Guía de Usuario Minerva Exchange PDF

V 1.0 GUÍA DE USUARIO MINERVA EXCHANGE 1 CARLOS GAMARRA O. ...

V 1.0 GUÍA DE USUARIO MINERVA EXCHANGE 1 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 Contenido 1 Introducción.......................................................................................................................................................5 2 Accesos directos / herramientas de comunicación.............................................................................................6 2.1 Link minerva..................................................................................................................................................................................................................................... 6 2.2 Link Caja Bóveda............................................................................................................................................................................................................................... 6 2.3 Remote servicie................................................................................................................................................................................................................................ 7 3 Log in..................................................................................................................................................................8 4 Accesos al sistema..............................................................................................................................................9 4.1 Validación........................................................................................................................................................................................................................................ 9 4.2 Administración de contraseña........................................................................................................................................................................................................... 9 4.3 Recomendaciones............................................................................................................................................................................................................................. 9 4.4 Posibles Problemas......................................................................................................................................................................................................................... 10 5 Tipo de usuario (PDV)....................................................................................................................................... 10 5.1 Caja bóveda.................................................................................................................................................................................................................................... 10 5.2 Usuario Caja.................................................................................................................................................................................................................................... 11 5.3 Diferencia de usuarios..................................................................................................................................................................................................................... 12 5.4 recomendaciones........................................................................................................................................................................................................................... 12 6 Caja bóveda...................................................................................................................................................... 13 6.1 Inicio.................................................................................................................................................................................................................................................... 13 6.2 Habilitaciones...................................................................................................................................................................................................................................... 16 6.1.1 Envio....................................................................................................................................................................................................................................... 16 6.1.2 Recepción............................................................................................................................................................................................................................... 18 2 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 6.2 Operaciones Varias........................................................................................................................................................................................................................ 20 6.2.1 Ingreso/Egreso.............................................................................................................................................................................................................................. 21 6.2.2 Reporte................................................................................................................................................................................................................................... 22 6.3 Cuadre de Caja............................................................................................................................................................................................................................... 23 6.4 Moneda......................................................................................................................................................................................................................................... 24 6.5 Notificaciones................................................................................................................................................................................................................................ 25 7 Cajero............................................................................................................................................................... 26 7.1 Inicio.............................................................................................................................................................................................................................................. 