Tự học Microsoft Word 2010 PDF

Tự học Microsoft Word 2010  Mục lục Word 2010 I. Những điểm mới trong Microsoft Word 2010..................................................................................... 5...

Tự học Microsoft Word 2010  Mục lục Word 2010 I. Những điểm mới trong Microsoft Word 2010..................................................................................... 5 1. Tối ưu Ribbons........................................................................................................................ 5 2. Hê ̣ thố ng menu mới la............................................................................................................. ̣ 6 3. Chức năng Backstage View.................................................................................................... 7 4. Chức năng Paster Preview...................................................................................................... 8 5. Chức năng Text Effect............................................................................................................ 8 6. Lưu tê ̣p dưới dạng PDF và XPS được tích hợp sẵn.............................................................. 10 7. Hiển thị thông tin chi tiết của tê ̣p văn bản trong Office Button............................................ 10 8. Khả năng mở rộng màn hình................................................................................................. 11 9. Chức năng chỉnh sửa tê ̣p Media chuyên du ̣ng...................................................................... 11 10. Chụp ảnh cửa sổ, ứng dụng đưa vào văn bản.................................................................... 12 11. Xử lý ảnh như một chương trình chuyên nghiệp.............................................................. 13 12. Phát triển chức năng tìm kiếm.......................................................................................... 13 13. Tùy chọn bảo mật mạnh mẽ............................................................................................. 14 II. Nội dung chính................................................................................................................................. 16 Chương 1: Thao tác căn bản trên Word 2010.................................................................................. 16 1. Tạo mới văn bản................................................................................................................... 16 2. Mở một văn bản tạo sẵn........................................................................................................ 17 3. Lưu một văn bản đã soạn thảo.............................................................................................. 17 4. Thao tác với chuột và bàn phím............................................................................................ 19 5. Chọn khối và thao tác trên khối............................................................................................ 26 Chương 2: Thực hiện định dạng văn bản.......................................................................................... 28 1. Định dạng văn bản................................................................................................................ 28 2. Định dạng cột, tab, Numbering............................................................................................. 36 3. Drop Cap............................................................................................................................... 43 4. Watermark (nền bảo vệ văn bản).......................................................................................... 44 Trang 2  5. Tạo tiêu đề trên và dưới (Header and Footer) cho văn bản................................................... 45 6. Đánh số thứ tự cho trang văn bản......................................................................................... 50 7. Định dạng trang văn bản....................................................................................................... 53 Chương 3: Thực hiện chèn các đối tượng......................................................................................... 57 1. Chèn các kí tự đặc biệt.......................................................................................................... 57 2. Chèn ClipArt và hình ảnh..................................................................................................... 57 3. Chèn và hiệu chỉnh hình vẽ................................................................................................... 58 4. Chèn và hiệu chỉnh lưu đồ.................................................................................................... 58 5. Vẽ và hiệu chỉnh biểu đồ....................................................................................................... 60 6. Lập và hiệu chỉnh biểu thức toán học................................................................................... 63 Chương 4: Thao tác với bảng biểu.................................................................................................... 65 1. Thao tác tạo bản và hiệu chỉnh bảng..................................................................................... 65 2. Định dạng đường viền và nền cho bảng................................................................................ 67 3. Chèn công thức toán học vào bảng....................................................................................... 69 4. Chuyển bảng thành văn bản và ngược lại............................................................................. 71 Chương 5: Hỗ trợ xử lý trong Word 2010......................................................................................... 74 1. Auto Correct và Macro......................................................................................................... 74 2. Tạo ghi chú và bảo vệ tài liệu Word..................................................................................... 80 3. Tìm kiếm, thay thế................................................................................................................ 84 4. Kiểm tra chính tả, ngữ pháp, từ đồng nghĩa, tự động chỉnh sửa, từ điển mặc định và công cụ đếm từ........................................................................................................................................... 88 5. In tài liệu Word..................................................................................................................... 94 6. Phố i thư (Mail Merge).......................................................................................................... 97 Chương 6: Các phím tắt trong Word 2010...................................................................................... 107 1. Các loại phím tắt:................................................................................................................ 107 2. Duyệt thanh Ribbon bằng Access Key (phím truy cập)...................................................... 108 3. Các phím tắt thông dụng:.................................................................................................... 110 Trang 3 Chương 7: Một số mẹo hay trên Word 2010.................................................................................. 113 1. Các công cụ đồ họa của Word 2010................................................................................... 113 1. Sử dụng Word 2010 để viết Blog........................................................................................ 116 2. Tạo mục lục trong Word 2010............................................................................................ 118 3. Tạo trang bìa trong Word 2010........................................................................................... 125 4. Tìm nhanh từ đồng nghĩa trong Word................................................................................. 125 5. Gửi tê ̣p qua Email từ môi trường Word.............................................................................. 126 6. Thủ thuật dùng máy tính trong Word.................................................................................. 128 7. Thủ thuật tránh in văn bản ngoài ý muốn........................................................................... 130 8. Mẹo in hình khổ giấy lớn bằng máy in nhỏ........................................................................ 132 11. Tạo nhanh một hoặc nhiều dòng ngẫu nhiên........................................................................ 