que le presentará esto por escrito; 3. en nuestra experiencia personal, preferimos adelantar algunas ideas sobre cómo pensamos desarrollar el trabajo, destacando la participación de miembros seleccionados de la organización organizados en equipo de “Consultores internos” que serán previamente entrenados, dejando para un momento posterior la entrega del Programa de Trabajo y del precio; 4. establecimiento de lo que Schein llama el “Contrato psicológico”, cuyos componentes principales son los siguientes: a. compromiso que asume el consultor de manejar con absoluta discreción (confidencialidad) la información que obtenga sobre los problemas y estrategias de la empresa; b. el principio de “despersonalización” de los problemas que aplicará el consultor, que consiste en que todo criterio que reciba sobre comportamientos y críticas personales se valorarán en su contexto sin revelar su procedencia; c. necesidad de crear un clima de confianza mutua entre el consultor y la dirección y miembros de la organización, que identifique al consultor como un aliado de la organización y no como un “experto, un auditor, o una especie de “inspector” de la dirección. d. las posibilidades que debe darle la empresa al consultor de acceder a documentos y entrevistas que resulten necesarios para el desarrollo de la consultoría. e. expectativas de ambas partes sobre cómo deben ser las relaciones e intercambios entre ambos. 5. No siempre resulta posible agotar en la primera entrevista todos los aspectos que pudieran interesar a ambas partes. No obstante, entre las salidas principales de esta primera actividad deben encontrarse las siguientes: a. Alcance y precisión de los objetivos estratégicos del trabajo. 19  b. Disposición del cliente a desarrollar el trabajo de consultoría y aprobar lo que resulte necesario. c. La disposición y posibilidades del consultor de trabajar con el cliente en el tipo de trabajo que se requiera. d. Compromisos psicológicos y formales entre ambas partes. e. Bases para la preparación del Programa de trabajo y del contrato de servicios. f. Precisar las próximas acciones que realizarán. El trabajo en la CIC, como en cualquier consultoría de procesos, se desarrolla en una interacción consultor‐cliente fluida con una retroalimentación constante de los resultados obtenidos en cada actividad o etapa, que pueden complementarse, ampliarse o modificarse totalmente. Por tanto, parte de las cuestiones acordadas en la primera entrevista pueden ajustarse en momentos posteriores. Análisis del flujo del proceso esencial. Cuando un consultor, o cualquier otra persona llega a una organización y quiere conocer cómo trabaja la misma, lo que le presentan y le explican es la estructura, es decir, el organigrama. Con esta información se puede llegar a la conclusión de que todas las organizaciones son iguales, tienen un director, subdirectores que atienden las funciones de producción, técnicas, comercialización, recursos humanos. Los talleres o fábricas pueden estar adscritos al director o a alguno de los subdirectores, de producción. Conocer la estructura de una organización es importante, porque representa los niveles de subordinación, de relaciones y esferas de actividad. Pero, en las estructuras y sus componentes (direcciones, departamentos, secciones, etc.) no es donde se crean los productos y ni los valores que aprecia un cliente. Estas cosas solo se hacen en los procesos, es decir en el conjunto de actividades secuénciales que producen un resultado. Por estas razones, una de las herramientas principales que se utilizan en el modelo de una CIC es el análisis del flujo del proceso esencial de la organización, es decir, el que 20 resulta determinante en su actividad. Los flujos restantes son complementarios, derivados, o de apoyo de ese proceso. Una representación de estos enfoques puede verse en el esquema siguiente: Al analizar la organización como un proceso es posible identificar las fases o sub‐ procesos que resultan determinantes para otorgar al producto final los niveles de calidad y requisitos capaces de satisfacer las necesidades de los clientes. Para facilitar estos análisis, se seleccionan grupos de consultores internos que tengan posibilidades de identificar problemas e insatisfacciones a partir de los cuales puedan generarse alternativas de mejoramiento. En años posteriores, la utilización de esta herramienta de la ingeniería industrial en procesos de consultoría gerencial, se ha complementado con tres enfoques gerenciales surgidos en los años noventa: la reingeniería, iniciada con los trabajos de Hammer y Champy, con desarrollos posteriores de Johanssson, Manganelli y Harrington, entre otros; el benchmarking, que originalmente surgió como una herramienta de apoyo para el desarrollo de programas de calidad total, iniciada con los trabajos de Camp y Bosewell; y el enfoque del análisis de la Cadena de Valor, concebido por Michael Porter. 