HDSD Excel 2010 PDF

Tự học Microsoft Excel 2010 Trang 1  Mục lục Excel 2010 I. NHỮNG ĐIỂM MỚI TRONG MICROSOFT EXCEL 2010.......................................... 8 Chức năng Backstage View....................................

Tự học Microsoft Excel 2010 Trang 1  Mục lục Excel 2010 I. NHỮNG ĐIỂM MỚI TRONG MICROSOFT EXCEL 2010.......................................... 8 Chức năng Backstage View..................................................................................................... 8 Thêm tính năng Sparkline........................................................................................................ 9 Tính năng Slicers................................................................................................................... 10 Định dạng dữ liệu có điều kiện.............................................................................................. 10 PivotTables và PivotCharts.................................................................................................... 12 Share Workbook.................................................................................................................... 13 II. NỘI DUNG CHÍNH....................................................................................................... 14 CHƢƠNG 1: LÀM QUEN VỚI MICROSOFT EXCEL 2010............................................ 14 1.1 Giới thiệu Excel............................................................................................................... 14 Excel là gì:.................................................................................................................. 14 Ribbon là gì?............................................................................................................... 17 Sử dụng menu lố i tắ t (shortcut menu)......................................................................... 18 1.2 Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổ............................................................ 19 Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel................................................................................... 19 Thu nhỏ cửa sổ Excel.................................................................................................. 20 Phóng to cửa sổ Excel................................................................................................. 20 Thoát khỏi Excel......................................................................................................... 20 1.3. Thao tác với ô và vùng............................................................................................ 20 Nhận dạng ô và vùng (cells, range)............................................................................ 20 Chọn vùng................................................................................................................... 21 Sao chép và di chuyển vùng........................................................................................ 21 Dán đặc biệt (Paste Special)....................................................................................... 22 Đặt tên vùng................................................................................................................ 24 Thêm chú thích cho ô.................................................................................................. 24 Chèn, xóa ô, dòng và cột............................................................................................. 25 Trang 2  Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng..................................................................... 27 Nối (Merge) và tách các ô (Split)............................................................................... 29 Nối nhiều ô thành một ô.............................................................................................. 29 Tách một ô đã nối thành nhiều ô................................................................................. 29 1.4. Di chuyển trong sổ làm viê ̣c và sử dụng phím tắt................................................... 29 Thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang............................................................................ 29 Thanh Tab trang tiń h................................................................................................... 30 Sử dụng các tổ hợp phím tắt để di chuyển.................................................................. 30 1.5 Thao tác với sổ làm viê ̣c........................................................................................... 32 Tạo mới sổ làm viê ̣c.................................................................................................... 32 Mở sổ làm viê ̣c có sẵn trên đĩa................................................................................... 32 Lƣu sổ làm viê ̣c........................................................................................................... 33 Đóng sổ làm viê ̣c........................................................................................................ 35 Sắp xếp sổ làm viê ̣c..................................................................................................... 35 1.6. Thao tác với trang tính............................................................................................. 36 Xóa trang tiń h............................................................................................................. 37 Sắp xếp thứ tự các trang tính...................................................................................... 37 Sao chép trang tiń h...................................................................................................... 38 Chọn màu cho tab trang tính....................................................................................... 38 Ẩn/ Hiện trang tiń h..................................................................................................... 39 1.7 Sử dụng các chế độ hiển thị trong quá trình thao tác............................................... 39 Sử dụng thanh Zoom................................................................................................... 40 Xem và so sánh trang tính trong nhiều cửa sổ............................................................ 40 Chia khung bảng tính làm nhiều phần và cố định vùng tiêu đề.................................. 40 Sử dụng Watch Window............................................................................................. 42 CHƢƠNG 2: LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU TRONG EXCEL 2010....................................... 43 2.1. Nhập liệu, hiệu chỉnh............................................................................................... 43 Trang 3  Nhập liệu..................................................................................................................... 43 Nhập các ký tự đặc biệt............................................................................................... 44 Nhập đè lên ô có sẵn nội dung.................................................................................... 45 Sử dụng các kỹ thuật khi nhập liệu............................................................................. 46 2.2. Định dạng................................................................................................................ 49 Định dạng chung......................................................................................................... 49 Tự động định dạng có điều kiện................................................................................. 57 Bảng và định dạng bảng (table).................................................................................. 58 Sử dụng mẫu định dạng tài liệu (Document Themes)................................................ 59 2.3 Tìm và thay thế dữ liệu............................................................................................. 60 2.4 Sắp xếp và lọc dữ liệu............................................................................................... 61 CHƢƠNG 3 : GIỚI THIỆU VÀ SỬ DỤNG CÁC HÀM..................................................... 64 3.1 Giới thiệu công thức và hàm:........................................................................................... 64 Giới thiệu công thức (Formula).................................................................................. 64 Giới thiệu hàm (Function)........................................................................................... 66 Nhập công thức và hàm.............................................................................................. 67 Tham chiếu trong công thức....................................................................................... 69 Các lỗi thông dụng (Formulas errors)......................................................................... 