133 12. Tạo bảng bằng phím.............................................................................................................. 134 13. Tạo đường kẻ........................................................................................................................ 134 14. Bỏ tính năng tự động SuperScript......................................................................................... 134 15. Sao định dạng bảng tính........................................................................................................ 134 Trang 4 Những điểm mới trong Microsoft Word 2010 I. Những điểm mới trong Microsoft Word 2010 1. Tối ưu Ribbons Nế u ba ̣n vẫn đang dùng bô ̣ Office 2003 và quen thuộc với thanh menu chuẩn nằm ở phía trên cửa sổ thì hãy chuẩn bị cho một sự đổi mới trong bộ Office 2010. Với thanh menu theo giao diê ̣n Ribbon , các chức năng sẽ được chia ra theo từng tab riêng biê ̣t trên menu chứ không hiể n thi ̣ra toàn bô ̣ như kiể u menu cũ. Thực ra bộ Office 2007 cũng đã được trang bị kiểu menu Ribbon, tuy nhiên, menu của Office 2010 đươ ̣c tố i ưu để thuâ ̣n tiê ̣n hơn cho người dùng. Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo thêm các tab mới để chứa các chức năng của riêng mình. Menu Ribbon trên Word 2010 Có thể khi mới chuyển qua menu mới , bạn sẽ gặp ít nhiều khó khăn về sự mới lạ , tuy nhiên, mô ̣t khi đã quen thuô ̣c , bạn sẽ khó mà chấp nhận quay trở lại sử dụng mẫu menu cũ trên Office 2003. Trang 5 Những điểm mới trong Microsoft Word 2010 2. Hê ̣ thố ng menu mới la ̣ Trước đây, Office 2007 đã ta ̣o ra sự khác biê ̣t hoàn toàn so với Office 2003 cũng như các phiên bản Office cũ về mặt giao diện , đă ̣c biê ̣t là menu của chương trin ̀ h thì giờ đây, Office 2010 lại là tạo nên 1 cấ p đô ̣ mới và là một sự thay đổi về menu công cụ của chương trình. Khi lựa cho ̣n trên menu công cu ̣ , thay vì thả xuống 1 menu như trước đây, toàn bộ cửa sổ Office 2010 sẽ thay đổi màu sắc và sẽ cung cấp cho bạn các tùy chọn như Save, Open, Close, Preview… Trang 6 Những điểm mới trong Microsoft Word 2010 Và trên cùng , hê ̣ thố ng menu mới cung cấp các thông tin chi tiết về tác giả , kích thước tê ̣p, và các thông tin về sửa đổ i tê ̣p…. Thêm vào đó là một cửa sổ cho phép ba ̣n xem trước tài liê ̣u ở da ̣ng trang in để chắc chắn rằn g văn bản đã đươ ̣c trình bày theo đúng ý ba ̣n. Nói một đơn giản : Hê ̣ thố ng menu mới của Office 2010 rõ ràng và chi tiết hơn rấ t nhiề u. 3. Chức năng Backstage View Trong Office 2010, nút bấm này được thay đổi bởi một tab mới trên Ribbon , nằ m ở trong cùng bên trái. Khi ba ̣n bấ m vào tab này , mô ̣t màn hình mới đươ ̣c go ̣i là Backstage View sẽ đươ ̣c hiê ̣n lên. Trên màn hin ̀ h này , danh sách bên trái sẽ chứa các tác vụ, màn hình bên phải sẽ là tùy chọn các chức năn g tương ứng với tác vu ̣ đó. Trang 7 Những điểm mới trong Microsoft Word 2010 4. Chức năng Paster Preview Microsoft đã thu thâ ̣p phản hồ i của khách hàng về các phiên bản Office trước và phát hiê ̣n ra rằ ng số đông người dùng thường xuyên mấ t nhiề u thời gian để dán mô ̣t đoa ̣n văn bản hoă ̣c hình ảnh vào nô ̣i dung soa ̣n thảo của mình. Nguyên do của tình tra ̣ng này là vì người dùng không biế t trước nô ̣i dung đươ ̣c dán vào văn bản sẽ trông như thế nào , và họ phải làm lại nhiều lần mới khiến cho chúng trông hơ ̣p lý và phù hơ ̣p với đinh ̣ da ̣ng của nô ̣i dung soa ̣n thảo. Và đó là lý do tính năng Paste Preview đươ ̣c ra đời. Paste Preview cho phép ba ̣n xem t rước nô ̣i dung soa ̣n thảo sẽ trông như thế nào nế u mô ̣t nô ̣i dung khác đươ ̣c dán vào trong đó , giúp bạn tiết kiệm được thời gian. Ngoài ra tính năng này còn cho phép lưu giữ định dạng của nội dung cần dán , kế t hơ ̣p các đinh ̣ dạng hoặc loại bỏ định dạng của nội dung trước khi dán. 5. Chức năng Text Effect Thay vì phải tạo một đối tượng WordArt để chèn chữ nghệ thuật vào trang văn bản, giờ đây với Office 2010 công việc đó đã đơn giản hơn rất nhiều và người dùng cũng có thêm nhiều lựa chọn với việc trang trí văn bản của mình. Khác với phiên bản Office 2007. Tính năng WordArt chỉ được tích hợp vào Excel và Powerpoint còn với Word 2007 thì mọi sự vẫn y như trước nhưng tới Office 2010 thì đã khác. Trang 8 Những điểm mới trong Microsoft Word 2010 Với tính năng Text Effect bạn có thể sử dụng hoàn toàn các hiệu ứng đẹp mắt của WordArt trong Excel hay Powerpoint 2007 trong Word 2010. Thật đơn giản bạn chỉ cần lựa chọn đoạn văn bản cần áp dụng hiệu ứng sau đó bấ m chuột vào biểu tượng của Text Effect trên thanh công cụ tại tab Menu Home, một menu đổ xuống cho phép bạn lựa chọn các hiệu ứng cần áp dụng Và bạn hoàn toàn có thể áp dụng các hiệu ứng có trong Text Effect với văn bản của mình. Nếu như phải lựa chọn Edit để hiệu chỉnh nội dung cho WordArt thì giờ đây người dùng có thể chỉnh sửa trực tiếp nội dung văn bản có hiệu ứng của WordArt Người dùng có thể chèn, xóa hay thay đổi Font, kích thước Font, màu sắc, đánh dấu… với văn bản mang hiệu ứng của WordArt Chú ý: Chức năng này chỉ sử dụng cho những tê ̣p Word được tạo ra từ Word 2010 và có định dạng *.docx nếu người dùng lưu tê ̣p dưới dạng *.doc thì các hiệu ứng này sẽ tự động bị gỡ bỏ khỏi văn bản Trang 9 Những điểm mới trong Microsoft Word 2010 6. Lưu têp̣ dưới dạng PDF và XPS được tích hợp sẵn Ngoài các định dạng được hỗ trợ bởi MS Office các phiên bản trước đó như Doc, Docx… thì Office 2010 cũng hỗ trợ lưu tê ̣p dưới định dạng PDF và XPS mà không phải cài đặt thêm Add-in nào như Office 2007 7. Hiển thị thông tin chi tiết của têp̣ văn bản trong Office Button Để biết thông tin về tê ̣p văn bản bạn đang làm việc bạn chỉ việc bấ m chuột vào nút Office Button. Mọi thông tin sẽ được hiển thị như dung lượng (tính đến lần lưu cuối cùng), số trang, số từ, thời gian chỉnh sửa, thời gian tạo, thời gian lưu lần cuối, người tạo… Trang 10 Những điểm mới trong Microsoft Word 2010 8. Khả năng mở rộng màn hình Office 2010 cho phép người dùng mở rộng cửa sổ soạn thảo bằng cách ẩn hoặc hiện bảng Menu Ribbon bằng nút lệnh Minimize the Ribbon nằm phía trên góc phải cửa sổ làm việc của các ứng dụng Office 2010 hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + F1 9. Chức năng chin ̉ h sửa têp̣ Media chuyên du ̣ng Chức năng chin ̉ h sửa têp̣ Media chuyên du ̣ng: Không chỉ biế t đế n với những công cu ̣ soa ̣n thảo văn bản và tin ́ h toán , Office 2010 còn biết đến với công cụ chỉnh sửa ảnh và video mạnh mẽ. Cụ thể, bạn có thể dễ dàng Trang 11 Những điểm mới trong Microsoft Word 2010 chỉnh sửa và biên tập nội dung hình ảnh cũng như video ngay trong trong Microsoft PowerPoint. Bạn thậm chí có thể loại bỏ nền của hin ̀ h ảnh với bô ̣ Office mới. Nói cách khác, Office 2010 có rất nhiều tin ́ h năng mà bạn có thể làm được với các tê ̣p media. Mặc dù nó sẽ không phải là phầ n mề m chỉnh sửa ảnh chuyên du ̣ng như Photoshop, nhưng Office 2010 thực sự làm cho việc tạo và chỉnh sửa nô ̣i dung các hình ảnh dễ dàng hơn. 10. Chụp ảnh cửa sổ, ứng dụng đưa vào văn bản Đây là một điểm mới có trong Office 2010, trong Menu Insert bạn dễ dàng nhận thấy nút lệnh Screenshot. Khi bấ m chuột vào nút lệnh này một menu hiện ra cho phép bạn chụp ảnh một ứng dụng đang chạy hay một cửa sổ đang được mở để chèn vào ngay tại vị trí con trỏ. Khi bấ m chuột vào nút lệnh Screenshot một menu hiện ra hiển thị các cửa sổ đang mở và chương trình đang chạy người dùng chỉ việc bấ m chuột vào đối tượng để có được bức ảnh chèn vào văn bản. Người dùng cũng có thêm lựa chọn chụp tuỳ chọn bằng cách lựa chọn Screen Clipping để chụp ảnh những vùng mình muốn. Khi chọn lệnh này màn hình máy tính sẽ mờ đi và con trỏ chuyển thành dấu cộng màu đen người Trang 12 Những điểm mới trong Microsoft Word 2010 dùng bấ m chuột và khoanh một vùng cần chụp vùng đó sẽ sáng lên và ngay khi thả chuột người dùng sẽ có được một bức ảnh chèn vào văn bản là vùng vừa chọn. 11. Xử lý ảnh như một chương trình chuyên nghiệp Với Office 2010 người dùng có thêm nhiều lựa chọn thiết lập các chế độ và hiệu ứng cho đối tượng picture được chèn vào văn bản. Chỉ cần chọn đối tượng này sau đó vào Menu Picture Tools\Format người dùng có thể dễ dàng nhận thấy các lựa chọn để thay đổi hiệu ứng cho bức ảnh như: Correction, Color, Artistic Effect. 