نظم معلومات المؤسسات PDF

‫انظمة معلومات المؤسسات‬ ‫تلخيص الفصل األول ‪:‬‬ ‫مقدمة في أنظمة معلومات المؤسسات ‪:‬‬ ‫تعريف نظام المعلومات المؤسسية ‪.‬‬ ‫عرف )‪ (David‬نظام ا...

‫انظمة معلومات المؤسسات‬ ‫تلخيص الفصل األول ‪:‬‬ ‫مقدمة في أنظمة معلومات المؤسسات ‪:‬‬ ‫تعريف نظام المعلومات المؤسسية ‪.‬‬ ‫عرف )‪ (David‬نظام المعلومات المؤسسية بأنه طريقة منظمة الإمداد كل مدير بالمعلومات التي‬ ‫يحتاجها لاتخاذ القرارات وقت الحاجة إليها والتي تساعده على تفهم أعماله ‪.‬‬ ‫كما عرف )‪ (Locas‬نظام المعلومات المؤسسية بأنه يشبه التشغيل الكلي الذي عن طريقه يتم‬ ‫تجميع المادة الخام وتلخيصها أو تشغيلها ثم تقديم التقارير للإدارة مع مراعاة التكلفة المناسبة ‪.‬‬ ‫نظام المعلومات المؤسسية هو نظام يدمج بين الإنسان والآلة او هو نظام مدمج متكامل من‬ ‫الإنسان والآلة ‪ ،‬وهو نظام يجمع ‪ ، Collect‬ويصون ‪ ، Maintain‬ويربط ‪ ،‬ويعرض المعلومات‬ ‫المنتقاة في إطار وقت مناسب ‪ Proper Time‬بتماسك من أجل تلبية حاجات معينة لمستويات‬ ‫الإدارة المختلفة ‪ ،‬من أجل التمكين من اتخاذ القرار والتصرفات التي تحقق أهداف المؤسسة بكلمات‬ ‫أخرى فهو النظام الذى‪:‬‬ ‫(‪ )1‬يزود المعلومات من أجل دعم الوظائف الإدارية ‪:‬التخطيط ‪ ، Planning‬والتحكم ‪، Control‬‬ ‫والتنظيم ‪ ، Organizing‬والتشغيل‪. Operating‬‬ ‫(‪ )2‬يجمع المعلومات بانتظام وفى وتيرة متكررة بناء على مجموعة من القواعد جيدة للتعريف‪.‬‬ ‫(‪ )3‬ويحتوى على العتاد والبرمجيات والملفات والاتصالات ونماذج بحوث التشغيل للمعالجة‬ ‫والتخزين والاسترجاع ونقل المعلومات إلى المستخدمين ‪.‬‬ ‫ويتضح من التعاريف السابقة الخصائص المميزة لنظام المعلومات المؤسسيةوهي ‪:‬‬ ‫أن يكون عائد المعلومات الناتجة من نظام المعلومات أكبر أو مساوي لتكلفتها‪.‬‬  ‫اهمية نظم المعلومات المؤسسية والحاجة إليها ‪:‬‬ ‫اهتمت كثير من المنظمات بنظم المعلومات المؤسسية ويرجع هذا الاهتمام الكبير إلى عدة‬ ‫أسباب أهمها ما يلي‪:‬‬ ‫(‪ )1‬كبر حجم المنظمات‪:‬‬ ‫يتزايد حجم المنظمات مع الوقت نتيجة لازدياد حجم الأعمال بها والتوسعات التي تجريها‪.‬وهذا‬ ‫ما يعني زيادة عدد الإدارات والعاملين بها وقد أدى ذلك إلى زيادة الضغوط اليومية للطلب‬ ‫على البيانات والمعلومات سواء من داخل المنظمة من المستويات الإدارية العليا والوسطى‬ ‫والمباشرة أو الدنيا أو من خارج المنظمة وهذا أدى بدوره إلى ضرورة إنشاء نظام متكامل‬ ‫بالمنظمة لمواجهة الطلب المتزايد على المعلومات‪.