محاضرة 3 - مدخلات النظام المحاسبي PDF

‫املحاضرة الثالثة‬ ‫ً‬ ‫❖ أوال‪ :‬مدخالت النظام املحاسبي‪:‬‬ ‫تنشأ البيانات املحاسبية نتيجة للعمليات املحاسبية التي...

‫املحاضرة الثالثة‬ ‫ً‬ ‫❖ أوال‪ :‬مدخالت النظام املحاسبي‪:‬‬ ‫تنشأ البيانات املحاسبية نتيجة للعمليات املحاسبية التي تتم خارج أو داخل الوحدة اإلقتصادية‪ ،‬وتعرف العملية‬ ‫ً‬ ‫املحاسبية بأنها حدث اقتصادي يمكن قياسه كميا ويؤثر على أصول وخصوم الوحدة املعينة ويظهر في حساباتها وقوائمها‬ ‫املالية‪ ،‬ويوجد نوعان من العمليات املحاسبية‪( :‬العمليات الخارجية) والتي تنشأ من عملية التبادل بين الوحدة اإلقتصادية‬ ‫وبين األطراف الخارجية املتعاملين معها (مثل املدينون‪ ،‬الدائنون‪ ،‬املستثمرون‪ ،‬الجهات الحكومية والرسمية ‪...‬الخ)‬ ‫و(العمليات الداخلية) والتي تنشأ من العمليات بين األقسام الداخلية في الوحدة اإلقتصادية‪ ،‬ولذلك يمكن تمييز‬ ‫املدخالت األساسية لنظام املعلومات املحاسبي بحسب تكرارها ومصادرها إلى أربعة مصادر من خارج وداخل الوحدة‬ ‫اإلقتصادية وهي‪:‬‬ ‫‪.1‬البيانات التي تتجمع بصورة روتينية من العمليات الخارجية اليومية العادية مع األفراد والهيئات والوحدات األخرى‬ ‫ً‬ ‫خارج الوحدة اإلقتصادية وهي غالبا ما تتعلق بعمليات البيع والشراء واملدفوعات واملتحصالت النقدية وما إلى ذلك‪.‬‬ ‫‪.2‬البيانات الخاصة التي تتجمع بصورة غير روتينية من مصادر خارجية مثل الهيئات التجارية والجهات الرسمية‬ ‫والحكومية مثل تعليمات جديدة ملصلحة الضرائب‪ ،‬تغيرات في األسعار‪ ،‬ومؤشرات الصناعة وما إلى ذلك‪.‬‬ ‫‪.3‬البيانات العادية التي تتجمع بصورة روتينية من العمليات داخل الوحدة اإلقتصادية نتيجة للمعامالت بين األقسام‬ ‫الداخلية ومراكز املسئولية بعضها البعض مثل بيانات التكاليف الصناعية في املراحل اإلنتاجية املختلفة‪ ،‬حركة‬ ‫الوارد واملنصرف من املخزون‪ ،‬األجور واملرتبات وما إلى ذلك‪.‬‬ ‫‪.4‬البيانات الخاصة التي تتجمع بصورة غير روتينية من القرارات اإلدارية الداخلية مثل وضع سياسات جديدة أو تغيير‬ ‫املعايير املستخدمة في األداء أو األهداف الجديدة املطلوب تحقيقها وما إلى ذلك‪.‬‬ ‫ً‬ ‫ً‬ ‫ً‬ ‫وغالبا ما تكون بيانات مدخالت النظام املحاسبي في شكل بيانات مالية أو معبرا عنها في صورة نقدية وخصوصا ألغراض‬ ‫ً‬ ‫االستخدام الخارجي‪ ،‬كما يمكن أن تكون مدخالت النظام املحاسبي معبرا عنها بوحدات قياس املدخالت أو املخرجات‬ ‫ً‬ ‫ً‬ ‫(قياس كمي‪ :‬مثال وحدات‪ ،‬ساعات‪ ،‬أوزان ‪...‬إلخ) وذلك ألغراض االستخدام الداخلي وخصوصا في الشركات الصناعية‪.