Projektmanagement - Einführung - PDF

Projektmanagement Organisation & Einführung 1 Organisation Vorlesung & Übung Kursorganisation Die Bachelorveranstaltung Projektmanagement besteht aus einer Vorlesung und der dazugehörigen Übung (insgesamt 6 ECTS) Vorlesung: Freitags, 08:15-09:45 Uhr, D028 Übung: Bearbeitung vo...

Projektmanagement Organisation & Einführung 1 Organisation Vorlesung & Übung Kursorganisation Die Bachelorveranstaltung Projektmanagement besteht aus einer Vorlesung und der dazugehörigen Übung (insgesamt 6 ECTS) Vorlesung: Freitags, 08:15-09:45 Uhr, D028 Übung: Bearbeitung von Übungsblättern (OLAT) 3 Praxisübungen: Dienstag (E011) & Freitag (D028), 10:00-12:00 Uhr (s.t.!) Klausur: E-Klausur Hauptklausur: 01.08.24 (ab 9 Uhr, ggf. 2. Durchgang ab 11 Uhr) Nachklausur: tbd Hinweis: Bei Behinderungen, sowie chronischen und/oder psychischen Erkrankungen besteht die Möglichkeit, (frühzeitig!) einen Nachteilsausgleich für Prüfungen zu beantragen. Alle Informationen und Kontaktdaten der aktuellen Ansprechpartnerin finden Sie unter dem folgenden Link: https://www.uni-koblenz.de/de/informatik/studierende/pruefungswesen/pafb4/nachteilsausgleich 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 3 Überblick Der Kurs wird über die Lernplattform OLAT organisiert Wenn Sie sich in KLIPS registriert haben, sollten Sie die Zugangsdaten bereits erhalten haben Wenn Sie sich ab Montag registrieren, erhalten Sie die Zugangsdaten ebenfalls zeitnah Im OLAT-Kurs werden alle Materialien bereitgestellt Vorlesungsfolien sind bereits zum entsprechenden Vorlesungstermin verfügbar ABER: Bitte nach der Vorlesung immer nochmal abgleichen, ob eine neue Version hochgeladen wurde Der Übungsbetrieb findet zu Teilen als E-Learning-Kurs ebenfalls auf OLAT statt (dazu später mehr) 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 4 Vorlesungen – Vorläufiger Zeitplan Datum Thema 19.04.24 Organisation und Einführung 26.04.24 Inhalts- & Umfangsmanagement 03.05.24 Zeitmanagement & Terminplanung 17.05.24 Kostenmanagement 07.06.24 Qualitätsmanagement 14.06.24 Personalmanagement & Projektteams 21.06.24 Risikomanagement 28.06.24 Agiles Projektmanagement 05.07.24 Selbst-(Projekt)Management 12.07.24 Zusammenfassung und Klausurvorbereitung 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 5 Übungsblätter Mit jeder Vorlesungseinheit wird ein interaktives Übungsblatt auf OLAT veröffentlicht Die Bearbeitung der Übungsblätter ist freiwillig, wird aber zur Vorbereitung auf die Klausur dringend empfohlen Für jedes Übungsblatt können Sie eine gewisse Anzahl an Punkten erreichen Sobald Sie die Hälfte der Punkte erreichen, gilt ein Übungsblatt als bestanden Diese Punkte dienen nur Ihrer Selbsteinschätzung und haben keinerlei Auswirkungen auf die Klausur oder den Abschluss der Veranstaltung Sie erhalten eine automatisierte Auswertung Ihrer Antworten direkt im Anschluss an die Bearbeitung Jedes Übungsblatt kann im Laufe des Semesters beliebig oft wiederholt werden 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 6 Übungsblätter Anhand der Punkte wird für jedes Übungsblatt automatisch ein Ranking aller Teilnehmer erstellt, die das Übungsblatt bereits bearbeitet haben Sie sehen dabei vorerst ausschließlich Ihren eigenen Namen, alle anderen Teilnehmer werden anonymisiert Zudem finden Sie auf der Startseite des Kurses ein Gesamtranking, d.h. ein Ranking über alle Übungsblätter hinweg Durch eine Wiederholung der Übungsblätter können Sie auch Ihren Platz im Ranking verbessern In der letzten Vorlesung, wird eine kleine Siegerehrung stattfinden In dem Kontext, werden dann die entsprechenden Namen (mit Zustimmung) genannt (Vielleicht gibt es auch einen kleinen Preis J ) 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 7 Übungsblätter Vor der ersten Bearbeitung eine Übungsblatts