CC_02_ AR-P-54 Abastecimiento de bienes y servicios_V1.docx

Copia Controlada +-----------------------+-----------------------+-----------------------+ | ** ** | **Administración de | **CÓDIGO: AR-P-54** | | | Recursos** | | | | | | +=======================+=======================+=======================+ | | | **VERSIÓN: 013** | +-----------------------+-----------------------+-----------------------+ | | **Abastecimiento de | **Procedimiento** | | | bienes y servicios** | | +-----------------------+-----------------------+-----------------------+ i. **1. OBJETIVO** Establecer el procedimiento para realizar el abastecimiento de bienes y servicios en la Corporación **\ 2. ALCANCE** Aplica para todas las solicitudes de adquisición de bienes y servicios externos e internos en todas las sedes de trabajo de LA CORPORACIÓN COLOMBIANA DE INVESTIGACIÓN AGROPECUARIA - AGROSAVIA (en adelante "la Corporación o AGROSAVIA"). **\ 3. DEFINICIONES** **Abastecimiento interno:** suministro de bienes y servicios que se tienen en existencia, o pueden producirse, entregarse o prestarse a la Corporación, tales como, semillas, transporte, labores agropecuarias, análisis de laboratorio, diseño de cartillas, entre otros y sin limitarse a lo aquí enunciado. **Autonomía de la voluntad privada:** facultad reconocida por la Ley a las personas para disponer con efecto vinculante de los intereses y derechos de los que son titulares y por ende reconocer derechos y generar obligaciones. **Anexo a la orden de compra:** es el documento que acompaña a la Orden de Compra y que forma parte integrante de la misma, en el cual se detallan las condiciones y especificaciones de la contratación de bienes y servicios, entre otros, el objeto con la descripción técnica y alcance del servicio a prestar, especificaciones técnicas, condiciones económicas y financieras, lugar de ejecución, duración o vigencia, fechas de entrega, término de garantía del bien o servicio, capacitación, soporte, mantenimiento, supervisión o interventoría, obligaciones generales, garantías exigidas, entre otros.** ** **Área técnica:** dependencia(s) de la Corporación que conoce(n) las necesidades y especificaciones del bien o servicio a adquirir, puede estar conformada por una o varias áreas corporativas y puede coincidir con el solicitante del bien o servicio, teniendo en cuenta las especificaciones del bien o servicio. **Beneficiario final:** De acuerdo con el numeral 2 de la Circular 100-000016 del 2020 de la Superintendencia de Sociedades, es la(s) persona(s) natural(es) que finalmente posee(n) o controla(n) a un cliente o a la persona natural en cuyo nombre se realiza una transacción. Incluye también a la(s) persona(s) que ejerzan el control efectivo y/o final, directa o indirectamente, sobre una persona jurídica u otra estructura sin personería jurídica. Son Beneficiarios Finales de la persona jurídica los siguientes: a\) Persona natural que, actuando individual o conjuntamente, ejerza control sobre la persona jurídica, en los términos del artículo 260 y siguientes del Código de Comercio; o b\) Persona natural que, actuando individual o conjuntamente, sea titular, directa o indirectamente, del cinco por ciento (5%) o más del capital o los derechos de voto de la persona jurídica, y/o se beneficie en un cinco por ciento (5%) o más de los rendimientos, utilidades o Activos de la persona jurídica; c\) Cuando no se identifique alguna persona natural en los literales a) y b), la persona natural que ostente el cargo de representante legal, salvo que exista una persona natural que ostente una mayor autoridad en relación con las funciones de gestión o dirección de la persona jurídica. Son Beneficiarios Finales de un contrato fiduciario, de una estructura sin personería jurídica o de una estructura jurídica similar, las siguientes personas naturales que ostenten la calidad de: i. Fiduciante(s), fideicomitente(s), constituyente(s) o puesto similar o equivalente; ii. Comité fiduciario, comité financiero o puesto similar o equivalente; iii. Fideicomisario(s), beneficiario(s) o beneficiarios condicionados; y iv. Cualquier otra persona natural que ejerza el control efectivo y/o final, o que tenga derecho a gozar y/o disponer de los Activos, beneficios, resultados o utilidades. **Catálogo:** documento que contiene el listado ordenado y clasificado de bienes y servicios ofrecidos por un proveedor específico, con información detallada, fotografías y descripciones de cada producto publicado en Coupa, como resultado de negociaciones hechas con proveedores, por virtud de las cuales, por ejemplo, se obtienen ventajas como el mantenimiento de precios por intervalos de tiempo definidos. **Cláusula:** disposición o convención acordada por las partes de un vínculo con el propósito de regular la relación que se entabla entre ellas. **Comité de contratación de bienes y servicios:** grupo de personas conformado por delegados de diferentes áreas de la Corporación, constituido con el propósito de garantizar el cumplimiento de los principios de transparencia e igualdad y del deber de selección objetiva de los proveedores, que actúa como instancia asesora de la administración y en tal calidad tiene como función evaluar las propuestas presentadas por los distintos oferentes a través de la verificación y la calificación del cumplimiento de los requisitos y condiciones establecidos en los eventos de negociación o contratación de bienes y servicios, así como de emitir la recomendación relativa a la celebración o no del contrato correspondiente, cuando la cuantía así lo determine. **Condiciones y especificaciones:** documento proyectado por el responsable de adquisiciones en conjunto con el área solicitante, que contiene el objeto con la descripción técnica y alcance del servicio a prestar, especificaciones técnicas, condiciones económicas y financieras, entre las cuales se detalle el lugar de ejecución, fechas de entrega, término de garantía del bien o servicio, capacitación, soporte, mantenimiento, los requisitos para participar, calidad del proponente, duración o vigencia, supervisión o interventoría al contrato, perfeccionamiento y ejecución del contrato, criterios de selección, normatividad aplicable, obligaciones generales, criterios de verificación y evaluación, garantías exigidas, carta de presentación de la oferta, causales de rechazo y desistimiento, entre otros. **Contraparte:** de acuerdo con el numeral 2 de la Circular 100-000016 del 2020 de la Superintendencia de Sociedades, para efectos prevención a riesgos de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y proliferación de armas de destrucción masiva, es toda persona natural o jurídica con la que AGROSAVIA tenga vínculos comerciales, de negocios, contractuales o jurídicos de cualquier orden. Son contrapartes, entre otros, los clientes, los aliados, los productores agropecuarios, los colaboradores, y los proveedores de bienes o servicios. **Contratación directa:** modalidad de contratación que no requiere la invitación de un número plural de proponentes, esto es, para la que no es necesaria la obtención de varias ofertas. **Coupa:** plataforma transaccional de abastecimiento, por medio de la cual la Corporación y los proveedores interactúan para realizar el proceso de selección de proponentes para el abastecimiento de los bienes y servicios requeridos para su operación, a través de eventos que van desde la solicitud del bien o servicio hasta la contratación del proveedor. **Coupa Supplier Portal (CSP):** sitio