BPM - Process Discovery PDF

BPM – Process Discovery Sprint 3 – college 1 Sam Leewis Recap BPM college 1 Een proces is een verzameling gebeurtenissen, activiteiten en beslissingen die gezamenlijk leiden tot een resultaat dat waarde toevoegt aan de klanten van een organisatie. Elke organisatie heeft processen. Het mana...

BPM – Process Discovery Sprint 3 – college 1 Sam Leewis Recap BPM college 1 Een proces is een verzameling gebeurtenissen, activiteiten en beslissingen die gezamenlijk leiden tot een resultaat dat waarde toevoegt aan de klanten van een organisatie. Elke organisatie heeft processen. Het managen van processen zorgt ervoor dat ze waarde opleveren. BPM is een verzameling principes, methoden en hulpmiddelen om bedrijfsprocessen te ontwerpen, analyseren, uitvoeren en bewaken. Procesmodellen en prestatiemaatstaven zijn pijlers voor het beheer van processen. Verschillende aanverwante disciplines vullen BPM aan, zoals Lean, Six Sigma en Total Quality Management. Processen modelleren wij in de notitie Business Process Model and Notation (BPMN) (zie BPMN Workshop) 8 januari 2025 BPM College 2 2 BPM College 2 – Process Discovery Theorie Kick-off & BPM fundamentals Process Discovery Process Analysis & Redesign Process Implementation & Monitoring & Future of BPM 8 januari 2025 BPM College 2 3  Process Agenda: identification Process architecture Conformance and Process As-is process performance discovery model insights 1. Opzetten van Process Discovery 2. Methoden voor Process Discovery 3. Methode voor procesmodellering Process Process 4. Recap monitoring analysis Executable Insights on process weaknesses and model their impact Process Process implementation To-be process redesign model 8 januari 2025 BPM College 2 4 1. Opzetten van Process Discovery Process Discovery Process identification Process architecture Het in kaart brengen van de huidige situatie (AS-IS). Conformance and Process As-is process Weten wat er gemanaged gaat worden. performance insights discovery model Dient als input voor het kunnen analyseren van de bedrijfsprocessen. Maakt gebruik van prestatie inzichten als input. Process Process monitoring analysis Executable Insights on process weaknesses and model their impact Process Process implementation To-be process redesign model 8 januari 2025 BPM College 2 6 Opzetten van Process Discovery Vier hoofdtaken: 1. Definieer de setting: stel een team samen dat verantwoordelijk is voor het beheer van het proces 2. Verzamel informatie: bouw een begrip op van het proces. Verschillende detectiemethoden zijn hiervoor beschikbaar 3. Voer de modellering uit: doe de daadwerkelijke modellering van het proces 4. Modelkwaliteit verzekeren: garanderen dat het resulterende model aan verschillende kwaliteitscriteria voldoet 8 januari 2025 BPM College 2 7 Betrokken Stakeholders Process analyst Domain expert 8 januari 2025 BPM College 2 8 Belang Domein Expert Overweeg de volgende twee modelleertaken: Modellering van het proces voor het bestellen van kleding via een online kledingwinkel, vanuit het perspectief van de klant. Hetzelfde proces modelleren vanuit het perspectief van de kledingwinkel. Met welke van de twee bovenstaande taken bent jij bekend mee en waarom? 8 januari 2025 BPM College 2 9 Process Analist vs. Domein Expert Jij bent de manager van een adviesbureau en moet iemand inhuren voor een nieuw BPM-project bij een online kledingwinkel. Beschouw de volgende twee profielen; wie zou je inhuren als procesanalist? Zally Ando heeft tien jaar werkervaring bij een online winkel. Hij heeft in verschillende teams gewerkt die betrokken waren bij het order-to-cash-proces van de online retailer. Vera Moda heeft vijf jaar ervaring als procesanalist in de banksector. Ze is bekend met twee verschillende procesmodelleringstalen en met verschillende modelleertools. Neem voor jezelf even 5 minuten en noteer waarom welke rol het beste in te huren is al process analist? 8 januari 2025 BPM College 2 10 Uitdaging 1: Gefragmenteerde Proces Kennis Ik maak een fotokopie voordat ik de aanvraag overhandig Waarom kan ik na goedkeuring niet rechtstreeks contant We bundelen geld verstrekken? herfinanciering om betere rentetarieven te krijgen. 