Eventmanagement PDF

INHOUDSOPGAVE FASE I: opstart en werkkader uittekenen................................................................... 5 1.1 Het evenement als project............................................................................. 5 1.2 Wie maakt deel uit van het organisatieteam?...................

INHOUDSOPGAVE FASE I: opstart en werkkader uittekenen................................................................... 5 1.1 Het evenement als project............................................................................. 5 1.2 Wie maakt deel uit van het organisatieteam?................................................... 5 1.3 Projectmanagement.......................................................................................... 6 Benodigde aanlooptijd......................................................................................... 6 Aftrap en voortgangsbewaking............................................................................ 7 1.4 Doelstelling....................................................................................................... 7 Doelstelling formuleren........................................................................................ 8 Aanleiding als doelstelling................................................................................... 8 Doelstelling kwantificeren.................................................................................... 8 1.5 Doelgroep......................................................................................................... 9 Doelgroep typeren............................................................................................... 9 Aantal gasten.................................................................................................... 10 1.6 Gewenste sfeer............................................................................................... 10 1.7 Maatschappelijk verantwoord ondernemen (mvo)........................................... 11 1.8 Overige uitgangspunten.................................................................................. 11 Type event......................................................................................................... 11 Locatie............................................................................................................... 11 Datum of periode van het jaar........................................................................... 11 Budget............................................................................................................... 12 Wat is in het verleden al gedaan?..................................................................... 12 Wat doen de concurrenten?.............................................................................. 12 1.9 Evenementen als onderdeel van de marketing- en communicatiestrategie.... 12 Het merk, product of de dienst laten beleven.................................................... 13 FASE II: invulling van het programma..................................................................... 15 2.1 Het creatieve proces....................................................................................... 15 Concepten of programmavoorstellen................................................................. 15 2.2 Welk type evenement is geschikt?.................................................................. 16 2.3 Geschikte datum, duur en tijdstippen.............................................................. 17 De duur van het programma.............................................................................. 18 2.4 Het creëren van de gewenste sfeer................................................................ 18 2.5 De opbouw van het programma...................................................................... 19 2.6 Thematisering of verhaallijn............................................................................ 19 Rode draad met thematische accenten............................................................. 20 2.7 Specifieke aandachtspunten voor bepaalde evenementen............................. 20 Zakelijke bijeenkomsten met meerdere sprekers.............................................. 20 Slechtweerscenario........................................................................................... 20 Partnerprogramma............................................................................................ 20 Kinderprogramma.............................................................................................. 21 2.8 Zelf organiseren of uitbesteden?..................................................................... 21 De afweging...................................................................................................... 21 De voor- en nadelen op een rijtje...................................................................... 22 De briefing......................................................................................................... 22 2.9 Deeltaken uitbesteden.................................................................................... 23 2.10 De selectie van de samenwerkingspartners.................................................. 24 Eventmanagement -1-  De voorselectie.................................................................................................. 24 Offertes beoordelen........................................................................................... 24 2.11 De kostenbegroting opstellen........................................................................ 27 Financiële haalbaarheid.................................................................................... 27 Checklist kostenposten:..................................................................................... 28 Manieren van begroten...................................................................................... 29 2.12 Bronnen van inkomsten................................................................................ 30 2.13 Sponsoring.................................................................................................... 30 Sponsorplan...................................................................................................... 30 Sponsorpakket.................................................................................................. 31 2.14 De selectie van een geschikte locatie........................................................... 32 Primaire kenmerken.......................................................................................... 32 Secundaire kenmerken...................................................................................... 32 2.15 Bijzondere locaties........................................................................................ 33 Tenten............................................................................................................... 33 Kerken............................................................................................................... 34 Musea................................................................................................................ 34 Kastelen............................................................................................................ 35 Bioscopen, schouwburgen en theaters.............................................................. 35 Attractieparken.................................................................................................. 35 Boten................................................................................................................. 36 Festivalterrein of openbare ruimte..................................................................... 36 Bedrijfspand of magazijn................................................................................... 36 Hotelovernachting.............................................................................................. 36 FASE III Programmakeuze en definitieve invulling................................................. 38 3.1 Communicatie met de doelgroep en promotie................................................ 38 Checklist voor communicatie tijdens het voortraject:......................................... 41 3.2 Inrichting en decoratie van de locatie.............................................................. 45 Zaalopstelling.................................................................................................... 45 Checklist inrichtingsaspecten............................................................................ 48 Decoratie........................................................................................................... 49 3.3 Het culinaire pallet........................................................................................... 50 Huiscateraar of ‘eigen cateraar’......................................................................... 50 De selectie van een geschikte cateraar............................................................. 50 Culinaire invulling.............................................................................................. 51 3.4 Entertainment en sprekers.............................................................................. 52 Functies van entertainment............................................................................... 53 Soorten entertainment:...................................................................................... 53 Sprekers............................................................................................................ 54 Checklists voor de operationele invulling........................................................... 55 3.5 Techniek......................................................................................................... 55 Geluid................................................................................................................ 55 Projectieapparatuur........................................................................................... 56 Het lichtplan....................................................................................................... 56 Videomapping................................................................................................... 57 Teleconferencing............................................................................................... 57 Teleportatie....................................................................................................... 57 Virtual Reality en Augmented Reality................................................................ 57 Livestreaming.................................................................................................... 57 Stemmen en berichten insturen......................................................................... 58 Eventmanagement -2-  Wifi en 4G/5G.................................................................................................... 58 Live data en big data......................................................................................... 58 Betaalsystemen................................................................................................. 58 Vertaalsystemen................................................................................................ 59 Innovatieve tools............................................................................................... 