71 3.2 Các hàm trong Excel........................................................................................................ 72 a. Nhóm hàm về thống kê........................................................................................... 72 b. Nhóm hàm về phân phối xác suất........................................................................... 74 c. Nhóm hàm về tƣơng quan và hồi quy tuyến tính.................................................... 76 d. Các hàm tài chính - financian functions................................................................. 77 e. Danh mục các Các Hàm Quản lý Cơ sở dữ liệu và Danh sách............................... 81 f. Hàm toán học và lƣợng giác.................................................................................... 96 g. Hàm xử lý văn bản và dữ liệu............................................................................... 109 CHƢƠNG 4: KHAI THÁC CƠ SỞ DỮ LIỆU................................................................... 126 Trang 4 4.1. Sort (sắp xếp) và Filter (lọc)......................................................................................... 126 Sắp xếp...................................................................................................................... 126 Lọc dữ liệu................................................................................................................ 127 4.2 PivotTable và PivotChart............................................................................................... 128 4.2.1 Giới thiệu PivotTable và PivotChart................................................................... 128 Tạo một báo cáo PivotTable đơn giản...................................................................... 128 4.2.2 Tìm hiểu dữ liệu nguồn của PivotTable.............................................................. 143 4.2.3 Sử dụng các công cụ của PivotTable và định dạng PivotTable........................... 155 CHƢƠNG 5: ĐỒ THỊ TRONG EXCEL............................................................................. 166 5.1 Giới thiệu đồ thị............................................................................................................. 166 5.2. Vẽ đồ thị........................................................................................................................ 166 5.3. Các thao tác trên đồ thị................................................................................................. 170 a. Nhâ ̣n biế t các thành phầ n trên đồ thi..................................................................... ̣ 170 Các thành phần thông dụng....................................................................................... 170 Mô ̣t số thành phầ n chỉ có trong đồ thi ̣3-D............................................................... 170 b. Các thao tác với đồ thị.......................................................................................... 171 Chọn thành phần trên đồ thị...................................................................................... 171 Di chuyển đồ thi........................................................................................................ ̣ 171 Sao chép đồ thi.......................................................................................................... ̣ 172 Xóa đồ thi.................................................................................................................. ̣ 172 Thêm các thành phầ n của đồ thi............................................................................... ̣ 172 Sắp xếp và xóa các thành phầ n của đồ thi................................................................ ̣ 172 In đồ thi..................................................................................................................... ̣ 172 c. Hiệu chỉnh và định dạng đồ thị............................................................................. 173 Hiệu chỉnh Chart Area.............................................................................................. 173 Hiệu chỉnh Flot Area................................................................................................. 174 Hiệu chỉnh tiêu đề đồ thi,̣ chú thích, tiêu đề trục hoành và trục tung,….................. 174 Trang 5  Hiệu chỉnh đƣờng lƣới ngang và do ̣c........................................................................ 175 d. Các thao tác với chuỗi số liệu trong đồ thị........................................................... 179 Xóa bớt một chuỗi số liệu khỏi đồ thi....................................................................... ̣ 179 Thêm chuỗi mới vào đồ thi....................................................................................... ̣ 180 Thay đổi chuỗi số liệu............................................................................................... 181 Thêm đƣờng xu hƣớng vào đồ thị............................................................................. 183 CHƢƠNG 6: ĐỊNH DẠNG TRANG VÀ IN BẢNG TÍNH............................................... 185 6.1. Các chế độ hiển thị trang trong Excel........................................................................... 185 6.2. Thiết lập thông số cho trang in..................................................................................... 185 6.3. Thiết lập thông số hộp thoại Print................................................................................. 190 6.4. Các lƣu ý khác.............................................................................................................. 192 CHƢƠNG 7: LÀM VIỆC VỚI MACRO, TEMPLATES................................................... 193 7.1 Macro............................................................................................................................. 193 Ghi một Macro.......................................................................................................... 193 Thực thi Macro......................................................................................................... 194 CHƢƠNG 8: PHÍM TẮT VÀ THỦ THUẬT...................................................................... 196 8.1 Phím Tắt......................................................................................................................... 196 a. Truy cập Ribbon bằng bàn phím............................................................................... 196 b. Phím tắt..................................................................................................................... 196 8.2 Thủ thuật........................................................................................................................ 199 Dịch số tiền về chữ (Chuyển số thành chữ).................................................................. 199 Giấu bảng tính Excel chuyên nghiệp............................................................................ 204 1. Khóa và bảo vệ những ô có chứa công thức......................................................... 205 Sử dụng Data-Validation khi danh sách nguồn nằm trong một Trang tiń h khác......... 210 Điều khiển Conditional Formating bằng checkbox...................................................... 213 Đánh dấu những ô chứa công thức bằng Conditional Formatting................................ 218 Sử dụng chức năng thay thế (Replace) để gỡ bỏ các ký tự không mong muốn........... 219 Trang 6 Chuyển đổi con số dạng văn bản sang số thực............................................................. 220 Tăng thêm số lần Undo cho Excel................................................................................ 223 Tách họ và tên trong cùng một cột trên bảng tính Excel.............................................. 226 Tạo mục lục trong Excel............................................................................................... 