‬‬ ‫‪ ‬دوراملستندات األساسية‪:‬‬ ‫تشكل األحداث االقتصادية املعبر عنها بشكل نقدي املادة الخام التي يعالجها نظام املعلومات املحاسبي‪ ،‬وتتكون األحداث‬ ‫االقتصادية من جراء أحداث وقعت داخل املنشأة نفسها وأخرى تنشأ من خالل عالقة املنشأة التبادلية مع البيئة‬ ‫املحيطة‪ ،‬ونظام املعلومات املحاسبية يتناول كمدخالت األحداث االقتصادية التي قد تؤدي إلى تغيير في قيم األصول أو‬ ‫الخصوم أو حقوق امللكية أو اإليرادات أو املصروفات‪.‬‬ ‫ويتم توثيق هذه األحداث من خالل الوثائق واملستندات املعبرة عن األحداث االقتصادية وهذه الوثائق واملستندات هي‬ ‫ً‬ ‫األساس في عملية التسجيل املحاسبي وتعتبر أيضا بمثابة الدليل على حدوث هذه العمليات االقتصادية‪ ،‬فتعريف‬ ‫املحاسبة التقليدي ينص على (تسجيل األحداث من واقع املستندات املؤيدة لها)‪.‬‬ ‫وتتعدد املستندات والوثائق التي تظهر في املنشأة أثناء ممارستها للفعاليات االقتصادية‪ ،‬إذ أن معظم الفعاليات‬ ‫ً‬ ‫االقتصادية يتم عكسها من خالل وثائق مكتوبة تمثل الدليل املادي امللموس على أن الحدث االقتصادي قد وقع فعال‪،‬‬ ‫ولذلك تتم عملية أرشفة لهذه املستندات والوثائق في قسم املحاسبة لكونها تشكل الدليل املوضوعي على صدق وعدالة‬ ‫املعلومات الواردة في القوائم املالية‪.‬‬ ‫وعادة ما يتم حصر البيانات املحاسبية من العمليات الخارجية والداخلية‪ ،‬وإدخالها إلى نظام املعلومات املحاسبي‬ ‫باستخدام وسيلة مدخالت هامة تسمى "املستندات األساسية ‪ "Source Document‬مثل أمر الشراء‪ ،‬أمر البيع‪ ،‬محاضر‬ ‫استالم مواد خام أو منتجات تامة‪ ،‬إذن صرف نقدية‪ ،‬بطاقات الصنف‪... ،‬إلخ‪.‬‬ ‫ً‬ ‫ً ً‬ ‫ً‬ ‫وتلعب هذه املستندات دورا حيويا هاما في نظام املعلومات املحاسبي سواء كان يدويا أو قائم على استخدام الحاسبات‬ ‫اإللكترونية‪ ،‬فباإلضافة إلى كونها الوسيلة األساسية لحصر وإدخال البيانات املحاسبية إلى نظام املعلومات‪ ،‬فهي تخدم‬ ‫ً‬ ‫أيضا كوسيلة للتأكد من صحة ودقة وشمول البيانات املتجمعة‪.‬ولذلك تعتبر املستندات األساسية وسيلة فعالة من‬ ‫وسائل الرقابة الداخلية والضبط التلقائي‪.‬‬ ‫‪ ‬أهمية املستندات‪ :‬وجود املستندات األساسية يعني‪:‬‬ ‫معرفة تدفق البيانات داخل النظام من حيث مصدر هذه البيانات واملقر األخير لها (حفظ في ملف‪ ،‬مدخالت‬ ‫‪.1‬‬ ‫لعملية أخرى‪ ،‬ترسل إلى خارج النظام)‪ ،‬وبالتالي يمكن استخدامها كمسار للمراجعة‪.‬‬ ‫ً‬ ‫التصريح بالعملية املادية‪ :‬فمثال وجود أمر البيع يعني التصريح بشحن البضاعة إلى العميل‪.‬‬ ‫‪.2‬‬ ‫ً‬ ‫تشير إلى التدفقات املادية‪ :‬فمثال يشير أمر البيع إلى حركة البضاعة من املخازن إلى منطقة الشحن‪.