BAZE PR - Capitolul 1 - Acțiunea Planificată

Capitolul 1 -- Acțiunea planificată Un consilier PR bun -- hiperexactitate (caracteristică fundamentală) În cazul planificării, minuțiozitatea este imperios necesară. 3 criterii esențiale: - Criteriul credibilității (încrederea reciprocă se construiește greu și se întreține permanent) -...

Capitolul 1 -- Acțiunea planificată Un consilier PR bun -- hiperexactitate (caracteristică fundamentală) În cazul planificării, minuțiozitatea este imperios necesară. 3 criterii esențiale: - Criteriul credibilității (încrederea reciprocă se construiește greu și se întreține permanent) - Criteriul senzitivității (empatie; este important să ne orientăm după dorințele și așteptările partenerilor noștri, dar nu trebuie să ascultăm doar în funcție de interesele celorlalți) - Criteriul realismului (orice sistem trebuie să își cunoască foarte bine potențialul, punctele tari, precum și punctele slabe; trebuie să se ferească de eventualele probleme. Elementele slabe trebuie întărite constant) (să știi cum/cât îmbunătățești) Pentru atingerea scopului/țelului, trebuie să facem: (4 etape) 1. Analiza și sinteza 2. Planificare 3. Punere în practică 4. Controlul succesului (evaluare realistă) 1. Analiza și sinteza Se recomandă un plan: - Strângere de informații despre propriul sistem - Sinteza și pregătirea informațiilor pentru analiză - Evaluarea informațiilor Scopul pentru care se strâng informațiile: A. Comunicarea intrasistematică (propriul sistem) - Trebuie evaluat gradul de transparență - Cum se promovează o informație - Înțelegerea atmosferei interioare - Dacă este vreo tensiune, aceasta trebuie izolată B. Comunicare interinstituțională - Capacitatea propriului sistem de a implementa informații din mediul exterior - Modalități de percepție ale tuturor subsistemelor mediului exterior - Este foarte important de analizat manierea de acțiune a fiecărui subsistem în parte pentru că, empatizând cu aceasta, propriul sistem își mulează propriile acțiuni pe matricea acestei maniere. - Echilibru! C. Imaginea propriului sistem - Imaginea trebuie să fie caracteristică propriului sistem și trebuie să conțină elemente distinctive ale acestuia - Trebuie să țină seama de modalitatea celorlalte sisteme, din mediul exterior, de a privi sistemul său, precum și de dorințele acestor sisteme, pozitive sau negative, față de acesta - Consilierul trebuie să țină seamă de dorințele maselor, precum și de percepția acestora față de propriul sistem și să acționeze în consecință - (culori, slogan, sarcină, obiectiv, sponsorizări, implicare în societate) 1. Metode de analiză: - Profil al polarității sau bipolar - 10 caracteristici alături de opusele acestora în două coloane - Prin acordarea unui calificativ în dreptul unui item și prin unirea tuturor rezultă un grafic, care, prin suprapunere cu toate răspunsurile, duce la formarea unei diagrame - Profil propriu/intern (oamenii din firmă) - Profil străin/extern (oamenii din exterior) - (prin suprapunere reiese un profil mediu) - Dacă există diferențe între mediul intern și cel extern, trebuie luate o serie de măsuri pentru reducerea acestor diferențe - În cazul în care nu există diferențe semnificative, se poate vorbi despre un nivel înalt de transparență, care ajută la consolidarea imaginii sistemului - Se recomandă refacerea acestui profil la 6 luni - Chestionar - Umplu informațiile din golurile profilurilor - Calupuri de întrebări - Întrebări al căror răspuns oferă o imagine de ansamblu asupra funcționalității sistemului de comunicare - Întrebări referitoare la petrecerea timpului liber (cotă de pozitivism) - A cunoaște oamenii din echipă -- crește randamentul și există o investiție eficientă - Prin analiza informațiilor primite prin intermediul acestor metode, se construiește un profil al firmei care cuprinde: - Părți puternice - Părți slabe - În urma analizei părților puternice și celor slabe ale sistemului, pot fi formulate, cu o precizie destul de ,are, problemele pe care le are de rezolvat consilierul PR, care sunt părțile sistemului care trebuie întărite, unde trebuie realizate modificări mai mici sau mai mari, unde trebuie intervenit pentru redresare și, de asemenea, unde trebuie menținuți anumiți parametri constanți. - Oricărei părți slabe îi trebuie găsită o soluție - Părțile puternice ale sistemului ne ajută la redresarea părților slabe ale acestuia. 