Chapitre 3 : Fonctionnement des groupes PDF

Le fonctionnement des groupes Amadou BA, Professeur en Sciences de Gestion Institut Supérieur d’Économie et de Management  Le fonctionnement des groupes LES PRINCIPALES CARACTÉRISTIQUES DES GROUPES AU SEIN DES ORGANISATIONS  Qu’est-ce qu’un groupe efficace ?  La syn...

Le fonctionnement des groupes Amadou BA, Professeur en Sciences de Gestion Institut Supérieur d’Économie et de Management  Le fonctionnement des groupes LES PRINCIPALES CARACTÉRISTIQUES DES GROUPES AU SEIN DES ORGANISATIONS  Qu’est-ce qu’un groupe efficace ?  La synergie et le potentiel de rendement des groupes  Les groupes formels  Les groupes informels LES ÉTAPES DE L’ÉVOLUTION D’UN GROUPE  L’étape de la constitution  L’étape du tumulte  L’étape de la cohésion  L’étape du rendement  L’étape de la dissolution  Le fonctionnement des groupes LES FONDEMENTS DE L’EFFICACITÉ D’UN GROUPE  Les intrants clés du groupe  La dynamique de groupe et la dynamique intergroupes  Les réseaux de communication au sein des groupes LE PROCESSUS DÉCISIONNEL DANS LES GROUPES  La prise de décision au sein d’un groupe  Les avantages et les inconvénients de la prise de décision collective  La pensée de groupe  Les techniques d’aide à la prise de décision collective Chapitre 3 : Le fonctionnement des groupes 1. Quelles sont les principales caractéristiques des groupes au sein des organisations? 2. Quelles sont les étapes de l’évolution d’un groupe? 3. Quels sont les fondements de l’efficacité du groupe? 4. Comment les décisions se prennent-elles dans un groupe? Question 1 : Quelles sont les principales caractéristiques des groupes au sein des organisations? Groupe Ensemble constitué d’au moins deux personnes qui collaborent régulièrement à l’atteinte d’objectifs communs. Dans tout véritable groupe, les membres sont interdépendants en ce qui concerne la poursuite de leurs objectifs communs (aspect structurel) et en interaction régulière sur une période assez longue (aspect relationnel). Question 1 : Quelles sont les principales caractéristiques des groupes au sein des organisations? Un groupe efficace est un groupe caractérisé par : un rendement élevé le groupe efficace atteint ses objectifs de rendement quantitatifs et qualitatifs, tout en respectant les échéances; la satisfaction professionnelle de ses membres ses membres valorisent leur contribution et leurs expériences professionnelles, celles-ci répondant à des besoins personnels importants pour eux; la viabilité de l’équipe ses membres sont satisfaits de leurs tâches, de leurs réalisations et des relations interpersonnelles, et ils veulent continuer à travailler ensemble. Question 1 : Quelles sont les principales caractéristiques des groupes au sein des organisations? Comment les groupes peuvent-ils aider les organisations? Les groupes ont un effet positif sur les individus. Les groupes peuvent favoriser la créativité. Les groupes peuvent prendre de meilleures décisions. Les groupes peuvent favoriser l’engagement des travailleurs à l’égard des décisions prises. Les groupes facilitent l’encadrement de leurs membres. Les groupes peuvent remédier aux inconvénients liés à la grande taille d’une organisation. Question 1 : Quelles sont les principales caractéristiques des groupes au sein des organisations? En matière de rendement, les groupes présentent trois avantages par rapport aux travailleurs qui agissent isolément En l’absence d’un spécialiste, les groupes qui font face à un problème ou à une tâche qui sort de l’ordinaire tendent à faire preuve d’un meilleur jugement que l’individu moyen. Lorsque les problèmes à résoudre sont complexes et exigent une répartition des tâches et un partage de l’information, les groupes réussissent généralement mieux que les individus. Comme les groupes ont tendance à prendre des décisions plus risquées, ils sont souvent plus inventifs et innovateurs. Question 1 : Quelles sont les principales caractéristiques des groupes au sein des organisations? Avantages des groupes pour leurs membres Le groupe est un milieu propice à l’apprentissage, ainsi qu’au partage des connaissances et des compétences. Le groupe sécurise ses membres en leur fournissant aide et conseils techniques pour l’accomplissement de leurs tâches. Le groupe peut apporter un soutien sur le plan affectif, dans les moments de tension et de stress. Le groupe permet aux travailleurs, en