Mode Opératoire F14c : Organiser et Suivre les Parcours des Apprentis PDF

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MODE OPERATOIRE Processus F14c : ORGANISER ET SUIVRE R5 « Former » LES PARCOURS DES APPRENTIS 08/11/2024 Sommaire 1. Objet du document......................................................................................................................... 1 2. Organisation du suivi en entreprise : de l’amont du contrat au contrat........................................ 1 1. Objet du document L’objet de ce document est de présenter l’organisation et le suivi des parcours pédagogiques des apprentis en centre et en entreprise. Il permet d’anticiper les missions confiées et d’assurer la coordination et la progressivité des apprentissages réalisés en centre de formation et en entreprise. Il couvre les étapes de l’amont du contrat au suivi pendant le contrat et décrit pour chaque étape : Les objectifs et actions à mettre en œuvre, Les outils à utiliser et la traçabilité des actions. Ce mode opératoire décrit les activités des commerciaux, des chargés de recrutement et des formateurs. L’ensemble de ce mode opératoire du CFA Afpa est applicable, pour les apprenants, en contrat d’apprentissage ou en contrat de professionnalisation. 2. Organisation du suivi en entreprise : de l’amont du contrat au contrat Les grandes étapes, synthèse : Au démarrage du contrat En amont du contrat : le En amont du contrat : le et pendant le contrat : le commercial chargé de recrutement formateur Analyse du potentiel Positionnement : Individualisation du de formation de Identification des parcours de l'apprenti si l'entreprise, compétences a minima nécessaire, Présentation et remise (IC), Accueil de l’apprenti : des documents au Questionnaire de au démarrage du contrat maître repérage des besoins et pendant la période d'apprentissage, en accompagnement d’intégration, "Maître (QRBA). Suivi des alternances tout au long du d’apprentissage : parcours, Accompagnez vos apprentis avec le CFA Suivi des apprentissages tout au Afpa", long du parcours. Formation MATU : Flyer et programmation. Page 1 sur 15  MODE OPERATOIRE Macro Processus F14c : ORGANISER ET SUIVRE R5 « Former » LES PARCOURS DES APPRENTIS 08/11/2024 L’amont du contrat : Les étapes Objectifs et actions à mettre en œuvre Outils et traçabilité Réaliser l’analyse du  Identifier avec l’entreprise sa capacité à prendre en charge Fiche Analyse du potentiel de formation de potentiel de formation de des apprentissages en fonction du synoptique type. l’entreprise : l’entreprise Fichier à récupérer dans la banque de Cette action permet de : l’ingénierie de l’Afpa, - Valider que les apprentissages en entreprise et en CFA Pour les titres professionnels sans synoptique permettent à l’apprenti d’obtenir sa certification. Elle alternance et liste 1er équipement (hors gamme peut conduire à modifier le synoptique type si toutefois Alternance), un modèle vierge est en annexe de ce les apprentissages prévus en entreprise ne sont pas mode opératoire. Dans ce cas, il est nécessaire réalisables. d’intégrer les activités et les compétences du titre - Recenser les activités professionnelles susceptibles professionnel visé. d’être confiées aux alternants dans les entreprises et leur fréquence. Traçabilité Qualiopi : - La fiche « Analyse du potentiel de formation de A partir de la fiche d’analyse du potentiel de formation de l’entreprise » est conservée dans le dossier l’entreprise, disponible, pour chaque titre professionnel de commercial MOCA. notre gamme Alternance, dans la banque de l’ingénierie de l’Afpa : - Elle est à transmettre, par mail, au formateur de l’apprenti et au RF. - Repérer les activités professionnelles qui seront réalisées dans l’entreprise et leur fréquence (Souvent, Rarement, Jamais) ; Page 2 sur 15  MODE OPERATOIRE Macro Processus F14c : ORGANISER ET SUIVRE R5 « Former » LES PARCOURS DES APPRENTIS 08/11/2024 Transmettre à  Mettre à disposition du maître l’entreprise, à l’attention d’apprentissage l’information sur ses missions pendant le Document « Maître d’apprentissage : du maître contrat, les documents pour partager l’information