ACCESS - Introduzione e Guida PDF

Prof. M. Zaninelli ACCESS Una gestione integrata e semplificata di archivi digitali Access 1 di 24  Prof. M. Zaninelli Introduzione Microsoft Access è u...

Prof. M. Zaninelli ACCESS Una gestione integrata e semplificata di archivi digitali Access 1 di 24  Prof. M. Zaninelli Introduzione Microsoft Access è un data base semplice ma molto utile per piccole applicazioni. Consente ad utenti poco esperti di essere rapidamente produttivi e di avere un'idea visuale della progettazione gestionale, grazie all'interfaccia grafica ma anche ad utenti più esperti di risolvere problematiche complesse utilizzando i moduli in Visual Basic (VBA) e il linguaggio SQL. Access 2 di 24  Prof. M. Zaninelli Avvio All’avvio dell’applicazione, compare una maschera che presenta un menu con una serie di categorie (a sinistra) e l'elenco di alcuni modelli predefiniti (in base alla categoria scelta) sulla parte centrale. Nel caso non si voglia utilizzare un modello preesistente, occorre cliccare sull’opzione Database Vuoto, scegliere un nome per il DB e cliccare su crea. Access 3 di 24  Prof. M. Zaninelli Tabella Per creare una Tabella occorre selezionare: Crea>Tabella. In questo modo, Access, crea in automatico una tabella. Per definire le caratteristiche della Tabella, invece, occorre selezionare: Foglio dati>Visualizza>Visualizza Struttura. Access risponde chiedendo di dare un nome alla tabella (es. Utenti) e successivamente presenta la struttura della tabella Access 4 di 24  Prof. M. Zaninelli Attributi Nella modalità Visualizza Struttura, ogni riga della struttura rappresenta le caratteristiche di un attributo (o campo, colonna) della tabella. Si può pertanto definirne il nome (es. cognome), il tipo (es. testo), ecc. Access 5 di 24  Prof. M. Zaninelli Attributi Altre caratteristiche degli attributi della tabella che si possono definire sono: – La dimensione, essa permette di determinare il massimo numero rappresentabile per gli interi (intero, intero lungo) o per i decimali (precisione singola o doppia). Per i campi testo, essa assume invece un altro significato, ossia, il massimo numero di caratteri che è possibile inserire nel campo dall’utente. – Il formato, ad es. la valuta o la notazione esponenziale. – Valido se, che indica i valori consentiti per quel campo. – Valore predefinito, che indica il valore inserito di default. Access 6 di 24  Prof. M. Zaninelli Chiavi Per ogni Tabella va deciso quale attributo sia la chiave della tabella. Ciò viene rappresentato graficamente nella struttura della tabella da un’icona che rappresenta per l’appunto una chiave. Per rendere chiave un attributo della tabella basta selezionarlo e cliccare sulla funzione Chiave Primaria Access 7 di 24  Prof. M. Zaninelli Inserimento Dati Per inserire dei record è sufficiente riaprire la tabella in modalità foglio dati. Quando questa modalità è attiva è possibile inserire, modificare, eliminare, cercare record all'interno del database. Nota: non è necessario salvare i dati. Access salva automaticamente i dati inseriti o modificati quando si sposta il cursore su un record differente. Per eliminare un record occorre posizionare il cursore nel quadratino celeste alla sua sinistra e, cliccando col tasto destro del mouse scegliere elimina record oppure premere il tasto CANC (del PC) quando il record è selezionato. Access 8 di 24  Prof. M. Zaninelli Inserimento Dati Per inserire operativamente un dato nella tabella Utenti precedentemente creata basta selezionare con il cursore un campo e scrivere un dato compatibilmente con le specifiche del campo selezionato (testo, numero, ecc.) Nota: Osservare come il campo id_utente, definito come chiave, si incrementi automaticamente passando dall'inserimento di un record all'altro. Access 9 di 24  Prof. M. Zaninelli Interrogazioni Per creare delle query occorre