21  Aunque sin el nivel de elaboración y metódica que incorporaron estos últimos enfoques, el análisis del flujo del proceso esencial con el que comenzamos a trabajar a mediados de los años, tenía muchos componentes desarrollados en estos enfoques. 8. EL ENFOQUE SOCIO‐TÉCNICO. Para que el análisis del flujo del proceso esencial resulte más efectivo y pueda aportar elementos que generen posibles alternativas para su perfeccionamiento se tomó como base (marco teórico) el llamado “enfoque socio‐técnico” surgido de los estudios realizados por Emery y Trist en el Instituto de Tavistock de Londres en los años cincuenta‐sesenta. En el enfoque socio‐técnico la organización se concibe con un sistema, esto es, un conjunto de elementos interrelacionados‐ personas, equipos, técnicas‐ que transforman insumos – materias primas, materiales, conocimientos‐ en determinados resultados‐ productos o servicios. Todo el proceso se concibe como una serie de transformaciones desde la entrada de insumos, hasta la salida convertida en resultados. La tarea consiste en ir de la entrada a la salida con el menor número posible de errores y gastos, considerando la influencia del entorno y las interrelaciones hombre‐ máquina y entre los propios grupos de trabajo. Una representación de este enfoque puede verse en el siguiente esquema: Entre los aspectos que se destacan en este esquema están los siguientes: 1. ‐las organizaciones se conciben como sistemas abiertos, que están expuestos a la influencia del entorno, que tiene impactos tanto en los aspectos técnicos como 22  sociales; 2. ‐para la obtención de cualquier resultado, es imprescindible tener en cuenta la interrelación existente entre los aspectos técnicos (equipamiento, tecnología, procesos) y los aspectos del sistema social (capacidades, habilidades y motivación del personal, cultura organizacional, relaciones jefe subordinado, etc.). Principios del enfoque socio‐técnico Entre los principios que plantea el enfoque socio‐técnico para el diseño de procesos organizacionales se encuentran los siguientes: 1. El proceso como un flujo. Analizar los procesos de trabajo como un flujo de actividades cada una de las cuales tiene una entrada y una salida. 2. Carácter abierto. Analizar las posibles influencias del entorno, en cada actividad o proceso. 3. Todos son clientes. En cualquier proceso, todos los participantes son “clientes” y abastecedores al mismo tiempo. El trabajador que entrega un producto semi‐ elaborado a otro debe considerarlo como “cliente”, por tanto es el que debe definir las especificaciones con las que debe recibirlo. 4. Interfases mínimas. En cada interfase de un proceso se pierde energía y se aumenta el riesgo de errores. Un ejemplo son las carreras de relevos, que obligan a cada participante a reducir la velocidad de la carrera y se corre el riesgo de la caída del batón. Por tanto, los procesos deben diseñarse con la menor cantidad de interfases posibles. 5. Sistema de compuertas. Diseñar los procesos de manera que un error pueda identificarse rápidamente y no se transfiera a la etapa posterior. 6. El autodiseño. Una premisa del enfoque socio‐técnico es que los nuevos diseños no pueden ser impuestos por agentes “externos”. En una situación ideal, los diseños alternativos deben desarrollarse por los miembros de la organización que operarán el proceso en cuestión, o al menos que tengan una participación activa en esto. 7. Especificaciones críticas mínimas. Consiste en determinar sólo los marcos restrictivos mínimos, indispensables para la regulación del proceso, dando margen a quienes operen el sistema de que puedan introducir con rapidez y 23  creatividad los cambios que resulte necesario. En el trabajo directivo, se trata de que el jefe determine lo “que se quiere”, en términos de resultados a obtener, y el ejecutor tenga la posibilidad de determinar el “cómo”. 