59 Stroomplan........................................................................................................ 59 De technicus...................................................................................................... 59 3.6 Vervoer........................................................................................................... 60 3.7 Diverse diensten............................................................................................. 60 Beveiliging en bewaking.................................................................................... 60 Hosts en hostessen........................................................................................... 60 Vrijwilligers........................................................................................................ 61 3.8 Foto- en videoreportage.............................................................................. 61 3.9 EHBO en artsen.............................................................................................. 62 3.10 Voorwaarden en aansprakelijkheid............................................................... 62 Voorwaarden..................................................................................................... 62 Aansprakelijkheid.............................................................................................. 63 3.12 Vergunningen en verzekeringen................................................................... 66 Burgerlijke aansprakelijkheid............................................................................. 67 Annuleringsverzekering of onkostenverzekering............................................... 67 Evenementenverzekering.................................................................................. 67 Geldverzekering................................................................................................ 67 Goederen, materiaal- of tentoonstellingsverzekering........................................ 68 Medische kostenverzekering............................................................................. 68 Ongevallenverzekering...................................................................................... 68 Regenverzekering of slechtweerverzekering..................................................... 68 Transportverzekering......................................................................................... 68 3.13 De pers........................................................................................................ 68 3.14 Protocol.................................................................................................... 69 FASE IV: De uitvoering...................................................................................... 70 4.1 Communicatie tijdens het evenement en taakverdeling.................................. 70 4.2 Het draaiboek.................................................................................................. 70 4.3 Checklist voor de uitvoering van het evenement............................................. 71 FASE V: Afwikkeling en evaluatie............................................................................. 76 5.1 Afwikkeling...................................................................................................... 76 5.2 Evaluatie......................................................................................................... 76 Interne evaluatie................................................................................................ 76 Externe evaluatie............................................................................................... 77 Enkele trends en tips................................................................................................ 78 Trends................................................................................................................... 78 Algemene trends............................................................................................... 78 Evenementenbureaus....................................................................................... 78 Locaties en inrichting......................................................................................... 79 Culinair.............................................................................................................. 79 Entertainment en sprekers................................................................................ 80 Audiovisueel en techniek................................................................................... 80 Publieksevenementen....................................................................................... 80 En tot slot nog enkele tips:.................................................................................... 81 Eventmanagement -3-  Eventmanagement in een professioneel kader Evenementen winnen aan belang, ook in een steeds meer digitale wereld. Naast puur rationele aspecten zoals bijvoorbeeld prijzen, leveringstermijn, kwaliteit, betrouwbaarheid, etc… geven evenementen de kans om het imago van uw organisatie te bevestigen, te veranderen of te versterken. Events geven de mogelijkheid om het imago van uw bedrijf/merk te laten ‘beleven’. In feite is dit een vorm van experience- marketing waarmee je gasten tot in die diepste vezels van hun lijf kan raken. Evenementen kunnen zowel externe als interne relaties bewerken. Omdat ieder evenement uniek en eenmalig van karakter is, kan het niet de bedoeling zijn van deze syllabus om dé enige waarheid of succesformule voor de organisatie van een geslaagd event te gaan verkondigen. Ieder evenement vergt een andere aanpak afhankelijk van de gestelde uitgangspunten en doelstellingen. De lat wordt steeds hoger gelegd en bezoekers worden steeds meer gewoon. Kenmerken als ‘vernieuwing’ en ‘perfectie’ zijn vaak gehoorde termen in de eventwereld en dat alles gekoppeld aan een strikt gecontroleerd budget. In sommige organisaties zal van u verwacht worden dat u het in elkaar boksen van een personeelsfeest of opening van een nieuw gebouw er wel even bij neemt. Maar wie al de eer heeft gehad om aan de organisatie van een event mee te werken, weet dat het succesvol organiseren vraagt om een gedegen voorbereiding, kennis van het vak en de markt, een behoorlijke dosis creativiteit en een sterk organisatorisch en logistiek vermogen. Tijdens deze syllabus is het de bedoeling om aan de hand van een beknopte theoretische leidraad, zelf te ontdekken welke stappen je moet doornemen om de gewenste doelstelling te behalen. Van het definiëren van alle uitgangspunten tot het nauwkeurig ontwikkelen van een geschikte invulling. Van een perfect gecoördineerde uitvoering tot de afsluitende evaluatie en afronding.  Bron: Klaassen Lenny, Zakelijke en publieksevenementen, Pearson, 2018 Eventmanagement -4- FASE I: opstart en werkkader uittekenen 1.1 Het evenement als project Elk evenement kan worden gezien als een project. Elk evenement heeft immers een duidelijk begin- en eindpunt en concreet projectresultaat. Om je project in goede banen te leiden heb je een duidelijke projectstructuur met mijlpalen nodig als houvast. 1.2 Wie maakt deel uit van het organisatieteam? Organiseer je het event alleen? Beschik je over de nodige kennis hiervoor of heb je de mogelijkheid om beroep te doen op anderen? Als je de mogelijkheid hebt om zelf een team samen te stellen, dan wil je uiteraard met de meest geschikte mensen samenwerken. Over welke vaardigheden en kennis moet een goed organisator of organisatieteam beschikken? 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) Bij de organisatie van events zijn het de mensen die het project gaan uitvoeren die de basis zijn voor het succes. Vandaar dat het van het allergrootste belang is om de juiste mensen bij elkaar te brengen. De leden van het team moeten optimaal met elkaar kunnen functioneren en efficiënt kunnen werken. Hieronder vind je een aantal aandachtspunten die van essentieel belang zijn bij het samenstellen van een goed team: Een evenwichtige samenstelling: Alle vaardigheden en kennisaspecten moeten voldoende aanwezig zijn. Er is een kartrekker nodig, maar ook denkers, doeners, voldoende kennis van wat er waar op de markt te koop is, ervaring, een planner en iemand die de rode draad weet vast te houden, iemand met Eventmanagement -5-  creativiteit en originele ideeën. Uiteraard kan één iemand meerdere rollen voor zijn/haar rekening nemen. Afvaardiging vanuit betrokken disciplines: Je kan er het best voor zorgen dat zo veel mogelijk verschillende disciplines worden afgevaardigd. Alle typen afdelingen en leeftijden moeten vertegenwoordigd worden of minstens tijdig ingelicht worden over de voortgang. Voor een extern evenement is het niet noodzakelijk dat alle afdelingen waarvan relaties worden uitgenodigd, in het organisatieteam zitten. Je doet er wel goed aan om je vooraf bij hen te informeren over de interesses van de genodigden, wat in het verleden al is gedaan voor de betreffende doelgroep en wat de betreffende afdeling van het evenement verwacht en ermee wil bereiken. Daadkracht: maak het team niet te klein maar ook niet te groot Je moet in staat zijn om vlot beslissingen te kunnen nemen, dit wordt bemoeilijkt bij een te groot team. Aan de andere kant kan een te kleine groep bij complexe en tijdrovende events soms leiden tot een gebrek aan tijd. Mogelijkheid tot teamwork: Uiteraard moeten alle leden van het team goed met elkaar kunnen samenwerken. Kan je op voorhand conflicten verwachten? Duidelijke taakverdeling: Het is belangrijk dat alle leden van het team weten wie waarvoor verantwoordelijk is of bij wie ze terechtkunnen voor een specifieke vraag. 1.3 Projectmanagement Een goede organisatie vergt een degelijke en realistische planning. Als organisator zal je de voortgang moeten controleren en eventueel bijsturen waar nodig.. Benodigde aanlooptijd Het type van het evenement en de complexiteit ervan bepaalt hoe lang van tevoren je best kunt starten met de organisatie van een evenement. Een jaarlijks personeelsfeest kan je misschien in 3 maanden regelen, terwijl de voorbereiding van een 50 jarig jubileum misschien meer dan een jaar tijd zal vergen. De keuze van de locatie zal hier vaak ook een belangrijke factor in gaan spelen. Soms moet je er voor het boeken van een populaire artiest ook vroeg genoeg bij zijn. Enkele factoren die de benodigde aanlooptijd bepalen: 1) 2) 3) 4) 5) Eventmanagement -6- 6) 7) Aftrap en voortgangsbewaking Ideaal is om reeds van bij de start-up gebruik te maken van een actielijst. Dit is een opsomming van te ondernemen actiepunten, door wie het gebeurt en tegen wanneer dit moet gebeuren. Vb: Actienr. Wat Wie Deadline 1 Inschatting verwacht aantal gasten Directie 1 maart 2 Inventaris mogelijke locaties Mathieu, Evelyne 15 maart 3 Globale begroting opzetten Jeroen, Dries 15 maart 4 Inventarisatie geschikte sprekers Sofie, Inge 1 april … Deze lijst zal steeds aangepast worden: voltooide actienummers worden van de lijst verwijderd en nieuwe actiepunten zullen worden toegevoegd. Je kan deze lijst als het ware zien als voorloper van het draaiboek (zie verder). Vergeet ook niet om op tijd feedback te geven aan de opdrachtgever en de betrokken afdelingen. Zo vermijd je om op een eventuele afkeuring te botsen in een vergevorderd stadium. 