Análisis y Diseño de Sistemas de Información -PDF

ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ Programas de Estudio a Distancia Análisis y Diseño de Sistemas de Información www.unipamplona.edu.co Esperanza Paredes Hernández Rectora María Eugenia Velasco Espitia Decana Facultad de Estudios a Distancia _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ Tabla de Contenido Presentación Introducción UNIDAD 1: Introducción Proceso de Información 1.1. EL PAPEL DEL ADMINISTRADOR EN LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN (PROCESOS DE SISTEMATIZACIÓN) 1.2. PUNTOS IMPORTANTES QUE EL ADMINISTRADOR DEBE CONSIDERAR EN LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ACTUALES Proceso de Comprensión y Análisis UNIDAD 2: La Información Proceso de Información 2.1 MANEJO DE LA INFORMACIÓN COMO RECURSO 2.2 MANEJO DE LA INFORMACIÓN GENERADA POR COMPUTADORA 2.3 ¿QUÉ ES INFORMACIÓN? Proceso de Comprensión y Análisis UNIDAD 3: Los Sistemas de Información 3.1 SISTEMAS 3.2 CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS. 3.2.1 Sistemas Naturales 3.2.2 Sistemas Hechos por el Hombre 3.2.3 Sistemas Automatizados 3.3 PRINCIPIOS GENERALES DE LOS SISTEMAS 3.4 PARTICIPANTES EN EL JUEGO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION 3.4.1 Usuario 3.4.2 Gerentes 3.4.3 Auditores Controladores de Calidad 3.4.4 Analistas de Sistemas 3.4.5 Diseñadores de Sistema 3.4.6 Programadores 3.4.7 Personal de Operaciones 3.5 CONCEPTOS GENERALES DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN 3.5.1 Tipos y Usos de los Sistemas de Información _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ 3.5.2 Evolución de los Sistemas de Información Proceso de Comprensión y análisis UNIDAD 4: Tecnologías de la Información y Sistemas de Información en la Planificación Empresarial Proceso de Información 4.1 EL PAPEL DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN (TI) Y EL CAMBIO TECNOLÓGICO. 4.2 EL SI COMO APOYO EN LA TOMA DE DECISIONES 4.2.1 Nivel Estratégico 4.2.2 Nivel Administrativo 4.2.3 Las aplicaciones Concretas de las Funciones de la Empresa 4.3 LAS TI COMO MEDIO PARA OBTENER VENTAJAS COMPETITIVAS 4.3.1 Acciones Estratégicas Genéricas Basadas en la Aplicación de las TI Proceso de Comprensión y Análisis UNIDAD 5: Análisis y Diseño de Sistemas de Información Proceso de Información 5.1 EL ESTADO DEL ARTE (MARCO ALDACO) 5.2 ANÁLISIS DE SISTEMAS 5.2.1 Al Análisis de Sistemas según Tom de Marco 5.2.2 Al Análisis de Sistemas según James Senn 5.2.3 Al Análisis de Sistemas según Victor Weimberg 5.2.4 Al Análisis de Sistemas según Embley – B.Kurtz – S. Woodfield 5.3 DISEÑO DE SISTEMAS Proceso de Comprensión y Análisis UNIDAD 6: EL CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN 6.1 FASE CONCEPCIÓN 6.1.1 Fundamentos del Proyecto 6.1.2 Fuentes de Solicitudes de Proyectos 6.2 DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA 6.3 DETRMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS 6.3.1 Actividades en la Determinación de Requerimientos 6.3.2 Comprensión del Proceso 6.4 TÉCNICAS PARA RECOGER INFORMACIÓN 6.4.1 Entrevistas 6.4.2 Averiguaciones 6.4.3 Observación 6.4.4 Cuestionarios _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ 6.5 EL PROCESO DE ANÁLISIS 6.5.1 Análisis Estructurado 6.5.2 Análisis de Flujo de Datos Proceso de Comprensión y Análisis UNIDAD 7: Plantación de sistemas de Información Proceso de Información 7.1 HALLAZGOS DE LOS HECHOS 7.1.1 Entrevistas 7.1.2 Cuestionarios 7.1.3 Revisión de Registro 7.1.4 Observación 7.2 HERRAMIENTAS PARA DOCUMENTAR PROCESOS Y DECISIONES 7.2.1 Etapas de la Planeación Estratégica de Sistemas 7.2.2 Solicitud de un Análisis de Sistemas 7.2.3 Conclusiones del Análisis y Planeación de Sistemas Proceso de Comprensión y Análisis UNIDAD 8: Sistemas de Información Básicos en las Empresas Proceso de Información 8.1 SUBSISTEMA DE RECURSOS HUMANOS 8.1.1 SISTEMAS DE RR.HH. EN AMÉRICA LATINA 8.1.2 Características Deseables de un Sistema de Recursos Humanos 8.1.3 Consejos para Adquirir un Buen Sistema de Recursos Humanos 8.2 SUBSISTEMA DE GESTION COMERCIAL 8.3 SUBSISTEMA DE GESTION CONTABLE Y FINANCIERA 8.4 SUBSISTEMA DE CONTROL DE ALMACEN Proceso de Comprensión y Análisis UNIDAD 9: Como Diseñar un Sistema de Información Administrativa para su Empresa Proceso de Información 9.1 PLANEACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA 9.1.1 Pasos en la Elaboración del Plan Estratégico del SIA 9.1.2 Necesidad de la Planeación de Sistemas de Información Administrativa 9.1.3 Objetivos de la Planeación del SIA 9.1.4 Técnicas de Instrumentos de Desarrollo de Sistemas 9.1.5 Métodos de Búsqueda de Datos 9.1.6 Análisis en la Estación de Trabajo _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ 9.1.7 Formas e Informes 9.1.8 Como presentar la Información 9.1.9 Naturaleza de los Informes en los Sistemas de Información 9.1.10 Estructuración de un Sistemas de Informes para el Sistema de Información Administrativa 9.2 DISEÑO CONCEPTUAL DE UN SIA 9.2.1 Documentación del Diseño Conceptual Proceso de Comprensión y Análisis BIBLIOGRAFÍA GENERAL _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ Presentación La educación superior se ha convertido hoy día en prioridad para el gobierno Nacional y para las universidades públicas, brindando oportunidades de superación y desarrollo personal y social, sin que la población tenga que abandonar su región para merecer de este servicio educativo; prueba de ello es el espíritu de las actuales políticas educativas que se refleja en el proyecto de decreto Estándares de Calidad en Programas Académicos de Educación Superior a Distancia de la Presidencia de la República, el cual define: “Que la Educación Superior a Distancia es aquella que se caracteriza por diseñar ambientes de aprendizaje en los cuales se hace uso de mediaciones pedagógicas que permiten crear una ruptura espacio temporal en las relaciones inmediatas entre la institución de Educación Superior y el estudiante, el profesor y el estudiante, y los estudiantes entre sí”. La Educación Superior a Distancia ofrece esta cobertura y oportunidad educativa ya que su modelo está las posibilidades de los estudiantes. La Universidad de Pamplona gestora de la educación y promotora de llevar servicios con calidad a las diferentes regiones, y el Centro de Educación Virtual y a Distancia de la Universidad de Pamplona, presentan los siguientes materiales de apoyo con los contenidos esperados para cada programa y les saluda como parte integral de nuestra comunidad universitaria e invita a su participación activa para trabajar en equipo en pro del aseguramiento de la calidad de la educación superior y el fortalecimiento permanente de nuestra Universidad, para contribuir colectivamente a la construcción del país que queremos; apuntando siempre hacia el cumplimiento de nuestra visión y misión como reza en el nuevo Estatuto Orgánico: pensado para satisfacer las necesidades de toda nuestra población, en especial de los sectores menos favorecidos y para quienes las oportunidades se ven disminuidas por su situación económica y social, con actividades flexibles acordes a Misión: Formar profesionales integrales que sean agentes generadores de cambios, promotores de la paz, la dignidad humana y el desarrollo nacional. Visión: La Universidad de Pamplona al finalizar la primera década del siglo XXI, deberá ser el primer centro de Educación Superior del Oriente Colombiano. Maria Eugenia Velasco Espitia – Directora CEDUP _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ Introducción Desde su aparición a mediados del siglo pasado, los computadores han representado una herramienta maravillosa de procesamiento y mantenimiento de la información, habiendo potenciado todas las capacidades que tenían las organizaciones para captar, procesar, clasificar y analizar la información tanto de sus propias operaciones como de la situación en su entorno. Desde tiempos antiguos el hombre ha establecido organizaciones conformadas por conjuntos de elementos interrelacionados para obtener unos determinados fines (sistemas), pero la información a pesar de siempre haber sido importante en los procesos de una organización no había adquirido el nivel de recurso estratégico con el cual se le relaciona normalmente hoy en día, un recurso que puede ser decisivo en el mundo de los negocios. En un escenario de cambios continuos, es vital para las organizaciones contar con un esquema que les permita extraer conocimiento de sus experiencias, almacenarlo y procesarlo, partiendo de la noción que los datos procesados y organizados se transforman en información, la información puede convertirse en conocimiento, el conocimiento en inteligencia y todo esto es vital para la supervivencia de las compañías en un ambiente altamente competitivo, y todo este proceso ayudado en gran parte por lo que hoy en día conocemos como Sistemas de Información. Del mismo modo entender el tema de la tecnología es equiparable a querer descifrar los grandes misterios del pensamiento humano caracterizado no sólo por sus múltiples ramificaciones, sino también por su carácter lógico, predecible, evolutivo, pero, finalmente, sorpresivo y enigmático. De alguna u otra forma nos ha correspondido en este siglo ser creadores, partícipes, jueces e, inclusive, cómplices de una revolución tecnológica que exige en primer lugar, ser conquistadores de la misma y precursores de su aplicación exitosa en distintas facetas de la vida cotidiana. De aquí que, si la tecnología existe y evoluciona, también el papel histórico del administrador ha sufrido una transformación radical. Ahora es él quien se constituye como pieza clave no sólo para entender la función estratégica que ocupa la tecnología dentro de una empresa, sino, más importante aún, adquiere _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ un nuevo rol, trascendente y responsable para integrar, coordinar, instrumentar, evaluar y retroalimentar las herramientas de tecnología de la información en cada uno de los procesos estratégicos y de valor agregado que realiza la empresa, en un entorno globalizado y cada día más competitivo. El