12. Phát triển chức năng tìm kiếm Nếu như với Office 2007 và các phiên bản trước đó hộp thoại tìm kiếm không có gì khác biệt thì với Office Word 2010 MS đã phát triển chức năng này thành một chức năng khá linh hoạt và tốc độ tìm kiếm cũng được cải thiện đáng kể. Khi chọn lệnh tìm kiếm hay bấm tổ hợp phím Ctrl+F, cửa sổ soạn thảo sẽ thu hẹp lại về bên trái nhường chỗ cho hộp thoại tìm kiếm. Khi người dùng nhập nội dung tìm kiếm vào ô Search Document thì các từ giống sẽ được đánh dấu ngay trong văn bản đồng thời hộp thoại cũng hiện ra một phần đoạn văn gần với từ đang tìm kiếm để người dùng có thể dễ dàng di chuyển đến vùng có từ đang tìm kiếm Trang 13 Những điểm mới trong Microsoft Word 2010 13. Tùy chọn bảo mâ ̣t mạnh mẽ Trang 14 Những điểm mới trong Microsoft Word 2010 Bạn luôn lo lắng nội dung tài liệu của mình sẽ bị thay đổi và truy cập trái phép ? Điề u này sẽ được hạn chế tối đa ở trong Office 2010. Phiên bản Office mới cung cấ p những tính năng cho phép hạn chế việc thay đ ổi mà không có sự cho phép của tác giả , ngoài ra còn cung cấ p thêm vào một “chế độ bảo vệ” (protection mode) để tránh việc bạn vô tình sửa nô ̣i dung của tê ̣p ngoài ý muốn. Office 2010 cho phép bạn chọn lựa ai trong số những người nhâ ̣n đươ ̣ c tài liê ̣u của ba ̣n đươ ̣c phép chin ̉ h sửa , hoă ̣c chỉ đươ ̣ c xem mà không có quyền chỉnh sửa. Trang 15 Chương 1. Thao tác căn bản trên Word 2010 II. Nội dung chính Chương 1: Thao tác căn bản trên Word 2010 1. Tạo mới văn bản Tương tự như Word 2007, phím tắt để tạo một tài liệu mới trong Word 2010 là Ctrl+N. Cách khác: Bấm chuột vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn New, bấm đúp chuột vào mục Blank document. Tạo một tài liệu mới từ mẫu có sẵn: Bấm Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn New. Bấm nút Create để tạo một tài liệu mới từ mẫu đã chọn. Trang 16 Chương 1. Thao tác căn bản trên Word 2010 2. Mở một văn bản tạo sẵn Tương tự như Word 2007, phím tắt mở tài liệu có sẵn là Ctrl+O. Bạn cũng có thể vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Open. 3. Lưu một văn bản đã soạn thảo Lưu tài liệu Phím tắt để lưu tài liệu là Ctrl+S (giống Word 2007). Cách khác: Bấm Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Save. Nếu tê ̣p tài liệu này trước đó chưa được lưu lần nào, bạn sẽ được yêu cầu đặt tên tê ̣p và chọn nơi lưu. Để lưu tài liệu với tên khác (hay định dạng khác), bạn bấm Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Save As (phím tắt F12, tương tự như Word 2007). Mặc định lưu tài liệu dạng Word 2003 trở về trước Mặc định, tài liệu của Word 2010 được lưu với định dạng là *.DOCX, khác với *.DOC mà bạn đã quen thuộc. Với định dạng này, bạn sẽ không thể nào mở được trên Word 2003 trở về trước nếu không cài thêm bộ chuyển đổi. Để tương thích khi mở trên Word 2003 mà không cài thêm chương trình, Word 2007 cho phép bạn lưu lại với định dạng Word 2003 (trong danh sách Save as type của hộp thoại Save As, bạn chọn Word 97-2003 Document). Muốn Word 2010 mặc định lưu với định dạng của Word 2003, bạn bấm Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Word Options để mở hộp thoại Word Options. Trong khung bên trái, chọn Save. Tại mục Save files in this format, bạn chọn Word 97-2003 Document (*.doc). Bấm OK. Trang 17 Chương 1. Thao tác căn bản trên Word 2010 Giảm thiểu khả năng mất dữ liệu khi chương trình bị đóng bất ngờ Để đề phòng trường hợp treo máy, mất điện làm mất dữ liệu, bạn nên bật tính năng sao lưu tự động theo chu kỳ. Bấm Microsoft Office Button (hoặc Tab File), Word Options, chọn Save Trang 18 Chương 1. Thao tác căn bản trên Word 2010 4. Thao tác với chuột và bàn phím 4.1 Thao tác với chuột: a. Sao chép dạng văn bản: Một trong những công cụ định dạng hữu ích nhất trong Word là Format Painter (nút hình cây cọ trên thanh công cụ Standard). Bạn có thể dùng nó để sao chép dạng từ một đoạn văn bản này đến một hoặc nhiều đoạn khác và để thực hiện chức năng này, dùng chuột là tiện lợi nhất. Đầu tiên đánh khối văn bản có dạng cần chép, bấm một lần vào nút Format Painter (nếu muốn dán dạng vào một đoạn văn bản khác) hoặc bấm kép nút (nếu muốn dán dạng vào nhiều đoạn văn bản khác). Tiếp theo, để dán dạng vào những đoạn văn bản nào thì chỉ cần bôi đen chúng là xong (bấm thêm phím Esc để tắt chức năng này đi nếu trước đó bạn bấm kép nút Format Painter). b. Sao chép hoặc di chuyển dòng hoặc cột trong bảng: Trong một bảng, nếu bạn muốn chép thêm hay di chuyển một hay nhiều dòng hoặc cột thì có thể dùng cách kéo và thả bằng chuột như sau: chọn dòng hoặc cột cần chép hoặc di chuyển, kéo khối đã chọn (nếu sao chép thì trước đó bấm giữ phím Ctrl) đặt tại vị trí mà bạn muốn. c. Dùng thước để xem khoảng cách văn bản trên trang: Thông thường bạn dùng cây thước để định vị các dòng văn bản, đặt khoảng cách lề trang hay đặt các tab dừng. Nhưng nó còn một công dụng khác không kém phần thú vị và tiện lợi, đó là xem chính xác (thể hiện trực quan bằng số) khoảng cách của văn bản so với lề, cạnh trang hoặc giữa mỗi tab. Để biết khoảng cách mỗi phần như thế nào, bạn bấm và giữ chuột tại một vị trí nào đó trên thanh thước ngang, đồng thời bấm giữ tiếp nút chuột phải là sẽ thấy ngay khoảng cách giữa mỗi phần là bao nhiêu. d. Sao chép hoặc di chuyển văn bản: Cũng tương tự như bảng hay bất cứ đối tượng nào khác trong tài liệu, bạn có thể dùng cách kéo và thả trong việc sao chép hoặc di chuyển văn bản. Ở đây không cần phải nói gì thêm về phương pháp này (vì chắc hầu hết chúng ta đều đã biết cách làm này), Trang 19 Chương 1. Thao tác căn bản trên Word 2010 nhưng chỉ lưu ý một điều là để có thể dùng được cách này thì tuỳ chọn Drag-and-drop text editing (menu Tools-Options-tab Edit) phải được đánh dấu. e. Phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu: Khi cần phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu, thông thường bạn sẽ chọn từ nút Zoom trên thanh Standard, nhưng như thế cũng hơi bất tiện vì phải qua hai ba thao tác. Nếu chuột của bạn có 3 nút thì có thể nhanh chóng phóng to hay thu nhỏ tài liệu từ nút chuột giữa, bằng cách bấm giữ phím Ctrl trong khi đẩy nút chuột lên (phóng to) hoặc xuống (thu nhỏ). f. Mở nhanh hộp thoại Tabs và Page Setup: Khi cần chỉnh sửa chi tiết các dấu tab dừng trong đoạn văn bản, bạn sẽ phải nhờ đến hộp thoại Tabs, hay khi thay đổi các thiết lập trang giấy thì bạn lại phải dùng đến hộp thoại Page Setup. Thay vì mở các hộp thoại đó từ menu Format-Tabs hay menu File- Page Setup, bạn có thể nhanh chóng mở chúng bằng cách bấm kép bất kỳ chỗ nào trong thanh thước ngang (trong khoảng cách nhập văn bản, ở dưới các hàng số để mở hộp thoại Tabs hoặc trên hàng số để mở hộp Page Setup). g. Đánh khối toàn bộ tài liệu: Trước khi cung cấp một dạng nào đó cho toàn bộ văn bản, điều đầu tiên mà bạn sẽ làm là bôi đen toàn bộ chúng và bạn có thể dùng những cách như bấm menu Edit- Select All hoặc bấm Ctrl+A. Nhưng bạn hãy thử cách này xem, chỉ cần đưa chuột về lề trái văn bản (mũi tên trỏ chuột sẽ nghiêng về phải) và bấm nhanh 3 lần cũng có thể chọn toàn bộ tài liệu được đấy. 4.2 Thao tác với bàn phím Các phím thường dùng trong Winword gồm các phím: Các phím di chuyển con trỏ: Phím ↑: Di chuyển con trỏ lên một dòng. Phím ↓: Di chuyển con trỏ xuống một dòng. Trang 20 Chương 1. Thao tác căn bản trên Word 2010 Phím →: Di chuyển con trỏ sang phải một ký tự. Phím ←: Di chuyển con trỏ sang trái một ký tự. Các phím xoá ký tự: Phím Delete: Xoá ký tự tại ví trí con trỏ (bên phải con trỏ). Phím Backspace: Xoá ký tự liền trái vị trí con trỏ. Phím Insert: Để chuyển đổi giữa chế độ chèn (Insert) và thay thế (Overwrite) ký tự. Các phím điều khiển: Phím Home: Chuyển vị trí con trỏ về đầu dòng văn bản chứa con trỏ. Phím End: Chuyển vị trí con trỏ về cuối dòng văn bản chứa con trỏ. Phím Page Up: Chuyển vị trí con trỏ lên trên một trang màn hình. Phím Page Down: Chuyển vị trí con trỏ xuống dưới một trang màn hình. Muốn về đầu văn bản: ấn đồng thời Ctrl+Home. Muốn về cuối văn bản: ấn đồng thời Ctrl+End. Thao tác nhanh trong văn bản với các phím tắt thông dụng TT Phím tắt Tác dụng 1 Ctrl+1 Giãn dòng đơn (1) 2 Ctrl+2 Giãn dòng đôi (2) 3 Ctrl+5 Giãn dòng 1,5 4 Ctrl+0 (zero) Tạo thêm độ giãn dòng đơn trước đoạn Trang 21 Chương 1. Thao tác căn bản trên Word 2010 TT Phím tắt Tác dụng 5 Ctrl+L Căn dòng trái 6 Ctrl+R Căn dòng phải 7 Ctrl+E Căn dòng giữa 8 Ctrl+J Căn dòng chữ dàn đều 2 bên, thẳng lề 9 Ctrl+N Tạo tê ̣p mới 10 Ctrl+O Mở tê ̣p đã có 11 Ctrl+S Lưu nội dung tê ̣p 12 Ctrl+P In ấn tê ̣p 13 F12 Lưu tài liệu với tên khác 14 F7 Kiểm tra lỗi chính tả tiếng Anh 15 Ctrl+X Cắt đoạn nội dung đã chọn (bôi đen) 16 Ctrl+C Sao chép đoạn nội dung đã chọn 17 Ctrl+V Dán tài liệu 18 Ctrl+Z Bỏ qua lệnh vừa làm 19 Ctrl+Y Khôi phục lệnh vừa bỏ (ngược lại với Ctrl+Z) 20 Ctrl+Shift+S Tạo Style (heading) -> Dùng mục lục tự động Trang 22 Chương 1. Thao tác căn bản trên Word 2010 TT Phím tắt Tác dụng 21 Ctrl+Shift+F Thay đổi phông chữ 22 Ctrl+Shift+P Thay đổi cỡ chữ 23 Ctrl+D Mở hộp thoại định dạng phông chữ 24 Ctrl+B Bật/tắt chữ đậm 25 Ctrl+I Bật/tắt chữ nghiêng 26 Ctrl+U Bật/tắt chữ gạch chân đơn 27 Ctrl+M Lùi đoạn văn bản vào 1 tab (mặc định 1,27cm) 28 Ctrl+Shift+M Lùi đoạn văn bản ra lề 1 tab Lùi những dòng không phải là dòng đầu của đoạn 