en línea para proveedores que tiene como objetivo registrar la información y documentación de estos, para posibilitar su consulta posterior a través de la plataforma Coupa. **Criterio de calificación:** elemento que se va a tener en cuenta para la selección del proponente o proveedor, y que está enfocado en identificar las ofertas que mejor satisfagan la necesidad del área solicitante. **Debida Diligencia:** es el proceso mediante el cual AGROSAVIA cumple con el adecuado conocimiento de sus contrapartes y el monitoreo de sus transacciones, como también con el adecuado control sobre sus propios procedimientos, incluyendo la revisión periódica de los aspectos legales, contables y financieros, con el fin de identificar y evaluar los riesgos de lavado de activos, corrupción o soborno trasnacional, que pueden afectar a la Corporación y a sus Colaboradores (adaptada según Circulares 100-000016 de 2020 y 100-000011 de 2021 de la Superintendencia de Sociedades). **Debida Diligencia Intensificada:** es el proceso mediante el cual AGROSAVIA adopta medidas adicionales y con mayor intensidad para el conocimiento y el monitoreo de las transacciones de las contrapartes consideradas, como resultado de la segmentación como de mayor riesgo, como también sobre sobre sus propios procedimientos identificados como de mayor probabilidad e impacto de lavado de activos, corrupción o soborno trasnacional (adaptada según Circular 100-000016 de 2020 de la Superintendencia de Sociedades). **Declaratoria de desierto de un evento de negociación o contratación:** mecanismo de finalización de un evento contractual que procede cuando todas las propuestas recibidas en el marco de este no cumplen con las condiciones y especificaciones establecidas por **AGROSAVIA**. **Economía Popular:** hace referencia a compras de productos o servicios provenientes de pequeños productores agrícolas locales y/o de la agricultura campesina, familiar o comunitaria locales y sus organizaciones, a nivel nacional. **Evento de negociación o contratación:** es el conjunto de actividades que se llevan a cabo a través de la plataforma de abastecimiento Coupa para el abastecimiento de bienes o servicios, mediante el cual la Corporación solicita y recibe propuestas de proponentes para seleccionar el proveedor con la propuesta mejor calificada. Las diferentes etapas del proceso de abastecimiento de bienes y servicios se hacen a través de diferentes eventos, como el de la solicitud de propuesta, el de verificación documental, el de ajuste documental, la etapa habilitante, el de presentación de la oferta, entre otros, que se pueden crear cuyo alcance está detallado en las directrices del presente procedimiento. **Estudio de mercado:** tipo de evento de negociación que busca conocer las condiciones de mercado de un bien o servicio que la Corporación está interesada en adquirir, con el cual se espera conocer posibles proponentes y sus características, condiciones de negociación tales como tiempos de entrega, formas de pago, y precios promedio, así como especificaciones técnicas que deben tenerse en cuenta. Se realiza con el fin de que la Corporación precise las especificaciones legales, técnicas y financieras de un bien o servicio, cuando se vaya a efectuar contratación directa por primera vez y cuando se quiera dar continuidad a un contrato vigente.** ** **Etapa de revisión por áreas:** consiste en el proceso mediante el cual se someten a revisión de las áreas a cargo dentro del proceso, las condiciones y especificaciones y demás documentos del evento de contratación establecidas previo a su publicación por parte del responsable de adquisiciones y el área técnica, de acuerdo con los criterios de verificación aplicables, desde los puntos de vista técnico, legal y financiero, para, que según sea el caso, se hagan ajustes de acuerdo con su alcance. La misma, se puede llevar a cabo a través de cualquier medio escrito. La revisión por áreas no es un evento dentro de la plataforma Coupa. **Justificación para la contratación directa:** es el documento elaborado por el área técnica cuando este manual indique que se requiere, en el cual se relacionan los motivos que soportan la contratación directa y se define cual es el proveedor que cumple técnicamente con lo requerido. Esta debe ser adjuntada a la solicitud y puesta en conocimiento por el Coordinador Administrativo y Financiero o Coordinador de Adquisiciones quien dará su concepto. **Justificación para el otrosí:** es el documento mediante el cual el Supervisor y/o Interventor del contrato justifica la elaboración del Otrosí, indicando la necesidad y si es del caso, la negociación previa llevada a cabo con el proveedor para modificar el contrato, en la cual se detalla si se debe hacer una prórroga, adición o disminución al valor o las obligaciones del contrato que deben ser modificadas y a partir de qué fecha. Cuando el Otrosí obedezca a una prórroga de la vigencia inicial, a través de una contratación directa previo estudio de mercado, la justificación deberá incluir la evaluación del proveedor y el análisis del estudio de mercado, mediante el cual se verificó que el bien o servicio proporcionado por el proveedor es el que ofrece mejores condiciones frente a precio y calidad de los bienes o servicios. Cuando se trate de modificaciones contractuales que se realicen sobre vínculos negociales de un servicio no continuado, tales como, la elaboración de diseños, adecuaciones, obras de infraestructura, entre otros, no se requerirá estudio de mercado ni evaluación del proveedor ni la indicación del valor ejecutado, pues atenderá a la necesidad de la Corporación en el cumplimiento del objeto contratado. **Listas vinculantes**: de acuerdo con el numeral 2 de la Circular 100-000016 del 2020 de la Superintendencia de Sociedades, son aquellas listas de personas y entidades asociadas con organizaciones terroristas que son vinculantes para Colombia bajo la legislación colombiana (artículo 20 de la Ley 1121 de 2006) y conforme al derecho internacional, incluyendo pero sin limitarse a las Resoluciones 1267 de 1999, 1373 de 2001, 1718 y 1737 de 2006, 1988 y 1989 de 2011, y 2178 de 2014 del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, y todas aquellas que le sucedan, relacionen y complementen, y cualquiera otra lista vinculante para Colombia, como las listas de terroristas de los Estados Unidos de América, la lista de la Unión Europea de Organizaciones Terroristas y la lista de la Unión Europea de Personas Catalogadas como Terroristas. **Minuta de contrato:** documento escrito en el que se hace constar un acuerdo privado de voluntades celebrado por dos o más partes, en el cual se pactan las condiciones establecidas en el evento de negociación o contratación, capaz de generar derechos y obligaciones a favor y a cargo de dichas partes. **Modificación contractual:** se presenta cuando las partes acuerdan cambiar alguna de las condiciones contractuales pactadas en un vínculo negocial. Todas las modificaciones contractuales se harán constar en escrito denominado Otrosí, firmado por las partes, a menos que se haya acordado lo contrario. **Orden de compra: **documento emitido por la herramienta de abastecimiento Coupa, a través de la cual se perfecciona el acuerdo privado de voluntades entre dos o más partes, con la aceptación de la oferta presentada por el proveedor de bienes y servicios, que incluye las condiciones establecidas en el evento de negociación o contratación y puede estar acompañada de un anexo