avec le Accompagnez vos apprentis avec le CFA Afpa » d'apprentissage, le CFA, le suivi de l’apprenti pendant le contrat et proposer la formation MATU. Traçabilité : document intitulé : "Maître d’apprentissage : - Le document "Maître d’apprentissage : Cette action permet d’amorcer la relation « maître Accompagnez vos d’apprentissage / formateur ». Elle peut être l’occasion d’inviter le Accompagnez vos apprentis avec le CFA Afpa ", apprentis avec le CFA maitre d’apprentissage à une visite du centre « Welcome day » intégrant le lien avec la formation MATU, est Afpa " (non obligatoire). envoyé, par mail, à l’entreprise, à l’attention du maître d’apprentissage, via MOCA. Positionner de l’apprenti  Adapter les apprentissages de l’alternant au regard de ses acquis et prendre en compte sa situation personnelle. Les IC et le QRBA sont directement réalisés et accessibles sur Métis. Lors de l’entretien de positionnement, le chargé de recrutement réalise : Traçabilité : 1. Une identification de compétences (IC) pour repérer les - Les résultats du positionnement sont déversés connaissances de la personne et les prérequis au regard de automatiquement dans MOCA et sont à la formation visée, conserver dans le dossier unique du bénéficiaire 2. Un repérage des besoins en accompagnement (QRBA), accessible aux acteurs du parcours de l’apprenti 3. Un entretien de co-construction de parcours. pour les IC. Si besoin : - Pour le QRBA, si un besoin d’accompagnement - Un repérage des acquis professionnel (RAP) suivi d’une est détecté le chargé de recrutement ouvre évaluation des acquis professionnels (ECAP) pour repérer l’accès à Métis au chargé d’accompagnement ou une éventuelle réduction de parcours au regard des au réfèrent Handicap et lui transmet un mail de compétences professionnelles transférables, « demande d’accompagnement ». Page 3 sur 15  MODE OPERATOIRE Macro Processus F14c : ORGANISER ET SUIVRE R5 « Former » LES PARCOURS DES APPRENTIS 08/11/2024 - Un auto-positionnement au regard des Conditions de Travail (ACT) pour repérer un éventuel besoin de mesures d'adaptation pour permettre l'accessibilité à la formation. Les résultats du positionnement permettent de repérer les premiers éléments d’adaptation du parcours.  Individualiser le parcours à partir du synoptique type Calendrier de l’alternance : permet de visualiser les dates Individualiser le parcours « Alternance », disponible dans la banque de l’ingénierie, en de début et de fin du parcours, ainsi que les périodes en de l’apprenti fonction du positionnement de l’alternant et de l’analyse du centre et en entreprise. potentiel de formation de l’entreprise. Synoptique type ou individualisé : il met en lisibilité la Le formateur : répartition des apprentissages prévus en centre et en Vérifie l’adéquation entre les activités de l’entreprise entreprise. et les objectifs de formation, Réajuste, si nécessaire, la répartition des apprentissages, Traçabilité : Confirme le calendrier de l’alternance. - Le synoptique et le calendrier de l’alternance sont annexés à la convention de formation et Le synoptique sert de feuille de route au formateur et au maître conservés dans le dossier commercial MOCA, d’apprentissage. Il constitue un cadre permettant d’assurer le - Ces documents sont à transmettre au formateur partenariat et la co-responsabilité de formation. Il peut être de l’apprenti et au RF. réajustée avant ou pendant le parcours en fonction des besoins de l’alternant et des contraintes de l’entreprise. Dans ce cas, il Ces documents sont à conserver dans le dossier unique du devient un synoptique individualisé. bénéficiaire accessible aux acteurs du parcours de Le synoptique type ou individualisé est validé avec le maître l’apprenti. d’apprentissage et l’apprenti lors du 1er bilan. Page 4 sur 15  MODE OPERATOIRE Macro Processus F14c : ORGANISER ET SUIVRE R5 « Former » LES PARCOURS DES APPRENTIS 08/11/2024 Au démarrage du contrat : Etapes Objectif et actions à mettre en œuvre Outils et traçabilité Accueil de l’apprenti : au  Accueillir l’apprenti et lui donner des informations sur le Livret Alternant : démarrage du contrat et déroulement de son