1º Exame de Frequência – Limpeza a Vapor, Lda – PDF

UNIVERSIDADE SÃO TOMÁS DE MOÇAMBIQUE FACULDADE DE CIÊNCIAS ECONÓMICAS e EMPRESARIAIS DEPARTAMENTO DE CONTABILIDADE & AUDITORIA 1º Exame de Frequência Data de envio 18 Novembro as 17:00 hor...

UNIVERSIDADE SÃO TOMÁS DE MOÇAMBIQUE FACULDADE DE CIÊNCIAS ECONÓMICAS e EMPRESARIAIS DEPARTAMENTO DE CONTABILIDADE & AUDITORIA 1º Exame de Frequência Data de envio 18 Novembro as 17:00 hora para email [email protected] 1º EXAME DE FREQUÊNCIA Limpeza a Vapor, Lda1 Avaliação do Ambiente de Controlo Interno Introdução A Anabela é uma manager de auditoria que trabalha numa SCA - Sociedade Certificada de Auditores e um dos seus clientes é a Limpeza a Vapor, Lda. A Limpeza a Vapor, Lda fornece serviços industriais e domésticos de limpeza a vapor de carpetes. Esta á e primeira auditoria da Limpeza a Vapor, Lda. Por isso, a Anabela não tem ficheiros de auditoria de anos anteriores para rever. A Anabela teve recentemente uma entrevista com o Diogo Dias, que juntamente com o irmão Pedro, detém a Limpeza a Vapor, Lda. O objetivo da Anabela para a entrevista foi o de obter uma compreensão do ambiente de controlo. Para preparar a sua entrevista, a Anabela reviu as normas de auditoria. A ISA 315 indica que que o ambiente de controlo “é determinado pelas atitudes, sensibilização e ações dos encarregados da governação e da gerência no que respeita ao controlo interno da entidade e à sua importância. O ambiente de controlo estabelece o clima de uma organização, influenciando a sensibilização das pessoas que nela trabalham para o controlo.” A ISA indica que são exemplos de fatores relevantes para a avaliação do ambiente de controlo os seguintes exemplos: Integridade e valores éticos Compromisso com a competência Participação dos encarregados da governação Filosofia e estilo de atuação da gerência 1 Adaptado dos cursos da OROC pg. 1 Prof. Doutor Venancio Chirrime  Estrutura organizacional Atribuição de autoridade e responsabilidade Políticas e práticas de recursos humanos Entrevista com o Cliente Anabela: Diogo, poderá fornecer-me alguma informação sobre os antecedentes da Limpeza a Vapor, Lda? Diogo: A Limpeza a Vapor, Lda fornece ambos os serviços de limpeza a vapor industrial e doméstico de carpetes e vende um montante relativamente pequeno de artigos, tais como tira nódoas e reanimadores de carpetes. A nossa empresa fornece este serviço numa região que cobre cerca de 40 cidades numa área populacional densa. A Limpeza a Vapor é totalmente detida por mim e pelo Pedro. O nosso negócio cresceu rapidamente de um carro para doze carrinhas totalmente equipadas, que valem cerca de 2 700 000 meticais cada, em menos de seis anos. Após a aquisição da segunda carrinha, pensamos que o melhor era avançar “a todo o gás” ao antecipar a continuidade e a, francamente, totalmente inesperada, onda do negócio. Gostamos da ideia de adquirir uma nova carrinha todos os anos até ao momento em que não conseguirmos que estejam todas ocupadas. A empresa teve cerca de 148 500 000 meticais em réditos no ano passado, e cerca de metade desse montante foi recebido em dinheiro. Sentimos que parte do nosso sucesso se deve ao “passar a mensagem do bom serviço de boca em boca”. Anabela: Pode dizer-me alguma coisa sobre as operações do dia a dia? Diogo: Bem, o Sr. David, o nosso chefe de escritório, e eu, somos responsáveis por um pequeno grupo de vendedores que procura, no terreno, fornecer orçamentos para novos trabalhos. O Sr. David é pago através de um salário e de uma % do total das vendas em cada mês. O meu irmão Pedro está normalmente no terreno a gerir 20 empregados que trabalham como limpadores de carpetes. O Pedro é o único que me ajuda com as decisões operacionais e de gestão e é o responsável da empresa quando eu ou o Sr. David não estamos disponíveis. O pessoal das vendas é pago na base de comissões, vendendo ambos os serviços industriais e domésticos aos preços estabelecidos pelos proprietários. O pessoal das vendas pode às vezes negociar descontos especiais durante as estações baixas do Inverno. Contudo, estes descontos são normalmente sujeitos a aprovação por mim ou pelo Sr. David. Os trabalhos industriais grandes são tipicamente agendados com uma antecedência grande antes do trabalho