que detalle las condiciones y especificaciones del evento de negociación o contratación, debidamente suscrito por el proveedor, capaz de generar derechos y obligaciones recíprocas a favor y a cargo de las partes. **Obligación:** prestación a cargo de un sujeto determinado consistente en dar, hacer o no hacer una cosa. **Otrosí:** también denominado modificatorio, adenda, enmienda, es un acto jurídico accesorio a un vínculo negocial principal en virtud del cual se modifican, adicionan, reducen, aclaran o reforman las condiciones de dicho vínculo. **Partes:** son aquellas personas naturales o jurídicas quienes, por virtud del principio de la autonomía de la voluntad privada concurren o participan en la celebración de un vínculo negocial. **Perfeccionamiento de órdenes de compra:** es la aceptación de las condiciones y especificaciones del evento de negociación o contratación y se produce con la notificación de la orden de compra al proveedor. **Persona:** sujeto capaz de adquirir y ejercer derechos y de contraer obligaciones. Puede ser natural o jurídica. **Persona Expuesta Políticamente (PEP)**: según en el artículo 2 del Decreto 830 de 2021 que modifica el artículo 2.1.4.2.3 del Decreto 1081 de 2015, son los servidores públicos de cualquier sistema de nomenclatura y clasificación de empleos de la administración pública nacional y territorial, cuando tengan asignadas o delegadas funciones de: expedición de normas o regulaciones, dirección general, formulación de políticas institucionales y adopción de planes, programas y proyectos, manejo directo de bienes, dineros o valores del Estado, administración de justicia o facultades administrativo sancionatorias, y los particulares que tengan a su cargo la dirección o manejo de recursos en los movimientos o partidos políticos. Estas funciones podrán ser ejercidas a través de ordenación de gasto, contratación pública, gerencia de proyectos de inversión, pagos, liquidaciones, administración de bienes muebles e inmuebles. Se considerarán como Personas Expuestas Políticamente (PEP), los cargos indicados en el artículo 2 del Decreto 830 de 2021 que modifica el artículo 2.1.4.2.3 del Decreto 1081 de 2015. La calidad de Personas Expuestas Políticamente (PEP) se mantendrá en el tiempo durante el ejercicio del cargo y por dos (2) años más desde la dejación, renuncia, despido o declaración de insubsistencia del nombramiento, o de cualquier otra forma de desvinculación, o terminación del contrato. La definición anterior se extiende a (i) los cónyuges o compañeros permanentes del PEP; (ii) los familiares de las PEP, hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil; (iii) los asociados de un PEP, cuando el PEP sea socio de, o esté asociado a, una persona jurídica y, además, sea propietario directa o indirectamente de una participación superior al 5% de la persona jurídica, o ejerza el control de la persona jurídica, en los términos del artículo 261 del Código de Comercio. **Pólizas de Garantía**: son aquellos documentos emitidos por compañías de seguros legalmente acreditadas y en funcionamiento en Colombia, por medio de los cuales se materializan los contratos de seguro. Detallan la forma y condiciones particulares en las que dichos contratos respaldan el cumplimiento de las obligaciones contractuales y extracontractuales derivadas de un vínculo negocial que respaldan a través de los diferentes amparos que contemplan, los que a su vez cuentan con una vigencia y un valor asegurado propios. **Proponente:** persona natural o jurídica que manifiesta interés en participar en los eventos de negociación o contratación que adelante la Corporación mediante la presentación de una propuesta. **Propuesta mejor calificada:** es la propuesta que, como resultado de la evaluación y verificación de los requisitos habilitantes y criterios de orden técnico, financiero y económico, cumple con las condiciones y especificaciones exigidas por la Corporación y es recomendada por el Comité de Contratación de Bienes y Servicios. **Propuesta o cotización:** es la oferta presentada por el proponente a través de la cual formula su ofrecimiento de negocio, aceptando las condiciones y especificaciones de la invitación; hace parte integral del contrato y debe estar suscrita por el proponente para eventos de cuantías mayores a 20 SMMLV. **Proveedor: **persona natural o jurídica, consorcio o unión temporal, que suministra un bien o presta un servicio a la Corporación. Para efectos de este documento el término proveedores se entiende de manera genérica quien también se puede llamar Contratista, comprendiendo a aquellos que presten sus servicios o suministren bienes a la Corporación, en sus instalaciones o por fuera de ellas. **Recomendación de contratación directa:** es la comunicación mediante la cual se recomienda la contratación con un proveedor en particular. **Requisito habilitante:** los requisitos habilitantes son la aptitud del proponente o proveedor para participar en un evento de negociación o contratación como oferente y están referidos a su capacidad jurídica, financiera, organizacional y su experiencia. El propósito de los requisitos habilitantes es establecer unas condiciones mínimas para los proponentes de tal manera que sólo se evalúe las ofertas de aquellos que están en condiciones de cumplir con el objeto del evento de negociación o contratación. **Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP):** es el medio de información dispuesto por el Gobierno Nacional para que las diferentes entidades estatales reporten o registren la información relativa a toda la contratación realizada con dineros públicos. Señales de Alerta: De acuerdo con la Guía de Gestión del Riesgo de LA/FT para el Sector Solidario del 2017, son los hechos, situaciones, eventos, cuantías, indicadores cuantitativos y cualitativos, razones financieras y demás información que AGROSAVIA ha determinado como relevantes, a partir de los cuales se puede inferir oportuna y/o prospectivamente la posible existencia de un hecho o situación inusual. **SECOP II:** plataforma transaccional administrada por el estado en la que las entidades estatales gestionarán su actividad contractual. Con la entrada en vigor de la Ley 2195de 2022 se habilitaron módulos especiales para que las entidades estatales de Régimen Especial como Agrosavia hagan uso de la herramienta únicamente para realizar la publicidad de su actividad contractual. **Solicitud de cotización - RFQ:** tipo de evento mediante el cual se solicita a los proponentes la cotización de los bienes o servicios requeridos por la Corporación. Puede configurarse como cotización para entrega inmediata cuando por la cuantía presupuestada así se establezca. **Solicitud de información - RFI:** tipo de evento que pretende obtener información acerca de las condiciones específicas en el mercado de un bien o servicio. **Solicitud de propuesta - RFP:** tipo de evento mediante el cual se solicita a los proponentes, la presentación de una propuesta formal para el suministro de un bien o la prestación de un servicio determinado, en donde se informan las condiciones y especificaciones del evento de negociación o contratación, los requisitos mínimos de participación o habilitantes, las condiciones y especificaciones técnicas y especiales, así como los criterios de calificación o evaluación. **Solicitud:** requerimiento de bienes y servicios hecho por un colaborador o área competente, a través de la herramienta de abastecimiento, en el que se deben especificar las