s’investissant dans les objectifs et les activités de leur groupe, de combler des besoins d’estime de soi et de réalisation de soi. Question 1 : Quelles sont les principales caractéristiques des groupes au sein des organisations? Paresse sociale Diminution du rendement des individus, ceux-ci étant portés à fournir moins d’efforts en situation de travail collectif qu’en situation de travail individuel. Deux raisons peuvent expliquer la paresse sociale, selon Ringlemann La contribution personnelle est moins évidente dans le contexte d’un travail de groupe. Des individus préfèrent laisser aux autres la charge du travail. Question 1 : Quelles sont les principales caractéristiques des groupes au sein des organisations? Mesures pour prévenir ou atténuer les manifestations de la paresse sociale Déterminer clairement les rôles et les tâches de chaque membre du groupe. Renforcer la responsabilité individuelle en rendant apparente la contribution de chacun au travail collectif. Lier les récompenses de chacun à sa contribution au rendement du groupe. Question 1 : Quelles sont les principales caractéristiques des groupes au sein des organisations? Facilitation sociale Tendance du comportement individuel à être modifié par le simple fait de la présence d’autres gens Travailler en présence d’autres gens a un effet dynamisant et stimulant qui agit comme un catalyseur sur le rendement d’une personne, à condition que cette personne ait les compétences requises pour la tâche. Travailler en présence d’autres gens agit négativement sur le rendement, si la personne maîtrise mal la tâche. Question 1 : Quelles sont les principales caractéristiques des groupes au sein des organisations? Groupe formel Groupe désigné officiellement pour assumer un rôle précis au sein d’une organisation. La personne qui dirige le groupe répond de ses réalisations et de ses résultats et assure la liaison avec le reste de l’organisation. Certains groupes sont permanents, d’autres temporaires Les groupes de travail permanents sont mis sur pied pour remplir une fonction précise dans la continuité. Les groupes de travail temporaires sont créés pour résoudre un problème précis ou pour accomplir une tâche ponctuelle. Question 1 : Quelles sont les principales caractéristiques des groupes au sein des organisations? Types de groupes formels Équipes interfonctionnelles ou groupes de travail Les membres proviennent de diverses unités de travail pour résoudre des problèmes qui sortent de l’ordinaire. Équipes de projet Les membres se voient confier une tâche particulière axée sur un objectif bien précis. Équipes virtuelles ou cybergroupes Les membres se réunissent et travaillent ensemble à distance au moyen d’ordinateurs en réseau. Question 1 : Quelles sont les principales caractéristiques des groupes au sein des organisations? Groupe informel Groupe qui se forme spontanément, au gré des relations personnelles ou pour répondre à certains domaines d’intérêt communs de ses membres, sans l’intervention ou sans l’appui officiel de l’organisation. Exemples de groupes informels Groupes d’amis Groupes d’intérêt Question 1 : Quelles sont les principales caractéristiques des groupes au sein des organisations? Avantages des groupes informels Interviennent souvent pour aider un de leurs membres dans ses activités professionnelles. Permettent d’accélérer les processus de production grâce à un soutien mutuel qu’on trouve rarement dans les structures hiérarchiques traditionnelles. Permettent à certains travailleurs de satisfaire des besoins qui resteraient ignorés ou insatisfaits dans un groupe formel (besoin d’ordre social, besoin de sécurité, etc.) tout en leur procurant un fort sentiment d’appartenance. Question 2 : Quelles sont les étapes de l’évolution d’un groupe? Figure 3.1 Les cinq étapes de l’évolution d’un groupe Rendement  Question 2 : Quelles sont les étapes de l’évolution d’un groupe? Étape de la constitution Intégration des membres à leur nouveau groupe. Enjeux pour les membres du groupe Mieux se connaître. Déterminer plus clairement les comportements acceptés ou attendus. Préciser la raison d’être du groupe. Préciser les règles de fonctionnement du groupe.  