Untitled Quiz

• אלכסנדרה קוגן יצרה מצגת העוסקת במבוא לטכנולוגיית מידע בארגון וניהול משאב המידע בארגון.

נושאי הדיון

• ערך המידע
• ניהול המידע בארגון
• מערכת מידע כתמיכה לפעילות הארגון ולדרישות המשתמשים
• תוכן המידע - היבטים אתיים ומשפטיים

פרדוקס הפריון

• פריון מוגדר ככמות התפוקה ליחידת תשומה

קשיים במדידת פריון

• קשה להראות התאמה בין כמות המשאבים המושקעים במערכות המידע לפריון העבודה
• השקעה בטכנולוגיה לא בהכרח מתורגמת לגידול בפריון
• קשה להראות שהשקעה בטכנולוגיה משפרת את התפוקות
• לעיתים קשה לכמת את התועלת של הטכנולוגיה כמו איכות ודיוק

גורמים המשפיעים על הפריון

• ניהול לא נכון של טכנולוגיות מידע
• טכנולוגיה היא מרכיב חשוב אך לא תמיד תורמת לפריון
• קשה לקבוע קריטריוני מדידה אחידים בגלל יישום שונה של מערכות מידע בארגונים שונים

הסברים לפרדוקס הפריון

• תועלת מערכת מידע ניתנת למדידה רק לאחר תקופה מסוימת
• יתרון תחרותי ממערכת מידע נעלם אם היא קיימת אצל כולם
• מערכות מידע חיוניות להישרדות ארגון
• ארגונים לא יודעים להפיק ערך מוסף ממערכת מידע
• גורמים חיצוניים כמו משבר כלכלי

הצדקת השקעה במערכת מידע

• צפי לשיפור ברווחיות (הקטנת עלויות והגדלת הכנסות)
• צפי לשיפור במדדים לא כספיים אך חיוניים לארגון
• הישארות תחרותיים
• ביצוע שיקולי עלות מול תועלת
• כימות ההשקעה, העלויות והתועלות

הערכת עלויות

• עלות הקמת המערכת (תשתיות, בנייה או קנייה, הטמעה והדרכה, הסבה)
• עלות תחזוקה (מערכת תשתית, תוכנה, כוח אדם)

הערכת תועלת

• תועלות מוחשיות (הקטנת מלאי, הפחתת שעות עבודה, גידול במכירות, קיצוץ בעלויות אחזקה)
• תועלות לא מוחשיות (שיפור קבלת החלטות, הגדלת אופק תכנון, תרומה ליתרון תחרותי, תרומה למוניטין ונאמנות לקוחות)

מדדים למערכות מידע

• מדדים עסקיים (רמות מלאי, זמני אספקה, מדדי איכות, עלות כוח אדם, עלות חומרי גלם)
• מדדי יחידת מערכות מידע (עלות תחזוקה ותפעול, רמת שימוש, שביעות רצון משתמשים)

חישוב כדאיות השקעה

• זיהוי מדדים מושפעים מהמערכת
• כימות ההפרש במונחים כספיים
• הערכת עלויות המערכת (השקעה ראשונית ועלות לאורך זמן)
• שימוש במדדי כדאיות מקובלים

מדדי כדאיות השקעה

• יחס תועלת לעלות
• החזר השקעה: מחשב מספר שנים משוער להחזרת ההשקעה הראשונית
• ערך נוכחי נקי
• קצב החזר חשבונאי

ערך המידע

• ערך המידע נקבע על ידי המשתמש והנסיבות
• מדידת ערך המידע מורכבת ותלויה בגורמים שונים
• למידע יש ערך כך שאנשים מוכנים לשלם עליו ולהגן עליו
• יש מוכנות למכור ולקנות מידע

סוגי ערך המידע

• ערך נורמטיבי: ההכנסה הצפויה משימוש במידע
• ערך ריאלי: הבדל בביצועים עקב השגת מידע, נבדק בדיעבד
• ערך סובייקטיבי: המחיר שאני מוכן לשלם עבור המידע