parcours. Le livret de suivi est remis à Chemise à commander (Voir le dossier dans Teams – pendant la période chaque apprenti au démarrage du contrat : Il lui permet d’avoir livret de suivi – commande sur Scribe référence du une vision globale de sa formation (en centre et en entreprise) support : C1179N) d’intégration et de garder des traces de son processus personnel d’apprentissage. Il véhicule des informations générales et Traçabilité : pédagogiques. - Enregistrement de la remise du livret Alternant avec les documents dédiés dans Docadhoc : Le contenu de ce livret doit être présenté à l’alternant au démarrage du contrat : les droits et devoirs des apprentis, information sur les - Apprenti : Nom du document : CFA_Acte-d- aides accessibles, les outils de suivi, le parcours de formation, le Entree-En-Apprentissage, règlement intérieur d’Afpa Entreprises. - Contrat de professionnalisation : Nom du Des informations importantes sont à communiquer à l’apprenti : document : Les règles en matière de santé et de sécurité en milieu PRO_ActeEntreeEnFormation_Professionnalisation professionnel, sensibilisation à la diversité et mixité. Tous ces éléments sont pris en compte dans les modules d’intégration Ces documents sont à conserver dans le dossier unique « Alternance » proposés dans Mètis (Cf. fiche 14b). du bénéficiaire accessible aux acteurs du parcours de l’alternant. Page 5 sur 15  MODE OPERATOIRE Macro Processus F14c : ORGANISER ET SUIVRE R5 « Former » LES PARCOURS DES APPRENTIS 08/11/2024 Pendant le contrat : Suivre les alternances tout  Suivre les activités de l’apprenti pendant les périodes en au long du parcours : entreprise et en centre. Le suivi des alternances (entreprise / La fiche navette centre - centre / entreprise) est réalisé avec les fiches navettes. Traçabilité : L’objectif de la fiche navette est de faciliter l’articulation des apprentissages et d ’ assurer la guidance vers les objectifs à Ces fiches navette sont à conserver dans le atteindre. Cette fiche navette permet de : parcours Mètis de l’apprenti (ou, à défaut, dans le - Mettre en commun et exploiter, en centre de formation et dans dossier unique du bénéficiaire accessible aux l'entreprise, les expériences vécues par l’apprenti, acteurs du parcours de l’apprenti). - Faire prendre conscience des compétences développées en lien avec le référentiel de formation, - Mesurer la progression de l'apprentissage et de déterminer les nouveaux objectifs à atteindre. Elle est le support d’échanges du maître d’apprentissage et du formateur pour effectuer un point avec l’apprenti à chaque retour d’alternance. Rôles : L’apprenti complète la fiche navette à la fin de chaque période en centre et de chaque période en entreprise. Pour les apprentis rencontrant des difficultés à l’écrit, des photos et/ou schémas de réalisation des travaux peuvent être apportées et servir aux Page 6 sur 15  MODE OPERATOIRE Macro Processus F14c : ORGANISER ET SUIVRE R5 « Former » LES PARCOURS DES APPRENTIS 08/11/2024 échanges. Le formateur : - Prend connaissance de la fiche navette remplie par l’apprenti à la fin de sa période en entreprise. Il procède à des aménagements de parcours, si nécessaire, en fonction des réussites et des difficultés rencontrées par l’apprenti en entreprise, - S’assure que l’apprenti remplisse sa fiche navette en fin de période en centre. Le maître d’apprentissage : - Prend connaissance de la fiche navette remplie par l’apprenti à la fin de sa période en centre. Il identifie si des activités doivent être mises en œuvre par l’apprenti pour renforcer ou acquérir de nouvelles compétences, - S’assure que l’apprenti remplisse sa fiche navette en fin de période en entreprise. Prévoir un temps spécifique en centre de formation pour l’exploitation des fiches navettes : - En fin de période en centre de formation, pour une bonne préparation de la période en entreprise : l’apprenti remplit sa fiche navette avec l’appui de son formateur. - Au retour en centre de formation, pour la récupération des vécus des apprentis et pour permettre au formateur d’adapter son intervention à ce que vit l’apprenti sur le terrain : le formateur analyse les