wird Ihnen noch kein Ranking angezeigt Mit einem Klick auf „Start” können Sie die Bearbeitung beginnen Es gibt keine Zeitbeschränkung und Sie können die Bearbeitung jederzeit abbrechen oder unterbrechen 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 8 Übungsblätter – Beispielaufgabe 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 9 Übungsblätter – Abschluss 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 10 Übungsblätter – Übersicht J 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 11 Übungsblätter – Teilranking 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 12 Übungsblätter – Gesamtranking 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 13 Praxisübungen Insgesamt werden über das Semester verteilt 3 Praxisübungen angeboten Hier werden wir die Inhalte der Vorlesung in Form von Planspielen und praktischen Übungen anwenden Aufgrund der hohen Teilnehmerzahlen, wird jede Praxisübung an mehreren Terminen angeboten Termin A Termin B Termin C Termin D (Freitag) (Dienstag) (Freitag) (Dienstag) Praxisübung 1 03.05.24 07.05.24 17.05.24 14.05.24 Praxisübung 2 14.06.24 18.06.24 21.06.24 25.06.24 Praxisübung 3 28.06.24 02.07.24 05.07.24 09.07.24 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 14 Übung – Praxisübungen Sie können sich ab Dienstag, den 23.04.24 (10 Uhr) in OLAT für die Praxisübungen eintragen Bitte tragen Sie sich pro Praxisübung nur für einen Termin ein Achtung: es gibt für jeden Termin nur eine begrenzte Anzahl an Plätzen Daher: first come, first serve Wenn Sie an einem Termin doch nicht teilnehmen können/wollen, tragen Sie sich bitte vorher wieder aus, damit andere Studierenden bei Bedarf nachrücken können 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 15 Bonuspunkte Sie haben im Laufe des Semesters die Möglichkeit, Bonuspunkte für die Klausur zu sammeln (gültig für Haupt- und Nachklausur 2024) Zusatzaufgaben in manchen Übungsblättern Praxisübungen Diese Bonuspunkte werden auf ihre Klausurpunkte aufaddiert, d.h. Sie können auch ohne Bonuspunkte 100% der Punkte erreichen, haben aber die Option, ihr Klausurergebnis durch Bonuspunkte zu verbessern Bonuspunkte aus dem Sommersemester 2023 sind auch in diesem Semester noch gültig Bitte füllen Sie dazu das Formular zur Anerkennung von Bonuspunkten in OLAT aus 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 16 Fragen & Feedback Bei generellen, inhaltlichen oder organisatorischen Fragen, nutzen Sie bitte das Forum in OLAT Vorteil: zeitnahe Antwort, die für alle Studierenden zugänglich ist Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Fragen zu den Vorlesungen jederzeit anonym im jeweiligen Kursmodul in OLAT zu stellen („Fragen & Feedback“) Kurze Wiederholung der letzten Vorlesung am Anfang jeder Vorlesung Letze Vorlesung vor der Klausur: Zusammenfassung und Q&A Neben Fragen oder Unklarheiten, können Sie hier auch jederzeit Feedback hinterlassen Was sind Ihre Erwartungen an den Kurs? Worüber möchten Sie gerne mehr lernen? Haben Sie in der Vergangenheit bereits in (IT-)Projekten gearbeitet oder im Rahmen Ihres Studiums Projekte durchgeführt (z.B. Projektpraktikum)? Falls ja, was waren Ihre Erfahrungen? 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 17  Einführung 2 Projektmanagement Ziel der Veranstaltung (Auszug aus Modulhandbuch) Die Studierenden... können die Grundprinzipien des (IT-)Projektmanagements definieren. können reale Projekte mit den gewonnenen Erfahrungen durchführen. können die Komplexität und Vielschichtigkeit von (IT-)Projektmanagement-Aufgaben und deren Abhängigkeiten innerhalb der Projektorganisation erklären. können Probleme, die sich während der Durchführung eines (IT-)Projektes ergeben, erkennen, berücksichtigen und lösen. können verschiedene Methoden und Werkzeuge zur systematischen (IT-)Projektplanung und Projektdurchführung erläutern und insbesondere auch anwenden. 