29 Ctrl+T văn bản vào 1 tab Lùi những dòng không phải là dòng đầu của đoạn 30 Ctrl+Shift+T văn bản ra lề 1 tab 31 Ctrl+A Lựa chọn (bôi đen) toàn bộ nội dung tê ̣p 32 Ctrl+F Tìm kiếm ký tự Ctrl+G (hoặc 33 Nhảy đến trang số F5) 34 Ctrl+H Tìm kiếm và thay thế ký tự Trang 23 Chương 1. Thao tác căn bản trên Word 2010 TT Phím tắt Tác dụng 35 Ctrl+K Tạo liên kết (link) 36 Ctrl+] Tăng 1 cỡ chữ 37 Ctrl+[ Giảm 1 cỡ chữ 38 Ctrl+W Đóng tê ̣p 39 Ctrl+Q Lùi đoạn văn bản ra sát lề (khi dùng tab) 40 Ctrl+Shift+> Tăng 2 cỡ chữ 41 Ctrl+Shift+< Giảm 2 cỡ chữ 42 Ctrl+F2 Xem hình ảnh nội dung tê ̣p trước khi in 43 Alt+Shift+S Bật/Tắt phân chia cửa sổ Window 44 Ctrl+enter Ngắt trang 45 Ctrl+Home Về đầu tê ̣p 46 Ctrl+End Về cuối tê ̣p 47 Alt+Tab Chuyển đổi cửa sổ làm việc 48 Start+D Chuyển ra màn hình Desktop 49 Start+E Mở cửa sổ Internet Explore, My computer 50 Ctrl+Alt+O Cửa sổ MS word ở dạng Outline Trang 24 Chương 1. Thao tác căn bản trên Word 2010 TT Phím tắt Tác dụng 51 Ctrl+Alt+N Cửa sổ MS word ở dạng Normal 52 Ctrl+Alt+P Cửa sổ MS word ở dạng Print Layout 53 Ctrl+Alt+L Đánh số và ký tự tự động 54 Ctrl+Alt+F Đánh ghi chú (Footnotes) ở chân trang 55 Ctrl+Alt+D Đánh ghi chú ở ngay dưới dòng con trỏ ở đó Đánh chú thích (nền là màu vàng) khi di chuyển 56 Ctrl+Alt+M chuột đến mới xuất hiện chú thích 57 F4 Lặp lại lệnh vừa làm 58 Ctrl+Alt+1 Tạo heading 1 59 Ctrl+Alt+2 Tạo heading 2 60 Ctrl+Alt+3 Tạo heading 3 61 Alt+F8 Mở hộp thoại Macro 62 Ctrl+Shift++ Bật/Tắt đánh chỉ số trên (x2) 63 Ctrl++ Bật/Tắt đánh chỉ số dưới (o2) Ctrl+Space 64 Trở về định dạng phông chữ mặc định (dấu cách) 65 Esc Bỏ qua các hộp thoại Trang 25 Chương 1. Thao tác căn bản trên Word 2010 TT Phím tắt Tác dụng Chuyển đổi chữ thường thành chữ hoa (với chữ 66 Ctrl+Shift+A tiếng Việt có dấu thì không nên chuyển) 67 Alt+F10 Phóng to màn hình (Zoom) 68 Alt+F5 Thu nhỏ màn hình Alt+Print 69 Chụp hình hộp thoại hiển thị trên màn hình Screen 70 Print Screen Chụp toàn bộ màn hình đang hiển thị 5. Chọn khối và thao tác trên khối  Chọn khối - Cách 1: bấ m chuô ̣t từ điểm đầu đến điểm cuối của văn bản cần chọn - Cách 2: Bấ m chuô ̣t để đặt con trỏ text ở điểm đầu, giữ Shift và bấ m chuô ̣t ở điểm cuối của đoạn văn bản cần chọn - Cách 3: Dùng phím Home, End và phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển con trỏ text đến điểm đầu Giữ phím Shift và gõ các phím mũi tên thích hợp để di chuyển con trỏ text đến điểm cuối của đoạn văn bản cần chọn  Sao chép, di chuyển: Lệnh Biểu tượng Phím tương đương Ý nghĩa Cut Ctrl + X Chuyển đoạn văn bản đã chọn vào Trang 26 Chương 1. Thao tác căn bản trên Word 2010 Lệnh Biểu tượng Phím tương đương Ý nghĩa bộ nhớ Clipboard Chép đoạn văn bản đã chọn vào bộ Copy Ctrl + C nhớ Clipboard Dán đoạn văn bản có trong Paste Ctrl + V Clipboard vào vị trí con trỏ text - Đánh dấu chọn đoạn văn bản - Vào menu Edit chọn Copy hoặc Cut - Đặt con trỏ ở vị trí kết quả chọn Paste  Xóa khối - Chọn đoạn văn bản cần xóa. Bấm phím Delete trên bàn phím Trang 27 Chương 2. Thực hiê ̣n đi ̣nh dạng văn bản Chương 2: Thực hiện định dạng văn bản 1. Định dạng văn bản In đậm 1. Chọn đoạn text mà bạn muốn in đậm, đưa con trỏ chuột vào vùng chọn cho đến khi xuất hiện thanh công cụ Mini. 2. Bấm nút Bold (B). Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl+B. Lưu ý, bấm Bold (hoặc Ctrl+B) lần nữa nếu bạn muốn bỏ in đậm. In nghiêng Thực hiện tương tự như in đậm, nhưng thay vì bấm nút Bold thì bạn bấm nút Italic (phím tắt Ctrl+I). Gạch dưới đoạn text Bấm Ctrl+U để gạch dưới đoạn text đang chọn. Bấm Ctrl+U lần nữa để bỏ gạch dưới. Ngoài ra còn có nhiều kiểu gạch dưới khác: * Gạch dưới các từ, trừ khoảng trắng: - Chọn đoạn text bạn muốn gạch dưới. - Tại tab Home, nhóm Font, bạn bấm nút mũi tên ở góc dưới bên phải. - Trong hộp Underline style, bạn chọn Word only. Bấm OK. Trang 28 Chương 2. Thực hiê ̣n đi ̣nh dạng văn bản * Gạch đôi ở dưới từ: Thực hiện bước 1, 2 tương tự trên. Trong hộp Underline style, bạn chọn biểu tượng dòng đôi. Bấm OK. * Đường gạch dưới trang trí: Thực hiện bước 1, 2 tương tự trên. - Trong hộp Underline style, bạn chọn kiểu mình thích. - Để đổi màu của đường gạch dưới, bấm chuột vào hộp Underline color và chọn màu mình thích. Bấm OK. Đổi màu chữ 1. Chọn đoạn text bạn muốn đổi màu, di chuyển con trỏ chuột vào vùng chọn để xuất hiện thanh công cụ Mini. 2. Bấm nút Font Color và chọn màu mình thích. Đổi kích cỡ chữ 1. Chọn đoạn text, di chuyển con trỏ chuột vào để xuất hiện thanh công cụ Mini. 2. Để tăng kích cỡ chữ, bạn bấm nút Grow Font (phím tắt Ctrl+Shift+>). Để giảm kích cỡ chữ, bấm nút Shrink Font (phím tắt Ctrl+Shift+3) - Line Between : Đường kẻ giữa các cột - Width and Spacing : Điều chỉnh độ rộng và khoảng cách Trang 37 Chương 2. Thực hiê ̣n đi ̣nh dạng văn bản - Equal column width :Các cột có độ rộng cột bằng nhau nếu bấ m chọn vào ô vuông phía trước Cách thứ hai: chia cột trước, gõ văn bản sau (dùng trong trường hợp toàn bộ văn bản được chia theo dạng cột báo). - Tại tab Page Layput, nhóm Page Setup bạn chọn các mẫu cột do Word mặc nhiên ấn định - Nhập văn bản vào. - Tại tab Page Layput, nhóm Page Setup bạn chọn Breaks, Column Break: để ngắt cột khi bạn muốn sang các cột còn lại. b. Cài đặt điểm dừng tab (Tab stops) Để cho việc cài đặt tab được thuận tiện, bạn nên cho hiển thị thước ngang trên đỉnh tài liệu bằng cách bấm nút View Ruler ở đầu trên thanh cuộn dọc. Trang 38 Chương 2. Thực hiê ̣n đi ̣nh dạng văn bản Bạn có thể nhanh chóng chọn tab bằng cách lần lượt bấm vào ô tab selector – là ô giao nhau giữa thước dọc và thước ngang (ở góc trên bên trái trang tài liệu) cho đến khi chọn được kiểu tab mong muốn, sau đó bấm chuột vào thanh thước ngang nơi bạn muốn đặt tab. Tùy từng trường hợp cụ thể mà bạn có thể sử dụng một trong các loại tab sau:  Tab trái: Đặt vị trí bắt đầu của đoạn text mà từ đó sẽ chạy sang phải khi bạn nhập liệu.  Tab giữa: Đặt vị trí chính giữa đoạn text. Đoạn text sẽ nằm giữa vị trí đặt tab khi bạn nhập liệu.  Tab phải: Nằm ở bên phải cuối đoạn text. Khi bạn nhập liệu, đoạn text sẽ di chuyển sang trái kể từ vị trí đặt tab.  Tab thập phân: Khi đặt tab này, những dấu chấm phân cách phần thập phân sẽ nằm trên cùng một vị trí.  Bar Tab: Loại tab này không định vị trí cho text. Nó sẽ chèn một thanh thẳng đứng tại vị trí đặt tab. Trang 39 Chương 2. Thực hiê ̣n đi ̣nh dạng văn bản - Default tab stops: Khoảng cách dừng của default tab, thông thường là 0.5” - Tab stop position: gõ tọa độ điểm dừng Tab - Alignment chọn một loại tab là Left – Center – Right – Decimal – Bar (loại tab chỉ có tác dụng tạo một đuờng kẻ dọc ở một tọa độ đã định) - Leader chọn cách thể hiện tab o 1 None Tab tạo ra khoảng trắng o 2-3-4 Tab tạo ra là các dấu chấm, dấu gạch hoặc gạch liền nét - Các nút lệnh: o Set : Đặt điểm dừng tab, tọa độ đã gõ được đưa vào danh sách o Clear : xóa tọa độ đã chọn o Clear all : xóa tất cả tọa độ điểm dừng tab đã đặt Nếu bạn muốn đặt điểm dừng tab tại vị trí phù hợp mà không thể xác định chính xác khi bấm chuột lên thanh thước ngang, hoặc bạn muốn chèn ký tự đặc biệt trước tab, bạn có thể dùng hộp thoại Tabs bằng cách bấm đúp chuột vào bất kỳ điểm dừng tab nào trên thanh thước. Trang 40 Chương 2. Thực hiê ̣n đi ̣nh dạng văn bản Sau khi cài đặt điểm dừng tab xong, bạn có thể bấm phím Tab để nhảy đến từng điểm dừng trong tài liệu. c. Numbering Số thứ tự tự động cho phép bạn định dạng và tổ chức văn bản với các số, các bullet (dấu chấm tròn). Bulleted and Numbered Các danh sách Bullet có các dấu chấn tròn, danh sách các Number có các số và danh sách các Ountline là sự phối hợp giữa các số và các chữ cái phụ thuộc vào sự tổ chức của danh sách. Để thêm một thứ tự tự động vào văn bản có sẵn: Lựa chọn văn bản bạn muốn để tạo một thứ tự tự động Trong nhóm Paragraph trên tab Home, bấ m vào nút danh sách Bulleted hoặc Numbered Trang 41 Chương 2. Thực hiê ̣n đi ̣nh dạng văn bản Để tạo một thứ tự tự động mới: Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn thứ tự tự động trong tài liệu Chọn nút danh sách Bulleted hoặc Numbered Rồi nhập nội dung bình thường Số thứ tự tự động lồng Số thứ tự tự động lồng là danh sách có một vài cấp độ. Để tạo một thứ tự tự động lồng: Tạo thứ tự tự động của bạn theo sự hướng dẫn phía trên Chọn nút Increase Indent hay Decrease Indent Định dạng danh sách thứ tự tự động Hình ảnh chấm tròn và số có thể được thay đổi bằng cách sử dụng hộp thoại Bullets or Numbering. Lựa chọn toàn bộ thứ tự tự động để thay đổi tất cả các dấu chấm tròn hay số, hoặc đặt con trỏ lên một dòng trong danh sách thứ tự tự động để thay đổi một Bullet Chọn phải chuột Chọn vào mũi tên bên cạnh danh sách Bulleter hay Numbered và chọn một Bullet hay Numbering