Aulas 1-5 Rotina-de-Compras PDF

Rotina de Compras: Fundamentos e Práticas Bem-vindos à unidade curricular Rotina de Compras! Vamos explorar os conceitos básicos e práticas essenciais para o processo de aquisição de materiais em empresas. Profª Débora Mósso – 12/11/2024 O que é a Rotina de Compras? 1 Definição...

Rotina de Compras: Fundamentos e Práticas Bem-vindos à unidade curricular Rotina de Compras! Vamos explorar os conceitos básicos e práticas essenciais para o processo de aquisição de materiais em empresas. Profª Débora Mósso – 12/11/2024 O que é a Rotina de Compras? 1 Definição 2 Importância É o conjunto de atividades para Garante o suprimento adquirir materiais necessários adequado de recursos, ao funcionamento da empresa. mantendo a produtividade e eficiência operacional. 3 Responsabilidades Envolve identificação de necessidades, seleção de fornecedores e negociação de preços e condições. Profª Débora Mósso – 12/11/2024 Etapas da Rotina de Compras 1 Identificação da Necessidade Reconhecer a demanda por materiais ou serviços específicos na empresa. 2 Pesquisa de Mercado Buscar fornecedores potenciais e coletar informações sobre produtos e preços. 3 Solicitação de Cotações Solicitar orçamentos detalhados a diferentes fornecedores para comparação. 4 Análise e Negociação Avaliar propostas, negociar condições e selecionar a melhor oferta. Profª Débora Mósso – 12/11/2024  Levantamento de Necessidades Comunicação Interna Análise de Estoque Previsão de Demanda Manter diálogo constante com outros Monitorar níveis de estoque para Utilizar dados históricos e tendências para departamentos para entender suas identificar itens que precisam ser repostos. antecipar necessidades futuras. demandas. Profª Débora Mósso – 12/11/2024 Técnicas de Cotação Pesquisa Online Contato Direto Plataformas de e-commerce e sites Contato com fornecedores por de fornecedores para comparar telefone ou e-mail para obter preços rapidamente. cotações personalizadas. Padronização Negociação Formulário padrão de cotação para Após recer as cotações, negociar facilitar a comparação entre para obter melhores preços ou diferentes propostas. condições. Profª Débora Mósso – 12/11/2024 Critérios de Seleção de Fornecedores Critério Importância Preço Alta Qualidade Alta Prazo de Entrega Média Reputação Alta Condições de Pagamento Média Profª Débora Mósso – 12/11/2024 Ferramentas para Gestão de Compras Planilhas Eletrônicas Sistemas ERP Organização de dados de compras, Integração de processos de compra fornecedores e estoque de forma com outras áreas da empresa. eficiente. Ex.: SAP Plataformas em Nuvem Softwares de Análise Acesso à informações de compras de Geração de relatórios e insights para qualquer lugar, a qualquer momento. otimizar o processo de compras. Profª Débora Mósso – 12/11/2024 Case Bradesco Dicas para uma Compra Eficiente 1 Planejamento 2 Relacionamento Estabelecer um cronograma de Cultivar boas relações com compras para evitar urgências fornecedores para obter desnecessárias. melhores condições no futuro. 3 Atualização 4 Ética Manter-se informado sobre Praticar sempre a transparência e tendências de mercado e novas a imparcialidade no processo de tecnologias em sua área. compras. Profª Débora Mósso – 12/11/2024 Atividade Prática: Lista de Compras Formação de Grupos Dividam-se em grupos de no máximo 5 alunos Leitura da situação-problema Analise a situação apresentada Discussão em grupo Converse com seu grupo sobre como poderiam planejar as compras Preparação da atividade Faça uma lista com materiais, quantidades e valores estimados (fictícios) Profª Débora Mósso – 12/11/2024 Rotina de Compras: Gestão Eficiente de Recursos Bem-vindos à nossa segunda sessão sobre Rotina de Compras. Hoje, revisaremos conceitos-chave e exploraremos novas ferramentas para otimizar processos de compra e gestão de estoque. Profª Débora Mósso – 19/11/2024 O que vimos na aula anterior? Cotação de Preços Descrição do Produto Quantidade Descrição completa, contendo Quantidade cotada, de acordo com marca, modelo, dimensões. a solicitação do comprador Preço Entrega/Forma e Condições de Especificar preço unitário e preço pagamento total, de acordo com a quantidade de itens solicitados Devem ser especificados na cotação Profª Débora Mósso – 19/11/2024 Atividade Avaliativa Compradores x Fornecedores 1 Solicitar cotação de preços Considerando a atividade da aula anterior, enviar lista de materiais solicitando cotação de preços. Utilize o e-mail, realizando a solicitação em linguagem formal. 