condiciones técnicas, cantidades, lugar y fecha límite de entrega, entre otros. **Supervisión o interventoría**: acción de seguimiento, verificación, control a la ejecución y cumplimiento de los aspectos técnicos, administrativos, financieros y jurídicos, establecidos en los vínculos negociales y proyectos que celebra y ejecuta la Corporación, cuyo alcance se encuentra establecido en la política \"Supervisión o interventoría de vínculos negociales y proyectos que ejecute la Corporación,\" o la que la modifique, derogue, sustituya o complemente. **Términos de garantías del bien o servicio:** plazo durante el cual el proveedor otorga garantía sobre los bienes y servicios suministrados, que en principio por referencia al Estatuto del Consumidor se toma como mínimo un (1) año a menos que el proveedor de acuerdo con la vida útil del bien o el alcance de los servicios prestados manifieste un término menor, término acordado entre las partes, para lo cual deberá garantizar frente a los bienes que reemplazará, reparará o modificará a su criterio, sin ningún recargo para la Corporación, todo y cualquier producto o repuesto objeto de la venta y que presente defecto comprobado de fabricación y/o de correcto funcionamiento, y que corregirá o prestará de nuevo los servicios cuando se compruebe fueron ejecutados de forma inadecuada, con mala calidad o precariedad de los productos o resultados entregados o mala calidad del servicio prestado, dentro del plazo referido. **Urgencias:** hechos o situaciones que se presentan de forma imprevista, es decir, sin dar signos previos ni señales anticipadas que puedan anunciar su ocurrencia, los cuales ponen en riesgo el adecuado y oportuno cumplimiento de las actividades de la Corporación y por tanto deben ser atendidos de forma inmediata. **Verificación legal:** revisión del cumplimiento de la normatividad legal tanto nacional como interna de la Corporación. **4. ABREVIATURAS** CI: Centro(s) de investigación. CSP: Portal de Proveedores de Coupa, por sus siglas en inglés *Coupa Supplier Portal.* IPC: Índice de precios al consumidor. LAFT: Lavado de activos, financiamiento del terrorismo y la proliferación de armas de destrucción masiva. CO/ST: Corrupción y soborno transnacional. NIT: Número de identificación tributaria. OAJ: Oficina Asesora Jurídica PEP: Persona Expuesta Políticamente. RUT: Registro único tributario. RFI: Solicitud de información, por sus siglas en inglés *Request for information.* RFP: Solicitud de propuesta, por sus siglas en inglés *Request for proposal.* RFQ: Solicitud de cotización, por sus siglas en inglés *Request for quotation.* SG-SST: Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. SMMLV: Salario mínimo mensual legal vigente. TRM: Tasa Representativa del Mercado. UVT: Unidad de Valor Tributario **\ 5. ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS** **\ 5.1 RESPONSABLES** El área responsable de liderar el proceso de abastecimiento de bienes y servicios en la Corporación es la Coordinación de Adquisiciones, a través del Profesional de Adquisiciones, Auxiliar de Adquisiciones, Profesional Administrativo, Líder Administrativo o Coordinador Administrativo y Financiero a nivel nacional, en adelante "responsable de adquisiciones". **5.2 INSCRIPCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE PROVEEDORES ** Es el registro y actualización de datos de posibles proveedores a través de la herramienta de abastecimiento y el portal de proveedores Coupa -- CSP de AGROSAVIA *(en este numeral se le denominarán "proveedores", de acuerdo con la parametrización de la herramienta),* en la que se establece un flujo automático de cadenas de aprobación para la inscripción y actualización, con el fin de recolectar y unificar la información y documentación básica del proveedor. **\ 5.2.1 Inscripción de proveedores\ \ **El registro o inscripción del proveedor, se puede llevar a cabo a través de dos (2) mecanismos: 1. Por parte de las personas naturales o jurídicas interesadas en proveer bienes y servicios, mediante la solicitud de inscripción en la página web de AGROSAVIA-sección Únete a la Corporación, información que queda registrada en una base de datos, que puede ser consultada para incluir, de considerarse pertinente, dentro de los eventos de negociación. Las personas naturales o jurídicas que sean seleccionadas para incluirlas en los eventos de negociación deben surtir el proceso de inscripción como nuevo proveedor, nuevo proveedor infraestructura o nuevo proveedor de transporte, según sea el caso. 2. A través de un empleado o colaborador de la Corporación, ingresando en la plataforma Coupa,desplegando la opción \"Formularios\", ingresando por el formulario según corresponda Crear Prov (Externo, Infraest, Transp o Interno) y diligencia los datos requeridos. El proceso de inscripción de proveedores se realiza mediante el diligenciamiento de los siguientes formularios: **1. Formulario de solicitud:** a través del cual los empleados o colaboradores solicitan la inscripción de un proveedor y automáticamente se envía una invitación para la activación del usuario en el CSP. De acuerdo con la parametrización del portal de proveedores de la Corporación, existen cuatro (4) tipos de flujos para formularios de solicitud, así: a. Una relación comercial con la Corporación para ofrecer un bien o servicio. b. Nuevo proveedor de infraestructura para las personas naturales o jurídicas que se encuentran interesadas en establecer una relación comercial con la Corporación para prestar servicios de infraestructura (diseños, consultorías, interventorías, adecuaciones, obras, etc.) con o sin suministros de bienes. c. d. Nuevo proveedor interno para las personas naturales o jurídicas que se encuentran interesadas en establecer una relación comercial con la Corporación a través de la suscripción de un vínculo negocial (contrato u orden de compra), y que no sea posible adjuntar toda la documentación requerida en el formulario de inscripción del proveedor o que se diligencie internamente en la Corporación. **2. Formulario de Inscripción:** es aquél que diligencia el proveedor en el CSP previo ingreso con el usuario generado y una contraseña, el cual, según el tipo de solicitud, contiene la información básica de la persona natural o jurídica que se va a inscribir, adjuntando los siguientes documentos: a. Información de la persona natural o jurídica: cédula de ciudadanía del comerciante o del representante legal de la persona jurídica, certificado de existencia y representación legal. b. Información de la actividad económica: Registro Único Tributario. c. Información financiera: estados financieros con corte al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, notas a los estados financieros, dictamen del revisor fiscal, si aplica, documentos del contador o revisor fiscal. d. Certificación sobre beneficiarios finales suscrita por Revisor Fiscal o Representante Legal (sólo personas jurídicas), que contenga la relación de los socios o accionistas que tengan directa o indirectamente más del 5% del capital social, aporte o participación. Si el socio o accionista es una entidad o persona jurídica por favor relacione la cadena de propiedad hasta llegar a la persona natural que ejerce control final sobre la entidad. e. Declaración de Personas Expuestas Políticamente PEP, a través de formulario suministrado por la Corporación. f. Declaración de Conflictos de interés de terceros, a través de formulario suministrado por la Corporación. g. Información de experiencia: contratos, órdenes de compra o servicio, actas de inicio, certificación de ejecución, actas de recibo o de liquidación, si es del caso, etc. Este literal solo aplica para los proveedores de la familia de servicios de infraestructura. h. Informacion transporte pasajeros: adicional a los documentos mencionados en los literales a,b y c del presente numeral, se requiere aportar resolución de habilitación y de capacidad transportadora, plan estratégico de seguridad vial - PESV y póliza de responsabilidad civil contractual. Los documentos mencionados están sujetos a modificación, es decir, pueden aumentar, disminuir o ser reemplazados por otros, atendiendo a los requerimientos y condiciones legales, financieras o técnicas solicitadas. \ \ **Inscripción de nuevos proveedores\ ** Una vez diligenciado el formulario de solicitud por el colaborador de AGROSAVIA y sea enviado a través de la herramienta Coupa, automáticamente se remite al proveedor una notificación por correo electrónico invitándolo a diligenciar el formulario de inscripción y, adjuntar los documentos básicos requeridos, según el tipo de solicitud. Tramitado el formulario y adjuntado los anexos, es enviado por el proveedor a la Corporación a través de la herramienta Coupa. Este formulario y sus adjuntos son objeto de revisión y aprobación por el "Grupo de Abastecimiento", configurado en la herramienta. Esta verificación deberá tener como objetivo el cumplimiento de Requisitos Habilitantes a saber: - - - - - - - - - - Al Grupo de Abastecimiento le corresponde advertir las señales de alerta referidas en el Manual del Programa de Transparencia y Ética Pública, las coincidencias o anotaciones en listas vinculantes y antecedentes, que identifiquen en la revisión documental y reportarlas a su superior jerárquico y/o al Oficial de Cumplimiento de inmediato, quienes deberán analizar y recomendar la adecuada gestión de la Señal de Alerta, y de configurarse una operación inusual o sospechosa deberán reportar al Comité de Integridad a efecto de determinar si se continua o no con la contratación y si procede su cierre, entendido este como su registro para evaluación futura; la ampliación de la información; o su reporte a la UIAF. Igualmente, en caso de que el proveedor o su Representante Legal, miembros de Junta Directiva, Beneficiarios Finales o accionistas, tenga la calidad de Persona Políticamente Expuesta -- PEP, deberá informar al Oficial de Cumplimiento y el Comité de Integridad, para aprobar su vinculación. En el evento en que los documentos aportados no sean claros o se requiera ampliación de la información por parte del proveedor, el Grupo de Abastecimiento puede rechazar la inscripción indicando el motivo en la sección de comentarios del formulario, el cual será notificado al proveedor automáticamente al correo electrónico registrado en la plataforma, para que sea ajustado y vuelva a ser enviado para su aprobación. Si se presenta una omisión o equivocación en los campos que se diligencian, estos pueden ser editados y ajustados por el "Grupo de Abastecimiento". En todo caso, el responsable de adquisiciones deberá adjuntar el certificado de consulta en Coupa junto con la demás información del proveedor. **a**. En el flujo de "Crear Prov Externo" una vez agotado lo anterior, se procede a la aprobación correspondiente, para continuar con la cadena de aprobación por parte del responsable definido en la configuración del "Grupo Contable", en la herramienta, quien debe verificar que la información tributaria se encuentre correcta, editarla si se evidencia un error de digitación por parte del proveedor o solicitar su ajuste, si a ello hubiere lugar, al proveedor a través del "Grupo de Abastecimiento", para lo cual debe rechazar el formulario y enviar comentario interno indicando el motivo del mismo. Una vez el formulario se encuentre ajustado a lo requerido por el "Grupo Contable", se debe diligenciar el campo "Grupo Proveedor", para finalizar la aprobación del formulario. Para la aprobación de formulario de Crear Prov Externo no se requiere aprobación previa del área Financiera ni de la Oficina Asesora Jurídica.. **b.** El flujo de "Crear Prov Infraestruct", una vez es aprobado por parte del Grupo de Abastecimiento, pasa a revisión del Grupo Finanzas Infraestructura, definido en la plataforma, que valida los estados financieros y emite concepto sobre los mismos y de acuerdo con su capacidad financiera se categoriza en los montos establecidos por SMMLV para la participación de proveedor en los eventos de negociación teniendo en cuenta los parámetros establecidos por AGROSAVIA. Así mismo, debe verificar el registro y los antecedentes disciplinarios del contador público y revisor fiscal (si aplica) que suscriben y dictaminan los estados financieros presentados. El responsable del "Grupo Finanzas Infraestructura", definido en la plataforma, valida la información, aprueba el formulario, y continua con el siguiente aprobador de la cadena que es el Grupo de Infraestructura, configurado en la herramienta quien revisa la información adjunta correspondiente a la experiencia del proveedor y diligencia el campo *Subcategorías de infraestructura y SMMLV 0-20, SMMLV 20-150, SMMLV 150-300 y Mayor a 300 SMLV, según sea el caso*. Finalmente, el responsable del "Grupo Contable" definido en la plataforma, realiza las verificaciones descritas anteriormente en el literal a.\ \ Para la aprobación de formulario nuevo de infraestructura (formulario denominado en Coupa: Crear Prov Infraestruct) no se requiere aprobación previa de la Oficina Asesora Jurídica La experiencia aportada al momento del registro o actualización como proveedor de AGROSAVIA debe ser consultada por el área técnica en la verificación de la etapa habilitante para determinar si cumple o no con la experiencia requerida en cada evento de contratación, detallando cual fue la experiencia que se tomó en cuenta para esta verificación, no obstante, el área técnica podrá pedir aclaraciones o la presentación de documentos faltantes o imprecisos relacionados con dicha experiencia e incluirla en la verificación técnica en cada evento de contratación. De otra parte, y según sea el objeto para contratar, si se requiere experiencia específica adicional, esta deberá ser solicitada en las condiciones y especificaciones técnicas de la invitación de cada evento de contratación. **Inscripción nuevo proveedor interno** El Líder Administrativo o Profesional de Adquisiciones o quien se designe puede inscribir a la persona natural o jurídica utilizando el flujo de "Nuevo Proveedor Interno", (formulario denominado en Coupa "Crear Prov Interno"), para lo cual, diligencia la información mínima requerida y envía el formulario, el cual vuelve a la bandeja de tareas pendientes en la herramienta Coupa para que se continúe con el diligenciamiento de todos los campos, una vez diligenciada la información, se debe consultar en listas vinculantes los nombres de la persona natural, la sociedad, los representantes legales, accionistas y/o beneficiarios finales identificados en la documentación remitida con la finalidad de aprobar al proveedor. Una vez aprobado, pasa al siguiente aprobador en la cadena "Grupo Contable". Para la aprobación del formulario, el "Grupo Contable" debe ingresar al formulario y revisar que la información de este se encuentre correcta frente a los documentos básicos del proveedor, de encontrarse alguna diferencia puede editar el formulario y realizar los ajustes respectivos, así mismo debe diligenciar el campo "grupo proveedor" y posterior a esto enviar el formulario. **Nota 1**: los grupos de Abastecimiento y el de Infraestructura están conformados por el personal que sea designado por el Departamento Administrativo en los centros de investigación y en Sede Central, y estará registrado en Coupa. **Nota 2:** los Grupos Finanzas-Infraestructura y Contable están conformados por el personal que sea designado o definido por el Departamento Financiero en los Centros de Investigación y en Sede Central, y estarán registrados en Coupa. A continuación, en la tabla 1 se describe el proceso de inscripción de los diferentes tipos de proveedor, así como el flujo de aprobación. ***Tabla 1.