Question 2 : Quelles sont les étapes de l’évolution d’un groupe? Étape du tumulte Période riche en émotions et en tensions pour les membres du groupe. Enjeux pour les membres du groupe Hostilité qui déclenche des conflits internes. Formation de clans ou d’alliances. Précision des attentes envers chacun. L’attention des membres se tourne vers les obstacles qui gênent la réalisation des objectifs du groupe. Meilleure compréhension et acceptation du style de chacun. Efforts pour trouver les meilleurs moyens d’atteindre les buts du groupe, tout en satisfaisant les besoins individuels.  Question 2 : Quelles sont les étapes de l’évolution d’un groupe? Étape de la cohésion (intégration initiale) Le groupe commence réellement à se cimenter et à se coordonner. Les conflits disparaissent au profit d’un équilibre des forces. Enjeux pour les membres du groupe Comme ils apprécient ce début d’harmonie, les membres s’efforcent de maintenir cet équilibre positif. La consolidation des bonnes relations peut prendre le pas sur l’atteinte des objectifs et l’accomplissement des tâches du groupe. Certains peuvent entretenir l’illusion que le groupe a déjà atteint sa pleine maturité.  Question 2 : Quelles sont les étapes de l’évolution d’un groupe? Étape du rendement (intégration totale) Le groupe, bien organisé et opérationnel, atteint la maturité. Enjeux pour les membres du groupe L’équipe peut maintenant s’acquitter de tâches complexes et gérer les désaccords avec créativité. Ses membres, généralement satisfaits, sont stimulés par les objectifs qu’ils poursuivent de concert. Le groupe doit s’améliorer continuellement, tant sur le plan des relations que sur celui des résultats. Il doit continuer à saisir les occasions, à relever les défis et à s’adapter aux changements.  Question 2 : Quelles sont les étapes de l’évolution d’un groupe? Figure 3.2 Les 10 critères d’évaluation de la maturité d’un groupe  Question 2 : Quelles sont les étapes de l’évolution d’un groupe? Étape de la dissolution Un groupe totalement intégré est Capable de se séparer une fois le travail fini. Intéressé à collaborer à de nouveaux projets. Étape importante pour les groupes dans les organisations d’aujourd’hui Capacité de se réunir rapidement, d’accomplir une mission dans des délais serrés, puis de se séparer, pour se regrouper de nouveau au besoin. Question 3 : Quels sont les fondements de l’efficacité du groupe? Figure 3.3 Le groupe en tant que système ouvert qui transforme des intrants en extrants  Question 3 : Quels sont les fondements de l’efficacité du groupe? Les intrants clés du groupe Tâches Exigences d’ordre technique Caractère routinier, degré de difficulté, quantité d’informations requises, etc. Les tâches les plus exigeantes sur le plan technique nécessitent des solutions à la pièce et un important traitement de l’information. Exigences d’ordre social Relations interpersonnelles, investissement de soi, désaccords sur les buts visés et sur les moyens à prendre, etc. Les tâches les plus exigeantes sur le plan social entraînent des difficultés à s’entendre sur les objectifs et sur les méthodes à prendre pour les atteindre.  Question 3 : Quels sont les fondements de l’efficacité du groupe? Les intrants clés du groupe (suite) Objectifs, récompenses et ressources Pour atteindre et maintenir un rendement satisfaisant à long terme, il est essentiel d’avoir : des objectifs réalistes; un système de récompense bien conçu; des ressources adéquates : des ressources financières suffisantes, de bons locaux, de bonnes méthodes de travail et de bonnes procédures ainsi que des techniques de pointe.  Question 3 : Quels sont les fondements de l’efficacité du groupe? Les intrants clés du groupe (suite) Techniques La technologie donne les moyens d’accomplir le travail. Il est primordial d’avoir recours à la technologie qui est la plus appropriée à la tâche à accomplir. La nature des techniques utilisées dans les circuits de production peut influer sur la façon dont les membres du groupe interagissent dans l’exécution de leurs tâches.  Question 3 : Quels sont les fondements de l’efficacité du groupe? Les intrants clés du groupe (suite) Diversité des membres Pour obtenir du succès, un groupe doit posséder les talents et les compétences requises pour résoudre les problèmes auxquels il doit faire face L’efficacité d’un groupe homogène risque de souffrir s’il doit accomplir certaines tâches complexes exigeant une grande diversité de talents, compétences, expériences et approches. Le groupe hétérogène peut compter sur une grande diversité de talents, compétences, expériences et approches pour maîtriser des tâches complexes. Problématique diversité-consensus Une grande diversité dans un groupe tend à rendre la collaboration plus difficile, bien qu’elle augmente la somme d’aptitudes et de compétences disponibles pour la résolution des problèmes.  