26 7.1.1 Reimpresión de boletas o declaraciones juradas..................................................................................................................................................................... 27 7.1.2 Solicitud de anulación............................................................................................................................................................................................................. 29 7.2 Habilitaciones: Encontraremos dos opciones................................................................................................................................................................................. 30 7.2.1 Envió....................................................................................................................................................................................................................................... 30 7.2.2 Recepción............................................................................................................................................................................................................................... 31 7.3 Responsabilidades......................................................................................................................................................................................................................... 32 7.3.1 Faltante /Sobrante.................................................................................................................................................................................................................. 32 7.3.2 Reporte................................................................................................................................................................................................................................... 33 7.4 Cambio de Moneda........................................................................................................................................................................................................................ 34 7.4.1 Compra................................................................................................................................................................................................................................... 35 7.4.2 Venta...................................................................................................................................................................................................................................... 36 7.4.3 Saldo, efectivo recibido, vuelto, comprobante........................................................................................................................................................................ 37 7.4.4 Registro de cliente.................................................................................................................................................................................................................. 38 7.4.5 Impresión de voucher............................................................................................................................................................................................................. 39 7.4.6 Declaración jurada.................................................................................................................................................................................................................. 40 3 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 7.4.7 Impresión de la declaración jurada.......................................................................................................................................................................................... 41 7.4.8 Contingencias......................................................................................................................................................................................................................... 42 7.5 Cuadre de Caja............................................................................................................................................................................................................................... 43 7.5.1 Transacciones......................................................................................................................................................................................................................... 43 7.6 Otros Servicios............................................................................................................................................................................................................................... 44 7.6.1 Registrar otros productos (dhl, Kasnet, cheques, etc.)............................................................................................................................................................. 45 7.7 Transferencia de Dinero................................................................................................................................................................................................................. 46 7.7.1 Proceso de envió WU.............................................................................................................................................................................................................. 46 7.7.2 Proceso de Pago WU............................................................................................................................................................................................................... 47 7.7.3 Contingencia de envío WU...................................................................................................................................................................................................... 48 7.7.4 Contingencia de Pago Wu....................................................................................................................................................................................................... 49 7.7.5 Cambio de boleta a Factura (comisión de envió)..................................................................................................................................................................... 50 4 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 1 Introducción MINERVA es un sistema web que se encarga de cumplir con las principales operaciones de una casa de cambio y otros servicios para la realización de sus actividades diarias. Entre sus actividades diarias el sistema permitirá un control de todas las actividades realizadas por usuario y rol en la que se encuentra, además de informar constantemente las operaciones realizadas durante el día o días y comunicación entre agencias. 