2. Planificarea Plan de atac (strategie) Cristalizarea țelurilor Ca să poată exista o bună planificare: - Coordonare (acțiuni convergente) (creșterea producției) - Control (încrederea e bună, dar controlul este și mai bun) (eficient și esențial) (când vrei să dai randament) - Motivare (RECOMPENSĂ) (să-i faci să fie mândri că fac parte din echipă) (financiar/material) Țelurile bine stabilite reprezintă premisa cea mai importantă pentru ca munca de PR să fie încununată de succes. Țelurile nu sunt altceva decât etichete care desemnează anumite ținte, efecte, stări faze sau parametri standard. Criterii: - Un limbaj cât mai simplu - Cât mai precise - La îndemâna tuturor vârfurilor sistemului - Create și formulate astfel încât să poată fi măsurabile în orice moment - Să fie realizate într-o perioadă de timp Există țeluri: - Superioare (relevanță maximă în structura sistemului) (finalul) - Inferioare (de etapă) (la nivel global au o relevanță mai mică, dar pe moment sunt extrem de importante) Tactici/strategii de lucru: 1. Comunicare intra-instituțională - Dezbateri cu participare cât mai largă - Pot fi culese informații foarte prețioase - Se creează senzația de coparticipare a fiecărui element al sistemului -- confort psihic - (dai mesaje tuturor celor din interior) 2. Promovarea unor idei proprii și la alte sisteme - Fără a pierde supremația - Îți promovezi organizația - Pe două direcții: unidirecțional (materiale difuzate sau acțiuni cu caracter promoțional) și bidirecțional (dialog direct sau indirect, discuții și negocieri) 3. Materiale și mijloace materiale/umane - Empatia -- factor cheie - Promovează interesul general al sistemului - Informarea trebuie să se realizeze: - Mesaje de trend major (încercare de a se forma o opinie; reacții la nivel de macro-sistem) - Mesaje de trend minor (anumite grupuri țintă; de etapă) 4. Etapizare - Rol hotărâtor în succesul sau insuccesul unei strategii - CÂND se aplică o anumită tehnică, un anumit material, un anumit mesaj - Se mulează pe o situație controlabilă, la un anumit moment 3 scopuri principale: - Se coordonează acțiunile diferitelor tehnici (se controlează modul de aplicare al acestora și relevanța de intervenție activă) - Anumite faze critice (poate prevedea apariția acestora + intervenție activă) - Reacții flexibile (eliminarea panicii în urma nerealizării obiectivelor propuse -- plan B) Buget pentru planificare: A. Banii se iau din anumite fonduri speciale de rezervă (pot fi suficienți sau nu) B. Un anumit procent din câștigurile sistemului (poate fi suficient sau nu) C. O sumă fixă din buget, suficient de mare (consilierul PR trebuie să țină cont de sumele de bani pe care le are la dispoziție) Potențialele disfuncționalități, crize sau chiar catastrofe Strategii de criză -- flexibilitatea 3. Punerea în practică a strategiilor și a planurilor deja elaborate Trebuie ținută situația sub observație. Lucrul cu mediile de informare în masă: de modul în care reușim să informăm și să convingem cu ajutorul acestor medii, depinde succesul sau insuccesul acțiunii Diferite instrumente de PR: materiale promoționale (filme, publicații, fluturași, mape) Diferite acțiuni promoționale: să informăm și convingem publicul prezent Diferite modalități de ajutor sau sponsorizare: creșterea imaginii (este mai rău să sponsorizezi și să te oprești, decât să nu o faci deloc) Aceste strategii din de creativitatea consilierului PR -- capacitatea de a combina diferite instrumente standardizate și de a le așeza într-o anumită strategie, la momentele de timp cele mai propice Originalitatea aplicării Dinamismul -- caracterul dinamic al acțiunilor 4. Controlul succesului A. Strategii care aduc efecte imediate sau strategii pe termen scurt B. Strategii ale căror efecte nu pot fi foarte ușor detectate și care au relevanță într-o perioadă mai mare de timp (până la 5 ani) Formularea clară a țelurilor la care trebuie să ajungă sistemul. Pretestul: starea în care se găsește sistemul, înainte de a aplica orice strategie - Rezultatele pretestului vor putea fi comparate cu rezultatele care apar în urma aplicării unei anumite strategii Analiza pe parcursul derulării: modul și măsura în care se dezvoltă acțiunea planificată - Consilierul PR poate identifica anumite sectoare mai slabe, putând interveni pentru redresarea acestora Posttestul: pentru a evalua succesul sau insuccesul unei anumite strategii Metode de analiză a succesului: 1. Evaluare proprie: - Sumă de idei sau păreri proprii ale indivizilor vizavi de sistem - Pui o întrebare atât în interior, cât și în exterior - Ne putem da seama ce-l frământă sau ce-l preocupă cel mai mult pe individ, sau la sunt cel mai mult atenți, atât membrii sistemului, cât și elemente din afara acestuia 2. Analiza presei: - Presa este cea care reflectă o anumită imagine a sistemului și, din adunarea tuturor acestor articole referitoare la propriul sistem, se pot trage foarte multe concluzii! 