presente texto no sólo pretende exponer las nociones básicas de una de las herramientas de las tecnologías de la información –Los Sistemas de Información– sino también proporcionar el lector diversos elementos de análisis que le permitan conocer y evaluar el impacto de esta herramienta en los flujos de información que se realizan internamente en la empresa (comunicación organizacional, integración de procesos operativos, de control y gerenciales, automatización de actividades de la cadena productiva o de servicio, estrategias de capacitación, etc.), con sus agentes inmediatos (clientes, proveedores, socios comerciales, competencia) y con su entorno nacional e internacional (económico, demográfico, tecnológico, etc.) La enfrentarse al un nuevo reto de ser administrador, se debe entender cual es el papel fundamental de la tecnología, los Sistemas de Información y todos sus efectos asociados dentro de la competitividad empresarial y a su vez como hacer para utilizarla sacándole el mayor provecho en beneficio de la empresa. la pregunta clave de los administradores de hoy en día, de los que desean ser verdaderamente competentes, es cómo hacer para que los desarrollos de Tecnología y Sistemas de Información se hagan con la mejor calidad posible, con las bases más sólidas, reales, bajo estudios serios del sistema empresarial único para cada organización y optimizando al máximo los recursos invertidos en dichos desarrollos. Lo más interesante de este tema, consignado en este texto, es que los procesos que aquí se describen, son particularmente desarrollados para que estén bajo la dirección de Administradores; quienes mejor que nadie conocen los entornos empresariales, sus funciones, sus procesos, sus características sistémicas y organizativas, los flujos de información que se tejen entre ellos, por mencionar solo algunos, convirtiéndolos así en participantes activos de los procesos de adquisición de tecnologías y/o desarrollo de Sistemas de Información y actores principales y responsables del éxito o fracaso de la implantación de dichos proyectos en las empresas donde se desempeñen o donde hagan ejercicio de su profesión. El texto, está escrito procurando que ser útil para todos, con cierta independencia del grado de dominio que se tenga de la gestión empresarial o la informática. Porque no olvidemos que la gestión empresarial es más un arte que una ciencia. _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ Por ello no hay fórmulas universales, ni sistemas de ecuaciones de solución única, ni inviolables principios inmutables. Se encontrarán algunos temas repetidos en distintos capítulos (siempre como apoyo a una perspectiva complementaria, no desde luego como una mera repetición). Cada unidad está acompañada de una serie de actividades para poner en práctica real los conceptos aprendidos a medida que avanza la lectura del módulo. _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ UNIDAD 1 Introducción Proceso de Información Para diseñar y usar sistemas de información de manera eficaz, primeramente es necesario entender el entorno, la estructura, la función y las políticas de las instituciones así como el papel de la administración y la toma de decisiones de ésta. Luego es necesario examinar las capacidades y oportunidades que proporcionan la tecnología de información actual para dar soluciones. No es suficiente que los administradores conozcan de computación. Los sistemas actuales requieren que el administrador tenga conocimientos sobre las principales tecnologías como sistemas de procesamiento de datos, deben saber como hacer seguimiento, planear y administrar las muchas ínsulas de tecnología de la manera más adecuada para su institución. Los administradores deben saber cuándo reconocer los problemas de la institución y encontrar una solución de sistemas. Para esto, se requiere el conocimiento de la institución. A medida que las corporaciones adquieren conciencia de la necesidad de una planeación a fondo de la arquitectura de la información. Los administradores juegan cada vez más un papel más crítico en la determinación de la arquitectura de información de sus instituciones, no hay nadie más para hacer el trabajo. Cada vez más, los sistemas de información traen consigo cambios en las metas de los negocios, en las relaciones con los clientes y proveedores y en las operaciones internas. El crear un nuevo sistema ahora significa mucho más que instalar una nueva máquina en el sótano. En la actualidad este proceso permite colocar miles de terminales o de microcomputadoras en los escritorios de empleados que tienen poca experiencia con ellas, conectando los aparatos a poderosas redes de comunicación, reorganizando relaciones sociales en la oficina y lugares de trabajo, modificando los patrones de reporte y pidiendo a los empleados que alcancen mayores niveles de productividad. En síntesis, los nuevos sistemas requieren hoy en día el desarrollo de una nueva arquitectura de la información. _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ Se deben identificar claramente por parte de las organizaciones los principales retos que tienen sus administraciones para la construcción adecuada y uso correcto de los sistemas de información por parte de la institución: Diseñar sistemas competitivos y eficientes. Entender los requerimientos del sistema dentro de un entorno global de negocios. Crear una arquitectura de información que dé soporte a las metas de la institución. Determinar el valor en negocios del sistema y Diseñar sistemas que las personas puedan controlar, entender y usar de una manera ética y responsable. 1.1 PAPEL DEL ADMINISTRADOR EN LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN (PROCESOS DE SISTEMATIZACIÓN) La importancia innegable que tienen hoy en día los Sistemas de Información para las organizaciones demanda su consideración por parte de los gerentes, ¿Qué posición tomar ante la administración de los recursos de información? El gerente (Administrador) podría ser un simple espectador del proceso de sistematización de su empresa, podría esperar a que sus competidores mejorasen sus procesos mediante la tecnología para entonces verse obligado a modernizar su empresa, podría seguir pensando que las organizaciones siempre han manejado información y que este manejo no es una función nueva y que por lo tanto los recursos con los cuales procesa y mantiene la información no necesitan ser modificados, esta sería una posible posición, que ignora la importancia de la información como recurso estratégico, además de ser una posición relativa ante el cambio. Sin embargo lo que requiere la organización de su gerente es una actitud preactiva y emprendedora ante el cambio, el gerente debería nadar en el cambio como pez en el agua. Así entonces los Sistemas de Información se convierten en una herramienta muy atractiva de generación de cambio y desarrollo organizacional, si se logra armonizar su actuación en todas las actividades de la organización. ¿Cuál es la mejor tecnología de información?. Cada organización es diferente, las variables que maneja en su entorno inmediato de competencia, proveedores, clientes, productos sustitutos y las variables del entorno general jurídico, político, social, tecnológico, etc, son particulares en cada caso. Además, su estructura _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ orgánica, funcional y operativa también es particular, por lo tanto el proceso de sistematización, de adquisición y asimilación de tecnología y Sistemas de Información amerita un análisis específico para cada organización. El gerente debe tener la capacidad de ver y analizar objetivamente su organización, observar su entorno, la tecnología disponible y así desarrollar el sistemas de información más adecuado determinando así la mejor posición en torno al tema de la sistematización de la empresa. El rezago tecnológico de Latinoamérica requiere hoy en día redefinir el papel del administrador como un Estratega Tecnológico de la Información, que es un nuevo Administrador de la Información que además de conceptuar las tecnologías de la información como herramientas globales en constante innovación que permiten obtener, almacenar, procesar, compartir, entregar de manera eficiente y distribuir la información en un menor tiempo y mayor precisión, es consciente de que la única manera de transformarlas en ventajas competitivas sostenibles es mediante su aplicación distintiva en la toma de decisiones. El perfil analítico que requiere este nuevo administrador permitirá evaluar la brecha que existe para que la información sea valorada y utilizada de manera eficiente, investigando continuamente respuestas a interrogantes como: ¿Es coherente la información que se selecciona, aplica y distribuye en la empresa con su misión y cultura organizacional? ¿Cuáles son los mecanismos que se utilizan para recabar la información interna y externa y cuál es el porcentaje de inversión destinado a actualizar, mejorar y alinear estos instrumentos? ¿En que porcentaje es aplicada la información para la toma de decisiones en las distintas estrategias que se requieren planear, controlar, instrumentar y evaluar, sean estas estrategias de índole reactiva, proactiva o pasiva a su entorno? ¿Son evaluadas constantemente las fuerzas y debilidades de la información de la empresa? ¿Cuál es el tiempo en que es transformada en conocimiento y aprendizaje para los miembros de la empresa? ¿Este conocimiento se queda en la empresa? ¿Se promueve el fácil acceso, procesamiento y distribución entre los miembros de la empresa y entre los agentes externos (clientes, proveedores, socios comerciales, gobierno)? La información ayuda a que la empresa entienda su propio negocio y para crear nuevas formas de negocio? _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ La especialización actual de tareas basada en economías de escala o factores geográficos, ha permitido a los Administradores de la Información que los servicios de subcontratación sean más accesibles y a costos moderados. Las alianzas tecnológicas que se realizan entre empresas distintas implican un compromiso responsable de ambas partes así como una asignación eficiente de recursos reales para lograr la aplicación de las tecnologías de la información en un menor tiempo y con un alto grado de confiabilidad. Los hoteles Camino Real, por ejemplo, han logrado aplicar nuevas tecnologías sin llegar a conocerlas a fondo, contratando proveedores externos para la ejecución de proyectos o tareas específicas y evaluando arrendamientos financieros de equipos modernos que satisfagan las necesidades de sus clientes. Cabe recordar también el papel que representa la ética en este tema, exigiendo una participación responsable de las partes involucradas en este tipo de proyectos. IBM fue objeto de una demanda legal por su sistema de cómputo APCOP que tenía como objetivo el unir a más de 70 oficinas de la Procuraduría General del Distrito Federal y que aportaría una base de datos para agilizar las investigaciones criminales en la ciudad de México. La demanda se basaba en el incumplimiento del contrato de compraventa de bienes informáticos y prestación de servicios por parte de IBM, fraude por 27 millones de dólares, inexistencia de una licitación para la consecución del contrato y un sistema mal diseñado e ineficaz que tuvo que ser desconectado. 