ocorrer. Os compromissos de trabalho obtidos pelo pessoal das vendas são normalmente submetidos ao Sr. David que os assina para indicar a sua aprovação e depois os devolve ao pessoal das vendas. O pessoal das vendas reencaminha os compromissos de trabalho a um dos dois administrativos responsáveis pela inserção da informação no sistema. O computador processa cada compromisso ao multiplicar o número de trabalhos comprometidos pelo preço normal incluído no sistema, ou em situações especiais negociadas, pelo preço indicado no documento de compromisso. As vendas, contas a receber e ficheiros de compromisso são actualizados e as facturas são produzidas. Um relatório de exceção de preços especiais é pg. 2 Prof. Doutor Venancio Chirrime produzido e enviado ao pessoal das vendas para assegurar que os compromissos especialmente negociados de trabalhos sejam processados corretamente. O Sr. David engendrou este sistema de vendas e, até este momento, está a funcionar bastante bem. Ele ainda não teve tempo para acabar um manual de utilizador para este sistema. Descobri também que ele, às vezes, altera o sistema. Ele diz que é para fazer com que o processo contabilístico seja mais eficiente. Pedi-lhe para reavaliar o processo pelo menos uma vez em cada par de meses. Anabela: E o vosso departamento de contabilidade? De que tamanho é e quem supervisiona o processo contabilístico? Diogo: O departamento de contabilidade da Limpeza a Vapor consiste em sete administrativos em part-time, incluindo os dois responsáveis pela inserção dos dados no sistema, que são todos pagos com base num salário hora. Nenhum dos nossos administrativos tem uma licenciatura em contabilidade, mas todos, exceto um, são estudantes universitários em contabilidade. O Sr. David treina-os a todos quando chegam. Normalmente os administrativos só estão connosco um par de anos e abandonam logo que acabam a licenciatura. Nós mantemo-los bastante ocupados, mas apesar da haver muito trabalho, toda a gente vai ajudando quando é necessário e o trabalho aparentemente aparece sempre feito. Anabela: Quais são as responsabilidade do seu irmão Pedro? Diogo: O Pedro toma conta da parte da limpeza no negócio. Ele normalmente treina todos os empregados de limpeza contratados e explica-lhes o que necessitam de saber e como fazer o trabalho. Quando ele acha que está na altura, o novo contratado faz equipa com um trabalhador mais experiente e partilham uma carrinha. Quando é necessária ajuda adicional, o Pedro envia anúncios para a imprensa local. O Pedro é bastante bom na gestão desta parte do negócio. Anabela: E a rotação de pessoal? Diogo: Está sempre a acontecer, mas o Pedro toma conta disso. Tentamos prevenir contra quaisquer preocupações ou problemas dos trabalhadores ao termos uma política de “porta aberta” para que os trabalhadores que tenham questões sobre o que fazer ou outras preocupações possam sentir-se à vontade em nos perguntar. Se acontece alguma coisa que afecte toda a gente, eu e o Pedro levantamos o assunto na reunião de escritório mensal seguinte para que todos saibam. Eu e o Pedro fazemos com que o problema seja resolvido de uma forma ou de outra. O Diogo abandona o local para fazer um orçamento e a Anabela continua as suas observações do negócio. Mais tarde nesse dia, após passar algum tempo com o pessoal da contabilidade, a Anabela tem um momento para perguntar ao Sr. David, o Chefe de escritório, umas poucas questões. Anabela: Sr. David, estava a pensar se me podia ajudar a clarificar algumas coisas sobre as minhas observações ao pessoal da contabilidade? Sr. David: Claro, o que quiser. Como posso ajudá-la? pg. 3 Prof. Doutor Venancio Chirrime Anabela: Fiquei com a sensação que o pessoal nem sempre sabe quais são as funções que lhes são atribuídas. As responsabilidades de trabalho estão claramente definidas? Sr. David: Ao atribuir as responsabilidades no escritório, o Diogo diz que uma das principais considerações a ter em conta é que o trabalho deve ser feito por pessoal que esteja disponível quando o trabalho tem de ser feito, assumindo que tenham familiaridade com a tarefa e sejam capazes de o fazer. Isto leva a que exista sobreposição entre o trabalho das diferentes pessoas. Mas a atribuição de tarefas diárias e a supervisão