‬‬ ‫(‪ )2‬الحاجة إلى توفير المعلومات الدقيقة في الوقت المناسب ‪:‬‬ ‫يجب توافر عنصري الدقة والسرعة‬ ‫(‪ )3‬منع تكدس البيانات لدى الإدارة ‪:‬‬ ‫ي مكن تقسيم المعلومات حسب المستوى الإداري الذي يطلبها‪.‬فهناك معلومات تهم الإدارة‬ ‫العليا فقط ومعلومات تهم الإدارة الوسطى وأخرى تهم الإدارة الدنيا أو المباشرة‪.‬‬ ‫(‪ )٤‬منع تكرار جمع البيانات وتجهيزها‪:‬‬ ‫قد يحتاج أكثر من متخذ قرار إلى نفس المعلومات وهذا يستدعي بالضرورة إيجاد نوع من‬ ‫التنسيق لتلافي عمليات تكرار جمع البيانات‪.‬‬ ‫(‪ )٥‬استخدام نظم المعلومات في المنظمات المماثلة‪:‬‬ ‫إن المبادرة باستخدام نظم المعلومات في المنظمة يؤدي إلى ارتفاع مستوى الأداء أو الخدمة‬ ‫التي تؤديها تلك المنظمة‪.‬‬  ‫مهام مركز المعلومات المؤسسية اشتملت علي‪:‬‬ ‫‪-1‬توفير القاعدة الرئيسية من المعلومات‪.‬‬ ‫‪-2‬تطوير البرمجيات المتعلقة باستخدام نظام متكامل للمعلومات‪.‬‬ ‫‪ -3‬تدريب المستفيدين علي استخدام أنظمة المعلومات‪.‬‬ ‫‪-4‬نشر الوعي بأهمية المعلومات واستخداماتها‪.‬‬ ‫‪ -5‬المساهمة في تنظيم المعلومات وتنسيقها في الإدارات المختلفة‪.‬‬ ‫‪ -6‬إقامة وتنظيم العلاقات مع مصادر المعلومات الداخلية والخارجية لتوفير‪.‬‬ ‫‪-7‬تقديم الاستشارات‪.‬‬ ‫‪-8‬تطوير المواصفات‪.‬‬ ‫‪-9‬إصدار التقارير‪.‬‬ ‫البيانات والمعلومات‪:‬‬ ‫عرف )‪ (Loct‬البيانات بأنها مجموعة من الحقائق والأرقام المرتبطة بالأحداث والتي تساعد رجال‬ ‫الإدارة في الوصول إلى معلومات ذات معنى لاتخاذ القرارات الحكيمة في مواجهة المشكلات‪.‬‬ ‫ويمكن الحصول على البيانات من مصدرين هما‪:‬‬ ‫(‪ )1‬مصادر داخلية‪ :‬وهي البيانات التي يمكن الحصول عليها من داخل المنظمة‪.‬‬ ‫(‪ )2‬مصادر خارجية‪ :‬وهي التي يمكن الحصول عليها من خارج المنظمة‪.‬‬ ‫المعلومات ‪: Information‬‬ ‫عرف كل من ) ‪ (Samuelson and Borko‬المعلومات بأنها الناتج تشغيل البيانات وهي التي‬ ‫تعطي للبيانات معنى وهي التي تزودنا بالأمس التي تقوم عليها القرارات‪".‬‬ ‫وذكر )‪ (L'ocas‬أنه قد تكون المعلومات بالنسبة لمدير ما هي نفسها بيانات لمدير آخر حيث‬ ‫يجب تشغيلها واستخراج المعلومات الذي يستطيع الاستفادة منها وقد لا يتم تشغيل مايتم‬ ‫جمعه من بيانات ويستفاد منها مباشرة وبالتالي فإن البيانات تكون هي نفسها المعلومات‪.