khác. Trang 42 Chương 2. Thực hiê ̣n đi ̣nh dạng văn bản 3. Drop Cap Tạo một chữ hoa thụt cấp (Dropped Cap) Microsoft Word có tính năng tạo nhấn mạnh gọi là Drop Cap. Đó là chữ cái đầu câu được phóng to và thả xuống. Kiểu trình bày văn bản này có tính mỹ thuật cao. Bấ m chuột lên tab Insert trên thanh Ribbon và chọn lệnh Drop Cap trong nhóm Text. Khi bạn bấm lên nút lệnh Drop Cap, một menu thả xuống xuất hiện. Bạn bấm lên dòng Dropped lập tức ký tự đầu tiên của dòng đầu tiên trên văn bản sẽ được nhấn mạnh. Có 2 chế độ: Trang 43 Chương 2. Thực hiê ̣n đi ̣nh dạng văn bản 1. Dropped cap. 2. In-margin dropped cap. Để có thể tùy biến chữ cái nhấn mạnh này, bạn bấm chuột lên lệnh Drop Cap Options… trên menu của Drop Cap. Trên hộp thoại Drop Cap, bạn có thể chọn vị trí của chữ nhấn mạnh, font chữ, số dòng thả xuống và khoảng cách từ chữ nhấn mạnh tới cụm text. Bấm OK để hoàn tất.. Sau này, nếu không muốn nhấn mạnh kiểu Drop Cap nữa, bạn chỉ việc vào lại màn hình Drop Cap và chọn lệnh None là xong. 4. Watermark (nền bảo vệ văn bản) Hình mờ Một hình mờ là một ảnh trong suốt mà xuất hiện ngay sau văn bản trong tài liệu. Để chèn một hình mờ: Chọn tab Page Layout trên vùng Ribbon Chọn nút Watermark trong nhóm Page Background Bấ m chọn Watermark bạn muốn hoặc Chọn Custom Watermark và tạo một hình mờ riêng. Trang 44 Chương 2. Thực hiê ̣n đi ̣nh dạng văn bản Để bỏ một hình mờ, thực hiện các bước như trên nhưng chọn Remove Watermark. 5. Tạo tiêu đề trên và dưới (Header and Footer) cho văn bản Tại tab Insert, nhóm Header & Footer, bạn bấm chuột vào nút Header hay Footer. Trang 45 Chương 2. Thực hiê ̣n đi ̣nh dạng văn bản Một menu thả xuống với các Header, Footer mẫu cho bạn chọn. Kế đến bạn nhập nội dung cho Header hay Footer đó. Nhập xong bấm đúp chuột vào phầ n nội dung của trang, lập tức Header/ Footer sẽ được áp dụng cho toàn bộ trang của tài liệu. Thay đổi Header / Footer cũ bằng Header / Footer mới Tại tab Insert, nhóm Header & Footer, bạn bấm chuột vào nút Header hay Footer. Sau đó chọn lại một Header / Footer mới để thay cho Header / Footer hiện tại. Không sử dụng Header / Footer cho trang đầu tiên Tại tab Page Layout, bạn bấm chuột vào nút góc dưới phải của nhóm Page Setup để mở hộp thoại Page Setup. Kế đến mở tab Layout ra. Đánh dấu kiểm mục Different first page bên dưới mục Headers and footers. Bấm OK. Trang 46 Chương 2. Thực hiê ̣n đi ̣nh dạng văn bản Vậy là Header / Footer đã được loại bỏ khỏi trang đầu tiên của tài liệu. Trong Word 2003, bạn cũng có thể loại bỏ Header / Footer cho trang đầu tiên bằng cách vào menu File – Page Setup > chọn tab Layout > đánh dấu check Different first page > OK. Áp dụng Header / Footer khác nhau cho trang chẵn và trang lẻ Tại tab Page Layout, bạn bấm chuột vào nút góc dưới phải của nhóm Page Setup để mở hộp thoại Page Setup. Kế đến mở tab Layout ra. Đánh dấu kiểm mục Different odd and even bên dưới mục Headers and footers. Bấm OK. Bây giờ bạn có thể chèn Header / Footer cho các trang chẵn trên một trang chẵn bất kỳ, chèn Header / Footer cho các trang lẻ trên một trang lẻ bất kỳ. Trang 47 Chương 2. Thực hiê ̣n đi ̣nh dạng văn bản Trong Word 2003, bạn cũng có thể thực hiện tương tự bằng cách vào menu File – Page Setup > chọn tab Layout > đánh dấu check Different odd and even > OK. Thay đổi nội dung của Header / Footer Tại tab Insert, nhóm Header & Footer, bạn bấm chuột vào nút Header hay Footer. Kế đến chọn Edit Header / Edit Footer trong menu xổ xuống để chỉnh sửa nội dung của Header / Footer. Trong khi chỉnh sửa bạn có thể định dạng lại phông chữ, kiểu chữ, màu sắc... cho tiêu đề Header / Footer bằng cách chọn chữ và sử dụng thanh công cụ Mini xuất hiện bên cạnh. Chỉnh sửa xong bạn bấm đúp chuột ra ngoài phầ n nội dung của trang tài liệu. Xóa Header / Footer Trang 48 Chương 2. Thực hiê ̣n đi ̣nh dạng văn bản Tại tab Insert, nhóm Header & Footer, bạn bấm chuột vào nút Header hay Footer. Kế đến chọn Remove Header / Remove Footer trong danh sách thả xuống. Tạo Header / Footer khác nhau cho các phầ n khác nhau của tài liệu - Trước tiên, bạn cần tạo các ngắt phầ n để phân chia các phầ n trong tài liệu. Bấm chuột vào vị trí muốn đặt một phầ n mới. Trong tab Page Layout, nhóm Page Setup, bấm nút Breaks và chọn một kiểu ngắt phầ n phù hợp trong Section Breaks, ví dụ Continuous (chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn về ngắt trang / ngắt phầ n ở những bài viết sau). Trang 49 Chương 2. Thực hiê ̣n đi ̣nh dạng văn bản - Tại tab Insert, nhóm Header & Footer, bạn bấm chuột vào nút Header hay Footer. Kế đến chọn Edit Header / Edit Footer để chỉnh sửa nội dung cho Header / Footer. - Trên tab Header & Footer, nhóm Navigation, nếu thấy nút Link to Previous đang sáng thì bấm vào nút này một lần nữa để ngắt kết nối giữa Header / Footer trong phầ n mới này với phầ n trước đó. Bạn sẽ thấy mục Same as Previous ở góc trên bên phải của Header / Footer biến mất. - Sau đó bạn chỉnh sửa Header / Footer cho phầ n mới này và yên tâm rằng những Header / Footer của các phầ n trước đó không bị thay đổi theo. 6. Đánh số thứ tự cho trang văn bản Chèn số trang vào văn bản Số trang này sẽ được đưa vào Header hay Footer tùy ý bạn. Để thực hiện, bạn chọn tab Insert, tại nhóm Header & Footer, bạn bấm nút Page Number. Trong menu xuất hiện, bạn trỏ tới Top of Page (chèn số trang vào phần Header) hoặc Bottom of Page (chèn vào Footer). Word 2010cung cấp sẵn khá nhiều mẫu đánh số trang và bạn chỉ việc chọn một trong các mẫu này là xong. Trang 50 Chương 2. Thực hiê ̣n đi ̣nh dạng văn bản Thay đổi dạng số trang Bạn có thể thay đổi dạng số trang theo ý thích của mình mà định dạng chuẩn không có sẵn. Để thực hiện, bạn bấm đúp vào Header hay Footer, nơi bạn đã đặt số trang. Tại tab Design, nhóm Header & Footer, bạn bấm nút Page Number, chọn tiếp Format Page Numbers. Trang 51 Chương 2. Thực hiê ̣n đi ̣nh dạng văn bản Number format: Chọn dạng số thứ tự Include Chapter Number: Số trang sẽ được kèm với số chương Continue From Previous Section: Số trang nối tiếp với section trước đó Start at : Số trang được bắt đầu từ số Trong hộp thoại Page Number, tại mục Number format, bạn hãy chọn một kiểu đánh số mình thích, sau đó bấm OK. Thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, màu sắc của số trang Bấm đúp chuột vào Header hay Footer, nơi bạn đã đặt số trang tại đó. Dùng chuột chọn số trang. Tại thanh công cụ mini vừa xuất hiện ở bên trên, bạn có thể chọn lại font chữ, cỡ chữ, định dạng lại chữ đậm, nghiêng, hay chọn màu tùy thích. Khi hiệu chỉnh xong bạn bấm đúp chuột vào phầ n nội dung chính của tài liệu. Bắt đầu đánh số trang bằng một số khác Bạn có thể bắt đầu đánh số trang bằng một con số khác, thay vì 1 như mặc định. Cách thực hiện: Tại tab Insert, nhóm Header & Footer, bạn bấm nút Page Number, chọn Format Page Numbers. Trong hộp thoại xuất hiện, bạn chọn Start at và nhập vào con số bắt đầu khi đánh số trang. Bấm OK. Ghi chú: Nếu tài liệu của bạn có trang bìa và bạn muốn trang đầu tiên sau đó được bắt đầu bằng 1, tại ô Start at, bạn hãy gõ vào 0. Xóa số trang đã đánh Tại tab Insert, nhóm Header & Footer, bạn bấm nút Page Number, sau đó chọn Remove Page Numbers ở cuối menu. Xóa số trang ở trang đầu tiên của tài liệu Trong tài liệu, thường trang đầu tiên không được đánh số vì nó là trang bìa. Áp dụng phần ghi chú ở thủ thuật “Bắt đầu đánh số trang bằng một số khác” bên trên, trang bìa vẫn được đánh số là 0. Vì vậy bạn hãy thực hiện thêm bước sau để xóa hẳn số trang ở trang đầu tiên của tài liệu. Trang 52 Chương 2. Thực hiê ̣n đi ̣nh dạng văn bản - Bấm chuột vào bất kỳ phầ n nào của tài liệu - Tại tab Page Layout, bạn bấm chuột vào ô vuông góc dưới bên phải của nhóm Page Setup để mở hộp thoại Page Setup ra. - Bấm chuột vào tab Layout trong hộp thoại, bên dưới Headers and footers, bạn đánh dấu chọn vào hộp kiểm Different first page. Bấm OK. Bây giờ bạn hãy kiểm tra lại xem, có đúng là trang đầu tiên không có số trang, sau đó trang kế được đánh số 1 không nhé. 7. Định dạng trang văn bản Chỉnh sửa lề trang và định hướng trang Lề trang có thể được chỉnh sửa qua các bước sau: Chọn tab Page Layout trên nhóm Ribbon Trên nhóm Page Setup, bấ m chọn Margins Chọn Default Margin, hoặc Chọn vào Custom Margins và hoàn thành hộp thoại. Trang 53 Chương 2. Thực hiê ̣n đi ̣nh dạng văn bản Để thay đổi hướng, kích thước hay cột của trang: Chọn tab Page Layout trên nhóm Ribbon Trong nhóm Page Setup, Chọn Orientation, Size hay Columns Chọn kiểu thích hợp. Trang 54 Chương 2. Thực hiê ̣n đi ̣nh dạng văn bản Áp dụng đường viền trang và màu sắc Đế áp dụng đường viền trang hay màu sắc: Chọn tab Page Layout trên nhóm Ribbon. Trong nhóm Page Background, Chọn