תפקידי יחידת מערכות מידע בארגון

• פיתוח מערכת המידע לתמיכה במטרות הארגון
• תפעול ותחזוקה של מערכת המידע

מיקום יחידת מערכות מידע במבנה הארגוני

• כמחלקה כפופה לאגף (תפעול, כספים, הנדסה, אבטחת איכות)
• כאגף נפרד בכפיפות ישירה למנכ"ל - מאפשר ראייה רחבה ועצמאות

ניתוח צרכים

• מלמעלה למטה: מטרות הארגון -> פעילויות -> החלטות -> מערכות נדרשות
• מלמטה למעלה: ניתוח מערכות קיימות -> איסוף דרישות משתמשים -> הגדרת צרכי פיתוח עתידי

קביעת עדיפויות

• הערכת חשיבות הפרויקט לארגון לפי קריטריונים וחוות דעת
• הערכת רמת הקושי והסיכונים
• שקלול וקביעת סדר מתועדף, עדכון הסדר לאילוצי משאבים

תכנון מערכות מידע

• תכנון אסטרטגי: הצבת מטרות ארוכות טווח
• תכנית אב: תכנית לטווח עד 5 שנים עם רשימת פרויקטים
• תכנית שנתית: תכנית מפורטת ומתוקצבת לפרויקטים לשנה הקרובה

תכנית אסטרטגית

• הגדרת השליחות של יחידת מערכות המידע
• ניתוח סביבת המערכת והארגון
• הגדרת מטרות ויעדים נגזרים ואופן התמיכה במטרות הארגון
• ניתוח סביבת משתמשים ומערכת עתידית, טכנולוגיה עתידית, ומשמעויות

תכנית אב

• תכנית מסגרת המתווה התקדמות לכוון המטרות האסטרטגיות
• הנגזרת ממנה היא התכנית השנתית
• כוללת תיאור וניתוח מצב מערכות קיים, עקרונות מנחים, תיק פרויקטים, השלכות תקציביות ותכנית ביצוע

תכנית שנתית ותקציבה

• פרויקטים מתוכננים לפי תכנית האב (פעילויות, לוחות זמנים, משאבים, תקציב)
• מסגרת תקציבית לתחזוקה שוטפת ופעילויות חיוניות בלתי צפויות

בניית תקציב שנתי ובקרתו

• תקציב הוא מסגרת כספית לפעילויות המתוכננות
• העריכה כוללת רשימת פרויקטים, חיזוי היקף פעילות תחזוקה שוטפת ופעילויות בלתי צפויות
• הבקרה כוללת השוואת הפרויקטים לתקציב על ציר הזמן והוצאות מצטברות על תחזוקה

נושאים אתיים, חברתיים ומשפטיים

• מחשוב קיים בכל מקום, ואנחנו בוחרים לתת מידע מפורט על עצמנו
• נאסף המון מידע רגיש
• פיטורים עקב הכנסת טכנולוגיה
• בקרה של מעביד על עובדים כולל גלישה באינטרנט ודוא"ל

פרטיות

• הזכות של פרט להיות לבד וחופשי ממעקב
• היכולת של פרט למנוע ממידע עליו להיות נגיש לאחרים
• אפליקציות שונות מדווחות על מיקום המשתמש, כלי כמו Cree.py הראה פוסטים במדיה חברתית בתוך אזור מסוים על מפה
• חשש מזיהוי פנים ביומטרי
• חברות חייבות להודיע ולאסוף אישור על איסוף מידע אישי
• קיימות בעיות של זכויות יוצרים ואחריות על מידע שגוי

נושאים נוספים

• מחשבים מטשטשים גבולות בין עבודה, בית ופנאי
• תלות גדולה בטכנולוגיה, פשיעת מחשוב, בעיות בריאות

סיכום

• מערכות מידע הפכו להיבט מרכזי בארגונים, וקיומן משפיע גם על אנשים פרטיים
• אנשי מערכות מידע אחראים על ניהול כלכלי, הבנת משמעויות ארגוניות, תמיכה בעבודה שוטפת, ומודעות להיבטים משפטיים ואתיים