8 januari 2025 BPM College 2 11 Uitdaging 2: Domein experts denken op instantie niveau "Elke rondje is anders" “Je kunt niet echt vergelijken. Onze klanten gaan met verschillende transportmiddelen naar verschillende plaatsen in verschillende seizoenen " “We kunnen nooit iets precies op dezelfde manier doen. Er zijn zoveel speciale voorwaarden " 8 januari 2025 BPM College 2 12 Uitdaging 3: Kennis van proces modellen komt amper/niet voor "Geeft dit diagram uw proces correct weer?" 8 januari 2025 BPM College 2 13 Wat maakt een goede procesanalist? De juiste mensen aan boord krijgen Formuleer en test hypothesen Identificeer patronen Let op de kwaliteit van het model 8 januari 2025 BPM College 2 14 2. Proces Discovery Methoden Process Discovery methoden 1. Evidence-based Documentanalyse Observatie Geautomatiseerde Process Discovery 2. Interview-based 3. Workshop-based Kies een of meer op basis van context en budget 8 januari 2025 BPM College 2 16 Document Analyse Documenten verwijzen naar bestaande rollen, activiteiten en bedrijfsobjecten: Procesbeschrijvingen (ideaal scenario); Intern beleid; Organogrammen; Werkgelegenheidsplannen; Kwaliteitscertificaatrapporten; Woordenlijsten en handboeken; Formulieren; Werkinstructies… Kan worden gebruikt om informatie te verzamelen voordat domeinexperts worden benaderd. Mogelijke problemen: Mogelijk niet procesgericht en betrouwbaar; Vereist mogelijk abstractie of verfijning; 8 januari 2025 BPM College 2 17 Observatie Volg direct de uitvoering van individuele procesinstanties en abstract vervolgens van instantie tot procesniveau: Actieve rol: speel een specifieke rol, b.v. klant; Passieve rol: observeer deelnemers en hun omgeving; Traceer bedrijfsobjecten in de loop van hun levenscyclus. Mogelijke problemen: Actieve rol: geen duidelijk totaal beeld; Passieve rol: de vooringenomenheid van de deelnemers; 8 januari 2025 BPM College 2 18 Geautomatiseerde Process Discovery and Process mining Discovery discovered model event stream Enhancement enhanced model event log existing model DB 8 januari 2025 Conformance ✓/ BPM College 2 19 Geautomatiseerde Discovery: Minimale data eisen Activiteitnaam en tijdstempel Verwijzing naar case-ID Extra informatie: Activiteitsbron, kosten Casusattributen (bijv. Klantreferentie, type casus...) 8 januari 2025 BPM College 2 20 Interview-based Discovery Benaderingen: Vooruit versus achteruit: Start bij de proces trigger tot het proces resultaat (vooruit); Start bij het proces resultaat terug naar de proces trigger (achteruit); Gestructureerd versus ongestructureerd: Gestructureerd: gestandaardiseerd interview, vasthouden aan een vast interviewschema; Ongestructureerd: diepte-interview, lijst met onderwerpen in plaats van vragen; Aanname: analist en domeinexpert delen terminologie. Valkuil: uitzonderlijk gedrag wordt vaak verwaarloosd> gebruik vragen om dergelijk gedrag te identificeren. 8 januari 2025 BPM College 2 21 Opdracht! Bespreek de volgende Interview-based Discovery benaderingen: Vooruit vs achteruit, per onderdeel een toepassing; Gestructureerd vs ongestructureerd, per techniek een toepassing; Zorg dat jij jouw voorbeeld kan uitleggen! 8 januari 2025 BPM College 2 22 Workshop-based Discovery Breng alle belangrijke belanghebbenden samen. Deelnemers werken samen om gedeeld begrip te creëren. Meestal kan ook één procesanalist (facilitator), meerdere domeinexperts, proceseigenaar aanwezig zijn. Kan door software worden ondersteund - een model wordt direct tijdens de workshop gemaakt (meestal een aparte rol - gereedschapsoperator). Model wordt gebruikt als referentiepunt voor discussies. Alternatief: bruine papieren workshops. Dit is tijdsintensief. 8 januari 2025 BPM College 2 23 Workshop-based Discovery: Verschil in toepassing Beschouw de volgende twee organisatie: Organisatie A is jong, drie jaar geleden opgericht en snel uitgegroeid tot een huidige tol van honderd medewerkers. Organisatie B is eigendom van de overheid en opereert in een domein met uitgebreide gezondheids- en veiligheidsvoorschriften. Hoe kunnen deze verschillende kenmerken een Workshop-based Discovery beïnvloeden? 8 januari 2025 BPM College 2 24 Opdracht! Bespreek het verschil van het toepassen van Workshop-based Discovery bij: Situatie A waar alleen maar studenten bij de workshops betrokken worden; Situatie B waar alleen maar docenten bij de workshops betrokken worden; Zorg dat jij jouw voorbeeld kan uitleggen! 