Έλεγχος και μέσα έλεγχου PDF

Έλεγχος  Μάνατζερ - Μάνατζμεντ Μάνατζερ: αυτός που επιτυγχάνει αποτελέσματα διαμέσου της διαχείρισης άλλων ανθρώπων!!! Μάνατζμεντ: η διαδικασία μέσα από την οποία επιλέγονται οι στόχοι, καταμερίζονται οι πόροι και συντονίζεται η δράση των στελεχών και των εργαζομένων με σκοπό την...

Έλεγχος  Μάνατζερ - Μάνατζμεντ Μάνατζερ: αυτός που επιτυγχάνει αποτελέσματα διαμέσου της διαχείρισης άλλων ανθρώπων!!! Μάνατζμεντ: η διαδικασία μέσα από την οποία επιλέγονται οι στόχοι, καταμερίζονται οι πόροι και συντονίζεται η δράση των στελεχών και των εργαζομένων με σκοπό την επίτευξη των επιχειρησιακών στόχων.  Μάνατζερ - Μάνατζμεντ 4 βασικές λειτουργίες – Προγραμματισμός, οργάνωση, διεύθυνση (ηγεσία), έλεγχος. Παράγοντες που επηρεάζουν την άσκηση του μάνατζμεντ – Χαρακτηριστικά του ατόμου, της ομάδας, του έργου που πρέπει να υλοποιηθεί, και του περιβάλλοντος.  Διοικητικές Λειτουργίες Ο Henri Fayol ήταν ο πρώτος που περιέγραψε τις τέσσερις διοικητικές λειτουργίες της Διοίκησης των Επιχειρήσεων, όταν ήταν Γ.Δ. (CEO) μιας μεγάλης εταιρείας εξόρυξης μεταλλευμάτων στα τέλη του 19ου αιώνα.  Διοικητικές Λειτουργίες Ο Fayol παρατήρησε ότι τα στελέχη σε όλα τα επίπεδα, δουλεύοντας σε μια κερδοσκοπική ή μη επιχείρηση, πρέπει να εκτελούν καθεμία από τις παρακάτω λειτουργίες: Σχεδιασμός (Planning), Οργάνωση (organizing), Ηγεσία (leading), Έλεγχος (controlling).  Οι 4 Διοικητικές Λειτουργίες Σχεδιασμός Επιλογή Στόχων Έλεγχος Οργάνωση Παρατήρηση & Δουλεύοντας Μαζί Μέτρηση Ηγεσία Συντονισμός  Σχεδιασμός / Προγραμματισμός Ο Σχεδιασμός /Προγραμματισμός είναι η διαδικασία που χρησιμοποιούν τα στελέχη για να προσδιορίσουν και να επιλέξουν τους κατάλληλους στόχους για την επιχείρηση. 3 ερωτήματα για σωστό σχεδιασμό: 1. Ποιοι στόχοι πρέπει να τεθούν;;; 2. Πως πρέπει να επιτευχθεί ο στόχος;;; 3. Πως πρέπει να κατανεμηθούν οι επιχειρησιακοί πόροι;;; Η λειτουργία του σχεδιασμού καθορίζει και την στρατηγική της επιχείρησης...  Οργάνωση Σχηματίζεται η Δομή του οικονομικού οργανισμού, η δομή των εργασιακών σχέσεων που υφίσταται ανάμεσα στα μέλη της επιχείρησης. Τα στελέχη και οι εργαζόμενοι οργανώνονται σε Τμήματα ανάλογα με τις αρμοδιότητές τους. – Η Διοίκηση καθορίζει επίσης τις δομές εξουσίας και τις αρμοδιότητες των μελών.  Ηγεσία Στην ηγεσία, τα διοικητικά στελέχη καθορίζουν το όραμα που πρέπει να ακολουθήσουν οι υπάλληλοι και τους βοηθούν να κατανοήσουν τον ρόλο τους στην επίτευξη των στόχων της επιχείρησης. Η ηγεσία απαιτεί από το διοικητικό στέλεχος να χρησιμοποιεί εξουσία, επιρροή, όραμα, πειθώ και να διαθέτει επικοινωνιακές ικανότητες. Το αποτέλεσμα της λειτουργίας της ηγεσίας είναι υψηλό επίπεδο υποκίνησης (motivation) και δέσμευσης/αφοσίωσης (commitment) από τους υπαλλήλους προς την επιχείρηση.  