Question 3 : Quels sont les fondements de l’efficacité du groupe? Les intrants clés du groupe (suite) Diversité des membres (suite) Théorie des besoins relationnels (FIRO-B) : différences dans la façon dont les gens entrent en rapport les uns avec les autres Selon leurs besoins d’exprimer des sentiments liés à l’appartenance, au pouvoir et à l’affection, et de se voir témoigner de tels sentiments. Les groupes dont les membres sont compatibles sur ces aspects ont plus de chances d’être efficaces.  Question 3 : Quels sont les fondements de l’efficacité du groupe? Les intrants clés du groupe (suite) Diversité des membres (suite) Statut Rang, prestige ou position relative d’un individu donné au sein d’un groupe. Concordance de statut Situation où la position d’une personne dans un groupe correspond à celle qu’elle occupe à l’extérieur du groupe. S’il y a discordance entre le statut d’un individu dans le groupe et celui qu’il a à l’extérieur, on peut s’attendre à des problèmes.  Question 3 : Quels sont les fondements de l’efficacité du groupe? Les intrants clés du groupe (suite) Taille du groupe Influe sur l’efficacité du groupe. Plus les membres d’un groupe sont nombreux, plus le rendement et la satisfaction des membres peuvent s’accroître; mais il y a des limites. Si la taille du groupe s’accroît trop, cela risque de générer des difficultés de communication et de coordination. Ces difficultés vont souvent de pair avec une baisse de rendement et de la satisfaction professionnelle. Pour l’équipe de résolution de problèmes, la taille idéale est de cinq à sept personnes.  Question 3 : Quels sont les fondements de l’efficacité du groupe? Dynamique de groupe Phénomènes psychosociaux qui influent sur les relations personnelles et professionnelles des membres du groupe. Dans l’optique des systèmes ouverts, cette dynamique correspond aux processus qui transforment les intrants en produits ou en résultats.  Question 3 : Quels sont les fondements de l’efficacité du groupe? Qu’est-ce qui se passe dans les groupes? Deux types de comportements dans une équipe de travail Comportements prescrits : ceux que l’organisation a déterminés officiellement et auxquels elle s’attend. Comportements spontanés : ceux que les membres d’un groupe manifestent naturellement, en plus de ce que l’organisation leur demande.  Question 3 : Quels sont les fondements de l’efficacité du groupe? Qu’est-ce qui se passe dans les groupes? (suite) Relations entre les membres sous trois aspects Activités : tout ce que font les membres du groupe, leurs actions lorsqu’ils collaborent à l’exécution des tâches. Interactions : les relations et les communications interpersonnelles. Sentiments : les émotions éprouvées ainsi que les attitudes, les croyances et les valeurs exprimées.  Question 3 : Quels sont les fondements de l’efficacité du groupe? Dynamique intergroupes Ensemble des phénomènes relationnels qui se produisent entre deux groupes ou plus. Façons de permettre l’apparition des aspects positifs de la dynamique intergroupes Réorienter les groupes vers un adversaire ou un objectif commun. Amener les groupes à des négociations directes. Fournir de la formation axée sur le travail en collaboration. Attribuer les récompenses selon l’apport de chacun des groupes à l’ensemble de l’organisation ou selon l’aide apportée aux autres groupes. Question 3 : Quels sont les fondements de l’efficacité du groupe? Figure 3.4 Trois modèles d’interaction et de réseaux de communication au sein des groupes  Question 4 : Comment les décisions se prennent-elles dans un groupe? La prise de décision au sein d’un groupe La décision par absence de réaction Les idées se succèdent sans susciter de véritable discussion. Lorsque le groupe finit par en accepter une, toutes les autres ont été abandonnées ou rejetées, non pas au terme d’une analyse critique mais par simple manque de réaction. La décision selon la règle de l’autorité Le leader du groupe prend la décision au nom de tous les membres, avec ou sans discussion. La décision selon la règle de la minorité Une, deux ou trois personnes parviennent à dominer le groupe et à « l’amener » à la décision qu’elles favorisent.  