diária dos registos contabilísticos é tomada a cabo por mim e não me parece que exista qualquer confusão. Anabela: O pessoal mencionou que por vezes têm problemas em processar os recebimentos. Fazem uma pré-listagem dos recebimentos por caixa antes de serem registados? Sr. David: Bem, realmente não. O sistema está montado para que se recolham todos os cheques no final do dia e os registemos todos de uma vez; assim não fazemos o mesmo trabalho duas vezes. De qualquer forma, encontramos sempre uma forma de resolver qualquer problema que surja no processamento dos recebimentos. Anabela: Alguma vez tiveram problemas de políticas contabilísticas? Sr. David: Não muitas vezes. Eu normalmente resolvo quaisquer problemas de políticas contabilísticas que apareçam, embora o Diogo trate da situação se lhe parece importante. Anabela: Ok, obrigado Sr. David. Preciso de falar com o Diogo antes do final do dia. Alguns minutos depois, no escritório do Diogo… Anabela: Está satisfeito com o processamento dos recebimentos? Diogo: Não precisa de se preocupar com isso. O Sr. David tem orgulho em ser meticuloso nas operações administrativas, ao ser muito sistematizado e ao ter um excelente controlo sobre os recebimentos. Além disso, os recebimentos estão dados como garantia a um empréstimo bancário contínuo e renovável. O banco tem-nos emprestado dinheiro durante o último ano e meio com base numa lista de recebimentos que lhes damos todas as semanas. O empréstimo é relativamente pequeno e o contrato permite ao banco aceder à nossa conta corrente se o pagamento do empréstimo parece duvidoso. Eu e o Pedro não sabemos muito de contabilidade mas confiamos totalmente no Sr. David no que respeita às funções de contabilidade. De qualquer forma só eu e o Pedro é que podemos assinar cheques. Anabela: Um dos funcionários da contabilidade mencionou que está a pensar fazer modificações no sistema contabilístico. Diogo: Por acaso o Sr. David está a analisar um novo pacote de software contabilístico que deve fazer o processo de registo contabilístico uma tarefa mais fácil para os administrativos. Este pacote irá incluir um sistema de orçamentos que o Sr. David acha que irá ajudar no controlo de custos e identificar as áreas que necessitam de mais atenção. Até agora, sempre monitorizei as despesas da empresa numa base intuitiva e nunca vi a necessidade de termos um orçamento anual formal. Se alguma coisa não me parecia certa, eu ou o Pedro falaríamos no problema na reunião mensal do escritório com todos os empregados para o resolver. Dado que o nosso negócio está a crescer, talvez tenhamos de gastar algum dinheiro e comprar um sistema sofisticado de orçamentação. pg. 4 Prof. Doutor Venancio Chirrime Anabela: Também estou interessada nas vossas medidas de segurança. Como é que protegem os vossos registos contabilísticos e os vossos ativos físicos? Diogo: No fim do dia, a porta do escritório e as janelas são trancadas. Nós os três, eu, o Pedro e o Sr. David, temos chaves para abrir o escritório. Para dizer a verdade, nenhum dos armários onde guardamos os backups dos registos contabilísticos é fechado à noite. Também não temos os computadores “pregados” às secretárias. Já nos ocorreu trancar tudo mas até hoje não tivemos qualquer problema. Quanto às carrinhas, são estacionadas num parque fechado nas traseiras do nosso escritório. Damos uma chave do parque de estacionamento a cada condutor para que possam entrar e sair para trabalhar. Temos de fazer isto porque muito do serviço de limpeza comercial é feito fora de horas de expediente. Para evitar qualquer problema mudamos as fechaduras do parque de vez em quando. Anabela: Ok, por enquanto temos informação suficiente até ter oportunidade de fazer alguma investigação de auditoria preliminar. Mas antes de ir, gostava de lhe fazer mais algumas questões gerais. Para começar, podia-me dizer o que acha que é responsável pelo recente sucesso da Limpeza a Vapor, Lda? Diogo: Bem Anabela, penso que é porque a Limpeza a Vapor está a utilizar o procedimento de limpeza mais moderno do mercado; o resultado muito melhor do que a limpeza tradicional com métodos de champô utilizados pelos nossos concorrentes. E os nossos clientes podem confirmar. Adicionalmente, eu e o Pedro conhecemos bem o