8 januari 2025 BPM College 2 25 Discovery Methoden: sterke en zwakke punten Aspect Evidence- Interviews Workshops based Objectiviteit Hoog Middel-Hoog Middel-Hoog Volledigheid Middel Hoog Hoog Tijd Laag-Middel Middel Middel-Hoog Directheid Laag Hoog Hoog van feedback 8 januari 2025 BPM College 2 26 Discovery Methoden: sterke en zwakke punten Method Sterktes Zwaktes Document Analyse Gestructureerde informatie Verouderd materiaal Onafhankelijk van Verkeerd abstractieniveau beschikbaarheid van belanghebbenden Observatie Contextrijk inzicht in proces Mogelijk opdringerig Belanghebbenden zullen zich waarschijnlijk anders gedragen Slechts enkele gevallen Geautomatiseerde Uitgebreide set gevallen Potentieel probleem met Discovery Objectieve gegevens datakwaliteit en abstractieniveau Interview Gedetailleerd onderzoek naar Vereist weinig tijd van proces belanghebbenden in het proces Er zijn verschillende iteraties vereist voordat voltooiing Workshop Directe oplossing van Vereist beschikbaarheid tegenstrijdige standpunten van meerdere belanghebbenden 8 januari 2025 tegelijkertijd BPM College 2 27 Discovery en Cultuur Voordat jij begint met procesontdekking, is het belangrijk om de cultuur en het sentiment van een organisatie te begrijpen. Er zijn bedrijven die een open cultuur prediken en beoefenen waarin alle medewerkers worden aangemoedigd om hun ideeën en kritiek te uiten. Dergelijke organisaties kunnen veel baat hebben bij workshops, aangezien deelnemers hun ideeën waarschijnlijk vrijuit zullen presenteren. In strikt hiërarchische organisaties is het noodzakelijk om er extra op te letten dat elke deelnemer een gelijk deel van de voorwaardelijke vrijlating krijgt in een workshop en dat ideeën en kritiek niet worden tegengehouden. Het kan zijn dat het jonge dynamische bedrijf een meer open cultuur heeft dan het bedrijf met uitgebreide gezondheids- en veiligheidsregels. Hiermee moet bij het organiseren van een workshop rekening gehouden worden. 8 januari 2025 BPM College 2 28 3. Proces Modelleren Stapsgewijze methode om een proces te modelleren 1. Identificeer de procesgrenzen 2. Identificeer activiteiten en evenementen 3. Identificeer bronnen en hun overdrachten 4. Identificeer de controlestroom 5. Identificeer aanvullende elementen (bijv. Data-objecten, verschillende soorten gebeurtenissen, afhandeling van uitzonderingen...) 8 januari 2025 BPM College 2 30  1. Identificeer de procesgrenzen van een inkoopproces Wat zijn de procestriggers? Inkooporder ontvangen Wat zijn de mogelijke uitkomsten (positief / negatief)? Positief resultaat: bestelling vervuld Negatieve uitkomst: bestelling afgewezen Welk perspectief nemen we aan? Verkoper Welke artefacten zijn vereist als input en output voor het proces? Invoer: inkooporder Output: factuur, verzendbericht 8 januari 2025 BPM College 2 31 2. Identificeer activiteiten en evenementen 8 januari 2025 BPM College 2 32 3. Identificeer bronnen en hun overdracht 8 januari 2025 BPM College 2 33 4. Identificeer de controlestroom 8 januari 2025 BPM College 2 34 5. Identificeer aanvullende elementen 8 januari 2025 BPM College 2 35 Richtlijnen voor een kwalitatief hoogwaardig proces (7PMG) G1: Gebruik zo min mogelijk elementen in het model G2: Minimaliseer de routeringspaden per element G3: Gebruik één startgebeurtenis (per trigger) en één eindgebeurtenis (per uitkomst) G4: Model zo gestructureerd mogelijk G5: Vermijd OR-gateways waar mogelijk G6: Gebruik werkwoord activiteitobjecten G7: Ontleed een model met meer dan 30 elementen 8 januari 2025 BPM College 2 36 Recap Domeinexpert en procesanalist hebben verschillende sterke punten en beperkingen bij het ontdekken van processen. Er zijn verschillende ontdekkingsmethoden. Evidence-based Interview-based Workshop-based Kwaliteitsborging is belangrijk. 1. Gebruik zo min mogelijk elementen in het model 2. Minimaliseer de routeringspaden per element 3. Gebruik één startgebeurtenis (per trigger) en één eindgebeurtenis (per uitkomst) 4. Modelleer zo gestructureerd mogelijk 5. Vermijd OR-gateways waar mogelijk 6. Gebruik werkwoord activiteitobjecten 7. Ontleed een model met meer dan 30 elementen 8 januari 2025 BPM College 2 37