‬‬ ‫إذن الفيصل في تصنيف كل منهما هو الوظيفة المؤداة من النوعين والموقف الذي تقدم‬ ‫فيه ومن هذا المنظور قد تعتبر المعلومات بالنسبة لشخص ما بيانات لشخص آخر‪.‬‬  ‫خصائص المعلومات المؤسسية‪:‬‬ ‫‪-1‬الدقة‪.‬‬ ‫‪-2‬التوقيت المناسب‪.‬‬ ‫‪-3‬الملاءمة‪.‬‬ ‫‪-4‬الشمول‪.‬‬ ‫‪-5‬عدم التحيز‪.‬‬ ‫‪-6‬الوضوح‪.‬‬ ‫‪-7‬المرونة‪.‬‬ ‫‪-8‬التأكد‪.‬‬ ‫‪-9‬امكانية الحصول عليها‪.‬‬ ‫خصائص نظم المعلومات المؤسسية ايضا‪:‬‬ ‫)‪(1‬إدارية التوجه‪. Management Oriented :‬‬ ‫يتم تصميم النظام من القمة إلى أسفل‪ ،‬ولا يعنى هذا أن النظام يتم تصميمه من أجل أن يقوم‬ ‫بالإمداد بالمعلومات مباشرة إلى الإدارة العليا ‪ ،‬يتم إمداد المستويات الأخرى‪.‬‬ ‫)‪(2‬إدارية التوجيه‪. Management Directed :‬‬ ‫بسبب أن نظم المعلومات المؤسسية إدارية التوجه فمن الضرورى أن تقوم الإدارة‬ ‫بتوجيه وقيادة جهود تطوير النظام بكفاءة‪.‬‬ ‫)‪(3‬متكاملة‪. Integrated :‬‬ ‫تعنى كلمة التكامل أن النظام يجب أن يمتلك كلية في منهجيته ‪ ،‬من أجل تغطية كل‬ ‫المجالات الوظيفية‪.‬‬ ‫)‪(4‬تدفقات بيانات عامة‪.Corrimon Data Flows :‬‬ ‫بسبب مفهوم التكامل في نظم المعلومات المؤسسية فإن مفهوم تدفقات البيانات‬ ‫الطبيعيه ينحاشي ا لتكرار والتداخل في تجميع وتخزين البيانات‪.‬‬ ‫)‪(5‬عنصر تخطيط ضخم‪Heavy Planning Element :‬‬ ‫)‪ (6‬مفهوم النظام الفرعي ‪Sub-system Concept :‬‬ ‫على الرغم من أن النظار بيدو كوحدة واحدة أو كيان منفرد ‪ Single Entity‬فيجب أن يتم‬ ‫تقسيمه إلي نظم فرعية ذات مغزى يمكنها أن تقوم بالإنجاز ككل في نفس الوقت‪.‬‬ ‫)‪(7‬المرونة وسهولة الاستخدام ‪: Flexibility and Ease of Use‬‬  ‫عند بناء نظم المعلومات المؤسسية يجب إضافة كل أنواع السبل والوسائل التي يمكن أن‬ ‫تحدث في المستقبل من أجل جعل هذا النظام مرنا‪.‬‬ ‫‪ :‬نظم المعلومات المؤسسية ووظائف الإدارة‪:‬‬ ‫وفيما يلي أهمية نظم المعلومات لوظائف الإدارة‪:‬‬ ‫(‪ )1‬نظم المعلومات والتخطيط‪:‬‬ ‫البيانات والمعلومات هي أساس عملية التخطيط كما يتوقف نجاح التخطيط على عملية‬ ‫تسجيل الحقائق والبيانات‪ ،‬كما أن التخطيط يقوم على التنبؤ الذي بدوره يعتمد على‬ ‫المعلومات ‪.‬‬ ‫(‪ )2‬نظم المعلومات والتنظيم‪:‬‬ ‫(‪ )1‬تصميم الهيكل التنظيمي المنظمة ‪.‬‬ ‫(‪ )2‬تحديد المسئوليات والسلطات ‪.‬‬ ‫(‪ )3‬توزيع الواجبات بين الإدارات والأقسام المختلفةوالعاملين بها ‪.