Page Colors và lựa chọn màu muốn áp dụng cho trang hoặc Page Borders và chọn đường viền thích hợp cho trang. Tạo một ngắt trang Để chèn một ngắt trang: Chọn tab Page Layout trên nhóm Ribbon Trong nhóm Page Setup, Chọn menu Breaks. Chọn Page Break. Trang 55 Chương 2. Thực hiê ̣n đi ̣nh dạng văn bản Chèn một Trang bìa Để chèn một trang bìa: Chọn tab Insert trên nhóm Ribbon Chọn nút Cover Page trên nhóm Pages. Chọn một kiểu trang bìa. Chèn một trang trống Để chèn một trang trống: Chọn tab Insert trên nhóm Ribbon. Chọn nút Blank Page trên nhóm Page. Trang 56 Chương 3. Thực hiê ̣n chèn các đố i tượng Chương 3: Thực hiện chèn các đối tượng 1. Chèn các kí tự đặc biệt Các ký hiệu và ký tự đặc biệt Các ký tự đặc biệt như hệ thống chấm câu, cách khoảng, hoặc các ký tự đồ họa mà không có sẵn trên bàn phím. Để chèn các ký hiệu và các ký tự đặc biệt: Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn ký hiệu Chọn tab Insert trên vùng Ribbon Chọn nút Symbol trên nhóm Symbols Chọn ký hiệu phù hợp. 2. Chèn ClipArt và hình ảnh Word 2010cũng cho phép bạn chèn các minh họa và hình ảnh vào tài liệu. Để chèn các minh họa: Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn hình minh họa hay hình ảnh Chọn tab Insert trên vùng Ribbon Chọn nút Clip Art Hộp thoại xuất hiện và bạn có thể tìm hình mẫu Chọn hình minh họa bạn muốn chèn Trang 57 Chương 3. Thực hiê ̣n chèn các đố i tượng 3. Chèn và hiệu chỉnh hình vẽ Để chèn một hình ảnh: Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn Chọn tab Insert trên vùng Ribbon Chọn nút Picture Duyệt qua hình ảnh bạn muốn chèn và chọn ảnh. Chọn Insert Kích thước đồ họa (hình ảnh) Tất cả hình vẽ có thể tăng hay giảm kích thước bằng cách bấ m vào ảnh và bấ m vào một góc của ảnh rồi kéo để tăng hay giảm kích thước ảnh cho phù hợp. 4. Chèn và hiệu chỉnh lưu đồ Smart Art là tập hợp các loại đồ họa bạn có thể sử dụng để tổ chức thông tin trong tài liệu. Để chèn SmartArt: Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn minh họa hay hình ảnh Trang 58 Chương 3. Thực hiê ̣n chèn các đố i tượng Chọn tab Insert trên vùng Ribbon Chọn nút SmartArt Chọn vào SmartArt bạn muốn Chọn mũi tên phía bên trái để chèn văn bản hoặc gõ văn bản trong đồ họa. Để hiệu chỉnh SmartArt, chọn Tab Design và các nhóm liên quan: Trang 59 Chương 3. Thực hiê ̣n chèn các đố i tượng 5. Vẽ và hiệu chỉnh biểu đồ Biểu đồ là một dạng thể hiện bằng hình ảnh các số liệu của một bảng tính. Biểu đồ được hình thành bởi trục tung và trục hoành. Trục hoành thể hiện loại dữ liệu dùng để so sánh. Trục tung thể hiện số lượng hay đơn vị đo lường dữ liê ̣u dùng để so sánh Tại tab Insert, nhóm Illustrator, bạn bấm vào Chart Xuất hiện cửa sổ chọn kiểu biểu đồ Chọn một kiểu biểu đồ và nhập hoặc sửa nội dung bảng dữ liệu trực tiếp trên bảng dữ liệu Data Sheet của màn hình Excel. Trang 60 Chương 3. Thực hiê ̣n chèn các đố i tượng Đóng chương trình Excel, biểu đồ lưu lại trên màn hình Word a. Thay đổi lại kiểu biểu đồ Chọn biểu đồ, trên Tab Design chọn nhóm Type, Change Chart Type. Trang 61 Chương 3. Thực hiê ̣n chèn các đố i tượng - Hãy lựa chọn loại biểu đồ theo danh sách Chart type và chọn hình biểu đồ bên ô Chart sub-type. - Chọn nút Set as default chart nếu muốn để kiểu biểu đồ đã chọn sẽ được dùng cho những lần vẽ biểu đồ sau. Bấm nút OK để hoàn thành việc thay đổi kiểu biểu đồ Chỉnh sửa nội dung hiển thị trên biểu đồ - Chọn biểu đồ chỉnh sửa biểu đồ, Tab Layout Có thể chỉnh sửa nội dung trong nhóm Labels và nhóm Axes. Labels: - Chart title: Tên biểu đồ - Axis title: Tiêu đề trục - Legend: Chú giải - Data Labels: Hiển thị dữ liệu và các nhãn giá trị - Data Labels: Hiển thị dữ liệu và các nhãn giá trị Axes: - Axes: chỉnh sửa, hiển thị dữ liệu trên trục tọa độ - Gridlines: Thay đổi đường kẻ mặt đáy biểu đồ Quay & hiển thị biểu đồ theo hình ảnh 3-D Chọn biểu đồ chỉnh sửa biểu đồ, Tab Layout, nhóm Background chọn 3-D Rotation Trang 62 Chương 3. Thực hiê ̣n chèn các đố i tượng Xuất hiện hộp thoại Fỏmat Chart Area: - Rotation: Quay biểu đồ theo chiều dọc, chiều ngang…. - Perspective: Phối cảnh xa. Bạn có thể sử dụng các nút chức năng quay biểu đồ phù hợp. 6. Lập và hiệu chỉnh biểu thức toán học Công cụ toán học Word 2010 cho phép bạn chèn các công thức toán học. Để xem công cụ toán học: Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn công thức toán học Chọn tab Insert trên vùng Ribbon Chọn nút Equation trên nhóm Symbols Chọn công thức toán học phù hợp hoặc Chọn Insert New Equation Trang 63 Chương 3. Thực hiê ̣n chèn các đố i tượng Để chỉnh sửa công thức toán học: Bấ m chọn công thức và tab Design sẽ xuất hiện trên vùng Ribbon Trang 64 Chương 4. Thao tác với bảng biểu Chương 4: Thao tác với bảng biểu 1. Thao tác tạo bản và hiệu chỉnh bảng Tạo bảng Để tạo một bảng: Đặt con trỏ vào trang nơi bạn muốn tạo bảng Chọn tab Insert trên vùng Ribbon. Chọn vào nút Tables trên nhóm Tables. Bạn có thể tạo một bảng theo một trong 4 cách sau: - Đánh dấu số dòng và cột - Chọn Insert Table và nhập số dòng và cột - Chọn vào Draw Table, tạo bảng bằng cách bấ m và nhập số dòng và cột - Chọn Quick Tables và chọn bảng. Trang 65 Chương 4. Thao tác với bảng biểu Nhập dữ liệu trong một bảng Đặt con trỏ vào ô bạn muốn nhập thông tin. Và bắt đầu nhập Chỉnh sửa cấu trúc bảng và định dạng bảng Để chỉnh sửa cấu trúc của bảng: Chọn vào bảng và bạn sẽ thấy có hai tab mới trên vùng Ribbon là: Design và Layout. Hai tab này dùng để thiết kế và bố trí bảng. Trên tab Design, bạn có thể chọn: Table Style Options Trang 66 Chương 4. Thao tác với bảng biểu Draw Borders Để định dạng bảng, Chọn vào bảng và chọn tab Layout. Tab Layout này cho phép bạn thực hiện: Xem Gridlines và Các thuộc tính (có trên nhóm Table). Chèn dòng và cột (có trên nhóm Row & Columns). Xóa bảng, Dòng và cột (nhóm Rows & Columns). Trộn hoặc tách các ô (có trên nhóm Merge). Tăng và giảm kích thước ô (có trong nhóm Cell Size). Canh lề văn bản trong các ô và thay đổi hướng văn bản (nhóm Alignment). 2. Định dạng đường viền và nền cho bảng a. Định dạng đường viền cho bảng Tạo đường viền cho bảng ta làm các bước sau: - Tô khối cả bảng và chọn Tables Tools. Trang 67 Chương 4. Thao tác với bảng biểu - Chọn tiếp Design, bấm vào nút Border chọn All Borders - Chọn các kiểu đường viền và bấm OK b. Tô nền cho bảng Phối hợp màu sắc để tạo nền cho bảng. Bạn có thể thực hiện theo các bước sau: - Chọn các ô cần tô màu, sau đó bấm vào Tables Tools chọn Design. - Chọn tiếp mục Shading và chọn màu nền cho ô đó. Trang 68 Chương 4. Thao tác với bảng biểu Bạn có thể phối hợp các màu để cho bảng của bạn ấn tượng hơn 3. Chèn công thức toán học vào bảng Người dùng vẫn nghĩ công cụ Bảng của Word đơn giản chỉ là trình bày dữ liệu dạng bảng với dòng và cột nhưng thực tế, tuy không thể so sánh được với Excel về mặt tính toán, song Word cũng cho phép người dùng có thể thực hiện được một số phép tính cộng, trừ, nhân, chia để hỗ trợ hơn cho người dùng. Cũng có thể người dùng cho rằng tính toán trong Word còn chậm hơn là tính bằng tay rồi điền kết quả vào. Tuy nhiên, điểm lợi thế hơn hẳn khi tính toán luôn trong Bảng của Word là việc khi chỉnh sửa dữ liệu thì máy có khả năng cập nhật kết quả, còn nếu tính bằng tay thì lại phải tính lại và điền lại. Lúc đó thì tính toán bằng tay lại chậm hơn. Bảng 1. Bảng dữ liệu cần tính toán Lấy ví dụ cụ thể như ở bảng 1. Để thực hiện bảng dữ liệu trên, người dùng thực hiện qua ba bước: nhập dữ liệu, tính toán và định dạng. Bước 1. Nhập dữ liệu tất cả các cột, trừ cột Thành tiền Bước 2. Tính Thành tiền = Số lượng + Đơn giá: Hộp thoại Formula - Bấ m chuột vào ô đầu tiên của cột Thành tiền, chọn lệnh Layout, nhóm Data, chọn Formula (fx) Trang 69 Chương 4. Thao tác với bảng biểu - Nhập công thức tính theo hai cách tại ô Formula: + Tính trực tiếp theo cách dùng địa chỉ theo dòng và cột của Excel. Trong trường hợp cụ thể này, Số lượng là cột D, Đơn giá là cột C, dòng cần tính là dòng 2, nên công thức tính sẽ là =c2+d2 + Hoặc có thể sử dụng các hàm có trong ô Paste Function ở bên dưới hoặc gõ tên hàm vào. Trong Word có thể sử dụng các hàm cơ bản như: Sum (tính tổng), Count (đếm), Average (tính trung bình cộng), Max (giá trị lớn nhất), Min (giá trị nhỏ nhất), Product (nhân) … và có thể sử dụng địa chỉ ô và vùng như Excel. Để tính Thành tiền có thể viết như sau: = Product(left) hoặc = Product(c2:d2) - Chọn chế độ định dạng tại ô Number Format (ví dụ: #,##0) Bước 3. Sao chép xuống các ô bên dưới: Bôi đen kết quả vừa tính, chọn copy và paste xuống các ô bên dưới của cột thành tiền rồi bấm F9 để cập nhật theo dòng. Bước 4. Tính tổng: bấ m chuột vào ô cuối cùng của dòng Thành tiền và chọn Layout/Formula, nhập công thức =sum(above) và chọn