1.2 PUNTOS IMPORTANTES QUE EL ADMINISTRADOR DEBE CONSIDERAR EN LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ACTUALES Los Sistemas de Información deben tener un objetivo, una estrategia y factores críticos de éxito. La evaluación de los Sistemas de Información que operan actualmente en una empresa así como la adquisición o creación de un nuevo sistema, requieren del establecimiento de objetivos claros, medibles y reales sustentados en una estrategia que guíe el cómo van a ser transformados en resultados. Asimismo, se vuelve clave la existencia de factores críticos de éxito que identifiquen los elementos de valor que existen dentro y fuera de la empresa y que pueden ser utilizados en la instrumentación de un Sistema de Información. Por ejemplo, el objetivo de aumentar 20% el nivel de ventas, siguiendo una estrategia de segmentación de precios, buscando hacer más eficiente los procesos administrativos que se realizan en las áreas funcionales de mercadotecnia, _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ Producción, contabilidad y finanzas (factores críticos de éxito) integra el para qué y el cómo de los Sistemas de Información. Los sistemas de Información tienen un ciclo de vida: análisis, diseño, desarrollo e implementación La medición de la eficiencia de un Sistema de Información así como la fijación del tiempo de ejecución debe tomar en cuenta las características propias de cada etapa. Durante el Análisis de Requerimientos se investigan organizan y jerarquizan las necesidades de información de los usuarios y de la empresa; en el Diseño se concretan las entradas (datos), procesamientos (frecuencia y volumen de cálculos o transformaciones de datos) así como las salidas esperadas (reportes, consultas). En el Desarrollo se definen herramientas tecnológicas y equipos de trabajo y en la etapa de Implantación de realizan pruebas de estrés, adecuaciones, entrenamientos, conversiones y revisiones. La retroalimentación entre las etapas anteriores representa un papel clave para que un Sistema de Información satisfaga las necesidades para las cuales fue creado. La etapa de análisis de requerimientos para un Sistema de Información no puede ser vista sólo como su etapa inicial. Buscar la trascendencia para un Sistema de Información, requiere aplicar esquemas lógicos de causa y efecto y a su vez enriquecer estos esquemas con la experiencia de usuarios que puedan visualizar la ocurrencia de eventos inesperados que en determinado momento puedan afectar el rumbo planeado para Un Sistema de Información. (Estos temas son tratados más profundamente en capítulos posteriores) El administrador debe conocer e incorporar sistemas de flujo de trabajo (“workflows”) si desea auditar los procesos que justifican el uso de Sistemas de Información. Un sistema de flujo de trabajo es aquel que proporciona un procedimiento de automatización de un proceso de negocio mediante la administración y control de la secuencia de las actividades de trabajo y la invocación de los adecuados recursos humanos o de tecnologías de la información asociados a las diferentes actividades. _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ La importancia de realizar un estudio de factibilidad y de costo/beneficio antes de crear, modificar, innovar o adquirir un Sistema de Información. Un sistema de Información funciona en una empresa en la que laboran personas con distintas formas de trabajo, habilidades, conocimientos y actitudes. Analizar el impacto de un Sistema de Información es considerar su interrelación, dependencia y afectación por las estructuras organizacionales, los equipos de trabajo y los niveles de inversión y tecnología requeridas. No todos los procesos mejoran con la incorporación de la tecnología, o bien, hay empresas que tienen que dedicar más tiempo y recursos para adaptar un Sistema de Información a sus procesos operativos, gerenciales y estratégicos: Factores como el estudio de prioridades, centros de poder, comunicaciones internas y externas de la empresa, madurez del personal, responsabilidades locales o internacionales, compromiso de la alta gerencia, etc., son algunos de los que deben ser analizados por el administrador o equipo interdisciplinario a cargo del proyecto (administradores, usuarios y personal técnico) en cada etapa del ciclo de vida de un Sistema de Información para evaluar no sólo el nivel de inversión requerido, sino la posibilidad de instrumentación y éxito del sistema. Aunque los proveedores actuales ofrecen soluciones integrales (software, hardware, capacitación, soporte), el costo total de propiedad puede incrementarse considerablemente (hasta en un 80%) debido a la inversión requerida en diversas tareas, como la administración de redes, las actualizaciones de software y hardware, la ayuda de escritorio, etcétera. Los costos de la automatización de procesos son variables. Existen hoy en día tecno-arrendadoras de equipos informáticos y de telecomunicaciones, lo cual puede ser una buena idea para no desembolsar enormes sumas de dinero, y, de paso, ganar la ventaja fiscal de disminuir el pago por activos. Las características de un Sistema de Información pueden ser vistas de forma general pero finalmente su importancia es establecida por la estrategia corporativa En la siguiente página el Cuadro 1 menciona algunos requerimientos mínimos que pueden auxiliar al administrador que desea evaluar la calidad de un Sistema de Información existente o que se encuentre en la etapa de análisis de un nuevo sistema. _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ El administrador debe considerar en la etapa de implantación los “fantasmas de alcance” La asignación extra de recursos (tiempo de desarrollo, presupuestos, personal, actividades) puede ser requerida a medida que el Sistema de Información es incorporado en las actividades de la empresa, ya sea por la aparición de requerimientos no contemplados previamente, o bien, por el surgimiento de nuevas oportunidades para la mejora de formas de trabajo. Es importante delimitar el alcance o comunicar claramente los nuevos lineamientos a fin de no convertirlo en un proyecto inconcluso o ambiguo. El administrador debe reunir y hacer flexibles las estructuras que propicien el buen funcionamiento de los Sistemas de Información- El buen desempeño de un Sistema de Información implica el cuidado continuo de distintos factores como la participación de personas que tengan conocimientos de la empresa, la implementación de estrategias de comunicación integrales, el lograr que el trabajo diario y el confort de la rutina no impidan que el personal se _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ enfoque en el proyecto, la forma de manejar las transacciones hacia nuevas formas de trabajo, la integración de funciones y procesos ínter departamentales, etc. Los Sistemas de Información han evolucionado a ser sistemas abiertos Los primeros Sistemas de Información eran programados en lenguajes que funcionaban en computadoras específicas (lenguajes ensambladores o binarios). Con el desarrollo y abaratamiento de las computadoras. Esta forma de programación fue evolucionando también de modo que actualmente se habla de sistemas que operan en ambientes propietarios o abiertos. Los ambientes propietarios pertenecen a computadoras que son de propiedad de un solo proveedor, en cambio, los ambientes abiertos, además de ser homogéneos y pertenecer a varios proveedores (arquitectura cliente/servidor), trabajan con estándares internacionales para reducir los costos de conversión de las aplicaciones que operan en ellos. La tendencia de los Sistemas de Información es la aplicación de herramientas comerciales que faciliten el acceso, consolidación y análisis de la información contenida en ellos. Es importante para el administrador entender el potencial de las herramientas comerciales que se ofrecen actualmente, no para ser usadas y reponer la información, sino como herramientas prácticas que enriquecen los Sistemas de Información facilitando el manejo de la información de acuerdo a las necesidades propias de la empresa. Ejemplos de estas herramientas comerciales son los procesadores de texto, hojas de cálculo, manejadores de bases de datos, Presentaciones electrónicas y multimedia. Todos los puntos anteriores deben ser supervisados y tenidos en cuenta muy de cerca por los Administradores que por su competencia deseen desarrollar procesos De desarrollo de Sistemas de Información dentro de sus empresas y a su vez quieran garantizar el éxito total y rotundo en la ejecución de dichos proyectos Como aumento de la productividad de su organización. Proceso de Comprensión y Análisis Caso: Arrocera Covadonga Arrocera Covadonga, empresa con una facturación promedio entre 10 y 12 toneladas mensuales y 300 empleados para sus más de 6 sucursales en todo el _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ País, desde hace cincuenta años se dedica a la manufactura de productos alimenticios, en especial arroz y todo lo relacionado con semillas. Entre sus marcas líder se encuentran Arroz Morelos, Mexica, Covadonga y Santa Clara. La insuficiencia de los Sistemas propietarios hechos a la medida y los vicios operativos de la compañía, habían provocado varios problemas, entre ellos: - Desinformación de procesos (no se podía conocer el nivel de gastos ni qué productos se estaban vendiendo). - Cada área trabajada de una manera vertical. No se conocía exactamente el inventario existente ni lo que ocurriría en el departamento de al lado. Para ello se inició la búsqueda de un solo sistema que permitiera integrar los aspectos financieros, administrativos, de producción y distribución de la empresa. La idea era hacer una reestructuración funcional orientada a los procesos de cada departamento y sucursal y que debía implantarse de manera rápida, optado para ello por el sistema R/3 SAP (Compañía mundial en venta de software en el mundo y líder en el mercado de software para aplicaciones de negocios.). Su implantación (compra de equipo, cambios organizacionales, reingeniería de procesos, capacitación, depuración y carga de datos) ha sido una de las tareas más difíciles de realizar para la empresa. ¿Si usted fuera nombrado hoy en la empresa, y encargado de Dirigir el proyecto de Desarrollo del Sistema de Información, que aspectos tendría en cuenta para garantizar el éxito del proyecto y por qué.? ¿Cómo cree usted que debería trabajar el Sistema de Información?. ¿Qué áreas debe incluir? ¿Qué beneficios le traería a la empresa la implantación del Sistema de Información? Discutir las respuestas y concluir el caso. _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ UNIDAD 2 La Información Proceso de Información "Administrar bien es administrar su futuro, y administrar su futuro es administrar información". Hace medio siglo, dos futuristas muy diferentes, cada uno de los cuales intentaba predecir los efectos de la Revolución de la Información, pronosticaron sociedades muy diferentes. En 1949 George Orwell concibió, en su novela "1984" (posteriormente llevada a la pantalla) un mundo opresor y ominoso, en el que el desarrollo de las comunicaciones bilaterales y la administración de la información nos empujaría inexorablemente hacia la esclavitud en manos de un gobierno burocrático todopoderoso. El estado sabría todo lo que se refiere a nuestras personas y al mismo tiempo limitaría la información que podríamos recibir a lo que el gobierno nos dejara ver en pantallas gigantes de televisión. Vannevar Bush, un importante asesor científico del presidente de los Estados Unidos Roosevelt, pronosticó un futuro muy distinto. Bush, a diferencia de Orwell, se centró en la importancia de la tecnología de la información. Pronosticó una computadora personal a la que denominó "Memex", además de prever que la tecnología de la información nos liberaría del trabajo físico. Imagino, con lo que resultaba para aquel entonces imposible, que las personas, armadas con sea avasallante tecnología de la información, podrían recoger, analizar y transmitir datos desde donde quisieran y dando rienda suelta a su creatividad. Cuando finalmente llegó el año 1984, nos dimos cuenta que la realidad es más parecida a como la vio Bush que al planteamiento de Orwell. Ahora bien, ¿Qué implicaciones tiene esto para aquellos que manejan la información de lo que sucede en el mercado?. ¿Cómo afecta toda esta tecnología _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ de la información y sus múltiples tentáculos sus decisiones sobre que estrategias tomar y que acciones seguir? "Quién controla el pasado, controla el futuro. Quien controla el presente controla el pasado". George Orwell "1984". El manejo de la información, ha sido de interés para el hombre desde el mismo momento en que inventó la escritura. Durante siglos (y hasta milenios) el hombre se ha dado a la tarea de recopilar la información que le permitirá a través del pasado mejorar las decisiones del futuro. Para esto ha diseñado diversos sistemas. Cuando Guttenberg inventó la imprenta, lo hizo a través de libros, luego las bibliotecas, hasta que fue insuficiente y se vio obligado a desarrollar nuevas tecnologías que le permitieran manejar y almacenar más información. Las organizaciones han reconocido, desde hace mucho tiempo, la importancia de administrar recursos principales como mano de obra y las materias primas. La información se ha colocado en un lugar adecuado como recurso principal. Los tomadores de decisiones están comenzando a comprender que la información no es sólo un subproducto de la conducción, sino que a la vez alimenta a los negocios y puede ser el factor crítico para la determinación del éxito o fracaso de éstos. 2.1 MANEJO DE LA INFORMACIÓN COMO RECURSO Para maximizar la utilidad de la información, un negocio la debe manejar correctamente tal como maneja los demás recursos. Los administradores necesitan comprender que hay costos asociados con la producción, distribución, seguridad, almacenamiento y recuperación de toda información. Aunque la información se encuentra a nuestro alrededor ésta no es gratis, y su uso es estratégico para posicionar la competitividad de un negocio. 2.2 MANEJO DE LA INFORMACIÓN GENERADA POR COMPUTADORA La fácil disponibilidad de computadoras ha creado una explosión de información a través de la sociedad en general y de los negocios en particular. El manejo de información generada por computadora difiere en forma significativa del manejo de datos producidos manualmente. Por lo general, hay mayor cantidad de información de computadora a administrar. El costo de organizarla y mantenerla puede crecer a tasas alarmantes, y los usuarios frecuentemente la tratan menos escépticamente que la información obtenida por otras vías. _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ 2.3 ¿QUÉ ES INFORMACIÓN? Para aplicar las tecnologías de la información, es importante identificar en primera instancia el valor que representa la información para el individuo, para la sociedad, y, por ende par una empresa y país. Desde nuestra gestación y hasta nuestra muerte, aprendemos a utilizar la información para conocernos a nosotros mismos y al medio ambiente que nos rodea. Con ello adquirimos habilidades y destrezas para transformarlas en conocimiento para nuestro desarrollo y sobre vivencia, y llega así no solo a construir los pilares en los que se basa la operación diaria de una empresa sino también a perfilar la idiosincrasia de un país (estilos de vida, religiones, costumbres y herencias culturales). Esta información, definida como un conjunto de datos seleccionados que se unen con el objeto de generar un conocimiento o comunicar un significado preciso, es apreciada de manera distinta por cada cultura. Por ejemplo, “para los japoneses, el principio de que un conocimiento es poder no constituye sólo una máxima digna de respeto, sino un básico principio de operación. Un estudio reciente en Japón muestra que los administradores japoneses manejan un profundo entendimiento de la importancia de la información para sus compañías. Las compañías japonesas otorgan un gran valor a la información y no sienten necesario la justificación de los gastos que implica administrar la información. En los países latinoamericanos, sin embargo, no sucede lo mismo, ya que existen actualmente empresas que aún no han comprendido la transformación que se ha dado en su marco operativo, pasando a competir de una era industrial a una era de la información, o bien, que todavía no han logrado ser exitosas en la creación y aplicación de estructuras (construir) que les permitan consolidar la información como una fortaleza sólida y barrera distintiva sostenible. Algunas características de esta era de la información son: Una necesidad mayor para la investigación del significado, propósito y formas de aplicar la información. Desarrollo de diversas aplicaciones de las tecnologías de la información. Incremento en el consumo y usos de la información. Nuevos efectos de la información en las formas de trabajo y en la economía. _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ Surgimiento de profesiones relacionadas con el manejo de la información. Ejemplo: Un ejecutivo de Dresdner Bank comenta “todavía hay directivos que tardan en enterarse de cambios en los mercados, y muchas veces toman decisiones basados en datos que no están al día, aunque los sistemas tengan todas las posibilidades de mantenerse actualizados” Proceso de Comprensión y Análisis  En algún periódico o revista nacional o local, buscar algún tipo de información que cambie semanalmente (o diariamente) y este relacionada directamente con el comportamiento de su empresa.  Tomar decisiones sobre datos que hayan variado en esos días y pensar un momento en los efectos económicos, financieros, comerciales que tienen estas decisiones no reales sobre su negocio.  Elaborar un ensayo de máximo dos hojas, sobre la importancia real de estar actualizado y con la información exacta en nuestro entorno nacional, regional local. _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ UNIDAD 3 Los Sistemas de Información Proceso de Información Este capítulo examina los fundamentos y conceptos básicos sobre la teoría de sistemas para llegar a definir con claridad a los Sistemas de Información y por último revisar los diferentes tipos de sistemas de información. 