** Descripción del proceso de inscripción de los tipos de proveedor y las cadenas de aprobación requeridas.* +-----------------------------------------------------------------------+ | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | TIPO | | USUARIO | | COUPA | | PROVEEDOR | | RESPONSABLE DE ADQUISICIONES | | GRUPO ABASTECIMIENTO | | GRUPO FINANZAS-INFRAESTRUCTURA | | GRUPO INFRAESTRUCTURA | | GRUPO CONTABILIDAD | | | | | | | | | | | | NUEVO | | PROVEEDOR Y | | NUEVO PROVEEDOR TRANSPORTE | | Diligencia el | | formulario | | para | | habilitar usuario | | para la inscripción | | Diligencia el formulario y adjunta documentos y envía | | N/A | | Revisa el formulario y los soportes puede realizar las siguien | | tes acciones: Rechazar | | Editar y, | | Aprobar | | Realiza validación en listas | | Identifica Señales de Alerta | | N/A | | N/A | | Revisa el formulario y realiza las siguientes acciones: | | Editar | | Revisaar y, | | Enviar | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | NUEVO | | PROVEEDOR | | INFRAES- | | TRUCTURA | | Diligencia el | | formulario | | para habilitar | | usuario | | para la | | inscripción | | Diligencia el formulario y adjunta documentos y envía | | N/A | | Revisa el formulario y los soportes puede realizar las siguien | | tes acciones: Rechazar | | Editar y,. | | Aprobar | | Realiza validación en listas | | Identifica Señales de Alerta | | Revisa formulario y puede realizar las siguientes acciones: | | Rechazar, | | Editar y, | | Aprobar | | Revisa la experienciar relacionada en el formulario, diligenc | | ia campo de la Subcategorías de infraestructura y los campos de rango | | s de SMMLV, según corresponda y realiza las siguientes acciones: | | Revisar y Enviar. | | Revisa y realiza las siguientes acciones: Editar | | Revisar y, | | enviar | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | NUEVO | | PROVEEDOR | | INTERNO | | Diligencia el | | formulario | | para habilitar | | usuario | | para la | | inscripción | | N/A | |. Diligencia información requerida en el formulario, realiza las | | siguientes acciones: Aprobar | | N/A | | N/A | | N/A | | Revisa y realiza las siguientes acciones: | | Revisar | | Editar y, | | Enviar | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | +-----------------------------------------------------------------------+ **Nota 1:** todos los documentos básicos de los proveedores recomendados para la ejecución de la orden de compra o contrato deben estar actualizados en la herramienta Coupa. **Nota 2:** si el proveedor (persona natural o jurídica) ejecuta alguna de las actividades mercantiles establecidas en el artículo 20 del Código de Comercio debe acreditar el certificado expedido por la Cámara de Comercio del domicilio social. Para el efecto, este artículo contiene un listado de actos de comercio, que sin embargo no es taxativo, lo cual quiere decir que pueden incorporarse a él, aquellos que contengan características o condiciones similares. Por oposición, en aquellas actividades que correspondan a estudios y diseños, consultorías e interventoría, en tanto no impliquen la realización de obras, suministro de bienes y sean desarrolladas por personas naturales en el ejercicio de una profesión liberal, los proponentes no tendrán la obligación de acreditar la calidad de comerciante. **Nota 3:** Para proveedores extranjeros el responsable de adquisiciones debe en primera instancia solicitar al proveedor el número de identificación tributaria en caso de no obtener respuesta, se remite la información del proveedor al Profesional de Tributaria quien realiza la búsqueda de dicho número o determina la forma en que se creará el proveedor. **5.2.2 Actualización información de proveedores** El responsable de adquisiciones solicitará a los proveedores inscritos en coupa desde hace más de seis (6) meses, la actualización de documentos mediante el envío de un formulario de actualización, , cuando estos inicien un proceso de negociación o contratación y requieran ser habilitados. Igualmente, los proveedores con contratos o negociaciones en ejecución deberán actualizar los datos de forma anual, para ello el Grupo de Abastecimiento solicitará diligenciar la información solicitada en el Formulario de inscripción y allegar la documentación soporte mencionada en el numeral 5.2.1. El Grupo de Abastecimiento deberá verificar la información de los proveedores actualizada y dejar constancia del certificado de consulta en Coupa junto con la demás información del proveedor. Adicionalmente, una vez el proveedor se encuentre inscrito en el portal de proveedores, este puede realizar la actualización de la información aportada, en el portal de proveedores -CSP, y enviar a través de la herramienta el formulario de actualización. Las revisiones y aprobaciones son realizadas teniendo en cuentas los mismos grupos y cadenas de aprobación mencionadas en la tabla 1. **Nota:** Dado que para los proveedores de infraestructura, la verificación del registro y antecedentes disciplinarios del Contador público y revisor fiscal, si aplica, se realiza en la etapa de inscripción a proveedores, el área financiera verificará que los documentos para hacer la verificación financiera, correspondan a la vigencia requeridas en las condiciones y especificaciones, a los profesionales que suscriben los mismos y que acreditan la idoneidad legal de quienes los suscriben y se encuentren actualizados a la fecha del cierre del evento de habilitación. **5.3 ETAPA PRECONTRACTUAL** Esta etapa da inicio una vez recibido el requerimiento diligenciado por el solicitante en la herramienta Coupa de acuerdo con lo definido en el instructivo AR-I-47 "Gestión de requerimientos en Coupa", o cuando se identifique la necesidad de abastecimiento de bienes o servicios para la Corporación y la justificación de la contratación o negociación. Todos los empleados que se involucren en la verificación y selección de proveedores deberán reportar cualquier conflicto de interés que se presente, según las disposiciones del Procedimiento de Conflictos de Interés. Deben cumplir las siguientes condiciones generales: **Previas al envío del evento de negociación o contratación: ** I. El área solicitante junto con el responsable de adquisiciones define quienes conformarán el área técnica. II. El área técnica con el apoyo del responsable de adquisiciones, establecerá las condiciones y especificaciones del bien o servicio a adquirir, las cuales deben contener: el objeto, alcance del bien o servicio, obligaciones, especificaciones técnicas, vigencia o duración, presupuesto estimado, forma de pago (sin incluir porcentajes de anticipo), término de garantía del bien o servicio, fechas de entrega, capacitación, soporte, mantenimiento, entre otras que sean necesarias, con el fin de dar a conocer con claridad a los