‬‬ ‫‪.3‬‬ ‫تعكس املحاسبة عن حدث تم‪ :‬فعند انتهاء أمر البيع والتصديق عليه يعني أنه تمت املوافقة على منح االئتمان‬ ‫‪.4‬‬ ‫للعميل‪.‬‬ ‫ً‬ ‫تخدم كوسيلة ترحيل‪ :‬فمثال يتم ترحيل بيانات فاتورة البيع إلى كل من أستاذ املخازن وأستاذ العمالء‪.‬‬ ‫‪.5‬‬ ‫ً‬ ‫تخدم كمرجع‪ :‬فمثال يتم االحتفاظ بصور أوامر البيع في ملف أوامر البيع الجارية ملعرفة املرحلة التي وصل إليها‬ ‫‪.6‬‬ ‫ً‬ ‫أمر البيع املعين‪ ،‬كما يتم االحتفاظ بصورة من أمر البيع أيضا في ملف العمالء كسجل للمبيعات‪.‬‬ ‫ً‬ ‫تستخدم كمدخالت ملستندات أخرى‪ :‬فمثال تستخدم بيانات أوامر البيع كمدخالت إلعداد فواتير البيع‪.‬وبالتالي‬ ‫‪.7‬‬ ‫يمكن ألكثر من قسم أو إدارة استخدام نفس البيانات‪.‬‬ ‫ً‬ ‫‪ ‬مواصفات املستند املصمم جيدا‪:‬‬ ‫بطبيعة الحال لن يمكن للمستندات أن تلعب الدور الهام والحيوي في نظام املعلومات املحاسبي واملشار إليه في البند‬ ‫السابق إال إذا توافر في هذه املستندات املواصفات اآلتية‪:‬‬ ‫ً‬ ‫ً‬ ‫أن يكون مطبوعا محددا فيه اسم الوحدة وعنوانها‪.‬‬ ‫‪.1‬‬ ‫أن يظهر بوضوح عنوان املستند ووظيفته والقسم املصدر له وتاريخ تحريره‪.‬‬ ‫‪.2‬‬ ‫ً‬ ‫ً‬ ‫أن يكون مطبوعا على املستندات أرقاما مسلسلة‪.‬‬ ‫‪.3‬‬ ‫أن يكون املستند واضح ومحدد من حيث املحتويات والتنسيق‪ ،‬وأن يكون بالشكل والحجم املناسبين بحيث‬ ‫‪.4‬‬ ‫يسهل فهمه وقراءته‪.‬‬ ‫ً‬ ‫أن يكون املستند موثقا ويظهر عليه بوضوح خانات لتوقيع األشخاص املسئولين‪.‬‬ ‫‪.5‬‬ ‫أن يكون املستند من عدة صور يفضل أن تكون مختلفة اللون بحيث يطبع على كل لون الجهة املرسل إليها‬ ‫‪.6‬‬ ‫املستند‪.‬‬ ‫إن عملية تعداد وحصر الوثائق واملستندات التي تنشأ ضمن املنشاة هي عملية غير ممكنة وذلك ألن أنواع وأعداد هذه‬ ‫الوثائق واملستندات يتعلق بعدة عوامل خاصة منها طبيعة نشاط املنشأة و هيكلها التنظيمي والنظام املالي واملحاسبي‬ ‫بها‪.‬‬  ‫ً‬ ‫♣ ثانيا‪ :‬املعالجة والتشغيل ويتضمن الدورة املحاسبية ‪.The Accounting Cycle‬‬ ‫تعتبر الدورة املحاسبية من الضروريات املتعارف واملتفق عليها في علم املحاسبة‪ ،‬وهي عبارة عن اإلجراءات املحاسبية‬ ‫املتبعة في أي منشأة لتسجيل العمليات وإعداد القوائم املالية‪.