Έλεγχος Στον Έλεγχο, τα διοικητικά στελέχη αξιολογούν σε ποιο βαθμό έχουν επιτευχθεί οι επιχειρησιακοί στόχοι και αποφασίζονται διορθωτικές κινήσεις για να βελτιωθεί η απόδοση. Τα διοικητικά στελέχη παρακολουθούν τα άτομα, τα τμήματα και συνολικά την επιχείρηση για να εξετάσουν αν η επιθυμητή απόδοση έχει επιτευχθεί. Το αποτέλεσμα της λειτουργίας του Ελέγχου είναι η ακριβής παρακολούθηση της αποδοτικότητας και της αποτελεσματικότητας της επιχείρησης. Η διαδικασία του ελέγχου των επιχειρήσεων Τι είναι ο έλεγχος Η σπουδαιότητα του ελέγχου 14-13 Η διαδικασία ελέγχου  Μέτρηση της απόδοσης Πηγές πληροφοριών: – Προσωπική παρατήρηση – Στατιστικές εκθέσεις – Προφορικές αναφορές – Γραπτές αναφορές  Κριτήρια μέτρησης Το αντικείμενο των μετρήσεων είναι πιθανώς πιο κρίσιμο για τη διαδικασία ελέγχου από τον τρόπο μέτρησης. Εύρος απόκλισης Σύγκριση απόδοσης με τους στόχους  Διόρθωση της απόδοσης Άμεση διορθωτική δράση Θεμελιώδης διορθωτική δράση  Αναθεώρηση των προτύπων Αν η απόδοση σταθερά υπερβαίνει τον στόχο, τότε ο μάνατζερ οφείλει να εξετάσει αν ο στόχος είναι πολύ εύκολος και πρέπει να ανεβεί ο πήχης.  ΤΥΠΟΙ ΕΛΕΓΧΟΥ Διαδικασία Εισροές Εκροές Μετατροπής Προκαταρκτικός Ταυτόχρονος Έλεγχος Έλεγχος Έλεγχος Αναπληροφόρησης (προλαμβάνει (διαχείριση (διαχείριση τα προβλήματα) προβλημάτων προβλημάτων ενώ προκύπτουν) αφού προκύψουν)  ΤΥΠΟΙ ΕΛΕΓΧΟΥ Προκαταρκτικός έλεγχος (feedforward): χρησιμοποιείται στο στάδιο των εισροών της διαδικασίας. – Tα διοικητικά στελέχη προλαμβάνουν τα προβλήματα πριν αυτά δημιουργηθούν – Π.χ. Τα διοικητικά στελέχη μπορούν να δίνουν ακριβείς εντολές στους προμηθευτές ώστε να αποφεύγουν προβλήματα με την ποιότητα  ΤΥΠΟΙ ΕΛΕΓΧΟΥ Ταυτόχρονος έλεγχος: δίνει άμεση ανάδραση σχετικά με το πώς οι εισροές μετατρέπονται σε εκροές – Επιτρέπει στα διοικητικά στελέχη να διορθώνουν τα προβλήματα καθώς αυτά εμφανίζονται  ΤΥΠΟΙ ΕΛΕΓΧΟΥ Έλεγχος αναπληροφόρησης: παρέχει πληροφορίες εκ των υστέρων τις οποίες τα διοικητικά στελέχη μπορούν να χρησιμοποιήσουν στο μέλλον – Η αντίδραση των καταναλωτών στα προϊόντα οδηγεί σε διορθωτικές ενέργειες στο μέλλον  ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΛΕΓΧΟΥ Καθιέρωση κριτηρίων απόδοσης, στόχων ή σκοπών 1. βάσει των οποίων αξιολογείται η απόδοση. 2. Μέτρηση της πραγματικής απόδοσης Σύγκριση της πραγματικής απόδοσης και 3. των επιλεγμένων κριτηρίων Αξιολόγηση των αποτελεσμάτων και λήψη διορθωτικών 4. ενεργειών όταν οι στόχοι δεν επιτυγχάνονται  ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΛΕΓΧΟΥ 1 1. Καθορισμός στόχων ή σκοπών βάσει των οποίων αξιολογείται η απόδοση. πρέπει να συμφωνούν με την στρατηγική: πχ για στρατηγική χαμηλού κόστους, τα κριτήρια πρέπει να είναι προσανατολισμένα στην