Delegating: Tahapan & Strategi Sukses PDF

DELEGATING  Mengapa delegasi penting? Delegasi merupakan jawaban bagi permasalahan utama manager, yaitu : terlalu banyak yang harus dikerjakan dalam waktu yang terlalu sedikit Delegasi memenuhi setiap tanggung jawab manager untuk meningkatkan kompetensi dari karyawannya Delegasi menun...

DELEGATING  Mengapa delegasi penting? Delegasi merupakan jawaban bagi permasalahan utama manager, yaitu : terlalu banyak yang harus dikerjakan dalam waktu yang terlalu sedikit Delegasi memenuhi setiap tanggung jawab manager untuk meningkatkan kompetensi dari karyawannya Delegasi menunjukkan kemampuan dari karyawan Mengapa beberapa manager ragu untuk mendelegasikan pekerjaan mereka? Tidak dapat percaya orang lain, karena ia akan terlihat buruk jika pekerjaan itu buruk Merasa dapat melakukan pekerjaan ini lebih baik dari orang lain Tidak memiliki waktu untuk menjelaskan bagaimana cara mengerjakan pekerjaan tersebut, maka dari itu, akan lebih cepat jika ia yang mengerjakan sendiri Merasa bertanggung jawab atas apa yang terjadi, dan tidak dapat mendelegasikan tanggung jawab tersebut 5 tahapan agar delegasi sukses 1. Determine which tasks to delegate Delegasikan tugas yang tidak memerlukan kemampuan unik dari manager. Pada prinsipnya, anda harus mendelegasikan pekerjaan sebanyak mungkin kepada karyawan anda. Dengan melakukan hal tersebut, anda telah mengembangkan kemampuan karyawan anda, dan anda memiliki waktu lebih untuk melakukan pekerjaan yang lebih penting dan memerlukan kemampuan anda. Cara untuk menentukan pekerjaan apa yang dapat anda delegasikan kepada karyawan anda adalah, pikirkan pekerjaan apa yang saat ini sedang anda kerjakan, yang tidak membutuhkan pengetahuan, kemampuan ataupun otoritas anda. Contoh kasus: Helen baru saja mendapat telepon dari atasannya, bahwa Helen akan menggantikan posisi atasannya dalam memegang tanggung jawab untuk orientasi karyawan baru di perusahaan mereka. Akan tetapi, Helen juga memiliki tugas harian yang harus dikerjakan. Pertanyaannya adalah, tindakan apakah yang harus diambil Helen agar semua pekerjaan nya selesai?  2. Identify the right person for the job Anda harus mendelegasikan pekerjaan kepada karyawan yang memiliki kriteria sebagai berikut: Ketersediaan waktu Ketertarikan terhadap pekerjaan tersebut Kapabilitas & reliabilitas (performa tahun lalu merupakan tolak ukur yang baik) Kedekatan dengan masalah atau issue yang dihadapi Memiliki potensi untuk mendapatkan keuntungan dari pekerjaan tersebut A. Ketersediaan waktu Cari karyawan anda yang memiliki waktu senggang. Jangan pernah mendelegasikan pekerjaan kepada karyawan yang sudah memiliki pekerjaan yang berlebih. Jika ada kasus dimana tidak ada karyawan yang sedang senggang, gunakan observasi anda untuk menentukan, karyawan mana yang sedang mengerjakan pekerjaan yang tidak begitu penting, sehingga karyawan tersebut dapat anda delegasikan pekerjaan anda. B. Ketertarikan terhadap pekerjaan tersebut Karyawan yang memiliki ketertarikan terhadap tugas yang anda berikan, cenderung akan melakukan pekerjaan tersebut lebih serius dan menghasilkan hasil yang baik. C. Kapabilitas & Reliabilitas Kandidat karyawan yang akan akan delegasikan pekerjaan haruslah memiliki kapasitas untuk mengerjakan dan menyelesaikan pekerjaan tersebut. Secara umum, performa terdahulu merupakan indikator yang terbaik untuk menentukan kapabilitas seseorang. Reliabilitas juga tidak kalah penting. Jika seseorang memiliki kapabilitas namun tidak memiliki reliabilitas, maka kemungkinan besar orang tersebut akan mengecewakan anda. D. Kedekatan dengan masalah atau issue yang dihadapi Ketika sebuah departemen diterpa masalah, maka seseorang yang paling baik untuk menangani nya adalah manajer departemen tersebut. Bukan CEO dan bukan Vice President. E. Memiliki potensi untuk mendapatkan keuntungan dari pekerjaan tersebut Walaupun tujuan utama delegasi adalah agar penyelesaian tersebut selesai, tapi anda juga harus memikirkan keuntungan yang bisa didapatkan karyawan anda jika mengerjakan tugas tersebut. Hal ini juga ditujukan agar karyawan anda dapat mengembangkan kemampuan mereka.  3. Assign The Task Agar dapat mendelegasikan tugas secara efektif, anda harus memastikan bahwa anda mendelegasikan tugas anda kepada karyawan yang: Mengetahui apa yang anda inginkan (hasil yang anda harapkan) Mengerti bagaimana cara mengerjakan tugas tersebut Mengerti bagaimana tugas tersebut harus diselesaikan dalam gambaran yang lebih besar Memiliki otoritas dan sumber daya yang mumpuni untuk menyelesaikan tugas tersebut Memiliki motivasi untuk melakukan pekerjaan secara baik Menerika tanggung jawab tersebut secara formal Dalam mendelegasikan tugas secara efektif, terdapat beberapa ti yang dapat anda gunakan, seperti: Jelaskan pekerjaan secara garis besar, dan keuntungan yang akan karyawan tersebut dapatkan. Jelaskan tujuan dari penyelesaian pekerjaan tersebut. Berikan motivasi saat anda mendelegasika tugas tersebut. Spesifik dalam menjelaskan hasil akhir yang anda harapkan. Menjelaskan tentang deadlien, juga memastikan karyawan anda untuk membuat checkpoint untuk memastikan pekerjaan tersebut selesai tepat waktu.  4. Monitor Progress & Provide Feedback Sebagai manager, anda harus secara rutin melakukan observasi terhadap pekerjaan karyawan anda, dan memberikan feedback, coaching, dan bentuk-bentuk support lainnya Menggunakan check point (setiap sampai di progress tertentu, karyawan memberi laporan kepada manager, agar manager tau perkembangan dari tugas tersebut) Melakukan monitor tanpa micromanaging (tidak perlu terlalu detail dan obsessed). Memberikan feedback Memberikan coaching  5. Evaluate Performance Ketika tugas/pekerjaan telah terselesaikan, anda harus melakukan evaluasi secara objektif terhadap tugas/pekerjaan tersebut. Fokus terhadap hasil akhir, seperti : “apakah tugasnya lengkap?, apakah tugasnya tepat waktu?, apakah tugas nya memenuhi standar?” Hati-hati terhadap bias dalam melakukan evaluasi, seperti: 1. The halo effect : bias sistematik yang terjadi pada karyawan yang diakibatkan karena suatu generalisasi dari satu aspek penilaian yang akan mempengaruhi seluruh aspek penilaian terhadap seseorang 2. Isolated incident bias : 1 aspek buruk dari seseorang, menjadi persepsi kita akan orang tersebut secara keseluruhan