227 Trang 7 Những điểm mới trong Microsoft Excel 2010 I. NHỮNG ĐIỂM MỚI TRONG MICROSOFT EXCEL 2010 Chức năng Backstage View Giao diện Ribbon của Office 2010 đƣợc đƣa vào tất cả các ứng dụng trong gói Office 2010. Công cụ Backstage View đƣợc truy cập qua phím Office (góc trên bên trái), hỗ trợ sử dụng các tác vụ nhƣ lƣu tài liệu hoặc in ấn. Thanh định hƣớng bên trái của Backstage View chứa nhiều lệnh, nhƣ cho phép ai sửa tài liệu, kích cỡ tê ̣p... Trang 8 Những điểm mới trong Microsoft Excel 2010 Thêm tính năng Sparkline Excel luôn có dữ liệu đồ thị và biểu đồ rất phong phú để mô tả dữ liệu và xu hƣớng. Với Excel 2010, Microsoft đã bổ sung thêm một tính năng mới - Sparklines. Tính năng này cho phép ngƣời dùng đặt một đồ thị cỡ nhỏ (mini) hay một dòng nhận định khuynh hƣớng trong một ô (cell). Sparklines là cách nhanh nhất và đơn giản nhất để thêm thành phần đồ thị hiển thị vào một cell. Sparkline là cách hƣ̃u ích để thêm một yếu tố trực quan nhanh và gọn. Trang 9 Những điểm mới trong Microsoft Excel 2010 Tính năng Slicers Slicers là một trong những tính năng trong Excel 2010 có thể giúp bạn giải thích dữ liệu của bạn dễ dàng hơn. Một cách nhanh chóng, bạn có cái nhìn trực quan thông qua số lƣợng lớn dữ liệu. Ví dụ, bạn có thể sử dụng Slicers để lọc thông qua các dữ liệu của bạn và có thể nhanh chóng tìm thấy những thông tin có liên quan Khi dữ liệu trong bảng trụ xoay (Pivot Table) thay đổi, Slicer sẽ tự động đƣợc cập nhật. Định dạng dữ liệu có điều kiện Chức năng conditional format mới bao gồm nhiều kiểu định dạng và icons và khả năng tô sáng chỉ những mục đƣợc chỉ định nhƣ giá trị lớn nhất, nhỏ nhất.. với chỉ 1 cú bấ m chuột Đây là chức năng rất hay trong Excel 2010. Nếu bạn có một bảng với nhiều số liệu khác nhau, thông thƣờng để đánh giá dữ liệu, chúng ta thƣờng dùng các hàm rút trích và lọc dữ liệu. Tuy nhiên, với chức năng này, bạn không cần dùng hàm, càng không cần lấy dữ liệu ra khỏi bảng mà vẫn có thể đánh giá chính xác dữ liệu qua cách làm nổi bật các ô theo một điều kiện định sẵn. Thực hiện nhƣ sau: quét chọn một cột hoặc dòng dữ liệu cần đánh giá, sau đó bấm nút Conditional Formatting, một menu hiện ra với các tùy chọn: Trang 10 Những điểm mới trong Microsoft Excel 2010 Kiểu đánh giá sàng lọc: Kiểu đánh giá này sẽ sàng lọc dữ liệu của bạn ngay tại trong bảng chứ không phải trích riêng ra ngoài nhƣ các phiên bản Excel trƣớc đây. Chƣơng trình thực hiện ―sàng lọc tại chỗ‖ bằng cách làm nổi bật lên những ô đúng với điều kiện hoặc quy luật do bạn quy định. Sau đây là hai nhóm quy luật chính: Highlight Cells Rules: làm nổi bật các ô theo một trong các điều kiện: Greater Than... (lớn hơn), Less Than... (nhỏ hơn), Equal To (bằng) một giá trị so sánh nào đó, Between (giữa 2 giá trị), Text that Contains (ô chữ có chứa chuỗi ký tự quy định), A Date Occurring (theo quãng thời gian), Duplicate Values (ô dữ liệu trùng nhau). Khi bạn chọn xong một điều kiện làm nổi bật, sẽ xuất hiện một hộp thoại yêu cầu bạn nhập giá trị cần so sánh và màu tô nổi bật cho ô phù hợp với điều kiện so sánh đó. Xong, bạn bấm OK để chƣơng trình thực thi trong bảng tính. - Top/Bottom Rules: quy luật này gồm các điều kiện: Top 10 Items (đánh dấu 10 ô có giá trị lớn nhất), Top 10% (đánh dấu 10% số ô có giá trị lớn nhất), tƣơng tự với Bottom 10 Items và Bottom 10%, Above Average (ô có giá trị lớn hơn giá trị trung bình của cột/hàng), Below Average (ô có giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của cột/hàng). Khi bạn chọn đánh giá theo dữ liệu hàng Top hoặc Bottom, một hộp thoại yêu cầu bạn nhập số ô cần làm nổi, chẳng hạn nhƣ Top 10 hay 20, Top 10% hay 20%... là tùy bạn tinh chỉnh, sau đó bấm OK để hoàn tất. Kiểu đánh giá hiển thị mức độ: - Data Bars: bạn bấm chọn kiểu đánh giá này, chọn một màu ƣng ý trong menu hiện ra. Khi đó, trong vùng dữ liệu của bạn sẽ xuất hiện cột màu đánh giá mức độ dữ liệu giúp bạn dễ dàng so sánh cũng nhƣ nhận ra sự tăng giảm của số liệu nhập vào. Cột màu càng dài thì số liệu của bạn càng có giá trị cao, ngƣợc lại là những ô giá trị thấp. - Color Scales: kiểu đánh giá này sẽ tô màu cho các ô dữ liệu theo 3 màu khác nhau, ứng với mỗi màu là mức độ thấp, trung bình và mức độ cao. Khi chọn nhóm Color Scales, bạn hãy chọn một nhóm màu bạn thích trong menu hiện ra và sẽ thấy chƣơng trình áp dụng lên vùng chọn của bạn. Bạn cũng có thể tạo quy luật màu theo ý mình bằng cách chọn Color Scales > More Rules. Trang 11 Những điểm mới trong Microsoft Excel 2010 - Icon Sets: bấm chọn Icon Sets, chọn một nhóm biểu tƣợng mong muốn, chƣơng trình sẽ tự động đặt các biểu tƣợng trƣớc ô dữ liệu của bạn, giúp bạn có cái nhìn trực quan về bảng tính. - Ví dụ dấu biểu thị số liệu ở mức độ cao nhất, dấu biểu thị số liệu ở mức trung bình, và dấu biểu thị số liệu thấp dƣới cả mức trung bình, đáng báo động. Mỗi biểu tƣợng ứng với một mức độ, chƣơng trình sẽ tự động tính toán giá trị trung bình của toàn cột hoặc dòng đang so sánh và tiến hành đặt biểu tƣợng thích hợp vào từng ô theo giá trị phần trăm mà ô đó đạt đƣợc so với mức độ chung của cả cột hoặc dòng. Bạn có thể định lại quy luật đánh giá này bằng cách chọn More Rules trong nhóm Icon Sets. Ngoài những kiểu định dạng có điều kiện trên, bạn có thể tạo riêng cho mình những quy luật đánh giá khác bằng cách bấm nút Conditional Formatting > New Rule, tuy nhiên việc này rất mất thời gian. Tốt nhất bạn nên sử dụng những quy luật có sẵn mà Excel đã cung cấp rất đầy đủ cho bạn. Khi bạn không vừa ý với các định dạng đã chọn, để xóa chúng mà không mất dữ liệu, bạn bấm Conditional Formatting > Clear Rules, chọn một trong các kiểu xóa nhƣ Clear Rules from: Selected Cells (chỉ xóa trong cột chọn), Entire Sheet (xóa trong cả trang tiń h ), This Table (chỉ xóa trong bảng đang xử lý). Có thể nói nhóm công cụ định dạng này của Excel 2010 rất thú vị, nó cho phép chúng ta tạo ra những bảng tính đƣợc trình bày rất khoa học và bắt mắt. Đặc biệt nhất là tính tự động cao, giao diện bảng tính đẹp và khả năng đánh giá, sàng lọc dữ liệu chuẩn xác và độc đáo. Chắc chắn khi sử dụng chức năng này, bạn sẽ thấy hứng thú hơn rất nhiều khi xử lý dữ liệu và tính toán trong Excel. PivotTables và PivotCharts Giống nhƣ PivotTables, PivotCharts cũng đƣợc thực hiện một cách dễ dàng trong giao diện mới này. Tất cả những cải thiện mới về việc lọc đƣợc cung cấp cho PivotCharts. Khi bạn tạo một PivotChart, các công cụ PivotChart đặc biệt và các menu nội dung đƣợc cung cấp để bạn có thể phân tích dữ liệu trong biểu đồ. Bạn cũng có thể thay đổi layout, style và định dạng của biểu đồ hoặc các thành phần khác của nó theo cùng một cách mà bạn có thể thực hiện cho các biểu đồ thông thƣờng. Trong Office Excel 2010, việc định dạng biểu đồ mà bạn áp dụng đƣợc duy trì khi thay đổi sang PivotChart, điều này là một bổ sung nâng cấp để theo cách mà nó đã làm việc trong các phiên bản Excel trƣớc đây. Trang 12 Những điểm mới trong Microsoft Excel 2010 Share Workbook Microsoft Excel 2010 có thể tích hợp với SharePoint: để cung cấp các công cụ quản lý nội dung dễ hiểu, thuận tiện cho việc chia sẻ kinh nghiệm, tri thức, nâng cao năng suất làm việc nhóm. Trang 13 Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 II. NỘI DUNG CHÍNH CHƯƠNG 1: LÀM QUEN VỚI MICROSOFT EXCEL 2010 1.1 Giới thiệu Excel Excel là gì: Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chƣơng trình ứng dụng, khi chạy chƣơng trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện: Tính toán đại số, phân tích dữ liệu Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau Vẽ đồ thị và các sơ đồ Tự động hóa các công việc bằng các macro Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau.  Workbook: Trong Excel, một workbook (sổ làm việc) là một tê ̣p mà trên đó bạn làm việc (tính toán, vẽ đồ thị,…) và lƣu trữ dữ liệu. Vì mỗi sổ làm viê ̣c có thể chứa nhiều sheet (trang tính), do vậy bạn có thể tổ chức, lƣu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tê ̣p (file). Một sổ làm viê ̣c chứa rất nhiều trang tính (worksheet) hay trang biểu đồ (chart sheet) tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn.  Worksheet: Còn gọi tắt là sheet (trang tính), là nơi lƣu trữ và làm việc với dữ liệu, nó còn đƣợc gọi là bảng tính. Một trang tiń h chứa nhiều ô (cell), các ô đƣợc tổ chức thành các cột và các dòng. Trang tiń h đƣợc chứa trong sổ làm viê ̣c. Một Trang tiń h chứa đƣợc 16,384 cột và 1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa đƣợc 256 cột và 65,536 dòng).  Chart sheet: Cũng là một trang tiń h trong sổ làm viê ̣c, nhƣng nó chỉ chứa một đồ thị. Một chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị.  Sheet tabs: Tên của các trang tính sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dƣới của cửa sổ sổ làm viê ̣c. Để di chuyển từ trang tính này sang trang tính khác ta chỉ việc bấ m chuột vào tên trang tiń h cần đến trong thanh tab trang tiń h. Trang 14 Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Các thành phần của Sổ làm viê ̣c Excel 2010 dùng định dạng tê ̣p mặc định là ―.XLSX‖ (dựa trên chuẩn XML giúp việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng đƣợc dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trƣớc đây là ―.XLS‖. Giao diện Excel  Nút lệnh Office chứa các lệnh thƣờng hay sử dụng nhƣ tạo tê ̣p mới, mở tê ̣p, lƣu tê ̣p,… và danh mục các tê ̣p đã mở trƣớc đó. Nút lệnh Office giống nhƣ menu File của các phiên bản trƣớc. Trang 15 Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010  Chúng ta có thể tùy biến thanh các lệnh truy cập nhanh chứa các lệnh mà ta hay sử dụng nhất. Bấm vào để mở danh mục các lệnh và vào các lệnh cần cho hiện lên thanh lệnh truy cập nhanh. Nếu các nút lệnh ở đây còn quá ít bạn có thể bấm chọn More Commands… để mở cửa sổ tùy biến thanh lệnh truy cập nhanh. Các lệnh trong menu Office Trang 16 Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh Hộp thoại để tùy biến thanh các lệnh truy cập nhanh Ribbon là gì? Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện ngƣời dùng từ việc sử dụng các thanh menu truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập đƣợc trình bày ngay trên màn hình gọi là Ribbon. Trang 17 Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins. Thanh công cụ Ribbon  Home: Là nơi chứa các nút lệnh đƣợc sử dụng thƣờng xuyên trong quá trình làm việc nhƣ: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,…  Insert: Chèn các loại đối tƣợng vào bảng tính nhƣ: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu,…  Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn.  Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel.  Data: Các nút lệnh trao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,…  Review: Các nút lệnh kiểm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính.  View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính nhƣ: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình,…  Developer: Tab này mặc định đƣợc ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những ngƣời có hiểu biết về VBA. Để mở nhóm này bấm vào nút Office Excel Options Popular Chọn Show Developer tab in the Ribbon.  Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tê ̣p có sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung,… Sử dụng menu ló i tắ t (shortcut menu) Khi muốn thực hiện một thao tác nào đó trên đối tƣợng (ô, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ…) trong bảng tính, bạn hãy bấ m chuột phải lên đối tƣợng đó. Lập tức một thanh menu hiện ra chứa các lệnh thông dụng có thể hiệu chỉnh hay áp dụng cho đối tƣợng mà bạn chọn. Trang 18 Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Menu lối tắt 1.2 Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổ 1.2.1. Mở Excel Thao tác: B1. Từ màn hình (cửa sổ) chính của Windows bấ m chuột vào nút Start ở góc dƣới bên trái B2. Di chuyển chuột lên trên đến chữ All Programs, rồi di chuyển chuột sang phải chọn Microsoft Office, sau đó di chuyển chuột đến chữ Microsoft Office Excel 2010 thì dừng lại. B3. Bấ m chuột vào biểu tƣợng để khởi động Excel. Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel Các nút điều khiển cửa sổ Excel Trang 19 Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Thu nhỏ cửa sổ Excel Thao tác này chỉ thực hiện đƣợc khi cửa sổ đang mở to Bấm chuột vào nút ở góc trên cùng bên phải. Khi đó cửa sổ Excel sẽ đƣợc thu gọn lại thành một biểu tƣợng trên thanh Taskbar của Windows bên cạnh nút Start. Phóng to cửa sổ Excel Thao tác: Thao tác này chỉ thực hiện đƣợc khi cửa sổ đang bị thu nhỏ Bấ m chuột vào biểu tƣợng thu gọn của Excel trên thanh Taskbar bên phía dƣới màn hình Thoát khỏi Excel Thao tác: Bấ m chuột vào nút ở góc trên cùng bên phải để thoát khỏi Excel. Hoặc cũng có thể thoát Excel bằng cách bấm nút Office chọn Exit Excel. 1.3. Thao tác với ô và vùng Nhận dạng ô và vùng (cells, range) Địa chỉ một ô trong Excel đƣợc xác định bởi tiêu đề cột và số thứ tự của dòng. Một vùng trong bảng tính đƣợc xác định bằng địa chỉ của ô ở góc trên bên trái của vùng và địa chỉ ô góc dƣới bên phải của vùng (có dấu : phân cách). Đặc biệt, địa chỉ của cả một cột hoặc dòng đƣợc xác định là : (ví dụ cột A thì đƣợc xác định ngắn gọn là A:A) và : (ví dụ địa chỉ của cả một dòng 4 là 4:4). Ví dụ: Hình bên dƣới ô hiện hành có địa chỉ là B11 vì nó có tiêu đề cột là B và số dòng là 11, vùng đƣợc bao bởi nét chấm đứt có địa chỉ là H2:H12 vì ô đầu tiên của vùng có địa chỉ là H2 và ô cuối của vùng là H12. Trang 20 Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Địa chỉ ô và vùng Chọn vùng Nếu dùng chuột, trƣớc tiên bạn dùng chuột di chuyển ô hiện hành đến góc trên bên trái của vùng cần chọn, sau đó giữ trái chuột kéo xuống dƣới qua phải đến vị trí ô cuối cùng của vùng và thả chuột. Nếu dùng phím thì sau khi chọn ô đầu tiên bạn giữ phím Shift trong khi bấm phím và để đến ô cuối của vùng và thả các phím. (Bạn cũng có thể làm ngƣợc lại là chọn ô cuối của vùng trƣớc và kéo chọn đến ô đầu tiên). Khi muốn chọn cả trang tiń h hiện hành thì bấm , còn muốn chọn cả sổ làm viê ̣c (nghĩa là chọn tất cả các trang tính) thì bấ m phải chuột lên tab trang tính và chọn Select All Sheets. Săo chép và di chuyển vùng Sao chép (copy) giúp ta nhân bản một vùng nào đó đến một nơi nào đó trong bảng tính và dữ liệu gốc còn nguyên, còn di chuyển vùng thì cũng nhƣ sao chép nhƣng dữ liệu gốc sẽ đƣợc di dời đến vị trí mới. Để sao chép hay di chuyển trƣớc tiên bạn phải chọn vùng cần sao chép hay di chuyển, sau đó có thể dùng nút lệnh, phím tắt hay dùng chuột để thực hiện: Dùng Ribbon: Chọn vùng Home nhóm Clipboard bấm nút hay (Copy hay Cut), đến nơi đích và Home nhóm Clipboard bấm nút (Paste). Bạn có thể gọi các lệnh trên từ menu lố i tắ t bấ m phải chuột. Trang 21 Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Chuột: Chọn vùng giữ trái chuột và giữ thêm phím Ctrl nếu là sao chép (không giữ thêm phím Ctrl sẽ là lệnh di chuyển) di chuyển chuột tới nơi đích cần sao chép hay di chuyển đến và thả chuột. Dán đặc biệt (Paste Special) Trong quá trình sao chép đôi khi chúng ta cần dán nội dung đã sao chép hay cắt từ bộ nhớ vào với một số chọn lọc nào đó, khi đó thay vì dùng lệnh Paste bạn hãy sử dụng Paste Special… Sau khi chọn vùng, ra lệnh Copy, đến đích cần sao chép đến và bấ m phải chuột, chọn lệnh Paste Special…. hộp thoại Paste Special có một số lựa chọn nhƣ bảng sau: Giải thích hộp thoại Paste Special Hạng mục Mô tả All Dán cả giá trị và định dạng của vùng nguồn Formulas Dán giá trị và công thức, không định dạng Values Chỉ dán giá trị và kết quả của công thức, không định dạng Trang 22 Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Hạng mục Mô tả Formats Chỉ dán vào định dạng, bỏ qua tất cả giá trị và công thức Comments Chỉ dán vào chú thích của các ô, bỏ qua tất cả giá tri ̣và công thức Validation Chỉ dán vào các qui định xác thực dữ liệu cho vùng đích All using source theme Dán vào mọi thứ và dùng mẫu định dạng từ vùng nguồn All except borders Dán vào mọi thứ và loại bỏ các khung viền Column widths Chỉ dán vào thông tin qui định chiều rộng cột Formulas and number Dán vào giá trị, công thức và các định dạng gốc của các con số, formats các định dạng khác bị loại bỏ. Values and number Dán vào giá trị, kết quả của công thức và các định dạng gốc của formats các con số. None Không kèm theo việc tính toán nào trên dữ liệu sắp dán vào Add Cộng các giá trị của vùng nguồn vào các ô tƣơng ứng ở vùng đích Subtract Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ trừ đi các ô tƣơng ứng của vùng nguồn. Multiply Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ nhân với các ô tƣơng ứng của vùng nguồn. Divide Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ chia cho các ô tƣơng ứng của vùng nguồn Skip blanks Không dán đè các ô rỗng ở vùng nguồn vào ô có giá trị ở vùng đích Transpose Dán vào và đảo dòng thành cột hoặc ngƣợc lại Paste Link Dán vào và tham chiếu ô đích đến ô nguồn Trang 23 Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Đặt tên vùng Việc đặt tên vùng có lợi rất lớn trong quá trình thao tác và xử lý tính toán nhƣ: vùng đƣợc gán tên sẽ giúp gợi nhớ và dễ hiểu công dụng của nó hơn là các địa chỉ đơn thuần, đặt tên giúp việc tham chiếu tính toán ít sai sót hơn và di chuyển hay chọn các vùng đã đƣợc đặt tên rất nhanh chóng từ Name box (hoặc dùng Go to – F5)... Tên dài tối đa 255 ký tự không chứa khoảng trắng và dấu chấm, tên phải bắt đầu là ký tự không đƣợc bắt đầu là số, tên không đƣợc đặt giống các địa chỉ tham chiếu. Để đặt tên trƣớc tiên ta chọn vùng cần đặt tên chọn nhóm Formulas Defined Names Define Name, hộp thoại New Name hiện ra. Ở đây, bạn hãy nhập tên vùng vào hộp Name chọn Scope, nhập chú thích nếu cần, xong thì bấm OK. Ngoài ra bạn còn có thể đặt tên trực tiếp từ hộp Name box hoặc đặt tên cho vùng chọn từ Formulas Defined Names Create from Selection hoặc dùng menu lố i tắ t. Muốn mở hộp thoại quản lý các tên đã đặt bạn vào nhóm Formulas Defined Names Name Manager. Từ hộp thoại bạn có thể đặt tên mới, hiệu chỉnh thông tin cho các tên hiện hoặc xóa tên của các vùng không dùng đến,… Thêm chú thích cho ô Thêm chú thích vào các ô giúp cho việc hiệu chỉnh và hiểu thông tin mà ô đang chứa đƣợc rõ ràng hơn. Để thêm chú thích và ô, chọn ô chọn nhóm Review Comments New Comment và hãy nhập chú thích vào. Ngoài ra bạn có thể bấ m phải chuột lên ô cần chú thích và chọn Insert Comment. Để đọc chú thích chỉ cần di chuyển chuột lên ô có chú thích hoặc vào Review Comments Next hay Previous. Trang 24 Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Để ẩn/ hiện chú thích vào Review Comments Show All Comments (ẩn/ hiện tất cả) hoặc Show/ Hide Comment (ẩn/ hiện chú thích ô đang chọn). Hiệu chỉnh chú thích vào chọn ô cần hiệu chỉnh chú