‬‬ ‫(‪ )4‬تحديد أوجه الأنشطة الواجب قيام المنظمة بها‪.‬‬ ‫(‪)3‬نظم المعلومات وملاءمة القوى العاملة للوظيفة‪:‬‬ ‫(‪)4‬نظم المعلومات والتوجيه‪:‬‬ ‫يتضمن التوجيه إعطاء الأوامر والتعليمات والإرشادات ويستلزم التوجيه توزيع المعلومات ونشرها‪.‬‬ ‫(‪)5‬نظم المعلومات والتنسيق‪:‬‬ ‫لتحقيق التنسيق البد من توافر المعلومات لدى القيادة اإلدارية التي تتولي عملية التنسيق فمن الوسائل الالزمة لتحقيق التنسيق‬ ‫تزويد الموظفين بالمعلومات الكافية‪.‬‬ ‫تحديد موقع إدارة نظم المعلومات في الهيكل التنظيمي‪.‬‬ ‫(ب) تبعية وظيفة نظم المعلومات للمدير المالي‪:‬‬ ‫جزء من قسم الإدارة المالية‪: Financial Department‬‬ ‫يكون هذا بسبب أن التطبيقات المحاسبية تاريخيا كانت هي البدايات الأولى التي تم إعدادها لتعمل‬ ‫بالحوسبة والنظم( ‪.‬ب)تبعية وظيفة نظم المعلومات لرئيس مجلس الإدارة المباشرة‪.‬‬ ‫وفي هذا الشكل من المؤسسات يكون مدير معالجة البيانات أو مدير نظم المعلومات الإدارية‬ ‫متساويا مع المراقب المالي أو رئيس الحسابات‪.‬‬  ‫(ج) تنظيم معالجة البيانات كشركة منفصلة‪Separate Company :‬‬ ‫يقع هذا النوع من التنظيم على نطاق واسع بواسطة الوحدات الاستشارية ‪.‬التنظيم الداخلي الإدارة‬ ‫نظم المعلومات الإدارية‪:‬‬ ‫(‪ )1‬تطويل برامج التطبيقات‪.‬‬ ‫)‪ (2‬أن يكون عاملوا المساندة الفنية مسئولين عن صيانة الأجهزة‪.‬‬ ‫)‪(3‬قيام قسم عمليات معالجة البيانات‪.‬‬ ‫)‪ (4‬أن يكون إداري قاعدة البيانات مسؤولا عن تنسيق هذه القاعدة‪.‬‬ ‫توجد عدة مداخل مختلفة لتنظيم إدارة المعلومات الإدارية منها‪:‬‬ ‫)‪ (1‬التنظيم على أساس الأنشطة حيث يتم التفرقة بين التصميم والبرمجة والعمليات وذلك ضمانا‬ ‫للسرية والأمان‪.‬‬ ‫)‪ (2‬التنظيم على أساس وجود مجموعة من المبرمجين‪.‬‬ ‫)‪ (3‬التنظيم الثالث‪ :‬وهو مبني على أساس أن تطوير نظام جديد بالضرورة يكون مختلفا عن صيانة‬ ‫النظام القائم كما أن أفضل برنامج لصيانة يكون دائما من اختصاص الشخص الذي قام بإعداده‪.‬‬ ‫هناك عدة بدائل متاحة المحل النظم لتنظيم نظم المعلومات وهذه البدائل تتراوح ما‬ ‫بين نظم مركزية إلى نظر غير مركزية مع وجود عدد لا نهائي من ‪ -‬مزيج من الاثنين‬ ‫بينهما‪:‬‬ ‫‪-1‬شبكة الاتصالات‪.‬‬ ‫‪-2‬الأفراد‪.‬‬ ‫‪-3‬الناحية التشغيلية الخاصة بالإجراءات والبرامج‬ ‫‪-4‬الناحية الفنية والآلية في الحاسبات‪.‬‬ ‫‪-5‬قاعدة البيانات‪.