1.4 Doelstelling Al van in het oriënterend stadium moeten doelstellingen en doelgroep richting geven aan alle facetten waaruit het evenement wordt opgebouwd. Waarom organiseer je het evenement? Welke doelstelling moet daarbij geformuleerd worden? Waaraan moet het evenement voldoen om deze te bereiken? Het artiestenbureau zal inzicht willen hebben in de aard van het evenement om een geschikte act of artiest te kunnen voorstellen, De cateraar zal het diner willen afstemmen op de smaak van de gasten of op wat zij gewoon zijn. Wat is het niveau dat het event moet uitstralen? Op welke manier kan het gewenste imago van het bedrijf bevestigd worden? Daarom is het van belang dat je goed de tijd neemt om te achterhalen wat de gewenste doelstelling van het evenement is. Betrek van bij het begin de interne opdrachtgever erbij en vraag een duidelijke briefing. Je kan je taak niet goed vervullen als je geen volledige en duidelijke informatie hebt. Alle tijd en energie die je in dit stadium investeert zal je later dubbel en dik terugverdienen. Heel vaak is primair sprake van een winstdoelstelling, gecombineerd met een aantal subdoelstellingen of secundaire doelstellingen. Publieksevenementen worden veelal georganiseerd vanuit een bepaalde inhoud vb een marathon of jazzmuziekspektakel. Soms wordt het event ook georganiseerd vanuit een fundraisinggedachte, om aandacht op een bepaalde problematiek te vestigen en er geld voor in te zamelen. Eventmanagement -7- Ook in de evenementenwereld is de ROI (return on investment) geen loos begrip. Opdrachtgevers wensen steeds meer een effectmeting van de evenementiële meerwaarde. Bij publieksevenementen waar het winstoogmerk vaag bovenaan staat, is dit een duidelijk verhaal: de kosten worden afgetrokken van de opbrengst, en het bedrag dat overblijft is winst. Voor de sponsors van dezelfde evenementen ligt het vaak anders: zij hebben vaak meer de focus op merkbeleving en imagebuilding. Bij zakelijke events voor relaties is de hoofddoelstelling vaak de bindingsfactor. Doelstelling formuleren Het type doelstelling geeft al in een belangrijke mate aan in welke richting het event kan gezocht worden. Enkele voorbeelden van soorten doelstellingen: Doelstelling Voorbeeld Stimuleren of motiveren Bedanken of belonen Kennis of informatie delen Kennis of informatie overdragen Verbeteren relaties extern Verbeteren relaties intern Verbeteren naamsbekendheid Versterken van het ‘wij’-gevoel Werving van medewerkers Aanleiding als doelstelling In veel gevallen is er meer sprake van een gebeurtenis of situatie die aanleiding geeft tot het organiseren van een event, dan een doelstelling. Denk aan de viering van een jubileum of het behalen van een prijs, de opening van een nieuw bedrijfsgebouw. Ook vervelende situaties kunnen een aanleiding betekenen: slechte verkoopscijfers, een matige interne samenwerking. Doelstelling kwantificeren Om de doelstelling meetbaar te maken, is het noodzakelijk deze te kwantificeren. Alleen zo ben je in staat om te na afloop van het evenement te controleren of het een succes is geweest. Dit is helaas niet zo eenvoudig. Aangezien de organisatie van een event in een groot aantal gevallen een belangrijk budget opslorpt, zal het management aandringen op kwantificeerbare resultaten. Eventmanagement -8- Enkele voorbeelden van het kwantificeren van een doelstelling: Bij een productintroductie: Na de introductiecampagne moet 80 % van de bestaande klanten op de hoogte zijn van het nieuw product en moet 35 % van niet-klanten op de hoogte zijn. Bij beursdeelname: De omzet verhogen met 10 % binnen 6 maanden Bij wervingsevenementen:19 sollicitatiegesprekken naar aanleiding van het evenement. In veel gevallen is het weliswaar moeilijk om aan te geven in welke mate het resultaat enkel door het evenement wordt beïnvloed. Ook marktontwikkelingen en andere marketing- en communicatie-activiteiten kunnen bijdragen tot het resultaat. 1.5 Doelgroep Wie wil je met het evenement bereiken? Vage bewoordingen zoals ‘relaties’ of ‘medewerkers’ zijn niet voldoende. Bij een extern gericht evenement kunnen dit bijvoorbeeld zijn: klanten, prospects, leveranciers, potentiële medewerkers, buurtbewoners, gemeente, overheid, aandeelhouders, media,… Omdat een evenementgast vandaag de dag het gevoel wil hebben dat er veel inspanning voor hem/haar is gedaan, kan je de gast best zo veel mogelijk persoonlijk benaderen en inspelen op individuele behoeften. Bij intern gericht evenementen kan de doelgroep bijvoorbeeld zijn: freelancers, vakantiemedewerkers, uitzendkrachten, oud-medewerkers, Raad van Bestuur, aandeelhouders, enz… Een belangrijke vraag is ook of de partners en eventueel de kinderen mee worden uitgenodigd. Het uitnodigen van partners kan bijdragen tot het bereiken van een informelere ambiance. Het wel of niet uitnodigen van de partners zal sowieso een invloed hebben op de opkomst. Enerzijds kan dit positief ervaren worden, anderzijds zijn er ook budgettaire consequenties. In vele gevallen wordt er een apart partnerprogramma uitgedokterd. Doelgroep typeren Nu we weten wie we willen uitnodigen, komt het er op aan om hen te gaan typeren. Wat spreekt hen aan? Wat raakt hen? Hoe kan je hen verleiden om het event bij te wonen? Hier zal je je inlevingsvermogen ten volle kunnen benutten. De volgende karakteristieken invullen, kunnen bijdragen om een profiel op te stellen: Leeftijdscategorie Verdeling mannen/vrouwen Opleidingsniveau, sociaal niveau Type werk Branche Eventmanagement -9-  Interesses, hobby’s, lifestyle kenmerken De mate waarin agenda’s druk bezet zijn De mate waarin de gasten veel gewoon zijn en hoge verwachtingen hebben Nationaliteit Geloofsovertuiging Woonplaats,… Aantal gasten Soms is het moeilijk om in een vroeg stadium reeds een goede inschatting te maken van het verwachte aantal gasten. Toch is het nodig, want je zal bij de zoektocht naar een geschikte locatie uit moeten gaan van een verwacht aantal gasten. Ook voor het opstellen van het budget moet je van een bepaald verwacht aantal kunnen uitgaan. Maak een reële inschatting van het aantal genodigden dat je verwacht, eventueel op basis van ervaringscijfers van vorige bijeenkomsten, rekening houdend met de aantrekkingskracht van de locatie, bekende sprekers, de inhoud van het programma of de periode waarin het evenement valt. Hou ook rekening met een no-show percentage (dit is het percentage gasten dat zich wel aanmeldt om aanwezig te zijn, maar zonder afmelding verstek laat gaan). Tegenwoordig wordt het no-show percentage steeds groter, soms loopt dit op tot 50 procent, dit met alle gevolgen vandien. 1.6 Gewenste sfeer Een ander belangrijk uitgangspunt is de aard van het evenement, de sfeer waarin een en ander zal gaan plaatsvinden. Hierbij kan je denken aan typeringen als: Uitbundig of sober Formeel of informeel Feestelijk of plechtig Trendy of klassiek Hip chic of hip vlot Eenvoudig of kwalitatief uitmuntend Herkenbaar of vernieuwend,… Uiteraard moet de aard van het evenement en de sfeer die er van uit gaat, aansluiten bij de bedrijfscultuur, de doelgroep en de doelstelling. Bij bijvoorbeeld een presentatie van tegenvallende jaarcijfers, kan je maar beter niet kiezen voor een kasteel als locatie. Wil je de interne sfeer van medewerkers gaan verbeteren, dan zal een informele gelegenheid beter werken. Eventmanagement - 10 - 1.7 Maatschappelijk verantwoord ondernemen (mvo) Ook in de eventbranche is maatschappelijk verantwoord ondernemen een must. Veel mensen in een beperkte tijdspanne, die allemaal geïnformeerd, verzorgd en verwend worden. Evenementen veroorzaken veel uitstoot van co 2 en andere broeikasgassen, vooral als gevolg van de reisbewegingen van bezoekers en deelnemers, energieverbruik, overnachtingen en papierverbruik. Een ware piekbelasting, waartegen steeds meer bezwaar is. Het aantal groene, soms zelfs klimaatneutrale evenementen stijgt de laatste jaren enorm. Zowel bezoekers, gasten en opdrachtgevers zijn hier vragende partij voor. Je ecologische footprint verlagen heeft impact op heel wat keuzes met betrekking tot het programma, de locaties en de leveranciers… Duurzaam organiseren kan op diverse onderdelen van je event: - Afval - Reizen/vervoer - Food & Beverage - Energie 1.8 Overige uitgangspunten Type event Bij een herhalingsevent staat al van tevoren vast welk type event het moet worden. Wie bijvoorbeeld een jaarlijkse sportdag moet organiseren kan beroep doen op een vaststaand kader. Maar stel nu dat de opdracht luidt dat je een teambuilding activiteit moet organiseren, dan is de keuze veel groter en is een sportdag slechts één van de mogelijkheden. Locatie Soms is de locatie een vaststaand gegeven, zoals bijvoorbeeld bij de opening van een nieuw kantoorpand. Voor de meeste events geldt slechts de regio waarbinnen een locatie moet worden gevonden als uitgangspunt. Datum of periode van het jaar Soms heeft de opdrachtgever een concrete datum voor ogen, soms slechts een periode van het jaar. (vb nieuwjaarsreceptie wordt in de maand januari georganiseerd) Eventmanagement - 11 - Budget Een event organiseren kost, afhankelijk van de uitwerking, veel of minder. Het is logisch dat er budgettaire beperkingen worden opgelegd. Belangrijk is dat je deze grenzen kent. Hoewel je in het brainstormingsproces best niet te veel rekening houdt met budgettaire beperkingen, is het toch belangrijk om reeds van bij het begin rekening te houden met een budgetindicatie. Gaat het om een budget per persoon of om een totaalbudget, ongeacht het aantal personen dat zal deelnemen. Dit kan belangrijke consequenties hebben, zeker wanner het werkelijke aantal personen aanzienlijk gaat afwijken van het aantal dat in eerste instantie werd verwacht. Gaat het om een budget inclusief of exclusief BTW? Wat is in het verleden al gedaan? Soms ligt de kracht van een evenement juist in de herhaling ervan, bijvoorbeeld voor sponsorevenementen. Voor andere evenementen is een nieuwe frisse invulling wenselijk. Twee keer hetzelfde soort themafeest is niet erg boeiend voor bijvoorbeeld een personeelsfeest. Wat doen de concurrenten? Omdat de concurrenten in een belangrijke mate op dezelfde doelgroep azen, is het belangrijk dat je je eigen event er voldoende van onderscheidt. Met welk serviceniveau werkt de concurrent? Wat is de mate van originaliteit, stijl,…. Zorg voor een origineel en verrassend programma!. 1.9 Evenementen als onderdeel van de marketing- en communicatiestrategie Meer en meer krijgen evenementen ook een communicatief doel en daarmee is de waarde van evenementen in de loop van de tijd steeds groter geworden. Ze krijgen een vaste plaats op de marketingkalender. Soms worden events als marketinginstrument gehanteerd: event-, belevings-, of livemarketing. Brand events (evenementen met als doel een beleving rond een merk te creëren) worden steeds meer naar voor geschoven. Merkbeleving staat in dit soort publieks- of sponsorevenementen centraal. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het Q-Beachhouse, Red Bull zeepkistenrace,… Naast brand events zijn er nog diverse andere soorten evenementen die tot event marketing kunnen worden gerekend. Event marketing is een breder begrip, omdat alle vormen van marketing en communicatie waarbij een evenement als middel wordt ingezet om dit te bereiken, hieronder vallen. Eventmanagement - 12 - Evenementen lenen zich bij uitstek om een boodschap live over te dragen. Ze brengen een toegevoegde waarde met zich mee ten opzichte van andere marketing- en communicatiemiddelen. Ze onderscheiden zich door: De persoonlijke ontmoeting De mogelijkheid tot persoonlijk contact Interactie met de doelgroep De mogelijkheid tot het bieden van merk- of productbeleving. De mogelijkheid tot interactie tussen de personen die deel uitmaken van de doelgroep. Een vaak informele en ongedwongen ‘feel-good’- sfeer Het karakter van het gebeuren. Door het overgrote aanbod aan evenementen en de steeds vollere agenda’s laten we ons niet meer zomaar strikken voor een evenement. Het event moet aantrekkelijk zijn. Maar eens de gast zich aangetrokken voelt, stelt hij/zij zich bewust open voor de belevenis en dus de boodschap die je als bedrijf aan hem of haar wilt overbrengen. Dit is een onmiskenbare kans die elke marketeer met twee handen zal aangrijpen! Het merk, product of de dienst laten beleven. Elk evenement levert gewenst of ongewenst een reputatie op die in de loop van de tijd, zowel intern als extern wordt opgebouwd. Die beleving koppelt men aan het imago van het bedrijf. Daarom is het van het grootste belang om bij het ontwerp van het evenement zeer weldoordacht te werk te gaan: Evenement als verlengde van organisatiecultuur en imago: Normen en waarden van de organisatie moeten in het evenement tot uiting komen. Middels het evenement communiceer je waar je bedrijf voor staat. Stel je daarom bij invulling steeds de vragen: past dit idee bij het imago? Willen we dit signaal afgeven aan de doelgroep? Past het niveau en de uitstraling van de beoogde locatie, artiest, cateraar enzovoort bij het imago van het bedrijf en het product? Beleving van evenementen en producten moeten ‘rijmen’: Alle items waaruit een evenement is opgebouwd moet aansluiten bij het product. Bij een A-merk horen dito partners: een A-locatie, A-klasse inrichting en decoratie op niveau,… Andersom geldt ook: een merk dat zich als de goedkoopste probeert te profileren, kiest niet voor een toplocatie met oesters. Kan de doelgroep zich ook in de normen en waarden vinden? Hoe creatief en passend je het ook bedenkt, als de doelgroep zich niet in de door het bedrijf gestelde normen en waarden kan vinden, herkent deze zich nog niet in het product. Stel dat je als organisatie een hoog niveau wil neerzetten en een onderscheidende uitstraling wil onderstrepen, toch kan je een groep productiemedewerkers beter geen zwaar klassiek theaterstuk voorschotelen. Je kan het onderscheidende karakter dan beter op een ander manier naar voor laten komen door bijvoorbeeld een overweldigend entertainment te voorzien dat past bij de belevingswereld van de doelgroep. Kies dan voor kwalitatief maar toch herkenbaar eten en onderscheid dan bijvoorbeeld door de manier waarop het wordt opgediend. Eventmanagement - 13 -  De basis: een perfecte organisatie: Alles begint bij een strikte organisatie. Als er veel mis is aan de organisatie, zal men in het product ook niet veel vertrouwen meer hebben. De gast zal zich irriteren aan alle tekortkomingen en is daar zodanig op gericht dat hij/zij niet meer zal openstaan voor de eigenlijke boodschap. Eventmanagement - 14 - FASE II: invulling van het programma In deze fase ga je bedenken wat de meest geschikte opties zijn voor de invulling van het programma. 2.1 Het creatieve proces Brainstormsessies worden tijdens het creatieve proces vaak georganiseerd. Tijdens zo’n sessie worden zoveel mogelijk alle ideeën, gedachten en mogelijkheden opgesomd zonder reeds rekening te houden met praktische en budgettaire beperkingen. Wel toets je tijdens dit proces al af of het idee bij de doelgroep past, of het past in het kader dat eerder werd geschetst, of het past bij de gewenste aard van het evenement,… Creativiteit is in de eerste plaats lef hebben: anders durven denken en iets nieuws durven roepen, het welbekende ‘out of the box’-denken. Het creatieve proces kent meestal een viertal fases: 1) Preparatie: opwarmen, onbeperkt associëren 2) Incubatie: mentaal afstand nemen van je ideeën gedurende een bepaalde tijd. 3) Illuminatie: het aha-moment 4) Verificatie: verzamelde ideeën worden besproken en gefilterd. Enkele brainstormingstechnieken: 1) Waarnemen: herschik je waarnemingspatronen 2) Associëren: banden leggen tussen associaties 3) Verbeelden: iets voorstelling maken van iets wat niet fysiek waarneembaar is op dat moment. 4) Mindmappen: ideeën en gedachten in overzichtelijk in kaart brengen vanuit een centraal thema. Concepten of programmavoorstellen Ideaal is als je twee of maximaal drie mogelijke programmavoorstellen aan de opdrachtgever kan voorleggen. Hoewel we nog steeds in een embryonaal stadium zijn, kan je de voorstellen best al zo concreet mogelijk voorstellen. Zo zorg je voor een duidelijker en levendiger voorstelling waardoor de kans op een enthousiaste en positieve reactie op je voorstellen beduidend toeneemt. Het uitwerken van deze voorstellen kan enorm veel energie opslorpen, terwijl er een grote kans is dat er niet met het voorstel wordt gedaan. Zorg er daarom voor dat de hoeveelheid tijd en de mate van inspanning acceptabel blijft. In dit stadium zal je ook al een raming van het budget moeten kunnen opstellen. Zie verder. Eventmanagement - 15 - 2.2 Welk type evenement is geschikt? We hebben eerder al de primaire uitgangspunten omschreven: Doelstelling Doelgroep en aantal personen De aard van het evenement Overige vaste uitgangspunten Te communiceren boodschap Bedrijfscultuur- en imago Daarnaast zijn ook de volgende secundaire uitgangspunten bepalend bij de invulling van een geschikt programma: De gewenste of maximale tijdsduur van het evenement De meest geschikte tijdstippen op de dag Wat is er in het verleden reeds voor de doelgroep gedaan Wat wordt er door de concurrent georganiseerd De mate waarin interactie gewenst is tussen je bedrijf en de gasten De mate waarin interactie gewenst is tussen de gasten onderling De mate waarin de gasten vermaakt dienen te worden De eisen en wensen ten aanzien van de locatie De uiteindelijke keuze uit de verschillende evenementen wordt vooral bepaald door de primaire uitgangspunten. Om te bepalen hoe je daaraan vervolgens de beste invulling kunt geven, wordt doorgaans meer door de secundaire uitgangspunten bepaald. Hieronder vind je een opsomming van verschillende typen evenementen, gegroepeerd naar doel van het evenement. Uiteraard zijn combinaties van typen evenementen ook mogelijk. Relatieontvangsten intern en extern Ontvangsten, zoals lunches en diners Borrels en recepties Theater- en musicalbezoeken, dinnershows Feestavonden zoals personeels-, relatie- en jubileumfeesten Open dagen Opening van een nieuw pand Sportevenementen Sponsorevenementen Seizoensevenementen (zoals Sinterklaas, Kerstmis, Nieuwjaar, start seizoen) Informatie- en kennisoverdracht Congres (een grote vergadering van deskundigen op een bepaald vakgebied) Seminarie (korte studieconferentie, waarbij het ontvangen van informatie en de gelegenheid tot het stellen van vragen centraal staat) Eventmanagement - 16 -  Symposium (korte wetenschappelijke bijeenkomst waarbij sprekers een bepaald onderwerp behandelen. Een combinatie van kennisuitwisseling en kennisoverdracht, vaak door middel van een forumdiscussie) Beurs Persconferentie Aandeelhoudersvergadering Productpresentatie Kick-off (een korte en krachtige aftrap, officiële start van bijvoorbeeld een campagne, nieuwe verkoopperiode of samenwerkingsverband) Informatie- en kennisuitwisseling Workshop (werkbijeenkomst, meestal in kleine groepjes, gericht op het overdragen van vaardigheden) Beurs Vergadering Conferentie (bijeenkomst om te beraadslagen, vergadering) Congres Seminarie Symposium Stimuleren, bedanken of belonen Kick-off Incentive Alle hiervoor onder ‘relatie-ontvangsten’ genoemde typen evenementen 2.3 Geschikte datum, duur en tijdstippen Het vaststellen van de datum en tijdstippen is van elementair belang, want zonder gasten stelt het evenement niet veel voor. Om deze zo goed mogelijk te bepalen moet je rekening houden met de doelgroep (vb event voor arbeiders best niet tijdens een belangrijke voetbalmatch). Daarnaast kan je ook met de volgende factoren rekening houden voor het bepalen van datum, tijdstip en lengte van het programma: Worden de partners wel of niet uitgenodigd? Zonder partners zijn dinsdagen, woensdagen en donderdagen de beste dagen. Met partners is vrijdag de beste dag. Hou vooral rekening met de doelgroep en verplaats je bij het bepalen van datum, duur en tijdstip zoveel mogelijk in hun persoonlijke tijdschema’s en prioriteiten. Worden er wel of geen kinderen uitgenodigd? Indien het event voor het hele gezin is, kies je best voor en zaterdag of zondag. Geloofsovertuiging Zondag is voor steng gelovigen een rustdag waarop geen activiteiten mogen plaatsvinden. Indien er veel islamitische werknemers zijn, kan je te maken krijgen met bv de Ramadan. Reisafstand en reisroute Hou rekening met de reisduur van de gasten naar de locatie. Zijn er files te verwachten? Desnoods kan je een overnachting voorzien voor zij die van ver komen. Eventmanagement - 17 -  Tijdstip Naast de filegevoeligheid moet je ook rekening houden met de tijd die nodig is om bepaalde zaken te gaan uittesten of voorbereiden indien de locatie slechts voor één dag wordt gehuurd. Seizoensgebondenheid Het is duidelijk dat een strandfeest in de zomer plaatsvindt en dat een kerstdiner in de kersttijd plaatsvindt. Andere evenementen Hou ook rekening met andere lokalen, nationale of internationale evenementen die op hetzelfde tijdstip plaatsvinden. Het zou de doelgroep er kunnen van weerhouden om op jouw event aanwezig te zijn. Feestdagen Je doet er goed aan om de dag voor of na een feestdag geen zakelijk evenement te organiseren, veel mensen nemen dan namelijk een extra vakantiedag. Zelfs de week waarin een feestdag valt is minder geschikt. Vakantieperioden Vakantieperioden, maar ook vrijdagen en maandagen voorafgaand of volgend op deze perioden zijn voor zakelijke evenementen niet geschikt. Interne personen Check ook steeds of belangrijke interne personen aanwezig kunnen zijn op het evenement. De duur van het programma Hoe lang verwacht je dat de doelgroep zich kan en wil vrijmaken voor het evenement? Voegt het verlengen van het programma inhoudelijk ook iets toe? Bij sommige zakenrelaties kan een te lang programma immers afschrikken, wat meer afmeldingen met zich kan meebrengen. 2.4 Het creëren van de gewenste sfeer Het creëren van een formele of informele, plechtige of feestelijke, trendy of klassieke sfeer, kan je als organisator bewerkstelligen door middel van de volgende aspecten: Presentatie van de uitnodiging en overig drukwerk: De schrijfstijl, papierkeuze, kleuren en lay-out geven bewust of onbewust een eerste indruk aan de genodigde. De uitstraling van de locatie: De locatie vervult een belangrijke rol bij het creëren van een bepaalde sfeer. Inrichting van de locatie: Niet allen de locatie maar ook de inrichting ervan draag in belangrijke mate toe tot de sfeer: loungebanken zullen een andere sfeer weergeven dan klassiek stoffen stoelen. Alles hangt af van de doelgroep, het één is dus niet beter dan het ander. Zittend of lopend: Een zittend diner biedt veel minder mogelijkheden tot integreren en interactie tussen de gasten dan bijvoorbeeld een walking dinner met statafels. Eventmanagement - 18 -  Dresscode: Verkleden in een bepaalde stijl, bijvoorbeeld bij een personeelsfeest zorgt voor een informeler sfeer dan wanneer je verzoekt om galakledij te dragen. De keuze van het entertainment: Het entertainment geeft vorm aan de ambiance waarin de gasten zich begeven. 