‬‬ ‫ويمكن توضيح الخطوات التفصيلية للدورة املحاسبية على النحو التالي‪:‬‬ ‫تشخيص وقياس العمليات‬ ‫واألحداث‬ ‫عمل قيود عكسية بعد أن‬ ‫تسجيل العمليات في‪:‬‬ ‫تم االنتهاء من إعداد القوائم‬ ‫اليومية العمومية‬ ‫‪.1‬‬ ‫املالية‬ ‫يومية املقبوضات‬ ‫‪.2‬‬ ‫(اختياري)‬ ‫يومية املدفوعات‬ ‫‪.3‬‬ ‫يومية املشتريات‬ ‫‪.4‬‬ ‫الدورة‬ ‫يومية املبيعات‬ ‫‪.5‬‬ ‫املحاسبية‬ ‫ميزان املراجعة النهائي‬ ‫يوميات خاصة أخرى‬ ‫‪.6‬‬ ‫( اختياري)‬ ‫الترحيل لألستاذ العام‬ ‫اإلقفال‬ ‫واملساعد‬ ‫إقفال الحسابات املؤقتة‬ ‫إعداد ميزان املراجعة‬ ‫إعداد القوائم املالية‬ ‫التسويات‬ ‫قائمة الدخل‬ ‫‪.1‬‬ ‫قائمة حقوق امللكية‬ ‫‪.2‬‬ ‫ورقة العمل‬ ‫املستحقات‬ ‫‪.1‬‬ ‫امليزانية‬ ‫‪.3‬‬ ‫(اختياري)‬ ‫امل دددفوع ددات‬ ‫‪.2‬‬ ‫ق د ددائد د دم د ددة الد د دت د دددفد د دق د ددات‬ ‫‪.4‬‬ ‫مقدما‬ ‫النقدية‬ ‫ميزان املراجعة املعدل‬  ‫الخطوة األولى ‪:‬تحليل املعامالت واألحداث املالية‪:‬‬ ‫يتم في هذه الخطوة تحليل املعامالت واألحداث املالية والتي يمكن أن تكون‪:‬‬ ‫أحداث داخلية‬ ‫أحداث خارجية‬ ‫تحدث داخل املنشأة األمثلة‪:‬‬ ‫تتعامل فيها املنشأة مع أطراف‬ ‫‪-‬تحويل مواد خام‬ ‫خارجية واألمثلة‪:‬‬ ‫‪-‬سداد رواتب موظفين‬ ‫‪-‬الشراء‬ ‫‪-‬إستخدام الصول الثابتة‬ ‫‪-‬البيع‬ ‫الخطوة الثانية ‪:‬التسجيل في دفتر اليومية ‪: Journalization‬‬ ‫ً‬ ‫وفقا لهذه الخطوة يتم تصنيف العناصر األساسية األصول‪ ،‬الخصوم‪ ،‬حقوق امللكية‪ ،‬اإليرادات‪ ،‬املصروفات املعبر عنها‬ ‫في املعادلة املحاسبية‪ ،‬مع مالحظة أنه يتم التعبير عن هذه العناصر في دفتر األستاذ العام والذى يأخذ شكل حرف ‪T‬ويتم‬ ‫ً‬ ‫تسجيل املعامالت املاليةالتي تقوم بها املنشأة أوال بأول حسب تسلسل حدوثها التاريخي في دفتر يطلق عليه دفتر اليومية‬ ‫العامة ‪ General Journal‬والذي يعد الدفتر األول في املجموعة الدفترية‪ ،‬وذلك من خالل مايسمى القيد املحاسبي أو قيد‬ ‫ً‬ ‫اليومية نسبة إلى دفتر اليومية‪ ،‬ووفقا لقاعدة القيد املزدوج التي تحكم عملية التسجيل في دفتر اليومية ويتكون دفتر‬ ‫ً‬ ‫اليومية العامة من عدد معين من الصفحات‪ ،‬وفقا لحجم وطبيعة عمل املنشاة‪ ،‬ويتم ترقيم صفحات الدفتر بأرقام‬ ‫مسلسلة‪ ،‬وتأخذ صفحة دفتر اليومية العامة الشكل التالي‪:‬‬ ‫رقم الصفحة( )‬ ‫رقم رقم صفحة التاريخ‬ ‫رقم‬ ‫بيان‬ ‫مدين دائن‬ ‫العمليه األستاذ‬ ‫××‬ ‫××‬ ‫××‬ ‫××‬ ‫××‬ ‫××‬ ‫إجمالي‬ ‫×××‬ ‫×××‬ ‫وتشمل صفحة دفتر اليومية العامة ما يلي‪:‬‬ ‫‪.1‬خانة ملبلغ الطرف األيمن )املدين( ‪ ،‬وأخرى ملبلغ الطرف األيسر )الدائن‪(.‬‬ ‫‪.2‬خانة للبيان ويظهر فيها القيد املحاسبي بطرفيه وشرح للعملية أسفل القيد‬ ‫ً‬ ‫‪.3‬خانة رقم القيد في دفتر اليومية العامة ويكون مسلسال حسب الترتيب الزمنى لحدوث العملية‪.‬‬ ‫‪.4‬خانة رقم صفحة األستاذ يتم إستكماله في الوقت الذي يتم فيه الترحيل إلى الحسابات املختصة‪.