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 19 Agenda Terminologie und Definitionen Magisches Dreieck Projektablauf und –phasen Projektorganisationsformen Multiprojektmanagement 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 20 Agenda Terminologie und Definitionen Magisches Dreieck Projektablauf und –phasen Projektorganisationsformen Multiprojektmanagement 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 21 Projektdefinition „Vorhaben, das im wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in der Gesamtheit gekennzeichnet ist wie Zielvorgabe, zeitliche, personelle oder andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben und eine projektspezifische Organisation.“ (DIN 69901) 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 22 Projektcharakteristika Einmaligkeit in der Gesamtheit der Bedingungen Zielvorgabe Begrenzungen: zeitlich personell andere Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben projektspezifische Organisation Interdisziplinär Mit Risiken behaftet 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 23 Projekte vs. Routineaufgaben Routineaufgaben sind sich wiederholende Aufgaben, die in einem Geschäftsbereich eines Unternehmens durchgeführt werden vs. Projekte treten nur einmalig auf, um den Wert einer Organisation zu steigern Projekte haben in der Regel einen deutlichen Einfluss auf das Tagesgeschäft Reorganisationsprojekte Strategische Geschäftsinitiativen Entwicklung eines neuen oder Erneuerung eines bestehenden Produkts... Beispiele: Entwicklung eines neuen Auto-Modells à Projekt Serienherstellung des Modells à kein Projekt (= Routine) 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 24 Projektmanagement – Motivation Modernster Flughafen Deutschlands: Berlin-Brandenburg (BER) Baubeginn: September 2006 Geplante Fertigstellung: 2010 Öffnung mehrfach (sieben mal) verschoben, tatsächliche Eröffnung: Oktober 2020 Gründe: Inkonsistente Projektpläne und fehlendes Risikomanagement Wichtige, zeitkritische Aufgaben wurden stark verzögert fertiggestellt Konsequenzen 7 Mrd. Euro zusätzliche Kosten Massive Imageprobleme Massiver politischer Druck Sinnbild außer Kontrolle geratener Großprojekte 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 25 Agenda Terminologie und Definitionen Magisches Dreieck Projektablauf und –phasen Projektorganisationsformen Multiprojektmanagement 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 26 Magisches Dreieck Leistung Kosten Zeit 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 27 Agenda Terminologie und Definitionen Magisches Dreieck Projektablauf und –phasen Projektorganisationsformen Multiprojektmanagement 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 28 Projektablauf & -phasen Es gibt eine Vielzahl von Projektphasen-Modellen Beispiele: Wasserfallmodell (DIN 69901) Project Management Institute (PMI) 1. Initialisierung 1. Initialisierung 2. Definition 2. Planung 3. Planung 3. Durchführung 4. Steuerung 4. Überwachung & Steuerung 5. Abschluss 5. Abschluss Alle Modelle kennzeichnen sich durch sequenziellen Verlauf und definierte Phasenübergänge Auswahl anhand von: Verständlichkeit & Nachvollziehbarkeit für alle Beteiligte Ist es zur Orientierung hinreichend genau? Sind wichtige Entscheidungen erkennbar? 