chế độ định dạng tại ô Number Format rồi OK. Trong quá trình làm việc, nếu dữ liệu tại các cột Số lượng và Đơn giá có điều chỉnh thì chỉ cần bôi đen cột Thành tiền và bấm F9 thì máy sẽ tự động cập nhập kết quả theo số liệu mới. Chú ý: nếu người dùng nhập sai kiểu số liệu hoặc trong bảng có các ô dạng Merge Cells thì có thể kết quả tính toán sẽ không chính xác. Trang 70 Chương 4. Thao tác với bảng biểu Hộp thoại Formula - Formula: Hiển thị hàm, công thức tính toán. Bắt đầu mỗi hàm hay công thức đều phải bắt đầu từ dấu “=” (SUM(ABOVE): Tỉnh tổng các giá trị ở trên). Bạn phải điền đúng công thức của mỗi hàm. - Number format: Các định dạng kiểu số - Paste Function: Các hàm cơ bản: ABS: Trị tuyệt đối AND: Hàm và AVERAGE: Tính trung bình COUNT: Đếm IF: Hàm điều kiện INT: Hàm chia lấy phần nguyên MAX: Hàm lớn nhất MIN: Hàm nhỏ nhất MOD: Hàm chia lấy phần dư NOT: Hàm phủ định OR: Hàm hoặc ROUND: Hàm làm tròn SUM: Tính tổng 4. Chuyển bảng thành văn bản và ngược lại  Chuyển đổi từ Bảng sang Văn bản: - Đặt con trỏ vào một ô bất kỳ trong Bảng - Trong tab Layout, nhóm Data, bấm nút Convert to Text Trang 71 Chương 4. Thao tác với bảng biểu - Hiển thị hộp thoại sau: - Dùng các ký hiệu để phân cách nội dung trong ô thuộc Bảng o Paragrahp marks dấu phân đoạn (tương đương bấm phím Enter) o Tabs có khoảng cách phím Tab o Commas dấu phẩy o Other dấu khác các dấu đã nêu bên trên, bạn gõ vào dấu bạn muốn bên cạnh - Bấm OK  Chuyển đổi từ Văn bản sang Bảng: - Chọn dữ liệu muốn chuyển đổi thành Bảng - Trong tab Insert, nhóm Tables, bấm Convert Text to Table Trang 72 Chương 4. Thao tác với bảng biểu - Hiển thị hộp thoại sau: - Chọn tùy chọn thích hợp sau đó bấ m nút OK - Dùng các ký hiệu để phân cách nội dung trong ô thuộc Bảng o Paragrahp marks : dấu phân đoạn (tương đương bấm phím Enter) o Tabs : có khoảng cách phím Tab o Commas : dấu phẩy o Other : dấu khác các dấu đã nêu bên trên, bạn gõ vào dấu bạn muốn bên cạnh Trang 73 Chương 6. Các phím tắt trong Word 2010 Chương 5: Hỗ trợ xử lý trong Word 2010 1. Auto Correct và Macro a. Auto Correct Để tiết kiệm thời gian và công sức khi nhập nội dung cho một văn bản lớn trong đó có sự lặp lại nhiều lần một hay nhiều nhóm từ, bạn có thể thiết lập chức năng AutoCorrect nhằm thay thế một vài ký tự viết tắt cho các từ đó bởi các từ đủ nghĩa mà thông thường các từ này dài hơn. Chọn biểu tượng Office 2010trên góc trái của của sổ Word, chọn Options, chọn Proofing, chọn Auto Correct Options Hiển thị hộp thoại sau: Trang 74 Chương 6. Các phím tắt trong Word 2010 - Correct TWo INitian CApitals : nếu hai ký tự đầu tiên trong một từ được gõ bằng chữ in thì nó sẽ thay chữ in thứ hai bằng chữ thường. VD: gõ TWo INitian CApitals sẽ được thay bằng Two Initian Capitals - Capitalize first letter of sentences : Word nhận biết sau dấu chấm sẽ bắt đầu một câu mới và ký tự đầu câu sẽ được đổi thành chữ in nếu chúng ta gõ bằng chữ thường - Capitalize name of days : Ký tự đấu tiên của thứ (ngày trong tuần được gõ bằng tiếng Anh) sẽ đổi thành chữ in. - Correct accidental usage of cAPS LOCK key : khi gõ phím Caps Lock, đèn Caps Lock trên bàn phím sáng, lúc này chúng ta có thể gõ nhầm trạng thái của bàn phím bằng cách giữ phím Shift gõ ký tự đầu tiên của một từ, sau đó nhả Trang 75 Chương 6. Các phím tắt trong Word 2010 phím Shift gõ các ký tự còn lại của từ, sau khi gõ xong từ này Word sẽ đổi từ đã gõ về đúng dạng đồng thời làm tắt luôn đèn Caps lock. - Replace text as you type : tự động gõ từ sai thành từ đúng Trong hộp hoại trên, từ sai được liệt kê ở bên cột trái tương ứng với từ đúng ở bên cột phải. Như vậy chỉ khi nào gõ đúng từ sai ở bên trái thì Word sẽ tự động thay thế từ đúng ở bên phải. Nhập nội dung viết tắt vào hộp Replace. Nhập nội dung thay thế cho nội dung viết tắt vào hộp With, sau đó bấ m nút Add để đưa vào danh sách AutoCorrect. Thực hiện tuần tự các bước để nhập thêm các từ viết tắt khác. Khi thực hiện xong, bấm OK để thoát khỏi hộp thoại. Muốn xoá từ viết tắt nào, bạn bấ m chọn từ trong danh sách và bấm Delete. Muốn sửa đổi, chọn từ trong danh sách và nhập lại vào nội dung trong khung Replace hoặc With. Trong khi gõ văn bản, muốn sử dụng AutoCorrect bạn nhập vào từ viết tắt, sau đó nhập thêm dấu phân cách từ (ký tự trắng, dấu phẩy, dấu chấm, dấu chấm hỏi,...) để đưa nội dung thay thế tương ứng vào văn bản. b. Macro Macros là các tính năng tiên tiến, có thể làm tăng tốc độ hiệu chỉnh hay định dạng mà bạn có thể thực thi thường xuyên trong một tài liệu Word. Chúng ghi lại chuỗi các lựa chọn mà bạn chọn để cho một loạt các thao tác có thể được hoàn thành trong một bước. Ghi một Macro Để ghi một Macro: Chọn tab View trên vùng Ribbon Chọn vào mũi tên phía dưới Macros Trang 76 Chương 6. Các phím tắt trong Word 2010 Chọn Record Macro, hộp thoại xuất hiện như sau: Nhập tên (không chứa dấu cách) Chọn vào nơi bạn muốn gán cho một nút (trên Quick Access Toolbar) hay bàn phím (chuỗi các phím) Để gán Macro cho một nút trên Quick Access Toolbar: - Chọn Button - Dưới Customize Quick Access Toolbar, lựa chọn tài liệu mà bạn muốn Macro có sẵn. Trang 77 Chương 6. Các phím tắt trong Word 2010 - Dưới lệnh chọn: Chọn Macro mà bạn đang ghi - Chọn Add - Chọn OK để bắt đầu ghi Macro - Thực thi các hành động bạn muốn được ghi trong Macro - Chọn Macros - Chọn vào Stop Recording Macros Để gán một nút Macro cho một phím tắt: - Ở hôp thoại Record Macro, Chọn Keyboard - Trong hộp Press New Shortcut Key, nhập phím tắt mà bạn muốn gán cho nút Macro và Chọn Assign Trang 78 Chương 6. Các phím tắt trong Word 2010 - Chọn Close để bắt đầu ghi Macro - Thực thi các hành động bạn muốn được ghi trong Macro - Chọn Macros - Chọn Stop Recording Macros Chạy Macro Chạy một Macro phụ thuộc vào nơi nó được thêm vào Quick Access Toolbar hay nếu nó được gán là một phím tắt. Để chạy một Macro từ Quick Access Toolbar, Chọn vào biểu tượng Macro Để chạy một Macro từ phím tắt, chỉ cần ấn các phím mà bạn đã lập trình để chạy Macro. Trang 79 Chương 6. Các phím tắt trong Word 2010 2. Tạo ghi chú và bảo vệ tài liệu Word. a. Chèn một ghi chú 1. Chọn đoạn text hoặc đối tượng bất kỳ trong tài liệu bạn muốn ghi chú. 2. Trong tab Review, nhóm Comments, bấm nút New Comment. 3. Nhập vào ghi chú của bạn trong bong bóng hiển thị ở khung bên cạnh tài liệu. Xóa ghi chú - Để xóa một ghi chú, bấm chuột phải vào ghi chú đó, chọn Delete Comment. - Để xóa nhanh tất cả ghi chú trong tài liệu, bấm chuột vào một ghi chú bất kỳ. Trong tab Review, nhóm Comments, bấm vào mũi tên bên dưới nút Delete và chọn Delete All Comments in Document. Thay đổi ghi chú 1. Nếu các ghi chú không hiển thị trong tài liệu, bạn bấm nút Show Markup trong nhóm Tracking của tab Review, sau đó đánh dấu chọn Comments. 2. Bấm chuột vào bên trong một bong bóng có ghi chú cần sửa. Sau đó sửa lại nội dung theo ý bạn. Thay đổi tên người ghi chú Bên cạnh mỗi ghi chú luôn có tên của người sử dụng. Nếu bạn muốn thay đổi tên này, hãy thực hiện như sau: 1. Trong tab Review, nhóm Tracking, bấm chuột vào mũi tên bên dưới nút Track Changes, sau đó chọn mục Change User Name. Trang 80 Chương 6. Các phím tắt trong Word 2010 2. Trong hộp thoại xuất hiện, bên dưới mục Personalize..., bạn nhập vào tên của mình, sau đó bấm OK. Lưu ý là những ghi chú kể từ bây giờ trở đi mới có tác dụng với tên mới. In tài liệu kèm theo ghi chú và những đánh dấu thay đổi 1. Bấm nút Microsoft Office Button (hoặc Tab File) , sau đó chọn Print. 