Voorraadbeleid en -begrippen

Voorraadbeleid

• Voorraadbeleid beheert de goederen die een bedrijf aankoopt en verkoopt met winst (HG), evenals grondstoffen (GS) die in eindproducten terechtkomen, en hulpstoffen (HS) die nodig zijn voor productie maar niet in het eindproduct (bijv. smeerolie voor machines bij het maken van brood).
• Goederen in bewerking (GIB) zijn gedeeltelijk afgewerkte goederen tijdens het productieproces, terwijl gereed product (GP) volledig afgewerkte producten zijn.
• VLA staat voor de middelen die op korte termijn in een onderneming aanwezig zijn.

Voorraadbegrippen

• Minimumvoorraad is ingesteld om te voorkomen dat er te weinig voorraad is; wanneer dit niveau bereikt wordt, moet een bestelling worden geplaatst.
• Maximumvoorraad is ingesteld om te voorkomen dat er te veel voorraad is of onnodige kosten gemaakt worden.
• Economische voorraad is de voorraad in het magazijn minus het verkochte deel, wat gelijk staat aan de technische voorraad minus de mobiele voorraad.
• Technische voorraad zijn de goederen die effectief fysiek aanwezig zijn.
• Mobiele voorraad zijn uitstaande bestellingen minus verkochte goederen die nog niet zijn uitgeleverd.
• Out-of-stock (geen voorraad) treedt op wanneer de voorraad op is en leidt tot nee-verkoop, waarbij een klant naar een andere winkel gaat.

Onzekerheden en Voorraadtekorten

• Het is belangrijk om voldoende voorraad te hebben om een hoge servicegraad te bieden.
• Een bedrijf moet proberen de oorzaken van voorraadtekorten weg te nemen door inspanningen te leveren op het gebied van totale kwaliteitszorg, verbetering van de relaties met leveranciers en de controle over het productieproces.

Tijd en Buffervoorraad

• Er ontstaat een tijdsverschil tussen het bestellen van grondstoffen, het gebruik ervan en de verkoop van het afgewerkte product.
• Opgebouwde voorraad vormt een buffer tussen de verschillende ritmes van leveranciers, de eigen productie en klanten.

Just-in-Time (JIT)

• Het doel is om de juiste hoeveelheid en kwaliteit van producten op de afgesproken plaats en tijdstip te leveren, waarbij producten pas worden gemaakt zodra de klant precies weet wat hij wil.
• Voorwaarden om het te laten werken zijn een stabiele markt, de mogelijkheid om kwalitatieve producten in kleine services te produceren en flexibele werknemers die bereid zijn tot overwerken.
• Voordelen zijn weinig/geen voorraad (waardoor voorraadkosten dalen), minder kapitaal nodig voor aanschaf van voorraad en minder magazijnruimte nodig.
• Nadelen zijn dat het hele productieproces stil kan vallen als één afdeling stilvalt, er is er geen extra voorraad afgewerkte producten (risico op nee-verkoop) en de leveringstermijn kan toenemen.

Economisch Motief en Aanbod van Goederen

• Bedrijven behouden voorraad om te anticiperen op eventuele prijsstijgingen en wisselkoersschommelingen.
• Aanwezigheid van voorraad zorgt voor een stabiel personeelsbestand, vooral als producten onderhevig zijn aan seizoenschommelingen.
• Voorraad kan ontstaan door beperkingen aan de aanbodzijde, bijvoorbeeld een groenteconservenfabriek die afhankelijk is van de aanvoer van groenten.

Risico's en Kosten van Voorraad

• Frequente aankoop van dezelfde goederen vereist de juiste beslissing wat betreft bestelmoment, bestelhoeveelheid en leveringstermijn.
• Voorraadkosten kunnen worden ingedeeld volgens de 3 R's (ruimte, rente & risico) of in 5 componenten: kapitaalkosten, opslagkosten, handlingkosten, verouderingskosten en andere kosten.
• Bestelkosten zijn alle kosten bij de bestelling van de voorraad.
• Voorraadkosten zijn alle kosten met het magazijn & opslag van de voorraad.

Voorraadbeheersing

• De twee parameters in de klassieke voorraadtheorie zijn bestelinterval (tijd tussen bestellingen) en bestelhoeveelheid.
• Optimale bestelhoeveelheid (EOQ) is de bestelhoeveelheid met een minimum aantal totale kosten, wat de bestelfrequentie bepaalt en het snijpunt is tussen voorraadkosten en bestelkosten.

Waardering van Voorraad

• Waarderingsmethoden zijn FIFO (first in first out), LIFO (last in first out), gewogen gemiddelde (GG) en geïndividualiseerde waarde.
• Een bedrijf moet de gekozen methode toelichten in de jaarrekening.
• Men wil zoveel mogelijk kosten, minder winst = minder belastingen.

Tendensen in Voorraadstrategie

• Het magazijn is een essentiële schakel in de onderneming, waarbij niet alleen de strategische opslagfunctie van belang is, maar ook ICT wordt toegepast bij de opvolging van de voorraad met leveringsservice en kostenreductie als prioriteit.

Voorraadstrategieën

• Postponed manufacturing houdt in dat de producent wacht met het voltooien van het product tot hij weet wat de klant wil, wat leidt tot lagere voorraad en hogere reactiesnelheid.
• RFID (radio frequency IDentification) is een manier om radiosignalen te identificeren, die meer info kan opslaan, vrijwel onzichtbaar is, het niet nodig maakt om het product bij de scanner te brengen en de goederen gedurende het hele proces kan traceren.
• EDI (Electronic Data Interchange) is de geautomatiseerde uitwisseling van gegevens door ondernemingen, wat leidt tot besparing van mankracht en voorraad, betere beheersing van processen en het minimaliseren van schriftelijk verkeer bij handelstransacties.

Goederen- & Infostroom binnen ERP

• ERP (Enterprise Resource Planning) is een verzameling van softwaremodules, waaronder een CRM-module (ondersteuning commerciële bedrijfsprocessen & klantservice) en een HRM-module (helpt bij handelingen op gebied van personeelsbeleid).
• Doelen zijn kostenbeheersing en het verbeteren van de productiviteit.
• Voordelen zijn het verlagen van voorraad zonder risico, meer klantgericht werken, één database (eenduidige en betrouwbare info), interne communicatie die onafhankelijk is van de beschikbaarheid van werknemers en een verhoging van de productiviteit.