‬‬ ‫‪-6‬التطبيق العملي‪.‬‬  ‫وفيما يلي شرحا موجزا لهذه النظم‪:‬‬ ‫)‪(1‬النظم المركزية‪.‬‬ ‫‪-1‬شبكة الاتصالات‪ :‬تأخذ الشبكة هنا شكل النجمة‪.‬‬ ‫‪ -2‬الناحية الفنية والآلية وتتمثل هنا في وحدة تشغيل مركزية متصلة بعدد من المحطات المختلفة‬ ‫بالإضافة إلى سجلات للبيانات تحتوي علي وسائل تخزين مباشرة وغير مباشرة‪.‬‬ ‫‪3‬ـ قاعدة البيانات وهي هنا تحتوي علي مجموعة كبيرة من البيانات التي تستخدم كعناصر لتقديم‬ ‫المعلومات الملائمة في الوقت المناسب‪.‬‬ ‫)‪(2‬النظم المركزية مع حاسبات صغيرة‪:‬‬ ‫وفقا لهذه النظم يتم توزيع الوظائف على المستخدمين المختلفين أينما تحدث العمليات وهؤلاء‬ ‫المستخدمين لهم الحرية في الدخول إلى حاسباتهم الصغيرة‪.‬‬ ‫‪-1‬شبكة الاتصالات‪ :‬وهنا تتم اتصالات متداخلة بين الحاسب المركزي والحاسبات اللامركزية بالإضافة إلى‬ ‫إمكانية إتمام الاتصالات بين كل مستخدم وآخرون دون اللجوء إلى الحاسب المركزي‪.‬‬ ‫‪-2‬الناحية الفنية‪ :‬هذا يلاحظ أن الحاسبات الصغيرة قد ساعدت علي الإمداد بأجهزة التخزين المباشرة‬ ‫وزادت من القدرة على تشغيل البيانات والتي يمكن تطبيقها بسهولة وفقا لاحتياجات مستريلكي البيانات‬ ‫المختلفة أما بالنسبة للتسهيلات الخاصة كالطباعة مثلا فإنها تتم في المركز الرئيسي‪.‬‬ ‫‪-3‬قاعدة البيانات تكون قاعدة البيانات هنا موزعة بين أرجاء التنظيم كما تكون متصلة ببعضها البعض ‪.‬‬ ‫‪ -4‬التطبيق‪ :‬عادة ما يتم تطبيق ذلك النظام في متاجر الجملة التي لها مراكز للبيع في مناطق مختلفة‪.‬‬ ‫)‪(3‬التنظيم اللامركزي‪:‬‬ ‫‪-1‬شبكة الاتصالات‪.‬‬ ‫هنا تأخذ شكل العلاقات المتداخلة حيث لا يوجد أي حاسب مركزي‪.‬‬ ‫‪-2‬الأفراد‪ :‬العاملين هنا مشتغلين في كل موقع ولا يوجد عاملين مركزيين‪.‬‬ ‫‪-3‬الناحية الفنية‪ :‬هنا يلاحظ أن توزيع العمل يقلل من الحاجة إلى الرقابة كما يؤدي استخدام الحاسبات‬ ‫الصغيرة إلى توفير قدرات ملاءمة لعملية تشغيل البيانات علي أساس زيادة معدل الكفاءة ‪ /‬التكلفة‪.‬‬ ‫يتطلب الجزء العلوى من الهرم الكثير من معلومات العالم الخارجي التي عادة ما تكون أقل هيكلية ‪ ،‬كما‬ ‫أن عملية القرار عند هذا المستوى سوف تكون بالكثير من القرارات غير المبرمجة ‪ ،‬أما الجزء السفلى من‬ ‫الهرم فيتجه إلى أن يكون بيانات أكثر هيكلية ‪ ، Structured‬وأكثر تحديدا ودقة ‪ ، Precise‬وحالية ‪Current‬‬ ‫وتتسم بالمزيد من‪. Repetitive.