negócio, somos muito apresentáveis e temos orgulho no nosso trabalho. Anabela: Terem uma auditoria pela nossa SCA - Sociedade Certificada de Auditores é um grande passo. Porque decidiram ter uma auditoria agora? Foram alguma vez auditados no passado? Diogo: Tanto eu como o Pedro estamos entusiasmados com o sucesso da empresa porque nos possibilita estar atentos a outros mercados no futuro. Sabemos que quanto maior for a empresa e quanto melhor parecer, mais oportunidades vamos ter. Para atingirmos este objetivo pedimos à vossa SCA - Sociedade Certificada de Auditores não só uma opinião sobre as nossas demonstrações financeiras mas também que nos ajudem para que tenham um aspeto mais profissional e sejam mostradas à melhor luz possível. Sentimos que demonstrações financeiras auditadas irão estabelecer a Limpeza a Vapor, Lda como uma empresa viável e irão assegurar a credibilidade da empresa junto da banca e da comunidade local. Nunca fomos auditados, embora tenhamos utilizado um fiscalista local para entregar as nossas declarações fiscais desde que iniciamos o negócio. Já que fala nisso, pedimos há dois anos uma auditoria a outra SCA - Sociedade Certificada de Auditores. Mas a auditoria nunca se concretizou. Embora não me lembre do nome da SCA - Sociedade Certificada de Auditores, eu e o Pedro achamos na altura que não podíamos pagar os honorários pedidos. Penso que estamos agora prontos para a auditoria. Anabela: Existe alguma matéria que o preocupe relacionada com a auditoria? Diogo: Nem por isso. Estou orgulhoso da Limpeza a Vapor, Lda. A empresa, até esta data, não teve qualquer registo de fraude e raramente teve problemas de cobrança de dívidas já que a maioria dos nossos saldos de conta são recebidos em duas a três semanas. pg. 5 Prof. Doutor Venancio Chirrime Anabela: Compreendo que a Limpeza a Vapor, Lda não tem um comité de fiscalização o que é típico de uma organização deste tamanho. Poderá dizer-me se a Limpeza a Vapor, Lda tem algum conselho de diretores (supervisão) e, se o tiver, quem é membro desse conselho e se esse conselho é activo na supervisão de matérias significativas da limpeza a vapor, Lda.? Diogo: Temos uma coisa parecida, não é um conselho formal, mas eu e o Pedro e as nossas mulheres funcionamos como diretores. Temos pelo menos uma reunião por ano e por vezes até nos encontramos noutras ocasiões se acharmos necessário. Obviamente que eu e o Pedro sabemos muito bem, numa base diária, o que se passa na empresa. Não achamos, nesta altura, que faça qualquer sentido incluir pessoas externas neste Conselho. Talvez o façamos no futuro se a empresa continuar a crescer. Anabela: Uma última pergunta final – Estabeleceram algum objetivo para o futuro? Diogo: Bem, embora não tenhamos escrito em qualquer papel os nossos objetivos para o futuro, eu e o Pedro pensamos que planos futuros incluem alargar o nosso território de atuação, aumentar a publicidade, investir em equipamento adicional e tirar umas merecidas férias no Havai. Não estamos certos sobre os nossos objetivos a longo prazo mas a possibilidade de fazermos fortuna e de termos uma reforma antecipada soa muito bem. LIMPEZA A VAPOR, LDA – QUESTIONÁRIO AVALIAÇÃO DE AMBIENTE DE CONTROLO 31 de Dezembro de 20X1 De controlos fracos a controlos fortes (1 a 7) 1. Integridade e Valores Éticos 1____2_____3______4____5_____6_____7 Ao considerar este componente do ambiente de controlo considerar se: Aparenta haver integridade suficiente por parte da gerência e dos empregados 2. Compromisso com a competência 1____2_____3______4____5_____6_____7 Ao considerar este componente do ambiente de controlo considerar se: A gerência especificou o nível de competência necessário para determinadas tarefas e traduziu por escrito os níveis desejados de competência exigidos em conhecimento e perícia Existe evidência que indique que os empregados aparentam ter o conhecimento e perícia exigidos 3. Participação do Conselho de 1____2_____3______4____5_____6_____7 Diretores (supervisão) ou órgão de fiscalização Ao avaliar este componente do ambiente de controlo considerar se: Existe um Conselho e é suficiente em número de membros para lidar com as matérias importantes pg. 6 Prof. Doutor Venancio Chirrime  adequadamente Os membros do Conselho têm conhecimento