2.5 De opbouw van het programma Elk evenement kent hoogtepunten, rustige momenten, actieve momenten, culinaire momenten en de gelegenheid tot het leggen van contacten. Het spreekt voor zich dat het belangrijk is om daarbij een goede verdeling te maken. Begin niet met een spetterende openingsact als daarna niets boeiends meer gebeurt omdat het hele budget aan de opening werd besteed. Enkele richtlijnen voor de duur van bepaalde programma-onderdelen: Ontvangst en registratie, 30 tot 45 minuten Welkomstwoord of dankwoord, 5 tot 10 minuten Sprekers, entertainment en audiovisuele presentaties, 1,5 tot maximaal 2 uur zonder tussenpauze Koffie- en theepauze: 15 tot 30 minuten Lunchpauze: 1 tot 1,5 uur Receptie: 1 tot 3 uur Aperitief: 0,5 tot 1 uur Zittend diner: 1,5 tot 3 uur Dinerbuffet: 1,5 tot 2,5 uur Feestavond, 3 tot 4 uur Entertainmentact of optreden, 20 tot 30 minuten. Je doet er goed aan om op voorhand zoveel mogelijk te testen hoe lang een onderdeel kan duren. Desondanks kan je toch niet alles op voorhand strikt bepalen en moet je voldoende flexibiliteit inbouwen (maak ook afspraken met de cateraar bij de keuze van de gerechten). 2.6 Thematisering of verhaallijn De ‘body’ van het evenement wordt versterkt wanneer er sprake kan zijn van een herkenbare rode draad of verhaallijn. Het creëren van een herkenbare ‘kapstok’ waaraan het evenement wordt opgehangen is echter één van de moeilijkste opdrachten, het vraagt veel creatief vermogen. Uiteindelijk is het wel hiermee dat je de mogelijkheid zal vinden om een uniek, spraakmakend en onderscheidend evenement neer te zetten. Eventmanagement - 19 - Rode draad met thematische accenten De rode draad kan worden gecreëerd door bepaalde accenten aan te brengen die het thema van de festiviteit ondersteunen, vb bij de uitnodiging voor een muzikaal evenement, de cd meesturen bij de uitnodiging. Subtiele accenten kan je ook toepassen door gebruik te maken van bepaald briefpapier voor al het drukwerk, het gebruik van bepaalde materialen, ook in de decoratie van ruimtes, tafels en buffetten, de samenstelling en benaming van de culinaire gerechten en drankjes. In sommige gevallen wordt de verhaallijn heel ver doorgevoerd. 2.7 Specifieke aandachtspunten voor bepaalde evenementen Zakelijke bijeenkomsten met meerdere sprekers Informeer de sprekers over de doelgroep, hun kennisniveau met betrekking tot het betreffende onderwerp en uw verwachtingen. Betrek de sprekers bij de samenstelling en opbouw van het programma. Geef sprekers van tevoren aan hoeveel tijd er voor ze gereserveerd is. Vraag aan de sprekers om de inhoud van de presentatie van te voren naar u toe te sturen. Zorg er ook voor dat de sprekers op de hoogte zijn van elkaars presentaties. Het totaalprogramma vraagt om een afstemming zodat de gast geboeid blijft. Een luchtiger onderbreking is heel vaak een welgekomen afwisseling op het soms serieuze hoofdprogramma. Slechtweerscenario Soms volstaat het om een regencape of paraplu te voorzien om de afstand tussen de parking en de evenementenlocatie te overbruggen. Wanneer echter alles of een deel van het programma buiten plaatsvindt, zal er meer moeten worden geregeld. Ofwel voorzie je een alternatief programma (dubbele kosten) ofwel laat je bepaalde onderdelen helemaal vervallen. In sommige gevallen kan een verzekering afgesloten worden tegen dergelijk risico. Partnerprogramma Indien ook de partners zijn uitgenodigd kan je een alternatief programma voor de partners voorzien. Dit is eigenlijk een evenement op zich. Welk partnerprogramma geschikt is, hangt af van de doelgroep. Heel vaak worden leuke, educatieve of contactversterkende workshops aangeboden. Maak in elk geval niet de denkfout dat partners per definitie allemaal vrouwen zijn. Door de verschuiving van de rollenpatronen is dit al lang niet meer het geval. Eventmanagement - 20 - Kinderprogramma Wanneer je er voor kiest om ook de kinderen uit te nodigen, is het belangrijk om voor hen specifieke voorzieningen te treffen. Ook moet de culinaire verzorging en het entertainmentprogramma voor de kleine gasten worden uitgebreid met onderdelen die hen aanpreken. Bij het samenstellen van het programma is het nodig om rekening te houden met de belevingswereld, hobby’s en lifestylekenmerken van de kids. Wat is de leeftijdscategorie? Aantal jongens/meisjes 2.8 Zelf organiseren of uitbesteden? De keuze om een evenement zelf te organiseren of de organisatie uit te besteden aan een evenementenbureau, verschilt per situatie, per bedrijf, per afdeling, per type evenement en soms zelfs per periode van het jaar. De afweging. Volgende vragen kunnen helpen om per situatie een goede afweging te maken: 1) Knowhow Organisatietalent: Weten waar we moeten rekening mee houden, kunnen we een goede planning opmaken en het geheel onder controle houden? Creatviteit: Kunnen we het evenement invullen zodat een eenmalige happening ontstaat? Kunnen we met een verhaallijn de gestelde doelen bereiken? Kennis van de aanbodzijde van de evenementenmarkt: Is er voldoende kennis van de evenementenbranche om een geschikte locatie, cateraar en entertainment te vinden? Inkoopkwaliteiten op het vlak van evenementen: Is er voldoende kennis om bijvoorbeeld offertes van cateraars te beoordelen en te vergelijken? Wat zijn de gebruikelijke kosten? Welke voorwaarden zijn toepasselijk? 2) Tijd Is er voldoende tijd beschikbaar? Hoeveel tijd kunnen/willen we aan de organisatie besteden? Of is het zinvoller om deze tijd aan kerntaken te besteden (vb verkoopster kan meer opbrengen voor het bedrijf door daadwerkelijk te verkopen) Wat als de benodigde tijd tegenvalt? Waarop kan u terugvallen als er meer tijd nodig is dan gedacht? 3) Kosten Het inschakelen van een organisator of evenementenbureau brengt uiteraard ook kosten met zich mee. Is daarvoor budget beschikbaar? Eventmanagement - 21 - De voor- en nadelen op een rijtje Voordelen van uitbesteden Professionele organisatorische begeleiding Uitgebreide kennis van het aanbod in de markt Objectieve benadering (geen bedrijfsblindheid) Klankbord voor eigen ideeën Minimale interne belasting (focus op kerntaken) Continuïteit (bij bijvoorbeeld ziekte of vakantie) Minimale administratieve afhandeling (slechts één factuur) Nadelen van uitbesteden Het bureau is minder bekend met de bedrijfscultuur en –structuur Kosten van uitbesteden Zelf minder overzicht over de totale situatie Een extra communicatielijn Een pitch Wanneer je meerdere bureaus een concept wil laten bedenken, wordt dat een pitch genoemd: je legt bij diverse evenementenbureaus een vraag neer om een idee voor de invulling van het programma te bedenken en uit te werken. De voorstellen worden vervolgens vergeleken en een van de bureaus krijgt uiteindelijk de opdracht. Als je deelneemt aan een pitch heb je kans dat je de opdracht uiteindelijk niet krijgt. Nochtans gaan aan een goed doordacht conceptontwerp vele uren brainstorming, offertes opvragen, bespreken en vergelijken, op papier verwoorden van de plannen en een presentatie ervan voorbereiden vooraf. Zorg dus dat je je kansen maximaliseert door precies te achterhalen wat de opdrachtgever belangrijk vindt of als resultaat wenst. Een goede briefing is onontbeerlijk. De briefing Wanneer je er voor kiest om de organisatie geheel of gedeeltelijk aan een organisatiebureau uit te besteden is het van het grootste belang om deze een duidelijke briefing te geven: Informatie met betrekking tot het bedrijf Historie van het bedrijf Bedrijfscultuur en –structuur Bedrijfswaarden en –normen Aantal medewerkers, aantal vestigingen, ligging Producten of diensten die het bedrijf levert Marktpositie, concurrenten (gewenst) Imago, visie Informatie met betrekking tot de doelstelling, boodschap en doelgroep Eventmanagement - 22 -  Aanleiding en doelstelling van het evenement Te communiceren boodschap Andere communicatiemiddelen die worden ingezet om dezelfde boodschap over te brengen Doelgroep en doelgroeptypering Verwacht aantal gasten Diversen Evenementen die in het verleden zijn georganiseerd Wensen ten aanzien van datum, tijdstippen en dag in de week De locatie of beperkingen mbt de keuze van de locatie Uitgangspunten ten aanzien van het programma Uitgangspunten ten aanzien van de thematische invulling, verhaallijn Wensen ten aanzien van het entertainment Wensen ten aanzien van de catering Uitgangspunten ten aanzien van vervoer Algemene verwachtingen ten aanzien van bijvoorbeeld stijl, sfeer, niveau, kwaliteit en consistentie Budgetindicatie Taakverdeling tussen bureau en opdrachtgever 2.9 Deeltaken uitbesteden Mogelijk deeltaken zijn: Locatiekeuze: extern advies vragen ten aanzien van een geschikte locatie Drukwerk: ontwerp en drukken zelf uitbesteden Catering: bij sommige locaties moet je verplicht met een huiscateraar werken. Wil je toch een andere cateraar, dan moet je vaak een uitkoopsom betalen. Entertainment: je kan artiesten, acts of sprekers zelf contracteren of hiervoor een gespecialiseerd entertainmentbureau aanspreken. Vervoer van gasten: alleen vervoermiddelen inhuren of de volledige coördinatie? Hostess-service: vb voor het bemannen van de vestiaire, onthaalpunt, uitdelen van badges of informatiefolders. Beveiliging en bewaking: voor het beveiligen van materialen en/of personen Inrichting: volledig inrichting of slechts enkele onderdelen zoals vb podium? Decoratie: enkel bloemstukken voor op tafel of totaaldecoratie? Audiovisuele aspecten: licht, geluid, projectieapparatuur, projectieschermen,… Veel leveranciers bieden een breder gamma aan dan puur hun hoofdactiviteit. Als coördinator van het event ben je verantwoordelijk om er voor te zorgen dat alle puzzelstukjes goed in elkaar vallen. Het is daarom soms makkelijker om het aantal leveranciers te beperken. Sowieso is ook voor leveranciers van deeltaken een goede Eventmanagement - 23 - briefing onontbeerlijk. Spreek op voorhand goed af wie wat doet om onaangename verrassingen te vermijden. 2.10 De selectie van de samenwerkingspartners De keuze van de juiste leveranciers heeft een grote invloed op een vlekkeloze uitvoering De voorselectie Naast ‘een goed voorgevoel’ zijn er een aantal rationele aspecten die je kunnen helpen bij het nemen van een goede beslissing mbt de leverancierskeuze: Let op een klantgerichte benadering in het algemeen: Hoe lang laat men u wachten aan de telefoon? Krijg je de offerte binnen de afgesproken termijn? Vraag om referenties en aarzel niet om deze te checken. Is het mogelijk om ergens te gaan kijken naar het ‘product’ of de dienstverlening? Kent u iemand die ervaring heeft met bepaalde leveranciers? Stelt de leverancier de juiste vragen, kan hij zich goed inleven in uw evenement? Hoe flexibel kan het product of de dienst op jouw wensen worden afgestemd? Opmerking: het opstellen van offertes gebeurt meestal vrijblijvend, maar soms kan een bedrijf sowieso een vergoeding vragen voor het opstellen van een voorstel en offerte. Meestal betreft het een ingewikkelde, vergaande maatwerkproductie, waarvoor van uit het bureau veel tijd en kennis geïnvesteerd dient te worden. Uiteraard moet men je hiervan wel op voorhand op de hoogte brengen. Offertes beoordelen Offerte van het organisatiebureau Beoordeel de offerte van een organisatiebureau op duidelijkheid, compleetheid, creativiteit, inleving in het evenement en afstemming van de dienstverlening op de doelgroep en doelstelling. Volledig open calculatie: Alle kosten die door derden aan het organisatiebureau in rekening worden gebracht worden één op één doorgerekend. Daarnaast wordt een vaste fee afgesproken voor geleverde diensten. Volledig gesloten calculatie: Hierbij heb je geen zicht op de winstmarge van het organisatiebureau. De winstmarge zit dan