5 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 2 Accesos directos / herramientas de comunicación En este capítulo encontraremos los accesos y comunicación al sistema el cual nos ayudara a realizar nuestras actividades actualmente se cuenta con tres links. 2.1 Link minerva Es el que encontraremos en nuestro escritorio, el cual nos va a dar accesos al sistema, Pero en rol CAJERO 2.2 Link Caja Bóveda Es el que encontraremos en nuestro escritorio, el cual nos dará acceso al sistema, pero el rol Caja bóveda (BOVEDA) 6 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 2.3 Remote servicie Es el que encontraremos en nuestro escritorio, el cual nos dará una comunicación con el servicio WUPOS por lo tanto es obligatorio ejecutar este link y no cerrar la ventana que aparece. 7 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 3 Log in El log in para ingresar al sistema para cualquier perfil o rol es el mismo. Como se muestra en imagen consta de 3 partes los cuales son: 1. USUARIO: usuario de caja o bóveda el cual se entregará mediante correo por el área de TI al supervisor. 2. CONTRASEÑA: cuando se inicia por primera vez o se resetea la contraseña será el mismo nombre de usuario si tomamos el ejemplo de la imagen nuestra contraseña seria “CGAMARRA” la primera vez. 3. OLVIDASTE TU CONTRASEÑA: esta función no es para agencia, solo para personal administrativo, si se olvida la contraseña comunicarse al supervisor. 8 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 4 Accesos al sistema 4.1 Validación Minerva trabaja con las siguientes validaciones: Horario de agencia: tiene que estar dentro del rango establecido por su supervisor, por ejemplo, si el supervisor configura la agencia entre las 8.30am – 9.30pm, solo podrá ingresar en ese rango, si es antes o después no podrá ingresar. Cajero-Agencia: el supervisor asigna a un cajero en una determinada agencia, si el cajero intenta ingresar a una agencia que no está asignada el sistema no le permitirá. 4.2 Administración de contraseña Cada usuario es responsable de la contraseña la cual es intransferible. 4.3 Recomendaciones Se recomienda cambiar periódicamente la contraseña de caja, así como también cuando su supervisor resetea la contraseña por olvido. La contraseña de la Caja bóveda solo la deben de saber los que la administran está bajo su responsabilidad. Antes de comunicar un problema con su usuario, cierre el navegador y vuelva abrir el acceso directo si el problema persiste, comunicarse con su supervisor. 9 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 4.4 Posibles Problemas Olvido de contraseña: comunicarse con el supervisor, el área de TI no atiende estas solicitudes, salvo sean en elevadas por el supervisor si se trata de un problema del software. Si aparece el mensaje del punto 4.1 y usted si trabaja en la agencia posiblemente el supervisor no asigno su usuario. para ello tendría que comunicarse para ver el caso. Si se malogra el CPU, el cajero puede ingresar con su usuario a otra caja siempre y cuando este asignada a la agencia. 5 Tipo de usuario (PDV) En una agencia hay dos roles, cada uno con una función distinta 5.1 Caja bóveda Este usuario es el que administra el dinero del PDV, este usuario solo le pertenece a la agencia el cual es usado por la encargad@ de agencia o el que le releva al cambio de turno, el usuario y contraseña lo manejan con el supervisor. 10 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 5.2 Usuario Caja Este usuario es propio del operador, puede generar sus contraseñas, foto de perfil. Si el usuario trabajara en otro PDV, no perderá ninguna configuración hecha en su perfil. 11 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 5.3 Diferencia de usuarios En el siguiente cuadro podemos visualizar algunas de las diferencias de tipo de usuarios y podemos llegar a la conclusión que el único que hace operaciones es el perfil de Cajero. PERFIL CAJA BOVEDA CAJERO INGRESO/EGRESOS SI NO HABILITACIONES SI SI PRESTAMO ENTRE AGENCIAS SI NO CAMBIO DE MONEDA NO SI OPERACIONES VARIAS NO SI INGRESO DE TIPO DE CAMBIO SI NO SALDOS DE AGENCIAS SI NO CUADRE GENERAL SI NO 5.4 recomendaciones El personal que manaje la caja Bóveda, tiene que tener en cuenta que no hay eliminación de registros de cualquier opción, ejemplo: no se pueden eliminar los Ingresos o egresos. Préstamo entre agencias si son de la misma empresa se realiza como habilitación (más detalle en el punto 6 del manual) 12 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 6 Caja bóveda Es la caja que se encarga de habilitar saldos para el inicio de operaciones, también donde enviaremos nuestros saldos al final del día, desde sus opciones se ingresa el tipo de cambio el cual puede ser modificado en cualquier momento del día, tiene como responsabilidad los distintos INGRESOS/EGRESOS, a continuación 6.1 Inicio 13 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 14 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 Como podemos ver en las imágenes son los 3 puntos importantes a visualizar en el perfil de Bóveda. 15 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 6.2 Habilitaciones: tenemos dos opciones envió /recepción 6.1.1 Envio 16 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 17 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 6.1.2 Recepción 18 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 19 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 6.2 Operaciones Varias tenemos tres opciones Ingresos /Egresos/Reporte 20 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 6.2.1 Ingreso/Egreso Tiene el mismo formato 21 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 6.2.2 Reporte 22 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 6.3 Cuadre de Caja 23 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 6.4 Moneda es la opción donde ingresaremos el Tipo de Cambio 24 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 6.5 Notificaciones se encuentras las distintitas notificaciones para la caja bóveda. 25 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 7 Cajero Es la caja que cuenta con opciones para poder realizar transacción emitiendo boletas o facturas sea el caso, cada operador de agencia tiene un usuario Caja el cual puede ser personalizado. Tiene las siguientes opciones: 7.1 Inicio muestra un resumen de nuestra caja 26 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 7.1.1 Reimpresión de boletas o declaraciones juradas 27 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 28 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 7.1.2 Solicitud de anulación 29 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 7.2 Habilitaciones: Encontraremos dos opciones 7.2.1 Envió 30 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 7.2.2 Recepción 31 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 7.3 Responsabilidades En esta opción informaremos sobrantes y faltantes OJO esto no va hacer cuadrar tu caja. 7.3.1 Faltante /Sobrante 32 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 7.3.2 Reporte 33 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 7.4 Cambio de Moneda Esta es la opción la cual realizaremos Cambio de moneda 34 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 7.4.1 Compra 35 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 7.4.2 Venta 36 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 7.4.3 Saldo, efectivo recibido, vuelto, comprobante. 