3. Analize socio-psihologice complexe: Orice campanie poate schimba cam 20%. Capitolul 2 -- Comunicare intrasistemică Una dintre divizele PR spune că relațiile publice încep, de fapt, acasă. Atmosferă pozitivă -- oamenii merg cu drag la muncă Instrumente ale comunicării intrainstituționale: Flyere -- cu o singură informație Ziarul întreprinderii Tabla neagră/panou Adunări periodice ale membrilor sistemului Campanii de informare a noilor membri despre realitățile sistemului A. Servicii de informare rapidă: Fluturași de informare (flyere) (informații despre un anumit eveniment, termenul de rulare al unei acțiuni, anumite decizii ale liderilor) - Format A4 sau 5 - Textele sunt redactate pe calculator - Culori diferite în funcție de subiect - Trebuie să fie scris pe aceștia informații referitoare la cel care l-a scris - Se recomandă numerotarea acestor tranșe de emitere de fluturași - În partea de jos a acestor fluturași, trebuie să apară adresa, telefonul, e-mail-ul sau faxul unei persoane de contact, persoană care, în momentul în care este contactată, trebuie să fie capabilă să dea explicații de amănunt referitoare la informațiile scrise pe fluturași. - Test în prealabil al informației (oferirea lui unei persoane care nu cunoaște nimic despre informațiile scrise pe fluturaș, apoi este întrebată ce a înțeles, iar informația este modificată până în momentul în care omul de PR va fi mulțumit), apoi sunt tipărite și distribuite Ziarul sistemului (Newsletter) - Aspecte mai ample și mult mai detaliate - Informații referitoare la locul de muncă - Membrii își pot exprima opiniile, părerile și ideile în mod deschis, făcându-le cunoscute tuturor membrilor sistemului - Dialog permanent -- asigurarea circulării informației în plan vertical, de sus în jos, dar și de jos în sus -- crește cota de credibilitate - Contribuie la creșterea unității dintre membrii sistemului - Construiește și prezintă imaginea sistemului - Membrii se pot perfecționa sau să își schimbe departamentul de lucru, primind toate informațiile de care au nevoie (programe de autodezvoltare, de specializare continuă) - Membrii sistemului își pot forma păreri sau opinii despre un anumit fenomen instrasistemic (pot lua mai ușor hotărâri) - Rol de infotainment -- trebuie să promoveze informații care să-i relaxeze și să-i binedispună pe toți membrii sistemului - Informații cu privire la posibilitatea de petrecere a timpului liber - Crearea și promovarea unei imagini pozitive a sistemului -- cristalizarea identității acestuia - Este foarte important nu numai ce vrea să comunice conducerea sistemului, ci și ceea ce membrii sistemului vor să afle, să audă. Ziarul nu poate conține: - Informații confidențiale - Păreri politice - Denigrări Formă: - Nume care să caracterizeze sistemul - Logo - Siglă - Fotografii referitoare la sistem (poze în conformitate cu valorile sistemului) Caracteristici (pentru poze): - Fotograf profesionist - Arhive cu fotografii ale ziarelor (o taxă pentru fiecare poză) - Arhiva altor sisteme - Arhivele membrilor sistemului - Arhivele prietenilor - Folosește Internetul - Dă posibilitatea oricărui membru al sistemului să-și exprime părerea proprie în acest ziar și stimulați, pe cât posibil, acest aspect - În momentul în care un membru al sistemului publică un articol în acest ziar, colegii acestuia se vor simți mai stimulați în a citi acel articol, doar pentru că îl cunosc pe autor - Ziarul trebuie să fie ieftin sau foarte ieftin - Date și fapte, nu lucruri emoționale Ziarul trebuie să apară cu o anumită peridiocitate: - O dată pe săptămână - O dată la două săptămâni - O dată pe lună Un ziar cuprinde între 4 și 32 de pagini. Este important să se analizeze și ziarele altor sisteme. 5 tipuri de ziare: 1. Ziarul de informare: - Foi informative în format A4 - După poate avea 4 sau 8 pagini în format A3 (8/16 pag. A4) - Nu se va tipări pe hârtie foarte scumpă 2. Ziarul propriu zis: - Ziar obișnuit sau ceva mai mic - Lay-out suficient de atractiv - Conține și poze, dar alb-negru 3. Ziarul avansat: - Până la 12 pagini - Pozele sunt color - Hârtia este mult mai calitativă 4. Ziar -- jurnal - Seamănă cu un cotidian - Mai multe culori - 16 -- 14 pagini 5. Ziar -- magazin - Amestec de informații, de la cele practice, până la informații referitoare la petrecerea timpului liber - Până la 32 de pagini - Hârtie de foarte bună calitate - Palier bogat de culori Revistă proprie: - Aceasta este focalizată pe o branșă de activitate, promovând produse, prototipuri, realizări, fiind interesantă și pentru mediul exterior sistemului Buget pentru realizare: 1. Din bugetul sistemului: sună fixă 2. Din vânzarea ziarului (vânzările trebuie să acopere costurile): benefic pentru perfecționarea și profesionalizarea muncii, în realizarea unui asemenea ziar 3. Din anunțuri: anunțuri care sunt publicate contra unei anumite taxe 4. Servicii contra servicii Întâlniri și discuții - Schimbul de informații, păreri și opinii - Modelul Meyer-Eppler: emisia de informații are aceiași valoare ca și feedback-ul sau primirea de informații și unde înțelegerea este rezultatul dialogului Umanizarea șefului 1. Adunări generale ale membrilor sistemului: - De către conducerile sistemului - Au o anumită periodicitate - Participarea unui număr mare de membri - Fiecare element component este important pentru sistem 2. Diverse manifestări, având la bază discuțiile și dialogul - Forma unei conferințe de presă - În locul jurnaliștilor vor fi