proponentes el alcance del objeto a contratar, las obligaciones que de él se derivan, los requisitos para participar y los documentos que acreditan su experiencia e idoneidad para suministrar el bien o prestar el servicio que sea requerido por la Corporación. La inclusión de un porcentaje de anticipo no hará parte de las condiciones y especificaciones del evento de negociación y contratación y se deberá indicar que, en la etapa de la oferta o en la etapa única, según sea el caso, el Proveedor deberá manifestar con su propuesta sí requiere un anticipo para el inicio de la ejecución, incluyendo el porcentaje requerido sobre el valor de su propuesta y el plan de inversión del mismo que indique de forma detallada su destinación, el que será evaluado por las áreas responsables de evaluar la propuesta previo a la recomendación del contratista y cuyo porcentaje aprobado será incluido en el contrato u orden de compra que se suscriba o emita. Dicho anticipo deberá estar destinado a apalancar actividades o costos necesarios para dar inicio a la ejecución del objeto contratado y no sobre actividades que no han sido ejecutadas o gastos administrativos del Proveedor, propios de su actividad económica y autonomía administrativa, financiera y técnica. III. Cuando se trate de la compra de activos de una marca específica, el área técnica deberá anexar a la solicitud en Coupa, la justificación de la elección de dicha marca. IV. Las causales de rechazo y de inhabilidad legal de los proponentes, verificación de requisitos de habilitación de los proponentes y desistimiento o declaratoria de desierto del proceso de selección para cada evento de selección y contratación, se definirán teniendo en cuenta:\ V. \- Para cuantía menores a 150 SMMLV por parte del responsable de adquisiciones junto con el área técnica, cuando aplique\ \ - Para cuantías mayores a 150 SMMLV por parte del responsable de adquisiciones, junto con el área técnica, financiera y jurídica. VI. Cuando el objeto a contratar lo requiera y basado en este y en la duración del contrato u orden, el responsable de adquisiciones con el apoyo del área financiera deberá establecer la forma de pago (sin porcentajes de anticipo), número de pagos y los documentos que los soportan. VII. De acuerdo con el objeto del contrato, a consideración del responsable de adquisiciones, se solicitará la constitución de garantía de seriedad de la oferta equivalente al diez por ciento (10%) del valor total de la oferta o del presupuesto estimado, según sea el caso, con una duración de sesenta (60) a noventa (90) días calendario, el tiempo de duración solicitado depende del objeto a contratar o las condiciones del mercado al momento de iniciar el evento de negociación o contratación, contados a partir del cierre del evento, la cual debe ser prorrogada en caso de ser necesario, hasta tanto se perfeccione la correspondiente contratación. La constitución de la póliza no será de carácter obligatorio, a consideración del responsable de adquisiciones, y deberá atender, entre otros, a la adquisición de bienes que son objeto de importación, a la variación de la TRM, dentro de contratos de compraventa y en los cuales son objeto de suministro en la prestación de un servicio, como el de construcción; así como de la fecha estimada para la contratación que no esté proyectada a corto plazo, y en general a los criterios que permitan garantizar que los precios se mantienen y que se efectuará el suministro o la prestación del bien o el servicio, con término de seriedad de la propuesta previo a la suscripción del contrato o de la emisión de la orden de compra. VIII. Para la medición del porcentaje de ahorro, el responsable de adquisiciones de cada evento de negociación o contratación debe utilizar la opción de "Promedio de respuestas del proveedor", que se encuentra en la sección "Artículos y lotes" de los eventos de la herramienta Coupa, para que se calcule el precio base teniendo en cuenta los precios actuales de mercado con las propuestas presentadas por los mismos proveedores. IX. A consideración del Coordinador de Adquisiciones, en el evento en que los mismos proponentes, puedan prestar un servicio o suministrar un bien, cuándo se requieran en diferentes sedes de la Corporación o porque su experiencia lo habilite para participar en servicios análogos o concurrentes, se pueden llevar a cabo 2 o más procesos de contratación en un solo evento, para lo cual se individualizarán los documentos de cada uno de ellos, a excepción de aquellos genéricos que le apliquen a ambos procesos, haciendo tal claridad dentro de los eventos e indicando que son parte integral de cada contrato resultante. X. Una vez se tengan establecidas las condiciones y especificaciones del evento, el responsable de adquisiciones adjuntará al mismo los documentos que la componen, según la cuantía del bien o servicio a cotizar, entre otros, la presentación, glosario, carta de presentación del proponente, carta de conformación de la unión temporal, carta de conformación de consorcios, carta de presentación de la oferta, términos y condiciones generales, visita técnica obligatoria o no, cronograma del proceso, causales de rechazo e inhabilidad, criterios de verificación y evaluación, garantías, condiciones y especificaciones, documentos requeridos y anexo económico. XI. Una vez definidas las condiciones y especificaciones del bien o servicio a contratar mencionadas anteriormente, se debe atender a las especificaciones enunciadas en la tabla 2 para llevar a cabo el evento de negociación o contratación. XII. El responsable de adquisiciones que adelante eventos de negociación relacionados con la categoría o subcategoría de bienes y servicios de laboratorios relacionados en el Anexo 4 categorías de laboratorio, deberá incluir en los eventos de negociación el documento nombrado como **acuerdo de confidencialidad.\ \ ** **Durante el evento de negociación o contratación:** I. La presentación de documentos habilitantes y ofertas por parte de los proponentes debe efectuarse a través de la herramienta Coupa, para lo cual se tendrán en cuenta los documentos que se hayan subido por los proponentes al portal de proveedores - CSP, en caso de requerir documentos adicionales, estos se solicitarán en el evento durante la etapa habilitante, etapa única o de ajuste documental, de acuerdo con lo establecido en las condiciones y especificaciones de la invitación, y atendiendo a la vigencia de los mismos. Entiéndase como documentos habilitantes, entre otros, la cédula de la persona natural o del Representante Legal, certificado de existencia y representación legal, Registro Mercantil para comerciantes, Registro Único Tributario -RUT, cédula de contador y/o Revisor Fiscal, Información sobre Beneficiarios Finales (sólo personas jurídicas), Información sobre Personas Expuestas Políticamente PEPs, Declaración de Conflicto de Interés, Resultados de verificación en Listas Restrictivas, Estados Financieros (Balance, Estados de Resultados, entre otros), notas a los estados financieros, entre otros definidos en las condiciones y especificaciones. II. Las preguntas y observaciones de los proponentes se recibirán por medio de la herramienta Coupa durante el término inicial del evento y son atendidas por este mismo medio en cualquier momento. El responsable de adquisiciones deberá dar respuesta a totalidad de las preguntas y observaciones recibidas, para lo cual puede hacer las consultas a las áreas internas que hagan parte del evento para dar respuesta, y de acuerdo con la pertinencia de estas. Las condiciones y especificaciones pueden ser objeto de adendas o modificaciones y se efectuarán a través de una nueva publicación en la herramienta Coupa. En todo caso, el responsable de adquisiciones puede ampliar el plazo del evento para atender las preguntas y observaciones.