37 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 7.4.4 Registro de cliente 38 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 7.4.5 Impresión de voucher 39 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 7.4.6 Declaración jurada 40 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 7.4.7 Impresión de la declaración jurada 41 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 7.4.8 Contingencias anulación de contingencia: no se solicitan anulaciones de contingencia, si se tuviera alguna borrar el importe en la boleta manual anulado e ingresar el al sistema con el importe 0.01. 42 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 7.5 Cuadre de Caja 7.5.1 Transacciones 43 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 7.6 Otros Servicios 44 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 7.6.1 Registrar otros productos (dhl, Kasnet, cheques, etc.) 45 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 7.7 Transferencia de Dinero Solo se utilizará en modo contingencia ya que al utilizar Remote servicie esto será automático según cada proceso: 7.7.1 Proceso de envió WU Generar Envio SISTEMA WUPOS WU Firma del cliente en la tablet USUARIO SISTEMA MINERVA SI Confirmar ¿Autorizar ? Transaccion Genera Boleta comisión automático NO Genera Voucher WU Suma dinero a la caja del usuario ENVIOS WU 46 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 7.7.2 Proceso de Pago WU Generar Pago SISTEMA WUPOS WU Firma del cliente en la tablet USUARIO SISTEMA MINERVA SI Confirmar ¿Autorizar ? Transaccion NO Resta dinero a la caja del usuario Genera Voucher WU PAGOS WU 47 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 7.7.3 Contingencia de envío WU 48 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 7.7.4 Contingencia de Pago Wu 49 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 7.7.5 Cambio de boleta a Factura (comisión de envió) 50 CARLOS GAMARRA O.  V 1.0 51 CARLOS GAMARRA O.  Envió de Saldo Desde Bóveda Inicio de caja: se realiza cuando se va habilitar inicialmente a los usuarios de la agencia 1. Seleccionar el motivo “Inicio de caja” 2. Seleccionar la moneda a enviar 3. Ingresar el monto a enviar 4. Seleccionar Caja para que te salgan los usuarios disponibles 5. Seleccionar o buscar al cajero que deseas enviar saldo 6. Una vez que terminamos de elegir/llenar los campos hacemos clic en enviar 7. Enviar/cancelar, según la conformidad de la pantalla. Aumento de saldo: se realiza cuando se tiene que enviar saldo a un usuario posterior al inicio de caja, esta opción no se utiliza para el inicio de caja. 1. Seleccionar el motivo “Aumento de saldo” 2. Seleccionar la moneda a enviar 3. Ingresar el monto a enviar 4. Seleccionar Caja para que te salgan los usuarios disponibles 5. Seleccionar o buscar al cajero que deseas enviar saldo 6. Una vez que terminamos de elegir/llenar los campos hacemos clic en enviar 7. Enviar/cancelar, según la conformidad de la pantalla. Préstamo entre Agencia: se realiza cuando se presta dinero a una agencia 1. Seleccionar el motivo “Préstamo entre agencia” 2. Seleccionar la moneda a enviar 3. Ingresar el monto a enviar 4. Seleccionar Agencia 5. Seleccionar o buscar la agencia a enviar saldo 6. Una vez que terminamos de elegir/llenar los campos hacemos clic en enviar 7. Enviar/cancelar, según la conformidad de la pantalla. Devolución de préstamo entre Agencia: se realiza cuando se devuelve dinero a una Agencia 1. Seleccionar el motivo “Devolución de préstamo entre agencia” 2. Seleccionar la moneda a enviar 3. Ingresar el monto a enviar 4. Seleccionar Agencia 5. Seleccionar o buscar la agencia a enviar saldo 6. Una vez que terminamos de elegir/llenar los campos hacemos clic en enviar 7. Enviar/cancelar, según la conformidad de la pantalla.  Envió de saldo Desde el usuario Caja Transferencia Entre cajas: se realiza cuando se envía saldo entre cajeros 1. Seleccionar el motivo “Transferencia Entre cajas” 2. Seleccionar la moneda a enviar 3. Ingresar el monto a enviar 4. Seleccionar Caja para que te salgan los usuarios disponibles 5. Seleccionar o buscar al cajero que deseas enviar saldo 6. Una vez que terminamos de elegir/llenar los campos hacemos clic en enviar 7. Enviar/cancelar, según la conformidad de la pantalla. Envió de saldo a bóveda: se realiza cuando se tiene que enviar saldo directamente a bóveda por algún motivo operativo, esta opción no se utiliza para cerrar la caja. 1. Seleccionar el motivo “Envió de saldo a bóveda” 2. Seleccionar la moneda a enviar 3. Ingresar el monto a enviar 4. Seleccionar Bóveda (obligatoria al usar este motivo) 5. Una vez que terminamos de elegir/llenar los campos hacemos clic en enviar 6. Enviar/cancelar, según la conformidad de la pantalla. Cambio de Turno: se realiza cuando termino tu turno en caja y tienes que enviar saldos al usuario que estará en el segundo turno. 1. Seleccionar el motivo “cambio de turno” 2. Seleccionar la moneda a enviar 3. No es necesario digitar saldo el sistema enviara el que tienes en tu cuadre automáticamente. 4. Seleccionar Caja para que te salgan los usuarios disponibles a cambiar turno (obligatorio) 5. Seleccionar o buscar al cajero que cambiaras de turno 6. Una vez que terminamos de elegir los campos hacemos clic en enviar 7. Enviar/cancelar, Verificar si es el saldo total de caja. Cierre de turno: esta opción solo se utilizará como contingencia o si hay algún problema con el botón cierre de caja, se recomienda como primera opción, siempre utilizar el botón de CIERRE DE CAJA FINAL DEL DIA.  Cambio de contraseña: 1. Clic en mi perfil 2. Ingresar nueva contraseña 3. Guardar cambios CAMBIO DE DIVISAS SI Devolver billete Indicar Solicitar y Verificar y Negociar con el ¿Billete rechazado y cotización de verificar contar dinero SI cliente tipo de rechazado? solicitar uno cambio de documento de con el cliente cambio nuevo ¿Agencia cuenta moneda elegida identidad con el tipo de NO moneda? SI Tramitar obtención de lo ¿El monto Recibir dinero solicitado por el mayor a 700 del cliente cliente soles? NO Ingresar datos ¿Cliente nuevo? NO del cliente al CAJERA(O) SI NO sistema ¿Cliente puede esperar? SI Verificar y Verificar y Grabar y general Entregar dinero actualizar contar dinero ticket y ticket información para el cliente NO Brindar sugerencia NO FIN Cliente solicita operación de Verificar dinero y CLIENTE cambio ¿Conforme? SI FIN ticket INICIO