2 Responder cotações recebidas Cada grupo deve elaborar os orçamentos e enviar ao comprador solicitante 3 Análise Cada grupo deve analisar a cotações recebidas e escolher um dos fornecedores 4 Apresentação Apresente para a turma as cotações recebidas, justificando a escolha do fornecedor O que é um INDICADOR? Indicadores de Desempenho em Estoque 1 Giro de Estoque 2 Nível de Serviço Mede a frequência com que Indica a capacidade de o estoque é renovado. atender pedidos. 3 Ponto de Pedido Determina quando fazer novo pedido. Profª Débora Mósso – 19/11/2024 “Bora” trabalhar! Exercícios – indicadores de estoque Rotina de Compras Bem-vindos à nossa 3ª sessão de aprendizagem! Profª Débora Mósso - Fluxos e Processos Administrativos Profª Débora Mósso – Rotina de Compras Vamos analisar juntos as seguintes situações: Gestão de Estoque de Canetas para Papelaria Uma papelaria possui 250 canetas no estoque. O consumo médio mensal é de 100 canetas. O fornecedor oferece duas opções de compra: Opção 1: Cada caneta custa R$ 1,20, e o tempo de entrega é de 10 dias. Opção 2: Cada caneta custa R$ 1,00, mas o tempo de entrega é de 20 dias. 1.Considerando que a papelaria deseja manter pelo menos 50 canetas de segurança no estoque, qual é o momento certo de fazer o pedido? 2.Qual das opções de compra é mais vantajosa economicamente? 3.Como o prazo de entrega influencia a escolha? Pontos a considerar: O cálculo de quantas canetas restarão após o consumo diário médio de acordo com o tempo de entrega. A relação entre o custo mais baixo e o tempo de espera para reposição do estoque. Controle de Estoque e Cotação de Suprimentos para um Restaurante Um restaurante utiliza 15 pacotes de guardanapos por semana e atualmente tem 30 pacotes em estoque. O fornecedor oferece duas possibilidades de compra: Opção 1: Preço de R$ 10,00 por pacote com entrega em 7 dias. Opção 2: Preço de R$ 9,00 por pacote, mas com prazo de entrega de 14 dias e compra mínima de 40 pacotes. 1. A partir do consumo semanal, quando o restaurante deve realizar a próxima compra para evitar a falta de estoque? 2. Qual das opções de compra é a mais econômica, considerando o tempo de espera e a compra mínima? 3. Há uma diferença de custo significativa que justifique esperar mais tempo para obter o desconto? Pontos a considerar: O estoque de segurança (sugerido como 10 pacotes) e o tempo de entrega das duas opções. A diferença de custo em relação ao consumo semanal, para escolher a melhor opção economicamente. O preço não é a única variável a ser considerada para decisão de compra! Processo Licitatório de Compras Planejamento Identifique necessidades e elabore o termo de referência detalhado. Divulgação do Edital Publique o edital com todas as especificações e critérios de seleção. Habilitação e Propostas Análise a documentação dos fornecedores e as propostas apresentadas. Julgamento Selecione a melhor proposta com base nos critérios estabelecidos. Contratação Assine o contrato com o fornecedor vencedor e inicie o fornecimento. Profª Débora Mósso – Rotina de Compras Modalidades de Licitação Pregão Ideal para bens e serviços comuns. Permite lances decrescentes, buscando o menor preço. Concorrência Para contratos de grande valor. Aberta a qualquer interessado que atenda aos requisitos. Tomada de Preços Para valores intermediários. Participam fornecedores previamente cadastrados ou que atendam às exigências. Profª Débora Mósso – Rotina de Compras SICAF (Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores) É uma plataforma do governo brasileiro que reúne informações sobre empresas e pessoas físicas interessadas em fornecer bens ou serviços para órgãos públicos. O SICAF facilita o cadastro e a qualificação de fornecedores que desejam participar de processos de compras públicas, como licitações. Ele centraliza as informações, como dados cadastrais, regularidade fiscal e trabalhista, além de documentos necessários para comprovar a capacidade técnica e financeira. Profª Débora Mósso – Rotina de Compras SICAF (Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores) Por que o SICAF é importante? 1.Agiliza processos: Como reúne todas as informações dos fornecedores em um único lugar, ele reduz burocracias e facilita a análise dos dados por parte dos órgãos públicos. 