\ \ **Nota: **Para procesos de negociación o contratación en zonas rurales, el responsable de adquisiciones podrá cargar en la herramienta COUPA la cotización a nombre del proveedor. **Finalizado el evento de negociación o contratación** I. Una vez agotadas las etapas establecidas por cada cuantía en la tabla 2, se emitirá la orden de compra respectiva o se procederá a la elaboración de la minuta del contrato, la cual puede ser objeto de negociación de acuerdo con las condiciones y especificaciones que se requiera en la misma. II. El responsable de adquisiciones deberá tener en cuenta en el momento de crear o revisar una solicitud según sea el caso la siguiente estructura para diligenciar correctamente los parámetros en el campo de artículo para la creación de los artículos: III. Al momento de creación de solicitud de pedido se debe diligenciar por parte del área solicitante el campo de lugar de prestación de servicio. IV. Para los eventos de más de 150 SMMLV, el responsable de adquisiciones puede realizar una reunión de retroalimentación con cada uno de los proponentes no seleccionados con el fin de informar sobre los motivos por los cuales no fue la propuesta recomendada, conocer si existieron dificultades con los términos y condiciones publicados y establecer acciones de mejora de ser necesario. V. Cuando para el suministro del bien o servicio apliquen requisitos establecidos en la guía AR-G-05 *"Requisitos de Seguridad y Salud en el trabajo para proveedores",* el proveedor seleccionado deberá entregar dichos soportes en la etapa post contractual, los cuales deben ser revisados por la Coordinación de Seguridad y Salud en el trabajo en Sede Central o Líder de Gestión Humana en los CI. **Nota 1**. En cualquier momento antes de la emisión de la orden de compra o sesión del comité de contratación de bienes y servicios, las áreas participantes en el proceso de selección pueden solicitar a las demás las explicaciones y aclaraciones necesarias para complementar, ampliar o precisar sus respectivos informes de verificación o calificación, los cuales son consolidados por el responsable de adquisiciones. **Nota 2**: De considerarse necesario se puede realizar una sesión previa del comité de contratación, con el fin de validar la información y solicitar aclaraciones en el proceso en curso. Esta reunión puede ser convocada por cualquiera de los miembros del comité. **Nota 3**. En cualquier momento antes de la emisión de la orden de compra o sesión del comité de contratación de bienes y servicios, las áreas participantes en el evento de selección y contratación pueden invocar las causales de rechazo y de inhabilidad legal de los proponentes, verificación de requisitos de habilitación de los proponentes y desistimiento o declaratoria de desierto del proceso de selección para cada evento de selección y contratación. **Nota 4:** En el Anexo 5 Garantías se encuentran los lineamientos para solicitar la garantía a proveedores, la constitución y los pasos para la revisión de las mismas, cuando aplique. ***Tabla 2**. Descripción de condiciones, responsables y etapas para las diferentes cuantías de eventos de contratación.* +---------+---------+---------+---------+---------+---------+---------+ | **CUANT | **TIPO | **\# | **RESPO | **ETAPA | **CRITE | **RESPO | | ÍA | DE | MÍNIMO | NSABLE | S | RIOS | NSABLE | | PREVIST | ACCIÓN* | DE | DEL | REQUERI | DE | DE LA | | A | * | SOLICIT | EVENTO | DAS** | VERIFIC | VERIFIC | | DEL | | UDES | DE | | ACIÓN | ACIÓN** | | EVENTO* | | DE | NEGOCIA | | APLICAB | | | * | | COTIZAC | CIÓN | | LES** | | | | | IÓN | O | | | | | **SMMLV | | REQUERI | CONTRAT | | | | | ** | | DAS** | ACIÓN** | | | | +=========+=========+=========+=========+=========+=========+=========+ | Hasta | Solicit | 1 | Auxilia | Etapa | Verific | Respons | | dos (2) | ar | | r | única | ación | able | | SMMLV | cotizac | | de | | técnica | de | | | ión | | Adquisi | | | adquisi | | | para | | ciones | | | ciones | | | entrega | | | | | | | | inmedia | | | | | | | | ta | | | | | | +---------+---------+---------+---------+---------+---------+---------+ | Mayor a | Solicit | 3 | Auxilia | Etapa | Verific | Respons | | dos (2) | ar | | r | única, | ación | able | | SMMLV y | cotizac | | de | si se | técnica | de | | Hasta | ión | | Adquisi | requier |. | adquisi | | veinte | para | | ciones | e | | ciones, | | (20) | entrega | | | se | | en caso | | SMMLV | inmedia | | | | | de | | | ta | | | incluir | | requeri | | | | | | á | | rse, | | | | | | una | | puede | | | | | | etapa | | solicit | | | | | | de | | arse | | | | | | ajuste | | la | | | | | | documen | | verific | | | | | | tal. | | ación | | | | | | | | técnica | | | | | | | | al área | | | | | | | | técnica | | | | | | | |. | +---------+---------+---------+---------+---------+---------+---------+ | Mayor | Solicit | 4 | Auxilia | Etapa | Verific | Respons | | de | ar | | r | única, | ación | able | | veinte | cotizac | | de | si se | técnica | de | | (20) | ión | | Adquisi | requier | | adquisi | | SMMLV y | para | | ciones | e | | ciones, | | Hasta | entrega | | | se | | en caso | | ciento | inmedia | | | incluir | | de | | cincuen | ta, | | | á | | requeri | | ta | RFI, | | | una | | rse, | | (150) | RFQ o | | | | | puede | | SMMLV | RFP | | | etapa | | solicit | | | según | | | de | | arse | | | sea el | | | ajuste | | la | | | caso | | | documen | | verific | | | | | | tal | | ación | | | | | | o de | | técnica | | | | | | negocia | | al área | | | | | | ción. | | técnica | | | | | | | |. | +---------+---------+---------+---------+---------+---------+---------+ | | | | | | Verific | Respons | | | | | | | ación | able | | | | | | | legal. | de | | | | | | | | adquisi | | | | | | | | ciones. | | | | | | | | | | | | | | | | En caso | | | | | | | | de | | | | | | | | requeri | | | | | | | | rse, | | | | | | | | puede | | | | | | | | solicit | | | | | | | | arse | | | | | | | | la | | | | | | | | verific | | | | | | | | ación | | | | | | | | legal a | | | | | | | | la | | | | | | | | Oficina | | | | | | | | Asesora | | | | | | | | Jurídic | | | | | | | | a. | +---------+---------+---------+---------+---------+---------+---------+ | Mayor | Efectua | 4 | Líder | - 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La participación de la Oficina Asesora Jurídica en los eventos de contratación mayores a 150 SMMLV, será dentro de las etapas establecidas para cada evento, con voz y voto dentro del Comité de Contratación en cuanto se refiere a la toma de la decisión de recomendación de contratación. En los procesos menores a 150 SMMLV, si se requiere hacer una verificación legal, a consideración del responsable de adquisiciones, atendiendo al tipo de bien o servicio a adquirir, se solicitará por escrito el apoyo a la Oficina Asesora Jurídica, para la verificación legal de los documentos que la requieran, para lo cual la Oficina Asesora Jurídica hará el análisis jurídico, ajustes y recomendaciones, si fuera el caso, sin que tales actividades puedan considerarse como una etapa de revisión por áreas o de ha

CC_02_ AR-P-54 Abastecimiento de bienes y servicios_V1.docx

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