Question 4 : Comment les décisions se prennent-elles dans un groupe? La prise de décision au sein d’un groupe (suite) La décision selon la règle de la majorité On peut procéder par un vote en bonne et due forme ou en sondant les membres pour connaître l’opinion majoritaire. La décision par consensus Décision de groupe obtenue à la suite de discussions; la solution choisie reçoit l’appui de la plupart des membres, les autres acceptant de s’y rallier. La décision à l’unanimité Tous les membres du groupe sont entièrement d’accord avec la décision prise.  Question 4 : Comment les décisions se prennent-elles dans un groupe? Avantages de la prise de décision collective Quantité d’information : le groupe dispose d’une plus grande somme de connaissances et d’expertise pour résoudre le problème. Diversité des options : le groupe explore un plus grand nombre de voies, ce qui évite l’étroitesse de vues. Compréhension et consentement : les membres du groupe comprennent et acceptent mieux la décision finale. Engagement : les membres du groupe se sentent plus engagés relativement à la décision et sont donc plus motivés à contribuer à sa mise en œuvre.  Question 4 : Comment les décisions se prennent-elles dans un groupe? Inconvénients de la prise de décision collective Pression des pairs : les membres peuvent se sentir obligés d’acquiescer à ce que le groupe semble souhaiter. Prédominance d’une minorité : un individu ou un clan peut imposer ses vues au groupe ou le manipuler pour l’amener à la décision qu’il favorise. Temps requis : la participation d’un grand nombre de personnes aux discussions ralentit le processus décisionnel; les décisions de groupe exigent généralement plus de temps que les décisions individuelles.  Question 4 : Comment les décisions se prennent-elles dans un groupe? La pensée de groupe Tendance, chez les membres de groupes où la cohésion est forte, à perdre tout sens critique. Les membres deviennent peu disposés à critiquer les idées et les suggestions des autres, pour préserver leur cohésion. Constitue une menace sérieuse à la qualité de la prise de décision collective.  Question 4 : Comment les décisions se prennent-elles dans un groupe? Comment éviter la pensée de groupe Confiez à chaque membre du groupe un rôle d’évaluateur critique. Demandez au leader de ne pas montrer de partialité en faveur d’une position. Créez des sous-groupes qui travaillent à un même problème. Demandez aux membres de consulter des personnes extérieures et de faire part au groupe de leur avis.  Question 4 : Comment les décisions se prennent-elles dans un groupe? Comment éviter la pensée de groupe (suite) Invitez des experts à observer et à commenter le fonctionnement du groupe. À chaque séance de travail, demandez à un des membres du groupe de jouer l’avocat du diable. Rédigez divers scénarios sur les intentions possibles des groupes concurrents. Quand un consensus semble se dégager, tenez une « réunion de la dernière chance ».  Question 4 : Comment les décisions se prennent-elles dans un groupe? Techniques d’aide à la prise de décision collective Remue-méninges On invite tous les membres du groupe à émettre le plus d’idées et de suggestions possible, rapidement et sans se censurer Aucune critique Aucune censure Multiplicité des idées Réflexion en escalade Technique du groupe nominal On divise le groupe en sous-groupes de six ou sept membres et on demande à chacun de répondre individuellement et par écrit à une question nominale. On dresse, à la suite d’un vote, une liste hiérarchisée des meilleures réponses.  Question 4 : Comment les décisions se prennent-elles dans un groupe? Techniques d’aide à la prise de décision collective (suite) Technique Delphi Repose sur une succession de questionnaires distribués à de nombreux décideurs pour susciter un consensus. Prise de décision assistée par ordinateur Les technologies de l’information et des communications permettent au processus décisionnel de se dérouler à distance et fournissent même des logiciels d’aide à la prise de décision collective.  Questions de révison Quelles sont les principals caractéristiques des groups au sein des organisations? Quelles sont les étapes de l’evolution d’un groupe? Quels sont les fondements de l’efficacité du groupe? Comment les decisions se prennent-ells dans un groupe? Schermerhorn, Hunt, Osborn et de Billy