1.Promove transparência: Garante que os fornecedores cumpram as exigências legais para participar de licitações, contribuindo para uma concorrência justa. 1.Aumenta a competitividade: Simplifica o acesso de empresas de diferentes portes ao mercado público, incentivando a participação de mais fornecedores. 1.Segurança jurídica: Evita contratações de fornecedores com pendências legais ou fiscais, protegendo o interesse público. Profª Débora Mósso – Rotina de Compras Atividade avaliativa: Cadastrando e analisando fornecedores 1) Realize uma pequisa sobre como as empresas brasileiras cadastram seus fornecedores. Quais canais utilizam? Formulários? Sistemas? E a empresa que você trabalha, como faz este cadastro? 2) Pesquise um exemplo de Ficha de cadastro de fornecedor 3) Analise a situação legal dos fornecedores abaixo: - Razão Social: JOCIEL APARECIDO VOLETE TRANSPORTES CNPJ: 23.945.989/0001-01 - Razão Social: DÉBORA SILVA MÓSSO DE AZEVEDO CNPJ: 44.104.807/0001-14 Pesquisa da situação legal dos fornecedores: - Receita Federal: consulta CNPJ - Certidão negativa de débito (site da receita federal) - Cadastro Nacional de Empresas Idôneas e Suspensas (CIES): Portal da Transparência 4) Elabore um documento em word com as conclusões do grupo e prints de tela da situação legal dos fornecedores. Poste seu trabalho no link enviado no grupo. Gestão Patrimonial: Cuidando dos Ativos Inventário Periódico Controle de Depreciação Realize contagens físicas Acompanhe a desvalorização dos regulares para manter o controle ativos ao longo do tempo para preciso dos bens da empresa. planejamento financeiro eficaz. Manutenção Preventiva Rastreamento de Localização Programe manutenções regulares para prolongar a vida útil dos Mantenha um registro atualizado equipamentos e evitar falhas. da localização de cada ativo para facilitar o acesso. Profª Débora Mósso – Rotina de Compras Tipos de Inventário Tipo Frequência Vantagens Rotativo Contínuo Detecção rápida de discrepâncias Geral 1-2 vezes/ano Visão completa do estoque/patrimônio Cíclico Por categorias Foco em itens críticos Profª Débora Mósso – Rotina de Compras Gestão de Estoques e Competências do Comprador: Elementos Essenciais para o Sucesso Empresarial Bem-vindos à nossa 4ª sessão de aprendizagem. Na sessão de hoje, exploraremos os principais documentos utilizados na gestão de estoques e discutiremos as habilidades essenciais que um comprador profissional deve possuir. Estes conhecimentos são fundamentais para garantir eficiência operacional e sucesso financeiro de qualquer organização. Profª Débora Mósso – Rotina de Compras Documentos de Gestão Patrimonial 1 Termos de Baixa de Bem Patrimonial Este documento é utilizado para registrar a retirada de um bem do ativo da empresa, seja por obsolescência, dano irreparável ou alienação. É crucial para manter a precisão do inventário e atender às exigências contábeis e fiscais. 2 Inventário de Bens Imóveis Lista detalhada de todos os bens imóveis pertencentes à organização, incluindo sua localização, valor e estado de conservação. Este documento é fundamental para o controle patrimonial e planejamento estratégico da empresa. 3 Termo de Responsabilidade Documento que atribui a custódia de um bem a um funcionário específico, estabelecendo sua responsabilidade pela conservação e uso adequado do item. É essencial para a gestão de ativos e prevenção de perdas. 4 Guia de Transferência de Bem Patrimonial Utilizada para documentar a movimentação de bens entre diferentes departamentos ou unidades da organização, garantindo o rastreamento e a atualização do inventário. Profª Débora Mósso – Rotina de Compras Documentos Essenciais para Controle de Estoques 1 Requisição de Material 2 Pedido de Compras Documento interno que formaliza a solicitação de itens Documento oficial enviado ao fornecedor, detalhando os necessários para um departamento ou projeto itens a serem adquiridos, quantidades, preços e específico. É o ponto de partida para o processo de condições de entrega. É fundamental para garantir a aquisição e controle de estoque. precisão da compra. 