8. Retroalimentación. Para verificar el grado de consecución parcial de los objetivos, es necesario que los procesos se diseñen de manera que pueda existir una retroalimentación sistemática que debe ser: cercana a los hechos (inmediatez), frecuente y con reforzamiento positivo (no solo señalando las críticas sino reconociendo también reconociendo los avances). 9. Responsabilidad de inicio a fin. El proceso de trabajo es un todo único, si falla algún eslabón, falla la cadena. Por tanto, la responsabilidad de “todos con todo” es fundamental. Expresiones como “este no es mi problema”, “yo no tengo que ver con eso”, no garantizan alcanzar los resultados esperados. La aplicación de estos principios implica, entre otras cosas, adoptar medidas y políticas en esferas como las siguientes: o ‐perfiles laborales amplios, que posibiliten compartir tareas y soluciones integrales;‐mayor delegación y autoridad en los niveles de base; o ‐un estilo de dirección y liderazgo mas participativo y dinámico;‐eliminación de niveles y actividades burocráticas, simplificando procesos de información y de control;‐integrar en los perfiles laborales funciones como mantenimiento y control de calidad, que, generalmente, se manejan como actividades “externas”; o ‐centrar la evaluación y los reconocimientos y compensaciones en los resultados finales. 9. EL MÉTODO DE INTERACCIÓN EN LA CIC. De sus experiencias como consultor gerencial, Michael Doyle, con la colaboración de David Straus, diseñaron un proceso que denominaron “Método de Interacción” (MI) para la conducción de reuniones y dinámicas grupales que recogieron en un libro que resultó un bestseller. (Doyle, Strauss, 1985). 24  En MI surge de las observaciones que hicieron sus autores de lo que sucede en las reuniones, cuando el propio jefe del grupo es el que dirige la actividad. En estas circunstancias, Doyle y Strauss identificaron los siguientes problemas: o Tendencias a manipular los criterios que se planteen acercándolos a la opinión del jefe.‐Cuando el jefe anticipa sus criterios muchos miembros del grupo se inhiben de expresar lo que realmente piensan. o Al ocuparse simultáneamente del contenido de lo que se plantea y de la conducción del proceso, la reunión no se desarrolla con el orden y la fluidez más efectiva.‐El jefe se agota más, lo que limita su capacidad de razonamiento y las posibilidades de conducir el proceso con fluidez.‐Resulta muy difícil estar profundamente envuelto en el tema que se discute y, al mismo tiempo, poder conducirlo sin prejuicios. Considerando esto, el Método de Interacción parte de separar, en una reunión o en un trabajo en grupo, el contenido de la discusión, de la conducción del proceso. Para esto, se definen los siguientes roles: el facilitador, el registrador, el miembro del grupo y el jefe. Además, se utiliza una herramienta de trabajo denominada la “Memoria del Grupo”. Las características principales de estos elementos pueden resumirse en lo siguiente: El facilitador:‐ o Es un colaborador neutral del grupo, o no aporta ideas ni evalúa las que se planteen.‐ o Ayuda al grupo a enfocar sus energías en un propósito sugiriéndole métodos y procedimientos.‐ o Protege a todos los miembros del grupo de los ataques personales y posibilita que todos tengan igual oportunidad de participar. o ‐Se ocupa de que se garantice toda su logística necesaria antes y después de la reunión. 25 El registrador: o Es también un colaborador neutral del grupo, que no aporta ideas ni evalúa las que se planteen. o ‐Registra en la “Memoria del Grupo” (ver más adelante) las ideas que se planteen. o ‐Su objetivo no es registrar todo lo que se dice, sino capturar las ideas fundamentales con el mayor ahorro posible de palabras, con el consenso del grupo. Miembros del grupo: o -Aportan ideas y fertilizan y valoran las de los demás. o ‐Respetan los criterios de los demás y mantienen la disciplina adecuada. o ‐Verifican que el registrador recoge las ideas en el sentido que se expresaron El jefe de grupo, bajo las reglas básicas del Método de Interacción: o ‐No conduce la reunión si no que se convierte en un participante activo. o ‐No obstante, mantiene todos sus poderes y responsabilidades, toma las decisiones finales, fija limitaciones, define previamente la agenda. La “Memoria del grupo”: o ‐Es un registro público y visible por todos los participantes de las ideas fundamentales que se generan en el grupo. Generalmente se recoge en hojas grandes en un papelógrafo. o ‐Los participantes no tienen que preocuparse de que sus ideas se pierdan, quedan registradas y visibles para todos. o ‐Se evita la repetición de ideas pudiéndose complementar o “fertilizar” las que se hayan generado. 