‬‬ ‫‪.5‬خانة لتاريخ العملية‪.‬‬ ‫ويراعي عند التسجيل عدم الشطب أو املسح وفى حالة حدوث خطأ في أحد القيود يتم تصحيحه‬ ‫ً‬ ‫محاسبيا بقيد ت صحيح‪.‬‬  ‫خطوات التسجيل في دفتر اليومية العامة‪:‬‬ ‫‪ -1‬يتم إدخال الطرف املدي ن في اتجاه اليمن على السطر األول من القيد في خانة البيان‪ ،‬ويثبت في نفس السطر املبلغ‬ ‫الخاص به في عمود املبالغ املدينة‪.‬‬ ‫‪ -2‬يتم إدخال الطرف الدائن في اتجاه اليسار على السطر الثاني من القيد في خانة البيان‪ ،‬ويثبت في نفس السطر املبلغ‬ ‫الخاص به في عمود املبالغ الدائنة‪.‬‬ ‫‪ -3‬يتم كتابة تاريخ العملية في السطر األول من القيد في عمود التاريخ‪.‬‬ ‫‪ -4‬يتم كتابة شرح مختصر للقيد بعد نهاية القيد في خانة البيان‪ ،‬وال يترك ف ا رغ بين أطراف القيد‪.‬‬ ‫‪ -5‬يتم التأكد من تساوي املبلغ املدين مع املبلغ الدائن‪.‬‬ ‫‪ -6‬عند الترحيل إلى الحسابات املختصة في دفتر األستاذ يتم كتابة رقم صفحة األستاذ‪.‬‬ ‫‪ -7‬في نهاية كل صفحة في اليومية العامة يتم تجميع عمود املبالغ املدينة والدائنة والبد أن يتساوى مجاميع العمودين‪ ،‬وإذا‬ ‫لم تنتهي العمليات يكتب بجوار املجاميع في خانة البيان ما بعده‪ ،‬وفى الصفحة التالية يكتب بجوار املجاميع في خانة‬ ‫البيان ما قبله قبل تكملة القيود‪ ،‬ليدل على املجاميع املدينة والدائنة للعمليات السابقة‪ ،‬أما إذا لم يكن هناك تكملة‬ ‫في صفحات تالية‪ ،‬يكتب املجموع فقط في أسفل الصفحة‪.‬‬ ‫‪ -8‬القيد املحاسبي‬ ‫هو الذي يحلل كل عملية إلى طرفين طرف مدين وطرف دائن بنفس القيمة ويسمى قيد يومية‪.‬‬ ‫في القيد املحاسبي إذا كان كل طرف يتكون من حساب واحد فقط فيكون قيد بسيط‪ ،‬أما إذا كان أحد الطرفين أو كالهما‬ ‫يتكون من أكثر من حساب فيطلق عليه قيد مركب‪.‬في بعض الحاالت تستخدم املنشأة دفاتر يومية مساعدة باإلضافة‬ ‫إلى دفتر اليومية العامة‪ ،‬للمعامالت التي لها خاصية معينة مثل ‪:‬املتحصالت‪ ،‬املدفوعات‪ ،‬املشتريات اآلجلة‪ ،‬املبيعات‬ ‫اآلجلة‪....‬إلخ‪ ،‬ويكون الهدف من هذه اليوميات املساعدة في تخفيض الوقت‪ ،‬والعمل الالزم إلتمام مهام مسك الدفاتر‬ ‫خاصة بالنسبة للعمليات املتكررة‪.‬‬ ‫أ ‪-‬تحليل املعامالت املالية‬ ‫الطرف الثاني‬ ‫الطرف األول‬ ‫النقدية‬ ‫رأس املال‬ ‫أصول‬ ‫حقوق ملكية‬ ‫‪100000‬‬ ‫=‬ ‫‪100000‬‬ ‫مدين‬ ‫=‬ ‫دائن‬ ‫يالحظ في العملية السابقة إنها تتكون من طرفين متساويين أحدهما دائن واألخر مدين كما يالحظ أن حقوق امللكية تنشأ‬ ‫دائنة واألصول تنشأ مدينة‪.‬‬ ‫الخزينة = النقدية = الصندوق ‪