prezenți proprii membri ai sistemului - Se axează pe o anumită temă - Cât mai multe din elementele temei dorite a fi dezbătută - Contează ordinea în care se ia cuvântul (și în funcție de scop) - Se promovează un gen de imagine pozitivă - Daca sunt puțini vorbitori -- liderul ultimul - Dacă sunt mulți -- liderul la mijloc - Discuții libere -- fiecărui membru prezent ia cuvântul - Aceste manifestări se termină cu ciocnirea unui pahar de șampanie sau de vin și o mică gustare - Conducătorul este de preferat să nu bea foarte mult și să se retragă după o perioadă de la deschiderea sticlelor 3. Mese cu largă participare a membrilor sistemului: - Trebuie legate de un anumit eveniment: 8 Martie, 50 de ani de la înființarea sistemului - Trebuie create fonduri speciale pentru aceste ocazii - În timp pot deveni tradiții - Se începe cu un discurs al liderului, în care va argumenta motivul întâlnirii, după care va îndemna pe toată lumea prezentă la dans și voie bună 4. Manifestări sub formă de prezentare - Când ai de prezentat un prototip - Întrebări: - Care sunt așteptările cu care vin membrii sistemelor la aceste întâlniri? - Care este starea generală a membrilor: pozitivă sau negativă? (când starea generală este negativă, nu se face adunarea generală) - Cum evaluează membrii sistemului informațiile primite? - Ce reacții declanșează o anumită informație în rândurile membrilor sistemului? - Care sunt sentimentele de final? Stare generală negativă -- soluții de redresare Mitul salvatorului: „salvarea" reputației unei organizații -- sentiment de importanță și control Rolul consilierului PR este asemănător cu cel al unui individ singur cunoscător al drumului printr-un teren minat, ajungerea de cealaltă parte aduce cu sine un plus fantastic de imagine. Capitolul 3 -- Comunicarea cu sistemele învecinate - Fiecare sistem își dorește siguranță proprie -- imagine care să emane asta - Pentru a-și atrage vecinii, orice sistem trebuie să emane bunăvoință - Dacă sistemele vecine te plac -- crește cota de credibilitate - Eliminarea eventualelor divergențe cu acestea 1. Dialogați cu toate sistemele vecine (la fel) - Este necesar să vă prezentați - Important este ca propriul sistem să facă primul pas, sau să vină cu propunerile, pentru ca pe viitor să țină anumiți parametri sub control - Invitații la mese rotunde - Se invită întotdeauna un singur sistem vecin, nu negociați cu două în același timp 2. Propria conducere va discuta personal cu forurile conducătoare ale altor sisteme, nu prin intermediari/interpuși - Persoane cu factor de decizie - Discuții directe -- pentru a-i cunoaște modul de gândire, pentru a-i cunoaște argumentele, sensibilitatea - Cunoscând o anumită persoană, îi putem prevedea și anumite reacții, pe care acestea le-ar putea avea la un anumit stimul din partea noastră (nu în totalitate, bineînțeles) - Fiecărui partener de discuție trebuie să-i acordăm libertatea de a avea un cerc personal în care să se simtă sigur și în care să nu lase să pătrundă nimeni 3. Faceți primul pas, nu așteptați situațiile de criză - Mai elegant să preîntâmpinăm o eventuală problemă, decât să gestionăm o criză 4. Oferiți sistemelor vecine atât o imagine globală, cât și una mai de amănunt - Caracteristici generale - Dacă vor avea o părere pozitivă -- vor dori o colaborare -- vor cunoaște sistemul mai în detaliu - Este foarte important să distingem și interesele sistemelor vecine și să putem selecta, analiza și evalua informațiile pe care acestea ni le pun la dispoziție, despre ele. 5. Fiți constanți și responsabili - Oferă greutate - Constanță -- asumare 6. Puneți în practică tot ceea ce răspândiți prin materialele promoționale - A informa și a convinge - Veridicitate 7. Încercați să răspundeți întrebărilor sistemelor vecine și promovați un sistem de comunicare transparent - La întrebările care necesită răspunsuri pe care nu le putem da, pentru că ne-ar afecta propriile strategii și interese, în locul unor răspunsuri formale sau de curtoazie, se recomandă a recunoaște că nu le putem da. Procedând astfel, credibilitatea sistemului, de asemenea, va crește. 8. Întrebați și dumneavoastră - Aceeași monedă - Să analizați în prealabil sistemele vecine 9. Purtați-vă fa fel de frumos cu oricare sistem vecin - În momentul negocierilor, se recomandă minimizarea laturii afectiv-emoționale și maximizarea laturii raționale 10. Vorbiți de bine un al treilea sistem neprezent la discuții - Se va simți flatat și va avea o părere mai bună despre sistemul dumneavoastră Ziua porților deschise - Cât mai multă transparență - Încredere reciprocă - Prilej de a face cunoscut sistemul, așa cum este el - Promovare activă în prealabil - Sunt invitate toate persoanele care doresc să cunoască și să afle mai multe 4 etape componente: 1. Primirea: - Personal calificat al sistemului: uniformă specifică - Sală de primire - Se dă fiecărui membru al grupului o broșură cu principalele obiective care urmează