3.1 SISTEMAS ¿Qué son los sistemas?. Según el New Collegiate Dictionary de Webster hay que familiarizarse con los diferentes sistemas por 2 razones: Todo sistema forma parte de un sistema mayor (interacciones). Existen similitudes entre los sistemas. Definiciones Un grupo de elementos interdependientes o que interactúan regularmente formando un todo. (un _ numérico) como: - Un grupo de cuerpos que interactúan entre si bajo la influencias de fuerzas relacionadas. (Un _ Gravitacional) - Una mezcla de substancias que tiendan al equilibrio(un _ termodinámico) - Un grupo de fuerzas y objetos naturales ( sistema de ríos) - Un grupo de aparatos o una organización que forma una red especialmente para distribuir algo o para servir a un propósito común (telefónico, calefacción, autopistas, procesos de datos) Un grupo de órganos del cuerpo que juntos llevan a cabo una o más funciones vitales (el _ digestivo). El mismo cuerpo considerado como una unidad funcional. _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ Juego organizado de doctrinas, ideas o principios usualmente con la intención de explicar el acomodo o trabajo de un todo sistemático (el _ newtoniano de la mecánica) Un procedimiento organizado o establecido (el _ mecanografía al tacto) Un sistema de clasificar, simbolizar o esquematizar (el _ decimal) Patrón o arreglo armonioso: Orden Una sociedad organizada o situación social considerada como anuladora: Orden Establecido Según James Senn es un conjunto de componentes que interaccionan entre si para lograr un objetivo común. Existen muchos tipos de sistemas, con los cuales entramos en contacto durante nuestra vida cotidiana. Se vuelve imposible convertirnos en expertos en sistemas tan diversos como sistemas sociales, biológicos, computacionales. Por lo cual es necesario categorizarlos. 3.2 CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS 3.2.1 Sistemas Naturales Sistemas Moleculares: organizaciones complejas de átomo. Sistemas Naturales Sistemas Físicos Sistemas Estelares: galaxias, sistemas solares Sistemas Geológicos: ríos, cordilleras Sistemas Moleculares: organizaciones complejas de átomos. Sistemas Vivientes (Miller 1978): Importancia de su Estudio; existe una analogía entre los sistemas organizacionales y los sistemas vivos. Miller llegó a catalogar a los sistemas vivos sean estos de nivel celular o un sistema supranacional, y a dividirlos en los siguientes subsistemas: - Reproductor: capaz de crear otro sistema semejante. Analogía- planeamiento _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ - Delimitador: mantiene la cohesión de los componentes y los protege de problemas ambientales, permitiendo o impidiendo la entrada de informaciones. Analogía, seguridad o control de ingreso 3.2.2 Sistemas Hechos por el Hombre Sistemas Sociales: organizaciones de ley, doctrinas, costumbres. Sistemas de Transportes: sistemas de rutas, canales, líneas aéreas, petroleros. Sistemas de Comunicaciones: teléfonos, telex, señales para el público. Sistemas de Manufacturas: fábricas. Sistemas Financieros: contabilidad, inventario. ¿Porqué no todos los Sistemas se pueden Automatizar? Costo Confort Seguridad Mantenimiento Políticos 3.2.3 Sistemas Automatizados Componentes Principales Hardware: CPU, terminales e impresoras Software: Sistemas operativos, Sistemas de aplicación, Sistema de Base de Datos Personas: Operadores que proveen entradas y utilizan salidas Datos: Las informaciones que el sistema conserva por un período de tiempo. Procedimientos: Instrucciones y determinaciones para la operación del Sistema. Clasificación Sistemas en Línea: son aquellos que aceptan material de entrada directamente del área donde se creó. También es el sistema en el que el material de salida, o el resultado de la computación, se devuelve directamente a donde es requerido. _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ Los datos pueden ser modificados o recuperados o ambas cosas (rápidamente) y sin tener que efectuar accesos a otros componentes de información del sistema. Sistemas en Tiempo Real: según James Martín, Un sistema computacional de tiempo real puede definirse como aquel que controla un ambiente recibiendo datos, procesándolos y devolviéndolos con la suficiente rapidez como para influir en dicho ambiente en ese momento. Algunos autores utilizan indistinto con el sistema en línea. Otros autores asocian la definición a tiempo de respuesta (el intervalo transcurrido entre que el operador oprimió la última tecla y la respuesta del sistema al evento). Sistemas de Control de Procesos: Los sistemas que controlan refinerías, procesos químicos, molinos y operación de maquinados. Sistemas de Alta Velocidad para Adquisición de Datos: que obtienen datos de telemetría a alta velocidad de satelitales en órbita o las computadoras que capturan enorme cantidad de laboratorios. Sistemas de Guía de Proyectiles: que debe ajustar y orientar continuamente los propulsores. Sistemas de Conmutación Telefónica: que controlan la transmisión de voz y datos en miles de llamados telefónicos, detectando los números marcados, condiciones de ocupado y todas las demás condiciones de la red telefónica típica. Sistemas de Vigilancia de Pacientes: Ajustan dosis de medicamentos al detectar signos cambios en los signos vitales. Sistemas de Apoyo a la Decisión: son sistemas de procesamiento que no toman decisiones por sí mismo, pero que auxilian a los gerentes y otros profesionales de una organización a tomar decisiones inteligentes y bien informadas en varios aspectos de las operaciones de la organización. Ejemplo: Planilla electrónica. Algunos son útiles para articular y mecanizar las reglas utilizadas para llegar a alguna decisión de negocios. El usuario debe identificar los criterios que se utilizaran para tomar la decisión, Algunos de ellos son binarios, otros deben transformarse a binarios en el diseño. De acuerdo a la prioridad se le puede dar "pesos" para que vayan definiendo criterios que conduzcan a alternativas que puedan ser evaluadas y analizadas. _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ Sistemas de Planeación Estratégica: son utilizados por los gerentes para evaluar y analizar la misión de la decisión. Estos sistemas ofrecen acerca de alguna decisión de negocios aislada, estos sistemas ofrecen consejos más amplios y generales acerca de la naturaleza del mercado, preferencias de consumidores, comportamiento de la competencia, etc. Sistemas Basados en el Conocimiento: también llamados Sistemas Expertos, Sistemas Especialistas (tienen embebido el conocimiento y la capacidad que le permiten funcionar como especialistas en base al conocimiento de especialistas humanos. Sistemas de Inteligencia artificial, Redes Neuronales (sistemas que pretenden emular el pensamiento del ser humano actuando y aprendiendo de sus errores. Lenguaje como el PROLOG o el LISP son lo más utilizados en esta área. 3.3 PRINCIPIOS GENERALES DE LOS SISTEMAS Cuanto más especializado es un sistema, menos capaz será de adaptarse a circunstancias diferentes. Cuanto mayor sea un sistema, mayor será el número de sus recursos que estarán destinados al mantenimiento diario. Los sistemas siempre forman parte de sistemas mayores y siempre pueden ser divididos en sistemas menores. Los sistemas crecen (son dinámicos). 3.4 PARTICIPANTES EN EL JUEGO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION Personas que interactúan básicamente en un sistema son: Usuarios Administradores Auditores Analistas de Sistemas Diseñadores de Sistema Programadores Personal de Operaciones 3.4.1 Usuario Es aquella persona para la cual se construye el sistema. Es la persona que más tiempo trabajará en el proyecto a través de entrevistas, aprobación de especificaciones, implementación, prueba. Es vital para el éxito. _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ Analistas usan como sinónimo: cliente o propietario. Clasificación de los Usuarios por Funciones Operativos: funcionarios burócratas operativos o administrativos. Gran contacto con el sistema. Visión: Interfaces hombre-máquina. Imaginan sistemas en términos físicos Supervisores: responsables del grupo de usuarios operativos. Variados nombres. Son operativos ascendidos. Visión: Conocimiento de tareas operativas, depende del tiempo. Preocupado por volumen, reducción de costo y monitoreo Física y Local. Ejecutivos: Pertenecen al grupo decisorio de la empresa Visión: No participan en el proyecto. Tienen autoridad financiera sobre el proyecto. 3.4.2 Gerentes Clasificación Gerentes de Usuarios: encargados del área operativa. Solicitan muchos informes de características financieras. Gerentes del SIG CPD: preocupados por el desarrollo, herramientas, y utilización de todos los recursos de la organización Gerentes Generales. No están involucrados en ningún área específica. Interesados en planeamiento estratégico. Poco interés en detalles. Mayor interés en información externa 3.4.3 Auditores Controladores de Calidad Se los puede agrupar por tener perspectivas semejantes. Garantizan que el desarrollo corresponda al de calidad. _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ 3.4.4 Analistas de Sistemas Funciones Arqueólogos (revisionistas de documentación) Innovadores (tecnología) Mediadores de conflictos Líderes de proyectos (motivan) Características Habilidad para manejo de herramientas y personas Capacidad de asimilación Capacidad de organización y LOGICA Habilidad de subdividir los problemas y enfoques 3.4.5 Diseñadores de Sistemas Funciones Recibe el análisis y transforma la lista de requisitos del usuario (exenta de tecnología) en un diseño arquitectónico de alto nivel que proveerá las especificaciones a los programadores. Existe retroalimentación con el análisis. El éxito del diseño depende de la calidad de trabajo del análisis 3.4.6 Programadores Encargados de codificar en lenguaje especificaciones del diseñador 3.4.7 Personal de Operaciones Funciones Seguridad del Hardware Seguridad de los datos y copias de respaldo Ejecución de programas. Administración de informes periódicos. De las comunicaciones (red) _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ Contacto con el Analista: para conocer las restricciones impuestas para el desarrollo del nuevo sistema. Contacto Usuario: Procesamiento distribuido, para determinar que información es global y cual es privada. 3.5 CONCEPTOS GENERALES DE SISTEMAS DE INFORMACION Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Esta compuesto por el equipo computacional, el hardware necesario para que el sistema de información pueda operar, y el recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema. Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información. Entrada de Información Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases automáticas. Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras. Almacenamiento de Información El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM). _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ Procesamiento de Información Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base. Salida de Información La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos de procesos de los clientes. A continuación se muestran las diferentes actividades que puede realizar un Sistema de Información de Control de Clientes: Entradas Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente, etc. Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago, etc. Facturas (interfase automático). Pagos, depuraciones, etc. Proceso Cálculo de antigüedad de saldos. Cálculo de intereses moratorios. Cálculo del saldo de un cliente. Almacenamiento Movimientos del mes (pagos, depuraciones). _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables. Sistemas de Apoyo de las Decisiones Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información. La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones. Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca información como resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso. No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversión. Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final. Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulación de Negocios que apoye la decisión de introducir un nuevo producto al mercado. Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática. Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, modelos de inventarios, etc. Sistemas Estratégicos Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones. _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado. Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos. Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos en un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puertas al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores. Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos. Un ejemplo de estos Sistemas de Información dentro de la empresa puede ser un sistema MRP (Manufacturing Resoure Planning) enfocado a reducir sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de Información que proporcione todo tipo de información; como situación de créditos, embarques, tiempos de entrega, etc. En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un Sistema de Información Estratégico si y sólo sí, apoyan o dan forma a la estructura competitiva de la empresa. Por último, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de sistemas de información denominado Sistemas Personales de Información, el cual está enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios. 3.5.2 Evolución de los Sistemas de Información De la sección anterior se desprende la evolución que tienen los Sistemas de Información en las organizaciones. Con frecuencia se implantan en forma inicial los Sistemas Transaccionales y, posteriormente, se introducen los Sistemas de Apoyo a las Decisiones. Por último, se desarrollan los Sistemas Estratégicos que dan forma a la estructura competitiva de la empresa. En la década de los setenta, Richard Nolan, un conocido autor y profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, desarrolló una teoría que impactó el proceso de planeación de los recursos y las actividades de la informática. Según Nolan, la función de la Informática en las organizaciones evoluciona a través de ciertas etapas de crecimiento, las cuales se explican a continuación: _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ Adquisición de la Primera Computadora Comienza con ésta y normalmente se justifica por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles. Las aplicaciones típicas que se implantan son los Sistemas Transaccionales tales como nóminas o contabilidad. El pequeño Departamento de Sistemas depende en la mayoría de los casos del área de contabilidad. El tipo de administración empleada es escaso y la función de los sistemas suele ser manejada por un administrador que no posee una preparación formal en el área de computación. El personal que labora en este pequeño departamento consta a lo sumo de un operador y/o un programador. Este último podrá estar bajo el régimen de honorarios, o bien, puede recibirse el soporte de algún fabricante local de programas de aplicación. En esta etapa es importante estar consciente de la resistencia al cambio del personal y usuario (ciberfobia) que están involucrados en los primeros sistemas que se desarrollan, ya que estos sistemas son importantes en el ahorro de mano de obra. Esta etapa termina con la implantación exitosa del primer Sistema de Información. Cabe recalcar que algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio en las que la resistencia al cambio por parte de los primeros usuarios involucrados aborta el intento de introducir la computador a la empresa. Etapa de contagio o expansión Los aspectos sobresalientes que permiten diagnosticar rápido que una empresa se encuentra en esta etapa son: Se inicia con la implantación exitosa del primer Sistema de Información en la organización. Como consecuencia de lo anterior, el primer ejecutivo usuario se transforma en el paradigma o persona que se habrá que imitar. Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de los Sistemas Transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio, tales como _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ facturación, inventarios, control de pedidos de clientes y proveedores, cheques, etc. El pequeño departamento es promovido a una categoría superior, donde depende de la Gerencia Administrativa o Contraloría. El tipo de administración empleado está orientado hacia la venta de aplicaciones a todos los usuarios de la organización; en este punto suele contratarse a un especialista de la función con preparación académica en el área de sistemas. Se inicia la contratación de personal especializado y nacen puestos tales como analista de sistemas, analista-programador, programador de sistemas, jefe de desarrollo, jefe de soporte técnico, etc. Las aplicaciones desarrolladas carecen de interfases automáticas entre ellas, de tal forma que las salidas que produce un sistema se tienen que alimentar en forma manual a otro sistema, con la consecuente irritación de los usuarios. Los gastos por concepto de sistemas empiezan a crecer en forma importante, lo que marca la pauta para iniciar la racionalización en el uso de los recursos computacionales dentro de la empresa. Este problema y el inicio de su solución marcan el paso a la siguiente etapa. Etapa de control o formalización Para identificar a una empresa que transita por esta etapa es necesario considerar los siguientes elementos: Esta etapa de evolución de la Informática dentro de las empresas se inicia con la necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales a través de las técnicas de presupuestación base cero (partiendo de que no se tienen nada) y la implantación de sistemas de cargos a usuarios (por el servicio que se presta). Las aplicaciones están orientadas a facilitar el control de las operaciones del negocio para hacerlas más eficaces, tales como sistemas para control de flujo de fondos, control de órdenes de compra a proveedores, control de inventarios, control y manejo de proyectos, etc. El departamento de sistemas de la empresa suele ubicarse en una posición gerencial, dependiendo del organigrama de la Dirección de Administración o Finanzas. _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ El tipo de administración empleado dentro del área de Informática se orienta al control administrativo y a la justificación económica de las aplicaciones a desarrollar. Nace la necesidad de establecer criterios para las prioridades en el desarrollo de nuevas aplicaciones. La cartera de aplicaciones pendientes por desarrollar empieza a crecer. En esta etapa se inician el desarrollo y la implantación de estándares de trabajo dentro del departamento, tales como: estándares de documentación, control de proyectos, desarrollo y diseño de sistemas, auditoria de sistemas y programación. Se integra a la organización del departamento de sistemas, personal con habilidades administrativas y preparado técnicamente. Se inicia el desarrollo de interfases automáticas entre los diferentes sistemas. Etapa de Integración La integración de los datos y de los sistemas surge como un resultado directo de la centralización del departamento de sistemas bajo una sola estructura administrativa. Las nuevas tecnologías relacionadas con base de datos, sistemas administradores de bases de datos y lenguajes de cuarta generación, hicieron posible la integración. En esta etapa surge la primera hoja electrónica de cálculo comercial y los usuarios inician haciendo sus propias aplicaciones. Esta herramienta ayudó mucho a que los usuarios hicieran su propio trabajo y no tuvieran que esperar a que sus propuestas de sistemas fueran cumplidas. El costo del equipo y del software disminuyó por lo cual estuvo al alcance de más usuarios. En forma paralela a los cambios tecnológicos, cambió el rol del usuario y del departamento de Sistemas de Información. El departamento de sistemas evolucionó hacia una estructura descentralizada, permitiendo al usuario utilizar herramientas para el desarrollo de sistemas. Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron el desarrollo de nuevos sistemas, reemplazando los sistemas antiguos, en beneficio de la organización. _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ Etapa de Administración de Datos El departamento de Sistemas de Información reconoce que la información es un recurso muy valioso que debe estar accesible para todos los usuarios. Para poder cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los datos en forma apropiada, es decir, almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada para que los usuarios puedan utilizar y compartir este recurso. El usuario de la información adquiere la responsabilidad de la integridad de la misma y debe manejar niveles de acceso diferentes. Etapa de Madurez - Entre los aspectos sobresalientes que indican que una empresa se encuentra en esta etapa, se incluyen los siguientes: - Al llegar a esta etapa, la Informática dentro de la organización se encuentra definida como una función básica y se ubica en los primeros niveles del organigrama (dirección). - Los sistemas que se desarrollan son Sistemas de Manufactura Integrados por Computadora, Sistemas Basados en el Conocimiento y Sistemas Expertos, Sistemas de Soporte a las Decisiones, Sistemas Estratégicos y, en general, aplicaciones que proporcionan información para las decisiones de alta administración y aplicaciones de carácter estratégico. - En esta etapa se tienen las aplicaciones desarrolladas en la tecnología de base de datos y se logra la integración de redes de comunicaciones con terminales en lugares remotos, a través del uso de recursos computacionales. Proceso de Comprensión y Análisis En que etapa de la evolución de los sistemas se encuentran los Sistemas de Información de la empresa donde usted trabaja (u otra). Justificar a fondo la respuesta. Buscar 5 empresas diferentes a donde usted trabaja e identificar los sistemas de información, cuantos encontró, hacer una lista para cada empresa. En que etapa de la evolución de sistemas se encuentran dichos sistemas. Justificar respuestas. _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ UNIDAD 4 Tecnologías de la Información y Sistemas de Información en la Planificación Empresarial Proceso de Información En este capítulo se estudiará como se rediseña la organización mediante el uso de las nuevas tecnologías, cuales son las TI principales, cómo actúan las TI para adoptar decisiones (SAD), cuales son los programas y utilidades que sirven para tomar decisiones y que ventajas y desventajas podemos obtener si utilizamos las TI (a nivel de negocio y corporativo). 4.1 EL PAPEL DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN (TI) Y EL CAMBIO TECNOLÓGICO Las funciones de planificación, diseño e implantación del SI de la empresa, debe estar relacionado con los distintos sistemas que integran la infraestructura de la empresa, y debe ser coherente con la estrategia competitiva de la empresa, por ello está será una tarea de la dirección, realizar estas funciones del SI. Debido a la evolución constante de las TI, tendremos que aprender a escoger el mejor SI que se adapte a nuestras necesidades, pero deben ser las TI, las que se amolden al SI diseñado por la empresa y no al contrario. Las TI son principalmente la informática y afines, debido a su facilidad para adoptar soluciones, cuando se implanta el SI, almacén acceso de datos, proceso rápido y con pocos errores, comunicaciones automáticas entre procesos, pero muchas veces la implantación de un SI se realiza de forma deficiente por no entender los usuarios, las posibilidades de las TI, o por haber montado el SI alrededor de una TI previamente incorporada. _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ Las TI hacen que se cambie la manera de realizar las operaciones, respecto a la que se venia haciendo en la empresa, ya que las TI llevan consigo una propia forma de actuar, por ello deberemos adaptar a los usuarios y la organización a las nuevas formas de ejecutar las operaciones, incluyendo estos métodos cuando diseñemos el SI. Además es importante realizar un seguimiento de las TI y mantener una actitud crítica acerca de los cambios que se producen, para encontrar las que mejor se ajusten al SI de la empresa, por ello las TI deben llevarnos a reconsiderar la forma de actuar para que el SI funcione adecuadamente a lo largo del tiempo, intentando que las TI aporten mejores métodos para realizar las tareas y obtener una mayor productividad de ellas, pues el desconocimiento de las TI nos puede llevar a una situación improductiva, o forzarnos a realizar las tareas de forma peor, por no ajustarse a nuestro SI. Para evitar estos resultados, es necesario conocer las TI en términos de lo que nos pueden aportar a nuestro SI, pero siempre dentro de la perspectiva del funcionamiento de la empresa. Si utilizamos las TI para rediseñar el SI, nos obligamos a replantearnos la forma de realizar ciertas actividades y la consecuencia será la anticipación, puede ser un éxito en la implantación, mejorando el esfuerzo de la empresa, (realizando las aplicaciones de forma paulatina). Si no anticipamos la reacción de los usuarios, el resultado será imprevisible y conducirá casi seguro al fracaso, por no adaptarse los usuarios a las nuevas tecnologías. Las principales aportaciones de las TI al mundo de la empresa son: _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ El proceso de incorporación de las TI a los SI, afecta a toda la empresa (organización, estructura, control...) y no sólo al SI, por eso para que sea un éxito la implantación de los avances tecnológicos, hay que coordinar estos avances con todas las áreas de la empresa, para que el SI resultante sea un conjunto armonioso y que se adapte perfectamente a la estructura de la empresa. Este enfoque de planteamiento global, implica que la implantación de las TI debe ser compatible con la política general de la organización, y deberá materializarse en un plan estratégico para el sistema informático que vamos a utilizar, como soporte de las necesidades existentes tanto a corto como a largo plazo, teniendo en consideración los objetivos generales de la organización, y ser una expresión lo más real posible de la política informática adoptada. Por todo ello, la dirección debe tener una participación activa en el proceso de planificación y diseño y la implantación de las TI dentro del SI, en caso contrario _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ podemos tener problemas en la elección de las aplicaciones prioritarias a utilizar, tanto en el diseño de soluciones para secuencias de procesos (decisiones estructuradas y operativas), como en los intervalos de decisión o decisiones no estructuradas que no tienen bien definidas sus necesidades. 4.2 EL SI COMO APOYO EN LA TOMA DE DECISIONES En cualquier organización existen distintos tipos de SI, desde el punto de vista de la estructura funcional, los SSI se forman alrededor de las funciones de la empresa (personal, producción, mercadotecnia....) y cada una de estas funciones comprende actividades en los tres niveles, de transacciones, tomas de decisiones administrativas y estratégicas, aplicaciones para el soporte de oficina y departamentos y requerimientos únicos para decisiones concretas. Esta forma de SI para áreas funcionales, es el modelo más extendido de evolución de los SI dentro de la empresa, frente a los SI globales que son menos flexibles, y será el diseño de las relaciones y el trasvase de información de estos subsistemas de actividades, los que configuren el SI de la empresa. Para ello se debe estudiar el impacto que se produce entre los departamentos y la organización de forma conjunta, buscando crear los SI más útiles que se adapten a los existentes en ese momento dentro de la organización. Las necesidades de información, pueden ser agrupadas según las áreas de la empresa que requieran información y sus aplicaciones concretas. 4.2.1 Nivel Estratégico Identificamos un primer nivel que afecta a toda la empresa. Son sistemas de soporte gerencial (EIS) y sus principales usos son el de planeación a largo plazo de las actividades (ventas, presupuestos, mano de obra) y resolución de problemas. Dirigen las decisiones no estructuradas y están diseñados para incorporar información sobre cambios en el entorno (nueva legislación) y obtener información reducida de los otros sistemas (SSD; MIS; TPS). 4.2.2 Nivel Administrativo Un segundo nivel de necesidades. Son principalmente el MIS y el SSD, los primeros proporcionan informes y sirven para la planeación, control y toma de decisiones a nivel gerencial en las áreas funcionales. _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ Los SSD sirve para tomar decisiones semiestructuradas únicas o rápidamente cambiantes que no pueden especificar sus necesidades con antelación tienen capacidad de análisis y extraen información del MIS y el TPS. 4.2.3 Las Aplicaciones Concretas de las Funciones de la Empresa En este nivel se encuentra el TPS (correo electrónico, procesador de textos) sistemas que han sido creados para desarrollar los programas de la organización integrando funciones, para incrementar la productividad de los empleados. Además la evolución de las TI provoca interconexiones entre empresas y bases de datos, facilitando diversa formas de integración y modificando las relaciones de trabajo, reduciendo el coste de las transacciones. Una aportación positiva de las TI a los SI, es como ayuda a la adopción de decisiones, a través de los Sistemas de Apoyo a la Decisión (SAD), por medio de programas técnicos que nos ayudan a tomar decisiones, imitando la actuación de un experto en la materia con problemas de representación del conocimiento, que suponen un avance en los usos de las TI para el SI. Los SAD Tienen el propósito de proporcionar a los gerentes la información necesaria en la toma de decisiones, a través de un SI que convierta los datos iniciales en información. Los SAD ayudan a los gerentes a tomar decisiones en todas las etapas: - Identificación del problema. - Selección de los datos. - Evaluación de las alternativas de acción. Una vez conseguida estas tres premisas, la información resultante es la que sirve de ayuda a la gerencia, pero no reemplaza la toma de decisiones. Los SI permiten a la dirección: - Recoger los datos y almacenarlos. - Procesar los datos y construir modelos de decisión. - Examinar los efectos de las diferentes alternativas. - Transmitir la información seleccionada. Diseño de un SAD _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ Primero hay que desarrollar y definir los flujos de donde proviene la información, que principalmente son tres: Información Externa Fluye del entorno de la organización y es recibida como posibilidades por la dirección (desgravaciones fiscales, reflejadas en los P.G. del Estado) y también fluye hacia el entorno como señales a nuestros competidores y clientes (precios) Información Confidencial Incluye datos del entorno operativo de la organización (consumidores, gobierno, acreedores) y su uso sólo se reserva a las personas implicadas. Información Interna Son las comunicaciones operativas y de relaciones hacia abajo, hacia arriba, horizontales y diagonales, que debemos estructurar a través de un esquema, para poder transmitir la información a la persona adecuada en el momento oportuno. Funciones de un SAD Para determinar las necesidades de información se necesita responder a las Siguientes preguntas: - ¿Qué tipo de decisiones se van a tomar? - ¿Que tipo de información se necesita? - ¿Qué información posee? - ¿Cómo desea periodificar cada tipo de información (mes, día, año)? - ¿Qué programas necesitamos para procesar la información? Obtención de la Información. A través de cinco pasos - Evaluación de la calidad de la información disponible. - Codificar la información. - Clasificar la información. Según afecte a cada tipo de decisión. - Diseminación de la información al receptor adecuado. - Almacenamiento de la información. _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ Utilización de la Información Dependerá de las variables de calidad, codificación y disponibilidad de la información para que sea recibida en el momento adecuado por el receptor indicado. 