fiches navettes. Il les exploite de manière individuelle et/ou collective. Page 7 sur 15  MODE OPERATOIRE Macro Processus F14c : ORGANISER ET SUIVRE R5 « Former » LES PARCOURS DES APPRENTIS 08/11/2024 Pendant le contrat : Suivre les apprentissages  Le suivi des apprentissages permet de valider les acquis de Traçabilité : tout au long du parcours l’apprenti en centre et en entreprise. Il est réalisé dans Mètis par le Le suivi des apprentissages est tracé dans Mètis sur formateur en utilisant la fonction « Évaluation des séquences ». Il le parcours de l’apprenti permet aussi d’assurer la continuité du service en cas de remplacement du formateur. Il est réalisé pour chacun des Le livret des ECF est archivé dans sa version original, apprentis dans le parcours Mètis auquel il est rattaché. signé dans le dossier certification du candidat. Le suivi pédagogique des apprentis avec l’entreprise est un dispositif incontournable dans un processus de formation par alternance. L’existence de deux lieux de formation nécessite un suivi régulier et une articulation claire des activités permettant d’aborder l’ensemble des connaissances et des compétences liées au titre préparé par l’apprenti. Le suivi pédagogique de l’apprenti : Comme pour tous les bénéficiaires, le formateur trace la progression pédagogique de l’apprenti à partir du formulaire « Évaluation des séquences » de Mètis, en indiquant si la séquence est non-évaluée, non-validée ou validée, et en ajoutant un commentaire si nécessaire. Page 8 sur 15  MODE OPERATOIRE Macro Processus F14c : ORGANISER ET SUIVRE R5 « Former » LES PARCOURS DES APPRENTIS 08/11/2024 Dans Mètis : Le suivi des apprentissages en centre, en entreprise ou bien les deux : Le formateur précise le lieu de réalisation de la séquence. Pour l’ensemble des séquences, le formateur renseigne dans la zone « Commentaires » du formulaire « Évaluation des séquences » de Mètis, le lieu de réalisation des apprentissages (en centre, en entreprise ou en centre et en entreprise). Le commentaire peut être complété par une remarque, une préconisation, etc … En fonction des évaluations formatives et sommatives, des points réalisés par le formateur et du suivi pédagogique, une alerte peut être Page 9 sur 15  MODE OPERATOIRE Macro Processus F14c : ORGANISER ET SUIVRE R5 « Former » LES PARCOURS DES APPRENTIS 08/11/2024 communiquée à l’entreprise avant le 2ᵉ bilan si toutefois les apprentissages prévus dans le synoptique ne sont pas réalisés. Les évaluations en cours de formation (ECF) obligatoirement mises en œuvre pour les titres professionnels du ministère sont des étapes clés pour valider les compétences des candidats tout au long de leur parcours de formation. Elles permettent : Pour le candidat : Un suivi personnalisé : Les ECF permettent un suivi régulier et personnalisé de la progression du candidat, Un feedback continu : Le candidat reçoit des retours continus sur le niveau de ses compétences, lui permettant de se situer par rapport aux attendus de la formation, Une préparation aux examens : Les ECF familiarisent le candidat avec les modalités d’évaluation du titre professionnel. Pour le formateur : Un suivi efficace : Les ECF offrent un cadre structuré pour suivre la progression des candidats, Un possible ajustement pédagogique : Les retours des ECF permettent d’ajuster les méthodes pédagogiques en fonction des besoins des candidats, Une évaluation objective : Les ECF fournissent des critères d’évaluation clairs et objectifs, facilitant une évaluation juste (permettant ainsi une évaluation équitable et rigoureuse). Page 10 sur 15  MODE OPERATOIRE Macro Processus F14c : ORGANISER ET SUIVRE R5 « Former » LES PARCOURS DES APPRENTIS 08/11/2024 Réaliser les bilans Deux bilans obligatoires sont proposés, par le formateur, au maître Outils supports pour préparation le bilan : tripartites entre l’apprenti, d’apprentissage et à l’apprenti pendant le parcours de formation : o L’analyse de potentiel de formation en le maître d’apprentissage entreprise, et le formateur 1er bilan : Ce bilan est réalisé avant la fin des 45 premiers o Le synoptique de formation, jours en entreprise idéalement (= durée de la période o Les fiches navettes, d’essai) du contrat d’apprentissage. o Le suivi des apprentissages dans Mètis, o Les résultats des ECF si disponibles.  