a fi vizitate - Să nu dureze mai mult de 1:30 h 2. Vizionarea unui film de 10-15 minute - Imagine pozitivă a întregului sistem - 3 minute -- în funcție de public 3. Vizita propriu zisă: - Toate punctele vizitate trebuie să se integreze într-un Gesalt, într-un concept general de prezentare - Flux tehnologic - Principiul Gesalt: organizarea unui eveniment care este mai mult decât o serie de activități -- experiență, coerență, fluidă și memorabilă pentru participanți 4. Încheierea vizitei: - Oaspeții trebuie să plece cu o imagine pozitivă - O amintire - Cadouri -- trebuie să fie mai mult simbolice și nu trebuie să aibă o valoare materială foarte mare (maxim 20 de lei) - Spații și pentru copii - Intrarea trebuie să fie liberă - Panouri cu informații utile despre fiecare sector, harta sistemului, scurte descrieri ale drumului dintre sectoare, pentru ca aceștia să se poată orienta - Persoane de contact - Standuri cu diferite materiale promoționale - O dată pe an Ziarul sistemelor vecine - Tu îl faci pentru un sistem vecin care n-are bani - 50-50 (pui și anunțurile tale) - Ziarul pentru vecini trebuie să se asemene cu ziarul propriului sistem contribuind la formarea Gestalt ului de imagine al întregului sistem - Aceste ziare se vor distribui gratuit și trebuie duse la sediul sau domiciliul fiecărui vecin în parte Comunicare cu sistemele dependente - Grupuri țintă, cu ajutorul cărora ne putem atinge propriile țeluri - Tehnici de „PR clienți" -- prin intermediul cărora sunt promovate, în mod constant și permanent, relațiile cu aceștia - Supraproducții -- multe sisteme care produc în cantitate mare cam aceeași marfă - Este nevoie de creativitate și originalitate - Client nemulțumit -- 15 cunoscuți vor știi Client mulțumit -- 5 cunoscuți Modalități de a promova încredere reciprocă: 1. Culoar direct de comunicare cu sistemele dependente (client) - Promovarea încrederii reciproce A. Crearea unui club - Identitate de grup - Grupuri țintă: partenerii și clienții + potențiali clienți sau parteneri - Se pot oferi gustări și de băut, dar să nu se transforme în baruri sau restaurante - Va funcționa pe baza unui orar (o dată sau de două ori pe săptămână) - Trebuie să participe și membrii ai sistemului - Se recomandă promovarea în mass media - Să se încerce să se facă o diferențiere între clienți, parteneri și simpatizanți - În cazul trimiterii invitațiilor, un aspect deosebit de important este acela de a nu omite vreun membru al clubului B. Legătură directă prin intermediul calculatorului - O persoană care să se ocupe de promovarea comunicării pe internet - Interfață pentru întrebări (online) -- au rolul de a informa, de a convinge și, în cele din urmă, de a-l atrage pe cel ce le citește - Trebuie să fie o ofertă care să satisfacă cerințele grupurilor țintă - Să se urmărească și alte pagini de prezentare ale altor sisteme li să încerce să introducă, în permanență, noul și originalitatea, în pagina de prezentare a propriului sistem C. Telefonul clientului - A asculta dorințele clienților, mulțumirea sau nemulțumirea - A da cât mai multor informații sistemelor dependente - Are rol să îi aplaneze nemulțumirea - Serviciu non-stop D. Serviciu de poștă 2. Ziar tip magazin pentru sistemele dependente - Amestec de informații referitoare la sistemul emitent și infotainment - Limbaj -- simplu, clar, prin care sistemul emitent să poată fi recunoscut - Este recomandabil ca orice sistem să se ocupe cu promovarea unei imagini pozitive în rândul copiilor 3. O întâlnire de mare amploare cu toți clienții - Dorințe ale clienților de a-și petrece timpul liber - Se pun pe primul plan mâncarea și băutura - Prima problemă, cea a spațiului (de preferat lângă sistem) - O temă specifică - Personal calificat îmbrăcat și instruit (contribuie la atmosferă) - Atenția participanților trebuie captată tot timpul - Se recomandă organizarea unei tombole -- sistemele partenere sau prietene să sponsorizeze aceste premii - Și copiii trebuie să se simtă bine - Trebuie să participe și membri ai conducerii sistemului - Angajarea unor firme profesioniste care oferă serviciile de care avem nevoie - Relații privilegiate cu mediile de comunicare în masă - Durează 12 h - 1-2 feluri de mâncare și băutură în acord cu tema - O lună de promovare în prealabil - Astfel publicul devine fidel Capitolul IV -- Comunicarea cu mediile de informare în masă Mass media -- presă, tv, radio (ea te urcă, ea te coboară) Este important și cum publică, pe lângă ce publică Trebuie să se creeze legături bune cu presa Relațiile cu mass-media trebuie neapărat menținute la parametri pozitivi Munca de PR, înseamnă, în primul rând, a acționa (în presă înseamnă a informa presa, adică a face cunoscute acesteia anumite aspecte de interes general despre propriul sistem) Mass-media te face cunoscut -- îți face imaginea Avantaje: - Informația pentru mass-media ajunge direct și rapid prin contactarea jurnaliștilor - Informația