26  o ‐Cualquier participante que se ausente temporalmente, puede informarse rápidamente de lo que se ha discutido. 10. PROCESO DE ANÁLISIS Y SOLUCIÓN DE PROBLEMAS. Uno de los procesos más frecuentes en cualquier tipo de consultoría es el análisis y solución de problemas. La tecnología que hemos venido utilizando en el modelo de la CIC y que, en nuestra opinión, es la más efectiva y didáctica, en comparación con las propuestas que aparecen en textos de Administración o de otras disciplinas fue la que tomamos del Manual de los Círculos de Calidad de una empresa transnacional en el que este proceso transita por 6 etapas que se representan de la siguiente forma: En cada una de las cuatro primeras etapas se producen dos momentos: uno de “expansión”, en la que se generan ideas y; después, otra de “contracción”, en la que se reducen y seleccionan las que resulten de mayor utilidad, con el consenso en el grupo. Por estas razones, el proceso se denomina de “análisis en acordeón” representado de la siguiente forma: 27  Técnicas para el proceso de de solución de problemas (PSP) Durante el análisis y solución de problemas se utilizan cuatro grupos de técnicas que se aplican en los siguientes procesos: Para generar ideas y recopilar información: (en las fases de “expansión”) 1. ‐Tormenta de ideas (brainstorming) 2. ‐Escritura de ideas 3. ‐Diagrama ¿Por qué? ¿Para qué? 4. ‐Diagrama ¿Cómo? ¿Cómo? 5. ‐Planillas de verificación 6. ‐Entrevistas y encuestas Para seleccionar ideas y lograr consenso: (en las fases de “contracción”) 1. ‐Reducción de listado 2. ‐Hojas de Balance (Positivo – Negativo) 3. ‐Votación ponderada 4. ‐Modelos de valoración de criterios 5. ‐Comparaciones apareadas Para analizar y reflejar datos: 1. ‐Diagrama Causa‐Efecto (Espina de Pescado de Ishikawa) 2. ‐Análisis del campo de fuerzas 3. ‐Histograma 4. ‐Análisis de Pareto (20 x 80) 5. ‐Gráfico de Sectores 6. ‐Gráficas de Tiempo 7. ‐Análisis Costo‐Beneficio 28  Para planear acciones: 1. ‐Diagrama de flujo 2. ‐Gráfico de Gantt 3. ‐Diagrama de la Ruta Crítica (PERT‐CPM). Además de las comentadas en los puntos anteriores, se han venido aplicando otras herramientas como las siguientes: Mapa de Colores. Para facilitar la clasificación de los problemas en determinadas fases de un proceso o funciones administrativas. El color rojo: para señalar lo que esta Mal; el amarillo, lo que está Regular; y el verde, para lo que se considera que está Bien. El enfoque de la Investigación‐Acción. Consiste en actuar de inmediato cuando se ha identificado un problema y está clara y es factible una solución. Con esto, se busca ir ganando credibilidad en el proceso de consultoría ofreciendo resultados desde los primeros momentos en que esto sea posible, sin tener que esperar a la conclusión de la consultoría. Diferentes alternativas para abordar un problema. Dos posibilidades: una, enfrentar su solución; otra, “olvidarse” del problema, diseñar el flujo ideal y trabajar para alcanzarlo. (esto es lo que plantearon en años posteriores Hammer y Champy para iniciar un proceso de reingeniería, “empezar por una hoja en blanco”). La técnica de los “Campeones”. Para generar entusiasmo y proporcionar reconocimiento en los grupos de trabajo que generen mejores soluciones. 29  Estudiar las “mejores experiencias”. Visitar otras organizaciones, del mismo tipo de actividad o que tengan resultados exitosos en determinadas actividades o procesos, que podamos “copiar” o mejorar. (lo que posteriormente se sistematizó en el benchmarking). 