El presupuesto como herramienta de planificación y control.docx

El Presupuesto Financiero como Herramienta Integral de Planeación y Control en las Organizaciones El presupuesto financiero es una herramienta esencial en la gestión empresarial que permite planificar y controlar las finanzas de una organización. Su importancia radica en la capacidad de anticipar lo...

El Presupuesto Financiero como Herramienta Integral de Planeación y Control en las Organizaciones El presupuesto financiero es una herramienta esencial en la gestión empresarial que permite planificar y controlar las finanzas de una organización. Su importancia radica en la capacidad de anticipar los recursos necesarios para alcanzar los objetivos estratégicos y evaluar el desempeño financiero en comparación con lo planificado. Exploraremos a fondo el papel del presupuesto financiero como instrumento clave para la toma de decisiones y el logro de metas organizacionales. El presupuesto financiero se define como un plan cuantificado de ingresos y gastos, que abarca todos los aspectos financieros de una entidad. Comprende diversas categorías, como el presupuesto de ingresos, gastos operativos, inversiones, entre otros. Cada tipo de presupuesto tiene su función específica, contribuyendo al conjunto para proporcionar una visión integral de la situación financiera. El presupuesto financiero sirve como una herramienta valiosa para la planeación estratégica al alinear los recursos disponibles con los objetivos organizacionales. Facilita la asignación eficiente de recursos y permite a la organización prepararse para posibles escenarios futuros. Además, el proceso de elaboración del presupuesto fomenta la comunicación y coordinación entre los diferentes departamentos, mejorando la cohesión y el entendimiento de los objetivos comunes. De igual manera el Presupuesto Financiero también desempeña un papel crucial en el control de las operaciones financieras. Proporciona un marco de referencia para evaluar el desempeño real frente a lo planeado, identificando desviaciones y permitiendo la toma de medidas correctivas. Este aspecto del presupuesto es fundamental para asegurar que la organización se mantenga en el camino correcto hacia el logro de sus metas y pueda ajustarse a cambios en el entorno empresarial. La elaboración y seguimiento del presupuesto financiero brindan a los líderes empresariales información detallada sobre la situación financiera de la organización. Esta información es esencial para la toma de decisiones informada. Por ejemplo, al conocer las proyecciones de ingresos y gastos, los líderes pueden tomar decisiones estratégicas sobre expansión, inversiones o ajustes en costos para mejorar la rentabilidad. Es vital destacar que el presupuesto financiero no es exclusivamente responsabilidad del departamento financiero. Para ser efectivo, requiere la colaboración y participación de todos los departamentos dentro de la organización. La información y la retroalimentación de cada área contribuyen a la precisión y realismo del presupuesto, así como a la identificación temprana de posibles desafíos. Hablando en concreto podemos afirmar que, el presupuesto financiero es una herramienta fundamental para la gestión efectiva de las organizaciones. No solo facilita la planeación y el control, sino que también promueve la alineación estratégica, la toma de decisiones informada y el compromiso de todos los niveles de la organización. Es imperativo que las empresas reconozcan su importancia y dediquen los recursos necesarios para su desarrollo y seguimiento, asegurando así un camino sólido hacia el éxito financiero y operativo. La planificación y el control son elementos fundamentales en la gestión de cualquier organización, ya sea una empresa, una institución educativa o una entidad gubernamental. Estas dos funciones están intrínsecamente relacionadas y son esenciales por varias razones: Alcance de Objetivos: Planificación: Permite definir metas y objetivos claros a corto, mediano y largo plazo. La planificación estratégica ayuda a la organización a visualizar su dirección futura y establecer los pasos necesarios para alcanzar sus metas. Control: Proporciona un mecanismo para evaluar si la organización está avanzando hacia sus objetivos planificados. El control identifica desviaciones y permite ajustes para mantener el rumbo correcto. Optimización de Recursos: Planificación: Facilita la asignación eficiente de recursos (humanos, financieros, tecnológicos, etc.) al anticipar las necesidades y asegurar que estén disponibles cuando se requieran. Control: Evalúa la utilización efectiva de los recursos y, en caso de desviaciones, permite corregir ineficiencias y realizar ajustes para maximizar la eficiencia operativa. Adaptación al Cambio: Planificación: Ayuda a la organización a anticipar y prepararse para cambios en el entorno, ya sea en la industria, la economía o la tecnología. Control: Proporciona la capacidad de identificar rápidamente cambios no planificados y permite ajustes para adaptarse a nuevas circunstancias o aprovechar oportunidades inesperadas. Toma de Decisiones Informada: Planificación: Facilita la recopilación de información necesaria para la toma de decisiones estratégicas. Permite evaluar diferentes escenarios y seleccionar la mejor opción. Control: Suministra información actualizada sobre el desempeño real en comparación con el plan, proporcionando datos cruciales para decisiones tácticas y operativas. Mejora Continua: Planificación: Fomenta la revisión y mejora constante de procesos y estrategias a medida que la organización evoluciona y aprende. Control: Identifica áreas que requieren mejora y sirve como base para la implementación de cambios efectivos y sostenibles. Coordinación y Comunicación: Planificación: Facilita la coordinación de esfuerzos entre diferentes departamentos y equipos al alinear objetivos y estrategias. Control: Mejora la comunicación interna al proporcionar una base objetiva para discusiones sobre el desempeño y la toma de decisiones