pentru mass-media se poate și arhiva (pentru declarațiile viitoare, să nu emitem informații în contradictoriu) - Informația este mai clară și mai concisă decât cea prin intermediul telefonului, fiind ușor descifrabilă - Informația pentru mass-media este gândită de către consilierul PR, astfel încât să susțină interesele sistemului - Informația pentru mass-media nu costă nimic (relativ) - Prin constanță se adună o anumită clientelă (observăm cine publică) Dezavantaje: - Nu este nicio garanție că informația va fi pusă sub forma în care se dorește. Trebuie să se respecte cele 4 criterii de calitate: să fie actuală, originală, să aibă putere de penetrare și să fie controlabilă. Depinde și relația dezvoltată cu jurnaliștii. - După ce primește informația, jurnalistul trebuie să verifice veridicitatea acesteia. Principiul lui Oeckl -- a acționa și a nu reacționa este foarte important în munca de PR - Informațiile pentru mass-media, sub formă de mesaje scrise, pot transmite greu situațiile mai complexe (maxim 2 pagini) Structura materialelor destinate mass-media Peste 80% sunt alese materialele informative care aduc noul, ineditul Ca să aibă valoarea unei știri trebuie să respecte 5 criterii: 1. Actualitatea -- informațiile trebuie să fie de ultima oră (totuși gândite în prealabil) 2. Noutatea -- tema pe care o abordăm să fie necunoscută până în acel moment (stârnește curiozitatea celui care privește materialul) 3. Importanța -- o anumită greutate, să stârnească interes 4. Originalitatea -- cum se întâmplă + ce se întâmplă (maniera scrierii) 5. Convingerea sau puterea de persuasiune -- trebuie să convingă, să devenim credibili (transparență, coerență și constanță) Acțiunea planificată - Plan lunar -- se trimite la finalul fiecărei luni pentru luna care urmează la mass-media - Plan general -- 12 secvențe, pe desfășurarea întregului an (nu se trimite la presă) Cui îl trimitem? Presă scrisă: - Cotidiene: ziare care apar în fiecare zi - Presă ușoară: teme ale vieții de zi cu zi - Presă specializată într-un anumit domeniu - Foi informative: informații dintr-o anumită zonă regională și se distribuie gratuit Audio-vizualul: - Radio - Televiziune Alte mijloace: - Internet - Agențiile de presă - Birouri de presă Absenteismul -- moartea fiecărei firme Dacă ați început să dați comunicate, nu vă mai opriți -- constanță Dacă apar știri negative, notorietate Informațiile trebuie trimise la fel spre orice mediu de informare în masă, tratamentul acestora fiind același, indiferent de apropierea sau depărtarea acestora de propriul sistem. Este importantă modalitatea de a emite informația și anume pentru fiecare mijloc de informare în masă, mesajul din partea propriului sistem trebuie structurat și formulat în funcție de specificul acestor mijloace. Desfășurarea unui singur eveniment: a. Planuri proprii -- mai ample; conțin elemente confidențiale și au un șablon cu mai multe rubrici (o grilă de observație?) b. Planuri pentru medii -- o simplificare a planului propriu, conținând doar informații cu ajutorul cărora putem să atragem atenția opiniei publice. Se recomandă a fi trimis cu 2-3 zile înainte, pentru ca informațiile să fie prelucrate și transformate într-o știre publicată următoarea zi. Norme standard pentru realizarea materialelor destinate presei - O pagină, maxim două - Format A4 - Pe fiecare pagină trebuie să se regăsească elementele vizuale ale sistemului emitent - Întotdeauna prima pagină va trebui să arate la fel (+numele sistemului, sigla, logo, slogan, împreună cu sistemul respectiv) - Se realizează în jurul unei teme principale - Titlu care să reflecte ideea de bază a materialului - 5 cm spațiere margine 12 cm dimensiune font 1,5 rânduri - Nu sunt recomandate sublinierile, îngroșările, scris cu litere mari - Doar titlul: cu litere mari - Rândurile se numerotează - Primul paragraf trebuie să răspundă la cele 6 întrebări importante (ce, cine, când, unde, cum, de ce?) - Principiul după care trebuie să scriem este cel al piramidei inverse sau, altfel spus, aspectele cele mai importante trebuie menționate primele, urmate de menționarea anumitor cauze și, la sfârșit, trebuie să se găsească anumite aspecte care țin de amănunt. 1. Informația pentru presă trebuie să fie clară, logică și cursivă. Propozițiile sau frazele ar fi bine să cuprindă 15 cuvinte. 2. Stilul și maniera în care scrieți trebuie să emane dinamism. 3. Folosiți cât mai multe verbe posibile. 4. În centrul fiecărui material se află un nucleu format din informații, date și fapte. 