μείωση του κόστους. – Τα διοικητικά στελέχη όλων των επιπέδων είναι απαραίτητο να θέτουν δικούς τους επιμέρους στόχους  ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΛΕΓΧΟΥ 2 2. Μέτρηση πραγματικής απόδοσης: Τα διοικητικά στελέχη μπορούν να μετράνε τις εκροές που προκύπτουν από τη συμπεριφορά των εργαζομένων ή μπορούν να μετράνε τις ίδιες τις συμπεριφορές  ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΛΕΓΧΟΥ 3 3. Σύγκριση πραγματικής απόδοσης σε σχέση με τους στόχους Τα διοικητικά στελέχη πρέπει να αποφασίσουν αν η πραγματική απόδοση αποκλίνει από τους στόχους. – Συχνά, ο συνδυασμός διαφόρων προβλημάτων έχει ως αποτέλεσμα τη δημιουργία μειωμένης απόδοσης.  ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΛΕΓΧΟΥ 4 4. Αξιολόγηση αποτελεσμάτων και λήψη βελτιωτικών ενεργειών – Ίσως οι στόχοι που έχουν τεθεί είναι πολύ υψηλά – Οι εργαζόμενοι μπορεί να χρειαστούν επιπλέον εκπαίδευση ή εξοπλισμό. Αυτό το βήμα είναι συχνά δύσκολο διότι το περιβάλλον συνεχώς αλλάζει. ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ Να είναι ακριβής Να είναι έγκαιρος Να είναι αντικειμενικός Να είναι οικονομικός Το σύστημα ελέγχου πρέπει να είναι πλήρως κατανοητό Το σύστημα ελέγχου πρέπει να διαθέτει ευελιξία Να προσαρμόζεται στα χαρακτηριστικά της επιχείρησης Να έχει ένα στρατηγικό προσανατολισμό  ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΛΕΓΧΟΥ Οικονομικά Μέτρα ή Έλεγχος Στόχοι απόδοσης Εκροών Προϋπολογισμοί Άμεση Επίβλεψη Έλεγχος Διοίκηση μέσω Αντικειμενικών Στόχων Συμπεριφοράς Κανόνες και Σταθερές Διαδικασίες Λειτουργίας Αξίες Έλεγχος Νόρμες Κουλτούρας Κοινωνικοποίηση  Α. ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΛΕΓΧΟΥ ΕΚΡΟΩΝ Οι οικονομικοί έλεγχοι είναι αντικειμενικοί και επιτρέπουν τη σύγκριση με άλλες εταιρίες: Οικονομικές καταστάσεις και οικονομικοί δείκτες Προϋπολογισμοί Ελεγκτική  ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΕΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ Χρησιμοποιούνται και συντάσσονται από την επιχείρηση για τον προσδιορισμό της χρηματικής αξίας των προϊόντων και υπηρεσιών που εισρέουν στην επιχείρηση και εκρέουν από αυτήν Είναι μέσα για την παρακολούθηση και τον έλεγχο των εξής τριών βασικών πλευρών της δραστηριότητας μιας επιχείρησης: της ρευστότητας, της γενικής οικονομικής της κατάστασης και της αποδοτικότητάς της Οι τρεις βασικές οικονομικές καταστάσεις είναι ο Ισολογισμός, τα Αποτελέσματα Χρήσης και η Κατάσταση Ταμειακής Ροής.  ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΙ ΔΕΙΚΤΕΣ Αποτελούν ένα άλλο σημαντικό εργαλείο οικονομικού ελέγχου. Για τον υπολογισμό τους είναι πιθανό να χρησιμοποιούνται στοιχεία ή μεγέθη από διαφορετικές οικονομικές καταστάσεις. Για να βγάλουμε χρήσιμα συμπεράσματα από την ανάλυση και τον έλεγχο ενός δείκτη πρέπει να γίνουν δύο ειδών συγκρίσεις:  ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΙ ΔΕΙΚΤΕΣ Η τομεακή ή κλαδική σύγκριση: η σύγκριση αυτή μας επιτρέπει να απαντήσουμε στο ερώτημα “πώς τα πάει η επιχείρηση στον κλάδο της;” Για το σκοπό αυτό πρέπει να συγκριθούν οι δείκτες της επιχείρησης με τους αντίστοιχους άλλων εταιριών του κλάδου της. Η ανάλυση τάσεων (trends analysis): εξετάζεται η πορεία της επιχείρησης διαχρονικά. Γι' αυτό παρακολουθείται ένας συγκεκριμένος δείκτης για κάποια χρόνια, έτσι ώστε να προσδιορισθούν οι τάσεις και να δούμε την κατεύθυνση της οικονομικής κατάστασης ή της λειτουργικής απόδοσης της εταιρίας.  ΚΑΤΗΓΟΡΙΟΠΟΙΗΣΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΔΕΙΚΤΩΝ Δείκτες ρευστότητας Ο δείκτης ρευστότητας = Κυκλοφορούν Ενεργητικό / Τρέχουσες υποχρεώσεις Ο δείκτης άμεσης ρευστότητας = Διαθέσιμα + κινητές αξίες /Τρέχουσες υποχρεώσεις  ΚΑΤΗΓΟΡΙΟΠΟΙΗΣΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΔΕΙΚΤΩΝ Δείκτες χρήσης Ενεργητικού Ρυθμός ανακύκλωσης αποθεμάτων = Κόστος πωληθέντων αγαθών / Μέσος όρος αποθεμάτων Αναλογία συνολικού Ενεργητικού προς πωλήσεις = Καθαρές πωλήσεις / Συνολικό Ενεργητικό  ΚΑΤΗΓΟΡΙΟΠΟΙΗΣΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΔΕΙΚΤΩΝ Δείκτες φερεγγυότητας Δείκτης χρέους = Σύνολο υποχρεώσεων / Συνολικό Ενεργητικό Δείκτης ξένων – ιδίων κεφαλαίων = Σύνολο υποχρεώσεων / Ίδια κεφάλαια Δείκτης κάλυψης χρηματοοικονομικών δαπανών = Έσοδα προ τόκων και φόρων / Χρεωστικοί τόκοι  ΚΑΤΗΓΟΡΙΟΠΟΙΗΣΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΔΕΙΚΤΩΝ Δείκτες αποδοτικότητας (κερδοφορίας) Περιθώριο κέρδους = Καθαρό εισόδημα (κέρδος) / Καθαρές πωλήσεις Απόδοση Ενεργητικού = Καθαρό εισόδημα / Συνολικό Ενεργητικό Απόδοση κοινών μετοχών = Καθαρό εισόδημα/ Ίδια κεφάλαια ΚΑΤΗΓΟΡΙΟΠΟΙΗΣΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΔΕΙΚΤΩΝ  Β. ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΛΕΓΧΟΥ ΣΥΜΠΕΡΙΦΟΡΩΝ Τα διοικητικά στελέχη πρέπει να παρακινούν και να διαμορφώνουν την συμπεριφορά των εργαζομένων ώστε να επιτυγχάνονται οι επιχειρησιακοί στόχοι. Άμεση Επίβλεψη Διοίκηση μέσω Αντικειμενικών Στόχων (MBO) Σύστημα κανόνων και καθορισμένων διαδικασιών λειτουργίας Τύποι και στρατηγικές ελέγχου ΤΥΠΟΙ ΕΛΕΓΧΟΥ  ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΕΣ ΕΛΕΓΧΟΥ Α. Στρατηγική εξωτερικού ελέγχου: βασίζεται στην πίστη ότι οι υπάλληλοι είναι πρωταρχικά παρακινούμενοι από τις εξωτερικές ανταμοιβές και χρειάζεται να ελέγχονται συνεχώς από τους προϊστάμενους τους. Β. Στρατηγική εσωτερικού ελέγχου: βασίζεται στην πίστη ότι οι υπάλληλοι μπορούν να παρακινηθούν από τις εσωτερικές ανταμοιβές, δημιουργώντας δέσμευση για τους οργανωσιακούς στόχους.