‬‬ ‫العالقة بين نظام المعلومات والمؤسسة هنالك عالقة اعتمادية تبادلية متزايدة بين استراتيجية األعمال‪ ،‬وكذلك واألنظمة واإلجراءات‬ ‫في المنظمة من جهة‪ ،‬وبين البرامجيات‪ ،‬واألجهزة‪ ،‬وقواعد البيانات‪ ،‬المطلوبة لنظم المعلومات من جهة اخري ‪.‬‬ ‫الدور الاستراتيجي لنظم المعلومات المؤسسية‪:‬‬ ‫‪-1‬المشاركة في صياغة الرؤيا الاستراتيجية للمنظمة‪.‬‬ ‫‪-2‬دعم عملية رسالة المنظمة‪.‬‬ ‫‪-3‬صياغة الأهداف الاستراتيجية للمنظمة‪.‬‬ ‫‪-4‬تقديم المعلومات الثمينة والموثوقة‪.‬‬ ‫‪-5‬الاندماج الشامل مع الأنشطة‪.‬‬ ‫‪-6‬تحقيق الميزة التنافسية‪.‬‬ ‫طرق وصياغة بناء نظم المعلومات الإدارية‪:‬‬ ‫أولا‪ :‬طرق بناء نظام المعلومات الإداري‪.‬‬ ‫ثانيا‪ :‬صياغة نظم المعلومات الإدارية‪.‬‬ ‫)‪(1‬قواعد البيانات‪Data Base:‬‬ ‫وهي مجموعة من البيانات المرتبطة منطقياً بعضها البعض الآخر المكونه من‪.‬‬ ‫‪-1‬الملفات‪Files‬‬ ‫‪-2‬القيود‪Records‬‬ ‫‪-3‬الحقول‪Fields‬‬ ‫حيث مجموعة الحقول المترابطة تكون قيدا ومجموعة القيود المترابطة تكون ملفا ويتم تنظيم وربط‬ ‫هذه الوحدات بموجب عدد من الفهارس‪.‬‬ ‫)‪(2‬بنوك المعلومات‪: Data Banks.‬‬ ‫يشمل مجموعة من قواعد البيانات التي تعكس أنشطة المؤسسة‪.‬‬ ‫علاقة بنك المعلومات الإداري بقواعد البيانات وشبكات المعلومات ومكوناتها‪:-‬‬ ‫أ‪ -‬شبكات المعلومات ‪Information network :‬‬ ‫شبكة المعلومات تشمل عادة علي عدد من بنوك المعلومات‪.‬‬ ‫ومن المفاهيم الأساسية للشبكة بشكل عام هي‪:‬‬ ‫الشبكة هي نظام توزيع يتكون من الروابط الداخلية و يشمل قنوات متعددة ونظم فرعية (عناصر)‪ ،‬ولا‬ ‫تصلح كل النظم لتركيب الشبكة لعدم امتلاكها منافذ أو مسارات مصفوفة‪.‬‬ ‫فوائد شبكات المعلومات‪:‬‬ ‫لشبكات المعلومات المحلية أو الإقليمية أو العالمية فوائد ومميزات عدة تجعل الجهات المستفيدة من‬ ‫نظم المعلومات تفكر جديا في الاشتراك بها ومن هذه الفوائد‪.‬‬ ‫‪-1‬لا يشترك بالجهة المستفيدة من نظم المعلومات والمشتركة في الشبكة امتلاك كافة اشـ المتطلبات‬ ‫والمستلزمات المادية والحاسبة الإلكترونية‪.‬‬ ‫‪2‬الاقتصاد في نفقات البرامجيات وتصميم النظم‪.‬‬ ‫‪-3‬سرعة وسهولة الربط بالشبكة‪.‬‬ ‫‪-4‬منع الازدواجية والتكرار في الجهود‪.‬‬ ‫المسميات الوظيفية الخاصة بإدارة نظم المعلومات‪:-‬‬ ‫‪-1‬مهندس شبكات‪.‬‬ ‫‪-2‬مدخل بيانات‪.‬‬ ‫‪-3‬خبير نظم معلومات‪.‬‬ ‫‪-4‬محلل ومبرمج‪.‬‬ ‫‪ -5‬مشغل حاسب آلي‪.‬‬