5. Nu conține foarte multe culori - Pentru a avea un feed-back, sau pentru a testa valoarea materiale informative elaborate, le puteți citi anumitor aparținători unor grupuri țintă și să observați efectul acestor maniere asupra lor. - Primul lucru pe care trebuie să îl faceți în momentul în care ați preluat o funcție de consilier PR al unui sistem este să realizezi o scrisoare personalizată redacției sau unui anumit redactor sau jurnalist în care vă veți prezenta și veți menționa deschiderea dumneavoastră față de respectivul destinatar și speranța unei bune colaborări viitoare. - 18x24 cm - 13x18 cm Toate elementele trebuie puse într-o mapă: - Să fie vizibil (numele firmei, culorile, slogan, adresă) - „Press-Kit": materiale pentru presă, alte informații utile în completarea acestui material, informații speciale despre tema abordată, abordată - Elegant este ca acest „Press-Kit" să fie însoțit întotdeauna de o mică „atenție", care să fie reprezentativă pentru sistemul din care faceți parte (nu foarte scumpe) - Înainte de a trimite „Press-Kit-ul" la mass-media este imperios necesar să mai aveți o discuție cu forurile conducătoare și cu specialiști ai sistemului dumneavoastră, care să vadă materialul și care pot elimina anumite greșeli de ordin tehnic, care s-ar fi strecurat în respectivele materiale. Acord: - Resurse umane - Cercetare-dezvoltare - Producție - Biroul de conducere al sistemului Se poate lăsa către jurnalist un mesaj în care se menționează că articolul nu poate fi transmis decât după data X sau după ora Y. Cam o dată pe an trebuie actualizată lista de jurnaliști. (îl rugați să confirme dacă mai dorește să mai primească informații de la sistemul dumneavoastră) (un răspuns negativ -- sistemul e neinteresant, materialul are neajunsuri sau destinatarul e în faliment) (se face legătura cu respectivul destinatar) Pe orice plic care conține materiale informative pentru presă, numele destinatarului și adresa acestuia. (tipărit, nu scris de mână) Care medii au publicat mai mult, câtă greutate a fost dată informației publicate, cât s-a trunchiat informația, care a fost triajul ziarelor, de câte ori a apărut informația, care sunt mediile care nu au publicat, care a propagat știri false. Listă cu numele unde s-a trimis materialul: - Ziarelor - Radio - Tv - În momentul în care se descoperă un articol care face referire la materialele pe care le-am trimis, acest articol se decupează și se lipește pe o foaie albă, în general de format A4 (imagine pozitivă/negativă/neutră) - La final se pun într-un dosar -- „oglinda presei" (+ păreri personale) - Această muncă trebuie derulată zilnic - Se creează un profil al aparițiilor și al prezenței imaginii sistemului propriu atât în mass-media și, implicit, în mentalul individual sau cel colectiv. - Absenteism -- catastrofală Telefoanele, nu foarte dese, întrețin o anumită relație, arată că sunteți interesați. Metoda telefonului imediat -- un material informativ trimis redacției, apoi se sună pentru a se asigura că respectivul material a ajuns la destinație Materialul uneori poate apărea „distorsionat". Consilierul PR trebuie să cunoască exact cauzele declanșatoare, precum și impactul pe care acestea îl au față de opinia publică. 1. Telefonați direct redacției sau redactorului -- procedați ca și cum greșeala a fost neintenționată și încercați să reexplicați situația. Nu trageți pe nimeni la răspundere, încercați o negociere. 2. Scrisoare deschisă -- foarte clar și simplu în ce a constat acea greșeală. Cititorul trebuie să fie atras de acea greșeală, să o vadă, să o simtă. 3. Dezmințirea -- mediul care a publicat informațiile false și care este conștient de greșeala făcută dorește să o repare și să informeze cetățenii în mod obiectiv 4. Dreptul la replică -- trebuie să fie clară, simplă și focalizată cât mai corect, în modul dorit de emitent Media trebuie tratată ca un prieten. Arhivarea tuturor materialelor informative Rol de perfecționare, ce am făcut bine și unde trebuie să îmbunătățim. 4 tipuri de arhivare: 1. Arhivarea materialului informativ: - În primul rând trebuie adunate toate materialele care au servit drept bază pentru realizarea materialului informativ - Se arhivează materialul informativ propriu zis - Acesta va fi denumit și căutat ulterior după un cod 2. Arhivarea fotografiilor: - Toate fotografiile, ilustrațiile, tabelele, elemente grafice, de culoare folosite - Pe spate se scrie locul și data evenimentului și numele fotografului 3. Arhivarea rezultatelor - Arhivarea tuturor oglinzilor de presă (toate analizele cantitative și calitative) 4. Arhivare audio-video - Toate spoturile audio-video, pagini web, precum și toate campaniile promoționale și materialele publicitare - Codarea va fi similară celorlalte Controlul final: 1. Țelul: anumit scop, bine definit, se cunosc punctele tari și slabe 2. Tema și motivele: teme majore, existând o convergență între tema principală și motivele sale. Se recomandă anexarea și de fotografii, dar sunt momente în care se consideră nepotrivit. 3. Timpul: practica are tendința de a nu respecta timpul alocat fiecărei acțiuni (supraveghere foarte strictă + marjă de eroare) 4. Consecvențe: recitirea materialului informativ pentru a se asigura că se respectă toate regulile. Materialul nu se impune către mass-media, ci se oferă. 