2. Trong hộp thoại Print, tại mục Print what, chọn Settings, Print và bấm OK. Trang 81 Chương 6. Các phím tắt trong Word 2010 b.Bảo vệ tài liệu Word Word 2010 hỗ trợ sẵn tính năng đặt password bảo vệ văn bản với tính bảo mật cao. Bạn bấ m vào biểu tượng tab File phía trên góc trái > chọn Info > Bấ m Protect Document và bấm Encrypt with Password > bấ m OK. Xác nhận lại password > bấm OK. Bấ m tab File, rồ i b ấm Info. Bấ m phải chuô ̣t trên menu Protect Document và bấm Encrypt with Password. Trang 82 Chương 6. Các phím tắt trong Word 2010 Hộp thoại Encrypt Document, bạn nhập password vào. Bấ m OK Từ bây giờ, mỗi khi mở tê ̣p văn bản này, Word sẽ hiển thị cửa sổ yêu cầu nhập password. Chỉ người nào biết password mới có thể xem được nội dung của tê ̣p. Muốn hủy bỏ, bạn chỉ việc vào hộp thoại Encrypt Document để xóa password bảo vệ. Trang 83 Chương 6. Các phím tắt trong Word 2010 3. Tìm kiếm, thay thế Tìm văn bản Bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm một từ hoặc cụm từ theo cách sau: - Trong tab Home, nhóm Editing, bấm nút Find (hoặc bấm phím tắt Ctrl+F). - Trong mục Find what của hộp thoại Find and Replace vừa xuất hiện, bạn hãy nhập vào đoạn văn bản cần tìm. - Để tìm mỗi một từ hoặc cụm từ, bạn bấm Find Next. Để tìm tất cả từ hoặc cụm từ cùng một lúc trong văn bản, bạn bấm Find in, sau đó bấm Main Document. - Muốn kết thúc quá trình tìm kiếm, bạn bấm ESC. Tìm và thay thế văn bản - Trong tab Home, nhóm Editing, bấm nút Replace (hoặc bấm phím tắt Ctrl+H). Trang 84 Chương 6. Các phím tắt trong Word 2010 - Ở mục Find what, bạn nhập vào đoạn văn bản muốn tìm. - Ở mục Replace with, bạn nhập vào đoạn văn bản muốn thay thế. - Để tìm đoạn văn bản tiếp theo, bạn bấm Find Next. - Để thay thế đoạn văn bản, bạn bấm Replace. Sau khi bấm xong, Word sẽ chuyển sang đoạn văn bản tiếp theo. - Để thay thế tất cả các đoạn văn bản tìm được, bạn bấm Replace All. Tìm và tô sáng đoạn văn bản tìm được Để dễ dàng nhận biết các cụm từ tìm được, bạn có thể tô sáng nó trên màn hình (không tô sáng khi in ra). - Trong tab Home, nhóm Editing, bấm nút Find (Ctrl+F). - Trong hộp Find what, nhập văn bản mà bạn muốn tìm. - Bấm Reading Highlight, sau đó chọn Highlight All. - Tất cả từ tìm được sẽ được tô sáng. Để tắt tính năng này đi, bạn bấm Reading Highlight lần nữa, chọn Clear Highlighting. Trang 85 Chương 6. Các phím tắt trong Word 2010 Tìm và thay thế những định dạng đặc biệt - Trong tab Home, nhóm Editing, bạn bấm nút Replace (Ctrl+H). - Bấm nút More nếu bạn không nhìn thấy nút Format. Trang 86 Chương 6. Các phím tắt trong Word 2010 - Để tìm kiếm đoạn văn bản với định dạng đặc biệt, bạn hãy nhập đoạn văn đó trong ô Find what. Nếu chỉ để tìm kiếm định dạng, hãy để trống ô này. - Bấm nút Format, sau đó chọn định dạng mà bạn muốn tìm. - Bấm vào ô Replace with, sau đó bấm Format, chọn định dạng thay thế. Nếu bạn cũng muốn thay thế bằng đoạn văn bản, hãy nhập đoạn text đó vào ô Replace with. - Bấm Find Next, bấm tiếp Replace để tìm và thay thế các định dạng đặc biệt. Để thay thế toàn bộ, bấm Replace All. Tìm và thay thế các dấu đoạn, ngắt trang và các mục khác - Trong hộp thoại Find and Replace xuất hiện sau khi bấm Ctrl+H, bạn bấm nút More nếu không thấy nút Special. - Bấm vào ô Find what, sau đó bấm nút Special và chọn một mục cần tìm. - Nhập những gì bạn muốn thay thế trong ô Replace with. - Bấm Find Next, Replace hoặc Replace All. Sử dụng ký tự đại diện khi tìm kiếm - Bật hộp thoại Find and Replace lên. - Bấm nút More để mở rộng hộp thoại. - Đánh dấu kiểm vào ô Use wildcards. - Nhập từ cùng những ký tự đại diện vào ô Find what. - Nhập những gì bạn muốn thay thế trong ô Replace with. - Bấm Find Next, Replace hoặc Replace All. Bảng các ký tự đại diện Đại diện Nhập Ví dụ Một ký tự bất kỳ ? “s?t” tìm “sat” và “set”. Một dãy ký tự * “s*d” tìm “sad” và “started”. Trang 87 Chương 6. Các phím tắt trong Word 2010 Đại diện Nhập Ví dụ “” tìm “in”, “within”. Không Cuối một từ > tìm “interesting”. Một trong những ký tự [] “w[io]n” tìm “win” và “won”. chỉ định Một ký tự bất kỳ trong “[r-t]ight” tìm “right” và “sight”. [-] dãy Dãy phải theo thứ tự tăng dần. Một ký tự bất kỳ, trừ “t[!a-m]ck” tìm “tock”, “tuck”. những ký tự cho sẵn [!x-z] Không tìm “tack” hay “tick”. trong ngoặc Để tìm một ký tự định nghĩa như một ký tự đại diện, bạn gõ dấu \ trước ký tự đó. Chẳng hạn gõ \? để tìm dấu hỏi. Bạn có thể sử dụng dấu ngặc đơn để nhóm các ký tự đại diện và đoạn text để chỉ ra thứ tự phép tính. Ví dụ gõ để tìm “presorted” và “prevented”. Bạn có thể sử dụng ký tự đại diện \n để tìm kiếm một biểu thức và thay thế bằng một biểu thức được sắp xếp. Ví dụ gõ (Office) (Word) vào ô Find what và gõ \2 \1 vào ô Replace with. Kết quả là chương trình sẽ tìm cụm từ Office Word và thay bằng Word Office. 4. Kiểm tra chính tả, ngữ pháp, từ đồng nghĩa, tự động chỉnh sửa, từ điển mặc định và công cụ đếm từ Có nhiều tính năng trợ giúp bạn đọc và kiểm tra bản in thử cho tài liệu. Chúng bao gồm các công cụ: Spelling and Grammar (công cụ kiểm tra chính tả và ngữ Trang 88 Chương 6. Các phím tắt trong Word 2010 pháp), Thesaurus (từ đồng nghĩa), AutoCorrect (tự động chỉnh sửa), Default Dictionary (từ điển mặc định) và Word Count (công cụ đếm từ). Spelling and Grammar Để kiểm tra chính tả và ngữ pháp của một tài liệu: Đặt con trỏ vào đầu của tài liệu hoặc đầu của bất kỳ đoạn văn bản mà bạn muốn kiểm tra Chọn tab Review trên vùng Ribbon Chọn biểu tượng Spelling & Grammar trên nhóm Proofing hoặc ấn phím tắt (F7). Bất kỳ một lỗi nào sẽ hiển thị một hộp thoại cho phép bạn chọn một cách viết hay ngữ pháp thích hợp hơn. Trang 89 Chương 6. Các phím tắt trong Word 2010 Nếu bạn muốn kiểm tra chính tả của một từ cụ thể, bạn có thể bấ m chuột phải vào bất kỳ từ nào được gạch dưới bởi Word và chọn một sự thay thế. Từ điển đồng nghĩa Từ điển đồng nghĩa cho phép bạn xem các từ đồng nghĩa. Để sử dụng từ điển đồng nghĩa: Chọn tab Review trên vùng Ribbon Chọn nút Thesaurus trên nhóm Proofing. Công cụ từ điển đồng nghĩa sẽ xuất hiện ở phía bên phải màn hình và bạn có thể xem các tùy chọn. Bạn cũng có thể truy cập vào từ điển đồng nghĩa bằng cách bấ m phải vào bất kỳ từ nào và chọn Synonyms trên menu. Trang 90 Chương 6. Các phím tắt trong Word 2010 Tạo một từ điển mặc định mới Thường thì bạn có các từ ngữ kỹ thuật chuyên môn mà có thể không được công nhận bởi công cụ kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong Word. Do vậy mà bạn có thể tùy chỉnh từ điển để có những từ bạn muốn cho vào. Chọn nút Microsoft Office Chọn nút Word Options Chọn tab Proofing Chọn tab When Correcting Spelling Trang 91 Chương 6. Các phím tắt trong Word 2010 Chọn Custom Dictionaries, và hộp thoại Custom Dictionaries xuất hiện. Chọn Edit Word List Nhập các từ có thể sử dụng của bạn mà không có trong từ điển hiện thời trong Word. Trang 92 Chương 6. Các phím tắt trong Word 2010 ĐẾM SỐ TỪ TRONG TÀI LIỆU Word 2010 có thể đếm số từ của tài liệu trong khi bạn gõ văn bản. Ngoài ra chương trình còn có thể đếm số trang, số đoạn, số dòng, số ký tự có hoặc không có khoảng trắng. Đếm số từ trong khi gõ văn bản Trong khi bạn gõ văn bản, Word 2010 sẽ tự động đếm số trang và số từ có trong tài liệu. Thông tin này được hiển thị trên thanh trạng thái ở góc dưới bên trái màn hình: mục Page (số trang) và Words (số từ). Đếm số từ trong vùng chọn Bạn có thể đếm số từ trong các vùng chọn, và các vùng chọn này không nhất thiết phải liền mạch nhau. - Trước tiên bạn dùng chuột chọn vùng cần đếm. Nếu các vùng không liền mạch nhau, sau khi chọn vùng đầu tiên, bạn giữ phím Ctrl và chọn thêm các vùng khác. - Trên thanh trạng thái ở cuối màn hình sẽ hiển thị số từ có trong vùng chọn. Ví dụ 110/1025 có nghĩa là trong vùng chọn có 110 từ trên tổng số 1025 từ của tài liệu. Bao gồm cả textbox, footnote và endnote trong khi đếm từ - Trong tab Review, nhóm Proofing, bấm nút Word Count. - Trong hộp thoại Word Count, đánh dấu check vào mục Include textboxes, footnotes and endnotes. Trang 93 Chương 6. Các phím tắt trong Word 2010 Đếm số từ trong textbox - Chọn textbox mà bạn muốn đếm từ. - Trên thanh trạng thái ở cuối màn hình sẽ hiển thị số từ có trong textbox. Ví dụ 110/1025 có nghĩa là trong textbox có 110 từ trên tổng số 1025 từ của tài liệu. Xem số trang, số ký tự, số đoạn và số dòng Để có đầy đủ thông tin về số trang, số ký tự, số đoạn và số dòng, bạn thực hiện một trong hai cách sau: - Trong tab Review, nhóm Proofing, bấm nút Word Count. - Trên thanh trạng thái ở góc dưới bên trái màn hình, bạn bấm chuột vào mục Words. Hộp thoại Word Count xuất hiện cho bạn đầy đủ thông tin mà bạn muốn. 5. In tài liệu Word Định dạng trang in Mỗi khi tạo tê ̣p mới, trong cửa sổ văn bản đã có sẵn một trang giấy trắng để bắt đầu soạn văn bản (thường là giấy letter hoặc giấy A4). Chỉ khi nào cần đến chi tiết chính xác hơn chúng ta mới chọn lại khổ giấy khác Tab Page Layout, nhóm Page Setup, chọn mũi tên dưới góc phải để mở hộp thoại Page Setup  Chọn loại giấy – Tab Paper Trang 94 Chương 6. Các phím tắt trong Word 2010 - Paper Size : chọn loại giấy, kích thước tương ứng sẽ hiện ra trong width và height, nếu chọn Custom phải cho số đo kích thước giấy trong width và height  Đặt lề cho trang in – Tab Margins - Top : Lề đỉnh của trang in - Bottom : Lề đáy của trang in - Left : Lề trái của trang in - Right : Lề phải của trang in Nếu có dùng lệnh Mirror Margins để làm sách (tạo tính đối xứng giữa các trang) thì lệnh left và right sẽ trở thành Inside và Outside - Gutter : Khoảng cách dùng để đóng gáy sách Trang 95 Chương 6. Các phím tắt trong Word 2010 - From edge: Khoảng cách từ mép của tờ giấy đến header hoặc footer - Orientation : chọn hướng in o Portrait : Giấy dọc o Landscape : Giấy ngang - Mirror margins : Đặt lề đối xứng nhau. Nếu lệnh này có dùng, giấy sẽ được phân biệt là có trang lẻ và trang chẵn (Odd and Even), thường áp dụng để in sách. In tài liệu -Tab File, chọn Print Trang 96 Chương 6. Các phím tắt