3 Cotação de Preços 4 Ficha de Controle de Estoque Documento que registra as ofertas de diferentes Registro detalhado que acompanha a movimentação de fornecedores para um mesmo item ou serviço, cada item no estoque, incluindo entradas, saídas e saldo permitindo a comparação e a seleção da melhor opção atual. É essencial para manter um controle preciso do em termos de custo-benefício. inventário. Profª Débora Mósso – Rotina de Compras A Importância da Documentação Precisa Controle Eficiente Conformidade Legal Tomada de Decisão A documentação precisa permite um Manter registros detalhados e Documentos precisos fornecem dados controle rigoroso dos níveis de estoque, atualizados é essencial para atender às confiáveis para análises e relatórios evitando excesso ou falta de materiais. exigências fiscais e contábeis. gerenciais. Estas informações são Isso resulta em uma gestão mais Documentos bem organizados facilitam cruciais para a tomada de decisões eficiente dos recursos da empresa e na auditorias e demonstram conformidade estratégicas relacionadas a compras, otimização do capital de giro. com regulamentações governamentais. produção e gestão financeira. Profª Débora Mósso – Rotina de Compras  Planilha de controle de estoque  CONTROLE DE ESTOQUE Localização no Estoque: ENTRADA SAÍDA SALDO Nº Data Fornecedor Descrição Nota Fiscal Qtd Valor Unt Valor Total Qtd Valor Unt Valor Total Qtd Valor Unt Valor Total 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Compras 100 unidades de cola tenaz Pritt a R$ 20,00 cada Venda 60 unidades de cola tenaz ao cliente João Compras 120 unidades de cola tenaz Pritt a R$ 22,00 cada Venda 40 unidades de cola tenaz ao cliente Pedro O Perfil do Comprador Profissional Análise Crítica Negociação Um comprador eficiente deve ter a Habilidades de negociação são cruciais para capacidade de analisar criticamente obter as melhores condições de compra, informações de mercado, propostas de incluindo preços, prazos de entrega e termos fornecedores e tendências econômicas para de pagamento favoráveis à empresa. tomar decisões informadas e estratégicas. Gestão Financeira Relacionamento Compreensão sólida de princípios financeiros Capacidade de construir e manter e análise de custos para avaliar o impacto relacionamentos positivos com fornecedores, das decisões de compra no desempenho colegas e outros stakeholders para facilitar financeiro da organização. negociações e colaborações eficazes. Profª Débora Mósso – Rotina de Compras Competências Técnicas do Comprador Conhecimento de Expertise em Sistemas Gestão de Contratos Análise de Dados Mercado de Gestão Compreensão profunda dos Habilidade para interpretar Um comprador eficaz deve Proficiência em sistemas de aspectos legais e práticos da grandes volumes de dados, estar constantemente ERP (Enterprise Resource gestão de contratos, incluindo a identificar padrões e atualizado sobre as tendências Planning) e softwares capacidade de negociar termos tendências, e utilizar essas de mercado, flutuações de específicos de gestão de favoráveis, monitorar o informações para tomar preços e novos fornecedores compras é essencial. O cumprimento e gerenciar riscos decisões estratégicas de potenciais. Isso inclui a comprador deve ser capaz de associados a acordos de compra que beneficiem a capacidade de realizar utilizar essas ferramentas para fornecimento. organização a longo prazo. pesquisas de mercado analisar dados, gerar relatórios abrangentes e interpretar e otimizar processos de dados econômicos relevantes compra. para o setor. Profª Débora Mósso – Rotina de Compras Competências Comportamentais do Comprador Competência Descrição Importância Ética Profissional Integridade e transparência Fundamental para a nas negociações e decisões reputação da empresa Comunicação Eficaz Habilidade de expressar Essencial para negociações ideias claramente e ouvir bem-sucedidas atentamente Resiliência Capacidade de lidar com Crucial em um mercado pressão e adaptar-se a dinâmico mudanças Proatividade Iniciativa para identificar Impulsiona inovação e oportunidades e resolver eficiência problemas Profª Débora Mósso – Rotina de Compras Desenvolvendo as Competências do Comprador Educação Continuada Mentoria e Networking Investir em cursos, workshops e certificações específicas Estabelecer relações com profissionais experientes do da área de compras e gestão de suprimentos. Buscar setor, participar de associações profissionais e eventos da conhecimentos em áreas correlatas como logística, indústria. Essas conexões proporcionam insights valiosos e finanças e direito comercial pode ampliar a visão oportunidades de aprendizado prático. estratégica do comprador. Prática Simulada Autoavaliação e Feedback Participar de exercícios de simulação de negociações e Realizar autoavaliações