colaborativas. Responsabilidad y Rendición de Cuentas: Planificación: Establece expectativas claras y definiciones de roles y responsabilidades. Control: Evalúa el rendimiento individual y colectivo, fomentando la rendición de cuentas y la responsabilidad. En conjunto, la planificación y el control forman un ciclo continuo que impulsa el éxito y la sostenibilidad de una organización, permitiéndole adaptarse a un entorno empresarial dinámico y enfrentar desafíos de manera proactiva. Estas funciones son pilares esenciales para la eficacia y eficiencia en la gestión organizativa. ¿En qué consiste la planificación? La planificación trata de identificar qué objetivos desea alcanzar la organización y cómo. El proceso de planificación suele ser escrito porque de esta forma es mucho más fácil comunicar los planes y discutirlos sin ambigüedades. Dentro de un plan, se establecen: Objetivos: metas concretas que la empresa desea alcanzar (aumentar la rentabilidad de un 5% a un 15%, aumentar la cuota de mercado del 20% al 30%, etc.). – Acciones concretas que deben permitir a la empresa alcanzar sus objetivos. - Asignación de recursos: cómo se van a obtener los recursos económicos necesarios para llevar a cabo las acciones. Directrices de implementación: reparto de tareas entre los diferentes actores y calendario de ejecución. Al principio, la planificación estratégica era básicamente financiera (presupuestos a cinco años) y se hacía bajo el supuesto de que el entorno iba a ser estable en el futuro. Poco a poco, se fue teniendo en cuenta la importancia del entorno, y la necesidad de tener una estrategia frente a ese entorno antes incluso de elaborar los presupuestos: necesidad de debatir las opciones estratégicas antes de adoptar los presupuestos. Finalmente, se ha ido tomando conciencia de la necesidad de dar a todos los empleados las herramientas que les permitan contribuir a esa estrategia (esto es lo que se llama "dirección estratégica"). Hay dos horizontes de planificación: Planes a largo plazo (planificación estratégica): tienen una duración variable (según la empresa) pero lo más normal es que sean de unos 5 años. Planes a corto plazo (planificación táctica): 1-2 años. a) Planificación estratégica: Para que un plan estratégico sea efectivo, debe tener determinadas propiedades: - Proactividad: el plan debe ser una herramienta para llevar a cabo una serie de acciones que consigan mejorar el funcionamiento de la empresa. - Congruencia: el plan debe ajustarse a las características de la organización y del entorno. Sinergia: el plan debe ayudar a integrar de la mejor forma posible los esfuerzos de los diferentes departamentos o áreas de la empresa, de forma a alcanzar los objetivos de la mejor manera posible. b) Planificación táctica: La planificación táctica se desarrolla a nivel de departamento o de división y tiene como horizonte el corto plazo. Esta planificación debe definir: - Actividades que deben llevarse a cabo en el departamento. - Plazos de finalización de estas actividades. - Recursos necesarios para que la división pueda realizar estas actividades. - División del trabajo: se puede cambiar el reparto de tareas para alcanzar los objetivos prioritarios o crear tareas nuevas según las necesidades. - Elaboración del presupuesto. ¿En qué consiste el control? Controlar significa comparar los resultados que hemos obtenido con los planes que habíamos hecho y corregir las diferencias. Para que el control funcione correctamente, hace falta: Que se hayan comunicado con claridad a todos los empleados los objetivos que se querían alcanzar. Que se recoja información sobre los hechos reales. Esto es costoso por varios motivos: Pérdida de tiempo (coste de oportunidad) Peligro de que algunos empleados distorsionen la información. Componentes del control: Control de actividades: para cada una de las actividades programadas, se trata de comprobar si se está realizando correctamente y según los plazos establecidos. – Control de resultados: se trata de comparar los resultados obtenidos con los planeados. Control integral de gestión: información sintética sobre los resultados que se elaboran para la alta dirección Con estas imágenes podemos ver lo que hemos estudiado desde la sesión 24. La integración del Presupuesto Maestro que es la suma del Presupuesto de Operación y el Presupuesto Financiero . CONCLUSIONES 1. Es importante que toda empresa moderna cuente con un presupuesto acorde al plan estratégico institucional en esta herramienta financiera constarán los planes operativos anuales debidamente financiados. 2. Al contar con un Modelo administrativo de gestión de los diferentes procesos presupuestarios como son: elaboración, control, evaluación y liquidación del presupuesto, permitiría una acción eficaz y oportuna de los pasos necesarios optimizando recursos y tiempo en beneficio de los clientes internos y externos para quienes se genera la información. 3. La realización de un sistema integrado en el que abarque todos los módulos ya existentes, así como las pantallas que actúan por separado reduciría tiempo y por consiguiente los procesos se obtendrían en forma ágil y oportuna ocasionando un beneficio económico a la institución. 4. El Plan Estratégico de la empresa fija objetivos y metas a trazar en cada año, siendo el presupuesto una herramienta importante que permite la consecución de esos objetivos al estar correctamente programada, así como con procesos que permitan un control eficaz. 5. El involucramiento de las áreas en forma coordinada permitirá la obtención de información en el momento que se requiera facilitando las labores de los clientes internos y externos permitiendo a todas las áreas tener conocimiento respecto a su ejecución con lo cual se podrá tomar correctivos y/o ajustes de ser necesarios. ¡¡¡Aprendimos a lo largo de las sesiones a realizar cada uno de ellos!!! ¡¡¡Y estamos listos para la Toma de Decisiones correctas!!! A continuación, presento imágenes de los presupuestos que estarás encontrando y lo más interesante realizando.