verrekend in de prijs van de te leveren goederen en diensten. Combinatie van open en gesloten calculatie: Dit is een combinatie van specificatie van uren en onkosten, met onduidelijkheid over een eventuele winstmarge op overige kostenposten. Eventmanagement - 24 - De cateringofferte Bij het beoordelen van offertes van cateraars kan je de volgende bijzonderheden tegenkomen: Drankjes: Kies je voor het systeem van nacalculatie (werkelijk verbruik) of in de vorm van een uitkoopsom per persoon (vast bedrag dat vooraf is overeengekomen). Hapjes en tafelgarnituur: Het aantal hapjes kan u zelf bepalen, meestal wordt voor een receptie uitgegaan van 3 stuks per persoon voor het eerste uur en 2 stuks voor de daaropvolgende uren. Zijn de kosten all-in of worden er onderdelen apart doorgerekend? Tafelgarnituur zoals olijven, nootjes worden als een vast bedrag per persoon opgenomen. Kurkengeld of keukengeld: Wanneer je zelf bepaalde dranken of keukenproducten meebrengt kan de cateraar of locatieverschaffer respectievelijk kurkengeld of keukengeld in rekening brengen. Mastiek: Mastiek is een verzamelnaam voor alle benodigdheden om het eten of drinken te kunnen gebruiken. De kost onder deze noemer betreft het gebruik en schoonmaak van servies, bestek, servetten, tafellinnen, asbakken, peper- en zoutvaten, koffiemelkkannetjes en suikerpotjes Breuk: Deze kostenpost wordt opgenomen voor breuk of schade aan (grote) aantallen servies of andere materialen Inrichting en decoratie van de locatie: Indien de cateraar ook de inrichting en decoratie van de locatie voor zijn rekening neemt zal je deze kostenpost ook op de offerte terugvinden. Bloemdecoratie en groenvoorziening Transportkosten en logistieke kosten: Sommige cateraars werken meet een vast bedrag, onafhankelijk van de afstand van de ‘keuken’ tot de evenementenlocatie, andere cateraars factureren kilometerafhankelijk. Personeelskosten: De uren dat medewerkers ‘op locatie’ werkzaam zijn worden apart in rekening gebracht, alsook de uren dat de medewerkers onderweg zijn naar de eventlocatie. Offerte entertainment De volgende punten vragen bijzondere aandacht: Zijn de genoemde prijzen inclusief het verzorgen van licht, geluid en podium? Zijn de prijzen inclusief reiskosten of worden deze apart gefactureerd? Welke wensen of eisen zijn er ten aanzien van de kleedruimte of andere specifieke verwachtingen? Eventmanagement - 25 -  Zijn de kosten inclusief Unisono of mag je hiervoor een aparte rekening verwachten? Welke annuleringsvoorwaarden gelden er voor beide partijen (vb in geval van annulering van het hele event of in het geval van een televisie- of buitenlandoptreden? Offertes van overige samenwerkingspartners Let op de volgende punten: Zijn de kosten in- of exclusief reis- en transportkosten? Zijn de kosten in- of exclusief opbouw en demontage? Zijn er nacalculaties? Zijn er zondag- of nachttoeslagen van toepassing? Is er extra nachtverlichting nodig voor opbouw of demontage en wie draait op voor de kosten? Worden er zogenaamde ‘wachturen’ in rekening gebracht? Wie is aansprakelijk voor schade en hoe is die verzekerd? Wie wordt geacht voorzieningen als stroom en water te treffen? Moeten er culinaire voorzieningen worden getroffen voor medewerkers of is er zelfs overnachting gewenst? Indicatie van het aantal gasten Het is belangrijk om al in een vroeg stadium zicht te hebben op het verwacht aantal gasten zodat u de cateraar, locatieverschaffer of het vervoersbedrijf toelaat een gedetailleerde offerte op te maken. Zaalhuur De bedragen en uitkoopsommen verschillen zeer per locatie en zijn afhankelijk van exclusiviteit, populariteit, grootte van de locatie alsook de faciliteiten die bij de zaalhuur zijn inbegrepen. Parkeerkosten Meestal worden er geen extra parkeerkosten in rekening gebracht wanneer de locatie over een eigen parking beschikt. Wanneer er geen eigen parkeerterrein beschikbaar is, moet je met deze kostenpost rekening houden indien je een parking van een derde huurt. BTW Meestal zijn de bedragen op offertes en facturen exclusief BTW. Bij offertes van hotels en restaurants gebeurt het wel eens dat de bedragen reeds inclusief BTW zijn. Eventmanagement - 26 - 2.11 De kostenbegroting opstellen De begroting is een overzicht van verwachte inkomsten en uitgaven. Door alle inkomsten en uitgaven gegroepeerd in kaart te brengen, krijg je inzicht in de haalbaarheid van je event. Het opstellen en bijstellen van de begroting is een continu proces. Hou een goed overzicht zodat je waar nodig, tijdig kan bijsturen en een vervelende budgetoverschrijding kan voorkomen. We starten in het prille stadium van je event met een indicatieve begroting. Bij het opstellen van een indicatieve begroting kan je het volgende stappenplan hanteren: 1) Wat is het budget? Is dit een budget per persoon of een totaal budget ongeacht het aantal bezoekers? 2) Kosten / Opbrengsten a. Welke kostenposten zijn er? b. Welke bronnen van inkomsten zijn er eventueel? c. Welke van de kosten zijn onvermijdelijk? d. Welke inkomsten zijn zeker? 3) Welke van de kosten hebben prioriteit (basis van het evenement, hoofdzaken)? 4) Maak een globale inschatting van de kosten per kostengroep. 5) Welke speelruimte is er? Je kunt op allerlei vlakken kosten besparen: een lager cateringniveau of kleiner cateringpakket, een andere spreker, meer gebruikmaken van de aanwezige inrichting, eenvoudiger drukwerk, een korter programma, de giveaway achterwege laten enz. 6) Maak (voorlopige) keuzes om tot een binnen de begroting haalbare invulling te komen.  Wees bij het inschatten van de kosten realistisch en reken jezelf niet rijk. Schat inkomsten liever aan de lage kant in en neem kosten aan de ruime kant. Voor de definitieve begroting moet je wachten tot je alle (eventueel aangepaste) offertes hebt ontvangen. Voor publieksevenementen moet je het break-even point gaan berekenen. Financiële haalbaarheid De uitgangspunten op financieel vlak kunnen bij verschillende types evenementen flink uiteenlopen. We maken alvast een onderscheid tussen besloten events enerzijds en publieke events anderzijds. Bij besloten evenementen is er in de meeste gevallen sprake van een beschikbaar budget, waarbinnen alle kosten moeten vallen die in het kader van het evenement worden gemaakt. De opdrachtgever stelt in dit geval budget ter beschikking aan het organiserende team. Bij publieksevents ziet het financiële startpunt er meestal helemaal anders uit. Hier zullen net zoals bij besloten events kosten worden gemaakt, maar zijn in de meeste gevallen ook bronnen van inkomsten nodig om de financiële haalbaarheid van het event te verzekeren. Eventmanagement - 27 - Checklist kostenposten: Drukwerk en toebehoren uitnodiging met antwoordkaart leaflets, flyers en posters entreekaarten programmaboekje routebeschrijving of routekaartjes bevestigingsbrief menukaartjes naamkaartjes en tafelkaartjes consumptiebonnen badges persmappen banieren en vlaggen textielbedrukking geschenkje voor de gasten (give away) bedankbrief of bedankkaart feestkrant of handouts portokosten kopieerkosten enveloppen etiketten openen en onderhoud van een speciale website Locatie- en inrichtingsbenodigdheden locatiehuur (of tenthuur) garderobevoorzieningen tafels en stoelen podium en dansvloer spreekgestoelte (katheder) bars, buffetten en kramen tribune voorzieningen in kleedruimtes (thema)decoratie bloem- en groendecoratie (sfeer)verlichting bewegwijzering parkeerkosten (uitkoop parkeergarage, parkeermunten, uitrijkaarten) toiletten (inclusief alle benodigdheden en schoonmaak) verwarming, airconditioning (eventueel met aggregaat) mastiek (alle tafelbenodigdheden waaronder bestek, glaswerk, servies, linnen, servetten, peper en zoutstelletjes, asbakjes) breuk schoonmaakkosten (voorafgaand aan, tijdens en na afloop van het evenement) Catering catering voor de gasten crewcatering (catering voor de medewerkers) catering voor buschauffeurs Eventmanagement - 28 - Invulling programma entertainment (inclusief SABAM/UNISONO en sociale lasten) sprekers, ceremoniemeesters activiteiten (Zoals workshops of sportieve programmaonderdelen) partnerprogramma kinderprogramma audiovisuele middelen en technische assistentie special effects (vuurwerk, rook, sneeuw enzovoort) Diversen speciaal vervoer voor de gasten, VIP-vervoer transport van materialen hosts en hostesses parkeerhulpen beveiliging van mensen en apparatuur EHBO, arts, ambulance foto- of videoreportage overnachtingkosten, hotelkosten (toeristenbelasting, consumpties in bar, telefoonkosten op kamer, ontbijt) vergunningen en verzekeringen organisatiekosten uitbesteden (fee organisatiebureau) organisatiekosten intern (reiskosten, kantoorartikelen, tijd) Onvoorzien Hou altijd rekening met een post voor onvoorziene kosten. Als vuistregel wordt meestal 5 à 10 % van de totale begroting aangehouden maar probeer dit tot een minimum te beperken. Hoe groter het totaalbudget hoe kleiner het % onvoorzien is. Bij een gesloten of open-gesloten calculatie verwerkt men vaak een buffer bij de kostenposten zelf. Manieren van begroten Functionele kostenbegroting: Hierbij worden kosten gegroepeerd naar het soort product of dienst waarvoor ze staan zoals catering, locatiegerelateerde voorzieningen, entertainment,… Splitsing van vaste en variabele kosten: Vaste kosten zijn over het algemeen de kosten voor entertainment, locatiehuur, inrichting, decoratie en grotendeels ook drukwerk. Variabele kosten zijn kosten die direct afhankelijk zijn van het aantal personen, zoals kosten voor overnachting, eten en drinken. Kanttekening hierbij is, dat verschillende vaste kosten slechts tot een bepaalde hoogte vast zijn. Kosten verrekenen naar verschillende organisatieteams of afdelingen: Soms vraagt men om kosten onder te verdelen op verschillende budgetten binnen een organisatie. Combinatie van bovenstaande begrotingswijzen Eventmanagement - 29 - 2.12 Bronnen van inkomsten Bij publieksevenementen is er naast een kostenkant doorgaans ook sprake van inkomsten: meestal zelfs een voorwaarde om het evenement mogelijk te maken. Deze inkomsten kunnen bestaan uit: - subsidies - sponsoring - ticketverkoop - inkomsten uit F&B, merchandising… 2.13 Sponsoring Je kunt ervoor kiezen om je evenement te laten sponsoren om extra inkomsten te genereren. Uiteraard doet een sponsor dat niet zomaar en wil hij/zij een tegenprestatie. Publiciteit is hier vaak zeer belangrijk, maar meer en meer willen sponsors ook concrete resultaten gekoppeld aan hun bedrijfsdoelstellingen. De mate waarin je ‘return’ geeft, is zeer verschillend per type event en hangt uiteraard ook samen met de hoogte van het sponsorbedrag. Vaak is sprake van een of meerdere hoofdsponsors en subsponsors. Sponsorplan Begin met het opzetten van een sponsorplan. Dit is enkel voor intern gebruik en hierin staat vermeld waarom je een sponsor voor je event zou willen. Doe je dit enkel voor de inkomsten of ook om een breder draagvlak voor je event te creëren? Formuleer ook heel duidelijk je doelstellingen, zoals hoeveel geld er moet worden binnengehaald. De prijsbepaling blijft altijd lastig. Baseer dit op hoeveel mensen er naar je event komen, vergelijk met vergelijkbare sponsordossiers en schat je waarde in. Als je event jaarlijks plaatsvindt, heb je wellicht al een basis aan sponsors. Vindt je event de eerste keer plaats, dan zul je goed moeten nadenken welke sponsors of partners voor het event geschikt kunnen zijn, zonder afbreuk te doen aan de inhoud en uitstraling van het event. Werk bij voorkeur samen met partijen die de