avere più tabelle nel DB. Pr proseguire l’esempio precedente, creare la tabella Amministratori (ID_Amministratore, ID_Utente) Per creare operativamente una query occorre seguire il percorso: Crea>Struttura Query. Access risponde mostrando la finestra Mostra tabella. Con questa finestra occorre dire all’applicazione quali tabelle del DB occorreranno per costruire la query ma al contempo, su quali tabella la query andrà in esecuzione per recuperare i dati dal DB. (ad es., selezionare le tabelle Utenti ed Amministratori) Access 10 di 24  Prof. M. Zaninelli Relazioni tra Tabelle Selezionate le tabelle, se le chiavi primarie ed esterne hanno lo stesso identico nome, viene creata automaticamente una connessione, raffigurata da una freccia che unisce i due attributi. Se invece si usano nomi diversi basta posizionare il cursore su uno dei due attributi e, tenendo premuto il pulsante del mouse, trascinare il cursore sopra l'altro attributi. Access 11 di 24  Prof. M. Zaninelli Interrogazioni Una volta messe in gioco le tabelle, occorre selezionare gli attributi che interessano. Per assegnarli alla query è sufficiente “cliccarli” due volte direttamente. Compariranno nella griglia in basso. Inserirti tutti gli attributi, è possibile lanciare la query cliccando sul pulsante a forma di punto esclamativo. Si otterrà l’elenco richiesto. Chiudendo e salvando la query, la si potrà riutilizzare in seguito. Access 12 di 24  Prof. M. Zaninelli Risultato Proseguendo nell’esempio precedente, selezionando i campi: Amministratori.ID_Amministratore, Utenti.Cognome e Utenti.Nome si ottiene: Questo è l’elenco degli amministratori con relativi dati anagrafici Access 13 di 24  Prof. M. Zaninelli Modifica Interrogazioni Cliccando nuovamente su Visualizza Struttura (ed avendo ancora l’oggetto Query aperto) è possibile modificare la struttura della query. Cliccando poi sul tasto destro del mouse, è possibile accedere a ulteriori opzioni di modifica Nota: E’ inoltre possibile visualizzare la conversione SQL della query e nel caso interagire a tale livello. Access 14 di 24  Prof. M. Zaninelli Maschere Access consente di creare facilmente delle interfacce grafiche per inserire, leggere, modificare e recuperare dati dalle tabelle del database. E’ possibile farlo manualmente ma esistono anche delle procedure guidate che semplificano ulteriormente tale attività. Selezioniamo ad esempio l’opzione Creazione guidata Maschera dal menu a tendina Altre maschere che compare andando nel menu Crea. Access 15 di 24  Prof. M. Zaninelli Procedura Guidata Selezionare tutti gli attributi che si desidera visualizzare e gestire Access 16 di 24  Prof. M. Zaninelli Procedura Guidata Scegliere il layout generale della maschera. Access 17 di 24  Prof. M. Zaninelli Procedura Guidata Scegliere lo stile. Access 18 di 24  Prof. M. Zaninelli Procedura Guidata Assegnare un nome alla maschera Access 19 di 24  Prof. M. Zaninelli Risultato La maschera che si ottiene è simile a questa: Access 20 di 24  Prof. M. Zaninelli Usare la Maschera Per aggiungere o vedere dei record è possibile utilizzare i pulsanti di “navigazione” Access 21 di 24  Prof. M. Zaninelli Modificare la Maschera Cliccando con il tasto destro, compare un menù a tendina utile per personalizzare la maschera Access 22 di 24  Prof. M. Zaninelli Modificare la Maschera Cliccando su Visualizza Struttura compare una sorta di editor che consente di personalizzare totalmente il layout della maschera sia a livello di contenuti che d struttura. Access 23 di 24  Prof. M. Zaninelli Report e Macro E’ infine possibile creare ulteriori oggetti: Report: viste e aggregazioni di dati in una versione destinata alla stampa. Macro: sequenza di comandi di Access, memorizzata in modo tale che possa essere mandata in esecuzione come una sorta di Subroutine ogni qual volta sia necessario. Access 24 di 24