Ce 1er bilan a pour objectifs de : Faire connaissance avec le maître d’apprentissage, se Traçabilité : présenter et rappeler les rôles de chacun, Réaliser un point d’étape sur les premières activités et Ces fiches bilan sont à conserver dans le parcours tâches réalisées par l’apprenti, ses premières évaluations et Mètis de l’apprenti (ou, à défaut, dans le dossier s’assurer de l’utilisation de la fiche navette à chaque période unique du bénéficiaire accessible aux acteurs du d’alternance, si nécessaire, parcours de l’apprenti). Valider les apprentissages prévus en entreprise et en centre tels que proposés lors de la signature du contrat d’alternance et aménager, si nécessaire, le parcours de formation au regard de l’activité de l’entreprise et des besoins de l’apprenti, Partager les informations sur les évaluations en cours de formation, le dossier professionnel et la certification, Commenter et échanger des informations nécessaires au bon déroulement du contrat en alternance. 2ème bilan : Ce bilan est réalisé, à environ, un mois et demi avant la certification.  Ce 2ème bilan a pour objectifs de : Réaliser le bilan des apprentissages au regard de la Page 11 sur 15  MODE OPERATOIRE Macro Processus F14c : ORGANISER ET SUIVRE R5 « Former » LES PARCOURS DES APPRENTIS 08/11/2024 certification à venir, partager le résultat des évaluations en cours de Formation (ECF) et procéder, si nécessaire, aux aménagements de parcours au regard des besoins de l’apprenti pour sécuriser la certification à venir, Effectuer un bilan des softs skills de l’alternant, Effectuer un bilan global du déroulement du contrat d’alternance, Echanger sur les possibilités de poursuite de parcours de l’alternant et/ou de poursuite en emploi dans l’entreprise. A cet effet, le questionnaire de poursuite de parcours est complété par l’apprenti avant ce 2ème bilan. Ces deux bilans peuvent être réalisés soit au sein de l’entreprise d’accueil, soit dans notre CFA Afpa ou à distance. A noter : Un ou plusieurs autres entretiens intermédiaires (selon la durée du contrat), pour effectuer un point d’étape sur les apprentissages ou proposer des régulations en cas de difficultés rencontrées, peuvent être réalisés à l’initiative du formateur, du maître d’apprentissage et/ou de l’apprenti. Page 12 sur 15  MODE OPERATOIRE Macro Processus F14c : ORGANISER ET SUIVRE R5 « Former » LES PARCOURS DES APPRENTIS 08/11/2024 Le déroulement et les outils de la certification sont les mêmes que Certifier ceux de la formation hors apprentissage. Se reporter à la documentation du processus R6 : « Organiser les certifications » Attention : Le contrat d’apprentissage doit obligatoirement faire l’objet du passage de la certification complète du Titre professionnel. Page 13 sur 15  MODE OPERATOIRE Macro Processus F14c : ORGANISER ET SUIVRE R5 « Former » LES PARCOURS DES APPRENTIS 08/11/2024 Historique des modifications Mode opératoire F10 Version Statut Auteur Date Denis LULLIER / Vincent VILBERT/ v. 0 Projet 29/04/2022 Rajaa BONNAMOURS v. 1 Validation Denis LULLIER / Vincent VILBERT 03/06/2022 v. 1.1 Mise à jour Denis LULLIER / Vincent VILBERT 19/01/2023 Denis LULLIER / Vincent VILBERT / v. 1.2 Mise à jour 25/10/2024 Catherine GERVAISE v. 1.3 Mise à jour Denis LULLIER / Vincent VILBERT 08/11/2024 Page 14 sur 15  MODE OPERATOIRE Macro Processus F14c : ORGANISER ET SUIVRE R5 « Former » LES PARCOURS DES APPRENTIS 08/11/2024 ANNEXE : Fiche d’analyse du potentiel de formation en entreprise Analyse des activités pratiquées dans l’entreprise par rapport au métier visé Certification préparée : MESM réalisable par MESM pratiquée dans l'alternant en l'entreprise Intitulé de l'activité entreprise* Mises en situation métier (MESM) type S : Souvent S : Souvent R : Rarement R : Rarement J : Jamais J : Jamais * Il s'agit de repérer les activités qui pourraient être idéalement confiées à un alternant. Cette proposition pourra être ajustée selon le degré d'autonomie et de maturité de l'alternant Page 15 sur 15