5. Data trimiterii: se recomandă ca planul lunar să se respecte la dată fixă, pentru a se contura un profil pozitiv, prin imaginea creată. 6. Conținutul: forma piramidei inverse 7. Forma: imagine generală de profesionalism (vizual) 8. Fotografii: 13x18, 18x24 9. Acordul conducerii sistemului: spre trimitere. Consilier PR -- Ombudsman 10. Press-kit-ul sau mapa de prezentare 11. Analiza feed-back-ului: a. Componenta cantitativă -- numărul de publicații în care a apărut materialul și de câte ori au făcut referire la radio și TV b. Componenta calitativă -- maniera de abordare a materialului -- pozitiv/negativ/neutru. „Product placement" -- locul unde apar într-o publicație informațiile din materialul informativ, precum și orele sau părțile din material O campanie de promovare a imaginii unui sistem, fără un efect pozitiv, deci fără o atitudine pozitivă din partea maselor față de sistemul promovat, reprezintă un eșec. Efectele pozitive care se obțin trebuie menținute și, dacă este cazul și există posibilitatea, trebuie amplificate. (acțiuni ale sistemului și prezentarea lor către mass-media) Conferința de presă O manifestare organizată, pe parcursul căreia, prin intermediul transferului și contratransferului informațional, reprezentanții unui sistem informează jurnaliștii sau orice alte persoane interesate despre un anumit eveniment important și de actualitate, petrecut în interiorul sistemului, sau în care este implicat, într-o măsură mai mică sau mai mare, respectivul sistem. Orice conferință de presă ar trebui să aibă loc în interiorul sistemului. Această manifestare trebuie să fie impregnată de elemente specifice sistemului. Tema trebuie să îi atragă și să îi stârnească interesul cititorului. Avantaje: 1. Explicații suplimentare: transmitem același mesaj mai multor jurnaliști, putând clarifica anumite aspecte mai greu de pătruns sau limpezi anumite neînțelegeri în scris 2. Cunoașterea oamenilor de presă: locul acestora trebuie dinainte stabilit. Consilierul PR să aibă cărți de vizită ca să le ofere. 3. Dezvoltarea trăirilor emoționale: latura afectiv-emoțională a unei relații interpersonale. Se dorește a se amplifica pe cât posibil emoțiile pozitive, fiind un factor important în dezvoltarea unei astfel de relații. 4. Prezentarea directă a unor produse: testarea produselor (clarifică multe aspecte și să răspunsuri la o parte din întrebări) 5. Dialogul: transfer și contratransfer de informații Dezavantaje: 1. Preț ridicat: personal calificat, materiale. Această întâlnire trebuie să fie rentabilă. 2. Controlul discuțiilor: se recomandă realizarea unor discursuri care să aibă capacitatea de a descrie pe cât de mult și de amplu tema respectivă. De asemenea, se mai recomandă ca numărul participanților din partea conducerii sistemului să fie impar, pentru ca poziționarea acestora în stânga și în dreapta să fie simetrică. 3. Apariția unor momente delicate: tensiuni, situații conflictuale, întrebări dure. Se recomandă analiza situației în prealabil și identificarea punctelor tari și slabe și formularea unor puncte de vedere și răspunsuri adecvate pentru oricare situație. 4. Neprevăzutul: apariția unor momente neașteptate. Calmul, siguranța și echilibrul trebuie să le manifeste cei din conducerea sistemului. 1. D. p. d. v. standard, este elegant ca Press-Kit-ul să fie însoțit de o mică „atenție"? a. Da b. Nu 2. Care dintre elementele următoarele, d. p. d. v. standard, reprezintă tipuri mari de arhivare în PR? a. Arhivarea fotografiilor b. Arhivarea contractelor economice c. Arhivarea specială sau audio-video d. Nici un răspuns nu este corect 3. Care dintre următoarele tipuri de ziare sunt ziare de sistem? a. Ziarul avansat b. Ziarul local c. Ziarul jurnal d. Nici un răspuns nu este corect 4. D. p. d. v. standard, pentru promovarea unor bune relații cu sistemele vecine, trebuie realizate următoarele acțiuni: a. Telefonați permanent cu acestea b. Încercați să le încorporați c. Dialogați cu mass-media d. Nici un răspuns nu este corect 5. Serviciile de informare rapidă folosesc în general: a. Ziarul sistemului b. Ședințele c. Fluturașii de informare d. Arhivele 6. Cristalizarea țelurilor servește consilierului PR pentru realizarea următoarelor funcții principale ale procesului de planificare: a. Eficientizarea b. Coordonarea c. Controlul d. Motivarea 7. În munca de PR, d. p. d. v. standard, există următoarele tipuri de strategii la nivel macro: a. Strategii care aduc efecte imediate b. Strategii spațiale c. Strategii exhaustive d. Strategii relevante într-o perioadă mare de timp 8. Pașii unui plan, prin care să se poată identifica anumite probleme de comunicare sistemice sunt următorii: a. Strângerea cât mai multor informații despre sistem b. Sinteza și pregătirea grupelor pentru analiză c. Arhivarea rezultatelor d. Evaluarea informațiilor 9. Profilul polarităților cuprinde: a. Analiza SWOT b. 10 caracteristici sistemice împreună c. Polii sistemului d. Analiza coeziunii interne