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 29 Projektablauf & -phasen Generisches Modell Projekt- Durch- Projekt- Planung beginn führung abschluss 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 30 Projektbeginn Typische Aufgaben Anforderungen klären Meilensteine und Ziele definieren Kernerwartungen und Budget definieren Betroffenen Personenkreis identifizieren (Stakeholder-Analyse) Projektagenda entwickeln Projektagenda Legt Autorisierung für Projektdurchführung fest Definiert Rollen und Aufgaben und weist diese einander zu Wird durch existierende Verträge, organisatorische Rahmenbedingungen und Unternehmenskultur beeinflusst 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 31 Projektplanung Typische Aufgaben Detaillierte Angaben zu Umfang, Zeitplan Ressourcen und Risiken des Projekts Ansätze zur Projektkommunikation und Qualitätskontrolle werden entwickelt Verwaltung des Einkaufs von externen Waren und Dienstleistungen Projektvereinbarung und Verträge Projektplan Enthält die Kerninformationen zu dem Projekt Repräsentiert eine Menge an anderen Plänen Projektstrukturplan Arbeitspakete Terminplan Themen zukünftiger Vorlesungen Kosten- und Finanzmittelplan Ressourcenplan 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 32 Projektdurchführung Typische Aufgaben Zusammenstellung des Projektteams Projektaufgaben verteilen Durchführung geplanter Aufgaben Projektfortschritt im Rahmen des Projektplans überwachen Soll-Ist-Analyse Ausführung des Projekts steuern, z.B. durch Änderungsanfragen, aktualisierte Projektpläne oder neue Dokumente Ergebnisse Projektergebnisse Fortschritts- und Leistungsreports Änderungsanfragen 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 33 Projektabschluss Typische Aufgaben Bewertung der Projektergebnisse Abnahme durch den Kunden einholen Projektmitarbeitern neue Aufgaben oder anderes Projekt zuweisen Konten schließen Projektevaluation starten Ergebnisse Finales, akzeptiertes und genehmigtes Projektergebnis Projektabschlussbericht Projektdokumentation Empfehlungen und Vorschläge für zukünftige Projekte 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 34 Agenda Terminologie und Definitionen Magisches Dreieck Projektablauf und –phasen Projektorganisationsformen Multiprojektmanagement 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 35 Projektorganisationsformen UL UL UL PL Abteilung A Abteilung B Abteilung C Abteilung A Abteilung B Abteilung C (in Projekt) Abteilung A Abteilung B Abteilung C 60% (in Projekt) (in Projekt) 20% 40% PL PL Einfluss Matrix Autonom Kompetenzen Kompetenzen müssen Kompetenzen liegen bei den zwischen Linien- und liegen bei der Linieninstanzen Projektorganisation Projektleitung geregelt werden 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 36 Projektorganisationsformen – Einfluss Minimalform der Projektorganisation Primärorganisation wird um PL ergänzt PL besitzt keine Entscheidungs- und Weisungsbefugnisse, verfolgt den Ablauf aber in sachlicher, terminlicher und UL kostenmäßiger Hinsicht PL Im Bedarfsfall, schlägt PL der Linie mögliche durchzuführende Maßnahmen vor Abteilung A Abteilung B Abteilung C + - Flexibler Personaleinsatz Keine vollständige Übernahme von Keine organisatorische Umstellung Verantwortung Projektübergreifender Informationsaustausch Niemand fühlt sich für das Projekt Verantwortung bleibt weitestgehend bei der verantwortlich Linie Kein eigentliches Projektteam 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 37 Projektorganisationsformen – Autonom Es wird eine eigenständige Organisation für das Projekt gebildet Projektleiter (PL) leitet das Projekt in voller Verantwortung selbstständig UL Projektmitarbeitende werden für die Dauer des Projektes versetzt (d.h. nur für das Projekt zur Verfügung gestellt) Abteilung A Abteilung B Abteilung C (in Projekt) (in Projekt) (in Projekt) + - Klare Weisungsbefugnisse und Wenig Personalflexibilität (besonders PL Verantwortlichkeiten (PL) bei nur zeitweise benötigten Einfache Kommunikationswege Spezialisten) Identifikation mit dem Projekt Rekrutierung und Wiedereingliederung Schnelle Reaktion auf Störungen von Projektmitarbeitenden schwierig Volle Konzentration auf Projektziele 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 38 Projektorganisationsformen – Matrix