uitstraling kunnen versterken. Het type evenement en de wijze waarop dit tot stand wordt gebracht moet aansluiten bij de marketing- en communicatiestrategie van de eventuele sponsor. Zo verbindt Coca-Cola haar naam graag aan sport en muziek en zal dit merk vanuit die gedachte eerder geneigd zijn om een sport- of popevenement te sponsoren dan een cultureel event. Realiseer je dat het zoeken naar geschikte sponsors erg veel tijd vergt. Begin dus zo vroeg mogelijk. Maak als onderdeel van het sponsorplan eerst een tijdspad. Dit is een overzicht van de opstart tot aan het evenement, waarin je een termijn opneemt voor het benaderen van sponsors en later in het traject alle deadlines vermeldt mbt de afspraken met hen. Schep bijvoorbeeld duidelijkheid over de betalingstermijnen: welke bedragen moeten op welke data binnen zijn? In de aanloopfase naar het event worden al diverse kosten gemaakt. Voor een gezonde liquiditeit is het dan nodig om al over bepaalde gelden te beschikken. Eventmanagement - 30 - Sponsorpakket Wat is het voordeel voor de sponsor? Wat kan jij de sponsor bieden dat het voor hen aantrekkelijk maakt om te participeren? De tegenprestatie wordt vormgegeven in een zogenaamd sponsorpakket. Hierin staan de mogelijkheden en kosten voor je eventuele sponsors. Meestal wil een sponsor ‘exposure’ wat verschillende vormen kan aannemen: - meegeven van giveaway of info aan de bezoekers (vb goodiebag) - bedrijfslogo/advertentie in communicatie - x aantal vrijkaarten, parkeerplaatsen - deelname aan vip-treatment, hospitality - standruimte - sampling - data-uitwisseling (GDPR!) - naamskoppeling (hoofpartner) -> kan minder aantrekkelijk worden bevonden voor andere sponsors. Hoe benader je je sponsors? Begin niet in het wilde weg sponsors te benaderen, maar vraag je in eerste instantie af welke sponsors mogelijk interesse kunnen hebben in jouw event, maar ook welke sponsors jij zelf graag wil betrekken en welke zeker niet. Maak een lijst van potentiële sponsors. Sponsorwerving is niet eenvoudig en kost heel wat tijd en doorzettingskracht. Hierbij enkele tips om potentiële partijen warm te maken en te houden voor een partnership: - Sponsors geven graag geld aan organisaties die maatschappelijk belangrijk werk verrichten en dit professioneel aanpakken. - Betrokkenheid bij het evenement en de doelgroep bepaalt vaak voor een groot deel de mate waarin men wenst te participeren. - Maak duidelijke afspraken (op papier) over wat er met het geld gebeurt en wat men ervoor terug krijgt. - Laat sponsors zo letterlijk mogelijk zien wat er met hun geld gebeurt: betrek hen en zorg dat ze zich een onderdeel van je event voelen. Contractuele afspraken Leg alle gemaakte afspraken vast in een sponsorcontract, waarin concreet staat omschreven welke promotionele activiteiten de sponsor zal genieten, wat het sponsorbedrag is, aan welke voorwaarden de beide partijen zich binden en wanneer de betaling zal plaatsvinden. Enkele aspecten die minimaal in een contract moeten worden opgenomen zijn: - partijen: tussen welke partijen wordt de overeenkomst gesloten? - omschrijving van het evenement waarop de sponsoring betrekking heeft - wederzijdse prestaties - overige afspraken zoals o.m.: - duur van het contract - betalingstermijnen - de wijze van het ter beschikking stellen van goederen, diensten, faciliteiten Eventmanagement - 31 -  - afspraken over de communicatiemiddelen - mate van vrijheid om de samenwerking omtrent het event publiekelijk te benoemen (vb pers) - eventuele exclusiviteitsrechten - mate van inspraak in de opbouw van het programma van het event. 2.14 De selectie van een geschikte locatie Primaire kenmerken Sfeer en uitstraling van de locatie: De ideale locatie past qua sfeer en uitstraling bij de doelstelling, doelgroep en eventueel gekozen thema, maar ook bij het imago van het bedrijf. Capaciteit en mogelijkheden van de ruimtes: De locatie moet vanzelfsprekend groot (of klein) genoeg zijn voor het aantal gasten dat verwacht wordt. Tevens dient de ruimte geschikt te zijn voor de gewenste zaalopstelling. Ligging en bereikbaarheid: Ook de ligging van de locatie is van primair belang. De maximaal geaccepteerde reisafstand verschilt per type evenement. Zo is voor een personeelsfeest één uur reistijd de grens terwijl voor en meerdaagse brainstormingsessie een reistijd van 2 tot 4 uur aanvaardbaar is. Secundaire kenmerken Hotelkamers: Zijn er voldoende hotelkamers als onderdeel van de locatie of in de directe omgeving? Parkeergelegenheid: Hoeveel parkeerplaatsen zijn er, hoe ver is de afstand van de parking tot de locatie, zijn er eventuele parkeerkosten? Toegankelijkheid voor invaliden: De meeste locatie zijn toegankelijk voor invaliden, maar toch niet altijd even goed. Snelheid logistiek gasten: Is de routing van het gebouw zodanig dat de gasten vloeiend kunnen doorlopen of zijn er factoren die een snelle doorstroom belemmeren? Voldoende garderobefaciliteiten Voldoende toiletten Huiscateraar of eigen keuze: Veel locaties hebben een eigen keuken of werken met vaste cateraars. Soms is het toch mogelijk om een eigen cateraar onder de arm te nemen, maar in dat geval moet de huiscateraar worden uitgekocht (compensatie). Werkruimte catering: Is er een ruimte die als opslag- en werkruimte voor de catering kan dienen of kan deze ruimte ergens worden gecreëerd? Stroomvoorziening en (stromend) water: Is de totale stroomcapaciteit voldoende groot, is de stroomvoorziening onderverdeeld in stroomgroepen zodat het risico minder groot is dat de stoppen doorslaan. Eventmanagement - 32 -  Aanvoer goederen vooraf en tijdens het evenement: Is aan- en afvoer van goederen goed mogelijk vooraf, maar ook tijdens het event, zonder dat de gasten hier hinder van ondervinden? Kleedruimtes: Welke ruimtes kunnen dienen voor entertainment, artiesten, sprekers? Voldoen deze aan de wensen of contractuele afspraken? Verlichting: Is er een goede (sfeer)verlichting en is de parking voldoende verlicht? Reguliere bezoekers: Heeft de locatie te maken met reguliere bezoekers en wat is de invloed bijvoorbeeld voor de opbouw en afbouw of het aanvangsuur? Opbouw- en afbouwdagen: Soms is het nodig dat de opbouw enkele dagen vroeger moet starten dan de dag van het evenement. Is dit mogelijk en wat is de eventuele extra kost die hiervoor wordt aangerekend? Exclusiviteit: Heb je het alleenrecht op de eventdag of vinden er op die dag ook andere events plaats? Flexibiliteit van de ruimtes: Zijn er mogelijkheden tot gebruik van meer of minder ruimtes indien er zich meer of minder gasten aanmelden? Podium: Is er een podium aanwezig of mogelijkheid tot het plaatsen van een podium? Dansvloer: Is er voldoende ruimte aanwezig voor een dansvloer? Akoestiek: Heeft de locatie een goede akoestiek voor de activiteiten die er zullen plaatsvinden? Bij presentaties, seminaries, congressen en vergaderingen: Bij zakelijke bijeenkomsten kunnen factoren als voldoende daglicht, de mogelijkheid tot verduisteren, luchtverversing, airconditioning en omgevingslawaai een rol spelen. Bij voorkeur beschikt de locatie dan over een aparte pauzeruimte en bij meerdaagse programma’s ook over ontspanningsmogelijkheden. Bij feestavonden: Specifiek bij feestavonden kunnen de uiterlijke eindtijd en het toegestane geluidsvolume een belangrijke rol spelen. Leverings- en betalingsvoorwaarden: Welke algemene voorwaarden, annulerings-, leverings- en betalingsvoorwaarden zijn van toepassing? Hoe lang is een optie geldig en hoe lang van tevoren moet je het definitieve aantal personen doorgeven? 2.15 Bijzondere locaties Tenten Het grote voordeel van tenten, is dat de afmeting ervan vrij te bepalen is en optimaal kan afgestemd worden op het aantal gasten. Tenten zijn ook nagenoeg overal plaatsbaar indien de ondergrond geschikt is. Tot slot heb je ook het voordeel dat de inrichting en decoratie volledig naar keuze, in het gewenste thema en de gewenste sfeer kan worden uitgevoerd. Eventmanagement - 33 - Er zijn ook nadelen aan de keuze voor een tent verbonden: voor het plaatsen van een tent is een vergunning van de gemeente nodig. Daarnaast moet de brandweer toestemming verlenen en kan komen contoleren op zaken als brandveiligheid van de inrichting, voldoende nooduitgangen, breedte en toegankelijkheid van de entree- en nooddeuren. De kans op geluidsoverlast is ook groter bij een tent dan bij een stenen locatie. Naast deze juridische voorwaarden gaan er ook veel organisatorische aspecten gemoeid met het plaatsen van een tent. Niet alleen de kosten voor de tent zelf, maar ook de kosten voor al deze extra voorzieningen maken de tent een relatief dure locatie. Ook is een tent doorgaans eenvoudiger toegankelijk voor diefstal of vernieling. Verzekering en/of bewaking kan gewenst of noodzakelijk zijn. Afhankelijk van het terrein waarop de tent komt te staan is er bovendien kans op schade aan het terrein, veroorzaakt door (zware) vrachtwagens. Tot slot heb je bij de keuze van een tent te maken met een aanzienlijk ingewikkeldere en langere opbouw- en demontagetijd. Een aantal veel voorkomende types tenten zijn: - Alutent: zelfdragende spanconstructie (geen palen) - Spantent: spanconstructie van zeildoeken, middenmasten en spantouwen. Ovaal van vorm - Circustent: variant op spantent maar rond ipv ovaal. Hogere zijwanden. - Pagodetent: meestal zeshoekig of vierkant met punt. Kerken Steeds meer kerken worden geëxploiteerd als evenementenlocatie. Aan sfeer zal het je er niet snel ontbreken. Belangrijk is wel om je af te vragen of de doelgroep geen morele bezwaren zal hebben tegen het inzetten van een kerk als evenementenlocatie. Daarnaast zijn er ook enkele operationele aandachtspunten: Op- en afbouwtijden zijn soms beperkt, zeker wanneer een kerk op bepaalde tijdstippen ook voor het publiek is geopend. Zijn er voldoende sanitaire voorzieningen? De akoestiek in een kerk verschilt aanzienlijk van een normale locatie. Je zal dit probleem eventueel moeten opvangen. Logistieke beperkingen. Is de aan- en afvoer van materialen voldoende mogelijk? Leveren trapjes, verhogingen of smalle deuren geen probleem op? Waar kan de cateringruimte en kleedruimte worden ingericht. Is er voldoende stroom en water aanwezig? Musea Musea zijn over het algemeen zeer stijlvolle en aparte locaties, die een exclusief tintje kunnen geven aan het evenement. Toch moet je met een aantal beperkingen rekening houden: Reguliere bezoekers mogen niet gehinderd worden in hun bezoek. Dit betekent een beperking op het vlak van op- en afbouw en timing van het evenement. Het toegestane geluidsniveau is vaak beperkt. Eventmanagement - 34 -  Het type evenement (en de doelstelling ervan) mag niet in strijd zijn met het tentoongestelde. In verband met het gevaar voor schade aan kunstwerken worden over het algemeen enkel rustige evenementen toegestaan. Kunstwerken zijn over het algemeen van grote waarde. Sta op voorhand zeker stil bij de aansprakelijkheid. In verband met schade aan kunstwerken geldt in musea over het algemeen een volledig rookverbod. Door de hoge plafonds en kale ruimtes vraagt ook de akoestiek van musea om extra aandacht. De garderobefaciliteiten en sanitaire voorzieningen zijn niet altijd toereikend. Vele musea hebben afspraken met één of enkele vaste cateraars. Kastelen Kastelen spreken nog steeds tot de verbeelding en zijn bijgevolg aantrekkelijke en stijlvolle locaties. Hou rekening met de volgende aandachtspunten: Zijn er voldoende sanitaire voorzieningen en garderobefaciliteiten? Hoe geschikt is de akoestiek van de ruimtes? Is de logistiek