thích Review Comments Edit Comment. Ngoài ra để nhanh bạn có thể bấ m phải chuột và chọn Edit Comment từ menu lố i tắ t. Xóa chú thích vào chọn ô cần xóa chú thích Review Comments Delete. Hoặc bấ m phải chuột và chọn Delete Comment. Minh họa cho hiện các chú thích Chèn, xóa ô, dòng và cột Chúng ta có thể chèn thêm các ô vào bên trái hoặc bên trên của ô hiện hành trong trang tin ́ h và dịch chuyển các ô đang chọn qua phải hoặc xuống dƣới. Tƣơng tự, ta có thể chèn thêm các dòng bên trên, chèn thêm các cột vào bên trái và có thể xóa đi các ô, các dòng và cột. Chèn ô trống B1. Chọn các ô mà bạn muốn chèn các ô trống vào đó (muốn chọn các ô không liên tục thì giữ Ctrl trong khi chọn các ô). B2. Chọn Home chọn nhóm Cells Insert Insert Cells… B3. Chọn lựa chọn phù hợp trong hộp thoại Insert Trang 25 Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Chèn dòng B1. Chọn một hoặc nhiều dòng liên tục hoặc cách khoảng mà bạn muốn chèn số dòng tƣơng ứng phía trên các dòng này. B2. Chọn Home chọn nhóm Cells Insert Insert Sheet Rows Minh họa chèn các dòng trống lên trên các dòng đang chọn Chèn cột B1. Chọn một hoặc nhiều cột liên tục hoặc cách khoảng mà bạn muốn chèn số cột tƣơng ứng phía bên trái các cột này. B2. Chọn Home chọn nhóm Cells Insert Insert Sheet Columns Xóa các ô, dòng và cột B1. Chọn các ô, các dòng hoặc các cột cần xóa B2. Chọn Home Cells Delete chọn kiểu xóa phù hợp (xem hình) Trang 26 Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng Trong trang tiń h ta có thể qui định độ rộng cột từ 0 đến 255, đây chính là số ký tự có thể hiển thị trong một dòng. Độ rộng mặc định của cột là 8.43 ký tự, khi độ rộng là 0 thì cột đƣợc ẩn đi. Tƣơng tự, chiều cao của dòng qui định từ 0 đến 409, đây là đơn vị đo lƣờng bằng điểm (point: 1 point = 1/72 inch). Chiều cao mặc định của dòng là 12.75 point, khi chiều cao là 0 thì dòng bị ẩn đi. Các bƣớc điều chỉnh dòng cột: B1. Chọn dòng hoặc cột cần điều chỉnh chiều cao hoặc độ rộng B2. Chọn Home Cells Format Chọn lệnh phù hợp Row Height… chọn lệnh này để qui định chiều cao của dòng AutoFit Row Height chọn lệnh này Excel sẽ tự căn chỉnh chiều cao dòng cho phù hợp với nội dung. Column Width… chọn lệnh này để qui định độ rộng cột AutoFit Column Width chọn lệnh này Excel sẽ tự căn chỉnh độ rộng cột cho phù hợp với nội dung. Default Width… chọn lệnh này khi bạn muốn qui định lại độ rộng mặc định cho trang tính hay cả sổ làm viê ̣c. Ta có thể qui định chiều cao dòng và độ rộng cột cho cả trang tiń h hay cả sổ làm viê ̣c bằng cách chọn cả trang tính hay cả sổ làm viê ̣c trƣớc khi thực hiện lệnh. Ngoài cách thay đổi chiều cao dòng và độ rộng cột nhƣ trên, ta còn có thể dùng chuột để thao tác nhanh hơn. Muốn thay đổi độ rộng cột nào hãy di chuyển chuột đến phía bên phải tiêu đề cột đó cho xuất hiện ký hiệu và di chuyển chuột về bên phải để tăng hoặc kéo về bên trái để giảm độ rộng cột. Tƣơng tự, muốn thay đổi chiều cao dòng nào hãy di chuyển chuột đến bên dƣới Trang 27 Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 số thứ tự dòng cho xuất hiện ký hiệu và di chuyển chuột lên trên để giảm hoặc di chuyển xuống dƣới để tăng chiều cao dòng. Ta có thể qui định chiều cao dòng và độ rộng cột cho cả trang tính hay cả sổ làm viê ̣c bằng cách chọn cả trang tiń h hay cả sổ làm viê ̣c trƣớc khi thực hiện lệnh. Ngoài cách thay đổi chiều cao dòng và độ rộng cột nhƣ trên, ta còn có thể dùng chuột để thao tác nhanh hơn. Muốn thay đổi độ rộng cột nào hãy di chuyển chuột đến phía bên phải tiêu đề cột đó cho xuất hiện ký hiệu (mũi tên hai chiều ngang) và di chuyển chuột về bên phải để tăng hoặc kéo về bên trái để giảm độ rộng cột. Tƣơng tự, muốn thay đổi chiều cao dòng nào hãy di chuyển chuột đến bên dƣới số thứ tự dòng cho xuất hiện ký hiệu (mũi tên hai chiều dọc) và di chuyển chuột lên trên để giảm hoặc di chuyển xuống dƣới để tăng chiều cao dòng. Trang 28 Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Nối (Merge) và tách các ô (Split) Nối nhiều ô thành một ô Khi nối nhiều ô thành một ô, nếu tất cả các ô đều có dữ liệu thì bạn cần chuyển hết dữ liệu lên ô ở góc trên cùng bên trái của nhóm ô cần merge vì chỉ có dữ liệu của ô này đƣợc giữ lại, dữ liệu của các ô khác sẽ bị xóa. B1. Chọn các ô cần nối lại. B2. Chọn Home Alignment chọn Merge & Center. Để căn chỉnh dữ liệu trong ô dùng các nút căn chỉnh trong nhóm Alignment. Tách một ô đã nối thành nhiều ô Sau khi chuyển ô đã nối về lại nhiều ô thì nội dung sẽ hiện tại ô ở góc trên cùng bên trái. B1. Chọn ô đang bị nối. B2. Chọn Home Alignment chọn lại Merge & Center hoặc Unmerge Cells đều đƣợc. 1.4. Di chuyển trong sổ làm viêc̣ và sử dụng phím tắt Bạn có thể dùng chuột, các phím , thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang, tab trang tính, các tổ hợp phím tắt đề di chuyển qua lại giữa các trang tiń h hay đi đến các nơi bất kỳ trong bảng tính. Thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang Thanh cuốn dọc và thanh cuốn ngang đƣợc gọi chung là các thanh cuốn (scroll bars). Bởi vì màn hình Excel chỉ có thể hiển thị (cho xem) một phần của bảng tính đang hiê ̣n hoa ̣t, nên ta Trang 29 Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 phải dùng thanh cuốn dọc để xem phần bên trên hay bên dưới bảng tính và dùng thanh cuốn ngang để xem phần bên trái hay bên phải của bảng tính.  Thanh cuốn dọc là thanh dài nhất, nằm dọc ở bên lề phải; hai đầu có hai mũi tên lên và mũi tên xuống; ở giữa có thanh trƣợt để cuốn màn hình lên xuống.  Thanh cuốn ngang là thanh nằm ngang, thứ hai từ dƣới màn hình đếm lên. Có hình dạng giống thanh cuốn dọc, chỉ khác là nằm ngang. Thanh cuốn ngang Thao tác:  Bấ m chuột vào mũi tên sang trái để cuốn màn hình đi sang trái.  Bấ m chuột vào mũi tên sang phải để cuốn màn hình sang phải. Thanh Tăb trăng tính Để di chuyển qua lại giữa các trang tính ta bấ m chuột lên tên của trang tính trên thanh tab trang tí nh. Ngoài ra chúng ta có thể dùng để di chuyển đến trang tính liền trƣớc trang tiń h hiện hành và để di chuyển đến trang tiń h liền sau trang tính hiện hành. Để trở về trang tiń h đầu tiên bạn bấ m chuột và nút trên thanh tab trang tính và để đến trang tính cuối cùng thì bạn bấ m chuột vào nút trên thanh tab trang tính. Nếu muốn đến một trang tính nào đó trong trƣờng hợp có quá nhiều trang tính thì bạn hãy bấ m phải chuột vào thanh và chọn tên trang tiń h cần đến. Sử dụng các tổ hợp phím tắt để di chuyển Để đến đƣợc nơi cần thiết trong bảng tính ngoài việc dùng chuột cuốn các thanh cuốn ngang và dọc, các phím mũi tên thì bạn nên nhớ các tổ hợp phím ở bảng bên dƣới để giúp di chuyển đƣợc nhanh hơn. Trang 30 Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Các phím tắt di chuyển nhanh trong bảng tính Bấm phím Di chuyển → hoặc Tab Sang ô bên phải ← hoặc Shift + Tab Sang ô bên trái ↑ Lên dòng ↓ Xuống dòng Home Đến ô ở cột A của dòng hiện hành Ctrl + Home Đến địa chỉ ô A1 trong trang tiń h Ctrl + End Đến địa chỉ ô có chứa dữ liệu sau cùng trong trang tính Alt + Page Up Di chuyển ô hiện hành qua trái một màn hình Alt + Page Down Di chuyển ô hiện hành qua phải một màn hình Page Up Di chuyển ô hiện hành lên trên một màn hình Page Down Di chuyển ô hiện hành xuống dƣới một màn hình F5 Mở hộp thoại Go To End + → hoặc Ctrl + → Đến ô bên phải đầu tiên mà trƣớc hoặc sau nó là ô trống End + ← hoặc Ctrl + ← Đến ô bên trái đầu tiên mà trƣớc hoặc sau nó là ô trống End + ↑ hoặc Ctrl + ↑ Lên ô phía trên đầu tiên mà trên hoặc dƣới nó là ô trống End + ↓ hoặc Ctrl + ↓ Xuống ô phía dƣới đầu tiên mà trên hoặc dƣới nó là ô trống Ctrl + Page Up Di chuyển đến trang tính phía trƣớc trang tính hiện hành Ctrl + Page Down Di chuyển đến trang tiń h phía sau trang tiń h hiện hành Trang 31 Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 1.5 Thao tác với sổ làm viêc̣ Tạo mới sỏ lằ m viẹ c Chọn nút Office New, một hộp thoại hiện ra (xem hình bên dƣới) cung cấp nhiều lựa chọn để tạo sổ làm viê ̣c nhƣ: sổ làm viê ̣c trống, sổ làm viê ̣c theo mẫu dựng sẵn, sổ làm viê ̣c dựa trên một sổ làm viê ̣c đã có. Để tạo sổ làm viê ̣c trống, bạn chọn Blank workbook và bấ m nút Create. Mở sỏ lằ m viẹ c có sẵn trên đĩa Một tê ̣p có sẵn có thể đƣợc mở bằng nhiều cách: 1. Chọn nút Office chọn tên tê ̣p trong danh sách Recent Documents, có thể có tối đa 50 tên tê ̣p đƣợc sử dụng gần đây nhất trong danh sách này (để điều chỉnh thì bấm vào nút Office Excel Options Advance phần Display Show this number of Recent Documents ). 