regulares e buscar feedback de tomada de decisões. Estas atividades permitem ao colegas, superiores e fornecedores. Esta prática ajuda a comprador aprimorar suas habilidades em um ambiente identificar áreas de melhoria e reconhecer pontos fortes a controlado e receber feedback construtivo. serem desenvolvidos ainda mais. Profª Débora Mósso – Rotina de Compras Rotina de Compras Bem-vindos à nossa 5ª sessão de aprendizagem. Profª Débora Mósso – Rotina de Compras Negociação ganha-ganha CONTROLE E PREPARAÇÃO EXPLORAÇÃO AVALIAÇÃO Profª Débora Mósso – Rotina de Compras  O que você entende por negociação? Profª Débora Mósso – Rotina de Compras Negociação Processo de comunicação entre duas ou mais No contexto de compras, envolve fornecedores, partes com o objetivo de alcançar um acordo prazos, preços e condições contratuais. que satisfaça seus interesses. Profª Débora Mósso – Rotina de Compras Classificações da Negociação GANHA-GANHA PERDE-GANHA PERDE-PERDE Ambas as partes saem satisfeitas, Uma das partes sai com vantagem, Ambas as partes saem insatisfeitas, construindo confiança e parcerias enquanto a outra sente que perdeu muitas vezes por falta de duradouras. algo importante. comunicação ou interesses incompatíveis. Qual delas é a mais vantajosa? Profª Débora Mósso – Rotina de Compras Descobrindo a Cadeia de Suprimentos Profª Débora Mósso – Rotina de Compras O que é Cadeia de Suprimentos? Conjunto de Processos Conexão Vital Envolve todas as etapas desde a criação até a entrega de Liga fornecedores, produtores, distribuidores e um produto. consumidores em uma rede complexa. Profª Débora Mósso – Rotina de Compras Elementos da Cadeia de Suprimentos Fornecedores Produção Distribuição Consumidores Responsáveis pelas matérias- Transforma matérias-primas Leva os produtos aos pontos Compram e utilizam os primas essenciais para a em produtos finais. de venda. produtos finais. produção. Exemplo Prático: O Pão Francês 1 Fazenda de Trigo Cultivo e colheita do trigo. 2 Moinho Transformação do trigo em farinha. 3 Padaria Produção do pão com farinha e outros ingredientes. 4 Supermercado Venda do pão aos consumidores. Profª Débora Mósso – Rotina de Compras Exemplo Prático: O Smartphone Mineração Extração de lítio para baterias e outros minerais. Fabricação de Componentes Produção de chips, telas e outras peças eletrônicas. Montagem Integração dos componentes no aparelho final. Distribuição Entrega dos smartphones às lojas. Profª Débora Mósso – Rotina de Compras Atividade Prática (duplas ou trios) Escolha do Produto Criação do Fluxograma Apresentação Selecione um item do dia a dia, como uma Desenhe as etapas da cadeia de Compartilhe seu fluxograma com a camiseta ou refrigerante. suprimentos do produto escolhido. turma (padlet) e explique cada etapa. Profª Débora Mósso – Rotina de Compras  Fazenda Moinho Padaria Consumidor Supermercado (trigo) (farinha) (pão) final Profª Débora Mósso – Rotina de Compras  O que acontece se uma etapa da cadeia de suprimentos falhar? Pense nas consequências e na importância de cada elo desta corrente. A cadeia de suprimentos é vital para o funcionamento das empresas e a satisfação dos consumidores. Profª Débora Mósso – Rotina de Compras Aprofundando o Conceito de Fluxograma Representação Visual Melhoria de Processos O fluxograma é uma Ao mapear o processo, é ferramenta gráfica que ilustra possível identificar o passo a passo de um oportunidades de otimização. processo. Comunicação Efetiva O fluxograma facilita o entendimento e a discussão do processo com a equipe. Profª Profª Débora Débora Mósso Mósso - Fluxos – Rotina deeCompras Processos Administrativos Fluxograma Profª Profª Débora Débora Mósso Mósso -– Fluxos Rotinaede Processos ComprasAdministrativos Criando um Fluxograma de Compras Identifique As etapas do processo de compras da sua empresa. Analise Oportunidades de melhoria e eficiência em cada etapa. Elabore O fluxograma do processo de compras da sua empresa. Profª Débora MóssoMósso Profª Débora – Rotina de Compras - Fluxos e Processos Administrativos Apresentando os Fluxogramas Entrega Poste seu fluxograma na ferramenta Padlet – link no grupo Análise Na ferramenta Padlet, analise os fluxogramas dos seus colegas e insira comentários e sugestões de melhorias. Ajustes Observe os comentários e sugestões do seu fluxograma e realize ajustes. Profª Profª Débora Débora Mósso Mósso –- Rotina Fluxos ede ComprasAdministrativos Processos