voor aanvoer en afvoer van materialen voor en tijdens het evenement gemakkelijk te organiseren? Zijn er beperkingen qua timing (in verband met reguliere openingstijden)? Aanwezigheid van voldoende stroom en water? Toegankelijkheid voor gasten die slecht te been zijn? Bioscopen, schouwburgen en theaters Voordeel van dit soort type locaties is dat men voorzien is om grote groepen mensen te ontvangen. De technische voorzieningen zijn in theaters en bij schouwburgen groot. Een aandachtspunt is wel vaak de culinaire verzorging. Vaak is de opstelling van de stoelen niet flexibel. Attractieparken Attractieparken bieden de unieke mogelijkheden om zakelijk en informeel karakter in één event te combineren. Voor grotere gezelschappen kan je eventueel het gehele of een gedeelte van het park gaan afhuren. Attractieparken bieden de perfecte gelegenheid om een apart partner- of kidsprogramma te organiseren. Enkele bijzondere aandachtspunten: Let op een goede scheiding van de reguliere parkbezoekers en de gasten voor het evenement. Voor een snelle en efficiënte ontvangst van de gasten is het raadzaam toegangs- en parkingkaarten op voorhand op te sturen. Heb oog voor het niveau van de cateringvoorziening, dit is niet altijd van het hoogste niveau. Zorg voor een plattegrond van het park zodat de gast zich gemakkelijk kan oriënteren. Eventmanagement - 35 -  Houd rekening met voorzieningen voor gasten die minder goed te been zijn, want de loopafstanden in pretparken kunnen aanzienlijk zijn. In de meeste parken bevindt zich het grootste deel van de attracties buiten. Hou hiermee rekening en tref voorzieningen: binnenlocatie als alternatief, paraplu’s of capes meegeven… Het exclusiviteitsgevoel verdwijnt al snel als er zeer lange wachttijden voor de attracties zijn. Boten Boten brengen een aantal specifieke voordelen met zich mee: ze zijn inflexibel voor zowel laatkomers (je moet dus wel op tijd komen) als voor vroege vertrekkers (voorkomt een vroegtijdige leegloop), bovendien zijn boten niet locatiegebonden. Het leuke van boten is dat zij de rol van vervoermiddel, evenementlocatie en amusement tegelijk vervullen. Een verblijf op het water heeft een zeer rustgevend effect op mensen. Er zijn uiteraard ook enkele nadelen aan verbonden. Niet iedereen zal tevreden zijn met een inflexibele vertrek- en aankomsttijd. Als je op zee gaat varen moet je rekening houden met mensen die zeeziek worden. De decoratiemogelijkheden zijn enigszins beperkt, omdat alles stabiel moet blijven. Zo zal je geen hoge kandelaars kunnen plaatsen. Soms kunnen de motoren geluidsoverlast veroorzaken. Hou ook rekening met de tijden voor het openen van sluizen. Festivalterrein of openbare ruimte Wie de openbare ruimte wil innemen voor een event, dient extra aandacht en tijd te voorzien voor het verkrijgen van een vergunning. Bedrijfspand of magazijn Afhankelijk van de doelstelling of gelegenheid, doelgroep en gewenste invulling van het evenement, kunnen het bedrijfspand, hal van het gebouw, het magazijn of de loods uitstekend dienst doen. Het eigen pand als locatie kan kostenbesparend werken omdat je zaalhuur vermijdt, maar vergis je niet in de hoge kosten die decoratie en andere voorzieningen met zich meebrengen. Soms kan je net zo goed voor een andere locatie kiezen zonder het risico op schade aan het eigen gebouw. Hotelovernachting De kosten voor het hotel zal afhankelijk zijn van volgende factoren: De ligging: op zo’n kort mogelijke afstand gelegen van de vergader- of feestlocatie De ambiance en uitstraling van het hotel De faciliteiten Het gewenste niveau, aansluitend bij het niveau van het event. Eventmanagement - 36 - Opmerking: maak op voorhand goede afspraken wat wel op uw rekening mag en welke kosten voor de gast zijn. Zo vermijd je achteraf vervelende discussies. Op het einde van de tweede fase ontstaat een ‘go- of no go’-moment. Een moment waarop de opdrachtgever op de voorgestelde plannen, zowel ten aanzien van inhoud, financiële aspecten als ten aanzien van de realisatie. Eventmanagement - 37 - FASE III Programmakeuze en definitieve invulling In deze fase wordt een definitieve keuze gemaakt uit de eerdere voorstellen. Details kunnen worden ingevuld en het uitnodigingstraject kan worden opgestart. Deze fase noemen we ook wel de productiefase. 3.1 Communicatie met de doelgroep en promotie. Bij elke event moet je communiceren met de doelgroep. Want een event zonder aanwezigen is maar een doodse bedoening. Een event kan gepaard gaan met een grote variëteit aan online- en offline communicatiemogelijkheden. Welke combinatie het meest effectief is voor jouw evenement, hangt van veel factoren af. Hoe compleet en uitgebreid het ‘communicatiepakket’ moet zijn, hangt onder meer samen met het type evenement, het type boodschap dat je wil communiceren, de doelgroep, de binding met de doelgroep, de eventueel opgebouwde populariteit rondom het event en het budget dat je eraan kunt besteden. Er is in elk geval een groot verschil tussen alleen maar ‘roepen’ en persoonlijke contact. Een tijdige save-the-date, uitnodiging, persoonlijke reminders, elke keer een tipje van de sluier via direct mailing, een eigen LinkedIn-groep, continue benadering en de perfecte combinatie van persoonlijk contact en unieke content op het event, hebben zonder twijfel effect op de op de opkomst en op de no-show. Een sterke ontwikkeling daarbij is de toepassing van digitale communicatie. Zowel in het voor- als natraject, maar zeker ook tijdens het event, bieden de digitale mogelijkheden grote kansen om het effect van het livemoment vele malen krachtiger te maken. De functies van communicatie met de doelgroep. Informeren Communicatie met de genodigden is op de eerste plaats nodig om hen te informeren over het event: wie, wat, waar, wanneer? Tijdens het voortraject: routebeschrijving, programma-tijden, eventuele dresscode, contactpersoon voor meer info. Tijdens het event: welke programma-onderdelen vinden plaats in welke ruimtes, waar bevinden zich toiletten, EHBO, aan welke sessie kan je deelnemen. Na afloop van het event: hand-outs, foto’s en video’s op de site, info verzamelen via enquêtes. Overtuigen In het voortraject dien je genodigden te enthousiasmeren en te overtuigen om je event bij te wonen. De aantrekkingskracht van een event wordt bepaald door een juiste combo van enerzijds inhoudsgerichte aspecten (vb nieuwswaarde, een spreker,…) en anderzijds de ‘funfactor’ (spetterende acts, een originele locatie, bekende artiesten, lekker eten, entertainment…). Eventmanagement - 38 - Commitment vasthouden, no-show verlagen No-show of niet komen opdagen is een probleem waarmee alle evenementorganisatoren meer en meer te maken krijgen, soms loopt dit percentage op tot 25 %. Dit betekent veel improviseren, tafelschikkingen wijzigen. De kosten per bereik worden al snel de hoogte in gejaagd. Oorzaken van no-show zijn te vinden in plotselinge zakelijke drukte, beperkte vrije tijd of keuze voor andere activiteiten. Een zorgvuldig uitnodigingsbeleid en een programma dat men niet wil missen zijn de beste remedies. Bij te veel evenementen zien we dat er na de aanmelding voor deelname geen enkel contact meer met de deelnemers is. Regelmatig wordt zelfs de aanmelding niet eens bevestigd, waardoor de ‘aanmelder’ in het ongewisse wordt gelaten of de aanmelding al dan niet goed is ontvangen. De kans dat men hierdoor afhaakt vergroot. De beleving versterken en verbreden Een goed uitnodigingstraject laat de belevenis al beginnen voordat het evenement is begonnen. Een degelijk uitnodigingstraject met meerdere prikkels geeft een evenement uitstraling en aantrekkingskracht. Het creëert een FOMO-gevoel. Enkele voorbeelden van uitnodigingen die het evenement als het ware vroegtijdig laten beginnen: - Bij een uitnodiging voor een musical de muziek van de voorstelling toevoegen; - Bij een feestavond op een boot de uitnodiging in de vorm van een boardingpass maken - Een boekje over de stad waar de incentive zal plaatsvinden - Bij een strandtoernooi voor het hele gezin de uitnodiging drukken op een frisbee of standbal, een tube zonnecrème. Het communicatieplan In een communicatieplan geef je weer hoe je de doelgroep wil bereiken op diverse momenten voorafgaand aan, tijdens en na afloop van het evenement en welk middel je daartoe wil aanwenden. Het communicatiedoel De basis van elke communicatieplan bestaat uit de essentiële vraag: wat willen we met de communicatie bereiken. Mogelijke vragen die bij elk communicatiemoment rondom een event een rol kunnen spelen zijn: - Willen we de doelgroep op dit moment vooral informeren? - Willen we iets bekendmaken rondom het evenement? - Willen we een bepaald gedrag stimuleren? - Willen we de discussie over bepaalde onderwerpen alvast voeden? - Willen we vooral enthousiasmeren? - Willen we een rode draad introduceren? - Willen we dat de boodschap langer blijft hangen? - Willen we remmingen wegwerken? Eventmanagement - 39 - Betrokken partijen en middelen Vraag je ook af met welke partijen, middelen en beperkingen je de communicatie kan realiseren. Dit kunnen vb zijn: - De doelgroep van het event (vb via social media) - Influencers - Leidinggevenden die het project moeten steunen - De mensen die bij de organisatie van het event betrokken zijn - Personen die hun medewerking moeten verlenen: vb afdeling communicatie, informatica, magazijn, grafische vormgeving, drukker - Planning Een goede planning is een essentieel onderdeel van een succesvol communicatieplan. Onder planning wordt verstaan de volgorde waarin middelen worden ingezet rondom het evenement, of waarin de boodschap wordt opgebouwd. Bij de planning ga je in kaart brengen wie wat doet op welk moment binnen de organisatie om alle communicatie uitingen te realiseren. Een tabel als communicatieplan is zeer handig. Onderdelen die je kan vermelden: - De datum waarop de uiting wordt gebruikt - Doelgroep (+ omvang) - De te communiceren kernboodschap - Welk communicatiemiddel ga je gebruiken, vb intranetpagina, uitnodiging, poster, flyer. - Welke social mediakanalen worden ingezet (kanaal, type post) - Welk materiaal is nodig (vb adressenbestanden, copy, fotomateriaal, speciale enveloppen, content en beeld,… - Wie is waarvoor verantwoordelijk. Een retroplanning is hierbij vaak van toepassing. Communicatie in het voortraject van een evenement Wat betreft het voortraject betreft geldt voor steeds meer soorten evenementen dat de communicatie met de doelgroep belangrijk is voor een goede opkomst. Of deze communicatie het beste digitaal (website, nieuwsbrief, e-mail) plaats kan vinden of ook deels via drukwerk, hangt vooral samen met de doelgroep en het type evenement. Eventmanagement - 40 - Checklist voor communicatie tijdens het voortraject: Titel + speciaal logo Vooraankondiging Uitnodiging met antwoordmogelijkheid Bevestigingsbrief of e-mail met routebeschrijving Remind-uitnodiging Remind-bevestiging Leaflets, aankondigingsposters of flyers Toegangskaarten, tickets Enveloppen Een speciale eventsite of internet (intranet)-site. Titel en speciaal logo Of je nu een congres of personeelsfeest organiseert, steeds vaker wordt aan een event een titel verbonden. Een titel geeft de rode draad aan en kan als ‘kapstok’ dienen om alle losse onderdelen logisch met elkaar te verbinden. Je kan de titel op zich gebruiken, maar je kan ook een stap verder gaan door een speciaal eventlogo of zelfs volledige look & feel te laten ontwerpen. De vooraankondiging Agenda’s lopen steeds vaker overvol. Hoe eerder je je event aankondigt, hoe gr