suficiente, experiência na indústria e tempo para desempenhar as suas funções Alguns diretores são independentes da gerência Frequência e oportunidade com que o Conselho reúne com o departamento de contabilidade e auditores externos O Conselho faz adequada supervisão e toma medidas quando necessário 4. Filosofia e estilo de atuação da 1____2_____3______4____5_____6_____7 gerência Ao considerar este componente do ambiente de controlo considerar se: Os riscos do negócio são adequadamente monitorizados A gerência está disposta a correr níveis baixos de risco de negócio A gerência tem como uma das prioridades o controlo interno A gerência explicitamente tenta reduzir o risco de distorções 5. Estrutura organizacional 1____2_____3______4____5_____6_____7 Ao considerar este componente do ambiente de controlo considerar se: As linhas de autoridade e responsabilidade da organização estão claramente definidas As políticas operacionais são determinadas pela gerência sénior As políticas e procedimentos de transações estão claramente definidas e são estritamente seguidas A organização está adequadamente estruturada dada a sua dimensão e complexidade A gerência está ativamente envolvida na supervisão do processo de informação 6. Atribuição de autoridade e 1____2_____3______4____5_____6_____7 responsabilidade Ao considerar este componente do ambiente de controlo considerar se: Políticas apropriadas para práticas aceitáveis, conflitos de pg. 7 Prof. Doutor Venancio Chirrime  interesse e códigos de conduta foram estabelecidos e comunicados aos empregados Existe uma clara atribuição de responsabilidade e delegação de autoridade para objectivos, funções operacionais e requisitos regulamentares As responsabilidades e tarefas de trabalho dos empregados estão claramente estabelecidas e comunicadas Documentação do sistema informático indica claramente os procedimentos para autorizar transações e para aprovar alterações ao sistema Políticas e procedimentos de processamento de dados estão adequadamente documentados 7. Políticas e procedimentos relativos 1____2_____3______4____5_____6_____7 ao pessoal Ao considerar este componente do ambiente de controlo considerar se: Empregados têm a experiência necessária para o desempenho das suas tarefas Empregados percebem as suas funções e os procedimentos aplicáveis ao seu trabalho A organização fornece formação necessária ao pessoal contratado O trabalho atribuído ao departamento de contabilidade permite-lhes controlar adequadamente a qualidade do seu trabalho A rotação de pessoal do departamento de contabilidade é baixo A rotação de pessoal sem ser do departamento de contabilidade é baixa pg. 8 Prof. Doutor Venancio Chirrime Requerido a) Define a estratégia de planeamento de auditoria mais adequada em função do que entendeu sobre os processos de controlo interno da empresa Limpeza a Vapor, Lda; b) Quais são as questões a tomar em consideração na elaboração dos termos de compromisso de auditoria á Limpeza a Vapor, Lda; c) Utilizando o diálogo da entrevista apresentado acima, avalie os componentes de controlo interno do cliente de modo a fazer uma avaliação do ambiente de controlo interno global. Para o auxiliar nesta avaliação global um questionário de avaliação baseie-se no diálogo que fornece descrições detalhadas de factores que podem enfraquecer ou reforçar cada um dos componentes que constituem o ambiente de controlo global. Após a leitura do diálogo elabore a avaliação global chamada “Avaliação Global do Ambiente de Controlo” e avalie o efeito que cada um dos componentes tem no ambiente de controlo da Limpeza a Vapor, Lda. Quando estiver a fazer o seu julgamento, faça um círculo sobre o número que considera apropriado na escala fornecida no questionário em anexo (1 a 7). d) Avaliação global do ambiente de controlo: Com base em toda a evidência recolhida na entrevista, façam um círculo no número que vos parece que melhor representa a avaliação do ambiente de controlo na Limpeza a Vapor, Lda Muito Fraco Fraco Intermédio Forte Muito Forte 1_____2______3_____4______5____6____7____8____9 e) Pode enumerar uma lista de quais os factores chave que influenciaram a sua decisão; f) Proponha soluções para melhoria do que está errado; ===== pg. 9 Prof. Doutor Venancio Chirrime