4.3 LAS TI COMO MEDIO PARA OBTENER VENTAJAS COMPETITIVAS Los procesos de internacionalización de mercados, y el acceso prácticamente inmediato, a la información, han generado dos grandes procesos estratégicos, de fondo en el entorno económico mundial: La Aproximación de las Estrategias y la Estandarización de las Tecnologías. En cuanto al primer proceso, estamos asistiendo a la consolidación del concepto de aldea global, que engloba la idea de una gran masa social capaz de conocer y por tanto contagiarse, de manera casi instantánea del flujo informativo a que se ve sometida. Los competidores cercanos, ahora son capaces de conocer de forma casi inmediata nuestra estrategia ante el mercado, aunque estén en un entorno geográfico y cultural muy lejano y distinto. Y teniendo en cuenta el segundo proceso, el abaratamiento de costes por el uso de componentes estándar, obliga a realizar plantas de producción con un grado importante de estandarización, y facilita la sustituibilidad geográfica en la producción, debido a un acceso a las fuentes tecnológicas rápido y sencillo, y aumentan las dificultades para crear ventajas competitivas. En este contexto surgen las TI como alternativa válida para generar ventajas competitivas y poder permanecer en el negocio. Dichas tecnologías están cambiando la forma de competir de muchas empresa y en ocasiones, su incorporación supone una ventaja competitiva de las empresas que las incorporan frente a las demás, transformando de forma masiva los aspectos operativos de la CV. La utilización del SI empresarial como fuente de ventaja competitiva va en dos direcciones principalmente: Creación de Nuevos Negocios Combatir las fuerzas competitivas (crear barreras para excluir la competencia, excluir clientes, minimizar costes, promover la diferenciación...). _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ La incorporación de tecnología al producto, diseño y fabricación asistida por ordenador, automatización de fábricas, logística, etc.. mejora la calidad y reduce costes cambiando la competencia en las industrias, creando las empresas líderes una gran presión sobre sus competidores obligándoles a adaptarse a sus competidores, creándoles unos costes añadidos. Las nuevas TI han modificado las áreas de marketing y distribución, con nuevas características en el servicio a los clientes, métodos de investigación de mercados, promoción. En un principio las TI, aparecen como un ahorro en las tareas administrativas rutinarias, pero en la actualidad los ahorros más significativos provienen de las actividades de la línea en la CV, y representan operaciones que suponen a la empresa modificaciones importante en términos de valor añadido. Actualmente en un SI las TI tienden a explotar no sólo las tareas administrativas de rutina sino en factores críticos de la actividad y capacidad de la organización. Los determinantes del éxito de la empresa en el mercado son: - Conseguir que la empresa tenga una clara definición de sus objetivos y políticas de actuación que delimiten su posición en el mercado. - Definición de objetivos y políticas, teniendo en cuenta las fuerzas y debilidades de la empresa, las amenazas y oportunidades del entorno, para estar en equilibrio con el entorno. - La estrategia empresarial, esté centrada en generar una ventaja competitiva respecto de los competidores, en costes o en diferenciación y enfoque. Las TI llevarán a una ventaja competitiva sostenible bajo las siguientes circunstancias: - Implantación de TI, que reduzca el costo de producción o aumente la diferenciación del producto, provocando un cambio tecnológico en el producto de forma sostenible. - Las TI hacen cambiar las directrices en costo o aumenta la diferenciación en favor de una empresa - El cambio tecnológico y la implantación de la tecnología mejora la estructura general del sector industrial, proporcionando mejoras cuantitativas y cualitativas de las actividades o procesos inherentes a ese sector. _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ - Publicidad y promoción que resaltan la capacidad del proceso de producción. - Más precios de oportunidad unidos a unos cambios rápidos en los diseños de productos, que conlleva una aceleración del ciclo de vida de los productos. - Mayor variedad de segmentos de mercado para una empresa, que supone una mayor sustituibilidad de los procesos, productos y proveedores. 4.3.1 Acciones Estratégicas Genéricas Basadas en la Aplicación de las TI En los procesos de planificación de carácter estratégico, vamos a incluir las TI que contribuyan a dar forma a la estrategia del negocio que se acabe diseñando, y definir acciones estratégicas concretas, para obtener ventajas competitivas sostenibles. El proceso de planificación formal y estructurado, con énfasis en las TI/SI (Hax y Majluf 1984) se basa en la integración de cuatro elementos a nivel de unidad estratégica de negocio (UEN): Estudio de los factores internos a través de la CV y sus necesidades de TI dentro del SI. Análisis de las tendencias de las TI/SI. Esta integración del proceso de diseño de la estrategia para las TI/SI, con el diseño de la estrategia del negocio, se articula por el ITSGAs (information tecnology strategic generic actions) acciones estratégicas genéricas, basadas en la aplicación de las TI, que transmite acciones standard para obtener ventajas competitivas sostenibles, a través del estudio de casos análogos que se adapten a la empresa. Ejemplo Las cuentas de ahorro familiar, son cuentas de ahorro que poseen un servicio en el que se adjuntan a modo de cuentas de resultados todos los movimientos domiciliados por el usuario (ingresos, nómina aportaciones y gastos -gas, luz, teléfono, colegio-) dando la información de forma ordenada. Esto nos lleva a la idea de si va a ser una ventaja o una necesidad, pues todo el sector va a realizar dicha información, y en el caso de no ofrecerla constituiría una desventaja. _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ Para la empresa estos datos le sirven para ofrecer nuevos productos a través de este sistema (compra venta de acciones). Las acciones estratégicas genéricas basadas en las TI (ITSGA) que se identifican principalmente son: Relacionadas con el Producto Incrementar el contenido de la información del producto, diferenciándolo de la competencia. Personalización del producto, para cada cliente en particular. Crear nuevos productos. Combinar productos. Relacionadas con el Cliente Trabajar para el cliente (interconexión). Conseguir que el cliente trabaje para nosotros. Seleccionar grupos de clientes potenciales. Incrementar los costes de cambio de proveedor para nuestros clientes, pues deberán utilizar otro sistema si cambian. Facilitar a nuestros clientes el acceso a nuestro sistema de transacciones (modelos de venta). Acceder al sistema de transacciones de nuestros clientes Relacionadas con el Canal de Distribución Controlar el canal de distribución. Desarrollar nuevos canales. Utilizar los canales existentes para otros propósitos. Relacionadas con Proveedores Incrementar la efectividad de los proveedores (Just in time), reduciendo el coste de almacén. Facilitar el acceso de los proveedores a nuestro sistema de transacciones. Conseguir que el proveedor trabaje para nosotros. Acceder al sistema de transacciones de los proveedores Relacionadas con la Cadena de Valor Incrementar la eficiencia de las actividades de la línea. _________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-.Facultad de Estudios a Distancia ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION __________________________________________________________________ Acoplar Actividades (integración). Reestructurar la CV, explotando los vínculos e interrelaciones. Posicionarse mejor desde un punto de vista estructural, consiguiendo diferenciaciones respecto de nuestros competidores. De Carácter General Corporativo Establecer nuevas prácticas en el sector, llegando a cambiar su estructura. Considerar el sistema de transacciones como fuente de ventajas competitivas. Estas son algunas posibilidades que encontramos para obtener ventajas por la empresa, además a nivel corporativo se pueden obtener ventajas en los siguientes apartados: Segmentación de negocios, posibilidades de compartir actividades y datos. Integración vertical (utilizar nuevos canales de distribución) Dirección de la cartera de negocios, decisiones sobre diversificación Proceso de Comprensión y Análisis Con un ejemplo práctico de la Ciudad donde usted vive, explicar las ventajas que a alguna empresa de la ciudad le hayan traído la implantación de Sistemas de Información y Tecnologías de la Información. Analizar y com

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