2. Dùng trình quản lý tê ̣p nhƣ Windows Explorer, tìm đến nơi lƣu trữ tê ̣p và bấ m chuột hai lần lên tên tê ̣p. 3. Chọn nút Office Open, hộp thoại Open hiện ra. Trong hộp thoại Open, chúng ta phải tìm đến nơi lƣu trữ tê ̣p (tại Look In) và chọn tên tê ̣p cần mở sau đó bấm nút Open để mở Trang 32 Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 tê ̣p. Các tùy chọn của nút Open trong hộp thoại Open: Open (mở bình thƣờng), Open Read-Only (Không lƣu đè đƣợc những thay đổi), Open as Copy (Tạo bản sao của tê ̣p và mở ra), Open in Browser (Mở tê ̣p bằng trình duyệt web mặc định), Open and Repair (Rất hữu dụng trong trƣờng hợp tê ̣p bị lỗi). Lưu sỏ lằ m viẹ c Một điều cần lƣu ý khi làm việc trên máy tính là các bạn phải nhớ thực hiện lệnh lƣu lại công việc đã thực hiện thƣờng xuyên. Việc ra lệnh lƣu trữ không tốn nhiều thời gian nhƣng nếu máy bị hỏng hay mất điện đột ngột có thể mất tong cả giờ làm việc của bạn. Nhằm an toàn cho dữ liệu, bạn nên bật tính năng Auto Recover, Excel sẽ tự động thực hiện lệnh lƣu theo thời gian qui định (mặc định là 10 phút lƣu một lần). Để sử dụng tính năng Auto Recover bạn chọn nút Office Excel Options Save, sau đó đánh dấu chọn vào Save AutoRecover information every minutes. Một số cách lƣu sổ làm viê ̣c: 1. Chọn nút Office Save 2. Bấ m chuột lên nút trên thanh lệnh truy cập nhanh (Quick Access Tollbar). 3. Dùng tổ hợp phím hoặc. Trang 33 Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Nếu tê ̣p đã đƣợc lƣu trƣớc đó rồi thì Excel sẽ lƣu tiếp các phần cập nhật, còn nếu là tê ̣p đƣợc ra lệnh lƣu lần đầu thì hộp thoại Save As hiện ra. Trong hộp thoại Save As, bạn hãy chọn nơi lƣu trữ tê ̣p (tại Look In) và đặt tên cho tê ̣p tại hộp File name, chọn kiểu tê ̣p tại Save as type và sau đó bấm nút Save để lƣu trữ. Minh họa lƣu tê ̣p  Qui tắc đặt tên: Đặt tên tê ̣p Excel dùng chung qui tắc đặt tên tê ̣p của Windows. Tên tê ̣p có thể dài tới 255 ký tự bao gồm cả khoảng trắng. Tuy nhiên trong tên tê ̣p không đƣợc dùng các ký hiệu nhƣ: \ ? : * “ < > |  Để bảo mật tê ̣p, chúng ta có thể gán mật mã bảo vệ, khi đó cần phải biết mật mã mới đƣợc phép mở tê ̣p (trừ những cách tà đạo!). B1. Bấm nút Office Save As, hộp thoại Save As hiện ra. B2. Bấm nút Tools chọn General Options…, hộp thoại General Options hiện ra B3. Nhập mật mã mở và hiệu chỉnh sổ làm viê ̣c (hai mật mã này nên khác nhau để tăng bảo mật). Sau đó bấm nút OK B4. Xác nhận lại mật mã mở sổ làm viê ̣c. Sau đó bấm nút OK B5. Xác nhận lại mật mã hiệu chỉnh sổ làm viê ̣c. Sau đó bấm nút OK B6. Bấm nút Save để hoàn tất. Trang 34 Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Dùng mật mã bảo vệ sổ làm viê ̣c Các tùy chọn trong hộp General Options: Always create backup (tạo bản sao có đuôi *.xlk trƣớc khi gán mật mã), Password to Open (mật mã để mở sổ làm viê ̣c), Password to modify (mật mã để cập nhật nội dung sổ làm viê ̣c ), Read-only recommended (mở dƣới dạng chỉ đọc). Đóng sỏ lằ m viẹ c Một số cách đóng sổ làm viê ̣c: 1. Chọn nút Office Close 2. Dùng chuột chọn nút ở góc trên bên phải (trên thanh tiêu đề). 3. Dùng tổ hợp phím hoặc. Nếu sổ làm viê ̣c có sự thay đổi nội dung thì Excel sẽ nhắc bạn lƣu lại các thay đổi đó. Sắp xếp sỏ lằ m viẹ c Chỉ mở nhiều sổ làm viê ̣c cùng lúc và cần tham khảo qua lại, để thuận tiện ta nên sắp xếp lại: di chuyển chuột bấm vào nhóm lệnh View chọn nút Arrange All Chọn kiểu bố trí thích hợp. Trang 35 Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Sắp xếp các sổ làm viê ̣c trong cửa sổ Excel 1.6. Thao tác với trang tính Chèn thêm trang tin ́ h mới vào sổ làm viê ̣c Có nhiều cách thực hiện: 1. Bấm vào nút trên thanh tab trang tiń h 2. Dùng tổ hợp phím chèn trang tính mới vào trƣớc trang tính hiện hành. 3. Bấm chọn nhóm Home đến nhóm Cells Insert Insert sheet 4. Bấ m phải chuột lên thanh tab trang tiń h và chọn Insert…, hộp thoại Insert hiện ra, chọn Worksheet và bấm nút OK. Trang tiń h mới sẽ chèn vào trƣớc trang tiń h hiện hành. Trang 36 Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Minh họa chèn trang tính mới Đổi tên trang tính Bấ m phải chuột lên tên trang tính cần đổi tên ở thanh tab trang tính , chọn Rename, gõ tên mới vào, xong bấm phím Enter. Tên trang tính có thể dài tới 31 ký tự và có thể dùng khoảng trắng, tuy nhiên không đƣợc dùng các ký hiệu để đặt tên nhƣ: : / \ ? * Xóă trăng tính Muốn xóa trang tiń h, bạn làm theo các cách sau: 1. Chọn trang tiń h muốn xóa chọn nhóm Home chọn nhóm Cells Delete Delete sheet 2. Bấ m phải chuột lên tên trang tiń h muốn xóa sau đó chọn Delete, xác nhận xóa OK. Sắp xếp thứ tự các trang tí nh Có nhiều cách thực hiện sắp xếp trang tiń h nhƣ: 1. Bấ m trái chuột lên tên trang tiń h cần sắp xếp và giữ chuột kéo đến vị trí mới và thả chuột. 2. Khi có quá nhiều trang tiń h thì dùng cách này, bấ m phải chuột lên tên trang tiń h cần sắp xếp, chọn Move or Copy…. hộp thoại Move or Copy hiện ra. Hãy bấ m chọn lên Trang 37 Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 tên trang tính trong danh sách mà bạn muốn di chuyển trang tiń h đến trƣớc nó, sau đó bấm OK. Săo chép trăng tính Bấ m phải chuột lên trang tiń h, chọn Move or Copy…chọn vị trí đặt bản sao trong vùng Before sheet đánh dấu chọn vào hộp Creat a copy bấm nút OK. Ngoài ra để sao chép nhanh bạn bấm giữ phím Ctrl rồi dùng chuột chọn lên tên trang tính cần sao chép giữ trái chuột di chuyển đến vị trí đặt bản sao trên thanh tab trang tính thả trái chuột. Để sao chép nhiều trang tiń h cùng lúc cũng làm tƣơng tự nhƣng phải chọn nhiều trang tin ́ h trƣớc khi thực hiện lệnh. Để chọn đƣợc nhiều trang tiń h bạn hãy giữ phím để chọn trang tính. Để chép một hay nhiều trang tiń h sang một sổ làm viê ̣c khác, bạn hãy mở sổ làm viê ̣c đó sau đó thực hiện lệnh Move or Copy… và nhớ chọn tên sổ làm viê ̣c đích tại To book (nếu chọn sổ làm viê ̣c đích (new book) thì sẽ sao chép các trang tính đến một sổ làm viê ̣c mới). Chọn màu cho tăb trăng tính Việc tô màu giúp quản lý thanh tab trang tính đƣợc tốt hơn. Để tô màu cho các tab trang tính bạn chỉ cần bấ m phải chuột lên tên trang tiń h cần tô màu, tiếp theo chọn Tab Color và chọn màu thích hợp. Trang 38 Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Ẩn/ Hiện trăng tính Khi bạn không muốn ngƣới khác thấy một hay nhiều trang tính nào đó thì bạn có thể ẩn nó đi. Không thể ẩn hết các trang tiń h trong sổ làm viê ̣c mà phải còn lại ít nhất một trang tiń h không bị ẩn. Muốn ẩn trang tiń h bạn chỉ cần bấ m phải chuột lên tên trang tiń h muốn ẩn và chọn Hide thế là trang tiń h đã đƣợc ẩn. Khi muốn cho hiện trở lại một trang tiń h , bạn bấ m phải chuột lên thanh Tab trang tính và chọn Unhide… sau đó chọn tên trang tính cần cho hiện và bấm nút OK. 1.7 Sử dụng các chế độ hiển thị trong quá trình thao tác Trong quá trình thao tác trên bảng tính đôi khi chúng ta cần phóng to hay thu nhỏ các cửa sổ để có đƣợc góc nhìn tốt hơn, hoặc xem nội dung của cùng một trang tiń h dƣới nhiều góc độ Trang 39 Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 khác nhau, hoặc chia cửa sổ trang tiń h thành nhiều Tab để dễ dàng tham chiếu, hay giữ cố định tiêu đề một danh sách dài trong khi cuốn các thanh cuốn,… Sử dụng thanh Zoom Excel 2010 bố trí thanh công cụ Zoom dùng để phóng to thu nhỏ khung làm việc của bảng tính. Thanh zoom nằm ngay ở góc dƣới bên phải màn hình và có thể giúp thu nhỏ và phóng to khung làm việc từ 10% đến tới 400%, phóng to thì bấm vào nút dấu cộng còn thu nhỏ thì bấm vào nút dấu trừ. Thanh Zoom Xem và so sánh trăng tính trong nhiều cửa sổ Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn xem một trang tiń h hay các trang tiń h trong cùng một sổ làm viê ̣c dƣới nhiều góc độ khác nhau, mỗi một nhân bản để xem sẽ đƣợc gắn thêm chỉ số phía sau tên tê ̣p. Chọn nhóm View Window New Window Để so sánh hai trang tiń h thì sau khi làm bƣớc trên bạn chọn tiếp nhóm View Window View Side by Side. Khi sử dụng chức năng này khi bạn cuốn thanh cuốn ở cửa sổ này thì cửa sổ kia cũng đƣợc cuốn theo. Để tắt tính năng cuốn đồng thời này bạn vào View Window Synchronous Scrolling (nếu nó đang bật). Chia khung bảng tính làm nhiều phần và cố định vùng tiêu đề Tính năng rất hay đƣợc dùng khi thao tác trên các danh sách dài hoặc trong tính toán cần phải thực hiện nhiều việc tham chiếu. Để chia cửa sổ bảng tính: Đặt ô hiện hành tại vi trí cần chia Trang 40 Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 trên bảng tính, sau đó chọn View Window Split. Để bỏ khung bảng tính thì bấm nút Split lại một lần nữa hoặc bấ m chuột 2 lần lên đƣờng chia dọc và ngang. Ngoài ra, ở đầu của các thanh cuốn dọc và ngang có một ngấn nhỏ mà khi di chuyển chuột lên sẽ có biểu tƣợng (công cụ chia nhanh khung bảng tính), bạn giữ trái chuột và di chuyển ra nơi muốn chia trên cửa sổ làm việc của bảng tính. Minh họa chia 4, chia 2 dọc, chia 2 ngang Ngoài việc chia khung làm việc, Excel còn hỗ trợ bạn cố định một vùng nào đó trên cửa sổ làm việc ví dụ nhƣ dòng tiêu đề của một danh sách. Việc cố định này rất hữu ích vì nó giúp ta luôn thấy đƣợc dòng tiêu đề mặc dù đã cuốn màn hình xuống phía dƣới để nhập liệu. Để cố định bạn hãy đặt ô hiện hành tại vị trí cần cố định, sau đó chọn View Window Freeze Panes chọn kiểu cố định phù hợp. Nếu chọn: Freeze Panes: Sẽ cố định dòng phía trên và cột bên trái ô hiện hành Freeze Top Row: Cố định dòng đầu tiên đang nhìn thấy của danh sách Freeze First Column: Cố định cột đầu tiên đang nhìn thấy của danh sách Minh họa cố định các tiêu đề Để bỏ cố định thì vào View Window Freeze Panes Unfreeze Panes Trang 41 Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Sử dụng Watch Window Tính năng này giúp ta theo dõi các ô trong quá trình tính toán. Bạn muốn giám sát ô nào thì đƣa nó vào danh sách giám sát ở cửa sổ của Watch Window. Gọi cửa sổ Watch Window bạn chọn nhóm Formulas Formula Auditing Watch Window, sau đó chọn ô cần theo dõi và bấm vào nút Add Watch trên cửa sổ Watch Window. Cửa sổ Watch Window Trang 42 Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 CHƯƠNG 2: LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU TRONG EXCEL 2010 2.1. Nhập liệu, hiệu chỉnh Các ô trong bảng tính có thể chứa các con số, các chuỗi văn bản hay các biểu thức toán học. Ngoài ra bảng tính còn có thể chứa các biểu đồ, sơ đồ, hình ảnh, … các đối tƣợng này không chứa trong ô mà nổi trên bề mặt bảng tính. Nhập liệu Nhập số, chuỗi, thời gian, ngày tháng năm B1. Trên trang tính, chọn ô cần nhập liệu B2. Nhập vào con số, chuỗi văn bản, ngày tháng hay thời gian,… mà bạn cần B3. Nhập xong bấm Enter (ô hiện hành chuyển xuống dƣới) hoặc Tab (ô hiện hành chuyển qua phải) để kết thúc. Lưu ý: Nếu nhập các con số vào mà Excel hiển thị ##### là do chiều rộng cột không đủ bạn cầ n tăng thêm chiều rộng cột. Mặc định Excel sẽ dùng dấu chấm (.) để phân cách phần số nguyên và phần số thập phân. Khi nhập các con số mà các con số này không cần tính toán thì bạn nên định dạng ô là Text trƣớc khi nhập (Home nhóm Number chọn Text từ danh sách). Ngày và thời gian nhập vào ô thì nó dùng định dạng ngày mặc định trong Control Panel Regional and Language Options. Khi nhập ngày dùng dấu / hoặc - để phân cách, ví dụ 10/05/2007 hoặc 10-05-2007. Khi muốn nhập ngày hiện tại vào ô hãy gõ. Khi muốn dùng định dạng ngày mặc định cho ô chứa ngày thì chọn ô và gõ. Khi nhập thời gian và muốn định dạng theo chuẩn 12 giờ thì thêm A hoặc P vào sau thời gian nhập vào, ví dụ 8:30 AM hoặc 4:15 PM, nếu không Excel tự hiểu là AM. Khi muốn nhập thời gian hiện tại vào ô hãy gõ. Khi muốn dùng định dạng thời gian mặc định cho ô chứa thời gian thì chọn ô và gõ. Muốn nhập cùng một nội dung cho nhiều ô, bạn hãy chọn các ô và nhập liệu vào sau đó bấm. Ngoài ra còn có thể sử dụng chức năng AutoFill (phần sau). Muốn nhập cùng nội dung trên các ô ở nhiều trang tính, bạn hãy chọn các trang tính đó, sau đó chọn các ô trên trang tính hiện hành, tiếp Trang 43 Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 theo nhập liệu (có thể mất dữ liệu do bị nhập đè lên các ô có dữ liệu). Để bỏ chọn các trang tính thì bấ m phải chuột lên thanh tab trang tiń h và chọn Ungroup Sheets. Ví dụ nhập các loại dữ liệu Nhập các ký tự đặc biệt B1. Muốn nhập ký tự đặc biệt vào, trƣớc tiên chọn ô và đến nơi cần chèn trong ô. B2. Chọn Insert nhóm Text chọn Symbol B3. Trong hộp thoại Symbol hãy chọn ký tự cần, có thể đổi kiểu Phông tại hộp Font. B4. Bấm nút Insert để chèn. Ví dụ chèn vào ô Trang 44 Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Hủy lệnh (Undo), phục hồi lệnh (Redo), lặp lại lệnh sau cùng Để hủy một lệnh vừa thực hiện bạn bấm chuột lên nút hay dùng phím Đang nhập liệu vào ô muốn hủy thì bấm phím ESC Để phục hồi lệnh vừa hủy thì bấm nút hay dùng phím Để thực hiện lại lệnh sau cùng bấm Hiệu chỉnh nội dung Xóa nội dung các ô B1. Chọn một hoặc nhiều ô cần xóa B2. Bấm Delete trên bàn phím (xóa cách này thì chỉ xóa nội dung các định dạng của ô vẫn còn). Ngoài ra để xóa bạn có thể vào Home nhóm Editing Clear ( ) và chọn các lệnh: Clear All: Xóa tất cả nội dung và định dạng Clear Formats: Chỉ xóa phần định dạng của ô Clear Contents: Chỉ xóa nội dung, còn định dạng Clear Comments: Chỉ xóa các chú thích của ô nếu có Lưu ý các lệnh trên không xóa được định dạng của bảng (table) Nhập đè lên ô có sẵn nội dung Muốn nhập đè lên các ô có sẵn nội dung, trƣớc tiên bạn hãy chọn ô đó và nhập vào nội dung mới. Khi đó, nội dung cũ của ô sẽ mất đi và thay bằng nội dung vừa nhập đè. Hiệu chỉnh nội dung các ô Muốn hiệu chỉnh nội dung sẵn có của ô bạn làm các cách sau: Trang 45 Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 1. Bấ m chuột hai lần lên ô cần hiệu chỉnh dùng chuột hoặc các phím mũi tên di chuyển đến nơi cần hiệu chỉnh dùng phím Backspace hoặc Delete để xóa một số nội dung sau đó nhập vào nội dung mới. 2. Chọn ô cần hiệu chỉnh và bấm F2 để vào chế độ hiệu chỉnh và làm tƣơng tự nhƣ trên 3. Chọn ô cần hiệu chỉnh, sau đó bấ m chuột vào thanh công thức (Formula) Sử dụng các kỹ thuật khi nhập liệu Sử dụng chức năng AutoFill Sử dụng công cụ này Excel sẽ giúp bạn điền tự động dữ liệu theo các mẫu AutoFill có sẵn. Ngoài ra bạn còn có thể tạo thêm các mẫu phục vụ cho công việc của mình. Danh sách một số AutoFill có sẵn Các giá trị khởi đầu Chuỗi sau khi mở rộng 1, 2, 3 4, 5, 6 9:00 10:00, 11:00, 12:00 Mon Tue, Wed, Thu Monday Tuesday, Wednesday, Thursday Jan Feb, Mar, Apr Jan, Apr Jul, Oct, Jan Jan-99, Apr-99 Jul-99, Oct-99, Jan-00 15-Jan, 15-Apr 15-Jul, 15-Oct 1999, 2000 2001, 2002, 2003 1-Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep,... Qtr3 (or Q3 or Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2,... Product 1, On backorder Product 2, On backorder, Product 3, On backorder,... Trang 46 Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Các giá trị khởi đầu Chuỗi sau khi mở rộng Text1, textA text2, textA, text3, textA,... 1st Period 2nd Period, 3rd Period,... Product 1 Product 2, Product 3,... Bạn muốn điền các số lẻ trong khoảng từ 1 đến 25 vào cột A bạn làm nhƣ sau: B1. Chọn ô đầu tiên A1 và nhập vào số 1 B2. Chọn ô tiếp theo A2 nhập vào số 3 (bƣớc nhảy bằng 3-1 = 2, Excel sẽ cộng số 2 vào ô chứa số lẻ trƣớc đó để có đƣợc số lẻ kế tiếp). B3. Chọn hai ô A1:A2, di chuyển chuột xuống dấu vuông nhỏ màu đen (Fill handle) ở góc dƣới bên phải vùng chọn cho chuột biến thành dấu cộng màu đen. B4. Giữ trái chuột di chuyển xuống phía dƣới cho đến khi hiện số 25 thì dừng lại. Khi bạn muốn điền tự động (sao chép) dữ liệu hay công thức của ô hiện hành cho các ô bên trái, bên phải, phía trên hay bên dƣới nó thì bạn làm theo các cách sau: 1. Chọn ô hiện hành đang chứa dữ liệu hay công thức cần sao chép, sau đó giữ Fill handle và kéo theo hƣớng bạn cần (lên, xuống, trái hay phải). Khi đó dữ liệu hay biểu thức sẽ đƣợc sao chép. Trang 47 Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 2. Chọn ô chứa dữ liệu (hay công thức) cần sao chép và tất cả các ô cần sao dữ liệu đến, sau đó vào Home nhóm Editing Fill chọn hƣớng phù hợp (Down, Right, Up, Left).  Tự tạo danh sách AutoFill bạn vào nút Office Excel Options Popular trong phần trong phần Top options for working with Excel chọn Edit Custom Lists hộp thoại Custom Lists hiện ra. Tại đây, bạn hãy nhập vào danh sách trong khung List entries, sau khi nhập xong bấm nút Add để thêm vào Custom lists và kể từ lúc này bạn có thể sử dụng chức năng AutoFill với danh sách tự tạo của bạn.  Muốn xóa một danh sách thì bạn chỉ cần chọn danh sách đó và bấm nút Delete.  Nếu muốn hiệu chỉnh danh sách thì chọn danh sách đó và hiệu chỉnh trong ô List entries, sau khi hiệu chỉnh xong bấm nút Add. Sử dụng chức năng Automatic Completion Chức năng Automatic Completion giúp bạn nhập các chuỗi văn bản giống nhau ở các ô đƣợc nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, chức năng này đôi khi cũng làm bạn khó chịu, để bật tắt bạn vào nút Office Excel Options chọn Tab Advance tại Editing options Enable AutoComplete for cell values. Sử dụng chức năng AutoCorrect AutoCorrect giúp bạn sửa các lỗi chính tả nhập liệu khi nhập bằng tiếng Anh, ngoài ra nó còn giúp nhập nhanh các ký hiệu hay các đoạn văn bản lặp đi lặp lại. Chúng ta có thể thêm vào Trang 48 Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 các cụm từ mà chúng ta thƣờng hay dùng vào danh sách của AutoCorrect. Để thêm tử vào danh sách AutoCorrect làm theo các bƣớc sau: B1. Chọn nút Office Excel Options Proofing AutoCorrect Options B2. Tại Tab AutoCorrect chọn Replace text as you type thì chức năng này mới có tác dụng B3. Trong hộp Replace gõ cụm từ thƣờng hay gõ sai (hoặc gõ vào mã tốc ký) B4. Trong hộp With gõ cụm từ đúng vào (hoặc gõ vào nguyên bản của mã tốc ký) B5. Bấm nút Add để thêm vào danh sách Ðể hiệu chỉnh một mục từ trong danh sách thì chọn mục từ đó và gõ nội dung mới vào hai hộp Replace và With, sau đó bấm nút Replace. Muốn xóa một mục từ trong danh sách thì chọn mục từ đó và bấm nút Delete. Minh họa thêm mã tốc ký vn và nguyên văn 2.2. Định dạng Định dạng chung Các nút định dạng thông dụng của Excel đƣợc bố trí rất thuận lợi truy cập trong nhóm Home của thanh Ribbon. Trong quá trình soạn thảo, tính toán trên Excel, mỗi khi cần định dạng bạn chỉ việc bấm chuột lên nút lệnh phù hợp dƣới đây. Trang 49 Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Định dạng văn bản và số