11.OTROS ASPECTOS DE LA CIC. La capacitación de directivos en la CIC. Consecuente con el objetivo de “dotar a la organización de su propia capacidad de cambio”, la capacitación de directivos ocupa un lugar importante en el modelo de la CIC. En la experiencia de más de una década trabajando con este modelo de consultoría, con la incorporación de nuevas herramientas que han surgido en enfoques gerenciales de la década de los noventa, la capacitación de directivos y otros miembros de la organización se produce en cuatro momentos: 1. Al iniciarse la consultoría, para preparar al grupo de consultores internos en enfoques y técnicas para dinámicas grupales, diagnostico de problemas, manejo de conflictos, análisis de flujos, entre otros temas. 2. Durante el desarrollo de la consultoría, en el manejo de enfoques, tendencias y técnicas directamente vinculadas con problemas que deben ser objeto de cambio. En ocasiones, estos talleres o entrenamientos se imparten por especialistas que no están participando como consultores de proceso, sino que acuden como expertos. 3. Al concluir la consultoría, para preparar a los miembros de la organización en la aplicación de nuevos enfoques y procesos de trabajo. 4. Tiempo después de concluida la consultoría, para desarrollar programas de actualización o entrenamientos en temas puntuales que necesitan miembros de la empresa como pueden ser: procesos de negociación, técnicas de venta, formación de equipos directivos, aspectos financieros, entre otros. Algunas particularidades que tiene la capacitación de directivos que se realiza en los procesos de consultoría pueden resumirse en lo siguiente: 30  responde a necesidades puntuales, específicas, que los propios miembros de la organización han identificado como una necesidad; se realiza en el grupo que debe trabajar en la solución de los problemas que demandan esos contenidos y habilidades, es decir, la capacitación no tienen un carácter “cultural”, sino utilitario; el programa se diseña respondiendo específicamente a los problemas y a las necesidades de los participantes; se utilizan técnicas de la metodología AMA (Aprendizaje Mediante la Acción) o Aprender Haciendo, en el que los casos y ejercicios se realizan sobre problemas específicos de la organización. Todo lo anterior le otorga a la capacitación un nivel de efectividad muy superior a cualquier otro programa de capacitación que se desarrolle fuera de organización o inclusive en el puesto de trabajo. 12.PRINCIPIOS ÉTICOS Y CRITERIOS DE TRABAJO EN LA CIC. De las experiencias acumuladas, tanto en Cuba como las conocidas de otros contextos, se proponen los siguientes principios éticos y criterios de trabajo en la CIC. El consultor no es un auditor, ni alguien que vino a hacer un "control" a la entidad, es un colaborador. Su papel es el de ayudar a la dirección y a la organización, en general, a identificar sus problemas y a desarrollar sus propias capacidades para resolverlos. La información que obtenga un consultor en un trabajo de consultoría no podrá ser utilizada por éste, ni divulgada, ni comentada, sin la previa autorización del dirigente máximo de la organización. La información que obtenga el consultor en entrevistas personales, o en conversaciones, que sostenga con personal de la entidad no será trasmitida a la dirección de la entidad, si el consultor no lo considera necesario o conveniente. Todo miembro de la organización en consultoría tiene que sentirse en absoluta confianza con el consultor, para decirle todo lo que piensa sobre algo, o sobre alguien, sin el temor de que esto vaya a ser conocido por alguna otra persona de la organización y que vaya a perjudicarlo. 31  La confidencialidad y la discreción absoluta, hacia adentro y hacia afuera de la organización, es un principio de alto valor ético en un proceso de consultoría. Con independencia de quién haya solicitado los servicios de consultoría,‐ el jefe máximo de la organización, o un nivel superior a éste‐, la información que se obtenga de la consultoría y la presentación de los resultados de ésta, no las expondrá el consultor, sino el jefe máximo de la organización. La consultoría no es del "consultor" sino de la entidad que es objeto de la Consultoría. Consecuentemente con esto, cualquier información sobre la consultoría que sea solicitada por un "nivel superior" de la organización en consultoría será previamente discutida con el jefe de la entidad y deberá ser éste el que la ofrezca. 32