Verantwortung und Kompetenzen sind zwischen PL und Linieninstanzen projektbezogen aufgeteilt PL hat Gesamtverantwortung für Planung, Steuerung, UL Ergebniskontrolle, Termine und Aufwendungen Projektabwicklung erfolgt durch Linie Abteilung A Abteilung B Abteilung C Jede Organisationseinheit ist zwei Instanzen (Abteilung und PL) unterstellt 60% Klare Aufteilung und Einhaltung der Abmachung 20% 40% zwischen Linie und Projekt wichtig + - PL PL und Team fühlen sich für das Projekt Gefahr von Kompetenzkonflikten verantwortlich Verunsicherung von Vorgesetzten und Eindeutige Gesamtverantwortung und Mitarbeitenden Entscheidungskompetenz bei PL Hohe Anforderungen an Flexibler Personaleinsatz Kommunikationsbereitschaft Überplanung von Mitarbeitenden 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 39 Projektorganisationsformen – Zusammenfassung Auswahl der geeigneten Organisationsform Struktur der bereits vorhandenen Organisationsform Größe und Dauer des Projekts Notwendigkeit zur interdisziplinären Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Bereichen Risiken bzgl. Erreichung des Projektergebnisses Ressourcenverfügbarkeit Erfahrung mit Projektorganisation Zahl der Projekte, die in einem Bereich gleichzeitig abgewickelt werden (= Multiprojektorganisation) Einfluss Autonom Matrix Kleinere Projekte, die den Rahmen Außerordentliche Vorhaben mit Mittelweg der herkömmlichen Aufgaben nicht großem Umfang, die relativ wenig wesentlich übersteigen Berührung zu herkömmlichen Aufgaben haben 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 40 Agenda Terminologie und Definitionen Magisches Dreieck Projektablauf und –phasen Projektorganisationsformen Multiprojektmanagement 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 41 Multiprojektmanagement Das Projektportfolio eines Unternehmens ist die Gesamtheit der Projekte, die zur Umsetzung der strategischen Ziele durchgeführt werden Das Programm im Projektumfeld ist eine zeitliche und logische Abfolge von Aktivitäten und Ergebnissen, die sich aus inhaltlichen Zusammenhängen und Notwendigkeiten ergibt und deren weitere Steuerung von externen Faktoren beeinflusst wird. Programme sind durch eine hohe Komplexität gekennzeichnet. 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 42 Aufgaben des Portfoliomanagements Identifizierung von Projekten Aufnahme in das Portfolio Priorisierung von Projekten Projektübergreifendes Ressourcenmanagement Steuerung und Überwachung des Projektportfolios Beurteilung zur Förderung zielkonformen Leistungsverhaltens Frühwarnung zur raschen Problemerkennung und -bewältigung Rückkopplung zur langfristigen Verbesserung der Planung 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 43 Programmmanagement Großprojekte sind nicht einfach nur „große Projekte“, die mit den Methoden des Projektmanagements aufgesetzt, geplant, gesteuert und erfolgreich beendet werden können Zwischen den beteiligten Projekten bestehen vielfältige Beziehungen, die einer Koordinierung bedürfen Die Schnittstellen der verschiedenen Projekte müssen daher aufeinander abgestimmt sein Wie kann man mehrere Projekte des Portfolios sinnvoll auf ein Ziel ausrichten? 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 44 Literatur Kuster, J., Bachmann, C., Hubmann, M., Lippmann, R., Schneider, P. (2022). Handbuch Projektmanagement – Agil–Klassisch–Hybrid, 5. Auflage. Springer. Litke, H.-D.: Projektmanagement: Methoden, Techniken, Verhaltensweisen. 5. Auflage, München 2007. Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) - 5th Edition, Newton Square, PA, USA 2013. Thomsett, M. C.: The Little Black Book of Project Management. 3rd Edition, New York, NY, USA 2009. 19.04.24 Projektmanagement | Sabine Nagel 45 Danke für Ihre Aufmerksamkeit! [email protected] www.uni-koblenz.de/de/informatik/iwvi/delfmann