Khi cần các định dạng phức tạp hơn mà trên thanh Ribbon không có nút lệnh thì bạn truy cập vào hộp thoại Format Cells: Chọn Home nhóm Cells Format Format Cells… Giải thích hộp thoại Format Cells Định dạng Mô tả Tab Number Category Danh sách các loại định dạng số, giá trị Sample Hiển thị định dạng của giá trị trong ô hiện hành theo các định dạng bạn chọn Trang 50 Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Định dạng Mô tả Decimal places Tối đa có thể có 30 số sau dấu thập phân, chỉ áp dụng cho dạng Number, Currency, Accounting, Percentage, và Scientific. Use 1000 Separator (,) Chọn ô này nếu muốn có dấu phân cách giữa hàng nghìn, triệu, tỷ…chỉ áp dụng cho dạng Number Negative numbers Chọn loại định dạng thể hiện cho số âm, chỉ áp dụng cho dạng Number và Currency. Symbol Chọn loại ký hiệu tiền tệ, chỉ áp dụng cho dạng Currency và Accounting Type Chọn kiểu hiển thị phù hợp cho giá trị, chỉ áp dụng cho các dạng Date, Time, Fraction, Special, và Custom. Locale (location) Chọn loại ngôn ngữ khác để áp dụng định dạng giá trị, chỉ áp dụng cho các dạng Date, Time, và Special. Tab Alignment Text alignment Có các lựa chọn dùng để căn chỉnh nội dung ô theo chiều ngang. Mặc định Horizontal Excel căn lề trái cho văn bản, lề phải cho giá trị, các giá trị luận lý và các lỗi đƣợc căn giữa. Vertical Có các lựa chọn dùng để căn chình nội dung theo chiều dọc. Mặc định Excel căn lề dƣới cho văn bản. Indent Thụt đầu các dòng nội dung của ô. Orientation Chọn các hƣớng của văn bản trong các ô. Degrees Đặt giá trị độ để xoay văn bản. Các giá trị từ -90 đến 90 độ Text control Wrap text Nội dung trong ô đƣợc xuống nhiều dòng tùy thuộc vào độ rộng cột và độ dài nội dung. (xem chi tiết phần dƣới) Shrink to fit Giảm kích cỡ chữ để tất cả nội dung trong ô vừa với độ rộng cột Merge cells Nối các ô chọn thành một ô (đã trình bày phần trên) Trang 51 Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Định dạng Mô tả Right-to-left Text Xác định trình tự đọc và căn lề direction Tab Font Font Chọn kiểu Phông cho các ô, phông mặc định là Calibri Font style Chọn kiểu thƣờng, in nghiên, in đậm…của Phông chữ, kiểu mặc định là Regular. Size Kích thƣớc phông chữ , từ cỡ 1 đến 1638 và mặc định là cỡ chữ 11 point. Underline Chọn kiểu gạch chân cho văn bản trong danh sách, mặc định là None. Color Chọn màu cho văn bản, mặc định là Automatic (do Excel tự chọn màu) Normal font Nếu chọn sẽ loại bỏ các định dạng Phông khác và trở về dạng bình thƣờng Effects Strikethrough Có thêm đƣờng gạch ngang văn bản Superscript Làm cho văn bản co lại và đẩy lên trên Subscript Làm cho văn bản co lại và đẩy xuống dƣới Preview Xem trƣớc kết quả định dạng bạn vừa chọn Tab Border Line Chọn kiểu và kích cỡ các đƣờng kẻ khung, sau đó chọn các nút bên hộp Border để kẻ Presets Chọn không kẻ khung, kẻ đƣờng bao và kẻ các đƣờng phân cách giữa các ô Color Chọn màu cho các đƣờng kẻ Border Các nút bao quanh hình minh họa dùng để kẻ các đƣờng bao các ô Tab Fill Background Color Chọn màu nền cho các ô. Fill Effects cung cấp các hiệu ứng tô màu nền Trang 52 Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Định dạng Mô tả (xem chi tiết phần dƣới). More Colors Bổ sung thêm các màu và công cụ pha chế màu. Pattern Color Các mẫu màu nền Pattern Style các kiểu mẫu tô nền ô. Xem trƣớc kết quả chọn màu và kiểu mẫu tại Sample Tab Protection Locked Khóa việc thay đổi, di chuyển, xóa, … các ô, chỉ có tác dụng khi trang tiń h đƣợc bảo vệ Hidden Ẩn công thức trong ô, chỉ co tác dụng khi trang tính đƣợc bảo vệ (xem phần sau) General Excel mặc định dùng kiểu này để định dạng giá trị, khi số dài hơn 12 số thì định dạng General chuyển sang dạng Scientific Number Dùng để định dạng các con số, bạn có thể chọn dấu phân cách thập phân và qui định số con số sau dấu thập phân, đồng thời có thể chọn kiểu hiển thị số âm. Currency Dùng để định dạng các đơn vị tiền tệ cho các giá trị, ta có thể chọn dấu phân cách thập phân và định số con số sau dấu thập phân, đồng thời có thể chọn kiểu hiển thị số âm. Accounting Dùng để định dạng các đơn vị tiền tệ trong kế toán, nó đặt ký hiệu tiền tệ và giá trị ở hai cột khác nhau. Date Dùng để định dạng các giá trị ngày và thời gian tùy theo chọn lựa tại phần Type và Locale (location). Các Type có dấu (*) là định dạng lấy từ hệ thống (Control Panel). Time Dùng để định dạng các giá trị ngày và thời gian tùy theo chọn lựa tại phần Trang 53 Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Định dạng Mô tả Type và Locale (location). Các Type có dấu (*) là định dạng lấy từ hệ thống (Control Panel). Percentage Định dạng này lấy giá trị trong ô nhân với 100 và thêm dấu % vào sau kết quả, bạn có thể chọn dấu phân cách thập phân và qui định số con số sau dấu thập phân. Fraction Định dạng này hiển thị con số dƣới dạng phân số tùy theo Type bạn chọn. Scientific Hiển thị con số dƣới dạng khoa học. Ví dụ, số 12345678901 định dạng theo Scientific là 1.23E+10, nghĩa là 1.23 x 1010. Bạn có thể chọn dấu phân cách thập phân và qui định số con số sau dấu thập phân. Text Định dạng nội dung ô giống nhƣ những gì nhập vào kể cả các con số. Special Định dạng các con số dạng mã bƣu chính (ZIP Code), số điện thoại, số bảo hiểm … Custom Dùng để hiệu chỉnh các mã định dạng đang áp dụng hay tạo mới các định dạng do bạn áp dụng. Ta có thể thêm vào từ 200 đến 250 định dạng tự tạo tùy theo ngôn ngữ và phiên bản Excel. (xem phần sau) Sử dụng Wrap Text Khi bạn muốn đoạn văn bản dài trong ô có nhiều dòng thì bạn dùng chức năng wrap text hoặc dùng để xuống dòng tại vị trí mong muốn. B1. Chọn ô cần định dạng Wrap text, ví dụ ô A1 B2. Chọn Home Alignment chọn Wrap Text ( ). Nếu dòng không tự động mở rộng là do ô bị thiết lập chiều cao cố định, bạn vào Home Cells Format tại Cells Size chọn AutoFit Row Height Xoay chữ (Orientation) B1. Chọn các ô cần xoay chữ A1:D1 Trang 54 Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 B2. Chọn Home nhóm Alignment Orientation Angle Counterclockwise Định dạng khung (border) Kẻ đƣờng bao xung quanh vùng B2:E18 đậm, có đƣờng phân cách giữa các ô bằng nét mảnh và màu tất cả đƣờng kẻ là màu đỏ. B1. Chọn danh sách cần kẻ khung B2:E18 B2. Chọn Home nhóm Cells Format Chọn Format Cells B3. Vào Tab Border, chọn màu là Red ( ) tại Color B4. Chọn Style là nét đậm , sau đó chọn nút Outline tại Preset B5. Chọn Style là nét mảnh , sau đó chọn nút Inside tại Preset B6. Bấm OK hoàn tất Trang 55 Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Hiệu ứng tô nền ô (Fill effect) B1. Chọn vùng cần tô màu nền B2:E18 B2. Chọn Home nhóm Cells Format Chọn Format Cells B3. Vào Tab Fill Chọn Fill Effects… B4. Chọn các màu cần phối hợp: Color 1 (ví dụ là màu vàng Yellow) và Color 2 (Blue) B5. Chọn Shading styles là Vertical và chọn kiểu thứ 3 B6. Bấm OK hai lần để hoàn tất. Trang 56 Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Tự động định dạng có điều kiện. Với Excel 2010 định dạng có điều kiện sẽ giúp bạn chỉ ra các mẫu trong dữ liệu và sử dụng rất đơn giản. Chỉ cần đánh dấu một nhóm các ô và bấ m vào Conditional Formatting trên Ribbon Home. Khi di chuyển chuột trên những lựa chọn, bạn sẽ thấy preview của nó ngay lập tức. Có thể gán cho mỗi ô một màu để phán ảnh thứ hạng của nó trong toàn bộ dải các giá trị, thêm một thanh dữ liệu trong suốt phản ánh giá trị của ô… Cách thức tiến hành này cho phép đơn giản hơn rất nhiều so với sự phức tạp trong hộp thoại Conditional Formatting của Excel 2003. Trang 57 Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Bảng và định dạng bảng (table) Excel thiết lập sẵn rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng và còn hỗ trợ tạo thêm các biểu mẫu mới. Excel chỉ cho phép xóa các biểu mẫu tự tạo thêm và cho phép xóa định dạng bảng. Ngoài ra ta có thể hiệu chỉnh định dạng bảng khi cần thiết. Định dạng bảng cho danh sách và chuyển danh sách thành bảng B1. Chọn danh B2:E18 B2. Chọn Home nhóm Styles chọn Format As Table B3. Cửa sổ Style liệt kê rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng, chọn một trong các biểu mẫu. Ví dụ chọn mẫu Light số 9 B4. Cửa sổ Format As Table hiện lên bấm OK để xác nhận.  Để tạo mẫu mới thì tại bƣớc 3 chọn New Table Style…, sau đó đặt tên cho biểu mẫu mới và bấm Format để tùy biến biểu mẫu.  Muốn xóa một mẫu tự tạo thì vào Home Style Format As Table, tại phần Custom bấ m phải chuột lên biểu mẫu và chọn Delete.  Các tùy chọn hiệu chỉnh bảng có ở Table Tools Tab Design trên thanh Ribbon Trang 58 Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Xóa kiểu định dạng bảng đang áp dụng và chuyển bảng về danh sách Để xóa một kiểu định dạng bảng đang áp dụng, trƣớc tiên hãy chọn bảng, tại Tab Design vào nhóm Table Styles chọn More ( ) chọn Clear. Đến lúc này vùng chọn vẫn còn là bảng do vậy nó có các tính năng của bảng. Để chuyển một bảng về thành danh sách thì chọn bảng, sau đó vào Tab Design, tại nhóm Tools chọn Convert to Range. Sử d?